Giới thiệu hệ thống Odoo POS cho nhà hàng và quán cafe

1. Giới thiệu chung về hệ thống POS

Hệ thống POS là gì

Trong kinh doanh, người bán hàng cần phải lưu lại các thông tin về đơn hàng, giao dịch nhằm mục đích tóm tắt, tổng kết quá trình kinh doanh để đưa ra chiến lược phù hợp.

Đa số chủ cửa hàng vẫn lưu trữ thông tin trên giấy tờ, sổ sách. Sau đó có thể tính toán hoặc nhập dữ liệu bán hàng một cách thủ công vào một công cụ tính toán nào đó. Phương thức truyền thống này rất phổ biến nhưng tiêu tốn nhiều thời gian và công sức, chưa kể những rủi ro tiềm ẩn trong nhiều trường hợp.

Chính vì vậy, hệ thống POS được phát minh nhằm đáp ứng nhu cầu lưu trữ thông tin giao dịch an toàn cho người dùng.

POS viết tắt cho cụm từ Point Of Sales, được hiểu là hệ thống điểm bán hàng. Khi khách hàng thanh toán cho các sản phẩm hoặc dịch vụ tại cửa hàng, chủ cửa hàng có thể lưu lại các đơn hàng, giao dịch trên hệ thống một cách trực tiếp. Ngoài ra, POS còn giúp người bán hàng kiểm soát hàng tồn kho và quản lý khách hàng tốt hơn.

Các thiết bị trong 1 hệ thống POS
Các thiết bị trong 1 hệ thống POS

Hệ thống POS của Odoo

Hệ thống POS của Odoo thân thiện với người dùng với giao diện đơn giản. Odoo POS có thể sử dụng trên nhiều loại thiết bị khác nhau, kết nối với phần mềm quản lý kho, khách hàng, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán.

Ngoài ra, Odoo POS là một giải pháp hữu ích khi hỗ trợ riêng biệt 2 mô hình: bán lẻ và nhà hàng.

Bài viết liên quan: Odoo 101: Hướng dẫn ứng dụng module POS vào hệ thống doanh nghiệp

2. Thiết lập hệ thống POS của Odoo cần những gì?

Để thiết lập hệ thống POS trên Odoo, người dùng cần có thiết bị nhập đầu vào đặt tại cửa hàng (phần cứng) và ứng dụng POS cài trên Odoo (phần mềm).

Phần mềm POS cho Odoo

Trên màn hình hệ thống Odoo, người dùng vào danh sách các ứng dụng (Apps), chọn POS (Point Of Sales) và nhấn Install để cài đặt ứng dụng. Chi tiết xem tại phần Configuration trong tài liệu sau: //www.odoo.com/documentation/user/9.0/point_of_sale/overview/start.html

Phần cứng

Phần cứng căn bản để hoạt động ứng dụng POS là màn hình hiển thị POS. Thiết bị này có thể là máy tính bảng, laptop, máy tính cây hoặc máy bán hàng chuyên dụng.

Bên cạnh đó còn có 1 số thiết bị khác được sử dụng tùy theo nhu cầu người dùng, chẳng hạn máy quét mã vạch, cân điện tử, két đựng tiền, màn hình hiển thị giá trị đơn hàng phía người mua.

Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng thiết bị kết nối IoT Box của Odoo để tích hợp nhiều thiết bị với phần mềm POS.

3. Các chức năng cơ bản của phần mềm Odoo

Chức năng POS tại cửa hàng bán lẻ

Tại cửa hàng, người dùng có thể nhập đơn hàng vào POS và in hóa đơn trực tiếp từ POS cho người mua. Trong trường hợp khách hàng muốn hoàn trả sản phẩm, người bán có thể xử lý ngay trên POS. Chủ cửa hàng có thể quản lý lượng tiền của mỗi phiên bán hàng với chức năng Cash Control.

Chức năng POS tại nhà hàng

Trong mô hình POS cho nhà hàng, người dùng có thể tạo và quản lý bàn. Sau khi tạo đơn hàng cho các bàn, người bán có thể chuyển khách hàng giữa các bàn tùy theo yêu cầu. 

Trường hợp 1 nhóm khách hàng trong 1 bàn muốn trả tiền chung cho 1 hóa đơn, người bán có thể tách đơn hàng ra thành nhiều hóa đơn cho từng khách hàng trong nhóm. Cũng như POS bán lẻ, POS tại nhà hàng cho phép in hóa đơn trực tiếp cho khách hàng. 

Một yếu tố nổi bật của ngành dịch vụ nhà hàng là tiền thưởng của khách hàng, hay còn gọi là tip. POS cho phép người dùng thêm tiền tip vào đơn hàng. Bên cạnh đó, trường hợp có 1 đơn hàng mới trong khi chờ khách hàng xác nhận đơn hiện tại, người bán có thể tạo 1 đơn hàng mới và trở về xử lý đơn chưa hoàn thành sau đó. 

