Hệ thống quản lý khách sạn (PMS): Lợi ích và các tính năng cần có

Hệ thống quản lý khách sạn không những giúp chủ sở hữu quản lý, điều hành mọi hoạt động kinh doanh và công việc của nhân viên mà còn góp phần to lớn vào quá trình hoạch định mục tiêu và triển khai các chiến lược kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.

Hãy cùng Magenest tìm hiểu Hệ thống quản lý khách sạn là gì cũng như các tính năng cần có khi doanh nghiệp muốn xây dựng Hệ thống quản lý khách sạn hoạt động trong bài viết này!

Hệ thống quản lý khách sạn (PMS) là gì?

Hệ thống quản lý khách sạn (Property Management System, viết tắt là PMS) là một hệ thống quản lý thông tin giúp chủ khách sạn cũng như các nhân viên phòng ban có thể thực hiện các nhiệm vụ quản lý, phục vụ khách hàng khác nhau, giúp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hiện nay, hệ thống quản lý khách sạn là một công cụ rất hữu ích được rất nhiều các khách sạn hiện đại triển khai.

Các tính năng cần có của hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả

Dưới đây là những tính năng quan trọng cần có của phần mềm quản lý khách sạn giúp doanh nghiệp kinh doanh khách sạn hoạt động ngày càng hiệu quả hơn.

Giao diện trực quan, đơn giản, dễ dùng

Hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả cần có giao diện trực quan, đơn giản, dễ dùng, đặc biệt, hệ thống cần sử dụng linh hoạt cả trên máy tính, điện thoại hay máy tính bảng,… Một điều quan trọng nữa là hệ thống cần tích hợp nhiều loại ngôn ngữ để người dùng từ nhiều khu vực khác nhau có thể dễ dàng tìm hiểu và ứng dụng.

Sử dụng bằng công nghệ đám mây

Với hệ thống trên nền tảng Cloud, chủ khách sạn có thể dễ dàng truy cập và quản lý ở bất cứ đâu, bằng bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần có Internet.

Khi được lưu trữ trên Cloud, việc sao lưu trên máy chủ Cloud luôn được thực hiện tự động nên các dữ liệu quan trọng sẽ không bao giờ bị gián đoạn hoặc bị mất. Điều này không những đem lại sự an tâm cho chủ khách sạn, tránh được rất nhiều những rủi ro đánh mất dữ liệu khi sử dụng hệ thống lưu trữ truyền thống tại chính nơi làm việc mà còn giúp cho quá trình làm việc được diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn rất nhiều.

Hệ thống quản lý khách sạn cần có dịch vụ khách hàng tốt và nhanh chóng

Một phần mềm quản lý khách sạn hiệu quả cần sở hữu dịch vụ khách hàng luôn sẵn sàng tư vấn chi tiết, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách sạn trong những lúc cần thiết. Có như vậy, công việc kinh doanh khách sạn, phục vụ khách lưu trú mới được tiến hành liên tục và xuyên suốt, không bị đình trệ bởi những sai lầm và thiếu sót.

Kết nối với các hệ thống bên ngoài một cách dễ dàng

Một phần mềm quản lý khách sạn mở có khả năng kết hợp với nhiều ứng dụng khác như phân tích dữ liệu khách hàng, quản lý hiệu suất công việc nhân viên, hoạt động Marketing hay Reputation Management (quản lý thương hiệu),… sẽ giúp ích rất nhiều cho việc quản lý khách sạn, giúp chủ khách sạn tiết kiệm chi phí, nguồn nhân lực cũng như công sức bỏ ra để vận hành khách sạn.

Hệ thống quản lý khách sạn cần có các Module độc lập trên một nền tảng chung

Việc sở hữu các Module độc lập trên một nền tảng chung sẽ giúp phần mềm quản lý khách sạn thêm tuyệt vời hơn vì nó không những phù hợp với những loại khách sạn vừa và nhỏ mà còn đáp ứng được nhu cầu của không ít khách sạn lớn hay chuỗi khách sạn. Chủ sở hữu khách sạn chỉ cần tích hợp các Module cần thiết hoặc chỉnh sửa, bổ sung thêm mà không phải thay đổi, lắp đặt lại một hệ thống nào mới nữa.

