Thiết kế hệ thống ERP: Quy trình thiết kế và công nghệ lập trình hiệu quả

Ngày nay, thiết kế hệ thống ERP phù hợp với đặc điểm ngành nghề, quy mô phát triển, mục tiêu và định hướng kinh doanh cũng như các đối tượng khách hàng chính là điều mà các doanh nghiệp vô cùng quan tâm. 

Trong bài viết này, doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu thêm về quy trình thiết kế, công nghệ lập trình cũng như top các đơn vị thiết kế hệ thống ERP nổi tiếng tại Việt Nam hiện nay nhé!

Quy trình thiết kế hệ thống ERP hiệu quả

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình thiết kế hệ thống ERP chính là xác định nhu cầu của doanh nghiệp thông qua việc trả lời 2 câu hỏi sau:

• Ứng dụng hệ thống ERP sẽ đem đến cho những lợi ích nào cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp?
• Doanh nghiệp có thể tự thiết kế hệ thống ERP không hay cần phải có sự hỗ trợ từ các Agency hoặc nhà cung cấp khác bên ngoài? Nếu doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ ERP từ các Agency hoặc nhà cung cấp bên ngoài, chúng ta cần đảm bảo có sự tham gia của các nhân sự nội bộ trong suất quá trình thiết kế. Có như vậy, dự án ERP mới đảm bảo bám sát được những mục tiêu ban đầu mà chúng ta đã đặt ra.

Phác thảo ý tưởng về hệ thống ERP

Trước khi bước vào công đoạn thiết kế chính với những khía cạnh kỹ thuật chuyên sâu, doanh nghiệp cần tạo nên 1 bản phác thảo ý tưởng đảm bảo sự phù hợp nhất với các nguồn lực của mình. Nhờ đó, khi bắt tay vào công đoạn chính, chúng ta sẽ không phải chỉnh sửa quá nhiều hoặc bỏ hết các thiết kế sai sót để tiến hành lại từ đầu.

Thiết kế cấu trúc ERP (Wireframing)

Bước thứ 3 trong quy trình thiết kế hệ thống ERP chính là lựa chọn và thiết kế cấu trúc ERP (Wireframing) phù hợp nhất. Trong đó, phần mềm ERP được lập trình trên nền tảng Website hoặc được cài đặt theo máy chủ là 2 lựa chọn phổ biến nhất của các doanh nghiệp. 

Tiếp theo, chúng ta cần lập kế hoạch mỗi bước cho quá trình phát triển với một số lưu ý sau:

• Thiết lập các Module: Hãy liệt kê đầy đủ các Module ERP dựa vào chức năng và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp, chẳng hạn như: quản lý quy trình sản xuất, kiểm soát quy trình mua hàng – bán hàng, quản lý kho bãi, tài chính – kế toán, CRM, HRM, Marketing, Logistics,…
• Những nguồn lực cần thiết: Chúng ta cũng cần thiết lập quy mô nhóm dự án và dự đoán những nguồn lực cần thiết cho việc thiết kế hệ thống ERP.
• Xác định thời gian triển khai: Hãy xác định chính xác thời gian triển khai dự án thiết kế ngay cả khi chúng ta chưa xác định chính xác ngày bắt đầu.

Lựa chọn công nghệ phù hợp

Để lựa chọn được công nghệ phù hợp cho việc thiết kế hệ thống ERP, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố sau:

• Hosting: Chúng ta có thể cân nhắc Hosting của hệ thống ERP đặt trên nền tảng Cloud hoặc trên máy chủ cục bộ. 
• Ngữ lập trình: Ngôn ngữ Website phổ biến và đa năng hiện nay chính là JavaScript. Thông thường, JavaScript được dùng để lập trình Frontend, sòn Node.js được dùng để lập trình Backend.  
• Cơ sở dữ liệu: Để lưu trữ các thông tin – dữ liệu kinh doanh, doanh nghiệp cần sử dụng cơ sở dữ liệu an toàn, đáng tin tưởng. Cơ sở dữ liệu cũng có nhiều sự ảnh hưởng đến cách thiết kế hệ thống ERP cũng như tổ chức dữ liệu. Nếu chúng ta ưu tiên tính đồng nhất, hãy lựa chọn cơ sở dữ liệu quan hệ/SQL, còn nếu chúng ta mong muốn cơ sở dữ liệu phức tạp hơn, hãy lựa chọn JSON, NoSQL. 

