Quy Trình Bán Hàng Odoo: Tối Ưu Hóa Doanh Thu Với Hệ Thống Quản Lý Hiệu Quả

Hiện nay, việc xây dựng quy trình bán hàng được chuẩn hóa và quản lý hàng hóa hiệu quả là một trong nhiều thách thức của các doanh nghiệp. Vì thế, việc ứng dụng một phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp xử lý các hoạt động bán hàng là điều hợp lý và cần thiết. Trong rất nhiều các phần mềm bán hàng, Odoo nổi lên là một lựa chọn hợp lý khi nó cung cấp rất nhiều các module khác nhau cũng như hàng chục nghìn tính năng có thể tùy chỉnh được giúp doanh nghiệp tùy biến hệ thống, hoạch định nguồn lực và tối ưu hóa quy trình bán hàng. Vậy quy trình bán hàng Odoo là gì? Làm thế nào để tối ưu quy trình bán hàng của doanh nghiệp bạn với Odoo? Hãy cùng với Magenest tìm hiểu về việc ứng dụng Odoo trong quá trình xây dựng và triển khai quy trình bán hàng chuẩn hóa cho doanh nghiệp trong bài viết này nhé.

Quy trình bán hàng là gì?

Trước khi đi vào việc xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp với Odoo, ta cần tìm hiểu về quy trình bán hàng. Quy trình bán hàng là một loạt các bước, giai đoạn và hoạt động cụ thể được thực hiện để tiếp cận, tương tác và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh và đóng vai trò quyết định đến sự thành công và tăng trưởng của một doanh nghiệp.

Ý tưởng của thuật ngữ trên bắt nguồn từ việc hình dung việc kinh doanh giống như việc đi dọc theo một con đường đã định, từ lead khách hàng ban đầu mới bắt đầu có nhận thức về thương hiệu cho tới việc họ ra quyết định thực hiện giao dịch và mua dịch vụ, hàng hóa của doanh nghiệp. 

Các giai đoạn khác nhau của quy trình bán hàng phụ thuộc vào các quy trình riêng của từng doanh nghiệp, phù hợp với từng đối tượng khách hàng của họ. Mục tiêu cuối cùng của việc xây dựng quy trình bán hàng là chuyển hóa các cơ hội tiếp cận lead thành khách hàng mua hàng và rồi là những khách hàng trung thành với thương hiệu. 

Việc sử dụng một phần mềm quản lý cho việc xây dựng và triển khai quy trình bán hàng của công ty là điều cần thiết. Khi có sự hỗ trợ tới từ các phần mềm này, không những các nhân viên bán hàng có thể nhìn một cách trực quan các giai đoạn bán hàng, họ còn có thể kiểm soát hiệu quả các lead, giao dịch cũng như tình trạng về một khách hàng nào đó. 

Quy trình bán hàng Odoo là một phương pháp hiệu quả để tăng doanh thu và quản lý quy trình kinh doanh của công ty. Với Odoo, bạn có thể tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện cho việc bán hàng, từ việc tiếp cận tới các khách hàng tiềm năng cho đến theo dõi khách hàng và chốt đơn, thực hiện giao dịch.

Các giai đoạn của một quy trình bán hàng cơ bản

Mỗi doanh nghiệp sẽ có triết lý kinh doanh riêng, đối tượng khách hàng khác nhau cũng nhiều yếu tố khác nên các quy trình bán hàng của mỗi một tổ chức cũng sẽ là riêng biệt và không ai giống ai. Quy trình bán hàng thường được chỉnh sửa, thay đổi sao cho phù hợp và tối ưu nhất cho thực tế của doanh nghiệp đó.

Tuy nhiên, tất cả các quy trình bán hàng riêng rẽ đó đều vẫn phải dựa trên một nền tảng chung của một quy trình bán hàng cơ bản, chung nhất. Dưới đây là các giai đoạn của một quy trình bán hàng cơ bản của doanh nghiệp và có thể được áp dụng lên phần mềm Odoo.

