Odoo ERP 101: Module Document hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Tổng quan về Odoo ERP

Lịch sử hình thành Odoo ERP

Năm 2008, phần mềm Odoo ERP ra đời với tên gọi TinyERP, sau đó là ‘’Open ERP’’. Cho đến phiên bản 8.0 (năm 2014), Odoo ERP mới trở thành cái tên chính thức.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp Odoo ERP được Fabien Pinckaers và các cộng sự của mình viết trên nền tảng Python 2.7, Javascript, XML, TML5 và cơ sở dữ liệu PostgresSQL.

Odoo là gì?

Odoo là phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP) dưới dạng mã nguồn mở (open source) được viết chủ yếu bằng ngôn ngữ lập trình Python. Odoo cũng chấp nhận những ngôn ngữ lập trình khác như Javascript & XML.

Các feature của Odoo ERP dựa vào các module được Odoo/OpenERP phát triển. Với hơn 1000 module, người dùng có nhiều lựa chọn đa dạng, phù hợp với mọi doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ trong những lĩnh vực kinh doanh khác nhau. 

Một số module tiêu biểu và phổ biến nhất hiện nay là Sales, CRM, Project, Inventory, Human Resource, Accounting và một số module khác.

Bên cạnh đa dạng về module và ‘’ngành nghề’’, việc tích hợp công nghệ điện toán đám mây (cloud) giúp Odoo trở thành sự hỗ trợ hoàn hảo  cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam cũng như trên thế giới.

Xu hướng thị trường của Odoo

Với việc có hơn 4.000.000 người dùng Odoo được đánh giá là hệ thống ERP nổi bật nhất hiện nay

Ưu điểm & Nhược điểm của Odoo ERP

Ưu điểm

Chi phí triển khai thấp

Không giống với những gã khổng lồ về ERP trên thị trường như Oracle, SAP hay Salesforce. Odoo ERP tiếp cận các doanh nghiệp theo hướng mà những nhà đầu tư nào cũng hướng tới là Rẻ, Chất lượng, Tiết kiệm

Odoo mạng lại cho người dùng nền tảng hoàn toàn miễn phí với chi phí đầu tư ban đầu vô cùng hợp lý

  • Không yêu cầu trả phí bản quyền
  • Chỉ trả phí theo dịch vụ sử dụng & ứng dụng được triển khai theo nhu cầu của khách hàng

Nhanh chóng & dễ dàng sử dụng

Nhanh chóng triển khai: Odoo sử dụng ngôn ngữ lập trình có thời gian lập trình nhanh chóng như Python, trên cơ sở dữ liệu miễn phí Postgresql đi kèm là các ngôn ngữ có tốc độ thực thi nhanh là HTML, XML, CSS và JS. 

Điều này hỗ trợ dự án nhỏ hoàn thành trong vòng vài tuần và vài tháng đối với dự án vừa. Đồng thời các nhà đầu tư luôn có thể bám sát hệ thống đã được tích hợp tính năng gì từ đó theo sát được tiến độ và đánh giá hiệu quả của dự án.

  • Xử lý công việc nhanh chóng: Odoo cung cấp các hành động thực thi tự động, hành động thực thi theo lịch và các ứng dụng hỗ trợ việc xử lý số liệu cực kì nhanh chóng. Bên cạnh đó, Odoo có giao diện đơn giản, thân thiện giúp giảm thiểu tối đa thời gian làm quen và chuyển đổi từ cách thức làm việc truyền thống sang làm việc trên ERP.

Mở rộng tính năng và tích hợp tất cả trong một hệ thống

  • Odoo được xây dựng dựa trên các module riêng biệt của Odoo. Đặc điểm nổi bật của Odoo là sở hữu từ 0-1000 module giúp cho người dùng có thể bám sát mô hình kinh doanh của họ để sử dụng các module hợp lý giúp tránh trường hợp sử dụng các module dư thừa

Khả năng support người dùng của Odoo ERP 

  • Với việc sử dụng ngôn ngữ lập trình đơn giản, linh hoạt cũng như nhu cầu về ERP đang rất lớn nên Odoo sở hữu lượng partner và developer khổng lồ.
  • Khách hàng có thể trải nghiệm hệ thống Odoo trong 15 ngày miễn phí từ  đó đưa ra những quyết định chính xác cho việc lựa chọn module phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Đọc thêm về ưu điểm của Odoo tại đây.

Nhược điểm

  • Khả năng tương thích: Việc cập nhật hệ thống chắc chắn khách hàng sẽ cần sự hỗ trợ của đội lập trình viên Odoo
  • Một số module chưa theo chuẩn Việt Nam: Hiện nay Odoo vẫn là phần mềm phổ biến của thế giới nên một số module chưa hỗ trợ theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp Việt Nam. Ví dụ điển hình là module kế toán vì quy chuẩn kế toán tại thế giới và Việt Nam có nhiều điểm khác biệt

Module Documents của Odoo ERP hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?

Tại sao các công ty cần một ứng dụng quản lý tài liệu?

