Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) được đánh giá là vô cùng cần thiết cho tất cả tổ chức hay doanh nghiệp hiện nay. Những tính năng và lợi ích các phần mềm này có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, các doanh nghiệp khác nhau sẽ có những yêu cầu về phần mềm ERP với những chức năng khác nhau mà khó có thể áp dụng chung bằng cách quản lý truyền thống. Giải pháp để giải quyết vấn đề này chính là sử dụng phần mềm mã nguồn mở ERP (Open Source ERP) – với khả năng cho phép tùy chỉnh theo yêu cầu của từng doanh nghiệp cụ thể. Có một vài phần mềm ERP mã nguồn mở miễn phí, và có nhiều phần mềm có thể tải trực tiếp về từ trên mạng Internet. Hãy tiếp tục theo dõi để cùng chúng tôi tìm hiểu lợi ích của các phần mềm ERP mã nguồn mở đối với doanh nghiệp và một số phần mềm ERP mã nguồn mở phổ biến trên thị trường hiện nay.
Mục lục
Phần mềm ERP mã nguồn mở là gì?
Chương trình phần mềm mã nguồn mở là những chương trình có giấy phép nguồn mở, cho người dùng quyền tự do chạy chương trình theo bất kỳ mục đích nào, quyền nghiên cứu và sửa đổi chương trình, quyền sao chép và tái phát hành phần mềm gốc hoặc phần mềm đã sửa đổi (mà không phải trả tiền bản quyền cho những ngườI lập trình trước.
Tương tự như các phần mềm ERP khác, các phần mềm ERP mã nguồn mở cũng có đầy đủ các chức năng như: kế toán, nhân sự, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM), mua hàng, sản xuất, quản lý kho, quản lý dịch vụ, quản lý dự án, chiến dịch marketing… Với khả năng linh hoạt cao, ERP mã nguồn mở hoạt động như một bộ khung chuẩn giúp người dùng thay đổi theo nhu cầu mà không cần phải lập trình.
Các phần mềm ERP mã nguồn mở được chia làm 2 loại đó là phần mềm miễn phí và phần mềm có bản quyền. Một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ sau:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Một số phần mềm ERP hiện đại còn tích hợp thêm các giải pháp liên kết các module cố định với thiết bị hỗ trợ như điện thoại di động, máy tính bảng, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
5 Lợi ích của phần mềm ERP mã nguồn mở
Khi quy trình làm việc đều được thực hiện trên ERP, các doanh nghiệp sẽ có một cơ sở dữ liệu tập trung đồng bộ duy nhất. Đó là tiền đề cho data mining – phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau nhằm trợ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh hợp lý.
Kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tổng hợp số liệu từ nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau nên chắc chắn sẽ có chênh lệch nhất định. Khi sử dụng giải pháp ERP, mọi vấn đề liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi – một phiên bản duy nhất xuyên suốt tất cả các bộ phận, phòng ban. Chỉ cần một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, từ đó hạn chế tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Cũng nhờ sự hỗ trợ của phần mềm quản lý, các doanh nghiệp với quy mô lớn và phức tạp không cần phải đợi đến cuối tháng hoặc cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu. Bất cứ khi nào bạn muốn có một báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng của dòng dữ liệu trên ERP.
Tăng tốc độ làm việc
Doanh nghiệp càng lớn thì quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu và phải phối hợp với nhau thật nhịp nhàng, ăn ý. Tốc độ làm việc phụ thuộc chủ yếu vào hai yếu tố: có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không và trong quá trình chuyển giao dữ liệu đó có gặp phải chướng ngại vật gì hay không.
Rõ ràng việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên sẽ không thể sánh bằng tốc độ của chứng từ điện tử. Hay trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP sẽ tới được tay người thủ kho vô cùng nhanh chóng. Bằng cách cởi bỏ các nút thắt khó gỡ và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp.
