Quy trình triển khai ERP: Các bước thực hiện và chi phí thực tế

Chuyển đổi số mô hình kinh doanh đang trở thành một xu hướng mới hiện nay. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp muốn triển khai ERP để đưa toàn bộ quy trình vận hành của mình lên trên nền tảng số. Tuy nhiên, các hệ thống ERP thường có chi phí triển khai không hề nhỏ. Nếu bạn muốn ứng dụng ERP trong doanh nghiệp mình thì trước tiên bạn cần một quy trình triển khai ERP trong thực tế cụ thể để tránh lãng phí tiền bạc.

Thông thường, quy trình triển khai ERP gồm 8 bước:

  1. Lập kế hoạch.
  2. Lựa chọn nhân sự tham gia dự án triển khai ERP.
  3. Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín.
  4. Triển khai dự án ERP.
  5. Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm
  6. Nghiệm thu và đánh giá.
  7. Tổ chức khóa đào tạo về việc triển khai ERP toàn diện cho nhân viên
  8. Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP.

Magenest sẽ nói rõ hơn cho các bạn về quy trình triển khai ERP trong bài viết này. Ngoài ra, chi phí cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi triển khai ERP nên hãy đọc tiếp để biết thêm chi tiết nhé!

Mục lục

Quy trình triển khai ERP trong thực tế

Bước 1: Lập kế hoạch

Trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ công việc gì, lên kế hoạch chi tiết luôn là điều cần thiết. Đặc biệt hơn, triển khai ERP luôn tốn nhiều thời gian và tiền bạc nên việc tạo dựng kế hoạch là điều bắt buộc. Việc có một kế hoạch cụ thể, đầy đủ sẽ giúp dự án triển khai ERP diễn ra hiệu quả hơn.

Bước 1: Lập kế hoạch triển khai ERP

Để lập kế hoạch, bạn cần nêu ra một số thông tin quan trọng như:

  • Ngân sách chi trả cho dự án.
  • Số lượng người tham gia.
  • Hệ thống ERP mong muốn.
  • Bài toán cần ERP giải quyết.
  • Các đầu việc cần xử lý.
  • Và nhiều thông tin khác.

Kế hoạch càng chi tiết, càng đầy đủ thì khi triển khai, doanh nghiệp bạn sẽ càng vận hành trơn tru.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia

Nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ một dự án nào. Chất lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thành công của dự án. Cụ thể khi triển khai ERP, nhân sự am hiểu về hệ thống và có quyền quyết định cao sẽ có thể lựa chọn được nền tảng ERP phù hợp nhất, cũng như dễ dàng kết nối các bộ phận để thực hiện dự án một cách thuận lợi nhất. Nhân sự có thể đưa ra các quyết định quan trọng thường là đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp bao gồm: tổng giám đốc; phó giám đốc; trưởng phòng;..

Một bộ phận khác nên tham gia vào dự án triển khai ERP đó bộ phận IT. Bộ phận này sẽ có vai trò đưa ra tư vấn ban đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nền tảng ERP. Đồng thời, họ cũng là bộ phận phối hợp với đội ngũ chuyên gia của đơn vị triển khai để được tư vấn kỹ thuật và đào tạo sâu về hệ thống. Sau khi bàn giao hệ thống, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia dự án triển khai ERP

Ngoài ra, một bộ phận nhân sự cũng không kém phần quan trọng của dự án đó là những người trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống ERP. Đây chính là những nhân viên nắm rõ nhất quy trình nghiệp vụ chuyên môn do mình phụ trách. Từ đó, họ có thể chuẩn hóa dữ liệu và đưa thông tin lên ERP, chạy thử nghiệm và chấp nhận hệ thống mới để đào tạo lại cho những người dùng cuối khác.

Bước 3: Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín

Trên thị trường hiện nay có vô số nhà cung cấp giải pháp ERP khác nhau. Vậy làm sao để có thể lựa chọn một công ty cung cấp và triển khai ERP uy tín?

