Quy trình triển khai ERP: Các bước thực hiện và chi phí thực tế

Chuyển đổi số mô hình kinh doanh đang trở thành một xu hướng mới hiện nay. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp muốn triển khai ERP để đưa toàn bộ quy trình vận hành của mình lên trên nền tảng số. Tuy nhiên, các hệ thống ERP thường có chi phí triển khai không hề nhỏ. Nếu bạn muốn ứng dụng ERP trong doanh nghiệp mình thì trước tiên bạn cần một quy trình triển khai ERP trong thực tế cụ thể để tránh lãng phí tiền bạc.

Thông thường, quy trình triển khai ERP gồm 6 bước:

  1. Lập kế hoạch.
  2. Lựa chọn nhân sự tham gia dự án triển khai ERP.
  3. Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín.
  4. Triển khai dự án ERP.
  5. Nghiệm thu và đánh giá.
  6. Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP.

Magenest sẽ nói rõ hơn cho các bạn về quy trình triển khai ERP trong bài viết này. Ngoài ra, chi phí cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi triển khai ERP nên hãy đọc tiếp để biết thêm chi tiết nhé!

Quy trình triển khai ERP trong thực tế

Bước 1: Lập kế hoạch

Trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ công việc gì, lên kế hoạch chi tiết luôn là điều cần thiết. Đặc biệt hơn, triển khai ERP luôn tốn nhiều thời gian và tiền bạc nên việc tạo dựng kế hoạch là điều bắt buộc. Việc có một kế hoạch cụ thể, đầy đủ sẽ giúp dự án triển khai ERP diễn ra hiệu quả hơn.

Bước 1: Lập kế hoạch triển khai ERP

Để lập kế hoạch, bạn cần nêu ra một số thông tin quan trọng như:

  • Ngân sách chi trả cho dự án.
  • Số lượng người tham gia.
  • Hệ thống ERP mong muốn.
  • Bài toán cần ERP giải quyết.
  • Các đầu việc cần xử lý.
  • Và nhiều thông tin khác.

Kế hoạch càng chi tiết, càng đầy đủ thì khi triển khai, doanh nghiệp bạn sẽ càng vận hành trơn tru.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia

Nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ một dự án nào. Chất lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thành công của dự án. Cụ thể khi triển khai ERP, nhân sự am hiểu về hệ thống và có quyền quyết định cao sẽ có thể lựa chọn được nền tảng ERP phù hợp nhất, cũng như dễ dàng kết nối các bộ phận để thực hiện dự án một cách thuận lợi nhất. Nhân sự có thể đưa ra các quyết định quan trọng thường là đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp bao gồm: tổng giám đốc; phó giám đốc; trưởng phòng;..

Một bộ phận khác nên tham gia vào dự án triển khai ERP đó bộ phận IT. Bộ phận này sẽ có vai trò đưa ra tư vấn ban đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nền tảng ERP. Đồng thời, họ cũng là bộ phận phối hợp với đội ngũ chuyên gia của đơn vị triển khai để được tư vấn kỹ thuật và đào tạo sâu về hệ thống. Sau khi bàn giao hệ thống, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia dự án triển khai ERP

Ngoài ra, một bộ phận nhân sự cũng không kém phần quan trọng của dự án đó là những người trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống ERP. Đây chính là những nhân viên nắm rõ nhất quy trình nghiệp vụ chuyên môn do mình phụ trách. Từ đó, họ có thể chuẩn hóa dữ liệu và đưa thông tin lên ERP, chạy thử nghiệm và chấp nhận hệ thống mới để đào tạo lại cho những người dùng cuối khác.

Bước 3: Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín

Trên thị trường hiện nay có vô số nhà cung cấp giải pháp ERP khác nhau. Vậy làm sao để có thể lựa chọn một công ty cung cấp và triển khai ERP uy tín?

Bước 3: Lựa chọn công ty triển khai ERP uy tín

Trước tiên, hãy lựa chọn một nền tảng ERP theo ngân sách của bạn đã lên trong kế hoạch. Để đảm bảo hệ thống ERP có thể thích ứng với tình hình phát triển trong dài hạn của doanh nghiệp, bạn nên đầu tư vào một nền tảng cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu và có khả năng mở rộng quy mô trong tương lai.