Hạn chế sai sót khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Trên thực tế, có khá nhiều khi doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn dữ liệu khi đi qua các bộ phận làm việc khác nhau. Chẳng hạn, các con số viết tay rất dễ bị nhầm lẫn, hay lỗi gõ Word sai tên khách hàng hoặc biến khách hàng này thành khách hàng khác. Những sai lầm dù nhỏ như vậy cũng ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng, suy giảm tính minh bạch, thậm chí còn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên rồi được lưu trữ trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều có thể tiếp cận với dữ liệu gốc này chứ không phải một bản copy tam sao thất bản nào khác.
Dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Một cơ sở dữ liệu tập trung với quy trình nghiệp vụ được sắp xếp lớp lang, cố định sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng Audit track (theo dõi) của phần mềm ERP cho phép người dùng nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên có liên quan đến bút toán đó.
Việc giám sát từng bước làm việc của nhân viên cũng sẽ được tối ưu. Nhà quản trị chỉ cần ở một nơi, mở giao diện của ERP trên laptop hoặc thiết bị di động ra là có thể nắm trong tay kết quả làm việc của tất cả nhân viên trong công ty, từ những vấn đề nhỏ đến lớn như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.
Một số phần mềm ERP thế hệ mới còn có tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào công việc phù hợp với thế mạnh của họ, từ đó nhà quản lý không cần mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Các phần mềm ERP mã nguồn mở thường tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng thuộc cùng một hệ thống. Có thể kể đến như việc chat riêng tư hoặc cập nhật trạng thái cá nhân giống như cơ chế hoạt động của một mạng xã hội nội bộ thực thụ.
Các phần mềm ERP mã nguồn mở nổi tiếng
Theo báo cáo thống kê của tạp chí CIO, có khoảng trên 50 phần mềm ERP mã nguồn mở khác nhau. Dưới đây là những phần mềm ERP mã nguồn mở được sử dụng phổ biến trên thế giới mà chúng tôi đã tìm hiểu và hệ thống lại. Hãy cùng theo dõi nhé.
Odoo
Odoo là tên mới của nền tảng ERP mã nguồn mở vốn dĩ có tên gọi là OpenERP. Sản phẩm này hướng đến các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô, và được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bộ phần mềm được chia thành một số ứng dụng hoặc module riêng biệt, bao gồm CRM, thanh toán, kế toán, sản xuất, mua bán, PoS, quản lý kho và quản lý dự án…
Phiên bản Odoo Community được tải miễn phí, trong đó bao gồm tất cả các module-ERP như CRM, marketing… Phiên bản được lưu trữ có sẵn miễn phí cho hai người dùng và sau đó chi phí sẽ là $15 mỗi tháng cho mỗi ứng dụng, bao gồm hỗ trợ qua email. Gói toàn diện hơn bao gồm hỗ trợ tùy chỉnh và tài liệu đào tạo cũng có sẵn cho với chi phí $138 mỗi tháng cho mỗi ứng dụng.
Tuy nhiên, đó chỉ là chi phí phần mềm cơ bản. Để ứng dụng hệ thống ERP nói chung và Odoo ERP nói riêng, doanh nghiệp cần được phân tích kĩ lưỡng để đưa ra giải pháp và các module phù hợp với nhu cầu riêng. Để đạt được điều này, doanh nghiệp có thể cần đến sự hỗ trợ của các chuyên gia công nghệ. Là đối tác hạng Bạc của Odoo tại Việt Nam, Magenest cung cấp các giải pháp Odoo dành riêng cho từng doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí và tiết kiệm thời gian. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm triển khai, chúng tôi sẽ phân tích, tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất với thực trạng của Doanh nghiệp. Liên hệ ngay với Magenest để nhận tìm hiểu dịch vụ triển khai Odoo cũng như nhận tư vấn và báo giá miễn phí!
Adempiere ERP Business Suite
Phần mềm ERP ADempiere được đánh giá là một phần mềm ERP mã nguồn mở đa nền tảng toàn diện, ADempiere được bắt đầu phát triển vào năm 2006 bởi một nhóm các nhà phát triển Compiere tách riêng. Trong khi các nhà phát triển của Compiere chỉ tập trung vào phần mềm ERP bán theo giấy phép thương mại, các nhà phát triển của ADempiere lại trở thành những nhà chia sẻ, và đây cũng chính là cơ sở của phong trào mã nguồn mở.
