Nhược điểm phần mềm ERP: Những vấn đề doanh nghiệp cần cân nhắc

Hiện tại, nhiều doanh nghiệp trong nước đã triển khai và sử dụng hệ thống ERP để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, tuy chưa được phổ biến quá rộng rãi. Giá trị mà phần mềm ERP đem lại thực sự là rất lớn cho các hoạt động quản lý từ nguồn lực, dự án, tài chính – kế toán,… tới việc đưa ra các gợi ý chiến lược phát triển cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, bất kỳ lĩnh vực nào trong đời sống cũng đều có hai mặt ưu và nhược. Các ưu điểm của phần mềm ERP thì đã quá rõ ràng, được đề cập nhất nhiều qua các bài viết và hầu hết mọi người đều nắm rõ. Vậy còn nhược điểm phần mềm ERP thì sao? Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về phần mềm ERP, chúng tôi sẽ chia sẻ những nhược điểm của phần mềm này trong bài viết dưới đây, hãy cùng theo dõi nhé!

Tổng quan về phần mềm ERP

Phần mềm ERP là một mô hình công nghệ tất cả trong một, giúp quản lý và hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp chỉ trong một phần mềm. Với việc tích hợp nhiều module và ứng dụng với các chức năng đa dạng khác nhau, phần mềm ERP đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Nó giúp các doanh nghiệp tích hợp các quy trình và dữ liệu khác nhau, từ quản lý tài chính đến quản lý nhân sự và sản xuất. Một hệ thống ERP hiệu quả có thể tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp và mang lại hiệu suất tốt hơn.

Mục đích của phần mềm ERP là tạo ra một công cụ, một hệ thống giúp tập hợp dữ liệu, quản lý, tự động hóa các quy trình và truyền tải thông tin thống nhất, xuyên suốt giữa các phòng ban. Các hoạt động và quy trình tổng thể như quản lý mua hàng, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, nhân sự, chuỗi cung ứng,… sẽ được hỗ trợ để tổng hợp, quản lý và phân tích dữ liệu, tự động hóa các tác vụ thủ công theo yêu cầu. Tính đến thời điểm hiện tại, phần mềm ERP vẫn là phần mềm hiệu quả nhất được áp dụng vào hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp.

Nhược điểm phần mềm ERP

Giống như mọi phần mềm khác, phần mềm ERP cũng có những nhược điểm của riêng nó mà các nhà quản trị cần chú ý. Việc nắm bắt rõ các hạn chế này sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện, chuẩn bị được các phương án cho những tình huống xấu nhất có thể xảy đến. Dưới đây là một số hạn chế cần lưu ý.

Chi phí tốn kém

Một trong những nhược điểm phần mềm ERP là chi phí đầu tư ban đầu cao. Triển khai một hệ thống ERP đòi hỏi một khoản đầu tư lớn, bao gồm cả chi phí cài đặt, tùy chỉnh và đào tạo nhân viên. Điều này có thể là một gánh nặng đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn tài nguyên hạn chế.

Tuy nhiên, dù chi phí ban đầu cao, nếu được triển khai và quản lý một cách hiệu quả, phần mềm ERP có thể mang lại giá trị lớn và tiết kiệm chi phí trong dài hạn. Nó giúp cải thiện hiệu suất làm việc, tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lỗi, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Dù công nghệ trong nước đã phát triển nhanh chóng trong thời gian gần đây nhưng vì vấn đề chi phí nên nhiều doanh nghiệp chưa thực sự sẵn sàng đầu tư cho một phần mềm ERP, kể cả là giá rẻ và do các công ty công nghệ nội địa sản xuất. Thay vào đó, họ vẫn dùng Excel hay các phần mềm miễn phí.

Để tự tin sử dụng và vượt qua những hạn chế về chi phí, doanh nghiệp có thể xem xét một số chiến lược:

• Nghiên cứu kỹ trước khi chọn phần mềm ERP, tìm hiểu về các phiên bản phù hợp với quy mô và ngành nghề của doanh nghiệp để tránh chi phí không cần thiết.
• Tìm hiểu về các gói hỗ trợ và dịch vụ sau bán hàng của nhà cung cấp phần mềm ERP để đảm bảo sự hỗ trợ và hướng dẫn tốt trong quá trình triển khai và sử dụng.
• Đào tạo nhân viên một cách hiệu quả để tận dụng tối đa tiềm năng và khả năng của phần mềm ERP, từ đó giảm thiểu sự phụ thuộc vào dịch vụ bên ngoài.

Thời gian triển khai lớn

Một phần mềm ERP tích hợp tại chỗ sẽ cần khoảng 10 – 12 tháng để xây dựng và phát triển, trong khi đó, con số này với phần mềm ERP điện toán đám mây sẽ là từ 2 – 6 tháng. Hiện nay thì hầu hết các doanh nghiệp sẽ lựa chọn giải pháp ERP điện toán đám mây do thời gian triển khai ngắn hơn. Tuy vậy, thời gian trên vẫn là khá dài đối với một số các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi họ không thể có đủ nguồn lực để quản lý các khâu trong quá trình phát triển phần mềm.

Quá trình triển khai một hệ thống ERP yêu cầu nhiều công việc, từ việc thiết lập hệ thống, tùy chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp, nhập dữ liệu, đào tạo nhân viên và kiểm tra hệ thống. Thời gian triển khai kéo dài từ vài tháng đến vài năm, tùy thuộc vào quy mô và phức tạp của doanh nghiệp là một trở ngại lớn.

Thời gian triển khai lớn có thể gây khó khăn và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp. Nó có thể gây tốn kém về thời gian, nguồn lực và tiền bạc, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa có nguồn tài nguyên hạn chế.

Để vượt qua nhược điểm này, có một số chiến lược mà doanh nghiệp có thể thực hiện:

• Lập kế hoạch triển khai cẩn thận: Đảm bảo rằng quy trình triển khai được lập kế hoạch chi tiết, xác định rõ các công việc và thời gian thực hiện.
• Đào tạo nhân viên trước khi triển khai: Chuẩn bị chương trình đào tạo cho nhân viên trước thời gian triển khai để họ nắm vững các quy trình và chức năng của phần mềm ERP. 
• Sử dụng các tài liệu và hướng dẫn: Tận dụng tài liệu hướng dẫn từ nhà cung cấp phần mềm ERP để hỗ trợ quá trình triển khai. Điều này giúp giảm thiểu thời gian tìm hiểu và tăng hiệu quả trong việc triển khai hệ thống.

Mức độ phức tạp cao

ERP chắc chắn là có mức độ phức tạp cao hơn rất nhiều so với các cách quản lý doanh nghiệp thông thường thông qua Excel. Vì tính toàn diện và tích hợp cao của phần mềm ERP, việc triển khai và quản lý nó có thể đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu và kỹ năng đáng kể. Mức độ phức tạp này có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc triển khai và sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả. Để có thể tận dụng tối đa tiềm năng mà phần mềm ERP mang lại, doanh nghiệp lại cần đầu tư nhiều ngân sách và thời gian vào việc đào tạo nhân viên và nâng cao khả năng sử dụng, các kỹ năng đặc thù liên quan tới phần mềm này.

Dưới đây là các vấn đề cụ thể mang tính phức tạp cao của phần mềm ERP mà doanh nghiệp cần vượt qua, hay ít nhất là có những sự chuẩn bị:

• Quá trình triển khai ERP thực sự phức tạp, cần sự phối hợp của nhiều phòng ban, các chuyên gia và đội ngũ phát triển nhiều kinh nghiệm, không những là kinh nghiệm chuyên môn mà còn cả các kinh nghiệm về ngành và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.
• Sau khi xây dựng một phần mềm ERP mới, điều bắt buộc là các nhân viên trong doanh nghiệp gần như phải học từ đầu về cách thức sử dụng và áp dụng phần mềm vào trong công việc. Việc sử dụng không chỉ nằm ở việc nắm bắt được các thao tác mà còn việc áp dụng tối đa vào công việc hiện tại của nhân viên đó.
• Các phần mềm ERP sau khi được triển khai vẫn cần phải được bảo trì hoặc nâng cấp hệ thống nếu cần. Đây gần như là nhiệm vụ bắt buộc do các phần mềm này luôn được những nhà phát triển tối ưu qua từng năm. 

Rủi ro khi có thể không phù hợp với quy trình kinh doanh của doanh nghiệp

Mặc dù phần mềm ERP có tính toàn diện và tích hợp, nhưng nó có thể không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và quy trình kinh doanh đặc thù của từng doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp có thể cảm thấy cần tùy chỉnh phần mềm ERP để phù hợp với quy trình kinh doanh riêng của họ. Tuy nhiên, việc tùy chỉnh quá mức có thể dẫn đến việc làm mất tính toàn diện và tích hợp của phần mềm, gây ra rủi ro về khả năng nâng cấp và bảo trì trong tương lai.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm ERP đòi hỏi sự thích nghi từ phía nhân viên. Nếu không có sự hỗ trợ và đào tạo đầy đủ, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thích nghi với phần mềm mới và quy trình kinh doanh thay đổi.

Để vượt qua hạn chế này, doanh nghiệp có thể áp dụng một số chiến lược:

• Nghiên cứu kỹ trước khi chọn phần mềm ERP để đảm bảo rằng nó phù hợp với yêu cầu và quy trình kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thực hiện một quá trình đánh giá và cải tiến quy trình kinh doanh trước khi triển khai phần mềm ERP để đảm bảo tính tương thích và tối ưu hóa sử dụng phần mềm.
• Đảm bảo sự hỗ trợ và đào tạo đầy đủ cho nhân viên để họ có thể thích nghi và sử dụng phần mềm ERP một cách hiệu quả.

Công sức và thời gian đào tạo nhân viên

Với tính chất toàn diện và phức tạp của phần mềm ERP, nhân viên cần được đào tạo để hiểu rõ quy trình, tính năng và cách sử dụng phần mềm.

Đào tạo nhân viên có thể đòi hỏi công sức và thời gian đáng kể từ phía doanh nghiệp. Nhân viên cần phải học các khái niệm mới, làm quen với giao diện phần mềm, và nắm vững các quy trình kinh doanh liên quan.

Để vượt qua nhược điểm này và tận dụng tối đa tiềm năng của phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể áp dụng một số chiến lược:

• Lập kế hoạch đào tạo: Xác định rõ nhu cầu đào tạo và lên kế hoạch chi tiết về khóa đào tạo phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp.
• Tạo tài liệu hướng dẫn: Phát triển tài liệu hướng dẫn chi tiết và rõ ràng về cách sử dụng phần mềm ERP, bao gồm cả các quy trình và chức năng liên quan. Điều này sẽ giúp nhân viên có tài liệu tham khảo và tự học sau khi hoàn thành khóa đào tạo.
• Cung cấp hỗ trợ liên tục: Đảm bảo rằng có một đội ngũ hỗ trợ sau triển khai phần mềm ERP để giải đáp thắc mắc và hỗ trợ nhân viên trong quá trình sử dụng. Việc hỗ trợ liên tục sẽ giúp nhân viên cảm thấy an tâm và tự tin khi sử dụng phần mềm.

Dễ bị gián đoạn khi cập nhật và nâng cấp phần mềm

Khi có phiên bản mới của phần mềm ERP được phát hành hoặc khi có những cải tiến và bản vá được áp dụng, quá trình cập nhật và nâng cấp có thể gây ra gián đoạn trong hoạt động của doanh nghiệp. Quá trình cập nhật và nâng cấp phần mềm ERP đòi hỏi một khoảng thời gian và công sức đáng kể từ phía nhân viên và bộ phận IT. 

Trong quá trình cập nhật và nâng cấp phần mềm ERP, có rủi ro xảy ra sự cố và mất dữ liệu. Việc không thực hiện quy trình cập nhật và nâng cấp một cách cẩn thận có thể dẫn đến việc mất dữ liệu quan trọng và gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Không những thế, khi cập nhật và nâng cấp phần mềm ERP, có thể xảy ra vấn đề về tương thích và tính tương đồng với các ứng dụng và hệ thống khác trong doanh nghiệp. Việc đảm bảo tính tương thích và tính tương đồng là quan trọng để đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống ERP sau khi cập nhật và nâng cấp. Để vượt qua nhược điểm này, doanh nghiệp có thể áp dụng một số chiến lược:

• Lên kế hoạch và đánh giá rủi ro: Trước khi tiến hành cập nhật và nâng cấp, lên kế hoạch chi tiết và đánh giá rủi ro để xác định các biện pháp phòng ngừa và khắc phục sự cố.
• Sử dụng môi trường thử nghiệm: Trước khi triển khai cập nhật và nâng cấp vào môi trường sản xuất, kiểm thử trên một môi trường thử nghiệm để đảm bảo tính ổn định và tương thích của hệ thống.
• Sự hỗ trợ chuyên nghiệp: Tìm kiếm sự hỗ trợ từ nhà cung cấp phần mềm ERP hoặc các chuyên gia trong lĩnh vực để đảm bảo quá trình cập nhật và nâng cấp diễn ra một cách suôn sẻ và an toàn.

Khó thành công khi doanh nghiệp không có chiến lược triển khai rõ ràng

Để đạt được thành công với phần mềm ERP, doanh nghiệp cần có một chiến lược triển khai đầy đủ và rõ ràng, bao gồm các bước và kế hoạch cụ thể. Một chiến lược triển khai rõ ràng giúp đảm bảo sự phối hợp giữa các phòng ban và nhân viên trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Thiếu sự phối hợp có thể gây ra sự mâu thuẫn và khó khăn trong việc tích hợp và áp dụng phần mềm.

Một chiến lược triển khai chi tiết giúp định rõ hướng đi và mục tiêu của doanh nghiệp khi triển khai phần mềm ERP. Thiếu định hướng và mục tiêu có thể dẫn đến việc lạc hướng và mất phương hướng trong quá trình triển khai. Do đó, doanh nghiệp cần áp dụng một số chiến lược:

• Lập kế hoạch triển khai: Xác định các bước và kế hoạch chi tiết cho quá trình triển khai phần mềm ERP. Đảm bảo rằng mọi phòng ban và nhân viên đều có đóng góp và phối hợp trong quá trình triển khai.
• Định rõ mục tiêu: Xác định rõ mục tiêu và lợi ích mà doanh nghiệp muốn đạt được từ phần mềm ERP. Điều này sẽ giúp định hướng và tập trung các hoạt động triển khai.
• Đào tạo và hỗ trợ: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo và hỗ trợ đầy đủ trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Điều này giúp tăng cường khả năng sử dụng và tận dụng các chức năng của phần mềm.

Không thể thu lợi ngay

Hầu hết không có nhiều giải pháp phần mềm mà doanh nghiệp triển khai sẽ giúp thu lợi ngay. Triển khai phần mềm ERP là tập trung vào cải tiến các vấn đề cốt lõi từ bên trong nên sẽ cần thời gian dài mới có các chuyển biến rõ rệt, đạt được hiệu quả và lợi ích tối đa. 

Mặc dù không thể thu lợi ngay từ việc triển khai phần mềm ERP, nhưng với sự kiên nhẫn, đào tạo và quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể vượt qua nhược điểm này và đạt được lợi ích dài hạn từ việc sử dụng phần mềm ERP.

Ưu điểm của hệ thống ERP

Dù có một số các nhược điểm kể trên nhưng việc triển khai phần mềm ERP mang lại nhiều ưu điểm đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tích hợp toàn diện: Phần mềm ERP tạo ra một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ doanh nghiệp, cho phép tích hợp thông tin từ các phòng ban và quy trình khác nhau. Điều này giúp tạo ra một cái nhìn toàn diện về hoạt động kinh doanh, từ quản lý tài chính, kế toán, bán hàng, quản lý nhân sự đến quy trình sản xuất và vận hành.
• Tối ưu hóa quy trình kinh doanh: Phần mềm ERP cung cấp các quy trình kinh doanh chuẩn hóa và tự động hóa, giúp tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Việc áp dụng các quy trình tốt nhất giúp giảm thiểu lỗi, tăng cường độ chính xác và khả năng đáp ứng nhanh chóng đối với yêu cầu khách hàng.
• Tăng cường quản lý và định hướng chiến lược: Phần mềm ERP cung cấp các công cụ quản lý và báo cáo thông tin quan trọng để giúp quản lý định hình chiến lược kinh doanh. Từ báo cáo tài chính, báo cáo doanh số bán hàng, đến dự báo và phân tích dữ liệu, phần mềm ERP cung cấp cái nhìn tổng quan về hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp.
• Tăng cường khả năng phân tích và dự báo: Phần mềm ERP tích hợp các công cụ phân tích dữ liệu và dự báo, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về xu hướng và mô hình kinh doanh. Qua việc phân tích dữ liệu từ các phòng ban và quy trình, phần mềm ERP cung cấp thông tin quan trọng để dự báo xu hướng thị trường, định hình chiến lược và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu có cơ sở.

Doanh nghiệp có nên đầu tư vào phần mềm ERP bất chấp những nhược điểm?

Việc quyết định đầu tư vào phần mềm ERP đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần chấp nhận toàn bộ những nhược điểm của phần mềm này. Khi nắm rõ được các nhược điểm, có được những cái nhìn toàn diện và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, phần mềm ERP sẽ thực sự là một món hời đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là với các công ty có quy mô vừa và nhỏ. Giải pháp ERP là điều cần thiết với các doanh nghiệp này và bộ mặt của toàn bộ công ty sẽ thay đổi khi triển khai thành công.

Những nhược điểm của hệ thống ERP kể trên hoàn toàn có thể được khắc phục thông qua các gợi ý mà chúng tôi đề xuất trong mỗi phần. Lợi ích mang lại của phần mềm ERP thực sự sẽ khỏa lấp toàn bộ các điểm yếu cũng như hoàn toàn xứng đáng với từng đồng bỏ ra. 

Là một trong các doanh nghiệp chuyển đổi số hàng đầu tại Việt Nam, đặc biệt trong việc cung cấp các giải pháp ERP, Magenest luôn mong muốn được đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình này. Với các chuyên gia và nhà phát triển nhiều kinh nghiệm, chúng tôi có thể giải đáp các thắc mắc, tư vấn giải pháp phù hợp và triển khai trọn gói hệ thống ERP cho doanh nghiệp của bạn.