Hệ thống ERP là gì? Đặc điểm và phân hệ của hệ thống ERP

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning System) đã trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Với sự phát triển của công nghệ thông tin và nhu cầu ngày càng cao về tích hợp và tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh, hệ thống ERP đã trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho sự quản lý toàn diện và hiệu quả của các tổ chức và doanh nghiệp. Vậy hệ thống phần mềm ERP là gì? Bài viết này sẽ khám phá sâu hơn về hệ thống ERP và tầm quan trọng của nó trong kỷ nguyên số hóa ngày nay.

Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp, cung cấp nền tảng tích hợp để quản lý và tổ chức các hoạt động kinh doanh của một công ty. Hệ thống quản lý ERP giúp tập trung các quy trình và dữ liệu của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp, như kế toán, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý kho, tiếp thị và bán hàng.

Hệ thống phần mềm ERP cho phép các phòng ban trong công ty chia sẻ thông tin và tương tác với nhau một cách hiệu quả hơn. Dữ liệu được nhập vào hệ thống một lần và có thể được truy cập và sử dụng bởi các phòng ban khác nhau, giúp tránh việc nhập liệu lặp lại và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.

Đặc điểm của hệ thống ERP 

Quản trị hợp nhất

Một đặc điểm nổi bật của hệ thống ERP trong doanh nghiệp là nền tảng quản trị hợp nhất, cho phép mở rộng và phát triển các chức năng khác nhau trong tương lai mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình hiện có.

Hệ thống ERP tạo ra một môi trường quản trị hợp nhất, từ quá trình sản xuất đến hoạt động kinh doanh, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Điều này giúp kết nối mọi thành viên trong doanh nghiệp với các phòng ban chức năng và tạo ra quy trình làm việc có trật tự.

Quản lý tự động

Hệ thống ERP là một phần mềm quản lý tự động giúp tổ chức và tự động hóa các quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp, cho phép các bộ phận và phòng ban trong công ty chia sẻ thông tin và tương tác một cách tự động và liền mạch.

Tuy nhiên, hệ thống phần mềm ERP không thay thế hoàn toàn sức người và không phải là một dây chuyền sản xuất tự động. Hệ thống cung cấp các công cụ và tính năng để tự động hóa và quản lý quy trình kinh doanh, nhưng vẫn cần sự tham gia và can thiệp của con người trong việc xử lý các nhiệm vụ phức tạp, đưa ra quyết định chiến lược, và giải quyết các vấn đề không được dự đoán trước.

Với sự kết hợp giữa hệ thống quản lý tự động ERP và sức người, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu suất làm việc, đồng thời tạo điều kiện cho nhân viên tập trung vào các nhiệm vụ phân tích, sáng tạo, và tương tác với khách hàng.

Quản lý có quy tắc và kế hoạch rõ ràng

Hệ thống ERP có các quy tắc và quy trình rõ ràng trong hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên có nhiệm vụ cụ thể và làm việc theo các quy định nhất quán và chặt chẽ.

Hệ thống này giúp tổ chức và định rõ các quy trình làm việc, từ quản lý đơn hàng, quản lý kho, quản lý tài chính đến quản lý nhân sự. Nhân viên được hướng dẫn và tuân thủ các quy tắc, quy trình đã được xác định trước đó, đảm bảo tính nhất quán và chính xác của công việc.

Hơn nữa, hệ thống ERP cũng hỗ trợ việc lập kế hoạch sản xuất và kinh doanh theo định kỳ. Nhà quản lý có thể lập kế hoạch sản xuất, quản lý nguồn lực, dự trù vật liệu và thời gian cần thiết cho các hoạt động kinh doanh. Điều này giúp đảm bảo sự hiệu quả và tiến độ của công việc, đồng thời tăng khả năng dự báo và ứng phó với các biến động trong hoạt động kinh doanh.

Liên kết phòng ban

Hệ thống ERP giúp tạo liên kết và gắn kết giữa các phòng ban trong công ty, tạo ra môi trường làm việc mà tất cả nhân viên cùng tham gia, trao đổi thông tin, và cộng tác với nhau thay vì hoạt động độc lập.

