Tìm hiểu càng nhiều phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp doanh nghiệp càng có thêm những cái nhìn sâu sắc hơn và lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho khách sạn của mình.
Bài viết này đề cập đến top các phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất bao gồm một số tính năng nổi bật cũng như ưu – nhược điểm của các phần mềm để các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn có thể xem xét, lựa chọn sử dụng.
Mục lục
Top 7 phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất hiện nay
Odoo ERP
Phần mềm quản lý khách sạn Odoo ERP sở hữu những tính năng tuyệt vời giúp doanh nghiệp kinh doanh khách sạn quản lý tốt các hoạt động của nhân viên cũng như khách đặt phòng. Odoo ERP được nhiều chủ khách sạn đánh giá là phần mềm quản lý khách sạn 5 sao. Không những hỗ trợ quản lý các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, Odoo ERP còn hỗ trợ rất tốt cho các doanh nghiệp kinh doanh trong nhiều lĩnh vực khác.
Một số tính năng nổi bật
- Quản lý quầy lễ tân một cách hiệu quả với tích hợp nhiều tính năng như ghi nhận yêu cầu đặt phòng với đầy đủ thông tin, chi tiết mốc thời gian của những lượt khách mới hay các bảng kiểm soát việc đặt phòng của khách đơn giản và trực quan.
- Tích hợp công cụ đặt phòng trên website của khách sạn với những thủ tục liền mạch và nhanh chóng.
- Quản lý nhà hàng một cách toàn diện, triển khai dịch vụ giặt là hiệu quả, kiểm soát được những sự kiện hoặc những phòng tiệc cao cấp.
- Sở hữu tính linh hoạt trong việc giao nhiệm vụ cho nhân viên nội bộ thuộc nhiều bộ phận khác nhau và khả năng giám sát chặt chẽ những nhiệm vụ quá hạn để tránh lãng phí thời gian cùng nguồn nhân lực.
- Tích hợp tính năng kế toán như thống kê báo cáo, thanh toán, tự động tạo và kiểm soát các loại hóa đơn,…
- Tích hợp báo cáo đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên nội bộ cùng hệ thống chấm điểm nhiệm vụ dựa trên chất lượng công việc.
- Tích hợp đầy đủ cơ sở dữ liệu và Module quản lý khách sạn hiệu quả. Đặc biệt, có khả năng tích hợp quản lý mở rộng nhiều khách sạn trong một cơ sở dữ liệu duy nhất.
- Đăng nhập an toàn và cực kỳ bảo mật, giúp người dùng an tâm hơn.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Giao diện đơn giản, sắp xếp khoa học và hợp lý, màu sắc dễ nhìn, người dùng lần đầu cũng không có cảm giác quá tải hay khó chịu.
- Sở hữu thiết lập toàn diện bao gồm xác định danh mục và mức giá cho những tiện nghi, dịch vụ kèm theo khách sạn và những thực phẩm được khách sẽ được phục vụ trong khu vực dịch vụ nhà hàng.
- Tích hợp đầy đủ các tính năng hữu ích như quản lý nhân sự, quản lý kế toán, báo cáo, thống kê,… trong một phần mềm duy nhất.
- Có thể dễ dàng thêm vào và loại bỏ những Module thích hợp hoặc chưa cần đến một cách nhanh chóng, vào bất cứ lúc nào.
- Giá thành hợp lý, phù hợp với mọi doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp kinh doanh khách sạn nói riêng. Với các khách sạn vừa và nhỏ, khi sử dụng các Module cơ bản thì chi phí bỏ ra sẽ rất thấp, thậm chí là miễn phí trọn đời. Với các khách sạn lớn hoặc chuỗi khách sạn, resort, chúng ta có thể lập trình và sửa đổi thêm các Module cho phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh của mình.
