Với xu hướng chuyển đổi số như hiện nay, các phần mềm quản lý trở thành một phần quan trọng đối với các doanh nghiệp. Có rất nhiều phần mềm trên thế giới, tuy nhiên ERP lại là phần mềm phổ biến hơn cả bởi giá thành hợp lý và tính năng tối ưu. Chắc chắn rằng, các lợi ích của ERP sẽ khiến cho doanh nghiệp hài lòng khi giúp họ trong việc quản lý từ hoạt động sản xuất đến quản lý các phòng ban.
Vậy, cụ thể lợi ích của ERP là gì? Tại sao ERP lại giúp các doanh nghiệp tối ưu được hiệu quả công việc của mình? Magenest sẽ giúp bạn làm rõ được điều này và hiểu hơn về ERP trong bài viết này nhé.
Mục lục
Giới thiệu chung về Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning)
ERP hay Hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp là phần mềm cung cấp các module cho các phòng ban, giảm thiểu công việc tay chân và tự động hóa nhiều chức năng trong văn phòng liên quan tới công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực. Hệ thống này liên kết các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, quản lý sản xuất & phát triển quan hệ khách hàng.
Phần mềm ERP được phát triển dành cho các doanh nghiệp muốn mở rộng, cung cấp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại và chuẩn quốc tế. Đối với các doanh nghiệp lớn, sẽ cần triển khai mô hình quản lý quy mô lớn. Họ cần riêng một đội phát triển phần mềm để phân tích dữ liệu, tùy chỉnh phần mềm và triển khai hệ thống. Trái lại, các ứng dụng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ là giải pháp phần mềm quản lý đơn giản, thường được tùy chỉnh để phù hợp với các loại hình, mô hình kinh doanh khác nhau.
Lợi ích của ERP đem lại cho doanh nghiệp là gì?
Theo trang Allied Market Research, các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống ERP có tỷ lệ tăng trưởng kép (CAGR) hàng năm tăng 7.9%. Bằng những con số chứng minh, chúng ta có thể thấy được mức độ phổ biến và lợi ích của ERP đem lại cho các doanh nghiệp trên thế giới.
Vậy đối với thị trường Việt Nam thì sao? Liệu các doanh nghiệp Việt có được gì khi sử dụng ERP? Đó chắc hẳn là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp khi đọc đến đây. Chính vì thế bài viết này sẽ làm rõ những băn khoăn của các công ty khi muốn áp dụng phần mềm ERP vào bộ máy của mình nhé.
Lợi ích của ERP trong quản lý thông tin, dữ liệu
Công việc lưu trữ của các công ty truyền thống thường là lưu giấy tờ sổ sách, hoặc dữ liệu đánh máy sẽ được đẩy lên Excel và lưu vào phần cứng cố định, quy trình thủ công này trở nên rắc rối và đa số vẫn phải dựa vào nguồn nhân lực của công ty.
Thêm vào nữa đó là chi phí cộng với thời gian đào tạo để nhân viên làm việc nhuần nhuyễn với văn hóa công ty.
Việc sử dụng hệ thống Cloud ERP để lưu trữ mọi dữ liệu trên điện toán đám mây sẽ cho bạn cái nhìn mới về lưu trữ và quản lý thông tin:
- Tự động hóa công việc tiết kiệm chi phí và thời gian dành cho nguồn nhân lực.
- Lưu chuyển dữ liệu trên điện toán đám mây nhanh chóng và bảo mật cao.
- Mọi dữ liệu được đẩy lên server cập nhật theo thời gian thật.
- Có chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, giúp nhà đầu tư giảm thiểu hàng tồn kho tránh bị đọng vốn.
Lợi ích của ERP trong quản lý sản phẩm
Bên cạnh việc lưu trữ và quản lý một lượng thông tin chung khổng lồ từ doanh nghiệp, ERP còn đặc biệt hỗ trợ quản lý một mảng quan trọng của doanh nghiệp – quản lý sản phẩm.
ERP có thể chứa rất rất nhiều thông tin về các sản phẩm. Một số là thông tin cơ bản, chẳng hạn như tên, SKU, mô tả, giá cả, kích thước, số lượng,… Một số giúp doanh nghiệp giảm bớt công việc phải làm trên các cửa hàng thương mại điện tử.