Bước 3: Lựa chọn công ty triển khai ERP uy tín

Trước tiên, hãy lựa chọn một nền tảng ERP theo ngân sách của bạn đã lên trong kế hoạch. Để đảm bảo hệ thống ERP có thể thích ứng với tình hình phát triển trong dài hạn của doanh nghiệp, bạn nên đầu tư vào một nền tảng cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu và có khả năng mở rộng quy mô trong tương lai.

Ví dụ, Odoo là một phần mềm ERP toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp nhất hiện nay. Đây là phần mềm open-source cho phép người dùng chỉnh sửa và tuỳ biến mọi chức năng với hơn 10,000 phân hệ khác nhau để phục vụ mọi lĩnh vực và từng doanh nghiệp cụ thể. 

Sau đó, bạn có thể tìm kiếm trên Google các từ khoá như “đối tác Odoo” hoặc “triển khai Odoo” để tìm hiểu về các bên đối tác chính thức của Odoo hiện đang cung cấp dịch vụ triển khai hệ thống ERP trên nền tảng này. Đây sẽ là cách nhanh nhất để bạn có thể tìm kiếm một đối tác triển khai ERP uy tín.

Hãy chắc chắn về phần mềm ERP mà bạn lựa chọn cũng như đối tác. Bởi một dự án triển khai ERP diễn ra rất lâu. Một quyết định sai có thể ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.

>> Đọc thêm: Tổng quan về 50 phân hệ hữu ích trong Odoo ERP

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Sau khi bạn đã chắc chắn các quyết định trên và đi vào bước triển khai, nhà cung cấp sẽ chuyển giao cho bạn công nghệ, tài liệu, hướng dẫn chi tiết để sử dụng.

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Nếu bạn lựa chọn các hệ thống ERP cao cấp có khả năng tùy biến sâu như Odoo thì việc chỉnh sửa để hệ thống phù hợp với doanh nghiệp bạn sẽ mất từ 6 tháng đến 1 năm, thậm chí là hơn tuỳ thuộc và năng lực doanh nghiệp. Thông thường, nếu bạn làm việc với Magenest thì các dự án chỉ kéo dài từ 6-7 tháng mà thôi.

Nếu doanh nghiệp bạn không đủ ngân sách, bạn có thể lựa chọn các phần mềm ERP mặc định theo gói. Hoặc sử dụng một số module nhỏ để phục vụ các chức năng cần thiết trước. Bên cung cấp sẽ bàn giao hệ thống cho bạn một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm

Bước thứ 5 trong quy trình triển khai ERP tại doanh nghiệp chính là tiến hành di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Thông thường, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hồ sơ, thông tin của khách hàng, của các đối tác, nhà cung cấp hay những tư liệu về quá trình kinh doanh, tài sản vật chất,… dưới nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Do đó, trước khi bắt tay vào việc di chuyển dữ liệu, chúng ta cần cẩn thận kiểm tra, xem xét và loại bỏ những dữ liệu dư thừa, không quan trọng. Khi toàn bộ thông tin, dữ liệu đã được cập nhật và xác minh một cách hoàn chỉnh, bên cung cấp phần mềm ERP sẽ tiến hành di chuyển chúng sang nền tảng mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một hệ thống chung duy nhất.

Sau khi hệ thống đã được kiểm tra và cam kết chất lượng, doanh nghiệp sẽ có một khoảng thời gian để thử nghiệm các tính năng và quy trình triển khai của hệ thống ERP. Sau đó, doanh nghiệp sẽ báo lại kết quả trải nghiệm thử này để phía nhà cung cấp tiến hành rà soát lại toàn bộ một lần nữa. Hệ thống cần phải được kiểm tra thật kỹ lưỡng nhằm tránh tối đa mọi sai sót, gây gián đoạn quá trình vận hành, hoạt động kinh doanh khi đưa vào triển khai chính thức trong doanh nghiệp.

Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Sau khi triển khai xong dự án ERP, theo quy trình, bạn sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ dự án. Giai đoạn này được gọi là nghiệm thu – đánh giá. Vì sau khi bạn kiểm tra thì hệ thống ERP sẽ được đi vào vận hành thực tế. Do đó, nếu bạn chỉ bỏ lỡ một sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp bạn trong tương lai.