Lịch làm việc (Calendar) đơn giản, trực quan, dễ sử dụng

Giao diện lịch đặt phòng đơn giản, trực quan, dễ sử dụng sẽ hỗ trợ nhân viên lễ tân rất nhiều trong việc tìm kiếm và kiểm soát hiệu quả hơn các hoạt động đặt phòng của khách, trạng thái phòng hiện tại cũng như giá cả mỗi loại phòng như thế nào. Đặc biệt, lịch đặt phòng càng trực quan sẽ giúp cho việc thay đổi giá cả hoặc trạng thái phòng đặt được nhanh chóng và thuận tiện hơn rất nhiều.

Đặt và bán phòng dễ dàng thông qua Website

Thông qua PMS, các loại phòng còn trống với mức giá kèm theo sẽ được đề xuất cho khách hàng có nhu cầu, giúp tiết kiệm rất nhiều công sức và nguồn nhân lực cho khách sạn.

Ngoài ra, hệ thống sẽ tự động cập nhật toàn bộ thông tin, dữ liệu, hình ảnh về khách sạn lên Website thật trực quan và đầy đủ, đồng thời, hỗ trợ các thao tác trong quy trình đặt phòng và thanh toán của khách hàng. Từ đó, chúng ta sẽ cải thiện tỷ lệ chuyển đổi những khách hàng đặt phòng khách sạn của mình hiệu quả hơn rất nhiều. 

Hỗ trợ các loại mô hình giá phòng khác nhau

Một phần mềm quản lý khách sạn tốt cần có chức năng hỗ trợ các loại mô hình giá phòng khác nhau. Chẳng hạn, kiểm soát giá phòng theo cách quản lý doanh thu – lợi nhuận hiện đại sẽ đem lại nhiều lợi ích trong kinh doanh, song song đó, nhiều khách sạn vẫn muốn lựa chọn mô hình kiểm soát giá truyền thống. Chính vì vậy, để đáp ứng đầy đủ mong muốn của người dùng, hệ thống cần hỗ trợ đa dạng mô hình giá phòng.

Hỗ trợ tính năng lễ tân cho khách sạn

Việc tích hợp tính năng lễ tân khách sạn liên kết với thông tin, dữ liệu trên toàn bộ hệ thống sẽ góp phần tối ưu hiệu quả quy trình vận hành khách sạn. Khi gặp vấn đề thắc mắc, thay vì phải gọi điện cho các bộ phận khác nhau, khách hàng sẽ trực tiếp liên hệ với quầy lễ tân để nhận được câu trả lời chính xác ngay lập tức.

Liên kết với dịch vụ dọn phòng

Với số lượng lớn các phòng và nhu cầu dọn phòng, vệ sinh sạch sẽ trước, trong và sau quá trình sử dụng, hệ thống quản lý khách sạn cần liên kết với dịch vụ dọn phòng. Bên cạnh việc kiểm soát toàn bộ hoạt động dọn phòng, phần mềm cũng cần tính năng phân công, chỉ định, theo dõi quá trình làm việc và chấm công cho nhân viên đảm nhận việc vệ sinh từng phòng.

Quản lý các kênh giao dịch, bán phòng khách sạn

Bên cạnh Website chính thức hỗ trợ đặt phòng, khách sạn còn rất nhiều kênh giao dịch, bán phòng khác như Social Media, các đại lý, nhân viên Sales,… Chúng ta cần đảm bảo sự đồng bộ về thông tin loại phòng, giá cả, số lượng phòng đang trống,… giữa các kênh bán hàng.

Ngoài ra, giao diện quản lý các kênh này cũng cần đảm bảo tính linh hoạt, dễ dàng truy cập để các cấp quản lý, lãnh đạo có thể theo dõi và kiểm soát bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.

Tính năng truy xuất hóa đơn và thanh toán

Dù khách hàng đặt phòng từ bất kỳ kênh bán hàng nào, tất cả chúng đều cần đảm bảo được kết nối với một hệ thống truy xuất hóa đơn và thanh toán cho khách sạn thật đồng bộ, thống nhất. Ngoài ra, hệ thống quản lý khách sạn cũng cần có khả năng kết nối trực tiếp với hệ thống POS của khách sạn.