Đối với sự tăng trưởng của các công ty hiện nay thì các giấy tờ thủ tục hành chính, tài liệu học tập, hóa đơn với khách hàng… ngày càng nhiều và kho tài liệu vật lý sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu ngày một lớn này. Bên cạnh đó, các công ty phải mất rất nhiều thời gian cho việc vận hành, luân chuyển giấy tờ giữa các phòng ban cũng như tốn nhiều chi phí cho việc in ấn, lưu trữ các tài liệu 

Vì vậy, nhu cầu cấp thiết của nhiều doanh nghiệp là một giải pháp giúp cắt giảm chi phí và thời gian cho việc quản lý các tài liệu, cũng như hạn chế sử dụng giấy và kho vật lý để vận hành doanh nghiệp. 

Ví dụ: ta có thể chia sẻ kiến thức cho nhân viên trong công ty, tài liệu gửi cho khách hàng,… vô cùng đơn giản và nhanh chóng nhưng không tốn phí in hoặc gửi  

Điểm tối ưu của việc kinh doanh không cần dùng tới các giấy tờ sẽ giúp cho khách hàng thanh toán nhanh chóng hơn so với việc in hoặc scan và gửi  hóa đơn vật lý cho khách hàng. 

Giới thiệu module Documents của Odoo ERP

Documents là một giải pháp về tài liệu của Odoo ERP  nhằm mục đích hỗ trợ các doanh nghiệp khắc phục và tạo ra một quy trình logic hơn cho các công việc vận hành nội bộ hoặc giao tiếp với khách hàng của doanh nghiệp. Từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí khi sử dụng  các tài liệu cũng như quản lý tài liệu một cách tốt nhất, tránh trường hợp sai sót hoặc mất cắp tài liệu.

Với việc kiểm soát tài liệu trên một hệ thống cố định  sẽ giúp cho công ty tạo ra quy trình chuẩn hóa các tài liệu đúng người đúng thời điểm bằng cách phân quyền riêng biệt cho khách hàng và nhân viên trong công ty. 

Tong module document này chúng ta sẽ lưu ý tới 2 concepts chính là:

  • Đầu tiên là Workspace là nơi các phòng ban, bộ phận trong công ty sẽ quản lý những tài liệu liên quan đến công việc của họ. 

Ví dụ như là kế toán sẽ có những tài liệu như hóa đơn với khách hàng hoặc hợp đồng với nhà cung ứng,..Còn với HR thì sẽ có những giấy tờ như hợp đồng với nhân viên hoặc là giấy tờ về việc chấm dứt hợp đồng lao động..

  • Thứ hai là Tag: các tag này chứa các thông tin như trạng thái của document hoặc là phân loại các tài liệu để dễ dàng cho việc tìm kiếm và chia sẻ 

Giải pháp Document module giúp cho doanh nghiệp

  • Chia sẻ tài liệu dễ dàng, nhanh chóng và chính xác
  • Phân quyền xem hoặc chỉnh sửa tài liệu 
  • Tối ưu phân loại & sắp xếp tài liệu 
  • Dễ dàng tìm kiếm tài liệu
  • Cho phép người xem chỉ được xem tài liệu  trong một khoảng thời gian nhất định
  • Tiết kiệm chi phí in ấn
  • Hạn chế việc thất lạc tài liệu
  • Nâng cao thời gian lưu trữ tài liệu công ty
  • Dễ dàng upload tài liệu theo nhiều hình thức như là từ máy tính hoặc theo URL
  • Dễ dàng xóa hoặc chuyển các tài liệu không đúng với trách nhiệm của nhân viên

Cách phân quyền tài liệu trong công ty

Phân quyền tài liệu trong công ty là cho phép một ai đó hoặc là một group nào đó có thể xem được các tài liệu mà người dùng cho phép họ nhìn thấy và chỉnh sửa, từ đó chỉ định  cho nhân viên các tài liệu cần thiết cho công việc của họ.

Cách thức phân quyền tài liệu:

Bước 1: Vào mục Document và tìm đến file mà chúng ta đang muốn phân quyền

Bước 2: select một hoặc nhiều file 

Bước 3: Click để chọn Workspace ở phía phải

Bước 4: Sau khi đã chọn được Workspace thì file sẽ tự đi tới Workspace mà bạn muốn và hoàn thành phân quyền tài liệu. 

Kết luận

Module Document tiết kiệm chi phí cho công ty & nâng cao năng suất làm việc nhờ vào sự tiện lợi trong việc quản lý giấy tờ. Đây là bước ngoặt lớn trong việc liên lạc và đổi mới quy trình làm việc của các doanh nghiệp.

Là Silver Partner của Odoo, Magenest đã triển khai nhiều dự án ERP cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Liên hệ với chúng tôi để nhận được những tư vấn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Đăng ký theo dõi bản tin của chúng tôi để không bỏ
sót bất kỳ thông tin hữu ích nào!

Lưu ý: Bằng việc cung cấp thông tin liên hệ cho chúng tôi, quý vị đã đồng ý nhận tin tức và các thông tin ưu đãi từ Magenest.