Bước 5: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Theo Phó Tổng giám đốc của Magenest.Jsc – ông Phạm Quang Hậu, để đánh giá một dự án ERP thành công cần có các tiêu chí sau:

  • Chức năng đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp.
  • Khả năng tương thích và liên kết giữa các module khác nhau của ERP.
  • Khả năng mở rộng và linh động với khối lượng công việc lưu trữ lớn.
  • Dễ dàng sử dụng và thân thiện với người dùng.
  • Khả năng kiểm soát và hoạch định cho các cấp quản lý.
  • Độ an toàn bảo mật cao, cơ sở dữ liệu riêng.
  • Dễ dàng nâng cấp thường xuyên.
  • Các yêu cầu tuỳ biến hệ thống được hoàn thành.
  • Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu (vật lí hoặc điện toán đám mây) hoàn thiện.
  • Tổng chi phí dự án: chi phí license, đào tạo, sửa đổi – tuỳ biến, triển khai,…

Bước 7: Tổ chức khóa đào tạo về việc triển khai ERP toàn diện cho nhân viên

Đây là bước thứ 7 trong các bước triển khai ERP. Theo một nghiên cứu, khoảng 56% dẫn đến sự gián đoạn trong quá trình sau khi triển khai dự án ERP chính là do việc đào tạo nhân viên của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tổ chức khóa đào tạo ứng dụng ERP toàn diện cho đội ngũ nhân viên là vô cùng quan trọng và cần thiết, đòi hỏi thời gian và công sức ở cả phía lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên. Chúng ta cần trao đổi cẩn thận vấn đề này với nhà cung cấp, nhất là xác định rõ ràng khoản chi phí đào tạo này đã nằm trong chi phí mua phần mềm hay sẽ phải bổ sung thêm sau này. Một số bên cung cấp sẽ đào tạo, hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên, một số sẽ cung cấp các khóa học trực tuyến.

Bước 8: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Sau khi triển khai ERP theo quy trình trên là doanh nghiệp bạn đã có thể vận hành thực tế được rồi. Tuy nhiên, trong lúc vận hành không thể tránh được việc phát sinh lỗi. Vậy nên tuỳ thuộc vào hợp đồng ký kết, thông thường nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì hệ thống của bạn sau 12-24 tháng kể từ ngày đưa vào vận hành thực tế. Sau thời gian trên, doanh nghiệp sẽ phải trả phí bảo trì phát sinh thêm cho nhà cung cấp.

Bước 6: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Ngoài ra, trong lúc sử dụng, doanh nghiệp bạn cũng có thể cần các tính năng mới. Vì vậy bạn sẽ làm việc với nhà cung cấp để nâng cấp hệ thống. Nâng cấp ở đây có thể là: mở rộng các tính năng mới; nâng cấp phiên bản hệ thống lên phiên bản mới nhất; sửa đổi các chức năng, quy trình sử dụng; liên kết với các phần mềm bên thứ 3;…

Các bên tham gia triển khai dự án ERP

Về phía doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cử một người quản lý triển khai quy trình ERP để chịu trách nhiệm chính điều hành dự án từ phía doanh nghiệp, đồng thời, báo cáo trực tiếp tiến độ triển khai cho các cấp lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp. Người quản lý này cần có sự hiểu biết chặt chẽ về quy trình hoạt động, kiến thức nghiệp vụ của mọi bộ phận, phòng ban và sở hữu năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh bất ngờ. Người quản lý này sẽ thay mặt doanh nghiệp trao đổi với nhà cung cấp, phân bổ và điều động ngân sách, nguồn lực tham gia dự án cũng như theo dõi sát sao tiến độ triển khai.