Giai đoạn 1: Tiếp cận với khách hàng triển vọng (Prospect)

Khách hàng triển vọng, hay khách hàng tiềm năng (hay lead theo cách nói ngắn gọn), đến với công ty thông qua các hoạt động Marketing, quan hệ công chúng hay các hoạt động quảng bá khác mà do chính công ty hoặc bên thứ ba do công ty thuê thực hiện. Các khách hàng này thường bắt đầu với việc tò mò về thương hiệu của bạn, mong muốn tìm hiểu thêm và hay xem xét kỹ rằng liệu sản phẩm hay dịch vụ mà công ty của bạn cung cấp có giải quyết được vấn đề mà họ gặp phải hay không.

Giai đoạn tiếp cận khách hàng triển vọng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một tệp khách hàng tiềm năng và thiết lập mối quan hệ ban đầu với họ. Doanh nghiệp phải nghiên cứu và xác định những khách hàng có khả năng mua sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc nghiên cứu thị trường, thu thập thông tin khách hàng, và xác định những tiêu chí quan trọng để đánh giá khách hàng tiềm năng.

Sau khi xác định khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần tiếp cận và thiết lập một mối quan hệ ban đầu với họ. Điều này có thể được thực hiện qua việc liên hệ trực tiếp, gửi email, tham gia các sự kiện hoặc networking để gặp gỡ và trò chuyện với họ.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần tạo sự quan tâm và khám phá nhu cầu của khách hàng tiềm năng. Bằng cách lắng nghe và tìm hiểu về vấn đề hoặc thách thức mà khách hàng đang gặp phải, doanh nghiệp có thể đưa ra giải pháp phù hợp và thể hiện giá trị của mình.

Giai đoạn 2: Đánh giá khách hàng tiềm năng và chuyển hóa cơ hội (Opportunity)

Giai đoạn này bao gồm những khách hàng tiềm năng đã tìm đến với doanh nghiệp và bạn có thể bắt đầu cách tiếp cận khác như bằng một cuộc gọi hoặc một cuộc họp để trình bày về cách sản phẩm hay dịch vụ của bạn hoạt động, những vấn đề mà nó có thể giải quyết, những giá trị mà nó có thể mang lại. Đây là lúc khách hàng cơ hội của bạn sẽ xác định xem sản phẩm, dịch vụ có đáp ứng yêu cầu hay không, cũng như các nhân viên bán hàng sẽ đánh giá khách hàng đó có đủ điều kiện để được phân loại sang giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng không.

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần chú ý tập trung vào việc phát triển mối quan hệ với khách hàng sâu hơn nữa. Thông qua việc xem xét các yếu tố như nhu cầu của khách hàng, sự phù hợp giữa nhu cầu đó và công dụng của sản phẩm, dịch vụ và mức độ quan tâm, doanh nghiệp có thể định rõ mức độ thành công có thể đạt được và triển khai các hoạt động phù hợp.

Trong giai đoạn cơ hội, doanh nghiệp cần tạo mối tương tác chặt chẽ với khách hàng tiềm năng. Gửi email, gọi điện, tổ chức cuộc họp hoặc trình bày về demo sản phẩn chẳng hạn, là các hoạt động thường được thực hiện để truyền đạt giá trị sản phẩm hoặc dịch vụ và giải đáp các câu hỏi hay thắc mắc của khách hàng.