Thông qua hệ thống ERP, dữ liệu và thông tin được chia sẻ một cách tự động và liền mạch giữa các phòng ban. Ví dụ, thông tin từ bộ phận kế toán có thể được truy cập bởi bộ phận bán hàng để xác định tình trạng tài chính của khách hàng. Hoặc thông tin về đơn hàng từ bộ phận bán hàng có thể tự động chuyển đến bộ phận sản xuất để lập kế hoạch sản xuất.

Sự khác biệt giữa hệ thống ERP và phần mềm ERP

Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning System) và phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning Software) có mối liên quan chặt chẽ và thường được sử dụng chung nhau. Tuy nhiên, có một số khác biệt nhất định giữa hai khái niệm này:

• Hệ thống ERP: Đây là một hệ thống tổng thể được thiết kế để quản lý và tích hợp các quy trình kinh doanh của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Hệ thống quản trị ERP bao gồm một tập hợp các phần mềm và các phân hệ liên quan như quản lý tài chính, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý bán hàng,… Hệ thống này kết hợp các quy trình và dữ liệu từ các phòng ban khác nhau thành một hệ thống duy nhất để quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phần mềm ERP: Đây là một phần của hệ thống ERP, đóng vai trò là công cụ phần mềm được sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ và chức năng cụ thể trong hệ thống ERP. Phần mềm ERP cung cấp các ứng dụng và công cụ cho các quy trình kinh doanh như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý bán hàng, vv. Nó được cài đặt và triển khai trên máy tính hoặc các thiết bị hỗ trợ để thực hiện các tác vụ quản lý và ghi nhận dữ liệu.

Vì vậy, trong tổng quan, hệ thống ERP đề cập đến sự kết hợp và tích hợp các quy trình kinh doanh trong một hệ thống tổng thể, trong khi phần mềm ERP là phần của hệ thống ERP, cung cấp các ứng dụng và công cụ cụ thể để thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh.

Các phân hệ cơ bản của một hệ thống ERP

Phân hệ Kế toán – Tài chính (Finance)

Phân hệ Tài chính – Kế toán là phân hệ quan trọng và cốt lõi trong hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP, cho phép doanh nghiệp nắm bắt tình trạng tài chính hiện tại và dự đoán tài chính trong tương lai.

Các tính năng chính của phân hệ Tài chính – Kế toán bao gồm:

• Theo dõi thu chi (Account Payable – Account Receivable): Phân hệ này giúp theo dõi các khoản thu và chi trong doanh nghiệp. Nó cho phép quản lý quản lý các công nợ và phải trả (Accounts Payable) cũng như các công nợ và phải thu (Accounts Receivable) của doanh nghiệp.
• Quản lý sổ cái chung (General Ledger): Phân hệ Tài chính – Kế toán cung cấp quản lý sổ cái chung, là nơi ghi chép các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Nó giúp theo dõi và phân loại các khoản thu, chi, và lưu trữ thông tin quan trọng về tài chính của doanh nghiệp.
• Quản lý tài liệu tài chính: Phân hệ này cho phép tạo và lưu trữ các tài liệu tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, biên lai thanh toán, báo cáo thuế và các báo cáo tài chính khác. Điều này giúp tạo ra bản sao lưu các tài liệu quan trọng và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Phân hệ Lập kế hoạch & quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

Phân hệ Lập kế hoạch & quản lý sản xuất trong hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý quá trình sản xuất. Phân hệ này giúp nhà quản trị theo dõi toàn bộ hoạt động sản xuất, cung cấp thông tin về số lượng sản phẩm đang hoàn thiện và đã hoàn thành. Đồng thời, hệ thống còn cung cấp các tính toán về thời gian trung bình, chi phí sản xuất và so sánh cung cầu, từ đó giúp nhà quản trị lập kế hoạch sản xuất một cách hiệu quả.