Adempiere ERP Business Suite là một phần mềm ERP mã nguồn mở miễn phí nhưng bạn có thể ủng hộ đội ngũ chuyên gia phát triển phần mềm thông qua website chính thức.
Cũng giống như các phần mềm ERP khác, ADempiere cung cấp hàng loạt các tính năng bao gồm bán hàng, mua hàng, kế toán, quản lý kho bãi, quản lý sản xuất, quản lý vật liệu và tài chính, CRM, quản lý nhân sự và tính lương.
ADempiere có thể dễ dàng tải về thông qua Sourceforge, và được cài đặt tự động chỉ với ba lần nhấp chuột. Ngoài ra, ADempiere cũng cung cấp các phiên bản cho Mac và Linux.
Apache OFBiz
Apache OFBiz hay Apache Open for Business, là gói dịch vụ doanh nghiệp được cung cấp bởi Apache Foundation. Được phát hành dưới giấy phép của Apache 2.0, người dùng có thể dễ dàng tải về từ website của Apache. Apache OFBiz đã trở thành một giải pháp ERP hàng đầu được doanh nghiệp và tổ chức lựa chọn. Mặc dù miễn phí, phần mềm ERP mã nguồn mở này vẫn đảm bảo chất lượng. Nó cung cấp một cài đặt sẵn có và cho phép tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của từng người dùng và doanh nghiệp.
Apache OFBiz cũng là một phần mềm ERP mã nguồn mở miễn phí mà bạn có thể ủng hộ hoặc lựa chọn trở thành 1 nhà tài trợ thông qua website chính thức của Apache.
Apache OFBiz có thể được sử dụng trực tiếp hoặc truy cập thông qua trình duyệt web, mang lại sự tiện lợi cho người dùng. Tuy nhiên, phần mềm này được phát triển trên Java và có quá trình cài đặt đòi hỏi kiến thức về câu lệnh để tải xuống và cài đặt. Bộ phần mềm này bao gồm nhiều tính năng của một hệ thống ERP bao gồm: thương mại điện tử, quản lý danh mục, xúc tiến và quản lý giá cả, quản lý đơn hàng, quản lý kho, kế toán, quản lý sản xuất, quản lý tài chính, CRM, PoS và các tính năng khác.
xTuple
XTuple được đánh giá là bộ phần mềm nguồn mở hàng đầu thế giới ra đời từ năm 2000. xTuple cung cấp một phiên bản mã nguồn mở miễn phí được gọi là PostBooks, có thể tải về từ Sourceforge. Ngoài ra, xTuple cũng cung cấp một dịch vụ bản quyền được chạy trên cloud.
Hai phiên bản này đều hướng đến vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không những thế, xTuple còn cung cấp thêm ba phiên bản thương mại nữa cho các doanh nghiệp với quy mô lớn hơn. Một dành cho các nhà phân phối, một dành cho các nhà sản xuất và phiên bản còn lại dành cho doanh nghiệp dùng chung.
Phần mềm xTuple bao gồm các chức năng về kế toán, bán hàng, CRM, mua sắm, định giá sản phẩm, kiểm kê và phân phối, sản xuất. Nếu sử dụng bản PostBooks, bạn sẽ tốn $1200 cho chi phí giấy phép thương mại trên một người dùng dùng vĩnh viễn, hoặc $400 mỗi người dùng trong vòng một năm. Nếu được sử dụng làm dịch vụ, chi phí này sẽ tăng thêm $100 mỗi tháng, cộng thêm $30 cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Openbravo
OpenBravo là một hệ thống ERP mã nguồn mở, người dùng có thể dễ dàng tải về trên Sourceforge. Được thiết kế để hướng đến các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hệ thống module này bao gồm tài chính và kế toán, quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý hàng tồn kho, quản lý dự án, PoS, thông tin kinh doanh và các module khác.