Giai đoạn 3: Khách hàng đạt chuẩn (Qualified)

Các khách hàng tiềm năng sẽ được xếp vào giai đoạn của quy trình bán hàng này nếu nhân viên bán hàng đã xem xét và cân nhắc rằng họ đủ tiêu chuẩn để có thể chuyển hóa thành giao dịch mua bán thực sự. Một cách gọi thông thường và ngắn gọn hơn của các khách hàng trong giai đoạn này là qualified lead (hay các lead đạt đủ tiêu chuẩn để bán hàng). Trong giai đoạn này, việc thực hiện các cuộc gọi, họp mặt hay gửi email để xác định cụ thể hơn những nhu cầu là điều cần thiết. Thông qua các hoạt động này, doanh nghiệp cần xác định xem họ có đạt đủ các tiêu chí dưới đây hay không:

• Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp có thể giải quyết các nhu cầu cụ thể của họ không? 
• Họ có đủ khả năng kinh tế để chi trả cho sản phẩm, dịch vụ không?
• Họ có phải là người có khả năng đưa ra quyết định mua hàng không hay cần phụ thuộc vào ý kiến của các bên khác?
• Thái độ của họ với việc mua hàng của doanh nghiệp có tích cực không?

Dựa trên các tiêu chí, căn cứ vào câu trả lời có được, bạn sẽ cần có các hành động và phương án xử lý sao cho phù hợp. Nếu các câu trả lời đều là có, đáp ứng đủ các tiêu chí, đây là trường hợp tuyệt vời nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị các phương án đề xuất để chốt đơn với khách hàng. Còn trong trường hợp các câu trả lời chưa đáp ứng hết các tiêu chí, cũng không cần phải quá buồn hay lo lắng bởi lẽ họ có thể là các khách hàng vào những thời điểm khác của doanh nghiệp. 

Thực tế chỉ ra rằng khách hàng có thể mất từ nửa tới một tháng để tìm hiểu về sản phẩm trước khi quyết định thực sự mua hàng hay sử dụng dịch vụ. Trong thời gian này, các nhân viên bán hàng vẫn cần có các hoạt động quan tâm và xây dựng mối quan hệ với họ để tác động tích cực tới quá trình ra quyết định. Tuy nhiên, cần lưu ý tránh gọi quá nhiều hay spam email, tin nhắn bởi đây là các hành động có thể gây khó chịu và phiền phức cho khách hàng, ảnh hưởng tiêu cực tới quá trình bán hàng.

Giai đoạn 4: Đề xuất phương án (Proposal)

Đây là một giai đoạn quan trọng, trong đó doanh nghiệp trình bày một đề xuất cụ thể cho khách hàng. Giai đoạn này nhằm mục đích chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự và thúc đẩy quá trình giao dịch tiếp tục. Doanh nghiệp cũng cần làm rõ thêm các nhu cầu chưa được chỉ ra trong các giai đoạn trước đó và đề xuất thêm các giải pháp để giải quyết chúng.

Khách hàng tiềm năng khi đã đi được tới giai đoạn này thường có tỷ lệ chốt đơn rất cao, họ đã có niềm tin khá vững chắc vào thương hiệu, vì thế việc đề xuất giải pháp không còn là việc tạo dựng niềm tin hay mối quan hệ sâu sắc nữa mà là việc trình bày sản phẩm, dịch vụ sẽ giải quyết các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp ra sao. Bằng cách trình bày thông tin chi tiết, ưu điểm và khả năng giải quyết vấn đề, doanh nghiệp cung cấp cơ sở để khách hàng đưa ra quyết định mua hàng.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải rõ ràng về giá cả, điều kiện thanh toán và các yếu tố giá trị bổ sung để khách hàng nhận thức rõ ràng về lợi ích và giá cả của giao dịch. Những chính sách về giao vận hay hoàn trả cũng là những yếu tố tiên quyết cuối cùng để chốt đơn trong giai đoạn này của quy trình bán hàng.

Giai đoạn 5: Khách hàng thực sự (Won/Lost)

Sau giai đoạn đề xuất giải pháp, nếu khách hàng đồng ý với đề xuất đó cùng các điều khoản đi kèm thì đây chính là một thành công lớn. Khách hàng tiềm năng đã chuyển sang khách hàng thực sự và có thể được xếp vào giai đoạn chiến thắng (Won stage).

