Chiến lược triển khai ERP và những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi triển khai ERP

Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp ứng dụng ERP vào quá trình vận hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy, lựa chọn được chiến lược triển khai ERP phù hợp và hiệu quả là việc mà doanh nghiệp cần quan tâm ngay từ đầu.

Ở bài viết này, Magenest sẽ giới thiệu các chiến lược triển khai ERP cũng như những lưu ý cho doanh nghiệp trước khi ứng dụng giải pháp tuyệt vời này nhằm quản lý hiệu quả doanh nghiệp của mình nhé!

Chiến lược triển khai ERP

Chiến lược Big Bang

Khi doanh nghiệp triển khai chiến lược Big Bang, một phần mềm mới sẽ được vận hành ngay lập tức và toàn bộ nhân viên sẽ chuyển sang sử dụng nó. Đây là một chiến lược khá mạo hiểm đối với các doanh nghiệp bởi việc triển khai được diễn ra một một khoản thời gian rất ngắn. Lúc này, toàn bộ Modules của hệ thống mới sẽ được cài đặt cùng lúc nền tảng cũ bị tắt cài đặt. 

Nếu thất bại, chiến lược này sẽ đem đến rủi ro ảnh hưởng xấu cho toàn bộ hoạt động kinh doanh. Nếu thành công, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều công sức, thời gian và ngân sách, không cần đến sự hỗ trợ của một giao diện tạm thời nào. Chiến lược Big Bang phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc doanh nghiệp cần triển khai hoàn chỉnh ERP trong khoảng thời gian ngắn.

Chiến lược Phrased Rollout

Phrased Rollout là một chiến lược triển khai ERP theo giai đoạn, thực hiện một chuỗi các bước được thiết lập sẵn trong một khoảng thời gian nhất định. Hình thức tiếp cận này giúp doanh nghiệp có thời gian đề ra các giải pháp nếu phát sinh sự cố và có thể quay lại sử dụng tạm thời phần mềm cũ trong thời gian xử lý các vấn đề phát sinh ở hệ thống mới. Khi triển khai chiến lược Phrased Rollout, đội ngũ nhân viên cũng sẽ có thời gian để được đào tạo từng bước và dần dần tích lũy được kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm triển khai ERP.

Doanh nghiệp có 3 cách để triển khai ERP theo chiến lược Phrased Rollout:

• Theo Modules: Thông thường, chúng ta sẽ ưu tiên triển khai các Modules hữu ích được sử dụng thường xuyên mỗi ngày. 
• Theo đơn vị kinh doanh: Chúng ta sẽ bắt đầu từ một Website hoặc bộ phận, phòng ban và triển khai dần đến các đơn vị khác.
• Theo vị trí địa lý: Triển khai dựa vào khu vực, thành phố, tỉnh thành,…

Chiến lược Agile

Chiến lược Agile hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các dự án dài hạn hiệu quả hơn. Triển khai chiến lược Agile, doanh nghiệp sẽ chi dự án thành nhiều giai đoạn ngắn khác nhau (gọi là Sprint). Từng Sprint khác nhau sẽ có những giai đoạn trải nghiệm thử và điều chỉnh khác nhau cho doanh nghiệp, giúp giải quyết được những vấn đề tiềm ẩn. Chiến lược Agile sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng một cách nhanh chóng với những thay đổi trong kinh doanh – cũng chính là điều mà các chiến lược khác không có lợi thế bằng. Dù mất nhiều thời gian nhưng khi triển khai theo chiến lược Agile, chúng ta sẽ giảm thiểu được chi phí, đảm bảo sự linh hoạt khi đối mặt với nhu cầu trên thị trường.

Chiến lược Parallel

Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn bởi trong quá trình triển khai hệ thống mới thì chúng ta vẫn duy trì vận hành nền tảng cũ. Đội ngũ nhân viên có thể vừa được đào tạo về hệ thống mới, vừa tiếp tục thao tác với phần mềm cũ một cách thường xuyên. Khi hệ thống ERP mới đã hoạt động hoàn chỉnh, hệ thống cũ sẽ được ngừng vận hành. 

Mặc dù ít rủi ro nhưng chiến lược Parallel ứng dụng phương pháp hoạt động song song này sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn một khoản chi phí cao, thời gian thực hiện kéo dài và cần nhiều công sức, sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên hơn rất nhiều.