Tích hợp ERP với những hệ thống hiện tại

Để có thể tạo nên 1 luồng dữ liệu mang tính đồng bộ và liền mạch, doanh nghiệp cần tích hợp ERP với các hệ thống riêng lẻ đang vận hành trong nội bộ như: phần mềm tài chính – kế toán, CRM, Marketing, quản lý kho bãi,… Chúng ta cần yêu cầu này đến các Agency, nhà cung cấp dịch vụ ERP để họ xây dựng được các phương án tích hợp thật hiệu quả, dễ dàng hơn khi chuyển dữ liệu từ các phần mềm cũ sang hệ thống ERP mới. 

Thử nghiệm và kiểm tra hệ thống ERP

Sau khi hoàn tất việc thiết kế hệ thống ERP, doanh nghiệp hãy tiến hành thử nghiệm và kiểm tra hệ thống. Một số lưu ý mà chúng ta cần quan tâm ở bước này bao gồm:

• Kiểm tra cẩn thận xem hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về tích hợp, bảo mật cũng như những tính năng mong muốn hay không.
• Khởi động các quy trình mua hàng – bán hàng hoặc kế toán ở nhiều Module khác nhau để kiểm tra chức năng của hệ thống ERP và xem xét mức độ chính xác của kết quả được trả về.
• Triển khai hệ thống tại các phòng ban, bộ phận chủ chốt nhằm đánh giá các Module và nhóm Module. Chẳng hạn, phòng nhân sự sẽ sử dụng kết hợp nhiều Module cho việc xử lý bảng lương, quản trị nguồn nhân lực cũng như chi tiết hồ sơ nhân sự. 
• Kiểm tra bảo mật an toàn của hệ thống để có những hướng phòng tránh và sửa chữa thích hợp nhất.

Top 5 đơn vị thiết kế hệ thống ERP nổi tiếng tại Việt Nam

Magenest

Magenest được thành lập từ năm 2015 và là nhà cung cấp các giải pháp thương mại điện tử, các ứng dụng công nghệ trong quản lý kinh doanh, quản lý doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Magenest luôn triển khai những giải pháp tối ưu việc bán hàng đa kênh, thiết kế kênh bán hàng phù hợp với từng tệp khách hàng, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi cũng như mang đến trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng. Chính vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam ở đa dạng quy mô đều tin tưởng lựa chọn, hợp tác lâu dài với Magenest. 

Đặc biệt, Magenest mang đến cho khách hàng dịch vụ triển khai Odoo dành cho các doanh nghiệp tốt nhất hiện nay. Là đối tác Bạc của Odoo tại Việt Nam cùng nhiều năm kinh nghiệm triển khai nhiều sự án trong và ngoài nước thành công, Magenest sẽ tư vấn và cung cấp giải pháp phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu của của doanh nghiệp. Để biết thêm chi tiết về Magenest cũng như dịch vụ triển khai Odoo, doanh nghiệp hãy truy cập trang thông tin chi tiết dưới đây ngay nhé!

FPT IS

FPT IS (tức FPT Information System) là nhà thiết kế hệ thống ERP cho các doanh nghiệp và tập đoàn có quy mô lớn. FPT IS sở hữu hơn 600 chuyên gia công nghệ, kỹ thuật có chuyên môn ứng dụng công nghệ ở đa dạng ngành nghề, lĩnh vực kinh tế khác nhau. 

Các giải pháp ERP mà FPT Information System cung cấp được phát triển dựa vào các xu hướng công nghệ hiện đại, tiên tiến, bao gồm: phân tích các dữ liệu lớn (tức Analytics) và tính di động (tức Mobility). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhận được mức tối đa các lợi ích khi sử dụng dịch vụ thiết kế hệ thống ERP này.

Misa

Misa là công ty cổ phần chuyên cung cấp các giải pháp thiết kế hệ thống ERP cho các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam, trong đó, nổi bật là phần mềm ERP Misa Amis.

