Hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn khi xây dựng, quản lý và thực hiện quy trình bán hàng. Do đó, việc sử dụng một phần mềm hỗ trợ xử lý các hoạt động trong quy trình bán hàng là một điều cần thiết, giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và giảm thiểu rủi ro. Với khả năng đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban và tự động hóa, giải pháp ERP có thể giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này, thiết lập một quy trình bán hàng phù hợp với doanh nghiệp. Vậy quy trình bán hàng ERP có bao nhiêu bước? Hệ thống này giúp doanh nghiệp xử lý quy trình như thế nào?
Mục lục
Quy trình bán hàng trong ERP
Báo giá
Khi khách hàng tìm hiểu sản phẩm của doanh nghiệp và có nhu cầu mua hàng, họ sẽ yêu cầu công ty gửi báo giá cho họ. Nếu khách hàng đồng ý mua thì đơn hàng sẽ được chốt và đưa sang bước tiếp theo để doanh nghiệp xử lý.
Thông thường, với các doanh nghiệp kinh doanh trên sàn hoặc website thương mại điện tử thì sẽ bỏ qua bước này vì giá của từng sản phẩm đã được thể hiện trên trang web. Khách hàng chỉ việc lựa chọn hàng hóa, số lượng và đặt hàng.
Tiếp nhận đơn hàng
Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá và đặt đơn hàng, bước tiếp theo của quy trình bán hàng trong ERP là tiếp nhận đơn. Thông tin đơn hàng sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống ERP, bao gồm:
- Sản phẩm
- Số lượng
- Vận chuyển
Đặc biệt, nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều kho hàng khác nhau thì thông tin về vận chuyển rất quan trọng. Bởi dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ xác định được kho hàng nào sẽ chuẩn bị và xuất hàng. Nhân viên bán hàng sẽ tiếp nhận và xác nhận đơn hàng. Sau đó, họ sẽ xuất lệnh cho nhân viên trong kho xử lý.
Kiểm tra tình trạng hàng tồn
Việc kiểm tra tình trạng đơn hàng là một trong những bước quan trọng trong quy trình bán hàng ERP nhằm đưa ra phương án xử lý đơn hàng. Khi đã nhận được lệnh xuất hàng, nhân viên kho sẽ kiểm tra tình trạng hàng hóa.
Lượng hàng tồn kho được tự động cập nhật và lưu trữ trên hệ thống ERP, cho phép doanh nghiệp biết được số lượng và tình trạng hàng hóa để xem liệu chúng có đủ điều kiện giao cho khách hay không. Nếu có, hệ thống sẽ báo lệnh cho nhân viên kho để chuẩn bị hàng hóa.Trong trường hợp không có đủ hàng hóa hóa để thực hiện đơn hàng, doanh nghiệp sẽ yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng cho mình. Khi đó, phân hệ quản lý đơn hàng sẽ tự tạo một đơn mua hàng và gửi cho nhà cung cấp.
Tất cả hoạt động này sẽ được tự động hóa khi sử dụng hệ thống ERP, thay vì nhập liệu thủ công. Nhân viên có thể xem được toàn bộ thông tin về kho hàng, đơn hàng một cách nhanh chóng.
Lựa chọn hàng, phân loại và đóng gói
Sau khi kiểm tra số lượng hàng bán đủ với số lượng trên đơn hàng, nhân viên kho sẽ tiếp nhận đơn và hoàn thành các hoạt động lấy hàng, phân loại và đóng gói.
Lấy hàng
Nhân viên kho sẽ tìm và lấy các sản phẩm mà khách hàng yêu cầu để phân loại và giao hàng. Họ sẽ sử dụng máy quét mã vạch để tăng tốc độ cập nhật dữ liệu hàng hóa. Với cách này, hệ thống quản lý kho sẽ biết được đâu là mặt hàng đưa ra khỏi kệ. Nhiều doanh nghiệp lớn như Amazon còn sử dụng robot để tự động hóa quy trình chọn hàng.
Phân loại
Hàng hóa thường được sắp xếp theo địa điểm mua hàng và giao hàng. Nhân viên sẽ lấy hàng dựa theo lô hoặc khu vực, nơi tập hợp các đơn hàng của khách. Khi phân loại, hàng hóa sẽ được tách thành từng đơn đặt hàng.
Đóng gói
Cuối cùng, các đơn hàng sẽ được đóng gói, niêm phong và dán nhãn vận chuyển. Tất cả hàng hóa sau khi hoàn thành đóng gói được tập hợp tại các kho và chuẩn bị đem đi vận chuyển đến tay khách hàng.
