Lợi ích của việc triển khai ERP cho doanh nghiệp Việt

Theo thống kê của phòng Thương Mại và Công Nghiệp Việt Nam, hiện nay số lượng doanh nghiệp ở nước ta sử dụng phần mềm ERP chỉ vỏn vẹn 1% (theo phòng Thương Mại & Công Nghệ Việt Nam VCCI), trong khi 45% doanh nghiệp trên toàn thế giới đã và đang triển khai hệ thống này.

Các phần mềm ERP đầu tiên trên thế giới được cho ra mắt nhằm củng cố,mở rộng hoạt động sản xuất và tạo sự liền mạch trong hoạt động giữa các phòng ban. Nhưng những phần mềm này bị đánh giá là quá cứng nhắc, chi phí sử dụng đắt đỏ hoặc quá phức tạp.

Hiện nay, thị trường ERP đã phát triển hơn rất nhiều cùng sự góp mặt của các công ty giải pháp thứ 3 để giải quyết những điểm yếu này của hệ thống ERP. 

Lợi ích khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Thị trường ERP khu vực Châu Á Thái Bình Dương được dự báo tăng trưởng 9.77 tỷ Đô trong năm 2020, thêm vào đó các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng hệ thống ERP có tỷ lệ tăng trưởng kép (CAGR) hàng năm tăng 7.9% từ 2014- 2019, theo trang AlliedMarketResearch.

Qua bài viết này, Magenest cung cấp cho các độc giả chi tiết rõ hơn về những lợi ích của ERP tới doanh nghiệp và các phòng ban (thiết yếu) của một tổ chức. 

Nhưng trước tiên, chúng tôi sẽ tóm tắt lại định nghĩa của ERP, để người xem có được cái nhìn tổng quát về hệ thống này.

1. Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning)

ERP- hay Hoạch định tài nguyên của doanh nghiệp là phần mềm cung cấp các module cho các phòng ban, giảm thiểu công việc tay chân và tự động hóa nhiều chức năng trong văn phòng liên quan tới công nghệ, dịch vụ và nguồn nhân lực. 

Hệ thống này liên kết các hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp bao gồm lập kế hoạch sản phẩm, quản lý sản xuất, & phát triển quan hệ khách hàng. 

Phần mềm ERP được phát triển dành cho các doanh nghiệp muốn mở rộng, cung cấp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại và chuẩn quốc tế. Đối với các doanh nghiệp lớn, sẽ cần triển khai mô hình quản lý quy mô lớn và cần riêng một đội developer để phân tích dữ liệu, tùy chỉnh phần mềm và triển khai hệ thống. Trái lại, các ứng dụng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ là giải pháp phần mềm quản lý đơn giản, thường được tùy chỉnh để phù hợp với các loại hình, mô hình kinh doanh khác nhau.

2. Lợi ích của phần mềm ERP đem lại cho doanh nghiệp là gì? 

Phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp sẽ đem lại nhiều mặt tích cực cho các tổ chức. Theo trang Statista, thị trường ERP toàn cầu sẽ đạt được mức doanh thu khoảng 86 tỷ Đô trong năm 2022. 

Đã có nhiều trang blog đã nói nhiều về những lợi ích to lớn và đáng chú ý, nên bài này sẽ tập trung giới thiệu cho độc giả về những lợi ích đến mọi doanh nghiệp nói chung và ảnh hưởng đến các hoạt động chủ chốt của các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.

2.1. Về quản lý thông tin, dữ liệu

Công việc lưu trữ của các công ty truyền thống thường là lưu giấy tờ sổ sách, hoặc dữ liệu đánh máy sẽ được đẩy lên Excel và lưu vào phần cứng cố định, quy trình thủ công này trở nên rắc rối và đa số vẫn phải dựa vào nguồn nhân lực của công ty.

Truy cập hệ thống ERP của doanh nghiệp qua internet nhanh chóng và tiện lợi

Thêm vào nữa đó là chi phí cộng với thời gian đào tạo để nhân viên làm việc nhuần nhuyễn với văn hóa công ty. 

Việc sử dụng hệ thống Cloud ERP để lưu trữ mọi dữ liệu trên điện toán đám mây sẽ cho bạn cái nhìn mới về lưu trữ và quản lý thông tin: 

  • Tự động hóa công việc tiết kiệm chi phí và thời gian dành cho nguồn nhân lực
  • Lưu chuyển dữ liệu trên điện toán đám mây nhanh chóng và bảo mật cao
  • Mọi dữ liệu được đẩy lên server cập nhật theo thời gian thật  
  • Có chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu, giúp nhà đầu tư giảm thiểu hàng tồn kho tránh bị đọng vốn

2.2. Về quản lý nhân sự

Hầu hết các hệ thống ERP sẽ cung cấp một module riêng cho phòng nhân sự vì đây là bộ phận quan trọng trong một hệ thống doanh nghiệp. Nhiều tính năng sẽ được tối ưu hóa, phát triển hỗ trợ công việc quản lý nhân sự:

  • Quy trình quản lý được tự động hóa: Cũng như các bộ phận khác, phòng quản lý nhân sự sẽ phải nhập dữ liệu và xuất ra báo cáo định kỳ. Với các doanh nghiệp truyền thống, việc này sẽ tốn thời gian lấy thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, tổng hợp, phân tích và xuất dữ liệu. Đối với hệ thống ERP, sau khi được cài đặt sẽ cho phép người dùng nhập/ xuất dữ liệu trong cùng một bản báo cáo dễ dàng. 
  • Cải thiện khả năng chia sẻ thông tin và phối hợp trong công việc: Việc chia sẻ dữ liệu trong các phòng ban thường tốn thời gian, với mô hình làm việc truyền thống, nhân viên các phòng sẽ phải trực tiếp liên hệ để xin xuất thông tin, đồng thời tốn công sức chuyển dữ liệu theo format yêu cầu. Hệ thống ERP được thiết lập giúp lưu dữ liệu vào một hệ thống trung tâm, đẩy nhanh việc dịch chuyển hoặc chia sẻ thông tin nhanh chóng và dễ dàng. Đồng thời, việc này đảm bảo dữ liệu phù hợp sẽ được chia sẻ cho từng cá nhân trong phòng. 
  • Có được cái nhìn toàn diện về nhân sự của doanh nghiệp: Một vấn đề nhức nhối của bộ phận HR là khó xác định được cái nhìn ngắn hạn về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Đặc biệt sẽ có nhiều trường hợp nhân viên nghỉ đột xuất, nghỉ mát, hay đến muộn sẽ có ảnh hưởng nhất định đến chất lượng làm việc. Hầu hết các module HR của hệ thống ERP sẽ theo dõi được số giờ làm việc và số giờ đi muộn của nhân viên, từ đó đưa ra các kế hoạch thay đổi cơ cấu nhân sự kịp thời.

2.3. Về phần mềm kế toán

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn đang sử dụng những phần mềm kế toán riêng lẻ đáp ứng được các nhu cầu cần thiết của doanh nghiệp: Quản lý hàng tồn kho, xử lý các đơn hàng (đặt hàng, ship hàng,…), đến các nhu cầu hậu cần khác.

Các chức năng đấy đều được nhóm gọn trong một module của hệ thống ERP.

Ngoài ra, những ứng dụng kế toán đó đều có thể liên kết với các module khác trong cùng một hệ thống ERP và có khả năng tinh chỉnh các chức năng của hệ thống để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Hiện nay, phần mềm kế toán theo chuẩn Việt Nam đã được công ty Magenest phát triển cho hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp có được giải pháp toàn diện theo chuẩn quốc tế những vẫn giữ được chất lượng và phong cách làm việc của doanh nghiệp.



2.4. Về chất lượng dự án, đảm bảo tiến độ công việc

Nói về quản lý dự án, đơn giản là chúng tôi có một mục tiêu, chúng tôi phải đảm bảo biến thay đổi từ lúc xuất phát đến lúc chạm được vạch đích của dự án đó. Việc ứng dụng phần mềm ERP sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi và ứng biến trong một dự án.

  • Theo dõi chi phí của dự án: Trong một hệ thống ERP, mọi chi phí sản xuất cho một dự án đều được nêu ra một cách minh bạch. Từ chi phí nguyên vật liệu cho đến chi phí nhân công. Chi phí thầu dự dự án đến giá thành nguyên vật liệu (từ khi còn là hàng tồn kho đến khi mở rộng thành lợi nhuận bán hàng) cũng sẽ được thêm vào báo cáo trong phần mềm ERP. Bên cạnh đó, nhờ vào module kế toán, doanh nghiệp có thể theo dõi được ngân sách dự án trong ERP so với báo cáo thực tế của dự án.
  • Theo dõi tiến độ dự án với Business Intelligence: Bộ công cụ Business Intelligence trong hệ hệ thống ERP cung cấp các báo cáo phù hợp cho các dự án, đặt ra các cột mốc tiến độ cùng với deadline giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ của nhân viên cũng như dự án. 

Doanh nghiệp sản xuất hàng hóa hay có sản phẩm hữu hình sẽ tận dụng được hết khả năng của các phần mềm quản lý dự án. Phần mềm ERP sẽ đảm bảo tiến độ dự án và làm khách hàng hài lòng dù bạn đang làm một dự án đơn lẻ hay một hệ thống dự án phức tạp. 

2.5. Infographic các lợi ích chính của phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Infographic lợi ích của ERP cho doanh nghiệp Việt

3. Tổng kết

Phần mềm ERP sẽ cung cấp cấp các ứng dụng tinh vi xử lý hết các công việc từ cơ bản đến nâng cao, xong bạn có thể tinh chỉnh lại những module cơ bản để sử dụng dễ dàng và áp dụng thêm một số tính năng để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp. 

Nếu có nhu cầu cần được giải đáp hay sử dụng thử miễn phí phần mềm ERP hãy liên hệ Magenest. Chúng tôi sẵn sàng tư vấn cho bạn ngay lập tức!