Ví dụ, Odoo là một phần mềm ERP toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp nhất hiện nay. Đây là phần mềm open-source cho phép người dùng chỉnh sửa và tuỳ biến mọi chức năng với hơn 10,000 phân hệ khác nhau để phục vụ mọi lĩnh vực và từng doanh nghiệp cụ thể. 

Sau đó, bạn có thể tìm kiếm trên Google các từ khoá như “đối tác Odoo” hoặc “triển khai Odoo” để tìm hiểu về các bên đối tác chính thức của Odoo hiện đang cung cấp dịch vụ triển khai hệ thống ERP trên nền tảng này. Đây sẽ là cách nhanh nhất để bạn có thể tìm kiếm một đối tác triển khai ERP uy tín.

Hãy chắc chắn về phần mềm ERP mà bạn lựa chọn cũng như đối tác. Bởi một dự án triển khai ERP diễn ra rất lâu. Một quyết định sai có thể ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Tổng quan về 50 phân hệ hữu ích trong Odoo ERP

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Sau khi bạn đã chắc chắn các quyết định trên và đi vào bước triển khai, nhà cung cấp sẽ chuyển giao cho bạn công nghệ, tài liệu, hướng dẫn chi tiết để sử dụng.

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Nếu bạn lựa chọn các hệ thống ERP cao cấp có khả năng tùy biến sâu như Odoo thì việc chỉnh sửa để hệ thống phù hợp với doanh nghiệp bạn sẽ mất từ 6 tháng đến 1 năm, thậm chí là hơn tuỳ thuộc và năng lực doanh nghiệp. Thông thường, nếu bạn làm việc với Magenest thì các dự án chỉ kéo dài từ 6-7 tháng mà thôi.

Nếu doanh nghiệp bạn không đủ ngân sách, bạn có thể lựa chọn các phần mềm ERP mặc định theo gói. Hoặc sử dụng một số module nhỏ để phục vụ các chức năng cần thiết trước. Bên cung cấp sẽ bàn giao hệ thống cho bạn một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian.

Bước 5: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Sau khi triển khai xong dự án ERP, theo quy trình, bạn sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ dự án. Giai đoạn này được gọi là nghiệm thu – đánh giá. Vì sau khi bạn kiểm tra thì hệ thống ERP sẽ được đi vào vận hành thực tế. Do đó, nếu bạn chỉ bỏ lỡ một sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp bạn trong tương lai.

Bước 5: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Theo Phó Tổng giám đốc của Magenest.Jsc – ông Phạm Quang Hậu, để đánh giá một dự án ERP thành công cần có các tiêu chí sau:

  • Chức năng đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Khả năng tương thích và liên kết giữa các module khác nhau của ERP.
  • Khả năng mở rộng và linh động với khối lượng công việc lưu trữ lớn.
  • Dễ dàng sử dụng và thân thiện với người dùng.
  • Khả năng kiểm soát và hoạch định cho các cấp quản lý.
  • Độ an toàn bảo mật cao, cơ sở dữ liệu riêng.
  • Dễ dàng nâng cấp thường xuyên.
  • Các yêu cầu tuỳ biến hệ thống được hoàn thành.
  • Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu (vật lí hoặc điện toán đám mây) hoàn thiện.
  • Tổng chi phí dự án: chi phí license, đào tạo, sửa đổi – tuỳ biến, triển khai,…

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Sau khi triển khai ERP theo quy trình trên là doanh nghiệp bạn đã có thể vận hành thực tế được rồi. Tuy nhiên, trong lúc vận hành không thể tránh được việc phát sinh lỗi. Vậy nên tuỳ thuộc vào hợp đồng ký kết, thông thường nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì hệ thống của bạn sau 12-24 tháng kể từ ngày đưa vào vận hành thực tế. Sau thời gian trên, doanh nghiệp sẽ phải trả phí bảo trì phát sinh thêm cho nhà cung cấp.

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Ngoài ra, trong lúc sử dụng, doanh nghiệp bạn cũng có thể cần các tính năng mới. Vì vậy bạn sẽ làm việc với nhà cung cấp để nâng cấp hệ thống. Nâng cấp ở đây có thể là: mở rộng các tính năng mới; nâng cấp phiên bản hệ thống lên phiên bản mới nhất; sửa đổi các chức năng, quy trình sử dụng; liên kết với các phần mềm bên thứ 3;…

Nguyên nhân triển khai ERP thất bại và cách khắc phục

Một dự án triển khai ERP nếu không được chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng sẽ không tránh khỏi thất bại. Vậy các nguyên nhân chủ yếu khiến dự án ERP thất bại là gì?