Về phía nhà cung cấp

  • Người tư vấn chính của dự án ERP: Đây là người xây dựng kế hoạch triển khai ERP, làm việc và đạt được sự thông qua của người quản lý dự án ở phía doanh nghiệp. Trong quá trình vận hành, người tư vấn chính này sẽ quản lý việc tư vấn về mặt hệ thống, kỹ thuật,… đảm bảo đáp ứng đúng các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra cho phía cung cấp.
  • Người tư vấn việc quản lý ERP: Nhiệm vụ của người này là hỗ trợ tư vấn doanh nghiệp về quy trình kinh doanh cần thiết khi doanh nghiệp ứng dụng ERP.
  • Người tư vấn về hệ thống hay còn gọi là các chuyên gia kỹ thuật ERP: Nhiệm vụ của người này là xây dựng hoàn chỉnh cấu hình hệ thống đúng với các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời, tiến hành đào tạo cho đội ngũ nhân viên trong các khóa học.
Các bên tham gia triển khai dự án ERP

Chiến lược triển khai ERP

Chiến lược Big Bang

Khi doanh nghiệp triển khai chiến lược Big Bang, một phần mềm mới sẽ được vận hành ngay lập tức và toàn bộ nhân viên sẽ chuyển sang sử dụng nó. Đây là một chiến lược khá mạo hiểm đối với các doanh nghiệp bởi việc triển khai được diễn ra một một khoản thời gian rất ngắn. Lúc này, toàn bộ Modules của hệ thống mới sẽ được cài đặt cùng lúc nền tảng cũ bị tắt cài đặt. Nếu thất bại, chiến lược này sẽ đem đến rủi ro ảnh hưởng xấu cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nếu thành công, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và ngân sách, không cần đến sự hỗ trợ của một giao diện tạm thời nào. Chiến lược Big Bang phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc doanh nghiệp cần triển khai hoàn chỉnh ERP trong khoảng thời gian ngắn.

Chiến lược Phrased Rollout

Phrased Rollout là một chiến lược triển khai ERP theo giai đoạn, thực hiện một chuỗi các bước được thiết lập sẵn trong một khoảng thời gian nhất định. Hình thức tiếp cận này giúp doanh nghiệp có thời gian đề ra các giải pháp nếu phát sinh sự cố và có thể quay lại sử dụng tạm thời phần mềm cũ trong thời gian xử lý các vấn đề phát sinh ở hệ thống mới. Khi triển khai chiến lược Phrased Rollout, đội ngũ nhân viên cũng sẽ có thời gian để được đào tạo từng bước và dần dần tích lũy được kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm triển khai ERP.

Doanh nghiệp có 3 cách để triển khai ERP theo chiến lược Phrased Rollout:

  • Theo Modules: Thông thường, chúng ta sẽ ưu tiên triển khai các Modules hữu ích được sử dụng thường xuyên mỗi ngày. 
  • Theo đơn vị kinh doanh: Chúng ta sẽ bắt đầu từ một Website hoặc bộ phận, phòng ban và triển khai dần đến các đơn vị khác.
  • Theo vị trí địa lý: Triển khai dựa vào khu vực, thành phố, tỉnh thành,…
Chiến lược triển khai ERP

Chiến lược Agile

Chiến lược Agile hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các dự án dài hạn hiệu quả hơn. Triển khai chiến lược Agile, doanh nghiệp sẽ chi dự án thành nhiều giai đoạn ngắn khác nhau (gọi là Sprint). Từng Sprint khác nhau sẽ có những giai đoạn trải nghiệm thử và điều chỉnh khác nhau cho doanh nghiệp, giúp giải quyết được những vấn đề tiềm ẩn. Chiến lược Agile sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng một cách nhanh chóng với những thay đổi trong kinh doanh – cũng chính là điều mà các chiến lược khác không có lợi thế bằng. Dù mất nhiều thời gian nhưng khi triển khai theo chiến lược Agile, chúng ta sẽ giảm thiểu được chi phí, đảm bảo sự linh hoạt khi đối mặt với nhu cầu trên thị trường.

