Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp sử dụng ERP để quản lý quy trình hoạt động kinh doanh cũng như giải quyết những sai sót, khó khăn trong việc vận hành nội bộ. Tuy nhiên, để triển khai thành công và đạt được hiệu quả cao là một vấn đề không hề dễ dàng. Do đó, ở bài viết này Magenest sẽ hướng dẫn sử dụng ERP một cách đầy đủ và chi tiết để doanh nghiệp có thể tham khảo và triển khai vào quy trình kinh doanh thực tế của mình thật hiệu quả nhé!
Mục lục
Tầm quan trọng của việc doanh nghiệp sử dụng ERP
Nâng cao khả năng phân tích
Hầu hết những phần mềm ERP hiện nay đều sở hữu một Dashboard (bảng điều khiển) có khả năng tùy chỉnh nhanh chóng và dễ dàng các thông tin, dữ liệu trên đó. Sau khi ghi nhận và lưu trữ lại toàn bộ dữ liệu mà người dùng đã nhập vào, hệ thống ERP sẽ có cơ sở cho quá trình thống kê, phân tích, tổng hợp các thông tin, số liệu để từ đó, xây dựng các báo cáo cho doanh nghiệp.
Những báo cáo này sẽ bao gồm tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp cần theo dõi sát sao, chẳng hạn như mức chi phí, doanh thu, lợi nhuận hay các hạng mục KPI cần đạt được … Nhờ việc nâng cao khả năng phân tích, ERP sẽ giúp doanh nghiệp có thể nhìn thấy được những vấn đề tồn đọng để từ đó, tùy vào tình hình kinh doanh thực tế mà có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả.
Cải thiện năng suất công việc
Các công việc như xây dựng báo cáo, kiểm soát số lượng tồn kho, quản lý bảng chấm công hay xử lý những đơn đặt hàng … được triển khai theo phương pháp truyền thống khiến đội ngũ nhân viên mất rất nhiều thời gian và công sức để hoàn thành. Không những vậy, thực hiện các quy trình kinh doanh bằng thủ công còn khiến các nhân viên dễ nhầm lẫn, sai sót và mắc nhiều lỗi khi nhập liệu và theo dõi các con số.
Chính vì vậy, khi doanh nghiệp sử dụng ERP, chúng ta có thể tự động hóa những công việc hàng ngày. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu của hệ thống ERP còn giúp loại bỏ các tác vụ thừa, chẳng hạn như việc nhập dữ liệu và cho phép phần mềm có thể tiến hành những tính toán nâng cao chỉ trong vòng vài giây hay vài phút. Từ đó, thời gian và công sức dành cho các công việc thủ công của đội ngũ nhân viên sẽ được tiết kiệm đáng kể, góp phần cải thiện năng suất, hiệu quả cũng như nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Tập trung dữ liệu trên một hệ thống duy nhất
Việc tập trung cơ sở dữ liệu trên một hệ thống duy nhất chính là điểm đặc biệt và vô cùng hữu ích của ERP. Điều này giúp nhân viên các phòng ban, bộ phận giảm thiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình làm việc với dữ liệu, nhờ đó, chi phí vận hành kinh doanh cũng được tiết kiệm đáng kể.
Thêm vào đó, khi cơ sở dữ liệu được tập trung trên một hệ thống duy nhất còn giúp hạn chế sự gián đoạn trong các dự án kinh bởi toàn bộ nhân viên trong các phòng ban, bộ phận đều sở hữu quyền truy cập vào các thông tin, dữ liệu mà họ cần trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Đặc biệt, các thông tin, dữ liệu này đã được lưu trữ nên khi được chia sẻ thì không cần phải tìm kiếm trên nhiều hệ thống hoặc nhiều nguồn khác nhau.
Tiết kiệm chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp
Đối với một số doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ thì chi phí chính là một vấn đề khó khăn lớn, gây áp lực lên các cấp quản lý, lãnh đạo. Nếu sử dụng nhiều phần mềm hỗ trợ nhiều nghiệp vụ khác nhau, chúng ta sẽ tốn rất nhiều chi phí cho việc cài đặt, triển khai, bảo dưỡng hệ thống và nhất là chi phí thuê chuyên viên kỹ thuật đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho đội ngũ nhân viên.