- Dễ dàng cài đặt mà không phải sở hữu một đội IT chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp thông qua các đối tác của Odoo ERP. Tại Việt Nam, Magenest chính là đối tác sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ người dùng Odoo ERP khi ứng dụng để quản lý doanh nghiệp nói chung và quản lý khách sạn nói riêng.
Nhược điểm
- Một nhược điểm chung của hầu hết phần mềm quản lý khách sạn hiện nay là nếu người dùng muốn tự lắp đặt và vận hành thì khá khó khăn.
- Thiếu sự hỗ trợ trực tiếp từ Odoo ERP, phải thông qua đối tác thứ ba.
- Yêu cầu có sự hỗ trợ từ đội IT chuyên nghiệp hoặc các đối tác của Odoo ERP.
Tại Việt Nam, để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ chuyên nghiệp từ đội ngũ IT thuộc các Agency đối tác của Odoo, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Magenest. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ người dùng hệ thống Odoo ERP khi ứng dụng để quản lý doanh nghiệp nói chung và triển khai trong quản lý khách sạn nói riêng. Doanh nghiệp muốn tìm hiểu sâu hơn về các tính năng, ứng dụng cũng như được tư vấn về mức giá của phần mềm quản lý khách sạn Odoo nhanh chóng và chính xác nhất, hãy liên hệ ngay với Magenest nhé!
Skyhotel
Skyhotel là một trong các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng, sở hữu nhiều tính năng hữu ích, giúp cho việc điều hành, quản lý khách sạn trở nên hiệu quả hơn. Skyhotel là phần mềm quản lý khách sạn PMS phù hợp với cả những nhà nghỉ, khách sạn lớn nhỏ, resort cao cấp,…
Một số tính năng nổi bật
- Kiểm soát tình trạng và giá của các loại phòng cũng như khoảng thời gian nhận – trả phòng của mỗi khách hàng.
- Hiển thị danh sách khách hàng đã – đang và sắp đặt phòng, cập nhật tự động khoảng thời gian mà khách chuẩn bị đến nhận phòng.
- Tính năng hỗ trợ đặt phòng theo khách đoàn hoặc khách lẻ.
- Quản lý toàn bộ dịch vụ, tiện ích kèm theo phòng và khách sạn, quản lý sơ đồ và tất cả kho.
- Quản lý những loại chi phí, đồng thời truy xuất báo cáo với những nội dung tổng hợp và phân tích chi tiết tình hình kinh doanh của khách sạn.
- Khách hàng có thể dùng thử phần mềm miễn phí trong 7 ngày, sau đó sẽ trả phí cho các gói dịch vụ hàng tháng sau: 200,000đ/phòng hoặc 1,460,000đ/phòng, khách hàng thanh toán từ 1 năm trở lên sẽ được giảm phần trăm từ 17% đến 50%.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Giao diện sử dụng có thiết kế khoa học, tạo sự thuận tiện cho người dùng.
- Danh mục và giá bán trong Skyhotel có thể được linh động thay đổi, chỉnh sửa cho phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế.
- Sở hữu tính năng Nhật ký sử dụng, không thể sửa chữa lịch sử thao tác đã được thực hiện trên phần mềm. Nhờ đó, chủ khách sạn có thể kiểm soát công việc của nhân viên một cách rõ ràng, minh bạch nhất.
- Đặc biệt, tính năng dọn phòng được kết nối online với điện thoại của khách giúp bộ phận dọn phòng có thể hoàn thành nhiệm vụ ngay khi được yêu cầu.
- Tích hợp thanh chat online ngay trong hệ thống với đầy đủ những gợi ý sử dụng.
Nhược điểm
- Giao diện tuy khoa học nhưng màu sắc khó nhìn.
- Phần mềm không hoạt động offline.
- Hai tính năng quan trọng là quản lý thu chi và quản lý bán hàng vẫn chưa được sử dụng miễn phí.