Phân hệ Lập kế hoạch & quản lý sản xuất trong có các tính năng chính sau đây:

• Quản lý thông tin sản xuất: Hệ thống ERP giúp ghi nhận và theo dõi thông tin về sản xuất, bao gồm lịch trình, công đoạn sản xuất, nguồn lực và vật liệu cần thiết.
• Lập kế hoạch sản xuất: Phân hệ này cung cấp các công cụ và tính năng để lập kế hoạch sản xuất dựa trên các yêu cầu đầu vào như số lượng đơn hàng, thời gian giao hàng và khả năng sản xuất của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất bao gồm xác định lịch trình sản xuất, phân bổ nguồn lực, quản lý sự cạnh tranh và tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.
• Điều phối và kiểm soát sản xuất: Phân hệ này giúp điều phối và kiểm soát các hoạt động sản xuất trong quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất. Nó cung cấp các công cụ để theo dõi tiến độ sản xuất, quản lý quy trình sản xuất, giám sát sự sẵn có của nguồn lực và vật liệu, và thực hiện điều chỉnh nhanh chóng khi có yêu cầu.
• Tích hợp với các phân hệ khác: Phân hệ Lập kế hoạch & quản lý sản xuất được tích hợp với các phân hệ khác trong hệ thống ERP, như phân hệ Tài chính – Kế toán và Quản lý kho, để đảm bảo sự liên kết và chia sẻ thông tin đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp.

Phân hệ Quản lý mua hàng (Purchase Control)

Phân hệ Quản lý mua hàng (Purchase Control) trong hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý quá trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp. Phân hệ này giúp doanh nghiệp kiểm soát việc mua sắm vật liệu, hàng hóa và dịch vụ từ các nhà cung cấp, từ việc tạo yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, đến quản lý đơn hàng và thanh toán.

Phân hệ Quản lý mua hàng trong hệ thống ERP có các tính năng chính sau đây:

• Quản lý danh sách nhà cung cấp: Hệ thống ERP cho phép lưu trữ và quản lý thông tin về danh sách nhà cung cấp, bao gồm thông tin liên hệ, điều kiện hợp đồng, lịch sử giao dịch và đánh giá nhà cung cấp.
• Quản lý yêu cầu mua hàng: Nhân viên có thể tạo yêu cầu mua hàng trong hệ thống quản lý ERP, xác định số lượng, mô tả chi tiết, ưu tiên và các yêu cầu khác liên quan đến mua hàng.
• Quản lý đơn hàng: Phân hệ này cung cấp các công cụ để tạo và quản lý đơn hàng từ việc lựa chọn nhà cung cấp, xác nhận đơn hàng, theo dõi trạng thái đơn hàng và cập nhật thông tin về thời gian giao hàng.
• Điều phối và kiểm soát quá trình mua hàng: Hệ thống ERP giúp điều phối và kiểm soát các hoạt động mua hàng, từ việc phê duyệt đơn hàng, xác nhận và xử lý đơn hàng, đến việc kiểm tra và xác nhận hàng hóa đã nhận.
• Quản lý thanh toán nhà cung cấp: Phân hệ này cung cấp chức năng quản lý quá trình thanh toán cho nhà cung cấp, từ việc ghi nhận và kiểm tra hóa đơn, đến việc xác nhận và thực hiện thanh toán.

Phân hệ Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

Phân hệ Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution) trong hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong quản lý quá trình bán hàng và phân phối sản phẩm. Phân hệ này bao gồm các nghiệp vụ bán hàng, sau bán hàng, quản lý nhân viên và quản lý Marketing.

Phân hệ Quản lý bán hàng và phân phối trong hệ thống ERP cung cấp các tính năng và công cụ để quản lý quy trình bán hàng và phân phối sản phẩm một cách hiệu quả. Dưới đây là một số khía cạnh chính mà phân hệ này hỗ trợ:

• Quản lý chiến dịch Marketing: Phân hệ này cho phép quản lý các chiến dịch Marketing, bao gồm lập kế hoạch, theo dõi chi phí, quản lý chiết khấu và lợi ích thu lại từ các hoạt động Marketing.
• Quản lý đội ngũ bán hàng: Phân hệ bán hàng và phân phối giúp quản lý thông tin về đội ngũ bán hàng, bao gồm thông tin cá nhân, kỹ năng, hiệu suất làm việc và giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả bán hàng của từng nhân viên.
• Quản lý thông tin khách hàng: Phân hệ này lưu trữ và quản lý thông tin về khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, lịch sử mua hàng, thông tin liên hệ và các ghi chú quan trọng.
• Quản lý các mặt hàng bán chạy: Phân hệ này cung cấp thông tin về các mặt hàng bán chạy, giúp nhà quản lý nhìn thấy những mặt hàng có hiệu suất bán hàng tốt nhất và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.
• Hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng: Phân hệ bán hàng và phân phối trong ERP cung cấp các tính năng hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng, bao gồm chăm sóc khách hàng, nhắc nhở hỏi thăm định kỳ và tư vấn trực tuyến để tăng cường sự hài lòng và tương tác với khách hàng.