ERP sẽ giúp công ty đồng bộ hóa sản phẩm và hiển thị chúng trên trang thương mại điện tử. Các thông tin bao gồm: sản phẩm sẵn có (bao gồm thông tin về thời điểm chính xác sản phẩm sẽ có), thuộc tính của sản phẩm, thông tin danh mục, sản phẩm liên quan và sản phẩm thay thế. Các sản phẩm nên được tạo trong ERP và được điều chỉnh trong trang Thương mại điện tử của doanh nghiệp.
Ngoài ra, ERP còn giúp công ty quản lý giá của sản phẩm. Với việc hỗ trợ doanh nghiệp định giá, các công ty sẽ kiểm soát được các chế độ giảm giá khác nhau. ERP thậm chí sẽ cho phép doanh nghiệp đặt mức giá đặc biệt trong một thời gian giới hạn. Mức giá này sẽ tự động cập nhập trên trang thương mại điện tử của doanh nghiệp. Thay vì dành nhiều thời gian điều chỉnh trên cửa hàng online của mình, doanh nghiệp chỉ cần quan tâm đến việc quản lý giá trên ERP.
Lợi ích của ERP trong quản lý nhân sự
Hầu hết các hệ thống ERP sẽ cung cấp một module riêng cho phòng nhân sự. Nhiều tính năng sẽ được tối ưu hóa, bao gồm:
- Tự động hóa quy trình quản lý: Phòng quản lý nhân sự sẽ phải nhập dữ liệu và xuất ra báo cáo định kỳ. Thay vì sử dụng các phương thức truyền thống trước đây, hệ thống ERP sẽ cho phép người dùng nhập/ xuất dữ liệu trong cùng một bản báo cáo dễ dàng.
- Chia sẻ thông tin nhanh gọn, chính xác: Với mô hình làm việc truyền thống, nhân viên các phòng sẽ phải trực tiếp liên hệ để xin xuất thông tin, đồng thời tốn công sức chuyển dữ liệu theo format yêu cầu. Hệ thống ERP được thiết lập giúp lưu dữ liệu vào một hệ thống trung tâm, đẩy nhanh việc dịch chuyển hoặc chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, việc này đảm bảo dữ liệu phù hợp sẽ được chia sẻ cho từng cá nhân trong phòng.
- Quản lý nhân lực: Một vấn đề nhức nhối của bộ phận HR là khó xác định được cái nhìn ngắn hạn về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đặc biệt sẽ có nhiều trường hợp nhân viên nghỉ đột xuất, nghỉ mát, hay đến muộn sẽ có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng làm việc. Hầu hết các module HR của hệ thống ERP sẽ theo dõi được số giờ làm việc và số giờ đi muộn của nhân viên, từ đó đưa ra các kế hoạch thay đổi cơ cấu nhân sự kịp thời.
Lợi ích của ERP trong kế toán
Thay vì sử dụng một phần mềm kế toán chuyên biệt, doanh nghiệp có thể sử dụng ERP. Bởi module kế toán của ERP có đầy đủ các chức năng cần thiết cho một công ty. Thay vì tốn chi phí sử dụng một phần mềm khác, sử dụng ERP có thể giúp doanh nghiệp tối ưu được điều này. Ngoài ra, những ứng dụng kế toán đó đều có thể liên kết với các module khác trong cùng một hệ thống ERP và có khả năng tinh chỉnh các chức năng của hệ thống để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
Hiện nay, phần mềm kế toán theo chuẩn Việt Nam đã được công ty Magenest phát triển cho hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp có được giải pháp toàn diện theo chuẩn quốc tế những vẫn giữ được chất lượng và phong cách làm việc của công ty.
Lợi ích của ERP trong quản lý dự án
Mọi doanh nghiệp đều mong muốn dự án của mình được triển khai nhanh chóng, đảm bảo tiến trình và đạt được mục tiêu đề ra một cách tốt nhất. Việc ứng dụng phần mềm ERP sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và ứng biến trong một dự án. Doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu lợi ích của phần mềm dự án ERP ngay dưới đây nhé!