Openbravo mang đến hai phiên bản cho khách hàng lựa chọn: thương mại – phiên bản chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp nhỏ với tối đa 5 người dùng đồng thời và một phiên bản doanh nghiệp cho các công ty, tổ chức quy mô lớn hơn với số lượng người dùng đáng kể. Tuy có hệ thống được tạo ra từ các module chức năng tương tự như Odoo, Openbravo cho phép trả tiền theo các module sử dụng và được linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Cũng chính vì vậy mà doanh nghiệp sẽ cần liên hệ với Openbravo hoặc các nhà phát triển là đối tác của Openbravo để được báo giá cụ thể.
Opentaps
Opentaps là viết tắt của cụm từ Open Source Enterprise Applications Suite, là một bộ mã nguồn mở ERP tích hợp và bộ phần mềm CRM được tài trợ bởi Open Source Strategies, Inc. Opentaps hỗ trợ từ thương mại điện tử, CRM, đến quản lý hàng tồn kho, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý tài chính, kế toán, kinh doanh thông minh và được tích hợp trên thiết bị di động.
Opentaps có sẵn dưới dạng phần mềm tự do theo GNU Affero GPLv3, và với giấy phép thương mại cho phép người dùng sửa đổi mã nguồn mà không phải thực hiện các điều chỉnh tùy chỉnh của mình. Người dùng có thể download phần mềm ERP mã nguồn mở này một cách miễn phí tại trang web chính thức.
PostBooks
PostBooks phần mềm mã nguồn mở ERP được phát triển bởi xTuple – công ty chuyên cung cấp dịch vụ quản lý nguồn lực thuộc mọi quy mô với chi phí thấp, dễ sử dụng cho công việc kinh doanh. PostBooks ban đầu được phát triển như là một chương trình dành cho các nhà sản xuất, nhưng trong những năm qua, một tập hợp đầy đủ các ứng dụng kế toán và CRM đã được thêm vào. Ngoài ra, PostBooks bao gồm hệ thống kết xuất báo cáo, xây dựng dựa trên mã nguồn mở mạnh mẽ được gọi OpenRPT.
PostBooks là phiên bản miễn phí của phần mềm ERP xTuple, có thể được tải bởi bất cứ ai vào bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, một số sản phẩm thương mại cũng được phát triển dựa trên hệ thống mã nguồn mở này, bao gồm xTuple Standard, xTuple Manufacturing và xTuple Enterprise. Điều này giúp doanh nghiệp có thể thử ứng dụng bản miễn phí của Tuple vào trong quy trình làm việc trước khi chuyển sang các bản nâng cấp mất phí.
Compiere
Được hãng công bố là phần mềm nguồn mở ERP có giá cả phải chăng nhất, thích nghi và hiện đại hiện nay, Compiere là phần mềm được sử dụng tại nhiều tổ chức trên hơn 40 quốc gia khác nhau. Phần mềm này bao gồm những hệ thống quản lý của một phiên bản ERP thương mại như: Quản lý kho hàng, quản lý mua bán , quản lý thông tin nhà sản xuất, quản lý kế toán.
Trong khi đó phần quản trị khách hàng CRM cung cấp tính năng quản trị mua bán, thương mại điện tử, dịch vụ và quản lý thông tin khách hàng. Thêm vào đó, Compiere có thể được chạy trên mạng cục bộ hoặc thông qua hệ thống điện toán đám mây (Amazon’s Elastic Compute Cloud: EC2).
Phần mềm Compiere cung cấp 2 phiên bản: miễn phí với một số hạn chế về kết nối và bản thương mại đầy đủ với chi phí không được công bố. Để có thể có được thông tin về chi phí sử dụng Compiere, doanh nghiệp sẽ phải liên hệ với nhà phát triển của phần mềm ERP mã nguồn mở này.
Dolibarr
Khi đề cập đến mã nguồn mở phần mềm ERP, Dolibarr được đánh giá là một sản phẩm cạnh tranh và hiện đại với cộng đồng nhà phát triển và người sử dụng năng động. Dolibarr hoàn toàn miễn phí, và có thể được sử dụng như một chương trình độc lập từ bất kỳ máy tính hoặc máy chủ nào. Tài liệu cho các phần mềm có thể dễ dàng tìm thấy trên một trang web wiki. Phần mềm này thường xuyên được cập nhật bởi cộng đồng các nhà phát triển và người sử dụng.