Phân hệ Quản lý dự án (Project Management)

Phân hệ Quản lý dự án giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý các dự án một cách hiệu quả.

Các tính năng chính của phân hệ này bao gồm:

• Theo dõi dự án: Phân hệ Quản lý dự án cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ, trạng thái và các hoạt động trong quá trình thực hiện dự án. Nhà quản trị có thể xem thông tin chi tiết về các công việc, phân công và lịch trình của dự án.
• Quản lý nguồn lực: Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý và phân bổ nguồn lực cho các dự án. Nhà quản trị có thể theo dõi sự sử dụng nguồn lực, bao gồm nhân sự, vật liệu và thiết bị, để đảm bảo rằng các dự án được triển khai đúng lịch trình và hiệu quả.
• Quản lý chi phí: Phân hệ Quản lý dự án cho phép ghi nhận, theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí liên quan đến dự án. Nhà quản trị có thể xem báo cáo chi phí và so sánh với ngân sách để đảm bảo rằng dự án được thực hiện theo kế hoạch tài chính.
• Lập kế hoạch năng lực và lợi nhuận: Phân hệ này giúp nhà quản trị lập kế hoạch về năng lực và lợi nhuận từng chi tiết của dự án. Qua việc theo dõi các thông số kỹ thuật, công việc và tài nguyên, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định chiến lược để đảm bảo hiệu suất và lợi nhuận tối đa từ dự án.

Phân hệ Quản lý nhân sự (Human Resource Management)

Phân hệ Quản lý nhân sự trong hệ thống ERP cung cấp các tính năng để quản lý và tự động hóa các nghiệp vụ liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp.

Các tính năng chính:

• Quản lý hồ sơ nhân sự: Phân hệ cho phép tổ chức và lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên, bao gồm hồ sơ cá nhân, thông tin liên hệ, lịch sử công tác, quá trình đào tạo và kỹ năng.
• Quản lý vị trí và tuyển dụng: Phân hệ hỗ trợ quản lý các vị trí công việc và quá trình tuyển dụng. Nhà quản lý có thể xác định yêu cầu công việc, quảng cáo vị trí tuyển dụng, quản lý hồ sơ ứng viên và tiến trình phỏng vấn.
• Quản lý chấm công và lương: Phân hệ giúp ghi nhận và quản lý chấm công của nhân viên, tính toán lương, hỗ trợ quản lý các khoản phụ cấp và trợ cấp. Nó cũng có thể tích hợp với hệ thống kế toán để tự động tính toán lương và tạo bảng lương.
• Đào tạo và phát triển nhân viên: Phân hệ cho phép quản lý quá trình đào tạo và phát triển nhân viên. Nhà quản lý có thể xác định nhu cầu đào tạo, lập kế hoạch đào tạo, ghi nhận tiến độ và đánh giá hiệu quả của các khóa đào tạo.
• Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên: Phân hệ hỗ trợ quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên. Nhà quản lý có thể đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên các tiêu chí được xác định trước.

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho trong hệ thống quản trị ERP cung cấp các tính năng để quản lý và kiểm soát hàng tồn kho trong doanh nghiệp.