Ngược lại, với ERP, doanh nghiệp cơ sở dữ liệu được tập trung trên một hệ thống duy nhất và phần mềm cũng tích hợp nhiều tính năng hữu ích như khi chúng ta triển khai nhiều giải pháp khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được đáng kể chi phí cho việc cài đặt và vận hành hệ thống ERP. Ngoài ra, chúng ta cũng không phải tốn quá nhiều chi phí, thời gian và công sức để đào tạo, hướng dẫn sử dụng cho nhân viên, vì những bên cung cấp phần mềm ERP sẽ đảm nhận luôn cả hạng mục này.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai và sử dụng hệ thống ERP
ERP không chỉ đơn thuần là một giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp, cách dùng hệ thống ERP cũng chứng tỏ được kiến thức và kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm tác nghiệm của các cá nhân, bộ phân của một công ty. Chính vì thế, ở Việt Nam, không ít các doanh nghiệp bỏ ra khối lượng ngân sách khổng lồ, đầu tư triển khai một hệ thống ERP hiện đại, tân tiến. Tuy nhiên, lợi ích mang lại không hề tương xứng với số tiền đã bỏ ra. Nguyên nhân phần lớn nằm ở việc họ chưa thực sự hiểu rõ nhu cầu của bản thân doanh nghiệp, chưa nắm bắt được cốt lõi nền tảng của hệ thống ERP được sử dụng cũng như các công việc tác nghiệp liên quan tới hệ thống chưa được đào tào bài bản, dẫn đến việc nhân viên sử dụng hệ thống chưa hiệu quả,…
Ngoài ra, còn rất nhiều các nguyên nhân nhỏ khác có ảnh hưởng khá to lớn tới việc triển khai và sử dụng hệ thống ERP của doanh nghiệp là thành công hay thất bại. Dưới đây là những điều doanh nghiệp cần chuẩn bị để có thể ứng dụng hệ thống ERP hiệu quả nhất.
Xác định rõ nhu cầu và các yêu cầu cụ thể
Đây là bước đầu tiên và cũng quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần phải rõ ràng về mục tiêu của việc triển khai hệ thống ERP, như việc cải thiện hiệu quả, tăng năng suất lao động, giảm chi phí, và tăng cường quản lý.
Triển khai và sử dụng hệ thống ERP, về bản chất, là triển khai và sử dụng một mô hình quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh có ứng dụng công nghệ. Công nghệ này sẽ có vai trò lớn trong việc thu thập dữ liệu, lưu trữ, phân tích và lập báo cáo cho doanh nghiệp.
Do đó, triển khai ERP không chỉ đơn thuần là cài đặt một phần mềm và thế là xong. Đây còn là việc xây dựng các quy trình chuẩn hóa, hỗ trợ quá trình làm việc dựa trên nguồn tài nguyên được lưu trữ đồng bộ và đồng nhất. Hiểu được bản chất này của triển khai và sử dụng ERP là điều tiên quyết, giúp doanh nghiệp xác định được rõ các nhu cầu và yêu cầu, đi đúng hướng, tránh các sai lầm trong quá trình triển khai và sử dụng.
Cụ thể hơn, doanh nghiệp cần hình dung được sản phẩm cuối cùng mà mình nhận được sẽ như thế nào, có các phân hệ nào, phục vụ mục đích gì, giúp cải thiện điều gì, từ đó mà lựa chọn được đơn vị cung cấp một cách sáng suốt. Đây là bước tiền đề để doanh nghiệp tiến tới bước sau là lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ triển khai ERP uy tín.
Chọn đúng nhà cung cấp và giải pháp ERP
Mỗi nhà cung cấp có những giải pháp ERP khác nhau, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Doanh nghiệp cần phải lựa chọn nhà cung cấp và giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy mô của mình.
Ngoài việc hiểu bản thân, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ về đối tác triển khai của mình một cách đầy đủ. Bạn có thể dành thời gian tìm hiểu và nghiên cứu về đối tác, các yếu tố như sự uy tín, kinh nghiệm triển khai, đội ngũ chuyên gia mà họ sở hữu, đánh giá từ các khách hàng khác, portfolio,… cũng như sự cam kết về tiến độ. Đặc biệt, bạn cũng cần chú ý tới các đề xuất về giá cả của họ, đảm bảo minh bạch. Nhà cung cấp ERP là đơn vị sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp không chỉ trong giai đoạn triển khai mà còn các quy trình sau đó nữa nên hãy chuẩn bị kỹ càng và lựa chọn thận trọng.