Những lưu ý dành cho doanh nghiệp khi triển khai ERP

Tìm hiểu cẩn thận hệ thống ERP và nhu cầu của doanh nghiệp

Để quy trình triển khai dự án ERP được thực hiện hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần tìm hiểu thật cặn kẽ những vấn đề tồn đọng trong nội bộ cũng như nhu cầu thay đổi, cải thiện, phát triển một cách cụ thể nhất. Từ đó, nhà cung cấp phần mềm ERP mới có thể dễ dàng tư vấn một giải pháp phù hợp nhất cho chúng ta. Doanh nghiệp nên yêu cầu phía cung cấp mang đến nhiều hơn một kế hoạch để chúng ta có thể so sánh và lựa chọn.

Tìm kiếm đơn vị triển khai phù hợp

Kinh nghiệm, sự uy tín trong thị trường và năng lực thực hiện của nhà cung cấp là những yếu tố cực kỳ quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Không những vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tìm ra nhà cung cấp thực sự thấu hiểu vấn đề mà chúng ta đang gặp phải và có thể đáp ứng tốt những yêu cầu mà chúng ta đặt ra. Doanh nghiệp cũng nên đặt nhà cung cấp phần mềm ERP ở vị thế một đối tác, khi đó, họ sẽ thẳng thắn hơn khi đưa ra những nhận xét, đánh giá về phương thức và hiệu suất hoạt động kinh doanh của chúng ta để từ đó, xây dựng và áp dụng một phương án triển khai ERP phù hợp nhất cho sự phát triển lâu dài của chúng ta.

Kiểm soát chặt chẽ ngân sách

Một giải pháp ERP tích hợp tối ưu các tính năng, công cụ hữu ích, hỗ trợ quản trị doanh nghiệp một cách toàn diện chắc chắn sẽ tốn chi phí hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn giản, quy mô hoạt động nhỏ. Song song đó, để một hệ thống ERP được vận hành hoàn chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải tốn rất nhiều khoản chi phí khác nhau như: chi phí bản quyền, chi phí tư vấn và chỉnh sửa, phí đào tạo nhân viên sử dụng, những khoản phí phát sinh cho nâng cấp các phiên bản mới hoặc chi phí bảo trì hàng năm,… Chính vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm soát hiệu quả ngân sách chi tiêu cho dự án ERP và tính toán chính xác các khoản phát sinh một cách hợp lý nhất.

Lựa chọn đội ngũ triển khai ERP trong nội bộ phù hợp nhất

Quy trình triển khai ERP là trách nhiệm của cả nhà cung cấp lẫn của phía doanh nghiệp, do đó, chúng ta cần lựa chọn đội tham gia dự án từ nội bộ một cách phù hợp nhất. Đây phải là những nhân viên có nghiệp vụ cao, luôn hiểu rõ ràng nhất về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra, các cấp lãnh đạo, quản lý của doanh nghiệp cũng cần có cách dung hòa và hướng giải quyết đúng đắn nhất khi có mâu thuẫn phát sinh giữa những thành viên này.

Trong các nền tảng ERP nổi bật hiện nay, Odoo ERP được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng, lựa chọn sử dụng. Để được miễn phí tư vấn và hỗ trợ triển khai hệ thống Odoo ERP, doanh nghiệp có thể liên hệ với Magenest – đối tác hàng đầu của Odoo tại Việt Nam. Đội ngũ chuyên gia của Magenest với tay nghề kỹ thuật cao đã hỗ trợ triển khai thành công rất nhiều dự án ERP trong và ngoài nước. Doanh nghiệp hãy liên hệ với Magenest nhé! 

Tránh rút ngắn quá trình đánh giá từ phía nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần tránh rút ngắn quá trình đánh giá từ phí nhà cung cấp do muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP. Việc đánh giá này sẽ giúp chúng ta tìm ra nhiều vấn đề sai sót, không phù hợp để từ đó, xây dựng được những giải pháp xử lý thích hợp nhất. Với những doanh nghiệp sở hữu quy mô càng lớn, số lượng nhân sự càng nhiều bao nhiêu thì quá trình đánh giá, lựa chọn này càng phải cẩn thận, chi tiết toàn diện bấy nhiêu.

Xây dựng kế hoạch cụ thể

Với một kế hoạch chi tiết, cụ thể, thể hiện rõ ràng tầm nhìn chiến lược của doanh nghiệp, quá trình triển khai ERP sẽ ngày càng dễ dàng, nhanh chóng và có thể kiểm soát chặt chẽ những vấn đề phát sinh hơn. Điều này phụ thuộc ở cả phía nhà cung cấp lẫn phía doanh nghiệp. Kế hoạch triển khai ERP cần có mục tiêu minh bạch, ngân sách rõ ràng, những khoản phí phát sinh và phân chia từng giai đoạn thực hiện một cách cụ thể nhất.

