Hướng dẫn sử dụng Odoo ERP – Giới thiệu các tính năng chính

Odoo còn được gọi là OpenERP được thành lập bởi Fabien Pinckaers vào năm 2005. Odoo có thể được coi là một bộ sưu tập lớn cung cấp hàng loạt các ứng dụng liên quan đến các module như Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), Quản lý bán hàng, eCommerce, Quản lý kho, Quản lý mua hàng, Kế toán, Quản lý nhân sự,… Tất cả các module cơ bản này được gọi chung là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Phần mềm Odoo ERP phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp Việt Nam. Với hơn một nghìn lượt tải xuống và cài đặt mỗi ngày. Phần mềm Odoo ERP là một trong những giải pháp nguồn mở được sử dụng nhiều nhất trên thế giới.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp và mang đến cho bạn hướng dẫn sử dụng Odoo hay cụ thể là hướng dẫn sử dụng Odoo căn bản.

Giới thiệu chung về Odoo

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) hay hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hiểu một cách đơn giản và thực tế nhất là một hệ thống tổng hợp các ứng dụng phần mềm tích hợp theo một kiến trúc tổng thể với cơ sở dữ liệu tập trung và đồng bộ, giúp doanh nghiệp quản trị mọi hoạt động một cách liền mạch và tự động.

Với ERP, mọi hoạt động của doanh nghiệp từ sản xuất, hành chính nhân sự, quản lý chuỗi cung ứng, tài chính kế toán, bán hàng, marketing,… đều được triển khai và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Doanh nghiệp có thể triển khai số lượng ứng dụng phần mềm tùy vào khả năng và nhu cầu, nhưng hãy yên tâm là các ứng dụng được tích hợp và đồng bộ cơ sở dữ liệu.

Odoo là phần mềm open source ERP, đồng nghĩa với khả năng tùy chỉnh và phát triển là vô hạn. Ngoài các module mặc định như CRM, POS, hay Sales, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sáng tạo ra nhiều ứng dụng mới phù hợp với khả năng và nhu cầu để tích hợp trên nền tảng của Odoo. 

Không những thế, Odoo còn tích hợp các tính năng bảo mật cho các cộng đồng về công nghệ kinh doanh và phát triển phần mềm trên toàn thế giới.

Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Odoo ERP?

Giải pháp toàn diện

Odoo ERP cung cấp hơn 1000 module tích hợp nhiều chức năng khác nhau, có thể đáp ứng được đa dạng các nhu cầu kinh doanh của mọi doanh nghiệp trong mọi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.

Để triển khai thành công phần mềm mã nguồn mở Odoo ERP, chủ doanh nghiệp và đơn vị cung ứng cần trao đổi cùng nhau để tìm hiểu và phân tích các quy trình của doanh nghiệp. Đây là một bước rất quan trọng mà nhiều phần mềm quản trị doanh nghiệp khác bỏ qua. Việc này sẽ giúp xác định chính xác mục tiêu, hạn chế tối đa lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp, tránh được việc doanh nghiệp không sử dụng đến phần mềm sau khi xây dựng hoàn thiện.

Hiện nay, Odoo ERP vẫn đang tiếp tục nghiên cứu, phát triển và mở rộng hệ thống module của mình. Cùng với một cộng đồng lập trình viên lớn mạnh trên toàn thế giới, chắc chắn những doanh nghiệp sử dụng phần mềm Odoo ERP sẽ được hỗ trợ tốt nhất có thể. 

Công nghệ cập nhật

Odoo ERP được phát triển dựa trên việc xây dựng và tích hợp các công nghệ hiện đại và được cập nhật thường xuyên. Các công nghệ này tiếp tục được đội ngũ lập trình viên phát triển và thích nghi với các mô hình mới nhất.

Chi phí phù hợp

Mặc dù được tích hợp nhiều chức năng và công nghệ hiện đại nhất, nhưng giá thành khi sở hữu và sử dụng hệ thống phần mềm ERP lại không quá lớn so với các phần mềm quản trị doanh nghiệp khác.

Không chỉ có vậy, ERP giúp giảm thiểu một cách hiệu quả các chi phí vận hành của doanh nghiệp từ chi phí hàng tồn kho, chi phí chi trả cho nhân sự, đến chi phí bảo trì, chi phí chăm sóc khách hàng, và thậm chí là chi phí quảng bá sản phẩm,… Đồng thời, ERP cũng hỗ trợ việc gia tăng tỷ lệ hoàn thành sản phẩm đúng thời hạn, từ đó đảm bảo quá trình bàn giao sản phẩm được tiến hành đúng tiến độ, giảm thiểu thời gian sản xuất, hạn chế tối đa thời gian lãng phí, những khoảng ngắt trong quá trình chuyển giao giữa các bộ phận.

Vì phần mềm Odoo ERP không đòi hỏi mua phí bản quyền. Với số chi phí tiết kiệm được, doanh nghiệp có thể dành khoản đó cho chi phí triển khai và tùy chỉnh các tính năng của phần mềm mã nguồn mở mới. Việc này giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm có hiệu quả hơn, đồng thời gia tăng tính ứng dụng thực tế của phần mềm trong từng doanh nghiệp cụ thể.

Kết nối thông minh

Với sự hội nhập công nghệ, hiện nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã và đang triển khai và sử dụng một số phần mềm để hoạch định nguồn lực, thông thường được tiến hành ở các bộ phận đặc thù như: kho, chăm sóc khách hàng, kế toán,… Tuy nhiên các phần mềm quản trị này có điểm yếu đó là riêng biệt và tách rời nhau hoàn toàn.

Odoo ERP sẽ là chìa khóa giúp chủ doanh nghiệp giải quyết bài toán hợp nhất các phần mềm. Trong một hệ thống phần mềm tổng thể của ERP đã tích hợp sẵn tất cả các tính năng và giải pháp thiếu nhất quán mà doanh nghiệp hiện đang sử dụng. Tuy nhiên khác với các phần mềm khác, trong hệ thống ERP, các phần mềm này đều được liên kết với nhau, dễ dàng chuyển tiếp số liệu, tránh sai sót trong quá trình nhập liệu và tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Đồng thời Odoo ERP cũng cho phép chủ doanh nghiệp, nhà quản trị có thể bao quát, cập nhật được tình hình kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp ngay lập tức tại mọi thời điểm.

Khả năng tùy chỉnh cao

Odoo ERP là một phần mềm tùy chỉnh, linh hoạt cho mọi đối tượng sử dụng. Nó được thiết kế riêng tùy theo mục đích và yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp khác nhau.

Thêm vào đó, trong một thế giới mà mọi thứ đều biến động nhanh chóng và có tính cạnh tranh cao, việc phần mềm được thiết kế linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thay đổi bắt kịp xu thế và dẫn đầu.

Tóm lại, lợi ích mà doanh nghiệp sẽ nhận được khi triển khai và sử dụng phần mềm Odoo ERP gồm có:

• Số hóa toàn bộ thông tin doanh nghiệp.
• Các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt thông tin.
• Chuẩn hóa quy trình kinh doanh và cải thiện quy trình hoạt động của mọi bộ phận.
• Thông tin doanh nghiệp bao quát, chính xác, hoàn chỉnh và cập nhật theo thời gian thực.
• Xây dựng mối quan hệ chặt chẽ, gắn kết giữa các bộ phận, phòng ban.
• Giúp nhà quản trị có thể ra quyết định ngay lập tức.

Hướng dẫn sử dụng Odoo ERP cơ bản

Hướng dẫn sử dụng Odoo để lập kế hoạch

Lập kế hoạch hoạt động là phương tiện hoàn hảo để theo dõi công việc của bạn. Theo đó, bạn sẽ được nhắc nhở về những gì cần phải làm và lên lịch các hoạt động cần thực hiện theo thứ tự một cách khoa học.

Chức năng quản lý hành động cho phép người dùng quản lý các công việc theo thứ tự ưu tiên.

Cài đặt loại hoạt động 

Một số loại hoạt động có sẵn theo mặc định trong phần mềm Odoo (ví dụ: cuộc gọi, email, cuộc họp, v.v.). Nếu bạn muốn đặt loại hoạt động mới, hãy di chuyển tới Cài đặt – Cài đặt chung – Loại hoạt động.

Lên lịch họp

Lịch họp được lên kế hoạch theo từng ngày cụ thể. Nếu bạn cần hẹn giờ họp, hãy chọn loại hoạt động Meeting trong ứng dụng Odoo CRM. Khi lên lịch họp, khung calendar sẽ mở cho phép bạn lựa chọn khung thời gian mong muốn.

Theo dõi chuỗi hoạt động

Phần mềm Odoo ERP cho phép bạn dễ dàng và nhanh chóng lên kế hoạch cho các hoạt động thường nhật. Chì cần truy cập Cấu hình – Loại hoạt động và thiết lập các bước trong Hoạt động đề xuất tiếp theo.

Bây giờ, khi một hoạt động (task) được hoàn thành, bạn có thể chọn Đã hoàn thành & lên lịch tiếp theo. Các bước tiếp theo sẽ tự động được Odoo đề xuất.

Quản lý cơ hội (khách hàng tiềm năng) trong Odoo 

Khi bán hàng, bạn chắc hẳn sẽ muốn biết nguyên nhân khiến khiến ta không thể chốt sales, giúp bạn đánh giá Opportunity (những khách hàng tiềm năng có khả năng mua hàng cao) và khả năng chốt sale tốt hơn trong tương lai.

Đánh dấu Opportunity

Trong pipeline, bạn hãy chọn bất kỳ opportunity nào bạn muốn đánh dấu thất bại. Trong giao diện chi tiết, bạn sẽ thấy nút Mark Lost (Đánh dấu thất bại).

Sau đó, bạn có thể chọn lý do thất bại đã có sẵn hoặc tạo một lý do mới.

Quản lý lý do thất bại 

Bạn sẽ tìm thấy một  danh sách các lý do thất bại của mình trong Cấu hình – Lý do thất bại. Bạn có thể đổi tên hoặc tạo mới lý do thất bại từ màn hình này.

Tìm kiếm opportunity trong Odoo CRM

Để có thể tìm các opportunity bị đánh giá không thành công và tiếp tục thực hiện các hành động khác đối với chúng (gửi email, thực hiện cuộc gọi…), hãy chọn bộ lọc Lost (Thất bại) trên thanh tìm kiếm.

Tại đó bạn sẽ nhìn thấy tất cả các cơ hội đã được đánh dấu thất bại của mình. Nếu bạn muốn tinh chỉnh, bạn có thể thêm bộ lọc vào Lý do thất bại. 

Khôi phục các opportunity bị đánh giá thất bại

Bạn có thể chọn bất kỳ opportunity nào bạn muốn và đồng thời có thể khôi phục nó bằng cách nhấp vào Archived (Đã lưu trữ).

Bạn cũng có thể khôi phục nhiều mục khi chúng thuộc cùng một giai đoạn. Chọn Restore Records (Khôi phục các bản ghi) trong các tùy chọn. Bạn cũng có thể lưu trữ theo cách tương tự.

Quản lý nhiều nhóm bán hàng

Trong Odoo, bạn có thể quản lý nhiều nhóm bán hàng, bộ phận hoặc kênh bán hàng với các quy trình cụ thể. Để thực hiện điều này, Odoo sử dụng khái niệm Sale Channel (Kênh bán hàng).

Tạo kênh bán hàng mới

Để tạo Kênh bán hàng, bạn hãy di chuyển đến Configuration (Cấu hình) – Sale Channels (Kênh bán hàng).

Ở đó bạn có thể đặt email alias. Mỗi tin nhắn được gửi đến địa chỉ email đó sẽ tạo nên một khách hàng tiềm năng.

Thêm thành viên vào kênh bán hàng 

Với Odoo ERP, bạn có thể dễ dàng thêm thành viên vào bất kỳ kênh nào; bằng cách đó, khi tham gia, các thành viên mới tham gia có thể nhìn thấy cấu trúc pipeline của kênh bán hàng. Bất kỳ khách hàng tiềm năng nào được giao cho họ sẽ liên kết với kênh bán hàng.

Điều này sẽ giúp cấp quản lý dễ dàng theo dõi thông tin.

Bảng điều khiển kênh bán hàng

Để xem nhanh các hoạt động và kết quả của kênh bán hàng, người quản lý bán hàng chỉ cần truy cập Dashboard (Bảng điều khiển) của kênh bán hàng và theo dõi báo cáo.

Dashboard được chia sẻ với toàn bộ hệ sinh thái, tổng hợp thông tin của mọi luồng doanh thu bao gồm: Bán hàng, Thương mại điện tử, PoS,…

Quản lý khách hàng tiềm năng

Chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội

Phần mềm có thể tạo ra lead (khách hàng tiềm năng) thay vì cơ hội, với mục đích bổ sung thêm một bước thẩm định trước khi chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành cơ hội và giao cho nhóm bán hàng phù hợp. Người dùng có thể kích hoạt chế độ này từ phần Cài đặt ứng dụng CRM trong phần mềm Odoo ERP, áp dụng cho tất cả các kênh bán hàng mặc định của bạn. Tuy nhiên bạn vẫn có thể cụ thể hóa và áp dụng riêng cho một số kênh cụ thể thông qua biểu mẫu cấu hình.

Chuyển đổi một lead (khách hàng tiềm năng) thành một cơ hội.

Khi bạn click chuột vào Lead (khách hàng tiềm năng), bạn sẽ có thể chuyển đổi nó thành cơ hội đồng thời chỉ định người phụ trách, kênh bán hàng và bạn có thể tạo một khách hàng mới.

Nếu trước đó trên hệ thống đã tồn tại cơ hội trùng với các thông tin bạn thu thập được, phần mềm Odoo ERP sẽ tự động đề xuất hợp nhất cơ hội. Tương tự, Odoo cũng sẽ đề nghị bạn liên kết với một khách hàng hiện tại một cách tự động nếu khách hàng đó đã tồn tại. 

Tạo khách hàng tiềm năng từ email

Tự động hóa việc tạo khách hàng tiềm năng sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả công việc của bạn. Một cách mặc định, bất kỳ email nào được gửi tới sales@database_domain.ext sẽ tạo cơ hội trong pipeline mặc định của kênh bán hàng.

Cấu hình bí danh email trong Odoo CRM

Mỗi kênh bán hàng khác nhau có thể có email alias khác nhau, để tạo khách hàng tiềm năng được gán tự động cho kênh đó. Việc này giúp bạn quản lý các nhóm bán hàng thuận tiện và hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể cấu hình các kênh bán hàng bằng việc truy cập Configuration (Cấu hình) – Sale Channels (Kênh bán hàng).

Tạo khách hàng tiềm năng từ trang liên hệ trên website

Bất kỳ khách truy cập nào sử dụng biểu mẫu liên hệ trên trang web của bạn sẽ tự động tạo ra khách hàng tiềm năng trong pipeline.

Sử dụng liên hệ với chúng tôi trên trang web.

Trước tiên bạn nên vào ứng dụng trang web của bạn. Với việc cài đặt ứng dụng Odoo CRM, bạn sẽ có thể ngay lập tức sử dụng biểu mẫu liên hệ trên trang web Odoo, từ đó tự động đổ cơ hội về hệ thống.

Để thay đổi thành kênh bán hàng cụ thể, bạn chỉ cần truy cập Website – Configuration (Cấu hình) – Cài đặt trong Communication, bạn sẽ tìm thấy thông tin Biểu mẫu liên hệ, từ đó bạn có thể thay đổi Kênh bán hàng hoặc Người bán hàng.

Tạo một biểu mẫu liên hệ tùy chỉnh trong Odoo ERP

Bạn chắc hẳn sẽ muốn khai thác nhiều thông tin nhất có thể khi khách hàng điền biểu mẫu. Bạn sẽ cần xây dựng một form liên lạc tùy chỉnh trên website của mình. Những biểu mẫu liên hệ đó có thể tạo ra nhiều loại bản ghi trong hệ thống (email, khách hàng tiềm năng, dự án, trợ giúp,…).

Tạo một biểu mẫu liên hệ tùy chỉnh.

Nếu bạn muốn chỉnh sửa biểu mẫu liên hệ ở bất kỳ trang nào, bạn chỉ cần sử dụng trình tạo biểu mẫu trong trang sau đó tích chọn tất cả các trường bạn muốn.

Hướng dẫn sử dụng Odoo để gửi báo giá

Khi một lead (khách hàng tiềm năng) đủ điều kiện chuyển thành cơ hội, lúc này, bạn sẽ cần sử dụng đến chức năng báo giá. Với ứng dụng CRM trong phần mềm Odoo ERP, bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng tạo ra một báo giá.

Tạo một báo giá mới.

Chỉ với thao tác đơn giản: click chuột vào bất kỳ cơ hội hoặc khách hàng tiềm năng nào, bạn sẽ nhìn thấy nút New Quotation (Báo giá mới), sau khi click vào nút này, bạn sẽ được chuyển sang một màn hình mới để tạo và quản lý báo giá của mình.

Đồng thời, bạn có thể theo dõi số lượng báo giá cho một cơ hội cụ thể trong menu Quotations (Báo giá) thu nhỏ trên trang.

Chỉ định nhân viên chăm sóc và theo dõi khách hàng tiềm năng

Theo dõi khách hàng tiềm năng

Theo dõi hành vi của khách hàng trên website sẽ cung cấp cho bạn nhiều thông tin hơn về sở thích của họ. Mỗi trang khách hàng đi tới sẽ được ghi lại nếu khách hàng sử dụng form liên hệ trên trang web của bạn.

Theo dõi một trang web

Truy cập trang tĩnh bạn muốn theo dõi trên website của mình và trong tab Promotion (Quảng cáo), bạn sẽ tìm thấy Optimize SEO (Tối ưu hóa SEO). Ở đó bạn sẽ thấy một Track Page để theo dõi trang này.

Theo dõi các trang khách hàng đã truy cập

Mỗi khi khách hàng tiềm năng được tạo từ biểu mẫu liên hệ, hệ thống sẽ tự động theo dõi các trang họ truy cập. Bạn có hai cách để xem các trang đó, ở góc trên bên phải của khách hàng tiềm năng của bạn là nút Page Views (Lượt xem trang) hoặc ở dưới bạn sẽ thấy chúng trong cuộc trò chuyện.

Cả hai sẽ được cập nhật tự động nếu người xem quay lại trang web của bạn hoặc truy cập nhiều trang hơn.

Nếu khách hàng truy cập cùng 1 trang nhiều lần, Odoo sẽ không ghi nhận các truy cập trùng lặp. Với tính năng này, bạn có thể nắm được insight khách hàng một cách dễ dàng.

Chỉ định khách hàng tiềm năng dựa trên tính điểm

Với tính năng Lead Scoring (chấm điểm lead), bạn có thể tự động xếp hạng khách hàng tiềm năng của mình dựa trên các tiêu chí đã đặt ra.

Tạo quy tắc tính điểm

Sau khi cài đặt tính năng Lead Scoring, bạn sẽ thấy một tab mới xuất hiện trong ứng dụng Odoo để quản lý quy tắc tính điểm.

Bạn có thể sửa đổi bất kỳ tiêu chí nào bạn muốn đồng thời bạn cũng có thể dễ dàng thêm các tiêu chí mới.

Hệ thống sẽ tự động quét mỗi giờ một lần và ghi nhận điểm theo đúng quy tắc tính điểm mà bạn đã thiết lập.

Chỉ định khách hàng tiềm năng

Khi điểm số được tính, khách hàng tiềm năng đã sẵn sàng được chỉ định cho các nhóm cụ thể của cùng một khu vực. Để thực hiện điều này, bạn hãy truy cập CRM – Leads Management – Team Assignation và áp dụng một khu vực cụ thể cho mỗi nhóm. Tên khu vực này có thể bao gồm điểm số.