Tuy nhiên, viễn cảnh ấy không phải lúc nào cũng xảy ra, bởi ngược lại, nếu khách hàng không đồng ý với một vài điều khoản trong đề xuất và từ chối chốt đơn, họ sẽ không được chuyển sang Won stage. Ngược lại, các khách hàng này sẽ được đánh dấu vào Lost stage, các thông tin vẫn sẽ được lưu lại bởi khả năng cao họ sẽ mua hàng vào thời gian sau.

Lưu ý rằng các bất cứ khách hàng nào rời đi trong các giai đoạn trước của quy trình bán hàng cũng đều được đánh dấu vào Lost stage.

Xây dựng quy trình bán hàng trong Odoo

Odoo CRM là một module trong hệ thống các phân hệ chức năng của hệ thống Odoo. Đây là module được thiết kế và phát triển để phục vụ riêng cho bộ phận bán hàng quản lý quan hệ khách hàng và quy trình bán hàng của mình.

Odoo CRM cung cấp những tiện ích và chức năng tốt nhất giúp doanh nghiệp không những quản lý hiệu quả tệp khách hàng của mình mà còn vận hành quy trình bán hàng một cách tối ưu hơn. Nhờ vào các báo cáo theo thời gian thực, các tính năng quản lý hiệu quả nhất được tích hợp, Odoo giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề đau đầu liên quan tới quản lý quy trình bán hàng.

Khi nhấn vào phân hệ CRM, một trình quản lý sẽ hiện ra trên màn hình. Các hoạt động của quy trình bán hàng có thể được sắp xếp theo các giai đoạn khác nhau. Khách hàng tiềm năng/cơ hội được tạo từ nhiều nguồn và được tập hợp lại trong Odoo, sau đó được xếp theo tiến trình của trong quy trình bán hàng. Khả năng tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba của Odoo được sử dụng để khai thác khách hàng tiềm năng từ các nguồn như website của công ty, email, SMS, sự kiện, các kênh mạng xã hội,… Khách hàng tiềm năng từ tất cả các kênh này có thể được quản lý hiệu quả với sự hỗ trợ của Odoo CRM. 

Ảnh trên hiển thị bảng điều khiển chính của module Odoo 16 CRM. Như bạn có thể thấy trong ảnh, có bốn mục chính là Sales, Leads, Reporting và Configuration có sẵn trong module này. Trong mỗi mục này, bạn sẽ có thể nhận được một số tùy chọn để thực hiện các tác vụ khác nhau liên quan đến quản lý khách hàng trong Odoo 16. Cửa sổ My Pineline sẽ hiển thị bản ghi của tất cả khách hàng tiềm năng được tạo từ các kênh khác nhau. Giống như trong các phiên bản cũ hơn của Odoo, bạn có thể thay đổi giao diện của nền tảng. 

Ảnh chụp màn hình hiển thị bên dưới bao gồm các giai đoạn như New, Qualified, Proposition và Won. Như tiêu đề của các giai đoạn cho biết, tất cả khách hàng tiềm năng mới sẽ xuất hiện trong New. Trong số các khách hàng tiềm năng mới, chỉ những khách hàng tiềm năng đủ điều kiện dựa trên các tiêu chí nhất định mới được chuyển sang giai đoạn tiếp theo là Qualified. Các khách hàng tiềm năng thành công chuyển đổi thành khách hàng thực sự có thể được chuyển sang giai đoạn Won.

Tương tự, bạn có thể dễ dàng tạo các giai đoạn cần thiết cho khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng nút +Stage. Khi bạn nhấp vào nút này, một trường mới sẽ xuất hiện như trong hình bên dưới, sau đó bạn nhập tiêu đề cho giai đoạn mới vừa tạo. 

Đặt tiêu đề và nhấp vào nút Add. Bạn có thể tạo nhiều giai đoạn mới cho khách hàng tiềm năng bằng cách này. Khi bạn tạo một giai đoạn mới, bạn có thể thay đổi các thiết lập của giai đoạn tương ứng bằng cách sử dụng biểu tượng bánh răng xuất hiện gần tiêu đề như trong ảnh bên dưới. Bạn có thể điều chỉnh tiêu đề và nhấp vào nút Add. 