Chiến lược Parallel

Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn bởi trong quá trình triển khai hệ thống mới thì chúng ta vẫn duy trì vận hành nền tảng cũ. Đội ngũ nhân viên có thể vừa được đào tạo về hệ thống mới, vừa tiếp tục thao tác với phần mềm cũ một cách thường xuyên. Khi hệ thống ERP mới đã hoạt động hoàn chỉnh, hệ thống cũ sẽ được ngừng vận hành. Mặc dù ít rủi ro nhưng chiến lược Parallel ứng dụng phương pháp hoạt động song song này sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn một khoản chi phí cao, thời gian thực hiện kéo dài và cần nhiều công sức, sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên hơn rất nhiều.

Những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi triển khai ERP

Tìm hiểu cẩn thận hệ thống ERP và nhu cầu của doanh nghiệp

Để quy trình triển khai dự án ERP được thực hiện hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tìm hiểu thật cặn kẽ những vấn đề tồn đọng trong nội bộ cũng như nhu cầu thay đổi, cải thiện, phát triển một cách cụ thể nhất. Từ đó, nhà cung cấp phần mềm ERP mới có thể dễ dàng tư vấn một giải pháp phù hợp nhất cho chúng ta. Doanh nghiệp nên yêu cầu phía cung cấp mang đến nhiều hơn một kế hoạch để chúng ta có thể so sánh và lựa chọn.

Tìm kiếm đơn vị triển khai phù hợp

Kinh nghiệm, sự uy tín trong thị trường và năng lực thực hiện của nhà cung cấp là những yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Không những vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tìm ra nhà cung cấp thực sự thấu hiểu vấn đề mà chúng ta đang gặp phải và có thể đáp ứng tốt những yêu cầu mà chúng ta đặt ra. Doanh nghiệp cũng nên đặt nhà cung cấp phần mềm ERP ở vị thế một đối tác, khi đó, họ sẽ thẳng thắn hơn khi đưa ra những nhận xét, đánh giá về phương thức và hiệu suất hoạt động kinh doanh của chúng ta để từ đó, xây dựng và áp dụng một phương án triển khai ERP phù hợp nhất cho sự phát triển lâu dài của chúng ta.

Kiểm soát chặt chẽ ngân sách

Một giải pháp ERP tích hợp tối ưu các tính năng, công cụ hữu ích, hỗ trợ quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện chắc chắn sẽ tốn chi phí hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn giản, quy mô hoạt động nhỏ. Song song đó, để một hệ thống ERP được vận hành hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải tốn rất nhiều khoản chi phí khác nhau như: chi phí bản quyền, chi phí tư vấn và chỉnh sửa, phí đào tạo nhân viên sử dụng, những khoản phí phát sinh cho nâng cấp các phiên bản mới hoặc chi phí bảo trì hàng năm,… Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát hiệu quả ngân sách chi tiêu cho dự án ERP và tính toán chính xác các khoản phát sinh một cách hợp lý nhất.

Những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi triển khai ERP

Lựa chọn đội ngũ triển khai ERP trong nội bộ phù hợp nhất

Quy trình triển khai ERP là trách nhiệm của cả nhà cung cấp lẫn của phía doanh nghiệp, do đó, chúng ta cần lựa chọn đội tham gia dự án từ nội bộ một cách phù hợp nhất. Đây phải là những nhân viên có nghiệp vụ cao, luôn hiểu rõ ràng nhất về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các cấp lãnh đạo, quản lý của doanh nghiệp cũng cần có cách dung hòa và hướng giải quyết đúng đắn nhất khi có mâu thuẫn phát sinh giữa những thành viên này.

Trong các nền tảng ERP nổi bật hiện nay, Odoo ERP được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng, lựa chọn sử dụng. Để được miễn phí tư vấn và hỗ trợ triển khai hệ thống Odoo ERP, doanh nghiệp có thể liên hệ với Magenest – đối tác hàng đầu của Odoo tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia của Magenest với tay nghề kỹ thuật cao đã hỗ trợ triển khai thành công rất nhiều dự án ERP trong và ngoài nước. Doanh nghiệp hãy liên hệ với Magenest nhé! 