Sau khi hoàn thành việc xử lý đơn hàng, thủ kho sẽ tiến hành xuất hàng và lập phiếu xuất kho trên hệ thống ERP. Khi đó, hệ thống ERP sẽ dựa vào phiếu xuất kho đã lập để tự động ghi nhận công nợ khách hàng trên hệ thống.
Vận chuyển hàng hóa
Sau khi hàng hóa được chuẩn bị tại kho, chúng sẽ được giao cho đối tác vận chuyển. Tùy thuộc vào quy trình của doanh nghiệp mà hàng hóa có thể được gửi đi riêng lẻ hoặc gửi hàng loạt.
Việc gom tất cả hàng hóa vào một lô hàng đôi khi có thể làm tăng thời gian giao hàng vì có thể mất nhiều thời gian hơn khi mà doanh nghiệp phải chờ đợi hàng hóa bổ sung từ nhà cung cấp. Mặt khác, việc gửi lô hàng từng phần sẽ làm tăng chi phí vận chuyển và doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn khi kiểm soát và quản lý những đơn hàng riêng lẻ đó.
Doanh nghiệp có thể có nhiều đối tác vận chuyển cùng lúc để thực hiện nhiều công đoạn khác nhau. Ví dụ, công ty của bạn có thể sử dụng một đối tác hậu cần để vận chuyển hàng hóa của bạn đến trung tâm phân phối. Sau đó, một đơn vị chuyển phát nhanh sẽ chịu trách nhiệm giao hàng cho khách. Ngược lại, bạn cũng có thể lựa chọn một hoặc vài đối tác thực hiện toàn bộ quá trình giao hàng từ kho đến trung tâm phân phối và đến tay khách hàng.
Lập hóa đơn
Trong bước tiếp theo của quy trình bán hàng ERP, doanh nghiệp sẽ lập hóa đơn và yêu cầu khách hàng thanh toán. Thường hóa đơn sẽ được in ra giấy và gửi đi cùng gói hàng đó, hoặc được tạo dưới dạng email hoặc các hình thức điện tử khác Thậm chí, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử với nhiều tùy chọn thanh toán khác nhau ngay trên hệ thống của bạn.
Hoàn tất thanh toán
Sau khi nhận được hóa đơn, khách hàng sẽ thanh toán tiền. Khi đó, hệ thống ERP sẽ tạo chứng từ xác nhận đã nhận được tiền từ khách và đóng đơn. Đối với những khách hàng đã trở trước, hệ thống ERP sẽ thiết lập một chứng từ xác nhận số tiền khách đã trả và đóng đơn hoàn toàn. Thông tin hoàn thiện đơn hàng sẽ được cập nhật ngay trên hệ thống ERP.
Xây dựng và quản lý quy trình bán hàng trong ERP với Magenest
Quy trình bán hàng trong ERP chỉ bao gồm 7 bước, vô cùng đơn giản, ngắn gọn, không những dễ dàng tìm hiểu, tiếp cận cho doanh nghiệp mới mà còn giúp doanh nghiệp cũ thường xuyên triển khai tiết kiệm nhiều công sức.
Toàn bộ hoạt động trong quy trình bán hàng ERP này đều được tự động hóa, giúp tối ưu thời gian xử lý, nâng cao hiệu suất công việc cũng như giảm thiểu các sai sót, rủi ro. Khi ứng dụng quản lý bán hàng trong ERP, doanh nghiệp cần xem xét quy mô và loại hình kinh của mình để có thể lựa chọn và triển khai các giải pháp sao cho phù hợp nhất. Từ đó, chúng ta mới có thể xây dựng và ứng dụng quản lý lâu dài quy trình bán hàng ERP và đạt được những lợi ích thiết thực nhất về doanh số và doanh thu bán hàng.
Nếu doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm nhiều kiến thức về việc quản lý bán hàng hoặc muốn được miễn phí tư vấn về các phần mềm ERP triển khai cho quy trình bán hàng, hãy liên hệ ngay với Magenest nhé. Ngoài ra, Magenest còn cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý đơn hàng đa kênh OMS cực kỳ tiện lợi và hiệu quả. Được xây dựng và triển khai trên nền tảng mã nguồn mở hàng đầu hiện nay Odoo, hệ thống quản lý đơn hàng đa kênh OMS sẽ giúp doanh nghiệp vận hành và kiểm soát một cách tự động, nhanh chóng, dễ dàng và chính xác mọi đơn hàng của mình từ nhiều kênh khác nhau chỉ trên một giao diện phần mềm duy nhất. Magenest cũng chính là đối tác Bạc lâu năm của Odoo, đồng thời, chúng tôi còn sở hữu đội ngũ đông đảo chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến nhiều năm, cam kết sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản trị toàn diện, đảm bảo tối ưu chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu vượt bậc.