- Tính năng cho phép trùng mã phòng của Skyhotel khiến hệ thống không ghi nhận thông tin chính xác của khách.
ezCloudhotel
ezCloudhotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất, hỗ trợ quản lý những khách sạn từ nhỏ đến lớn. ezCloudhotel là phần mềm quản lý khách sạn PMS linh hoạt, cho phép chủ khách sạn có thể kiểm soát khách sạn ở bất kỳ nơi nào, bất cứ lúc nào mà không cần kết nối Internet.
Một số tính năng nổi bật
- Sở hữu tính năng đặt phòng và quản lý việc đặt phòng một cách nhanh chóng và đơn giản.
- Tính toán giá phòng cho khách theo phút, giờ, ngày – đêm, tuần, tháng.
- Tính năng thống kê, tổng hợp, phân tích, báo cáo Realtime mọi số liệu về số lượng khách cũng như lợi nhuận của khách sạn.
- Hỗ trợ nhân viên lễ tân bàn giao ca làm việc và bàn giao tiền mặt từ những giao dịch trong ca đó, nhanh chóng kiểm tra lại những giao dịch đã diễn ra bao gồm: chuyển khoản, thẻ tín dụng, tiền mặt hay công nợ.
- Tính năng quản lý từ xa cho chủ sở hữu khách sạn.
- ezCloudhotel hỗ trợ trên nhiều nền tảng như Android, iOS, máy tính.
- Gói dịch vụ của ezCloudhotel bán theo tháng hoặc năm, không bán vĩnh viễn. Khách hàng có thể tải phần mềm và chọn khoảng thời gian mua gói để biết được chính xác mức giá là bao nhiêu.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Giao diện sử dụng thân thiện, thông minh, để triển khai.
- Bố cục thiết kế hiển thị các tính năng theo chiều dọc, màu sắc dễ nhìn.
- Phần mềm có khả năng kết nối với các bên booking thứ ba, hệ thống bán phòng đại lý cùng một số tính năng Marketing như Email Marketing,… không những giúp tăng doanh thu mà còn quảng cáo khách sạn đến nhiều khách hàng hơn nữa.
Nhược điểm
- Thanh menu lại hiển thị quá nhiều mục trong một lần khiến người dùng mới sẽ khó tiếp cận được.
- Phần mềm sở hữu số lượng phân hệ báo cáo quá lớn, trong đó, nhiều báo cáo không quá quan trọng, gây rối cho người dùng.
TCSOFT HOTEL
Nói đến các phần mềm quản lý khách sạn thì không thể không nhắc đến TCSOFT HOTEL – phần mềm quản lý khách sạn vừa và nhỏ, được rất nhiều các khách sạn, nhà nghỉ, homestay hiện đại vận hành.
Một số tính năng nổi bật
- Hỗ trợ quản lý việc nhận và trả phòng cũng như tình trạng đặt phòng.
- Hỗ trợ các biểu đồ thống kê chính xác về tình hình kinh doanh của khách sạn như thống kê hiệu suất phòng mỗi ngày, mỗi tháng để chủ doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh phương hướng kinh doanh của mình.
- Quản lý được công nợ, thu chi.
- Quản lý được việc đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn.
- TCSOFT HOTEL hỗ trợ trên nhiều nền tảng như Android, iOS, máy tính.
- Phần mềm có 2 gói dịch vụ là: gói Premium dành cho các khách sạn và homestay, gói Professional dành cho các khách sạn mini và nhà nghỉ với mức 8,000đ/phòng/tháng.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Thao tác sử dụng ổn định, đơn giản, dễ triển khai cho mọi nhân viên.
- Linh động cài đặt các mức giá phòng khác nhau theo thời gian như theo ngày, tháng, năm, theo giá ngày lễ hoặc giá theo giờ cao điểm.
- Phần mềm có khả năng phân quyền cho nhiều tài khoản và vẫn đồng bộ đầy đủ dữ liệu, mã hóa, đảm bảo tính bảo mật.
- Tính năng quản lý dịch vụ nhà hàng kèm theo khách sạn, quản lý phòng karaoke.