Một số ưu điểm nổi bật của hệ thống ERP Misa Amis được thiết kế bởi công ty Misa:

• Khả năng tích hợp toàn bộ dữ liệu của mọi phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp để đảm bảo tính đồng bộ và xuyên suốt.
• Quản trị thông tin – dữ liệu theo đúng thời gian thực trên nhiều thiết bị khác nhau ở mọi lúc mọi nơi như: laptop, điện thoại thông minh, máy tính bảng,…

Bravo

Bravo là đơn vị thiết kế hệ thống ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam khá nổi tiếng và phổ biến hiện nay. Bravo định hướng thiết kế phần mềm của mình với sự linh hoạt và dễ dàng sử dụng cho việc quản lý, điều hành doanh nghiệp. 

Không những vậy, công ty Bravo còn tích hợp trong phần mềm ERP của mình hóa đơn điện tử Einvoice từ nhiều nhà cung cấp khác nhau trên thị trường. Từ đó, hệ thống ERP được thiết kế bởi công ty sẽ mang đến sự nhanh chóng trong việt tạo lập và theo dõi tính hiệu quả những đơn hàng phát sinh trong quá trình giao dịch của các khách hàng doanh nghiệp.

Cloudify Việt Nam

Cloudify Việt Nam là một trong các đơn vị cung cấp dịch vụ thiết kế hệ thống ERP hàng đầu Việt Nam. Công ty thiết kế phần mềm dựa trên công nghệ hiện đại điện toán đám mây, rất phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh vừa và nhỏ. Công ty luôn cố gắng cải tiến và cho ra đời nhiều phiên bản phần mềm ERP mới nhằm kịp thời đáp ứng các nhu cầu thực tế của doanh nghiệp Việt Nam.

Phần mềm Cloudify ERP mà Cloudify Việt Nam cung cấp tích hợp nhiều loại giải pháp và các phân hệ chức năng khác nhau, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi hoạt động như: xây dựng kế hoạch, quản trị báo giá, theo dõi tiến độ công việc, đánh giá hiệu suất cũng như tính toán lương thưởng cho nhân viên. 

Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Chuẩn hóa quy trình hoạt động

Thiết kế hệ thống ERP sẽ giúp quy trình vận hành kinh doanh cũng như hoạt động quản trị doanh nghiệp được diễn ra chặt chẽ và thống nhất với nhau. Đồng thời, sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban, bộ phận cũng được xuyên suốt và kịp thời. Từ đó, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc thích ứng với sự thay đổi liên tục của thị trường kinh doanh và xu hướng xã hội, nhất là trong giai đoạn nền kinh tế Việt Nam và thế giới có nhiều biến động như hiện nay.

Nâng cao hiệu quả công việc

Lợi ích tiếp theo của việc thiết kế hệ thống ERP chính là nâng cao hiệu quả công việc nhờ vào tự động hóa quy trình, từ nhập liệu, báo cáo, các công việc bàn giấy đến hoạt động mua – bán hàng, xây dựng kế hoạch, chiến dịch Marketing,… Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu đáng kể thời gian và công sức thực hiện công việc cho đội ngũ nhân viên. Các nhân viên sẽ chỉ cần tập trung vào những nhiệm vụ chính, còn những công việc thủ công rườm rà sẽ được hệ thống ERP hỗ trợ toàn diện.

Tăng khả năng bảo mật dữ liệu

Tăng khả năng bảo mật dữ liệu chính là một trong những lợi ích vô cùng tuyệt vời mà việc thiết kế hệ thống ERP mang đến cho doanh nghiệp. Toàn bộ thông tin – dữ liệu sẽ được tập trung trên một nền tảng cơ sở dữ liệu duy nhất, đảm bảo tính bảo mật cao hơn rất nhiều so với việc doanh nghiệp lưu trữ chúng trên nhiều phần mềm khác nhau.

Giảm thiểu chi phí vận hành

Như đã đề cập ở các phần trước, thiết kế hệ thống ERP giúp nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên, từ đó, doanh nghiệp của chúng ta sẽ giảm thiểu chi phí vận hành và tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận từ cả việc sản xuất – kinh doanh đến quản trị tài chính.