- Theo dõi chi phí của dự án
Trong một hệ thống ERP, mọi chi phí sản xuất cho một dự án đều được nêu ra một cách minh bạch. Từ chi phí nguyên vật liệu cho đến chi phí nhân công. Chi phí thầu dự dự án đến giá thành nguyên vật liệu (từ khi còn là hàng tồn kho đến khi mở rộng thành lợi nhuận bán hàng) cũng sẽ được thêm vào báo cáo trong phần mềm ERP.
Bên cạnh đó, nhờ vào module kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi được ngân sách dự án trong ERP so với báo cáo thực tế của dự án.
- Theo dõi tiến độ dự án với Business Intelligence
Bộ công cụ Business Intelligence trong hệ thống ERP cung cấp các báo cáo phù hợp cho các dự án. Nó đặt ra các cột mốc tiến độ cùng với deadline, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của nhân viên cũng như dự án.
Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh hàng hóa sẽ tận dụng được hết khả năng của các phần mềm quản lý dự án. Phần mềm ERP sẽ đảm bảo tiến độ dự án và làm doanh nghiệp hài lòng dù đó là một dự án đơn lẻ hay một hệ thống dự án phức tạp.
Phần mềm dự án ERP cho phép tích hợp mọi thông tin liên quan, từ lịch trình, tiến độ, tài chính, nguồn lực cho đến rủi ro và vấn đề cần giải quyết, vào một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, mọi người tham gia dự án có thể truy cập vào dữ liệu đồng nhất, cập nhật thông tin trong thời gian thực và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều nhìn thấy bức tranh tổng thể về dự án.
Hơn nữa, việc tích hợp thông tin giúp tăng cường sự minh bạch và tạo điều kiện cho sự hợp tác chặt chẽ hơn giữa các bộ phận và nhóm làm việc. Các quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu đúng và đầy đủ, giảm thiểu sai sót và giúp dự án diễn ra suôn sẻ hơn. Điều này không chỉ tăng hiệu quả trong việc thực hiện dự án, mà còn giúp nâng cao sự tin tưởng và hài lòng từ phía khách hàng và các bên liên quan.
Trong bất kỳ dự án nào, việc sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và tiết kiệm luôn là một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công và hiệu suất của dự án. Tuy nhiên, việc quản lý và phân bổ nguồn lực truyền thống có thể gặp nhiều khó khăn do sự thiếu minh bạch, sự chậm trễ trong việc truyền đạt thông tin và khả năng cập nhật không đồng đều.
ERP giải quyết triệt để những vấn đề này bằng cách cung cấp một giao diện trực quan và dễ dàng. ERP cung cấp một cái nhìn tổng quan về tất cả nguồn lực sẵn có, từ nhân viên, thiết bị, đến tài chính, giúp quản lý dễ dàng xác định nguồn lực cần thiết cho từng giai đoạn của dự án.
Lời khuyên cho những người ra quyết định khi sử dụng ERP
Khi nói đến tích hợp ERP & Thương mại điện tử, có rất nhiều điều mà các nhà quản lý cần phải quan tâm:
- Xác định mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp
Trước khi triển khai ERP, hãy xác định rõ mục tiêu và nhu cầu kinh doanh của bạn. Điều này giúp bạn chọn một hệ thống ERP phù hợp và đảm bảo rằng nó sẽ đáp ứng được yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Một cách tiếp cận hữu ích để xác định mục tiêu và nhu cầu kinh doanh là tiến hành một đánh giá toàn diện về quy trình kinh doanh hiện tại của bạn. Điều này bao gồm việc xem xét các quy trình, từ việc nhập liệu và xử lý thông tin, quản lý hàng tồn kho, quản lý khách hàng, quản lý tài chính, đến việc phân tích và báo cáo dữ liệu. Bằng cách hiểu rõ quy trình hiện tại và nhận biết các vấn đề và thách thức hiện tại, bạn có thể xác định được những yếu tố cần được cải thiện và những tính năng cần có trong hệ thống ERP mới.
- Thực hiện đánh giá chi phí và lợi ích
Đánh giá chi phí và lợi ích của việc triển khai ERP là rất quan trọng. Xem xét cả chi phí triển khai ban đầu, chi phí duy trì và khả năng tăng trưởng trong tương lai. Đảm bảo rằng lợi ích mà hệ thống ERP mang lại sẽ vượt quá chi phí đầu tư và tạo ra giá trị cho doanh nghiệp của bạn. Đánh giá cẩn thận và xác định rõ các lợi ích cụ thể mà hệ thống ERP sẽ mang lại, chẳng hạn như tăng cường năng suất, cải thiện quy trình và khả năng phục vụ khách hàng.