Xác định thời điểm triển khai hợp lý nhất

Xác định thời điểm triển khai ERP hợp lý là một việc cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Dự án ERP triển khai trong 6 tháng sẽ khác với dự án thực hiện trong vài năm và có những tác động nhất định tới một số hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, chúng ta nên sắp xếp khoảng thời gian triển khai vào những lúc thị trường kinh doanh ít khó khăn nhất trong năm.

7 cách giảm rủi ro khi triển khai ERP

• Doanh nghiệp cần thấu hiểu những mục tiêu chiến lược trong hoạt động kinh doanh của mình là gì
• Những kế hoạch, thời gian và nguồn ngân sách cho dự án ERP cần phải thực tế, không thể đặt kỳ vọng vượt quá khả năng thực hiện
• Chuẩn bị sẵn sàng đội ngũ nhân viên với sự hợp tác tích cực nhất trong việc vận hành hệ thống mới
• Đảm bảo tính liên tục về quy trình, nguồn nhân lực, thời gian, các khoản chi phí khi đã bắt đầu triển khai dự án ERP
• Doanh nghiệp cần tiến hành tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình
• Thiết lập kế hoạch chuyển đổi các dữ liệu từ hệ thống cũ sang nền tảng mới
• Các cấp lãnh đạo cần đặt ra những giới hạn, chỉ phê duyệt các yêu cầu tùy chỉnh phần mềm thực sự mang lại lợi thế cạnh tranh nhất cho doanh nghiệp

Nguyên nhân triển khai ERP thất bại

Doanh nghiệp quá tập trung kỹ thuật mà ít quan tâm đến kinh doanh

Hiện nay, rất nhiều chuyên gia tư vấn và những Agency triển khai ERP thường tập trung nhiều vào kỹ thuật – công nghệ hơn là quan tâm đến quy trình kinh doanh và luồng vận hành, điều phối của nhân sự. Thế nhưng, đối với những doanh nghiệp đã triển khai ERP thành công, họ luôn đặt quá trình triển khai ERP chính là là quá trình chuyển đổi kinh doanh chứ không nhận định rằng đó là dự án thay đổi về kỹ thuật – công nghệ. 

Ứng dụng hệ thống ERP, doanh nghiệp không chỉ đơn giản là cải tiến, nâng cấp các hệ điều hành mà sẽ thay đổi, điều chỉnh toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh, thói quen làm việc cũng như các chiến lược vận hành tổng thể của toàn thể nội bộ. 

Kỳ vọng của doanh nghiệp không thực tế

Khởi đầu dự án ERP với những kỳ vọng thiếu tính thực tế sẽ dễ dàng đem lại thất bại cho doanh nghiệp. Một số Agency cung cấp dịch vụ ERP sẽ báo giá, dự trù chi phí và thời gian thực hiện  không có tính thực tế để có thể thu hút được người dùng. Do đó, khi bắt đầu dự án, doanh nghiệp sẽ chỉ có thể triển khai một phần nhỏ và buộc phải tốn thêm ngân sách cho các hạng mục phát sinh ngoài dự kiến.

Việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh không toàn diện

Một số Agency hỗ trợ dịch vụ ERP sẽ đảm bảo phần mềm ERP của họ được thiết lập rất tốt để triển khai ngay lập tức và doanh nghiệp không cần tập trung nhiều vào việc quản lý quy trình kinh doanh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp tận dụng các quy trình vận hành kinh doanh trên hệ thống ERP của Agency thì rất có thể, các quy trình đặc thù vốn là lợi thế cạnh tranh của chúng ta sẽ bị phá hủy. Do đó, chúng ta vẫn nên xem xét thật kỹ lưỡng vấn đề này để tránh việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh không được toàn diện. 

Các cấp quản lý, lãnh đạo ra quyết định không đủ mạnh mẽ

Các cấp quản lý, lãnh đạo điều hành doanh nghiệp không chỉ phê duyệt ngân sách dự án ERP mà còn phải theo dõi xuyên suốt quá trình triển khai để kịp thời đưa ra những quyết định phù hợp nhất khi có vấn đề xảy ra. Nếu doanh nghiệp không thành lập một đội ngũ quản trị dự án có ra năng ra quyết định mạnh mẽ nhằm làm rõ chiến lược triển khai ERP tổng thể cũng như các kế hoạch phân bổ cụ thể nguồn lực, thời gian, ngân sách và lợi ích thực tế thu được thì chắc chắn, dự án sẽ không thể thành công được.