Đặc biệt, khi thiết kế hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ tối ưu cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin trong nội bộ, nhờ đó, chúng ta cũng cắt giảm được một khoản đáng kể các chi phí, chẳng hạn như: chi phí bản quyền, chi phí triển khai, bảo dưỡng,… cơ sở hạ tầng của nhiều loại phần mềm rời rạc nhau trước đây. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, việc thiết kế hệ thống ERP sẽ cung cấp cho chúng ta mọi thông tin – dữ liệu có độ chính xác cao, giúp ích cho việc quản lý, theo dõi tồn kho một cách chủ động và ngăn sự chậm trễ, gián đoạn trong quá trình hoạt động. Từ đó, chúng ta hoàn toàn có thể giảm thiểu rất nhiều loại chi phí vận hành doanh nghiệp.

Cải thiện hiệu quả dịch vụ chăm sóc khách hàng

Thiết kế hệ thống ERP còn giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả dịch vụ chăm sóc khách hàng đáng kể. Đội ngũ nhân viên bán hàng sẽ dễ dàng tìm kiếm mọi thông tin cá nhân của khách hàng đã được lưu trữ trên hệ thống, từ đó, có cơ sở tạo mối quan hệ, tương tác và giải quyết những vấn đề về sản phẩm – dịch vụ mà khách hàng đang quan tâm. Hành trình trải nghiệm của khách hàng cũng được lưu trữ ngay trên hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý.

Tổng hợp dữ liệu và xây dựng báo cáo chính xác

Thiết kế hệ thống ERP còn có lợi ích tuyệt vời nữa là giúp doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu nhằm xây dựng báo cáo một cách chính xác. Các số liệu, dữ liệu đều được cập nhật trên phần mềm vô cùng chính xác và theo đúng thời gian thực, có thể dễ dàng khởi tạo, chia sẻ mà không cần sự hỗ trợ của đội ngũ IT. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu giữa các phòng ban, bộ phận cũng được xây dựng theo hướng đồng bộ chung, tránh tình trạng sai sót hay nhầm lẫn các thông tin – dữ liệu quan trọng.

Tăng tính phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận

Nhờ việc thiết kế hệ thống ERP, đội ngũ nhân viên có thể chia sẻ, đồng bộ, kết nối dữ liệu hay các dự án với nhau. Từ đó, tính phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận trong doanh nghiệp cũng được nâng cao hơn rất nhiều.

Các công nghệ lập trình để thiết kế hệ thống ERP

Hệ thống Database

PostgreSQL

PostgreSQL là hệ thống quản trị Database nguồn mở hiện đại và phù hợp các phần mềm ERP hiện nay. PostgreSQL sở hữu các tính năng hỗ trợ phần mềm ERP đảm bảo các dữ liệu được toàn vẹn. Đây là điều vô cùng quan trọng đối với những người sử dụng hệ thống ERP.

MSSQL

Tương tự PostgreSQL, Microsoft’s SQL cũng là hệ thống cơ sở dữ liệu ERP được sử dụng phổ biến hiện nay. Microsoft’s SQL được trang bị các chức năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu. Hệ thống Database này cũng có thể tối ưu hóa hiệu suất máy chủ, đảm bảo tính khả dụng cũng như khả năng khôi phục nhanh chóng. Ngoài ra, so với PostgreSQL thì Microsoft’s SQL có chi phí cài đặt thấp nhưng vẫn đảm bảo an toàn bảo mật hiệu quả.

Công nghệ lập trình Backend

.NET 

.NET chính là một trong các công nghệ lập trình Backend phổ biến và được các nhà thiết kế hệ thống ERP ưa chuộng bậc nhất hiện nay. .NET ít mã và những mã này cũng có thể tái sử dụng, giúp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí lập trình. Công nghệ này cũng cho phép chúng ta tích hợp những ứng dụng qua mạng Internet một cách dễ dàng, chẳng hạn như: quản lý chuỗi giá trị, quản lý kế toán, ứng dụng sản phẩm – dịch vụ,…

Java

Tương tự với công nghệ .NET, Java được ứng dụng để thiết kế hệ thống ERP trên máy tính, trên Website hoặc trên cả hai cùng lúc. Với hệ thống ERP phiên bản Website được kết nối cùng một chương trình Java, chúng ta sẽ có nhiều lựa chọn cho khung phát triển Website. Điều này sẽ mang đến trải nghiệm nhất quán cho người sử dụng trên những trình duyệt và hệ điều hành khác nhau.