Sau khi nhấp vào biểu tượng, bạn sẽ có thể Fold, Edit và Delete giai đoạn theo mong muốn. Khi bạn nhấp vào nút Edit, bạn sẽ thấy một cửa sổ được bật lên và có thể được sử dụng để chỉnh sửa giai đoạn tương ứng.

Nếu bạn muốn coi giai đoạn đã chọn là Won stage đối khách hàng tiềm năng, bạn có thể kích hoạt trường Is Won stage?. Có thể gấp giai đoạn tương ứng bằng cách kích hoạt trường Folded in Pipeline. Trong trường Sales Team, bạn được phép nhập vào một nhóm bán hàng cụ thể trong giai đoạn này. Các nhóm bán hàng khác sẽ không thể nhìn thấy hoặc sử dụng giai đoạn này ngoài những nhóm được đề cập trong trường Sales Team. Các yêu cầu để có thể xếp các lead vào giai đoạn này được ghi tại trường Requirements  để các thành viên trong nhóm có những hình dung chính xác về yêu cầu của giai đoạn này. Sau khi chỉnh sửa, đừng quên nhấn vào Save.

Doanh thu dự kiến cho mỗi giai đoạn có thể được nhìn thấy ở góc trên cùng bên phải của các cột tương ứng. Bạn có thể chuyển đổi các giai đoạn của khách hàng tiềm năng bằng cách sử dụng tính năng kéo và thả. Doanh thu dự kiến ​​cũng sẽ được cập nhật tự động dựa trên bản ghi mới khí có thay đổi.

Trên mỗi bản ghi khách hàng tiềm năng, bạn sẽ có thể tìm thấy các ngôi sao để đánh dấu mức độ ưu tiên. Dựa trên mức độ ưu tiên của khách hàng tiềm năng, bạn có thể xếp hạng sao cho khách hàng tiềm năng. 

Từ bảng điều khiển chính, bạn có thể lên lịch các hoạt động khác nhau cho khách hàng tiềm năng. Như trong hình dưới, khi ấn vào biểu tượng đồng hồ nhỏ, bạn sẽ có thể lên lịch cho các hoạt động khác nhau. Ngay khi bạn nhấp vào biểu tượng này, Odoo sẽ hiển thị danh sách các hoạt động đã lên lịch. Nếu không, bạn có thể nhấp vào nút Schedule An Activity để lên kế hoạch cho một hoạt động mới. Odoo sẽ hướng bạn đến bảng điều chỉnh mới nơi bạn có thể lên kế hoạch cho các hoạt động mới.

Odoo cung cấp cho doanh nghiệp một phần riêng để cấu hình các loại hoạt động khác nhau trong menu Configuration. Tại đây, bạn có thể chọn hoạt động bắt buộc mà bạn dự định lên lịch trong trường Activity Types. Cùng với điều này, bạn có thể chỉ định Summary hoạt động. Chỉ định nhân viên giám sát hoạt động này trong trường Assign To. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, đừng quên đề cập đến Due Date của hoạt động. Cuối cùng, bạn có thể lên lịch hoạt động bằng cách nhấp vào nút Schedule. 

Sau khi hoàn thành hoạt động, bạn có thể sử dụng nút Mark as Done. Nếu bạn đã hoàn thành một hoạt động đã lên lịch và muốn lên lịch cho một hoạt động mới, bạn có thể nhấp vào nút Done & Schedule Next. Để hủy hoạt động đã lên lịch, hãy sử dụng nút Discard. Các hoạt động được lên kế hoạch có thể được nhìn thấy bằng màu xanh lục. Màu đỏ biểu thị các hoạt động quá hạn. Các hoạt động được lên lịch cho ngày hôm nay sẽ được hiển thị bằng màu vàng.

