Ứng dụng phần mềm quản lý quán cafe trong kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát được hoạt động quán cafe, hiệu suất làm việc của các nhân viên cũng như phục vụ khách hàng của mình được hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không phải phần mềm nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp kinh doanh quán cà phê.
Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến top 10 phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả nhất, kèm theo đó là chi tiết những tính năng nổi bật của các phần mềm này để doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực quán cafe, đồ uống, giải khát có thể cân nhắc và lựa chọn triển khai cho mình.
Top 10 phần mềm quản lý quán cafe
Odoo POS
Phần mềm quản lý quán cafe Odoo POS chính là lựa chọn hàng đầu của hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực quán cafe, quán nước, giải khát hiện nay. Không những sở hữu giao diện thân thiện, trực quan với người sử dụng, Odoo POS còn mang lại những tính năng cực kỳ hữu ích như quản lý hiệu quả việc bán hàng, kiểm soát thông tin khách hàng cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên, theo dõi hàng hóa, kho bãi cũng như các tính năng về kế toán hay báo cáo – thống kê,…
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe Odoo POS:
– Tính năng tạo đơn và quản lý bàn. Sau khi tạo đơn cho mỗi bàn, nhân viên thu ngân có thể chuyển khách từ bàn này sang bàn khác theo yêu cầu của khách một cách dễ dàng.
– Tính năng gộp đơn và tách đơn cho khách hàng. Đặc biệt, Odoo POS cho phép quán cafe trực tiếp in hóa đơn mới lẫn in lại hóa đơn cho khách hàng.
– Cho phép nhân viên tạo đơn hàng mới trong lúc chờ khách hàng xác nhận đơn hiện tại. Sau đó, nhân viên có thể lập tức quay lại xử lý đơn đặt của khách chưa hoàn thành.
– Khách hàng có thể thêm tiền tip cho nhân viên (tiền thưởng thêm vì sự hài lòng của khách) vào đơn hàng.
– Hỗ trợ quán cafe nhiều hình thức thanh toán như: tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng, một số loại ví điện tử,…
– Trong trường hợp bất ngờ mất kết nối Internet, phần mềm sẽ tự động lưu trữ và cập nhật các đơn hàng vào hệ thống ngay khi có kết nối Internet.
– Chức năng giảm giá hoặc tích điểm cho khách hàng. Khách hàng có thể áp dụng tích điểm ngay trên giao diện phần mềm.
– Phần mềm giúp chủ quán cafe dễ dàng kiểm tra hoạt động của mỗi nhân viên ở từng bộ phận, phòng ban khác nhau ở từng phiên bán hàng. Ngoài ra, Odoo POS còn hỗ trợ việc phân quyền minh bạch cho từng nhân viên.
– Phần mềm hỗ trợ kiểm soát các nguyên vật liệu xuất nhập kho hàng hóa của quán cũng như kiểm tra hàng tồn trong kho.
– Có thể triển khai các chiến dịch Email Marketing để truyền thông khuyến mãi thông qua tính năng gửi Email và SMS cho khách hàng của quán cafe.
– Dễ dàng tổng hợp, phân tích và truy xuất các loại báo cáo thống kê về hoạt động bán hàng, báo cáo của nhân viên, báo cáo về doanh thu – lợi nhuận hay chi tiêu trong từng khoảng thời gian xác thực như ngày, tuần, tháng, quý, năm,… một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể xem xét và có những chiến lược kinh doanh phù hợp nhất cho quán cafe của mình.
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ quản lý hoặc chủ quán cafe quản lý việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
Để có thể tìm hiểu chi tiết hơn và được tư vấn miễn phí về Odoo POS – một trong những phần mềm quản lý quán cafe tuyệt vời nhất hiện nay, hãy liên hệ với Magenest! Magenest chính là một trong những đối tác uy tín của Odoo, từng triển khai cho nhiều dự án trong và ngoài nước. Magenest sẽ đưa ra các giải pháp phù hợp nhất với từng doanh nghiệp.
IPOS
IPOS là phần mềm quản lý quán cafe cho những mô hình quán vừa và nhỏ với những tính năng cơ bản, hữu ích như hỗ trợ gọi món, kiểm kê hàng hóa hay báo cáo thu chi,… của quán. Một điểm nổi bật của IPOS là phần mềm hỗ trợ chủ quán từ xa trong việc kiểm tra, theo dõi các hoạt động kinh doanh của quán cafe.