Xây dựng một đội ngũ quản lý dự án
Để đảm bảo chất lượng của hệ thống ERP, việc chọn lựa nhà cung cấp giải pháp ERP uy tín chỉ là một khía cạnh. Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần chủ động đưa ra quyết định chính trong quá trình này.
Đầu tiên, doanh nghiệp cần xây dựng một đội ngũ quản lý nội bộ trước khi triển khai hệ thống ERP. Các thành viên trong đội ngũ này sẽ tiếp quản và thực thi các hoạt động, đồng thời đặt ra các yêu cầu cụ thể cho việc ứng dụng phần mềm ERP trong doanh nghiệp. Như vậy, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự phụ thuộc quá mức vào nhà cung cấp, đảm bảo quyền kiểm soát đối với hệ thống của mình.
Đào tạo và hỗ trợ người dùng
Hệ thống ERP sẽ thay đổi quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp, do đó, nhân viên cần phải được đào tạo và hỗ trợ để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả. Việc này bao gồm việc tạo ra các chương trình đào tạo, cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP, và thiết lập một hệ thống hỗ trợ người dùng.
Công việc này thường bị nhiều doanh nghiệp bỏ qua trong bước chuẩn bị. Họ thường nghĩ phải triển khai và bắt đầu sử dụng hệ thông ERP thì mới cần bắt đầu xây dựng một chương trình đào tạo cho người dùng sử dụng hệ thống. Đây là một suy nghĩ sai lầm. Việc đào tạo và lên chương trình hướng dẫn nhân viên, chuẩn bị tài liệu cần được lên kế hoạch trước khi triển khai dự án, cũng như là bước cuối cùng trong khâu chuẩn bị. Khi doanh nghiệp đã có sẵn chương trình đào tạo, việc hướng dẫn nhân viên về cách dùng phần mềm ERP sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Hướng dẫn sử dụng ERP chi tiết cho doanh nghiệp
Mỗi một nền tảng phần mềm ERP sẽ có các hướng dẫn sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, các hệ thống này vẫn luôn có những điểm chung và doanh nghiệp có thể tiếp cận tới các nguồn tài nguyên phần mềm ERP hướng dẫn sử dụng để hình dung rõ hơn về cách dùng của chúng. Dưới đây là một số các bước để doanh nghiệp triển khai và sử dụng một phần mềm ERP nói chung.
Cài đặt hệ thống ERP
Bước đầu tiên trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là cài đặt hệ thống. Thông thường, đây là công việc của các Agency cung cấp giải pháp ERP On – Premise, doanh nghiệp sẽ không cần phải can thiệp và triển khai quá sâu. Còn khi triển khai các phần mềm online, doanh nghiệp sẽ tự cài đặt hệ thống. Tuy nhiên, việc này cũng không quá phức tạp, chúng ta chỉ cần tải phần mềm ERP về máy và tiến hành đăng nhập hệ thống bằng tài khoản đã được cấp là có thể dễ dàng sử dụng được. Ngoài ra, các Agency tư vấn và cung cấp giải pháp ERP cũng có trách nhiệm hướng dẫn thêm cho doanh nghiệp về cách thức cài đặt hệ thống nếu chúng ta yêu cầu.
Chuẩn hóa quy trình vận hành và dữ liệu kinh doanh
Bước thứ hai trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là chuẩn hóa quy trình vận hành và dữ liệu kinh doanh. Có thể nói, hệ thống ERP là công cụ vô cùng tuyệt vời giúp mọi ứng dụng có khả năng chia sẻ được trên một hệ thống mang tính đồng nhất về thông tin, dữ liệu, các quy tắc xử lý cũng như tiêu chuẩn định dạng. Do đó, sau khi triển khai thành công dự án ERP, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình vận hành và dữ liệu kinh doanh của mình. Nếu không chuẩn hóa, hệ thống ERP sẽ không còn sự đồng bộ trên một hệ thống duy nhất.
Phân quyền quản lý quy trình và tiếp cận thông tin
Bước thứ ba trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là phân quyền quản lý quy trình và tiếp cận thông tin. Không giống như những giải pháp truyền thống, hệ thống ERP cho phép các cấp quản lý, lãnh đạo chia sẻ, cấp quyền nhập và truy cập thông tin, dữ liệu tới toàn bộ phòng ban hay từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp.