Lý do khiến việc triển khai ERP thất bại

  • Người quản lý dự án không đủ năng lực, các bên liên quan tham gia dự án không rõ ràng khi triển khai ERP.
  • Đối tác tư vấn triển khai ERP không đủ năng lực.
  • Doanh nghiệp đặt kỳ vọng quá cao, không thực tế.
  • Xây dựng các luồng hoạt động của hệ thống ERP quá phức tạp và không cần thiết.
  • Không đủ nguồn lực dành cho dự án (thời gian, con người và tiền bạc).
  • Các yêu cầu của người dùng về ERP thiếu nhất quán, thường xuyên thay đổi.
  • Hợp tác với các cá nhân triển khai ERP tự do (freelancer).
  • Chủ doanh nghiệp hoặc những người ra quyết định thiếu quan tâm đến dự án.
  • Nhân sự biến động khi triển khai dự án (nhân sự nghỉ việc, thay đổi nhân sự,…).
  • Rủi ro do biến động từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Sử dụng cách tiếp cận ngắn hạn cho giải pháp dài hạn.

Làm thế nào để triển khai ERP thành công?

  • Lựa chọn đối tác tư vấn có chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng về ERP và thị trường.
  • Người quản lý dự án cần có góc nhìn thực tế và chọn lựa kỹ càng nhân sự tham gia dự án.
  • Phân quyền sở hữu rõ ràng từng phân hệ theo từng chức năng kinh doanh trong tổ chức.
  • Ngân sách thực tế và cụ thể để đầu tư ERP dài hạn.
  • Quản lý thời gian chặt chẽ.
  • Rõ ràng về kỳ vọng khi triển khai ERP.
  • Không triển khai cùng lúc quá nhiều phân hệ, nên triển khai theo từng giai đoạn.
  • Bám sát quy trình triển khai ERP đã vạch ra từ ban đầu.

Đây là lí do doanh nghiệp cần chú trọng các bước trong quy trình triển khai ERP. Còn về chi phí khi triển khai ERP, Magenest sẽ chia sẻ với bạn cụ thể hơn để giúp bạn có thể xác định rõ ràng về ngân sách chi trả cho một dự án ERP. 

Chi phí triển khai ERP trong thực tế

Chi phí cũng gần như là một mối quan tâm đặc biệt của các doanh nghiệp khi triển khai ERP. Vì tuỳ thuộc vào chi phí bạn bỏ ra, hệ thống ERP sẽ đem lại giá trị tương xứng với doanh nghiệp bạn. Quy trình triển khai ERP chỉ giúp bạn có thể có được một dự án ERP thành công, còn chi phí quyết định thời gian hệ thống ERP gắn bó với bạn bao lâu.

Chi phí triển khai ERP trong thực tế

Về giá, chi phí triển khai ERP chất lượng tốt trong thực tế thường rơi vào khoảng từ $15,000 trở lên. Chi phí này sẽ bao gồm: 

  • Phí license và modules (Phụ thuộc số lượng người dùng trong doanh nghiệp) .
  • Chi phí triển khai (Phụ thuộc mức độ tùy chỉnh hệ thống).
  • Phí tích hợp với bên thứ ba.
  • Ngoài ra có các loại phí khác như: Chi phí hosting, chi phí đào tạo,…

Tuy nhiên, doanh nghiệp chủ yếu sẽ bắt buộc phải chi trả 3 chi phí đầu. Đây là các chi phí quan trọng và cốt lõi khi triển khai hệ thống ERP. Các chi phí khác thì doanh nghiệp có thể lựa chọn chi trả hoặc không. Vậy nên, Magenest sẽ phân tích cụ thể hơn cho bạn về 3 loại chi phí chính này.

Chi phí License và modules

Đa số các hệ thống ERP hiện nay đều yêu cầu người dùng trả phí license theo tháng hoặc theo năm. Phí licence này chính là một loại phí cấp phép cho các doanh nghiệp thuê và sử dụng phần mềm. Đây là chi phí cơ bản bắt buộc đối với các doanh nghiệp sử dụng nền tảng ERP trả phí.

Ví dụ như hệ thống Odoo ERP sẽ lấy phí licence khoảng $6-$7.5/tháng/người dùng không bao gồm số lượng module. Đây là chi phí khá rẻ và phổ thông cho người doanh nghiệp mới triển khai ERP.

