Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Odoo cho doanh nghiệp

Mục tiêu của mọi doanh nghiệp là tăng doanh số và lợi nhuận. Đối với các doanh nghiệp, đơn hàng là yếu tố quan trọng để đo lường thành công kinh doanh. Vì vậy, quy trình bán hàng là một khâu được đặc biệt chú trọng và đầu tư mạnh.

Phần mềm quản lý bán hàng Odoo trở thành một công cụ quan trọng, không chỉ quản lý quy trình bán hàng mà còn cung cấp các tính năng quan trọng như chăm sóc khách hàng và thông tin liên lạc, giúp doanh nghiệp tiếp cận, hỗ trợ và chăm sóc khách hàng một cách toàn diện.

Trong bài viết này hãy cùng Magenest tìm hiểu về cách sử dụng cũng như ưu-nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng Odoo nhé!

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Odoo

Thiết lập đơn vị sản phẩm

• Tạo nhóm đơn vị sản phẩm

Để tạo nhóm đơn vị sản phẩm, bạn ấn chọn Cấu hình, sau đó chọn Nhóm đơn vị đo lường.

Sau đó nhấn chọn Tạo, điền thông tin nhóm sản phẩm và nhấn Lưu

• Tạo đơn vị sản phẩm

Để tạo đơn vị sản phẩm, người dùng nhấn chọn Cấu hình, và chọn Đơn vị đo lường

Nhấn Tạo, sau đó nhập thông tin đơn vị sản phẩm và bấm Lưu

Lưu ý: Chỉ có một đơn vị đo lường được đặt là đơn vị gốc của nhóm

Thiết lập sản phẩm và các biến thể sản phẩm

• Tạo sản phẩm

Để tạo mới sản phẩm, bạn nhấn chọn Sản phẩm, sau đó nhấn Tạo

Sau đó bạn điền các thông tin từ tên sản phẩm đến các thông tin chung như loại sản phẩm, nhóm sản phẩm, mã vạch,…

• Thiết lập biến thể

Để thiết lập biến thể sản phẩm, bạn chọn Cấu hình, nhấn vào Thiết lập, sau đó tick vào Các biến thể và tùy chọn

Khi thiết lập hoàn tất, bạn có thể tạo các thuộc tính sản phẩm như màu sắc, kích thước,…

Thiết lập bảng giá

Để tạo bảng giá bán, nhấn chọn Bảng giá và nhấn Tạo

Sau đó bạn thiết lập chính sách chiết khấu:

• Để hiển thị giá bán sản phẩm đã được chiết khấu: nhấn chọn Chiết khấu được bao gồm trong giá
• Để hiển thị giá bán của sản phẩm và các chiết khấu trong đơn hàng: bạn nhấn chọn Hiển thị giá niêm yết & chiết khấu cho khách hàng

Người dùng chọn Thêm một dòng, hệ thống sẽ hiển thị chi tiết bảng giá như sau:

Sau khi điền hết các trường thông tin, bạn nhấn Lưu & Đóng để lưu và kết thúc tạo bảng giá cho sản phẩm hoặc Lưu & Tạo để tạo thêm bảng giá mới.

Tạo các chương trình khuyến mãi

Để tạo chương trình khuyến mãi trên Odoo bán hàng, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Vào mục Sản phẩm và chọn Chương trình khuyến mãi

Tạo một đợt khuyến mãi mới bằng cách nhấp vào nút Tạo.

Đặt tên cho đợt khuyến mãi và nhập thông tin chi tiết khác như thời gian bắt đầu và kết thúc, điều kiện áp dụng…

Trong phần Sản phẩm và giá, bạn có thể chọn sản phẩm đã tạo trong bước trước và áp dụng giảm giá, chiết khấu vào sản phẩm đó.

• Xác định điều kiện áp dụng khuyến mãi:

Trong phần Điều kiện, bạn có thể xác định các điều kiện áp dụng khuyến mãi như giới hạn số lượng sản phẩm, giới hạn thời gian, điều kiện tài khoản khách hàng…

• Lưu và áp dụng khuyến mãi

Sau khi hoàn thành các cài đặt, nhấp vào nút Lưu để lưu đợt khuyến mãi. Khuyến mãi sẽ được áp dụng tự động khi khách hàng đáp ứng các điều kiện bạn đã xác định.

Tạo phiếu giảm giá

• Để tạo phiếu giảm giá trong Odoo bán hàng, nhấn chọn Sản phẩm > Chương trình phiếu giảm giá

• Nhấp vào nút Tạo để tạo một phiếu giảm giá mới.
• Điền thông tin cho phiếu giảm giá

Đặt tên cho phiếu giảm giá và nhập thông tin chi tiết khác như số lượng giảm giá, giá trị giảm giá, thời gian áp dụng…

Bạn có thể thiết lập điều kiện áp dụng phiếu giảm giá trong phần Điều kiện để hạn chế việc sử dụng phiếu giảm giá chỉ dành cho một nhóm khách hàng cụ thể hoặc một danh mục sản phẩm nhất định.

• Lưu phiếu giảm giá

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút Lưu để lưu phiếu giảm giá.

• Sử dụng phiếu giảm giá:

Bạn có thể sử dụng phiếu giảm giá bằng cách gửi mã phiếu giảm giá tới khách hàng qua email, tin nhắn hoặc in trực tiếp trên hóa đơn. Khi khách hàng mua hàng và áp dụng mã phiếu giảm giá trong quá trình thanh toán, giá trị giảm giá sẽ được áp dụng và tổng cộng sẽ được điều chỉnh.

Tạo và quản lý khách hàng

• Tạo khách hàng

Để tạo và quản lý khách hàng trong Odoo bán hàng, chọn mục Khách hàng.

Nhấp vào nút Tạo để tạo một khách hàng mới.

Điền thông tin chi tiết của khách hàng như tên, địa chỉ, thông tin liên hệ…

Bạn có thể thêm các thông tin bổ sung khác như nhóm khách hàng, thẻ loại khách hàng, các điều khoản thanh toán…

Sau khi điền đầy đủ thông tin, nhấp vào nút Lưu để lưu thông tin khách hàng mới.

• Quản lý thông tin khách hàng:

Bạn có thể xem danh sách khách hàng hiện có trong mục Khách hàng. Nhấp vào tên khách hàng để xem và chỉnh sửa thông tin chi tiết. Bạn cũng có thể thêm hoặc chỉnh sửa thông tin khách hàng thông qua các trường hợp khác như đơn hàng, thanh toán, dư nợ…

Tạo báo giá và thiết lập đơn hàng

• Tạo báo giá mới

Vào mục Báo giá và nhấp vào nút Tạo để tạo một báo giá mới.

• Điền thông tin cho báo giá

Chọn khách hàng mà bạn muốn tạo báo giá cho bằng cách nhập tên khách hàng hoặc chọn từ danh sách khách hàng hiện có. Sau đó bạn nhập các chi tiết báo giá như sản phẩm, số lượng, giá…. 

Bạn có thể thêm nhiều dòng sản phẩm và chỉnh sửa giá trị mỗi dòng và có thể thêm mô tả, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán vào báo giá.

Ưu – nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng Odoo

Ưu điểm 

Báo giá linh hoạt

Với chức năng tạo mẫu báo giá sẵn có, doanh nghiệp có thể tạo các bảng báo giá nhanh chóng giúp tối ưu thời gian và nhân lực. Dưới đây là một số ưu điểm của phần mềm quản lý bán hàng Odoo trong việc tạo và quản lý báo giá:

• Tùy chỉnh mẫu báo giá theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm, xóa và chỉnh sửa các trường thông tin, bố cục, logo… để tạo ra báo giá phù hợp với hình ảnh và yêu cầu của doanh nghiệp.
• Tích hợp tính năng gửi email, cho phép bạn gửi báo giá trực tiếp từ hệ thống. Bạn có thể tạo mẫu email chuẩn hoặc tùy chỉnh để gửi báo giá cho khách hàng một cách tự động và thuận tiện.
• Chỉ với cú nhấp chuột, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi báo giá thành đơn hàng
• Tùy chỉnh các thuộc tính sản phẩm như màu sắc, kích thước…
• Xác nhận đơn báo giá thông qua phân hệ Chữ ký điện tử
• Giao diện hiện đại, thân thiện với người dùng

Quản lý đơn hàng và hợp đồng dễ dàng

Phần mềm quản lý bán hàng Odoo ứng dụng quản lý khách hàng với tính năng quản lý đơn hàng giúp nhân viên dễ dàng liên lạc với khách hàng mọi lúc mọi nơi, từ đó quản lý hoạt động bán hàng hiệu quả hơn.

• Thông qua Customer Portal, khách hàng dễ dàng truy cập vào hệ thống, quản lý báo giá, đơn hàng cũng như trạng thái giao hàng.
• Người dùng dễ dàng quản lý lịch trình giao hàng, tạo phiếu xuất kho tự động, lập hóa đơn… giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu suất công việc.
• Người dùng còn có thể tạo hợp đồng, theo dõi các điều khoản và điều kiện, quản lý các thông tin liên quan như thời hạn, giá trị hợp đồng… tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Sử dụng Chữ ký điện tử để nhanh chóng ký kết hợp đồng, báo giá hay đơn hàng…
• Phần mềm quản lý bán hàng Odoo còn giúp doanh nghiệp tạo bút toán doanh thu, công nợ và xuất kho tự động.

Báo cáo thống kê trực quan, tự động

Phần mềm quản lý bán hàng Odoo cung cấp các công cụ báo cáo trực quan và tổng hợp tự động, giúp bạn hiển thị thông tin kinh doanh một cách dễ hiểu và nhanh chóng. 

• Odoo cung cấp nhiều mẫu báo cáo sẵn có cho các khía cạnh kinh doanh khác nhau như doanh số bán hàng, lợi nhuận, tồn kho… Bạn có thể tùy chỉnh và lựa chọn các chỉ số và thông tin cần thiết để tạo ra báo cáo phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Giao diện trực quan và dễ sử dụng cho việc tạo và xem báo cáo. Bạn có thể sắp xếp, lọc và nhóm dữ liệu một cách linh hoạt để hiển thị thông tin theo ý muốn. Các biểu đồ và đồ thị đẹp mắt giúp bạn hiểu rõ hơn về dữ liệu và xu hướng kinh doanh.
• Tự động tổng hợp dữ liệu từ các quy trình kinh doanh khác nhau và tạo ra báo cáo tổng quan. Bạn không cần phải làm việc thủ công để tính toán hoặc tạo báo cáo từ các nguồn dữ liệu riêng lẻ.
• Lập lịch tự động để tạo và gửi báo cáo theo các chu kỳ cụ thể. Bạn có thể thiết lập báo cáo hàng tuần, hàng tháng hoặc theo yêu cầu.

Dễ dàng cấu hình

Một ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý bán hàng Odoo là thiết kế có tính linh hoạt và dễ dàng cấu hình theo nhu cầu của doanh nghiệp:

• Dễ dàng thao tác, thêm, xóa và chỉnh sửa các trường thông tin, biểu mẫu, quy trình kinh doanh mà không cần kiến thức kỹ thuật sâu.
• Thiết lập các quy trình kinh doanh đa dạng như quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản xuất…
• Tùy chỉnh các module sẵn có hoặc tạo ra các module tùy chỉnh mới dựa trên yêu cầu của doanh nghiệp. Bạn có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa các tính năng, quy trình kinh doanh và giao diện người dùng theo nhu cầu cụ thể.
• Tạo và tùy chỉnh các biểu mẫu và báo cáo theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. 

Nhược điểm

Mặc dù phần mềm quản lý bán hàng Odoo có nhiều ưu điểm, cũng có một số nhược điểm cần lưu ý. Dưới đây là một số nhược điểm của Odoo:

• Tính năng bán hàng hạn chế: phần mềm này tập trung vào quản lý toàn diện của các quy trình kinh doanh, điều này có thể làm cho tính năng bán hàng trở nên hạn chế so với các phần mềm quản lý bán hàng chuyên biệt khác. Các tính năng như quản lý tiếp thị, quản lý chiến dịch bán hàng, tích hợp hệ thống CRM có thể không được phát triển tối ưu trong Odoo.
• Độ ổn định và cập nhật: Một số người dùng đã báo cáo về vấn đề liên quan đến độ ổn định và cập nhật của Odoo. Việc triển khai các bản cập nhật mới có thể gây ra sự cố và ảnh hưởng đến hiệu suất hệ thống.
• Tính tương thích và tích hợp: Odoo có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp với một số hệ thống và ứng dụng bên ngoài. Việc tương thích với các hệ thống sẵn có trong doanh nghiệp có thể đòi hỏi sự tùy chỉnh và phát triển bổ sung, đồng thời tăng chi phí và thời gian triển khai.
• Yêu cầu kỹ thuật và phát triển tùy chỉnh: Một số tính năng và yêu cầu kinh doanh cụ thể có thể yêu cầu kiến thức kỹ thuật và phát triển tùy chỉnh. Điều này có thể tạo ra một chi phí và thời gian triển khai cao hơn nếu bạn cần tùy chỉnh Odoo để đáp ứng các yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Kết luận

Trên thực tế, việc quản lý bán hàng đóng vai trò quan trọng trong thành công của một doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý bán hàng Odoo đã trở thành một công cụ mạnh mẽ và hiệu quả để hỗ trợ các hoạt động bán hàng.

Odoo mang đến nhiều ưu điểm và lợi ích cho doanh nghiệp. Tính linh hoạt trong cấu hình cho phép tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Việc tạo báo giá linh hoạt, quản lý khách hàng và đơn hàng dễ dàng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình bán hàng và nâng cao hiệu suất làm việc.

Doanh nghiệp muốn tư vấn triển khai Odoo, hãy liên hệ với Magenest! Là đối tác Bạc của Odoo tại Việt Nam với nhiều năm kinh nghiệm triển khai phần mềm Odoo ERP cho doanh nghiệp, Magenest sẽ cung cấp dịch vụ triển khai nhanh và tối ưu nhất cho bạn!