Odoo 101: Hướng dẫn ứng dụng module POS vào hệ thống doanh nghiệp

Bài viết liên quan: Giới thiệu hệ thống Odoo POS cho nhà hàng và quán cafe

1. POS là gì?

Giới thiệu về POS

POS hay PoS là một thuật ngữ viết tắt của Point of Sale. Nó sử dụng cho các shop bán lẻ, tại quầy thanh toán tiền trong shop, hay bất kì vị trí giao dịch nào trong loại môi trường tương tự. Thêm nữa, point of sale thỉnh thoảng được sử dụng như một hệ thống tính tiền.

Odoo Point Of Sale

Ứng dụng POS của Odoo có giao diện đơn giản, thân thiện người dùng. POS có thể được dùng online, offline hoặc trên các thiết bị IPads, Android hay laptop.

Nhờ hệ thống được liên kết giữa các ứng dụng, POS có thể kết nối với module Inventory Accounting. Nhờ đó, các giao dịch thực hiện trên ứng dụng POS đều được tự động lưu vào kho và lịch sử thanh toán để tiện theo dõi. Không những thế, khách hàng giao dịch thông qua POS cũng được lưu lại và có thể theo dõi qua CRM.

Tóm lại, nhờ hệ thống đồng nhất của Odoo, cửa hàng có thể thu lại thông số chính xác và đồng nhất xuyên suốt hệ thống mà không phải lo lắng về việc phải liên kết với vô số ứng dụng phụ bên ngoài.

2. Tại sao nên sử dụng Odoo POS?

Tương thích với nhiều thiết bị

  • Để nhanh chóng thực hiện việc thanh toán cho khách hàng, Odoo POS đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu tiên quyết cho một hệ thống bán hàng.
  • Không yêu cầu cài đặt hay yêu cầu về phần cứng.
  • Tương thích với nhiều loại thiết bị: Tablets, Laptops, Desktop và quan trọng nhất là máy bán tại các cửa hàng.
  • Có giao diện thông minh và thân thiện với người dùng – thao tác nhấp chọn là chủ yếu và dễ sử dụng.
  • Có khả năng tùy biến cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp

Có thể chạy Online và Offline

POS luôn cần được duy trì hoạt động liên tục trong suốt quá trình mua bán. Chính vì thế, Odoo đã tối ưu hóa thời lượng sử dụng bằng cách xây dựng một ứng dụng có thể chạy cả online lẫn offline. Người dùng chỉ cần kết nối internet để khởi tạo phiên mua bán, sau đó có thể dùng POS ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào.

Do đó, mặc dù kết nối internet là cần thiết để khởi tạo POS, hệ thống sẽ vẫn duy trì vận hành ngay cả khi ngắt kết nối mạng.

Duy trì mối quan hệ với khách hàng

Trong doanh nghiệp, đưa sản phẩm đến khách hàng là thử thách nhưng giữ chân khách hàng lại khó khăn không kém. Với Odoo POS, doanh nghiệp sẽ nhận được một hệ thống duy trì khách hàng đầy đủ nhất với:

Chương trình điểm thưởng, quà tặng và giảm giá cho khách hàng quen. Toàn bộ quá trình sẽ được xử lý nhanh gọn và hoàn toàn tự động. Thêm vào đó, việc nhận diện khách hàng còn trở nên nhanh hơn bao giờ hết với thẻ thành viên và mã vạch nhận diện khách hàng.

Đăng ký thành viên để tiện theo dõi thói quen hay sở thích mua hàng. Bằng cách liên kết với Odoo Mailing, cửa hàng có thể gửi email giới thiệu các chương trình khuyến mãi hoặc ưu đãi đặc biệt cho khách hàng. Không những thế, giao dịch cũng trở nên xuyên suốt và tiện lợi hơn cho khách hàng với lựa chọn nhận hóa đơn qua email.

Liên kết với các module khác trong hệ thống Odoo

Odoo Inventory

Hỗ trợ tự động thêm vào Inventory bất kỳ giao dịch nào từ POS. Đồng thời, cửa hàng có thể theo dõi số lượng sản phẩm khả dụng trong kho mà không phải mất thời gian. 