Về số lượng module, tuỳ theo ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có các module tương ứng. Ví dụ như một doanh nghiệp kinh doanh cơ bản sẽ cần các module sau:

  • CRM.
  • Hoá đơn.
  • Bán hàng.
  • Quản lý website.
  • POS (Điểm bán hàng).
  • Kế toán.
  • Dự án (Quản lý công việc của từng phòng ban).
  • Đo lường thời gian công việc (Thời gian biểu).
  • Tuyển dụng.
  • Đánh giá.
Bảng giá Odoo ERP
Ảnh minh hoạ chi phí triển khai Odoo cơ bản

Mỗi modules có giá khác nhau nhưng trung bình giá rơi vào khoảng từ $4-$8/module/tháng. Nếu bạn chi trả hàng năm cho 60 người dùng thì giá sẽ rơi vào khoảng 6000$ chỉ cho hệ thống. Đương nhiên, chi phí trên chưa bao gồm các modules dành riêng cho ngành hàng của doanh nghiệp bạn.

Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Chi phí triển khai chính là chi phí tuỳ chỉnh hệ thống cho phù hợp với từng doanh nghiệp. Khác với chi phí license, chi phí này không phải là chi phí bắt buộc. Một số phần mềm chọn gói giá rẻ thì hầu như không có loại phí này. Còn các phần mềm cao cấp cho phép chỉnh sửa sâu thì lại phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp khác nhau. Bởi vậy nên mức chi phí để tuỳ biến cũng dao động lớn, có thể rất thấp hoặc rất cao.

Điển hình như hệ thống ERP Odoo, là một nền tảng Open-source, cho phép truy cập chỉnh sửa sâu thường có chi phí phù hợp với phân khúc khách hàng cao cấp. Bởi để tuỳ biến hệ thống cần đội ngũ IT giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về hệ thống. Nếu đầu tư nhân lực cho hệ thống thì sẽ rất tốn kém. Hoặc, nếu doanh nghiệp đầu tư vào các dịch vụ của bên thứ ba như Magenest cũng có chi phí tương tự như vậy.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn đầu tư lâu dài vào ERP thường sẽ phải chi một khoản ngân sách rất lớn. Tuy nhiên, sử dụng phiên bản có sẵn của Odoo cũng đã đủ tốt nếu doanh nghiệp không đủ ngân sách. Sau đó, khi vận hành một thời gian, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đầu tư để tuỳ biến hệ thống cho phù hợp.

Chi phí tích hợp với các bên thứ ba

Không phải hệ thống nào cũng đủ các chức năng bạn mong muốn. Điển hình như mô hình kinh doanh của bạn là sản xuất, việc liên kết với bên vận chuyển thứ 3 là điều bắt buộc nếu bạn không có đội ngũ vận chuyển. Một số phần mềm chọn gói có thể có sẵn một số đối tác cho bạn chọn. Tuy nhiên, đa số các phần mềm còn lại sẽ không có chức năng này. Hoặc, hệ thống ERP đó có chức năng này nhưng lại không có đối tác bạn muốn.

Khác với chi phí triển khai, chi phí tích hợp là một loại chi phí khác. Đội ngũ phát triển hệ thống ERP thay vì chỉ tuỳ chỉnh lại phần mềm thì sẽ phải thêm các tính năng để hỗ trợ khả năng liên kết với bên phần mềm thứ ba. Hơn nữa, tuỳ thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp mà số lượng tích hợp có thể nhiều hay ít. Ví dụ như tích hợp e-invoice để xử lý hoá đơn điện tử; tích hợp các phần mềm kế toán chuyên dụng khác để đối soát công nợ;…

Kết luận

Vậy là trong bài viết này các bạn chắc hẳn đã nắm rõ được quy trình triển khai ERP hiệu quả. Hơn nữa, Magenest cũng đã chia sẻ qua về chi phí triển khai ERP. Hi vọng với các thông tin trên có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn khi triển khai ERP. Nếu bạn quan tâm ERP và muốn triển khai ERP cho doanh nghiệp mình thì đừng ngần ngại liên hệ với Magenest nhé!

MORE LIKE THIS

Don't want to miss out on our latest insights?
Subscribe to our newsletter.

Disclaimer: By clicking submit, you agree to share your information with us to receive news, announcements, and resources when they are available.