Thanh toán dễ dàng mọi lúc

POS hỗ trợ nhiều loại hình thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, thẻ ngân hàng, thẻ tín dụng. Một đặc điểm nổi bật là khi mất kết nối mạng, các đơn hàng sẽ được lưu và tự động cập nhật vào hệ thống khi có kết nối mạng.

Hỗ trợ giảm giá 

POS hỗ trợ chức năng giảm giá cho sản phẩm, đơn hàng. Để áp dụng mức giảm cho đơn hàng, người dùng có thể nhấn nút giảm giá trên giao diện POS, hoặc nhập tay giá trị giảm, hoặc dùng thiết bị scanner để xác định giá trị giảm. Ngoài ra người dùng có thể áp dụng điểm thưởng cho khách hàng trên ứng dụng POS.

Các chức năng khác

Người dùng có thể dùng mã vạch (barcode) để nhập sản phẩm hoặc số tiền giảm giá cho đơn hàng. POS giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát bộ phận nhân viên trong từng phiên bán hàng. Mỗi nhân viên cần phải đăng nhập và mở phiên bán hàng mới khi bắt đầu 1 ca làm việc. Việc đăng nhập có thể được xử lý bằng thông tin tài khoản nhập vào hoặc bằng barcode của nhân viên.

Ngoài ra, Odoo POS cho phép người dùng in lại hóa đơn thay vì chỉ được in 1 lần khi tạo đơn hàng. Người dùng có thể cài đặt hiển thị của hóa đơn theo nhu cầu riêng, ví dụ thêm ảnh logo thương hiệu, thêm các lời nhắn hoặc ghi chú vào hóa đơn.

4. Cách thức hoạt động

odoo POS
Giao diện quản lý sản phẩm

Cài đặt chung

Trước tiên, người dùng cần cài đặt phần mềm POS trên Odoo và trang bị các thiết bị cần thiết cho quá trình bán hàng (máy scan, máy in hóa đơn, cân điện tử …). Sau đó thiết lập cài đặt chung cho ứng dụng Odoo. Chi tiết các mục cài đặt cho Odoo POS trong phần Configuring Your Point Of Sales ở tài liệu này.

Phần cài đặt chung bao gồm:

  • Cài đặt quản lý nhân viên sử dụng POS.
  • Cài đặt sản phẩm, các nhóm sản phẩm
  • Kết nối với các thiết bị cứng (két đựng tiền, máy in hóa đơn, thiết bị scan, máy hiển thị giá trị đơn hàng…).
  • Hiển thị màn hình POS. hóa đơn bán hàng.
  • Kiểm soát tiền tệ ở mỗi phiên bán hàng, phân công bộ phận chịu trách nhiệm… 

Sau khi hoàn tất cài đặt chung cho POS, người dùng tiến hành thêm sản phẩm cho máy bán hàng POS và cài đặt các phương thức thanh toán.

Quy trình bán hàng trên ứng dụng POS

Đăng nhập 

Người bán đăng nhập vào tài khoản nhân viên của mình và mở phiên bán hàng mới. 

Tạo đơn hàng

Người bán chọn sản phẩm theo yêu cầu khách hàng, sau đó tới trang thanh toán, kiểm tra chi tiết đơn hàng, áp dụng giảm giá (nếu có), sau đó in hóa đơn cho người mua.

Hoàn tiền đơn hàng

Để hoàn tiền 1 đơn hàng, người bán cần tạo một đơn hàng tương tự với giá trị âm khớp với giá trị đơn hàng cần hoàn tiền.

Kết thúc phiên bán hàng

Khi kết thúc phiên bán hàng, người dùng đóng lại phiên đó. Sau đó có thể xem tổng số tiền thu được sau phiên bán hàng theo từng phương thức thanh toán. Trong từng phương thức thanh toán chứa các đơn hàng được thực hiện bằng phương thức đó. Các đơn hàng và sản phẩm trong POS cũng được lưu trong mục Sales và Inventory của Odoo.

5. Kết luận 

Odoo POS là 1 ứng dụng hữu ích và thân thiện với người dùng. Đây là một giải pháp mà các chuỗi nhà hàng và kinh doanh bán lẻ đang tìm kiếm cho mô hình kinh doanh của mình.

Theo dõi Magenest để nắm bắt thêm thông tin về Odoo cũng như những phân tích chuyên sâu về hệ thống thương mại điện tử!

Đăng ký theo dõi bản tin của chúng tôi để không bỏ
sót bất kỳ thông tin hữu ích nào!

Lưu ý: Bằng việc cung cấp thông tin liên hệ cho chúng tôi, quý vị đã đồng ý nhận tin tức và các thông tin ưu đãi từ Magenest.