Odoo Email Marketing

Nắm bắt sở thích cũng như thói quen của khách hàng, qua đó gửi những chương trình ưu đãi về các loại sản phẩm có thể quan tâm.

Odoo Sales

  • Tạo hóa đơn cho khách dễ dàng với vài nút bấm.
  • Theo dõi thông tin lịch sử mua hàng.

Odoo ECommerce

  • Thúc đẩy giao dịch online thông qua các trang sản phẩm bắt mắt, thân thiện.

3. Thiết lập cơ bản cho nhà bán lẻ

Cài đặt apps: Truy cập ứng dụng cài đặt app Point of Sale (điểm bán hàng)

Tạo POS đầu tiên

Việc đầu tiên bạn phải làm là tạo các PoS cho các điểm bán hàng của doanh nghiệp.

Sau khi tạo được tab PoS mới, việc bạn cần làm là tinh chỉnh một số cài đặt cơ bản cho điểm PoS như ảnh dưới đây:

Tạo sản phẩm có thể bán tại điểm bán hàng

Để tạo mới các sản phẩm trên Điểm bán lẻ của ứng dụng PoS, bạn vào mục sản phẩm, đi đến tab Bán hàng và đánh dấu vào ô “Có thể bán tại điểm bán hàng“.Các bước thêm vào điểm bán hàng: Sale –> Product –> Product Variants–> Chọn sản phẩm mới cần thêm vào PoS

Cấu hình phương thức thanh toán

Để thêm phương thức thanh toán mới cho Điểm bán hàng trên phần mềm PoS – phần mềm Odoo quản lý chuỗi, đi tới Point of Sale ‣ Settings ‣ Point of Sale ‣ Chọn Point of Sale ‣ Chuyển đến phần Thanh toán và nhấp chuột vào liên kết “Phương thức thanh toán”.

Sau khi chọn Settings giao diện sẽ hiển thị như hình dưới:

Kéo xuống tìm phần Payments tiến hành chọn các hình thức thanh toán:

Các tùy chỉnh cho điểm bán hàng 

Đi đến Point of sale ‣ Settings‣ Point of Sale và chọn Điểm bán hàng bạn muốn tùy chỉnh. Từ menu này của phần mềm PoS Odoo, bạn có thể chỉnh sửa tất cả cài đặt trong ứng dụng Điểm bán hàng của mình.

4. Lưu thông khách hàng

Khách hàng cũ có thông tin trên hệ thống có thể nhận được nhiều đặc quyền khác nhau bao gồm tham gia các chương trình giảm giá, chương trình khách hàng thân thiết, các nhóm đặc biệt. Việc lưu thông tin hỗ trợ trong trường hợp khách hàng muốn xuất hóa đơn và việc lưu lại thông tin sẽ giúp những lần xuất hóa đơn mua hàng sau của họ trở nên nhanh chóng hơn.

Tạo khách hàng

Từ giao diện phiên phần mềm PoS, click chuột vào nút khách hàng.

Tạo thêm khách hàng mới:

Và điền mọi thông tin liên quan của khách hàng:

5. Tính năng bán hàng nâng cao dành cho cửa hàng

Tạo hóa đơn từ giao diện POS

Một số khách hàng của bạn có thể yêu cầu hóa đơn khi mua hàng, bạn có thể dễ dàng quản lý hóa đơn trực tiếp từ giao diện PoS của phần mềm Odoo quản lý chuỗi cửa hàng.

Lập hóa đơn

Cũng trong giao diện phần settings:

Chọn khách hàng 

Từ giao diện phiên PoS của phần mềm Odoo, hãy sử dụng nút khách hàng để chọn khách hàng.

Lập hóa đơn

Từ màn hình thanh toán của phần mềm PoS, bạn có thể tùy chọn hóa đơn bằng các sử dụng nút trên giao diện Điểm bán lẻ và thực hiện xác thực.