Công nghệ lập trình Java còn đảm bảo tính an toàn bảo mật dữ liệu. Người dùng có thể dễ dàng tải các tài nguyên từ bất kỳ Website nào về máy mà không cần lo lắng sẽ gây ra nhiều thiệt hại hay rò rỉ dữ liệu. Ngoài ra, Java cũng sở hữu nhiều tính năng linh hoạt và hiệu quả.

Python

Python là ngôn ngữ lập trình bậc cao, được các chuyên gia IT sử dụng để xây dựng Website cùng nhiều App với quy mô lớn. Cú pháp lập trình mở và đơn giản khiến Python được ưa chuộng trong việc xây dựng các game đơn giản lẫn những thuật toán mang tính phức tạp cao.

Ruby

Hiện nay, công nghệ lập trình Ruby cũng dần trở nên phổ biến và ưa chuộng để thiết kế hệ thống ERP nhờ vào 2 lý do sau:

• Tính năng tự lưu trữ giúp tăng khả năng mở rộng Module.
• Cơ sở dữ liệu hoạt động nhanh giúp Ruby lập trình các phần mềm CRM và ERP cực kỳ tốt, nhất là các hệ thống ERP được thiết kế trên Website mà không sở hữu phiên bản cho di động và máy tính bàn.

PHP

PHP (Personal Home Page) là dạng ngôn ngữ lập trình kịch bản (hay Scripting Language) mã nguồn mở. Các chuyên gia ứng dụng công nghệ PHP để xây dựng các Web App chạy trên máy chủ. Scripting Language chính là 1 nhánh của ngôn ngữ lập trình. Tập tin chứa mã lệnh viết bằng Scripting Language như PHP có khả năng chạy trực tiếp trên máy mà không cần phải chuyển qua định dạng khác.

Công nghệ lập trình Frontend

JavaScript

Tương tự CSS và HTML5, công nghệ JavaScript là một trong những ngôn ngữ lập trình tuyệt vời nhất dành cho các Web App hiện đại. Đây chính là một lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp muốn thiết kế hệ thống ERP trên đám mây.

AngularJS

AngularJS là 1 Framework sở hữu cấu trúc cho Web Aoo động. Công nghệ này cho phép chúng ta sử dụng HTML như ngôn ngữ mẫu và có khả năng mở rộng cú pháp HTML nhằm diễn đạt những thành phần trong App rõ ràng hơn. 

Ngôn ngữ AngularJS loại bỏ phần lớn code mà chúng ta thường viết nhờ vào 2 tính năng chủ đạo Dependency Injection và Databinding. Đây cũng chính là đặc điểm khiến công nghệ AngularJS cực kỳ phù hợp cho việc thiết kế hệ thống ERP.

ReactJS

React Js là 1 thư viện được viết bởi JavaScript nhằm xây dựng giao diện người sử dụng trên Mobile App và Web App. React Js có khả năng Hot Reload giúp các chuyên gia lập trình nhanh hơn rất nhiều.

Vue.JS

Vue.JS là 1 khung JavaScript phát hành năm 2013 và cực kỳ thích hợp trong việc xây dựng giao diện người sử dụng. Công nghệ này có khả năng thích ứng cao với các App trang đơn phức tạp. Ngoài ra, với Vue.JS lập trình viên sẽ linh hoạt hơn khi viết code.

Kết luận

Triển khai quy trình, công nghệ hiệu quả cũng như lựa chọn được đơn vị thiết kế hệ thống ERP phù hợp, doanh nghiệp sẽ sớm triển khai thành công và đạt được nhiều lợi ích từ giải pháp quản trị doanh nghiệp tuyệt vời này.

Để cập nhật những tin tức mới nhất về ứng dụng công nghệ nói chung và hệ thống ERP trong quản trị kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, hãy đăng ký theo dõi Magenest ngay nhé!