- Lựa chọn công ty triển khai phần mềm ERP
Một khi bạn đưa ra các quyết định về ERP, hãy tìm một công ty có tay nghề cao để triển khai và điều chỉnh giải pháp ERP cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Đảm bảo rằng họ là đối tác chính thức và đã tham gia một vài dự án tương tự. Việc chọn một đối tác hỗ trợ triển khai phần mềm cũng quan trọng như việc bạn chọn hệ thống ERP, bởi đây là công đoạn rất dễ xảy ra rủi ro. Vì thế, hãy lựa chọn một cách thông minh. Chúng tôi gợi ý bạn nên tham khảo danh sách Top 5 công ty triển khai ERP tại Việt Nam.
- Chuẩn bị cho quá trình triển khai
Quá trình triển khai ERP có thể phức tạp và tốn nhiều thời gian. Hãy lập kế hoạch cẩn thận, chuẩn bị tài nguyên và nguồn nhân lực cần thiết. Đồng thời, đảm bảo rằng nhân viên của bạn được đào tạo và sẵn sàng để chuyển đổi từ hệ thống hiện tại sang hệ thống mới. ERP thường thay đổi cách thức làm việc của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự chấp nhận và hợp tác từ phía nhân viên, hãy thảo luận và tương tác với họ trong suốt quá trình triển khai. Giải đáp các câu hỏi, cung cấp đào tạo và hỗ trợ liên tục để đảm bảo sự hiểu biết và sử dụng hiệu quả hệ thống ERP.
- Đo lường và đánh giá hiệu quả
Đo lường và đánh giá hiệu quả là một bước quan trọng để đảm bảo rằng việc triển khai ERP đạt được mục tiêu kinh doanh. Để đo lường hiệu quả, bạn cần thiết lập các chỉ số hiệu suất quan trọng như tăng cường năng suất, giảm thời gian hoàn thành công việc, cải thiện quy trình và tăng khả năng phục vụ khách hàng. Đồng thời, việc đảm bảo bảo mật và tuân thủ quy định trong việc lưu trữ và xử lý thông tin nhạy cảm trong hệ thống ERP cũng là một yếu tố quan trọng. Bằng cách tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu và áp dụng các biện pháp bảo vệ phù hợp, bạn có thể đảm bảo an toàn cho dữ liệu và ngăn chặn việc truy cập trái phép.
Kết luận
Phần mềm ERP sẽ cung cấp các ứng dụng tối ưu và hiện đại nhất, giúp các doanh nghiệp xử lý hết các công việc từ cơ bản đến nâng cao. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng được hưởng lợi ích của ERP khi có thể điều chỉnh phần mềm sao cho phù hợp với cơ cấu và quy mô công ty mình. Mỗi công ty đều có những đặc điểm riêng, chính vì thế việc sở hữu một phần mềm quản lý thích hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được những điểm mạnh mình đang có. Qua đó, công ty có thể tăng năng suất của mình và mọi việc trở nên hiệu quả hơn.
Mặc lợi ích của ERP đem lại là rất lớn. Song, việc các doanh nghiệp tự triển khai phần mềm không phải là điều dễ dàng. Bởi các phần mềm quản lý như ERP đều phức tạp; yêu cầu người triển khai phải có một lượng kiến thức chắc chắn về công nghệ và kỹ thuật. Do đó, các doanh nghiệp cần sự đóng góp và hỗ trợ từ các công ty giải pháp phần mềm. Là một trong những công ty có nhiều kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp khác nhau, Magenest hiểu được vấn đề của họ và sẽ giúp họ đưa ra giải pháp tối ưu nhất khi sử dụng ERP. Hiện tại, Magenest đang là đối tác của Odoo tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai Odoo ERP.
Đã đến lúc chúng ta cần tối ưu hóa việc quản lý doanh nghiệp với phần mềm ERP. Hãy cùng Magenest tạo ra một bộ máy doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm toàn diện như Odoo ERP nhé!
