Quản lý kế toán trong ERP: Ưu điểm và các tính năng nổi bật

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn các phần mềm kế toán nhằm tối ưu hóa các hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp. Trong số đó, giải pháp kế toán ERP được đánh giá cao bởi khả năng đồng bộ hoá dữ liệu, cũng như tự động hoá quy trình phân tích và xử lý dữ liệu. Hơn nữa, nhiều giải pháp ERP còn có khả năng tùy chỉnh cao, đáp ứng với nhu cầu của mọi doanh nghiệp. Trong bài viết này, Magenest sẽ cho bạn biết những ưu điểm nổi bật của phân hệ kế toán trong ERP so với các phần mềm kế toán riêng biệt, cũng như những tính năng tối ưu của chúng!

Phần mềm kế toán ERP là gì? 

Kế toán trong ERP là một Module (phân hệ) nằm trong bộ giải pháp quản lý tổng thể của ERP với vai trò hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện và quản lý các tác vụ tài chính – kế toán chính xác và hiệu quả. Có thể thấy, phần lớn hoạt động của những bộ phận cũng như toàn bộ nghiệp vụ chuyên môn phát sinh trong doanh nghiệp đều có sự liên quan cực kỳ mật thiết đến bộ phận kế toán. Chính vì vậy, Module kế toán trong ERP đóng vai trò vô cùng quan trọng.

Phân hệ kế toán trong ERP với tính năng đồng bộ và liên kết sẽ có được sự kế thừa dữ liệu một cách vô cùng chặt chẽ, chính xác và tức thời từ nhiều phòng ban, bộ phận khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như phòng bán hàng, bộ phận quản lý kho,… Nhờ đó, năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên sẽ được tối đa hóa và song song đó, các cấp quản lý, lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ luôn có được thông tin minh bạch, chính xác và kịp thời nhất về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, phân hệ kế toán trong ERP có khả năng kiểm soát, quản lý các số liệu trên phiếu xuất – nhập kho vật tư theo những quy trình hoặc quy tắc nhất định, còn phần mềm kế toán thông thường lại không có được khả năng này. Chẳng hạn, với kế toán trong ERP, số lượng các vật tư xuất phải được quy định trong khuôn khổ định mức vật tư cho sản phẩm, còn số lượng các sản phẩm lại có sự phụ thuộc vào kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp.

Ưu điểm của phân hệ kế toán trong ERP so với các phần mềm kế toán riêng biệt khác

Đồng bộ hóa

Do phần mềm ERP có khả năng đồ bộ hóa dữ liệu cho nên mọi số liệu và thông tin của module kế toán trong ERP sẽ được cập nhật ngay lập tức khi có sự thay đổi từ những module khác (sản xuất, bán hàng, quản lý kho,…). Điều này đảm bảo dữ liệu luôn đầy đủ, chính xác, luồng thông tin giữa các phòng ban lưu thông trơn tru hơn. 

Hơn nữa, đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hay công ty khác nhau, phần mềm kế toán ERP sẽ đồng bộ toàn bộ các thông tin đó trong một hệ thống duy nhất. Quản lý có thể nắm bắt chính xác, kịp thời tình hình kế toán, tài chính của doanh nghiệp.

Quản lý dữ liệu hiệu quả

Module kế toán trong ERP giúp doanh nghiệp thu thập và quản lý dữ liệu tự động. Các dữ liệu về hoạt động quản lý kho, quản lý tài sản, bán hàng, nguồn vốn,… đều được cập nhật theo thời gian thực trên module kế toán. Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu thời gian nhập liệu thủ công, cũng như hạn chế rủi ro do nhầm lẫn, sai sót dữ liệu.

Doanh nghiệp có thể xử lý các dữ liệu nhanh chóng với ERP mà không cần mất thời gian tính toán thủ công. Các dữ liệu này sẽ được sử dụng để xây dựng thành các báo cáo, hỗ trợ các nhà quản lý đánh giá và đưa ra giải pháp phù hợp cũng như các kế hoạch trong tương lai. 

Tự động hóa hoạt động kế toán

Việc tự động hóa các hoạt động kế toán sẽ làm tăng năng suất làm việc của doanh nghiệp và giảm thiểu đáng kể các rủi ro. Trong ERP, các hoạt động kế toán sẽ được xử lý tự động theo một quy trình nhất định, đảm bảo chúng diễn ra trơn tru và thống nhất.