Các tính năng chính gồm:

• Theo dõi hàng tồn kho: Phân hệ cho phép ghi nhận và theo dõi số lượng hàng tồn kho theo từng đơn vị lưu kho (SKU) riêng lẻ. Nhà quản trị có thể xem thông tin chi tiết về số lượng hàng tồn kho, vị trí lưu trữ và thông tin liên quan khác.
• Dự báo và lập kế hoạch hàng tồn kho: Phân hệ hỗ trợ dự báo và lập kế hoạch hàng tồn kho dựa trên dữ liệu về xu hướng mua hàng, xuất hàng và yêu cầu của khách hàng. Nhà quản trị có thể định rõ mức tồn kho tối thiểu, tối đa và tối ưu hóa việc lập kế hoạch nhập kho và xuất kho.
• Quản lý vị trí lưu trữ: Phân hệ cho phép quản lý vị trí lưu trữ của hàng hóa trong kho. Nhà quản trị có thể xác định vị trí lưu trữ chính xác của từng mặt hàng và thuận tiện tìm kiếm, di chuyển và kiểm tra hàng hóa trong quá trình quản lý kho.
• Theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho: Phân hệ cung cấp các công cụ và báo cáo để theo dõi và kiểm tra hàng tồn kho. Nhà quản trị có thể xem tổng quan về số lượng hàng tồn kho, vị trí, xu hướng cung cầu, hàng tồn kho sắp hết hạn và thông tin khác để đưa ra quyết định quản lý hiệu quả.
• Đồng bộ hóa với phân hệ mua hàng: Phân hệ quản lý hàng tồn kho có thể tích hợp với phân hệ quản lý mua hàng để đồng bộ thông tin về nhập kho và xuất kho.

Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Tích hợp thông tin

Hệ thống ERP có khả năng tích hợp thông tin từ các phòng ban và quy trình kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp, giúp tạo ra một nguồn thông tin chung và đồng nhất. Điều này giúp loại bỏ sự phân mảnh thông tin và tăng cường khả năng truy cập và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận, từ đó cải thiện hiệu suất làm việc và quyết định trong toàn bộ doanh nghiệp.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh. Nó cung cấp các công cụ và chức năng để xác định, áp dụng và theo dõi quy trình kinh doanh hiệu quả, từ quản lý sản xuất, quản lý hàng tồn kho, quản lý tài chính đến quản lý nhân sự và quản lý bán hàng. Điều này giúp giảm thiểu công việc thủ công, tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao năng suất làm việc.

Tăng cường khả năng ra quyết định

Hệ thống ERP cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo để xử lý dữ liệu và thông tin kinh doanh. Nhà quản lý có thể truy cập thông tin nhanh chóng, theo dõi hiệu suất kinh doanh, đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu và phân tích xu hướng để ra quyết định chiến lược và điều chỉnh hoạt động kinh doanh.

Tăng cường quản lý nguồn lực

Hệ thống quản lý ERP giúp doanh nghiệp quản lý nguồn lực, bao gồm tài sản, nhân lực, hàng tồn kho và tài chính một cách hiệu quả.

Điều này giúp tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên, giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng dự đoán và lập kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh.

Tăng cường tương tác khách hàng

Hệ thống ERP cung cấp thông tin về khách hàng và quản lý quan hệ khách hàng (CRM), giúp doanh nghiệp nắm bắt thông tin về khách hàng, tương tác và phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. Điều này giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng cường sự trung thành và nâng cao hiệu suất bán hàng.

Một số hạn chế của hệ thống quản trị ERP

Phức tạp

Hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP là một hệ thống phức tạp và đòi hỏi kiến thức và kỹ năng đặc biệt để triển khai và vận hành. Việc cài đặt và tùy chỉnh hệ thống ERP có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực, đồng thời cần có sự đồng thuận và hỗ trợ từ các phòng ban trong doanh nghiệp.

Chi phí triển khai cao

Triển khai hệ thống ERP có thể tốn kém về mặt tài chính, bao gồm chi phí giấy phép, cài đặt, tùy chỉnh, đào tạo và duy trì. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc đầu tư một hệ thống ERP có thể gặp khó khăn về mặt tài chính.

Thời gian triển khai dài

 Quá trình triển khai hệ thống ERP có thể kéo dài trong một khoảng thời gian dài. Việc chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và đào tạo nhân viên yêu cầu thời gian và sự tập trung cao.

Khó khăn trong tích hợp

Một hệ thống ERP phải tích hợp với các ứng dụng và hệ thống hiện có trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tích hợp này có thể gặp khó khăn do sự không tương thích về công nghệ, định dạng dữ liệu hoặc quy trình kinh doanh khác nhau.