Tránh rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần tránh rút ngắn quá trình đánh giá từ phí nhà cung cấp do muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP. Việc đánh giá này sẽ giúp chúng ta tìm ra nhiều vấn đề sai sót, không phù hợp để từ đó, xây dựng được những giải pháp xử lý thích hợp nhất. Với những doanh nghiệp sở hữu quy mô càng lớn, số lượng nhân sự càng nhiều bao nhiêu thì quá trình đánh giá, lựa chọn này càng phải cẩn thận, chi tiết toàn diện bấy nhiêu.

Xây dựng kế hoạch cụ thể

Với một kế hoạch chi tiết, cụ thể, thể hiện rõ ràng tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp, quá trình triển khai ERP sẽ ngày càng dễ dàng, nhanh chóng và có thể kiểm soát chặt chẽ những vấn đề phát sinh hơn. Điều này phụ thuộc ở cả phía nhà cung cấp lẫn phía doanh nghiệp. Kế hoạch triển khai ERP cần có mục tiêu minh bạch, ngân sách rõ ràng, những khoản phí phát sinh và phân chia từng giai đoạn thực hiện một cách cụ thể nhất.

Xác định thời điểm triển khai hợp lý nhất

Xác định thời điểm triển khai ERP hợp lý là một việc cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Dự án ERP triển khai trong 6 tháng sẽ khác với dự án thực hiện trong vài năm và có những tác động nhất định tới một số hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, chúng ta nên sắp xếp khoảng thời gian triển khai vào những lúc thị trường kinh doanh ít khó khăn nhất trong năm.

Nguyên nhân triển khai ERP thất bại và cách khắc phục

Một dự án triển khai ERP nếu không được chuẩn bị và lên kế hoạch kỹ lưỡng sẽ không tránh khỏi thất bại. Vậy các nguyên nhân chủ yếu khiến dự án ERP thất bại là gì?

Lý do khiến việc triển khai ERP thất bại

  • Người quản lý dự án không đủ năng lực, các bên liên quan tham gia dự án không rõ ràng khi triển khai ERP.
  • Đối tác tư vấn triển khai ERP không đủ năng lực.
  • Doanh nghiệp đặt kỳ vọng quá cao, không thực tế.
  • Xây dựng các luồng hoạt động của hệ thống ERP quá phức tạp và không cần thiết.
  • Không đủ nguồn lực dành cho dự án (thời gian, con người và tiền bạc).
  • Các yêu cầu của người dùng về ERP thiếu nhất quán, thường xuyên thay đổi.
  • Hợp tác với các cá nhân triển khai ERP tự do (freelancer).
  • Chủ doanh nghiệp hoặc những người ra quyết định thiếu quan tâm đến dự án.
  • Nhân sự biến động khi triển khai dự án (nhân sự nghỉ việc, thay đổi nhân sự,…).
  • Rủi ro do biến động từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
  • Sử dụng cách tiếp cận ngắn hạn cho giải pháp dài hạn.

7 cách giảm rủi ro khi triển khai ERP

  • Doanh nghiệp cần thấu hiểu những mục tiêu chiến lược trong hoạt động kinh doanh của mình là gì
  • Những kế hoạch, thời gian và nguồn ngân sách cho dự án ERP cần phải thực tế, không thể đặt kỳ vọng vượt quá khả năng thực hiện
  • Chuẩn bị sẵn sàng đội ngũ nhân viên với sự hợp tác tích cực nhất trong việc vận hành hệ thống mới
  • Đảm bảo tính liên tục về quy trình, nguồn nhân lực, thời gian, các khoản chi phí khi đã bắt đầu triển khai dự án ERP
  • Doanh nghiệp cần tiến hành tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình
  • Thiết lập kế hoạch chuyển đổi các dữ liệu từ hệ thống cũ sang nền tảng mới
  • Các cấp lãnh đạo cần đặt ra những giới hạn, chỉ phê duyệt các yêu cầu tùy chỉnh phần mềm thực sự mang lại lợi thế cạnh tranh nhất cho doanh nghiệp

Làm thế nào để triển khai ERP thành công?