Agency triển khai ERP thiếu kinh nghiệm

Agency tư vấn, hỗ trợ cài đặt, dự án của doanh nghiệp cần có bề dày kinh nghiệm trong việc triển khai ERP thành công. Nếu không, họ sẽ không giúp doanh nghiệp định hướng và đặt ra những kỳ vọng thực tế để từ đó, rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu để triển khai những dự án ERP về lâu về dài.

Cách khắc phục triển khai ERP thất bại

Kiểm tra lại quy trình kinh doanh và quản trị nguồn lực triển khai ERP

Yếu tố tính năng và các đặc điểm kỹ thuật của phần mềm ERP góp phần rất quan trọng để tạo nên 1 dự án ERP thành công cho doanh nghiệp. Đây cũng chính là những điều mà các bên cung cấp đã sẵn sàng và có thể hỗ trợ rất tốt cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, chúng ta cần kiểm tra, rà soát lại quy trình hoạt động kinh doanh hiện tại của và quản trị thật tốt các nguồn lực triển khai ERP. Đây chính là vấn đề không những các cấp quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp cần quan tâm, chú trọng mà chính cả nhân viên toàn thể các phòng ban, bộ phận cũng cần ghi nhớ và ứng dụng thật chính xác. Từ đó, dự án ERP của chúng ta mới có thể từng bước đạt được những thành công vượt bậc nhất.

Đặt ra những kỳ vọng thực tế, phù hợp cho dự án ERP

Để có thể xác định tính khả thi về chi phí của dự án ERP mà các Agency đưa ra cũng như có những kỳ vọng phù hợp, thực tế, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng, chính xác những yếu tố quan trọng nào đảm bảo thành công và cả những vấn đề có thể xảy ra khiến dự án ERP của chúng ta thất bại. 

Doanh nghiệp có thể xác định những vấn đề này thông qua việc trả lời các câu hỏi sau:

• Các doanh nghiệp sở hữu quy mô tương tự chúng ta hiện đang vận hành như thế nào?
• Những khó khăn thách thức nào mà các doanh nghiệp triển khai ERP như chúng ta thường phải đối mặt?

Tập trung tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi thiết lập hệ thống ERP

Doanh nghiệp cần tập trung hoàn thiện việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh trước khi đưa ra lựa chọn giải pháp ERP. Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành thống nhất quy trình vận hành trước khi phối hợp triển khai dự án với Agency. Từ đó, dự án ERP của doanh nghiệp sẽ trở nên dễ dàng và chính xác hơn, đồng thời, không bị đánh mất những đặc trưng cá nhân vốn có của riêng mình, đạt hiệu quả về doanh thu cũng như lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Đội ngũ lãnh đạo mạnh mẽ và có những dự trù ủy quyền phù hợp

Sự tham gia trực tiếp một cách xuyên suốt, sát sao của các cấp quản lý, lãnh đạo sẽ đảm bảo dự án ERP tương thích và phù hợp với định hướng trong chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. Nếu ban lãnh đạo không thể sát sao quá trình triển khai ERP này, họ cần có sự ủy quyền cho một hoặc một số thành viên quản lý có chuyên môn và đáng tin cậy nhằm thay mặt họ giải quyết những vấn đề phát sinh và đảm bảo chắc chắn dự án ERP có thể đáp ứng các mục tiêu ban đầu, không bị tạm dừng giữa chừng. 

Lựa chọn Agency triển khai ERP có chuyên môn và kinh nghiệm 

Lựa chọn Agency với chuyên môn và kinh nghiệm tư vấn về ERP theo đặc thù của từng ngành sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về những khó khăn, thách thức mà mình có thể gặp phải, đồng thời, rút ngắn đi quá trình làm việc từ những bước đầu. 

Nếu doanh nghiệp chưa bắt đầu triển khai ERP và có nhu cầu được tư vấn chuyên sâu cũng như hỗ trợ cài đặt, vận hành, hãy liên hệ ngay với Magenest nhé. Magenest sở hữu đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm và đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước triển khai thành công các dự án ERP. Liên hệ ngay với Magenest nhé!

Kết luận

Lựa chọn chiến lược triển khai ERP phù hợp cũng như khắc phục được những nguyên nhân khiến dự án ERP thất bại sẽ giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển hoạt động kinh doanh, từ đó, nâng cao doanh số và doanh thu vượt bậc.