Nhờ đó, thông tin và dữ liệu luôn được cập nhật ngay lập tức theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác hơn. Chúng ta sẽ chỉ phải xử lý chúng một lần ngay trên hệ thống thay vì chuyển giao từ người dùng hay bộ phận này sang người dùng hay bộ phận khác trước khi nhập vào hệ thống.
Khai thác khả năng phân luồng công việc của ERP
Bước thứ tư trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là khai thác khả năng phân luồng công việc của ERP. Luồng công việc (hay Workflow) bao gồm thứ tự của những bước, những tác vụ, sự kiện hay tương tác nhằm thiết lập nên một quy trình làm việc hoàn chỉnh. Quy trình này sẽ có nhiều phòng ban, bộ phận và cá nhân cùng tham gia và được tự động hóa một phần nào đó hoặc toàn bộ các công việc. Trong quá trình phân luồng công việc, những thông tin, tài liệu hay các nhiệm vụ sẽ được truyền từ đối tượng tham gia này đến đối tượng khác để các hoạt động được đảm bảo theo một quy tắc nhất định.
Phần lớn các phần mềm ERP trên thế giới cũng như một số giải pháp ERP tại Việt Nam đều sở hữu khả năng phân luồng công việc, tự động hóa các quy trình thông qua việc truyền các thông tin điện tử từ vị trí này đến vị trí khác trong doanh nghiệp một cách chính xác và nhanh chóng. Nếu trước đây, các giao dịch cần phải được xem xét và xử lý bởi nhiều bộ phận thì hiện nay, những vấn đề này đều có thể được chuyển tiếp ngay lập tức. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể đẩy nhanh quá trình làm việc, đem lại năng suất và hiệu quả vận hành kinh doanh cao hơn rất nhiều.
Tích hợp hệ thống ERP với nhà cung cấp và khách hàng
Bước thứ năm trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là tích hợp hệ thống ERP với nhà cung cấp và khách hàng. Lúc này, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp tiếp nhận dữ liệu, thông tin từ cả hai phía nhà cung cấp lẫn khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Hiện nay, phần lớn các giải pháp ERP tốt đều sở hữu các công cụ cho phép doanh nghiệp liên kết, tích hợp với hệ thống của các tổ chức bên ngoài mà vẫn đảm bảo duy trì chắc chắn mọi biện pháp bảo vệ an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu ở mức độ cao.
Triển khai công cụ phân tích của ERP
Bước thứ sáu trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là triển khai công cụ phân tích của ERP. Công cụ phân tích của ERP giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu của mình dựa trên hệ thống giao dịch. Công cụ này cũng hỗ trợ cực kỳ hiệu quả trong việc xây dựng các báo cáo thực tế về tình hình triển khai những mục tiêu đã đề ra trước đó của doanh nghiệp. Nhờ cơ chế vận hành với một mô hình dữ liệu duy nhất, người dùng thiết lập báo cáo bằng ERP sẽ ít tốn công sức, đảm bảo nhanh chóng, dễ dàng và đặc biệt là có được những con số kết quả chính xác hơn rất nhiều.
Theo dõi và tùy chỉnh quy trình vận hành
Bước cuối cùng trong hướng dẫn sử dụng ERP chính là theo dõi và tùy chỉnh quy trình vận hành. Tiếp tục triển khai các thủ tục và quy trình cũ, lỗi thời trong khi áp dụng giải pháp quản lý mới chính là sai lầm khá phổ biến mà nhiều doanh nghiệp hiện nay đang mắc phải.
Chính vì vậy, chúng ta cần theo dõi, tái thiết kế và tùy chỉnh quy trình vận hành kinh doanh nhằm thích ứng được với sự xuất hiện mới của hệ thống ERP.
Kết luận
Để triển khai thành công và đạt hiệu quả vượt bậc từ giải pháp ERP, doanh nghiệp cần xem xét đầy đủ, chi tiết cũng như tìm hiểu thật kỹ lưỡng về hướng dẫn sử dụng ERP trước khi đi vào vận hành thực tế. Tại Magenest, chúng tôi sở hữu một đội ngũ các chuyên gia với kiến thức và kinh nghiệm với đa dạng các hệ thống ERP khác nhau trên thế giới, đặc biệt là nền tảng Odoo. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai và sử dụng những hệ thống ERP được tùy biến đáp ứng đúng với nhu cầu đặc thù. Đừng ngần ngại, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được những tư vấn cụ thể.
