Odoo Accounting là một phần mềm kế toán cực kỳ hữu ích cho doanh nghiệp trong việc quản lý và thực thi toàn bộ nghiệp vụ của phòng ban Kế toán, góp phần đáng kể trong việc tăng trưởng hiệu quả của quá trình kinh doanh.
Hãy cùng Magenest tìm hiểu thêm về Odoo Accounting là gì cũng như chi tiết lợi ích và các tính năng cực kỳ tiện lợi của phần mềm này ở bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Odoo Accounting là gì?
Odoo Accounting là một trong những công cụ cực kỳ hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp tăng trưởng năng suất kinh doanh thêm hiệu quả. Module vốn là một Module tích hợp sẵn bên trong nền tảng Odoo nhưng vẫn có thể hoàn toàn được doanh nghiệp vận hành một cách độc lập như phần mềm kế toán chuyên nghiệp. Module hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa các công việc của bộ phận Kế toán và cho phép theo dõi chặt chẽ dòng tiền của công ty. Bộ phận Kế toán có thể quản lý các hoạt động trong lĩnh vực tài chính và thực hiện các giao dịch chỉ với vài thao tác nhấp chuột vô cùng đơn giản.
Accounting Odoo được trang bị đầy đủ những chức năng cần thiết cho công việc kế toán – tài chính, chẳng hạn như: bảng điều khiển tổng quan về tài chính, Menu điều hướng, tính năng phân bổ các quyền truy cập hệ thống, những báo chi chi tiết về hóa đơn từ phía nhà cung cấp cũng như hóa đơn của khách hàng giao dịch với doanh nghiệp.
Các tính năng của Odoo Accounting
Kế toán kho (Stock Accounting)
Tính năng đầu tiên và cực kỳ quan trọng của Odoo Accounting chính là Stock Accounting hay Kế toán kho. Doanh nghiệp sẽ được cung cấp 2 phương pháp hoạch định vấn đề tồn kho gồm: kiểm tra định kỳ và kê khai thường xuyên. Kết hợp với 2 phương pháp hoạch định này, Accounting Odoo còn mang đến những cách thức tính toán giá tồn kho gồm: thực tế đích danh, bình quân gia quyền, FIFO,… Những phương pháp này sẽ hỗ trợ bộ phận Kế toán theo dõi và kiểm soát chi tiết từng loại hàng hóa tồn trong từng kho khác nhau và tổng hợp theo mỗi nhóm hàng hóa.
Tính năng Stock Accounting còn giúp doanh nghiệp có thể phân tích tồn kho một cách chính xác nhất theo từng thời điểm, gửi các cảnh báo về số lượng sản phẩm tồn kho cho mỗi mặt hàng khác nhau khi chúng trên hoặc dưới định mức, gửi các cảnh báo về sản phẩm tồn kho quá hạn,…
Kế toán quản trị (Analytics Accounting)
Tính năng tiếp theo và cũng là tính năng nổi bật nhất trong phần mềm Odoo Accounting chính là Analytics Accounting (tức kế toán quản trị). Với Analytics Accounting, doanh nghiệp có thể quản lý và tiến hành đánh giá chi tiết mức độ lời hay lỗ của các cửa hàng, chi nhánh, đại lý khác nhau.
Từ đó, chúng ta sẽ kiểm soát chặt chẽ toàn bộ ngân sách, chi phí phân bổ cho từng dự án sản phẩm, từng bộ phận, phòng ban. Khi một hệ thống tài khoản phân tích được thiết lập, tất cả bút toán đều sẽ được hệ thống ghi nhận lại, song song đó, chúng cũng được tham chiếu tới tài khoản phân tích. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc phân tích và đánh giá.
Odoo Accounting hỗ trợ tạo hóa đơn trực tiếp
Tạo hóa đơn trực tiếp cũng là một tính năng vô cùng hữu ích và tiện lợi của Odoo Accounting. Các hóa đơn từ những giao dịch mua bán sẽ được trực tiếp khởi tạo và doanh nghiệp có thể liên tục theo dõi chi phí. Nhờ đó, những bên liên quan sẽ nhận được các khoản thanh toán nhanh hơn, tạo nên nhiều sự thuận tiện, dễ dàng nâng cao sự hợp tác trong những lần tiếp theo. Những khoản chi phí và giao dịch cũng sẽ được thực hiện nhanh gọn, xuyên suốt hơn khi sử dụng chi phí và hóa đơn trực tuyến.
Odoo Accounting hỗ trợ nhiều loại tiền tệ khác nhau
Tính năng tiếp theo trong Odoo Accounting chính là đa tiền tệ. Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp tiến hành mở rộng hoạt động kinh doanh ra thị trường quốc tế, dẫn đến việc giao dịch cũng cần phải được điều chỉnh sao cho linh hoạt và đa dạng loại tiền tệ nhất. Odoo Accounting đã hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết vấn đề này bằng việc cung cấp khả năng ghi nhận toàn bộ bút toán dưới đồng tiền hạch toán lẫn đồng tiền quy đổi.