- Hỗ trợ các báo cáo tổng hợp và báo cáo chi tiết về doanh thu, lợi nhuận, hiệu suất phòng, thống kê ca trực của các nhân viên và cả tồn kho nguyên liệu,…
- Hỗ trợ người dùng 24/7 miễn phí qua UltraViewer và TeamViewer.
Nhược điểm
- Phần mềm chưa có tính năng vô cùng quan trọng là đặt phòng và cho phép khách lựa chọn loại phòng ngay trên website khách sạn.
- Do phần mềm khá đơn giản nên chỉ phù hợp với những nhà nghỉ, homestay hay khách sạn quy mô nhỏ, không đủ các tích hợp và tính năng hữu ích cho các khách sạn lớn, resort hay chuỗi khách sạn.
Sophia PMS
Một trong các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng phải kể đến tiếp theo chính là Sophia PMS. Sophia PMS là phần mềm quản lý khách sạn PMS phù hợp với các mô hình chuỗi như chuỗi khách sạn, chuỗi nhà hàng, chuỗi spa,…
Một số tính năng nổi bật
- Dễ dàng trong việc quản lý lịch đặt phòng, thông tin chi tiết khách đã đặt cũng như tìm kiếm lại thông tin của những khách hàng đó.
- Trong giao diện quản lý, trạng thái phòng đã đặt hay phòng trống được hiển thị bằng những màu sắc khác nhau.
- Quản lý việc đặt phòng khác nhau cũng như tự động tạo hóa đơn cho các nhóm khách đoàn và khách lẻ.
- Hỗ trợ quản lý việc thu chi, tổng hợp và truy xuất các báo cáo doanh thu phân chia theo các mục như tiền phòng, tiền phụ thu, chi phí khách bỏ ra cho các dịch vụ kèm theo của khách sạn như nhà hàng, karaoke, spa,…
- Sophia PMS hỗ trợ trên nhiều nền tảng như Android, iOS, máy tính.
- Khách hàng có thể dùng thử phần mềm miễn phí trong 4 tuần, sau đó sẽ trả phí cho các phiên bản dịch vụ hàng năm sau: Phiên bản Enterprise với gói thuê bao giá 200,000đ/ phòng và gói vĩnh viễn giá 600,000đ/phòng, phiên bản Standard với gói thuê bao giá 1,500,000đ – 2,000,000đ và gói vĩnh viễn với giá 4,500,000đ – 7,500,000đ.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Sophia PMS hỗ trợ người dùng cả hai giao diện tiếng Anh và tiếng Việt, phù hợp khi kinh doanh ở mô hình chuỗi khách sạn lớn.
- Giao diện sử dụng phân bổ hợp lý, thân thiện với người dùng.
- Kết nối với cả máy đọc passport, khóa từ,… giúp giảm thiểu chi phí lắp đặt ngoài và có thể lưu trữ dữ liệu của khách đầy đủ, hiệu quả hơn.
- Hỗ trợ tính năng xử lý lỗi và cập nhật tự động.
- Hỗ trợ tính năng bán phòng online qua các bên thứ ba như website booking Agoda,…
Nhược điểm
- Mặc dù giao diện đầy đủ tính năng nhưng vẫn chứa nhiều thông tin không quá cần thiết.
- Thiết kế chỉ phù hợp với mô hình khách sạn lớn hoặc chuỗi khách sạn, các chủ khách sạn quy mô vừa và nhỏ hoặc nhà nghỉ, homestay không thể sử dụng phần mềm này được.
Newway PMS
Newway PMS là một trong các phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất. Newway PMS ứng dụng công nghệ nền tảng điện toán đám mây hiện đại, rất phù hợp với các loại khách sạn từ 3 sao đến 5 sao.
Một số tính năng nổi bật
- Ứng dụng điện toán đám mây nên chủ khách sạn có thể quản lý Newway PMS từ xa.