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe IPOS:
– Hỗ trợ việc đặt đơn, gọi món, tính tiền, thanh toán cho khách hàng, truy xuất hóa đơn,…
– Hỗ trợ các thao tác như đổi món, thêm món hoặc bỏ chọn món. Chi tiết lịch sử chỉnh sửa hoặc xóa bỏ hóa đơn đều được phần mềm lưu lại minh bạch, rõ ràng.
– Quản lý nguyên vật liệu theo từng công thức đã được định lượng khuôn mẫu, giúp nhân viên nhận đơn và nhân viên pha chế có thể thực hiện, xử lý món một cách chính xác, bài bản nhất có thể.
– Quản lý nguyên vật liệu xuất nhập kho hàng cũng như hàng hóa tồn kho một cách hiệu quả.
– Tính năng thống kê, tổng hợp và truy xuất các loại báo cáo chi phí, doanh thu – lợi nhuận, hóa đơn bán hàng, hàng hóa tồn kho hay nguyên vật liệu xuất nhập kho, chi tiết công nợ của quán cafe,… xác thực theo mỗi giờ hay mỗi ngày một cách chính xác nhất.
– Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi, thông kê chi tiết doanh thu, số đơn đặt, số lượng Voucher, các ưu đãi – khuyến mãi đã dùng, số tiền mặt trong két thu ngân, tổng số tiền theo những phương pháp thanh toán khác nhau,…
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…
POS365
Phần mềm quản lý chuỗi cafe POS365 sở hữu những tính năng phù hợp với nhiều mô hình quán cafe từ nhỏ – trung đến chuỗi quán cafe lớn như: quản lý hiệu quả thu chi cũng như mức độ tiêu hao nguyên vật liệu, hỗ trợ đặt đơn cũng như tính tiền, thống kê doanh thu,… một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe POS365:
– Giao diện màn hình đặt đơn hiển thị trực quan và rõ ràng, tên, hình ảnh minh họa mỗi loại đồ uống của quán cafe theo nhóm hoặc theo loại.
– Hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự thực đơn theo đúng thời gian mà khách hàng đã gọi món.
– Dễ dàng trong việc chuyển bàn, ghép đơn, thêm món, đổi món hoặc hủy món đã đặt cho khách hàng.
– Quản lý sự chính xác trong việc tính tiền của nhân viên thu ngân. Đồng thời, kiểm soát thu chi và công nợ chi tiết, minh bạch.
– Tính năng truy xuất thống kê báo cáo tình hình kinh doanh của quán cafe một cách chi tiết và dễ hiểu thông qua biểu đồ tròn, đường, cột,…
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ quản lý hoặc chủ quán cafe quản lý việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
– Phần mềm có khả năng hoạt động ngoại tuyến (offline) ngay cả khi mất điện hoặc không có các kết nối Internet.
PosApp
PosApp là phần mềm quản lý chuỗi cafe khá thông dụng với nhiều điểm hữu ích như: hỗ trợ việc nhận đơn đặt, các hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, những tác vụ kế toán, kiểm soát nhân sự,… Phần mềm PosApp phù hợp với cả mô hình bán cafe take-away (xe đẩy bán cafe mang đi), quán cafe bình dân đến những chuỗi cafe lớn với số lượng đông đảo nhân viên.
Phần mềm quản lý quán cafe PosApp sở hữu những tính năng hữu ích như:
– Hỗ trợ toàn bộ hoạt động kinh doanh – bán hàng, nhận đơn đặt hàng, chuyển hóa đơn từ điểm pha chế, kiểm soát nguyên vật liệu xuất nhập kho của quán cafe, quản lý thu chi theo các kỳ, quản lý tất cả thông tin chi tiết của khách hàng,…
– Quản lý các loại báo cáo bán hàng, báo cáo hoạt động của đội ngũ nhân viên, báo cáo kho của mỗi chi nhánh trong chuỗi quán cafe trên duy nhất một tài khoản quản lý.
– Quản lý doanh thu theo ca của nhân viên cũng như phân quyền quản lý nhân viên.
– Kiểm soát chi tiết mọi hóa đơn, kể cả khi hóa đơn đó đã bị hủy.
– Cập nhật liên tục tình hình kinh doanh – bán hàng của quán cafe, chi phí lời – lỗ, doanh thu theo ca của nhân viên theo thời gian thực. Đặc biệt, người quản lý hoặc chủ quán cafe có thể quản lý từ xa ngay trên điện thoại thông minh.
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…
– Phần mềm có khả năng hoạt động ngoại tuyến (offline) ngay cả khi mất điện hoặc không có các kết nối Internet.
Polaris FnB
Phần mềm quản lý quán cafe Polaris FnB được khá nhiều doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực FnB, nhất là bán quán cafe tin dùng bởi giao diện thân thiện, dễ triển khai cùng nhiều tính năng vượt trội trong quản lý đơn hàng, hỗ trợ gọi món,… Polaris FnB là phần mềm phù hợp với mọi mô hình quán cafe.
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe Polaris FnB:
– Phần mềm hỗ trợ tiếp nhận các đơn đặt hàng, thông báo đến các bộ phận, xử lý nội bộ và truy xuất hóa đơn,…
– Kiểm soát tình trạng bàn trong quán cafe để nhân viên lễ tân có thể sắp xếp chỗ ngồi cho khách hàng một cách hợp lý nhất.
– Dễ dàng quản lý và theo dõi nguyên vật liệu xuất nhập kho hàng hóa của quán, kiểm tra hàng tồn trong kho.
– Dễ dàng quản lý và theo dõi chi tiết hóa đơn bán hàng, tránh cho việc thất thoát, sai sót trong thu chi, giúp cho việc chuyển ca làm của nhân viên trở nên nhanh chóng và linh động hơn nhiều.
– Tính năng phân quyền cho nhân viên ở những vị trí khác nhau.
– Quản lý tình hình kinh doanh – bán hàng của quán cafe và xây dựng được nhiều giải pháp tối ưu kịp thời thông qua việc phân tích, tổng hợp và truy xuất các biểu đồ thống kê hoạt động kinh doanh.
– Chủ quán cafe có thể dễ dàng và thuận tiện truy cập, kiểm tra số liệu bất cứ lúc nào.
Mona Media
Mona Media là phần mềm quản lý quán cafe được xây dựng và phát triển trên hệ thống lập trình bảo mật mạnh mẽ, có khả năng hỗ trợ các hoạt động bán hàng như kiểm soát thu ngân, thu chi, quản lý nguyên vật liệu hay quản lý tồn kho,… Mona Media là phần mềm phù hợp với mọi mô hình quán cafe.
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe Mona Media:
– Phần mềm có khả năng quản lý hoạt động thu ngân, tính tiền tự động một cách rõ ràng và chính xác.
– Kiểm soát chặt chẽ mọi thông tin chi tiết về các hoạt động xuất nhập kho hàng của các loại nguyên vật liệu.
– Tính năng thống kê chi tiết, phân tích báo cáo xác thực theo các mốc ngày, tuần, tháng, quý, năm,…
– Hỗ trợ việc lưu trữ chi tiết thông tin cũng như tạo lập hồ sơ của từng khách hàng.
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…
KiotViet
KiotViet là phần mềm quản lý quán cafe phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn bởi sở hữu quy trình triển khai đơn giản nhưng lại rất chuyên nghiệp thông qua các thiết bị hỗ trợ như điện thoại thông minh, laptop, máy tính, máy tính bảng,… KiotViet cũng sở hữu những tính năng cơ bản hữu ích của một phần mềm quản lý quán cafe.
Phần mềm quản lý quán cafe KiotViet sở hữu những tính năng hữu ích như:
– Hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự thực đơn theo đúng thời gian mà khách hàng đã gọi món.
– Tính năng phục vụ khách hàng bằng thực đơn điện tử được tích hợp sẵn trên máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của nhân viên phục vụ.
– Quản lý sự chính xác trong việc tính tiền của nhân viên thu ngân. Đồng thời, kiểm soát thu chi và công nợ chi tiết, minh bạch.
– Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn kho thông qua những chỉ số trực quan được cập nhật theo đúng thời gian thực.
– Thống kê báo cáo một cách chi tiết tình hình kinh doanh và các hoạt động bán hàng của quán cafe thông qua các biểu đồ tròn, đường, cột,… đơn giản và dễ hiểu.