Thiết lập các báo cáo tài chính chuyên nghiệp

Phân hệ kế toán trong ERP có thể thiết lập các báo cáo tài chính theo đúng những định dạng chuẩn, luôn sẵn sàng hỗ trợ người dùng tải xuống và chia sẻ một cách nhanh chóng, dễ dàng khi cần thiết mà không cần phải đợi đến các kỳ cuối tháng hay cuối năm để thống kê, tổng hợp toàn bộ số liệu từ các phòng ban, bộ phận khác. Ưu điểm này của phần mềm kế toán ERP sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ:

• Các rắc rối trong hoạt động trình bày các báo cáo tài chính.
• Việc thiếu thống nhất trong thiết lập định dạng báo cáo của các phòng ban, bộ phận và của từng nhân viên kế toán.

Dự báo và giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tài chính trong tương lai

Từ những dữ liệu được tổng hợp vô cùng đầy đủ trong hệ thống, Module kế toán trong ERP sẽ tự động tính toán các con số và hiển thị sao cho trùng khớp với các yêu cầu đầu vào. Các số liệu dự đoán dòng tài chính cũng được phần mềm đơn giản hóa nhằm giúp các cấp quản lý, lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, chúng ta có thể xây dựng các kế hoạch sao cho phù hợp nhất với với mục tiêu ban đầu của minh. 

Khả năng quản trị trên cả hai phiên bản Website và Mobile

Phần mềm kế toán ERP cho phép người dùng quản lý trên cả hai phiên bản Website và Mobile. Nhờ đó, các nhân viên kế toán, các cấp quản lý, lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ, hiệu suất và chất lượng của công việc một cách nhanh chóng, dễ dàng và chính xác, dù là ở bất kỳ lúc nào hay bất cứ nơi đâu.

Các tính năng quan trọng của phần mềm kế toán trong ERP 

Sổ cái (GL)

Sổ cái sẽ lưu trữ tất cả các giao dịch tài chính trong doanh nghiệp như thu nhập, chi phí, giá trị vốn và tài sản.

Hơn nữa, tính năng này có thể được tích hợp với nhiều hoạt động khác nhau như thu mua hàng hóa hay quản lý dòng tiền. Nhà quản lý sẽ có đầy đủ dữ liệu để phân tích và lập báo cáo mà không cần chờ đợi dữ liệu từ các phòng ban khác. 

Tài khoản phải trả (AP)

Tính năng AP giúp doanh nghiệp xử lý một lượng lớn hóa đơn và giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng. ERP sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ cũng như theo dõi, kiểm tra và xác nhận các hoá đơn đó. Ngoài ra, với tính năng AP, doanh nghiệp có thể tự động hóa tạo lập hóa đơn và xử lý chúng tùy thuộc vào từng loại hóa đơn khác nhau. 

Các khoản phải thu (AR)

Doanh nghiệp sẽ kiểm tra và theo dõi dòng tiền trong các giao dịch giữa doanh nghiệp và khách hàng với tính năng AR. Module kế toán trong ERP cho phép người dùng tự động hóa các quy trình tạo hóa đơn định kỳ, xây dựng và quản lý báo cáo tài chính, nhắc nhở thanh toán. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tự tạo các báo cáo tài chính phù hợp với doanh nghiệp mình với tính năng AR.

Quản lý tiền mặt (CM)

Tính năng quản lý tiền mặt có vai trò giúp người dùng xử lý, phân tích và quản lý dòng tiền mặt trong một thời kỳ nhất định.

Bạn có thể tích hợp tính năng này với tài khoản ngân hàng của công ty để theo dõi các bảng sao kê đối chiếu. Ngoài ra, tính năng CM còn giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền của mình bằng cách xác định xem liệu đã đáp ứng với những mục tiêu tài chính của mình hay chưa. 

Quản lý các thay đổi trong hoạt động kho

Giải pháp kế toán trong ERP hỗ trợ quản lý các tài sản trong kho, các biến động từ nhập, xuất hàng, chuyển kho. Đồng thời, doanh nghiệp còn áp dụng được các phương pháp tính giá như bình quân tức thời, nhập trước – xuất trước,… và tích hợp với các hoạt động kiểm kê và đánh giá hàng tồn kho. 

Quản lý giá thành

Đây là một trong những tính năng nổi bật của phân hệ kế toán trong ERP. Doanh nghiệp có thể tính giá thành theo từng mô hình sản xuất phù hợp với công ty mình như: tính giá thành theo mô hình sản xuất hàng loạt, mô hình sản xuất đơn chiếc hoặc mô hình sản xuất theo dự án, công trình. 

Theo dõi và kiểm soát thu chi

Module kế toán của ERP tích hợp với nhiều công cụ, đảm bảo lưu trữ, xử lý được các danh sách và phiếu thu chi một cách chuẩn xác.

Các loại thu chi như tiền khách hàng trả, tiền thanh toán cho nhà cung cấp, tiền hoàn thế, tạm ứng cho nhân viên,… đều được quản lý chặt chẽ, đối chiếu và kiểm kê. 

Quản lý tài sản cố định

Module kế toán trong ERP quản lý các tài sản cố định và cơ sở vật chất dựa trên việc cập nhật và xử lý các báo cáo kiểm kê tài sản cố định, dụng cụ trong doanh nghiệp. Phần mềm sẽ ghi tăng, giảm, đánh giá tình trạng và khấu hao các tài sản đó. 

Quản lý và kiểm soát công nợ

Khi sử dụng hệ thống ERP cho hoạt động quản lý kế toán, doanh nghiệp sẽ xử lý được nhiều công việc liên quan đến công nợ như:

• Kế toán công nợ: Lên kế hoạch thu hồi công nợ và theo dõi các kết quả hoạt động đó, phân loại tình trạng nợ,…
• Bù trừ công nợ: Giúp phân loại rõ ràng các nghiệp vụ kế toán như bán hàng, trả hàng,… theo từng đối tượng khác nhau. Hệ thống giúp doanh nghiệp bù trừ công nợ tự động giữa các hóa đơn khác nhau.

Thực hiện các hoạt động kế toán tổng hợp

Các hoạt động kế toán tổng hợp như nhập số dư ban đầu, hạch toán chi phí lương, kết chuyển lãi lỗ hàng kỳ,… đều được xử lý nhanh gọn với ERP. Thay vì thực hiện thủ công, nhân viên kế toán có thể hoàn thành hoạt động kế toán tổng hợp với khả năng tự động hóa của phần mềm kế toán trong ERP. 

Quản lý rủi ro 

Nhờ khả năng quản lý rủi ro từ module kế toán của ERP mà doanh nghiệp có thể dự báo, đánh giá và quản lý các rủi ro trong tài chính. Các rủi ro có thể bao gồm liên quan đến bảo mật, pháp lý, mức độ uy tín của tài khoản tài chính.

Dòng tiền sẽ được theo dõi tự động và chính xác nên người dùng có thể theo dõi và kiểm tra xem liệu có rủi ro diễn ra hay không, cũng như tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết. 

Báo cáo

Các dữ liệu sẽ được thu thập và lưu trữ để tạo thành các báo cáo tài chính phù hợp với doanh nghiệp. Nhà quản lý có thể dựa vào đó để lập kế hoạch chính xác, quan sát được các dự đoán tài chính và đưa ra các quyết định hợp lý dựa trên dữ liệu. Với khả năng phân tích kinh doanh (BI) của ERP, doanh nghiệp sẽ thấy rõ bức tranh tài chính của mình. 

Tiêu chí để đánh giá phần mềm kế toán ERP

Có đầy đủ nghiệp vụ kế toán cơ bản và quản trị

Các doanh nghiệp dù ở quy mô lớn hay nhỏ đều mong muốn lựa chọn các phần mềm kế toán vừa đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản vừa có khả năng quản trị và cung cấp các tính năng hữu ích.

Phần mềm kế toán ERP tốt nên có tính năng đáp ứng hạch toán theo đặc thù của sản phẩm hoặc hoạt động kinh doanh của công ty. Phần mềm này nên hỗ trợ các phân hệ như kế toán vốn bằng tiền, mua hàng, bán hàng, hàng tồn kho, kế toán tổng hợp và tài sản cố định. Đồng thời, phần mềm cần có khả năng mở rộng hoặc tích hợp các tính năng khác để đáp ứng nhu cầu đặc biệt của doanh nghiệp, ví dụ như quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý chiết khấu hoặc khuyến mãi.

Ngoài ra, phần mềm ERP kế toán tốt cần cung cấp hệ thống báo cáo phân tích đa chiều và nhiều chỉ tiêu. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, hiệu suất kinh doanh và xu hướng phát triển. Các báo cáo này cần được tạo ra một cách dễ dàng và linh hoạt, cho phép người dùng tuỳ chỉnh và tùy biến theo yêu cầu cụ thể.

Giao diện thân thiện với người dùng

Một trong những yêu cầu cơ bản của phần mềm kế toán hiện nay là giao diện thân thiện và dễ sử dụng để người dùng có thể sử dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Điều này giúp nhân viên kế toán không phải mất quá nhiều thời gian để làm quen và tiếp cận với phần mềm.

Phần mềm kế toán ngày nay được thiết kế với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, tương tự như các chức năng của hệ điều hành mà người dùng đã quen thuộc. Các biểu tượng và hình ảnh minh họa được sử dụng để trực quan hóa quá trình sử dụng. Thanh công cụ và hệ thống màn hình chính được thiết kế theo cấu trúc cây với phân nhóm chức năng rõ ràng, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập vào các tính năng mong muốn.

Tính bảo mật và khả năng tương thích

Phần mềm kế toán ERP cần có các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin tài chính và nhạy cảm của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc sử dụng các phương thức mã hóa dữ liệu, cung cấp quyền truy cập và phân quyền theo vai trò, và thiết lập các kiểm soát truy cập. Hơn nữa, phần mềm cần có khả năng ghi nhật ký hệ thống để giám sát và theo dõi các hoạt động và có khả năng sao lưu dữ liệu để đảm bảo tính an toàn và khả năng khôi phục khi cần thiết.

Ngoài ra phần mềm kế toán trong ERP nhất nên có khả năng tương thích với các hệ thống và ứng dụng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này giúp đảm bảo tính liên kết và tích hợp dữ liệu giữa các phòng ban và quy trình khác nhau trong doanh nghiệp. Phần mềm cần hỗ trợ các chuẩn giao tiếp và tích hợp dữ liệu như API (Application Programming Interface) để cho phép trao đổi dữ liệu một cách dễ dàng và không gian cản trở. Ngoài ra, phần mềm cần hỗ trợ các phiên bản hệ điều hành và trình duyệt phổ biến để đảm bảo khả năng sử dụng trên nhiều nền tảng.

Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng

Phần mềm ERP kế toán tốt nên có dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp và nhanh chóng. Đội ngũ hỗ trợ nên có kiến thức sâu về phần mềm và khả năng giải quyết các vấn đề kỹ thuật một cách hiệu quả. Hỗ trợ có thể được cung cấp qua điện thoại, email hoặc trực tuyến để đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng.

Ngoài ra, phần mềm kế toán ERP cần có chính sách cung cấp cập nhật và nâng cấp định kỳ. Điều này đảm bảo rằng phần mềm luôn được cải thiện và cập nhật để đáp ứng các yêu cầu mới nhất của ngành kế toán và quản trị.

Giá trị và chi phí

Phần mềm kế toán trong ERP nên mang lại giá trị cho doanh nghiệp như cải thiện hiệu suất và hiệu quả trong quá trình kế toán và quản trị, tối ưu hóa quy trình công việc, tăng cường khả năng phân tích và báo cáo, và cung cấp thông tin kịp thời và chính xác để hỗ trợ quyết định kinh doanh. Phần mềm cũng nên có tính linh hoạt để đáp ứng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp và có khả năng mở rộng trong tương lai.

Chi phí đầu tư và vận hành phần mềm ERP kế toán cũng là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp cần xem xét chi phí mua phần mềm, chi phí triển khai và tùy chỉnh, cũng như chi phí duy trì và nâng cấp. Ngoài ra, cần xem xét các khoản phí liên quan như bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật. Đánh giá tổng chi phí sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định có lợi ích và phù hợp về mặt tài chính.

Kết luận 

Việc sử dụng phần mềm kế toán là điều cần thiết đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải bất cứ giải pháp kế toán nào cũng phù hợp với mọi doanh nghiệp bởi sự khác biệt của hệ thống kế toán của Việt Nam so với thế giới. Hơn nữa, mỗi doanh nghiệp có quy mô khác nhau nên việc quản lý kế toán sẽ có sự khác biệt. Bởi vậy, việc áp dụng những giải pháp kế toán có khả năng tùy chỉnh cao là điều cần thiết với doanh nghiệp. Hiện nay, chúng tôi đang triển khai gói ERP cho SMB phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với mức chi phí hợp lý, thời gian triển khai nhanh chóng, doanh nghiệp sẽ có ngay giải pháp kế toán ERP tối ưu nhất!

Nếu bạn đang tìm hiểu một giải pháp kế toán trong ERP có khả năng điều chỉnh, thích ứng cao, hãy liên hệ ngay với Magenest!