- Sở hữu đầy đủ tính năng cho nhân viên lễ tân như kiểm soát tình trạng phòng, sơ đồ phòng, việc sử dụng phòng trong tương lai.
- Tính năng hỗ trợ cho khách đoàn và khách lẻ check-in, check-out.
- Tính năng tự động gửi Email với nội dung soạn sẵn và thời gian được cài đặt sẵn, giúp cho việc chăm sóc khách hàng được thực hiện tốt hơn.
- Newway PMS hỗ trợ cả tiếng Anh và tiếng Việt cho người dùng.
- Newway PMS hỗ trợ trên nhiều nền tảng như máy tính bảng, máy tính,…
- Khách hàng muốn biết thêm về mức giá phần mềm Newway PMS có thể liên hệ Website để được tư vấn chi tiết.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Giao diện với đầy đủ tính năng được sắp xếp khoa học, hỗ trợ tốt cho việc quản lý chặt chẽ hoạt động của khách sạn.
- Lưu trữ trên Cloud nên đảm bảo dữ liệu được đồng bộ liên tục, an toàn và bảo mật.
- Newway hỗ trợ song ngữ, hệ thống điện và khóa từ, các kết nối mở rộng.
Nhược điểm
- Quá nhiều tính năng phức tạp khiến người dùng lần đầu gặp phải khó khăn.
- Sự phức tạp, chồng chéo trong các tính năng nghiệp vụ.
- Tốn kém chi phí cho lần đầu tiên lắp đặt và vận hành.
Mona Hotel
Một trong các phần mềm quản lý khách sạn thông dụng tiếp theo chính là Mona Hotel. Mona Hotel hỗ trợ quản lý cho cả những khách sạn lớn, chuỗi khách sạn, resort, nhà nghỉ, homestay hay những khách sạn nhỏ.
Một số tính năng nổi bật
- Tính năng hỗ trợ khách check-in, check-out và đặt phòng trước một cách đơn giản, dễ dàng.
- Hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán cho khách hàng.
- Sở hữu tính năng tính toán doanh thu chi tiết cho hàng loạt khách sạn, phù hợp khi quản lý mô hình chuỗi khách sạn.
- Thống kê báo cáo số lượng nhập – xuất sản phẩm, giá nhập – xuất sản phẩm với dữ liệu đầy đủ, hiển thị rõ ràng, chi tiết.
- Tính năng kiểm tra trạng thái phòng hiện có trong khách sạn một cách nhanh chóng.
- Khách hàng muốn biết thêm về mức giá phần mềm Newway PMS có thể liên hệ Website để được tư vấn chi tiết.
Ưu điểm và nhược điểm
Ưu điểm
- Có khả năng quản lý phân chia riêng biệt cho từng khách sạn khi áp dụng cho mô hình chuỗi khách sạn.
- Giao diện màu sắc và sắp xếp dễ nhìn, khá khoa học.
- Các tính năng được cập nhật liên tục để hỗ trợ người dùng thuận tiện hơn.
Nhược điểm
- Phần mềm chưa được đồng bộ và tối ưu.
- Thời gian mỗi lần sửa lỗi, cập nhật, nâng cấp lâu.
- Dễ xảy ra lỗi với nhiều tính năng.
- Chi phí đầu tư và vận hành ban đầu cao.
