So sánh Cloud ERP và On-premise. Nên lựa chọn thế nào cho hiệu quả

Việc chuẩn bị trước để triển khai một hệ thống ERP rất quan trọng, yêu cầu phải đảm bảo Smart start & Fast scale. Tất nhiên, hệ thống ERP phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, nhưng vấn đề là loại phần mềm nào sẽ thích hợp với nhu cầu, chi phí, và kế hoạch mở rộng trong tương lai của các công ty. 

Hệ thống ERP được chia ra làm hai loại chính đó là Cloud-based software và On-premise software. Magenest sẽ đánh giá và so sánh đặc điểm của hai loại phần mềm này, giúp doanh nghiệp của bạn có cái nhìn tổng quát để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp.

Cloud ERP và On-premise ERP là gì? 

Định  nghĩa của hai loại hình này khá rõ ràng để phân biệt, nó cũng là đặc điểm phân biệt chính giữa hai loại mô hình này: 

Cloud ERP: Hệ thống sẽ được host trên máy chủ của doanh nghiệp và được truy cập qua trình duyệt web.

On-premise ERP: Hệ thống được triển khai trực tiếp trên chính phần cứng và server của doanh nghiệp.

Nhiều nguồn thông tin online cho rằng việc triển khai On-premise ERP là dành cho các tập đoán lớn, vì họ có đủ nguồn nhân lực và cơ sở vật chất để duy trì. 

Nhưng với việc các doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc đang chuyển đổi dữ liệu hóa (Digital transformation) thì việc lựa chọn On-premise có còn tốt hay triển khai Cloud ERP sẽ phù hợp hơn?

Để nhìn ra rõ sự khác biệt, chúng ta sẽ điểm qua những sự khác biệt chính hay những điểm cần biết để chọn một phần mềm ERP phù hợp.

Tổng chi phí 

Việc ưu tiên trong khi chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp là chi phí đầu tư, dưới đây là sự khác biệt về cách tính giá của Cloud và On-premise ERP:

Cloud ERP: 

  • Chi phí trả theo hàng tháng (mô hình subscription)
  • Đã bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm
  • Chi phí phụ:  Phí triển khai và phí hỗ trợ 

On-premise ERP:

  • Trả luôn 1 khoản lớn cho phần mềm và thêm một số tiền không nhỏ để chuẩn bị cơ sở hạ tầng (máy chủ, team developer,… ).
  • Không bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm
  • Chi phí phụ:  Phí triển khai và phí hỗ trợ 

Điểm khác nhau chính trong chi phí của hai giải pháp này chính là cách thức thanh toán:

Giải pháp Cloud ERP thường được trả theo một chu kỳ nhất định (thường là hàng tháng). Ngược lại, giải pháp On-premise thường sẽ thu phí một lần (nên chi phí sẽ khá cao đối với doanh nghiệp Việt). 

Do cách thanh toán khác nhau, giải pháp On-premise thường được quyết định là chi phí vốn đầy tư ban đầu (Capital expenditure, còn Cloud ERP được tính là chi phí sản xuất (Operating expenditure). 

So sánh giữa Cloud ERP và On-premise ERP

Vừa rồi là chi phí ban đầu để triển khai hai loại hình giải pháp của hệ thống ERP, sau đây:

Đây là môt số đặc điểm nhất định của hai loại giải pháp ERP. Về mặt thời gian triển khai khá tương đối, sẽ có những phần mềm ERP đầu tiên tính thời gian triển khai cho Cloud-based system khoảng 6 tháng và đối với on-premise system sẽ là 12 tháng.

Tất nhiên mốc thời gian triển khai đã được rút gọn rất nhiều nhờ những phần mềm ERP mới nhất. 

Để biết được thời gian triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp của bạn, hãy liên hệ với chúng tôi

Đánh giá hiệu quả và khả năng mở rộng trong tương lai

Vào thời kỳ trước khi Internet được phổ biến, các ông lớn trong mọi ngành công nghiệp sẽ cập nhật phần mềm 5 năm một lần, việc đánh giá hiệu quả theo chu kỳ cũng sẽ tương ứng theo thời gian cập nhật. 

Nhưng, với sự bùng nổ của thời đại kỹ thuật số, việc đánh giá hiệu quả của các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp sẽ phải có chu kỳ ngắn hơn.

Công nghệ được cập nhật liên tục, việc ứng dụng một hệ thống ERP có khả năng thích ứng và có thể mở rộng theo đà phát triển của công ty là việc tối ưu.

Trung bình, một dự án triển khai ERP sẽ cần khoảng 6 tháng để cài đặt và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cộng thêm khoảng 3 tháng để xác nhập với các phần mềm khác (nếu có).

Nếu dành một khoảng thời gian như thế để triển khai hoàn thiện hệ thống ERP thì bạn đã bị bỏ lại với các đối thủ khác rồi cùng với khả năng cạnh tranh thị trường sẽ bị giảm đi đáng kể. 

Vậy việc ưu tiên khi triển khai một hệ thống ERP là có kế hoạch triển khai rõ ràng, bạn có thể nhờ vào sự tư vấn của các công ty phần mềm thứ ba.

Phần mềm Cloud-based ERP sẽ phù hợp hơn trong trường hợp này. Nó được thiết kế đơn giản hơn, cùng với sự linh hoạt khi các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng. Tất nhiên việc nâng cấp hệ thống này sẽ không tốn thời gian chờ đợi hay chi phí trả cho developer cập nhật hệ thống ERP của bạn.

Hỗ trợ sau bán hàng

Việc hỗ trợ sau bán hàng giữa hai loại phần mềm sẽ có đôi chút khác biệt. Đối với hệ thống On-premise, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống, đồng nghĩa với việc sửa lỗi, bảo trì và cập nhật hệ thống là việc của doanh nghiệp.

Ngược lại, đối với Cloud ERP, do bạn đã trả phí subscription hàng tháng, nên việc bảo trì, cập nhật và fix bug đã được tính trong khoản tiền đó. 

Lưu ý thêm, khi bạn triển giải pháp Cloud ERP, bạn cần có quyền truy cập vào nhóm nội bộ chuyên về phần mềm đó. Không ai hiểu rõ ngành công nghiệp bằng chính nhân viên nội bộ của doanh nghiệp.

Nên chọn giải pháp nào? 

Nhiều doanh nghiệp, tập đoàn lớn sẽ lựa chọn giải pháp On-premse ERP do tính bảo mật và chủ động trong việc kiểm soát dữ liệu, đồng thời dành một khoản chi phí lớn để vận hành hệ thống. 

Magenest khuyên các độc giả nên dùng giải pháp Cloud ERP. Giải pháp này có giá cả bám sát theo nhu cầu của mọi loại hình doanh nghiệp, thời gian triển khai ngắn và có thể dễ dàng mở rộng theo đà phát triển của công ty trong tương lai. 

Để tìm được giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với những chuyên gia đầu ngành của Magenest với 6 năm kinh nghiệm trong việc phát hệ thống công nghệ cho các doanh nghiệp, giúp bạn đạt được mục tiêu Digital Transformation hiệu quả.