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ quản lý hoặc chủ quán cafe quản lý việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
Cukcuk
Phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk thích hợp để triển khai ở nhiều mô hình quán cafe khác nhau bởi những tính năng vô cùng hữu ích như kiểm soát số lượng khách hàng đến quán hay quản lý doanh thu, quản lý việc phục vụ của các nhân viên quán,… Chủ quán có thể dễ dàng điều hành và kiểm tra mọi hoạt động từ xa, mọi lúc mọi nơi.
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe Cukcuk:
– Giới thiệu, quảng bá các món trong thực đơn quán cafe cũng như ghi nhận các đơn đặt món một cách nhanh chóng.
– Hỗ trợ nhân viên thêm món, đổi món, hủy món mà khách hàng đã đặt, ghi chú trên mỗi món, chuyển bàn, gộp bàn hoặc tách hóa đơn,… vô cùng dễ dàng và chính xác.
– Hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự thực đơn theo đúng thời gian mà khách hàng đã gọi món.
– Quản lý sự chính xác trong việc tính tiền của nhân viên thu ngân. Đồng thời, kiểm soát thu chi và công nợ chi tiết, minh bạch.
– Dễ dàng theo dõi và kiểm tra việc xuất nhập khẩu nguyên vật liệu nhập kho và hàng hóa tồn kho của quán cafe.
– Khả năng tự động thiết lập sổ sách, ghi chép và lưu trữ các báo cáo doanh thu bán hàng của quán cafe theo đúng thời gian thực.
– Phần mềm có thể hoạt động ngoại tuyến (offline) ngay cả khi mất điện hoặc không có các kết nối Internet. Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ quản lý hoặc chủ quán cafe quản lý việc kinh doanh từ xa trên điện thoại thông minh.
DRS Manager
Phần mềm quản lý chuỗi cafe DRS Manager hỗ trợ các thao tác như đặt đơn, bổ sung món, tách hoặc gộp hóa đơn,… nhanh chóng và chính xác. Đặc biệt, DRS Manager giúp quản lý hoặc chủ quán cafe có thể kiểm tra, thoi dõi hoạt động kinh doanh từ xa một cách dễ dàng thông qua các thiết bị thông minh.
Phần mềm quản lý chuỗi cafe DRS Manager sở hữu những tính năng hữu ích như:
– Tính năng thêm món, đổi món, hủy món, ghi chú ở từng món, chuyển hoặc gộp bàn, gộp hoặc tách hóa đơn,… một cách nhanh chóng và chính xác.
– Kiểm soát tình trạng bàn trong quán cafe để nhân viên lễ tân có thể sắp xếp chỗ ngồi cho khách hàng một cách hợp lý nhất.
– Hỗ trợ nhân viên thu ngân tính tiền nhanh chóng mà vẫn chính xác.
– Quản lý nguyên vật liệu, hàng hóa, kho hàng một cách chặt chẽ.
– Tổng hợp thu – chi, phân tích, thống kê chi tiết các loại báo cáo xác thực theo ngày, tuần, tháng, quý, năm,…
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu và cho phép quản lý hoạt động kinh doanh của quán cafe từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… một cách dễ dàng nhất.
LOYVERSE
Phần mềm quản lý quán cafe LOYVERSE nổi bật với các tính năng hữu ích và miễn phí như quản lý bán hàng, quản lý tồn kho, kiểm soát nhân viên và thông tin khách hàng, phân tích hoạt động kinh doanh của quán cafe. LOYVERSE được các chủ quán cafe ưa chuộng bởi sự đơn giản trong việc vận hành phần mềm.
Sau đây là chi tiết một số tính năng hữu ích của phần mềm quản lý quán cafe LOYVERSE:
– Hỗ trợ việc sắp xếp thứ tự thực đơn theo đúng thời gian mà khách hàng đã gọi món.
– Dễ dàng kiểm soát hóa đơn mở bằng cách sáp nhập, chia tách và di chuyển những mục khác nhau giữa các hóa đơn.
– Tính năng quản lý công nợ, thu chi một cách chi tiết và chính xác.
– Tính năng theo dõi thời gian làm việc và hiệu suất hoàn thành công việc của các nhân viên.
– Quản lý hoạt động xuất nhập nguyên vật liệu cũng như hàng hóa tồn kho của quán cafe.
– Khả năng xây dựng các bản báo cáo, thống kê chi tiết về hoạt động bán hàng và tình hình kinh doanh của quán.
– Khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị khác nhau như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,… Đặc biệt, phần mềm hỗ trợ quản lý hoặc chủ quán cafe quản lý việc kinh doanh từ xa mọi lúc mọi nơi.
Điểm chung của top phần mềm quản lý quán Cafe
Việc sử dụng menu giấy truyền thống sẽ khiến doanh nghiệp phải chỉnh sửa thủ công, gạch bỏ nội dung cũ mỗi khi có thay đổi hoặc phải tốn thời gian và chi phí in ấn lại menu với. Với top phần mềm quản lý quán Cafe, mỗi khi có thay đổi về hình ảnh, số lượng món ăn hoặc giá của từng món, chúng chỉ cần thực hiện một số thao tác chỉnh sửa đơn giản ngay trên phần mềm mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ thiết kế menu. Việc này không những giúp tiết kiệm thời gian, nhanh chóng, thuận tiện mà còn giảm đáng kể chi phí thiết kế và in ấn lại menu giấy truyền thống.
Hỗ trợ quản lý việc gọi món dễ dàng
Mỗi khi khách hàng muốn thêm bớt món ăn, thay đổi số lượng topping, đường, đá của thức uống thì nhân viên phục vụ sẽ dễ dàng thao tác ngay trên hệ thống quản lý. Theo đúng những thay đổi, tổng số tiền trên hóa đơn xuất cho khách hàng cũng sẽ được cập nhật một cách tự động ngay trên màn hình hệ thống, giúp nhân viên dễ dàng xác nhận với khách. Từ đó, chúng ta có thể tránh tối đa các sai sót gây ảnh hưởng đến quy trình vận hành quán cũng như trải nghiệm thực tế của khách hàng.
Hỗ trợ thanh toán nhanh chóng và chính xác
Một tính năng cực kỳ quan trọng và là điểm chung của top một phần mềm quản lý quán Cafe cần có chính là là hỗ trợ quá trình thanh toán được nhanh chóng và chính xác nhất có thể. Ngày nay, một số hình thức thanh toán phổ biến sẽ bao gồm: tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng và các loại ví điện tử. Sau khi xác nhận thanh toán, các phần mềm cũng sẽ tiến hành in hóa đơn cho khách hàng ngay tại chỗ.
Kiểm soát số lượng tồn kho rõ ràng
Kiểm soát số lượng nguyên liệu tồn kho bằng các phương pháp thủ công truyền thống sẽ khiến doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian, công sức và có thể không đảm bảo chính xác. Với top phần mềm quản lý quán Cafe, chủ quán sẽ biết được rõ ràng toàn bộ thông tin về các đơn đặt hàng cũng như số lượng nguyên liệu cần thiết cho các đơn đó. Nhờ vậy, chúng ta sẽ biết đúng được khoảng thời gian nào là cần thiết để nhập hàng. Từ đó, việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng và đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều.
Kiểm soát các nhân viên chặt chẽ
Top phần mềm quản lý quán Cafe còn có thể giúp chủ quán theo dõi, kiểm soát toàn bộ quá trình làm việc của các nhân viên. Thông qua các báo cáo bán hàng mỗi ngày, chủ quán sẽ xem xét liệu quá trình thu – chi của từng ca nhân viên có chính xác, trung thực hay không. Ngoài ra, chúng ta cũng có thể quản lý các ca làm việc, vắng mặt, trễ giờ, tăng ca,… của từng nhân viên thông qua phần mềm này.
Kết luận
Các doanh nghiệp kinh doanh quán cafe cần quan tâm đến quy mô hoạt động, chi phí và định hướng phát triển trong giai đoạn hiện tại cũng như tương lai lâu dài của mình để có thể lựa chọn một phần mềm quản lý quán cafe hỗ trợ phù hợp nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể tăng trưởng doanh thu vượt bậc và ngày càng chiếm được vị thế vững mạnh trong lĩnh vực kinh doanh quán cafe, đồ uống, giải khát.
Hãy đăng ký theo dõi Magenest để được cập nhật các thông tin, kiến thức hữu ích liên quan đến quản lý doanh nghiệp F&B! Doanh doanh nghiệp không những được tư vấn thêm về các phần mềm quản lý quản lý quán cafe nói chung mà còn được hỗ trợ cài đặt và triển khai Odoo. Hãy đăng ký theo dõi Magenest ngay nhé!