Các tính năng thường có của một phần mềm quản lý khách sạn tốt
Hoạt động quản lý của lễ tân
Hoạt động quản lý của vị trí lễ tân là tính năng cơ bản và thiết yếu mà 1 phần mềm quản lý khách sạn cần phải có. Phần mềm quản lý khách sạn PMS tốt sẽ hỗ trợ bộ phận lễ tân tiến hành quá trình check-in & check–out cho khách một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Ngoài ra, hoạt động quản lý của lễ tân trên phần mềm còn có những việc như: thay đổi số phòng hoặc ngày đặt phòng cho khách, quản lý thông tin chi tiết từng khách lưu trú tại mỗi phòng, gán phòng đúng với từng khách, tiếp nhận các thông tin, phản hồi của khách,…
Kiểm soát việc đặt phòng
Đặt phòng là tính năng cực kỳ quan trọng và không thể thiếu của 1 phần mềm quản lý khách sạn. Trước đây, hầu hết các khách sạn đều tiếp nhận việc đặt phòng từ những nguồn truyền thống như: đại lý bán phòng, đại lý du lịch hoặc khách hàng trực tiếp đến đặt phòng với chúng ta. Hiện nay, khi công nghệ ngày càng phát triển, việc đặt phòng của khách hàng sẽ đến từ nhiều nguồn khác nhau như: Website của khách sạn, Website hoặc App du lịch, Website hoặc App bán phòng, các đại lý du lịch hoặc những hãng hàng không,…
Chính vì vậy, hiện nay, các chủ khách sạn đều có nhu cầu tích hợp tính năng kiểm soát và xử lý việc đặt phòng từ những nguồn kể trên một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác nhất nhằm tối ưu hiệu quả doanh thu đạt được.
Hóa đơn và thanh toán
Song song với nhiều nguồn đặt phòng khác nhau thì khách hàng cũng ứng dụng nhiều phương thức thanh toán tiền phòng khác nhau, chẳng hạn như: trả tiền mặt, thanh toán qua thẻ tín dụng, chuyển khoản, thanh toán qua các App chuyển tiền trực tuyến,… Đó cũng chính là lý do các phần mềm quản lý khách sạn cần tích hợp đa dạng những phương thức thanh toán khác nhau.
Ngoài đa dạng phương thức thanh toán, hệ thống cũng cần hỗ trợ đa dạng các hoạt động như: tạm ứng tiền gửi, phí phụ, thu phân chia, quá trình chuyển tiền, các loại thuế,… Lúc này, người dùng phần mềm cũng cần ứng dụng linh hoạt các thao tác thay đổi, điều chỉnh hóa đơn và thanh toán để có thể kịp thời phản ứng bất cứ khi nào cần thiết.
Quản trị – điều hành
Quản trị – điều hành chính là tính năng không thể thiếu đối với các cấp quản lý hay chủ khách sạn. Tính năng này sẽ giúp thống kê, tổng hợp, phân tích toàn bộ thông tin về doanh số, doanh thu theo ngày, tuần, tháng, năm, đồng thời, báo cáo mọi hoạt động của nhân viên các bộ phận. Tính năng quản trị – điều hành giúp chủ khách sạn có cái nhìn tổng quát nhất về hoạt động của khách sạn theo từng mốc thời gian hoặc thời điểm nhất định nhằm đưa ra được phương án xử lý phù hợp nhất trong tương lai.
Tích hợp với những bên thứ ba
Một tính năng nữa mà các phần mềm quản lý khách sạn cần có chính là tích hợp hiệu quả với các phần cứng và phần mềm khác của những bên thứ ba. Ngày nay, khách sạn đạt chuẩn là khách sạch có các ngăn kéo tiền mặt, Door Lock, PABX, máy quét ID, các cổng thanh toán hoặc những phần mềm nhân sự, kế toán – tài chính,… Chính vì vậy, khi phần mềm quản lý khách sạn tương thích với những bên thứ ba này, chúng ta sẽ quản lý khách sạn dễ dàng và hiệu quả hơn rất nhiều.
Kết luận
Doanh nghiệp kinh doanh khách sạn có thể xem xét về quy mô khách sạn của mình, ngân sách bỏ ra cũng như các mục tiêu quan trọng để có thể lựa chọn được một phần mềm quản lý khách sạn phù hợp, hỗ trợ hiệu quả nhất cho hoạt động kinh doanh, quản lý khách sạn của mình.
Nếu doanh nghiệp muốn tư vấn về các phần mềm quản lý khách sạn để tăng trưởng doanh thu và tối ưu quy trình kinh doanh của mình, hãy liên hệ Magenest ngay nhé!