Tiếp theo giao diện POS sẽ:

Giao diện thanh toán POS sẽ:

Truy xuất hóa đơn

Sau khi thoát khỏi giao diện phần mềm quản lý chuỗi PoS (Close ‣ Confirm ở góc trên cùng bên phải), bạn sẽ tìm thấy tất cả các đơn đặt hàng tại Sale ‣Order ‣ Order và bên dưới tab trạng thái, bạn sẽ thấy các đơn hàng được lập hóa đơn. Khi nhấp vào đơn đặt hàng, bạn có thể truy cập vào xem hóa đơn.

Chấp nhận trả hàng và hoàn tiền sản phẩm

Chính sách hoàn trả tiện lợi là chìa khóa giúp thu hút và giữ chân khách hàng. Vì vậy, tính năng trả hàng và hoàn tiền sản phẩm là một khía cạnh quan trọng của giao diện điểm bán hàng phần mềm PoS.Từ giao diện Point of Sale(Điểm bán hàng) của bạn, hãy chọn sản phẩm mà khách hàng của bạn muốn hoàn trả, sử dụng nút +/- và nhập số lượng họ cần trả lại. Nếu họ cần trả lại nhiều sản phẩm, hãy lặp lại quy trình.

Và kết thúc order.

Cài đặt và kiểm soát tiền mặt trong Pos

Chức năng kiểm soát tiền mặt cho phép bạn kiểm tra số tiền của két tiền vào thời điểm mở và đóng phiên. Thông qua chức năng này, bạn có thể quản lý đúng số tiền trong két, đảm bảo không có lỗi nào phát sinh và không bị thiếu tiền.

Kích hoạt tính năng kiểm soát tiền mặt

Để kích hoạt tính năng Kiểm soát tiền mặt của phần mềm PoS, hãy vào Point of Sale ‣ Settings‣ Point of Sale và chọn giao diện PoS của phần mềm Odoo quản lý chuỗi bán lẻ.

Trong phần Payments:

Thêm loại tiền,mệnh giá và số lượng

Cài đặt số tiền khi bắt đầu mở cửa hàng và đóng cửa 

Chọn OPEN SESSION –> OPEN SESSION –> Add a line –> Set starting cash

Thêm số tiền của cửa hàng khi mở cửa, thống kê số lượng mệnh giá:

Thực hiện thay đổi nhập lại số tiền sau khi đóng cửa:

Điền các giá trị mệnh giá số lượng tiền –> Confirm

Kết thúc đóng cửa hàng:

6. Tổng kết

Odoo POS có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và hoàn toàn tương thích với nhiều loại thiết bị khác nhau. Đối với các doanh nghiệp, việc quản lý lượng lớn thông tin theo thời gian là một trong những vấn đề khó khăn. Do đó, nhờ khả năng phân tích và đưa ra báo cáo chi tiết mỗi ngày, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc theo dõi giao dịch cũng như trong công tác quản lý. Thêm vào đó, giao diện thân thiện và thao tác đơn giản là điểm mạnh giúp giảm bớt thời gian tìm hiểu cách sử dụng.

Khả năng tương thích với các ứng dụng khác trong Odoo tạo sự phối hợp liền mạch trong hệ thống. Hệ sinh thái của Odoo về cơ bản đã là một giải pháp toàn diện về mọi mặt, nhờ đó, Odoo POS có thể kết hợp với những ứng dụng khác nhằm tối ưu và đơn giản hóa quy trình quản lý bán hàng.  Đồng thời tạo nên sự nhất quán về thông tin giữa các bộ phận với nhau.

Liên hệ với Magenest để nhận được tư vấn về việc triển khai Odoo hiệu quả nhất cho các doanh nghiệp tại Việt Nam.

Đăng ký theo dõi bản tin của chúng tôi để không bỏ
sót bất kỳ thông tin hữu ích nào!

Lưu ý: Bằng việc cung cấp thông tin liên hệ cho chúng tôi, quý vị đã đồng ý nhận tin tức và các thông tin ưu đãi từ Magenest.