Mức độ linh hoạt hạn chế

Một số hệ thống quản trị ERP có mức độ linh hoạt hạn chế trong việc tùy chỉnh và thích ứng với yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Điều này có thể làm hạn chế khả năng tùy biến và mở rộng của hệ thống theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Sự phụ thuộc vào nhà cung cấp

Sử dụng một hệ thống ERP có nghĩa là doanh nghiệp phải phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm ERP. Nếu nhà cung cấp gặp vấn đề hoặc ngừng hỗ trợ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về sự phụ thuộc vào hệ thống.

Khó khăn trong việc thay đổi quy trình kinh doanh

Một hệ thống ERP thường đi kèm với các quy trình kinh doanh tiêu chuẩn. Việc thay đổi quy trình kinh doanh hiện có để phù hợp với hệ thống phần mềm ERP có thể gặp khó khăn và tốn nhiều thời gian.

Các tiêu chí để lựa chọn hệ thống ERP phù hợp

Khi lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cho doanh nghiệp, có một số tiêu chí quan trọng mà bạn có thể xem xét. Dưới đây là một số tiêu chí cơ bản để lựa chọn:

Phạm vi và chức năng

Xác định rõ nhu cầu và yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP cần đáp ứng các chức năng và quy trình kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp, từ quản lý sản xuất, quản lý nhân sự, quản lý tài chính, quản lý bán hàng và phân phối, quản lý hàng tồn kho,…

Tính linh hoạt và tùy biến

Đảm bảo rằng hệ thống ERP có khả năng linh hoạt và tùy biến để thích ứng với yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp. Có thể tùy chỉnh quy trình kinh doanh, bổ sung các trường dữ liệu tùy chỉnh, và thay đổi giao diện người dùng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Khả năng tích hợp

Hệ thống ERP cần có khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống hiện có trong doanh nghiệp, như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM),… Điều này giúp đảm bảo sự liên kết thông tin và tương tác giữa các phòng ban và quy trình kinh doanh.

Dễ giao diện dễ sử dụng

Hệ thống quản trị ERP nên có giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng để nhân viên có thể làm việc hiệu quả với nó. Việc đào tạo và chuyển giao cũng nên được đơn giản hóa để nhân viên nhanh chóng làm quen với hệ thống.

Tính bảo mật

Hệ thống ERP cần đáp ứng các yêu cầu về bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định về quyền riêng tư, bảo vệ dữ liệu cá nhân,… Đảm bảo rằng hệ thống phần mềm ERP tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và quy định hiện hành.

Tính khả dụng và giá thành

Đánh giá tính khả dụng của hệ thống ERP, bao gồm sự phổ biến và sự hỗ trợ từ cộng đồng người dùng. Đồng thời, xem xét giá trị và chi phí của hệ thống ERP để đảm bảo rằng nó phù hợp với ngân sách và lợi ích kinh doanh của doanh nghiệp.

Kết luận

Qua bài viết này, hy vọng bạn đọc hiểu rõ hơn hệ thống quản lý ERP là gì, cũng như có cái nhìn tổng quan về sự khác nhau giữa phần mềm ERP và hệ thống ERP. ERP đã chứng minh được vai trò vô cùng quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quản lý cho các doanh nghiệp. Với khả năng tích hợp các quy trình kinh doanh, tạo ra một cơ sở dữ liệu chung và cung cấp thông tin quản lý toàn diện, ERP mang lại sự liên kết mạnh mẽ giữa các bộ phận trong công ty và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định thông minh và nhanh chóng.

Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống ERP cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, sự cam kết và sự tương tác đặc biệt từ phía các thành viên trong tổ chức. Điều này đòi hỏi sự quản lý chặt chẽ và sự tư duy đổi mới trong việc thay đổi quy trình và thích nghi với công nghệ mới. Bên cạnh đó, việc lựa chọn hệ thống ERP phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công. Doanh nghiệp có thể cân nhắc triển khai Odoo – phần mềm ERP all-in-one để tối ưu chi phí và nguồn lực mình. Là đối tác Bạc của Odoo cùng các chuyên gia giàu kinh nghiệm, Magenest sẽ giúp doanh nghiệp triển khai Odoo nhanh chóng và thành công. Tìm hiểu thêm về dịch vụ triển khai ngay trang web dưới đây.