  • Lựa chọn đối tác tư vấn có chuyên môn cao, kiến thức sâu rộng về ERP và thị trường.
  • Người quản lý dự án cần có góc nhìn thực tế và chọn lựa kỹ càng nhân sự tham gia dự án.
  • Phân quyền sở hữu rõ ràng từng phân hệ theo từng chức năng kinh doanh trong tổ chức.
  • Ngân sách thực tế và cụ thể để đầu tư ERP dài hạn.
  • Quản lý thời gian chặt chẽ.
  • Rõ ràng về kỳ vọng khi triển khai ERP.
  • Không triển khai cùng lúc quá nhiều phân hệ, nên triển khai theo từng giai đoạn.
  • Bám sát quy trình triển khai ERP đã vạch ra từ ban đầu.

Đây là lí do doanh nghiệp cần chú trọng các bước trong quy trình triển khai ERP. Còn về chi phí khi triển khai ERP, Magenest sẽ chia sẻ với bạn cụ thể hơn để giúp bạn có thể xác định rõ ràng về ngân sách chi trả cho một dự án ERP. 

Chi phí triển khai ERP trong thực tế

Chi phí cũng gần như là một mối quan tâm đặc biệt của các doanh nghiệp khi triển khai ERP. Vì tuỳ thuộc vào chi phí bạn bỏ ra, hệ thống ERP sẽ đem lại giá trị tương xứng với doanh nghiệp bạn. Quy trình triển khai ERP chỉ giúp bạn có thể có được một dự án ERP thành công, còn chi phí quyết định thời gian hệ thống ERP gắn bó với bạn bao lâu.

Chi phí triển khai ERP trong thực tế

Về giá, chi phí triển khai ERP chất lượng tốt trong thực tế thường rơi vào khoảng từ $15,000 trở lên. Chi phí này sẽ bao gồm: 

  • Phí license và modules (Phụ thuộc số lượng người dùng trong doanh nghiệp) .
  • Chi phí triển khai (Phụ thuộc mức độ tùy chỉnh hệ thống).
  • Phí tích hợp với bên thứ ba.
  • Ngoài ra có các loại phí khác như: Chi phí hosting, chi phí đào tạo,…

Tuy nhiên, doanh nghiệp chủ yếu sẽ bắt buộc phải chi trả 3 chi phí đầu. Đây là các chi phí quan trọng và cốt lõi khi triển khai hệ thống ERP. Các chi phí khác thì doanh nghiệp có thể lựa chọn chi trả hoặc không. Vậy nên, Magenest sẽ phân tích cụ thể hơn cho bạn về 3 loại chi phí chính này.

Chi phí License và modules

Đa số các hệ thống ERP hiện nay đều yêu cầu người dùng trả phí license theo tháng hoặc theo năm. Phí licence này chính là một loại phí cấp phép cho các doanh nghiệp thuê và sử dụng phần mềm. Đây là chi phí cơ bản bắt buộc đối với các doanh nghiệp sử dụng nền tảng ERP trả phí.

Ví dụ như hệ thống Odoo ERP sẽ lấy phí licence khoảng $6-$7.5/tháng/người dùng không bao gồm số lượng module. Đây là chi phí khá rẻ và phổ thông cho người doanh nghiệp mới triển khai ERP.

Về số lượng module, tuỳ theo ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp sẽ có các module tương ứng. Ví dụ như một doanh nghiệp kinh doanh cơ bản sẽ cần các module sau:

  • CRM.
  • Hoá đơn.
  • Bán hàng.
  • Quản lý website.
  • POS (Điểm bán hàng).
  • Kế toán.
  • Dự án (Quản lý công việc của từng phòng ban).
  • Đo lường thời gian công việc (Thời gian biểu).
  • Tuyển dụng.
  • Đánh giá.
Bảng giá Odoo ERP

Mỗi modules có giá khác nhau nhưng trung bình giá rơi vào khoảng từ $4-$8/module/tháng. Nếu bạn chi trả hàng năm cho 60 người dùng thì giá sẽ rơi vào khoảng 6000$ chỉ cho hệ thống. Đương nhiên, chi phí trên chưa bao gồm các modules dành riêng cho ngành hàng của doanh nghiệp bạn.

Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp

Chi phí triển khai chính là chi phí tuỳ chỉnh hệ thống cho phù hợp với từng doanh nghiệp. Khác với chi phí license, chi phí này không phải là chi phí bắt buộc. Một số phần mềm chọn gói giá rẻ thì hầu như không có loại phí này. Còn các phần mềm cao cấp cho phép chỉnh sửa sâu thì lại phụ thuộc vào nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp khác nhau. Bởi vậy nên mức chi phí để tuỳ biến cũng dao động lớn, có thể rất thấp hoặc rất cao.

Điển hình như hệ thống ERP Odoo, là một nền tảng Open-source, cho phép truy cập chỉnh sửa sâu thường có chi phí phù hợp với phân khúc khách hàng cao cấp. Bởi để tuỳ biến hệ thống cần đội ngũ IT giàu kinh nghiệm và am hiểu sâu về hệ thống. Nếu đầu tư nhân lực cho hệ thống thì sẽ rất tốn kém. Hoặc, nếu doanh nghiệp đầu tư vào các dịch vụ của bên thứ ba như Magenest cũng có chi phí tương tự như vậy.

Do đó, nếu doanh nghiệp muốn đầu tư lâu dài vào ERP thường sẽ phải chi một khoản ngân sách rất lớn. Tuy nhiên, sử dụng phiên bản có sẵn của Odoo cũng đã đủ tốt nếu doanh nghiệp không đủ ngân sách. Sau đó, khi vận hành một thời gian, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đầu tư để tuỳ biến hệ thống cho phù hợp.

>> ĐỌC THÊM: Chi phí triển khai ERP cho doanh nghiệp là bao nhiêu?

Chi phí tích hợp với các bên thứ ba

Không phải hệ thống nào cũng đủ các chức năng bạn mong muốn. Điển hình như mô hình kinh doanh của bạn là sản xuất, việc liên kết với bên vận chuyển thứ 3 là điều bắt buộc nếu bạn không có đội ngũ vận chuyển. Một số phần mềm chọn gói có thể có sẵn một số đối tác cho bạn chọn. Tuy nhiên, đa số các phần mềm còn lại sẽ không có chức năng này. Hoặc, hệ thống ERP đó có chức năng này nhưng lại không có đối tác bạn muốn.

Khác với chi phí triển khai, chi phí tích hợp là một loại chi phí khác. Đội ngũ phát triển hệ thống ERP thay vì chỉ tuỳ chỉnh lại phần mềm thì sẽ phải thêm các tính năng để hỗ trợ khả năng liên kết với bên phần mềm thứ ba. Hơn nữa, tuỳ thuộc vào nhu cầu doanh nghiệp mà số lượng tích hợp có thể nhiều hay ít. Ví dụ như tích hợp e-invoice để xử lý hoá đơn điện tử; tích hợp các phần mềm kế toán chuyên dụng khác để đối soát công nợ;…

Kết luận

Vậy là trong bài viết này các bạn chắc hẳn đã nắm rõ được quy trình triển khai ERP hiệu quả. Hơn nữa, Magenest cũng đã chia sẻ qua về chi phí triển khai ERP. Hi vọng với các thông tin trên có thể giúp bạn chuẩn bị tốt hơn khi triển khai ERP. Nếu bạn quan tâm ERP và muốn triển khai ERP cho doanh nghiệp mình thì đừng ngần ngại liên hệ với Magenest nhé!

Bài viết mới nhất

Đăng ký theo dõi bản tin của Magenest để không bỏ lỡ bất kỳ thông tin hữu ích nào!

Lưu ý: Bằng việc cung cấp thông tin liên hệ cho chúng tôi, quý vị đã đồng ý nhận tin tức và các thông tin ưu đãi từ Magenest.