Dolibarr có 2 mức giá: Cơ bản và Cao cấp. Chương trình Cơ bản (Dolibarr Basic) có giá $12/tháng/1 người dùng phù hợp cho cá nhân hoăc doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp. Gói Cao cấp (Dolibarr Premium) có nhiều sự ưu tiên và hỗ trợ hơn vì Dolibarr và có giá $30/tháng để đăng ký sử dụng và thêm $15/tháng/1 người dùng cho mỗi một người dùng được thêm vào. Một số plugin phổ biến nhất có thể kể đến như quản lý dự án, tài liệu kỹ thuật số, bảng giá và quản lý điện thoại. Dolibarr cho miễn phí 15 ngày để doanh nghiệp có thể dùng thử trước khi đưa ra quyết định.
ERP5
Khi mới được ra mắt, các nhà phát triển ERP5 tuyên bố rằng đây là phần mềm mã nguồn mở ERP mạnh mẽ và hiện đại nhất. Điều này ngay lập tức đã thu hút sự tò mò của người dùng và đặt ra dấu chấm hỏi về các tính năng của phần mềm này. ERP5 là một phần mềm với đầy đủ tính năng bao gồm các module cho CRM, quản lý sản xuất, SCM và thiết kế sản phẩm. Ngoài ra, các nhà phát triển đã tích hợp các tính năng cụ thể cho một số ngành công nghiệp, bao gồm cả ngành may mặc và chăm sóc sức khỏe.
Phần mềm ERP mã nguồn mở ERP5 có thể dễ dàng được tải về và cài đặt một cách miễn phí, nhưng quá trình này có thể sẽ khá khó khăn, đặc biệt là đối với những người sử dụng hệ điều hành Windows. Thách thức này chủ yếu bởi tài liệu hướng dẫn đầy đủ chưa đầy đủ và chi tiết. Nhưng người dung có thể liên hệ và tìm kiếm sự hỗ trợ từ các doanh nghiệp là chuyên gia trong việc ứng dụng ERP5.
Đặc điểm chung của các phần mềm ERP mã nguồn mở
Như đã đề cập bên trên, các phần mềm ERP mã nguồn mở mang đầy đủ những tính năng của một phần mềm ERP thông thường. Ngoài ra, các phần mềm ERP mã nguồn mở có thể tiếp cận và đáp ứng được đa dạng đối tượng doanh nghiệp, từ những doanh nghiệp vừa và nhỏ đến những doanh nghiệp quy mô lớn đến hơn 2000 nhân viên. Chính vì vậy, đây là một phần mềm quản trị nguồn lực tối ưu mà các chủ doanh nghiệp nên sử dụng.
Mặt khác, các phần mềm ERP mã nguồn mở có những đặc điểm thực sự rất phù hợp đối với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ mà các phần mềm ERP khác không có được.
Thứ nhất: dễ dàng tùy chỉnh để phù hợp với các loại hình doanh nghiệp khác nhau, cũng như dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Thứ hai: chi phí triển khai thấp hơn rất nhiều so với các phần mềm ERP khác vốn cần mua bản quyền.
Thứ ba: được tích hợp chặt chẽ với các công cụ digital marketing, hỗ trợ tối đa hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng cho doanh nghiệp.
Thứ tư: dễ dàng sử dụng, quản trị và thực hiện các công việc mà không cần phải biết về công nghệ thông tin.
Kết luận
Không thể phủ nhận bất cứ phần mềm nào cũng có những ưu điểm và nhược điểm riêng và các phần mềm ERP mã nguồn mở cũng không ngoại lệ. Điều quan trọng là bạn phải cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.
Hy vọng những thông tin chúng tôi cung cấp trong bài viết này có thể phần nào đó giúp bạn giải đáp những băn khoăn khi lựa chọn phần mềm ERP mã nguồn mở. Nếu doanh nghiệp muốn nhận những tin tức mới nhất về thị trường, giá các phần mềm ERP hiện nay, hãy đăng ký theo dõi Magenest ngay nhé!