Hướng dẫn sử dụng Odoo trong việc Tối ưu hóa công việc

Đồng bộ hóa Lịch Google với Odoo ERP

Phần mềm Odoo ERP – ứng dụng CRM được tích hợp với Lịch Google, theo đó bạn có thể xem và quản lý các cuộc họp của mình từ cả hai nền tảng.

Thiết lập trong Google

• Di chuyển đến Google APIs Platform để tạo thông tin đăng nhập API lịch của Google. Đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
• Sau đó, di chuyển đến trang API & Dịch vụ.
• Tại trang API & Dịch vụ, hãy tìm kiếm Google Calendar API sau đó tích chọn.
• Kích hoạt API.
• Nếu chưa thực hiện trước đó, bạn sẽ cần chọn hoặc tạo dự án API để lưu trữ thông tin đăng nhập.
• Hãy nhớ đặt tên để phân biệt với các dự án khác(ví dụ: Odoo Sync).
• Thiết lập thông tin đăng nhập.
• Chọn Trình duyệt web (Javascript) làm nguồn và dữ liệu Người dùng là dữ liệu.
• Tạo ID khách hàng. Nhập vào tên của ứng dụng và các trang mà bạn sẽ được chuyển hướng.
• Chuyển qua giao diện Màn hình chấp thuận bằng cách gõ vào tên sản phẩm. Hãy nhớ kiểm tra các tùy chọn tùy chỉnh tuy nhiên, điều này không bắt buộc.
• Sau đó, bạn sẽ được cấp ID khách hàng. Hãy di chuyển đến Credentials (Xác thực) để nhận Bảo mật khách hàng. Cả hai bước này đều được yêu cầu trong Odoo.

Đánh giá và sử dụng các khách hàng tiềm năng chưa được phân bổ

Vào thời điểm áp dụng quy tắc tính điểm, rất có thể một số khách hàng tiềm năng của bạn vẫn chưa được chọn. Một số trong số họ vẫn có thể trở thành khách hàng vì vậy bạn có thể tận dụng để thực hiện các hoạt động chăm sóc nhằm tăng tỷ lệ chốt sale.

Trong trang khách hàng tiềm năng của Odoo, bạn có thể đặt một bộ lọc để tìm khách hàng tiềm năng chưa được chỉ định của mình.

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Email Marketing để gửi email tự động cho họ. Bằng cách này, bạn có thể sẽ tối ưu hóa khả năng chốt sale.

Phân tích hiệu suất

Kiểm tra tỷ lệ đạt/thất bại

Để nắm được hiệu quả trong pipeline của Odoo, bạn chỉ cần kiểm tra tỷ lệ đạt/thất bại. Để truy cập được vào báo cáo này, hãy chuyển đến chế độ xem pipeline của bạn trong tab Báo cáo.

Từ đó, bạn có thể lọc những cơ hội từ kênh bán hàng hoặc từ toàn bộ công ty của bạn,… Sau đó, bạn có thể nhấp vào bộ lọc và kiểm tra tỷ lệ đạt/thất bại.

Theo dõi tổng doanh thu dự kiến

Bạn có thể theo dõi doanh thu dự kiến ​​cho từng giai đoạn của mình dựa trên doanh thu dự kiến của mỗi cơ hội.

Chỉ cần truy cập CRM – Reporting (Báo cáo) – Pipeline Analysis (Phân tích Pipeline) và thiết lập phương pháp đo lường theo doanh thu dự kiến. Báo cáo này cung cấp cho bạn thông tin chính xác về doanh thu dự kiến, giúp bạn lập kế hoạch và tối ưu hóa mục tiêu tốt hơn.

Lời kết

Qua bài viết, Magenest đã đem đến cho bạn hướng dẫn sử dụng Odoo chi tiết ở nhiều module khác nhau. Hy vọng những thông tin trong bài viết đã phần nào giúp ích được cho bạn trong quá trình sử dụng Odoo. Nếu cần hỗ trợ thêm về Odoo, hãy liên hệ ngay với Magenest để được tư vấn miễn phí!