Không những vậy, Odoo Accounting còn cập nhật tỷ giá so với đồng tiền quy đổi liên tục hàng ngày và tính toán chênh lệch tỷ giá một cách tự động theo đúng với Thông tư mới nhất mà Bộ Tài chính đã ban hành. Nhờ tính năng hỗ trợ nhiều loại tiền tệ này, doanh nghiệp có thể làm việc với nhiều khách hàng khác nhau, giao dịch nhiều loại tiền tệ khác nhau trên thế giới một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.
Quản lý sổ cái
Sổ cái ghi lại toàn bộ thông tin của mọi giao dịch đang được diễn ra trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, tính năng quản lý sổ cái trong Odoo Accounting sẽ hỗ trợ doanh nghiệp làm việc trên toàn bộ khía cạnh của công việc kế toán. Thông tin sẽ được bộ phận Kế toán nhập và định dạng theo đúng như các chính sách mà doanh nghiệp đã đặt ra.
Quản lý tài sản
Trong phần mềm Odoo Accounting, nhóm chức năng Fixed Assets (tức tài sản cố định), chi phí trả trước (bao gồm dụng cụ, công cụ) sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong vấn đề quản lý tài sản, dụng cụ, công cụ một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Ngoài ra, Accounting Odoo còn giúp chúng ta trích khấu hao cũng như sinh bút toán phân bổ chi phí theo đúng thời gian sử dụng một cách tự động.
Không những vậy, tính năng quản lý tài sản trong Module kế toán của còn bao gồm những việc như: quản lý chi tiết các linh kiện bên trong tài sản cố định, theo dõi chi phí sửa chữa tài sản cố định, các khoản phí bảo trì, lịch trình bảo trì, xây dựng kế hoạch bảo trì cho từng loại tài sản cố định, tính toán một cách chính xác và tự động chi phí khấu hao khi tài sản được nâng cấp, hạch toán bút toán thanh lý tài sản một cách tự động,…
Quản lý các khoản vay và đầu tư
Tính năng tiếp theo trong Odoo Accounting chính là quản lý các khoản vay và đầu tư. Doanh nghiệp có thể trực tiếp kiểm soát các khoản vay với gốc ngoại tệ theo nguyên tệ từ ngay khi nhận tiền vay đến khi thanh lý khoản vay này. Với tính năng này, chúng ta còn có thể theo dõi và kiểm tra khoản vay theo những dự án, những công trình khác nhau, quản lý từng đối tượng mà chúng ta cho vay, quản lý hợp đồng vay,… Nhờ tính năng quản lý các khoản vay và đầu tư này, bộ phận Kế toán sẽ tổng hợp đầy đủ thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn rất nhiều.
Báo cáo tài chính (Financial Statements)
Tính năng Financial Statements (tức báo cáo tài chính) sẽ hỗ trợ tổng hợp những kết quả đầu ra của tất cả hoạt động kế toán trong doanh nghiệp, từ đó, giúp cho việc phân tích, đánh giá hiệu quả của quá trình sản xuất – kinh doanh được chính xác hơn. Với Odoo Accounting, chúng ta có thể xem xét và truy xuất báo cáo tài chính sao cho phù hợp nhất với Thông tư của Bộ tài chính (TT200) ở mọi thời điểm mà không cần chờ kết chuyển cuối kỳ, cực kỳ linh hoạt và tiện lợi.
Hướng dẫn sử dụng Odoo Accounting
Trên giao diện Odoo Accounting, doanh nghiệp sẽ thực hiện những hoạt động sau:
- Thiết lập hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp
- Thiết lập hóa đơn khách hàng và nhận tiền
Thiết lập hóa đơn cho nhà cung cấp
Đối với hoạt động mua hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp. Trong giao diện tạo hóa đơn cho nhà cung cấp, chúng ta cần cung cấp đầy đủ thông tin trong các mục sau:
- Nhà cung cấp
- Tham chiếu nhà cung cấp
- Thêm đơn hàng
- Tài liệu nguồn
- Ngày hóa đơn
- Ngày đến hạn
Sau đó, doanh nghiệp sẽ xác nhận hóa đơn và chọn thanh toán cho nhà cung cấp. Lúc này, chúng ta sẽ xác nhận chính xác phương thức thanh toán, ngày thanh toán, tổng tiền và ghi chú về hóa đơn và hoàn thành thanh toán cho nhà cung cấp.
Thiết lập hóa đơn khách hàng
Đối với hoạt động bán hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành thiết lập hóa đơn khách hàng và nhận tiền. Trong giao diện tạo hóa đơn khách hàng, chúng ta cần cung cấp đầy đủ thông tin trong các mục sau:
- Khách hàng
- Điều khoản thanh toán
- Ngày hóa đơn
- Nhân viên bán hàng
- Đội ngũ bán hàng
Sau đó, doanh nghiệp sẽ xác nhận hóa đơn và chọn thanh toán để nhận tiền từ khách hàng. Lúc này, tương tự như khi tạo hóa đơn cho nhà cung cấp, chúng ta cũng sẽ xác nhận chính xác phương thức thanh toán, ngày thanh toán, tổng tiền, ghi chú về hóa đơn và hoàn thành hoạt động nhận tiền từ khách hàng.
Lợi ích của Odoo Accounting
Dễ dàng đối chiếu khi sử dụng Odoo Accounting
Khi sử dụng Accounting Odoo, doanh nghiệp sẽ rất dễ dàng trong việc đối chiếu tài khoản ngân hàng của công ty với các nền tảng kế toán khác theo đúng thời gian thực. Module kế toán của hệ thống Odoo có khả năng được định cấu hình nhằm đồng bộ hóa các báo cáo ngân hàng của doanh nghiệp với nền tảng định kỳ theo đúng thời gian thực. Nhờ chức năng này mà quá trình đối chiếu thông tin được diễn ra cực kỳ nhanh chóng, giúp cho người dùng luôn cập nhật được dữ liệu một cách kịp thời nhất.
Tạo hóa đơn trực tiếp
Odoo Accounting còn cho phép người dùng trực tiếp tạo những hóa đơn bán sản phẩm – dịch vụ ở từng giai đoạn hoạt động khác nhau. Những hóa đơn này có thể được tạo từ chính các báo giá bán hàng và gửi đến cho từng khách hàng cụ thể thông qua Email hoặc gửi tận tay họ. Không những vậy, Module kế toán của hệ thống Odoo còn cho phép doanh nghiệp tạo hóa đơn đúng theo thời gian mà dịch vụ đang được diễn ra.
Báo cáo theo thời gian thực
Một lợi ích tuyệt vời khác của Accounting Odoo chính là khả năng báo cáo chính xác theo thời gian thực. Ở định dạng báo cáo của nền tảng, doanh nghiệp có thể liên tục theo dõi và kiểm tra những khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như: mức độ lãi – lỗ, dữ liệu bán hàng, chi tiết hóa đơn,… Doanh nghiệp có thể dễ dàng sắp xếp những dữ liệu được tổng hợp theo thời gian thực này bằng cách lọc theo từng nhóm với các tiêu chí, đặc điểm khác nhau. Những báo cáo kế toán này còn được thể hiện bằng nhiều dạng như bảng biểu, đồ thị, biểu đồ và có thể được xem ở nhiều định dạng của nền tảng.
Dễ dàng tạo sổ cái và sơ đồ các tài khoản
Lợi ích tiếp theo của Odoo Accounting là việc dễ dàng tạo sổ cái và cập nhật chúng. Sổ cái sẽ được phân chia và mô tả dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, Odoo Accounting còn cho phép thiết lập và quản lý sơ đồ các tài khoản, chẳng hạn như: số tiền phải trả và phải thu có thể được định cấu hình ở những khía cạnh khác nhau của hoạt động tín dụng lẫn ghi nợ của doanh nghiệp.
Liên tục theo dõi các khoản thanh toán
Odoo Accounting cũng cho phép doanh nghiệp liên tục theo dõi các tài khoản thanh toán chưa được khách hàng thực hiện. Tùy chọn này sẽ giúp chúng ta có thể gửi các thông báo nhắc nhở và hiển thị rõ ràng, chính xác số tiền mà khách hàng đang nợ chúng ta.
Hỗ trợ cấu hình năm tài chính đơn giản
Năm tài chính xác định tình trạng hoạt động của doanh nghiệp vào cuối kỳ. Odoo Accounting vô cùng tiện lợi khi cho phép bộ phận Kế toán tạo năm tài chính dựa vào ngày tháng theo yêu cầu được tiêu chuẩn hóa. Khi năm tài chính kết thúc, Odoo Accounting sẽ gửi cảnh báo đến doanh nghiệp bằng việc phân bổ các tài khoản phải trả và các tài khoản phải thu. Nếu có bất cứ tài khoản thanh toán nào không được phân bổ vào biểu đồ tài khoản, Odoo Accounting sẽ giúp chúng ta tạo thêm một tài khoản khác.
Kết luận
Hiểu rõ và ứng dụng Odoo Accounting, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn rất nhiều trong việc quản lý và thực thi toàn bộ nghiệp vụ của phòng ban Kế toán, góp phần đáng kể trong việc tăng trưởng hiệu quả của quá trình kinh doanh.
Để được miễn phí tư vấn về triển khai phần mềm Odoo nói chung và phần mềm Odoo Accounting nói riêng, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Magenest nhé!