Tính năng báo cáo và phân tích các kết quả đạt được

Hệ thống quản lý khách sạn cần sở hữu tính năng phân tích các kết quả về số lượng khách hàng, doanh thu đạt được theo thời gian thực và theo ngày, tuần, tháng, quý, năm để truy xuất các báo cáo về hiệu quả hoạt động của khách sạn. Nhờ đó, các cấp quản lý, lãnh đạo có thể nắm chính xác tình hình doanh để có những kế hoạch, chiến lược phát triển hoặc thay đổi kịp thời, đảm bảo hiệu quả đạt được tốt nhất.

Phân loại các hệ thống quản lý khách sạn

Việc xây dựng PMS hiệu quả cần rất nhiều yếu tố. Trong đó, lựa chọn loại hệ thống phù hợp với mình là một điều rất cần thiết. Hiện tại, có hai loại hệ thống mà chủ sở hữu có thể lựa chọn triển khai tại khách sạn của mình:

Local Property Management System (Local PMS) 

Hệ thống này còn gọi là Hệ thống quản lý khách sạn PMS cục bộ dạng truyền thống, lưu trữ cục bộ tại khách sạn những dữ liệu quan trọng và cần thiết. Để triển khai và duy trì loại hệ thống này hiệu quả, doanh nghiệp cần phải sở hữu đội ngũ kỹ thuật chuyên nghiệp để bảo trì và vận hành hệ thống cũng như trang bị các thiết bị phần cứng, phần mềm, máy trạm,… thật đầy đủ.

Cloud-Based Property Management System (Cloud-Based PMS) 

Hệ thống này còn gọi là hệ thống quản lý khách sạn PMS vận hành trên nền tảng điện toán đám mây. Hiện nay, đa số các khách sạn hiện đại đã chuyển sang sử dụng loại hệ thống này bởi tính nhanh chóng và tiết kiệm chi phí của nó.

Chủ sở hữu không cần chi trả quá nhiều cho đội IT hay các thiết bị phần cứng – phần mềm mà có thể dễ dàng mua trọn gói dịch vụ được cung cấp sẵn. Do dữ liệu được lưu trữ Cloud nên chủ khách sạn có thể truy cập và quản lý ở bất cứ đâu, bằng bất kỳ thiết bị nào, chỉ cần có Internet. 

Sự khác biệt giữa Local PMS và Cloud-Based PMS

Vì sao doanh nghiệp kinh doanh khách sạn nên sử dụng hệ thống quản lý khách sạn?

Việc sử dụng hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp trong việc quản lý, điều hành và kinh doanh khách sạn một cách hiệu quả. Chúng ta có thể điểm qua các lợi ích tuyệt vời đó là: 

• Tích hợp hầu hết mọi hoạt động cần thiết của khách sạn trong duy nhất một nền tảng.
• Cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác về việc đặt phòng, nơi ở, những tiện ích kết hợp trong khách sạn như spa, nhà hàng, bar,…theo thời gian thực. 

• Thông báo và cập nhật tình hình hiện tại của doanh nghiệp, hỗ trợ cho các cấp lãnh đạo, quản lý hoạch định mục tiêu và triển khai các chiến lược kinh doanh ngày càng đạt hiệu quả cao hơn.
• Hỗ trợ nâng cao hiệu suất làm việc của các nhân viên khách sạn thông qua một quy trình quản lý chặt chẽ.
• Tối ưu và đơn giản hóa các hoạt động phức tạp mỗi ngày của các nhân viên khách sạn, đem lại sự thuận lợi để nhân viên khách sạn có thể phục vụ khách lưu trú một cách tốt nhất có thể.

Tuy lợi ích là vậy, nhưng việc xây dựng một hệ thống quản lý khách sạn tiết kiệm, hiệu quả vẫn là 1 quá trình dài và không hề dễ dàng. Chúng tôi có tổng hợp danh sách những phần mềm quản lí khách sạn tốt nhất hiện tại cho việc xây dựng nên hệ thống quản lý khách sạn, tham khảo danh sách của chúng tôi ngay tại đây.

Kết luận

Hệ thống quản lý khách sạn sẽ giúp chủ sở hữu khách sạn kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh và công việc của nhân viên hiệu quả hơn, đồng thời, hoạch định mục tiêu và triển khai các chiến lược kinh doanh đạt được doanh thu – lợi nhuận vượt bậc.

Để được tư vấn thêm về phần mềm quản lý khách sạn cũng như việc vận hành phần mềm quản lý khách sạn sao cho hiệu quả, hãy đăng ký theo dõi và cập nhật các tin tức mới nhất tại Magenest!