Bạn sẽ có tùy chọn thêm nhanh trên mỗi cột để nhanh chóng thêm khách hàng tiềm năng theo các giai đoạn cụ thể. Tùy chọn này sẽ có sẵn ở dạng biểu tượng + gần tiêu đề của từng giai đoạn như trong hình bên dưới.

Quy trình tìm kiếm trong module CRM của Odoo cũng rất trực quan và dễ dàng. Các tùy chọn Filter, Group By và Favorites trong Odoo CRM bao gồm nhiều công cụ sắp xếp khác nhau để dễ dàng truy xuất dữ liệu cần thiết.

Khi chúng ta nhìn vào chế độ xem List của quy trình CRM, bạn sẽ nhận được bản xem trước cùng với thông tin chi tiết về Opportunity, Contact Name, Email, Phone, Company, Salesperson, Next Activity, My Deadline, Expected Revenue, và Stage.

Bạn có thể làm thêm các cột cho bản xem trước của danh sách bằng cách thêm các chi tiết khác liên quan đến khách hàng tiềm năng, chẳng hạn như Created On, Customer, City, State, Country, Sales Team, Priority, Assigned Partner, Activity By, Campaign, Medium, Source, Expected Closing, và Probability.

Lợi ích khi xây dựng quy trình bán hàng với Odoo

Xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả trong Odoo mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Với sự hỗ trợ của Odoo, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng và tăng doanh thu. Dưới đây là những lợi ích khi xây dựng quy trình bán hàng với Odoo.

Quản lý và tổ chức hiệu quả

Odoo cung cấp các công cụ và tính năng giúp bạn quản lý và tổ chức quy trình bán hàng một cách hiệu quả. Bạn có thể theo dõi các giai đoạn của quy trình, từ tiếp cận khách hàng đến chốt giao dịch. Việc sắp xếp và quản lý thông tin khách hàng, đề xuất, giao dịch và lịch trình giúp bạn tổ chức công việc một cách có hệ thống và tiết kiệm thời gian.

Tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng

Quy trình bán hàng trong Odoo giúp tăng cường khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng. Bạn có thể thu thập thông tin khách hàng, theo dõi hoạt động tiếp cận và tương tác với khách hàng một cách có hệ thống. Việc phân loại khách hàng và theo dõi tình trạng của từng giao dịch giúp bạn xác định ưu tiên và tạo kế hoạch tiếp cận hiệu quả.

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Odoo cung cấp các tính năng tự động hóa và tích hợp trong quy trình bán hàng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Bạn có thể tạo ra các quy trình tự động cho việc gửi email, tạo đề xuất, tạo báo giá và thậm chí lập hợp đồng. Điều này giúp giảm thiểu công việc thủ công, tăng cường độ chính xác và hiệu suất trong quá trình bán hàng.

Tăng khả năng tương tác và giao tiếp

Quy trình bán hàng trong Odoo giúp tăng khả năng tương tác và giao tiếp với khách hàng. Bạn có thể gửi email, lịch hẹn và gọi điện trực tiếp từ hệ thống Odoo. Các thông báo tự động và lịch trình giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và theo dõi các hoạt động giao tiếp.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu rất kỹ càng về quy trình bán hàng nói chung và quy trình bán hàng Odoo nói riêng, những lợi ích mà quy trình này mang lại cho doanh nghiệp và cách thức sử dụng Odoo CRM tối ưu cho quy trình bán hàng. Việc thiết lập và sử dụng cụ thể hơn sẽ tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, đối tượng khách hàng mục tiêu của từng doanh nghiệp. 

Có thể khi mới bắt đầu sử dụng Odoo cho các hoạt động quản lý quy trình bán hàng của doanh nghiệp, bạn sẽ cảm thấy có đôi chút khó khăn. Tuy nhiên, hãy theo dõi thật kỹ các hướng dẫn mà chúng tôi trình bày ở trên, tham khảo thêm các tài liệu chính thức tới từ Odoo hoặc liên hệ ngay với các chuyên gia tới từ Magenest, chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn.