Quy trình triển khai ERP: Các bước thực hiện và chi phí thực tế

Chuyển đổi số mô hình kinh doanh đang trở thành một xu hướng mới hiện nay. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp muốn triển khai ERP để đưa toàn bộ quy trình vận hành của mình lên trên nền tảng số. Tuy nhiên, các hệ thống ERP thường có chi phí triển khai không hề nhỏ. Nếu doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP hiệu quả thì trước tiên, chúng ta cần một quy trình triển khai ERP trong thực tế cụ thể để tránh lãng phí tiền bạc.

Thông thường, quy trình triển khai ERP gồm 8 bước, Magenest sẽ đề cập rõ hơn cho các doanh nghiệp trong bài viết này. Ngoài ra, chi phí cũng là một vấn đề cần cân nhắc khi triển khai ERP nên hãy đọc tiếp để biết thêm chi tiết nhé!

Vì sao phải lập quy trình triển khai dự án ERP?

Một quy trình triển khai dự án ERP thường sẽ phải trải qua nhiều giai đoạn từ đánh giá tình hình kinh doanh thực tiễn của doanh nghiệp, tối ưu hóa quy trình kinh doanh – bán hàng, cài đặt, phát triển và kiểm thử phần mềm cho tới việc sao lưu và di chuyển dữ liệu, đào tạo người dùng mới,… Đây không phải là các công việc riêng, độc lập mà được móc nối với nhau trong một quy trình liên tục và xuyên suốt. Do đó, việc lập quy trình triển khai dự án ERP cực kỳ quan trọng và bắt buộc để đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và năng suất.

Một hệ thống ERP phù hợp có thể thay đổi toàn bộ hoạt động của một công ty, nâng cao năng suất làm việc, cải thiện quy trình sản xuất, bán hàng và tối ưu hóa quá trình vận hành. Nhiều doanh nghiệp hiện nay, theo các chuyên gia, đang vật lộn và đau đầu để triển khai phần mềm ERP một cách thành công. Một số chỉ số họ đưa ra khiến chúng ta cần suy ngẫm:

• Chỉ có khoảng hơn 7% dự án ERP hoàn thành đúng thời hạn đề ra
• Gần 80% doanh nghiệp không thể đạt được mục đích đề ra khi triển khai phần mềm ERP
• 30% doanh nghiệp hài lòng với các dự án ERP được triển khai

Triển khai ERP rất dễ thất bại nếu không có các chiến lược đề ra cụ thể, gây ảnh hưởng lớn tới doanh nghiệp ở nhiều mặt khác nhau. Vì thế giảm thiểu rủi ro đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cần xây dựng các bước triển khai hệ thống ERP cụ thể cho mình, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi triển khai hệ thống này. Dưới đây là một số lý do chính để giải thích vì sao quy trình này lại quan trọng đến vậy.

• Xác định rõ ràng mục tiêu và kế hoạch: Mục tiêu và kế hoạch là cốt lõi của bất kỳ dự án nào, bao gồm cả dự án ERP. Quy trình triển khai giúp xác định các mục tiêu và kế hoạch cụ thể, giúp tất cả các bên liên quan hiểu rõ họ cần làm gì và cần đạt được gì. Việc này giúp tất cả mọi người hướng dẫn công việc của mình theo cùng một hướng.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Quy trình triển khai ERP cũng giúp phân chia trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm dự án. Mọi người sẽ biết rõ mình phải làm gì, và việc này giúp đảm bảo rằng tất cả các công việc cần thiết đều được thực hiện.
• Kiểm soát và đánh giá tiến trình dự án: Một quy trình triển khai tốt sẽ bao gồm các giai đoạn kiểm tra và đánh giá tiến trình. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án đang diễn ra đúng như kế hoạch, và cho phép các quản lý dự án đưa ra những điều chỉnh kịp thời khi cần thiết.
• Đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả: Mỗi bước trong quy trình triển khai ERP đều được thiết kế để hỗ trợ bước tiếp theo, giúp đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện một cách mạch lạc và hiệu quả.
• Giảm rủi ro: Việc triển khai ERP đầy đủ rủi ro, từ những vấn đề kỹ thuật cho đến sự kháng cự từ nhân viên. Một quy trình triển khai rõ ràng giúp nhận biết và giảm thiểu các rủi ro này.
• Tiết kiệm thời gian và tài nguyên: Quy trình triển khai giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên bằng cách đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện theo cách hiệu quả nhất.

Quy trình triển khai ERP trong thực tế

Bước 1: Lập kế hoạch

Trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ công việc gì, lên kế hoạch chi tiết luôn là điều cần thiết. Đặc biệt hơn, triển khai ERP luôn tốn nhiều thời gian và tiền bạc nên việc tạo dựng kế hoạch là điều bắt buộc. Việc có một kế hoạch cụ thể, đầy đủ sẽ giúp dự án triển khai ERP diễn ra hiệu quả hơn.

Để lập kế hoạch, doanh nghiệp cần nêu ra một số thông tin quan trọng như:

• Ngân sách chi trả cho dự án.
• Số lượng người tham gia.
• Hệ thống ERP mong muốn.
• Bài toán cần ERP giải quyết.
• Các đầu việc cần xử lý.
• Và nhiều thông tin khác.

Kế hoạch càng chi tiết, càng đầy đủ thì khi triển khai, doanh nghiệp doanh nghiệp sẽ càng vận hành trơn tru.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự tham gia

Nhân sự luôn đóng vai trò quan trọng trong bất kỳ một dự án nào. Chất lượng nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thành công của dự án. Cụ thể khi triển khai ERP, nhân sự am hiểu về hệ thống và có quyền quyết định cao sẽ có thể lựa chọn được phần mềm ERP phù hợp nhất, cũng như dễ dàng kết nối các bộ phận để thực hiện dự án một cách thuận lợi nhất. Nhân sự có thể đưa ra các quyết định quan trọng thường là đội ngũ lãnh đạo của doanh nghiệp bao gồm: tổng giám đốc; phó giám đốc; trưởng phòng,…

Một bộ phận khác nên tham gia vào dự án triển khai ERP đó bộ phận IT. Bộ phận này sẽ có vai trò đưa ra tư vấn doanh nghiệp đầu cho đội ngũ lãnh đạo về các vấn đề liên quan đến nền tảng ERP. Đồng thời, họ cũng là bộ phận phối hợp với đội ngũ chuyên gia của đơn vị triển khai để được tư vấn kỹ thuật và đào tạo sâu về hệ thống. Sau khi doanh nghiệp giao hệ thống, bộ phận IT có nhiệm vụ hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề kỹ thuật trong quá trình vận hành.

Ngoài ra, một bộ phận nhân sự cũng không kém phần quan trọng của dự án đó là những người trực tiếp vận hành và sử dụng hệ thống ERP. Đây chính là những nhân viên nắm rõ nhất quy trình nghiệp vụ chuyên môn do mình phụ trách. Từ đó, họ có thể chuẩn hóa dữ liệu và đưa thông tin lên ERP, chạy thử nghiệm và chấp nhận hệ thống mới để đào tạo lại cho những người dùng cuối khác.

Bước 3: Lựa chọn đối tác tư vấn triển khai ERP uy tín

Trên thị trường hiện nay có vô số nhà cung cấp giải pháp ERP khác nhau. Vậy làm sao để có thể lựa chọn một công ty cung cấp và triển khai ERP uy tín?

Trước tiên, hãy lựa chọn một nền tảng ERP theo ngân sách của doanh nghiệp đã lên trong kế hoạch. Để đảm bảo hệ thống ERP có thể thích ứng với tình hình phát triển trong dài hạn của doanh nghiệp, doanh nghiệp nên đầu tư vào một nền tảng cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu và có khả năng mở rộng quy mô trong tương lai.

Ví dụ, Odoo là một phần mềm ERP toàn diện và tối ưu cho doanh nghiệp nhất hiện nay. Đây là phần mềm open-source cho phép người dùng chỉnh sửa và tuỳ biến mọi chức năng với hơn 10,000 phân hệ khác nhau để phục vụ mọi lĩnh vực và từng doanh nghiệp cụ thể. 

Sau đó, doanh nghiệp có thể tìm kiếm trên Google các từ khóa như đối tác Odoo hoặc triển khai Odoo để tìm hiểu về các bên đối tác chính thức của Odoo hiện đang cung cấp dịch vụ triển khai hệ thống ERP trên nền tảng này. Đây sẽ là cách nhanh nhất để doanh nghiệp có thể tìm kiếm một đối tác triển khai ERP uy tín.

Hãy chắc chắn về phần mềm ERP mà doanh nghiệp lựa chọn cũng như đối tác. Bởi một dự án triển khai ERP diễn ra rất lâu. Một quyết định sai có thể ảnh hưởng đến toàn bộ doanh nghiệp.

Bước 4: Triển khai dự án ERP

Sau khi doanh nghiệp đã chắc chắn các quyết định trên và đi vào bước triển khai, nhà cung cấp sẽ chuyển giao cho doanh nghiệp công nghệ, tài liệu, hướng dẫn chi tiết để sử dụng.

Nếu doanh nghiệp lựa chọn các hệ thống ERP cao cấp có khả năng tùy biến sâu như Odoo thì việc chỉnh sửa để hệ thống phù hợp với doanh nghiệp doanh nghiệp sẽ mất từ 6 tháng đến 1 năm, thậm chí là hơn tuỳ thuộc và năng lực doanh nghiệp. Thông thường, nếu doanh nghiệp làm việc với Magenest thì các dự án chỉ kéo dài từ 6-7 tháng mà thôi.

Nếu doanh nghiệp doanh nghiệp không đủ ngân sách, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm ERP mặc định theo gói. Hoặc sử dụng một số module nhỏ để phục vụ các chức năng cần thiết trước. Bên cung cấp sẽ doanh nghiệp giao hệ thống cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng mà không mất nhiều thời gian.

Bước 5: Di chuyển dữ liệu và thử nghiệm

Bước thứ 5 trong quy trình triển khai ERP tại doanh nghiệp chính là tiến hành di chuyển dữ liệu sang hệ thống mới. Thông thường, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hồ sơ, thông tin của khách hàng, của các đối tác, nhà cung cấp hay những tư liệu về quá trình kinh doanh, tài sản vật chất,… dưới nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. 

Do đó, trước khi bắt tay vào việc di chuyển dữ liệu, chúng ta cần cẩn thận kiểm tra, xem xét và loại bỏ những dữ liệu dư thừa, không quan trọng. Khi toàn bộ thông tin, dữ liệu đã được cập nhật và xác minh một cách hoàn chỉnh, bên cung cấp phần mềm ERP sẽ tiến hành di chuyển chúng sang nền tảng mới để doanh nghiệp có thể sử dụng trên một hệ thống chung duy nhất.

Sau khi hệ thống đã được kiểm tra và cam kết chất lượng, doanh nghiệp sẽ có một khoảng thời gian để thử nghiệm các tính năng và quy trình triển khai của hệ thống ERP. Sau đó, doanh nghiệp sẽ báo lại kết quả trải nghiệm thử này để phía nhà cung cấp tiến hành rà soát lại toàn bộ một lần nữa. Hệ thống cần phải được kiểm tra thật kỹ lưỡng nhằm tránh tối đa mọi sai sót, gây gián đoạn quá trình vận hành, hoạt động kinh doanh khi đưa vào triển khai chính thức trong doanh nghiệp.

Bước 6: Nghiệm thu và đánh giá dự án ERP

Sau khi triển khai xong dự án ERP, theo quy trình, doanh nghiệp sẽ phải kiểm tra lại toàn bộ dự án. Giai đoạn này được gọi là nghiệm thu – đánh giá. Vì sau khi doanh nghiệp kiểm tra thì hệ thống ERP sẽ được đi vào vận hành thực tế. Do đó, nếu doanh nghiệp chỉ bỏ lỡ một sai sót nào cũng có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp doanh nghiệp trong tương lai.

Theo Phó Tổng giám đốc của Magenest – ông Phạm Quang Hậu, để đánh giá một dự án ERP thành công cần có các tiêu chí sau:

• Chức năng đáp ứng được các nhu cầu của doanh nghiệp.
• Khả năng tương thích và liên kết giữa các module khác nhau của ERP.
• Khả năng mở rộng và linh động với khối lượng công việc lưu trữ lớn.
• Dễ dàng sử dụng và thân thiện với người dùng.
• Khả năng kiểm soát và hoạch định cho các cấp quản lý.
• Độ an toàn bảo mật cao, cơ sở dữ liệu riêng.
• Dễ dàng nâng cấp thường xuyên.
• Các yêu cầu tuỳ biến hệ thống được hoàn thành.
• Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu (vật lí hoặc điện toán đám mây) hoàn thiện.
• Tổng chi phí dự án: chi phí license, đào tạo, sửa đổi – tuỳ biến, triển khai,…

Bước 7: Tổ chức khóa đào tạo về việc triển khai ERP toàn diện cho nhân viên

Đây là bước thứ 7 trong các bước triển khai ERP. Theo một nghiên cứu, khoảng 56% dẫn đến sự gián đoạn trong quá trình sau khi triển khai dự án ERP chính là do việc đào tạo nhân viên của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tổ chức khóa đào tạo ứng dụng ERP toàn diện cho đội ngũ nhân viên là vô cùng quan trọng và cần thiết, đòi hỏi thời gian và công sức ở cả phía lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên. 

Chúng ta cần trao đổi cẩn thận vấn đề này với nhà cung cấp, nhất là xác định rõ ràng khoản chi phí đào tạo này đã nằm trong chi phí mua phần mềm hay sẽ phải bổ sung thêm sau này. Một số bên cung cấp sẽ đào tạo, hỗ trợ trực tiếp cho nhân viên, một số sẽ cung cấp các khóa học trực tuyến.

Bước 8: Bảo trì và nâng cấp hệ thống ERP

Sau khi triển khai ERP theo quy trình trên là doanh nghiệp doanh nghiệp đã có thể vận hành thực tế được rồi. Tuy nhiên, trong lúc vận hành không thể tránh được việc phát sinh lỗi. Vậy nên tùy thuộc vào hợp đồng ký kết, thông thường nhà cung cấp sẽ tiến hành bảo trì hệ thống của doanh nghiệp sau 12-24 tháng kể từ ngày đưa vào vận hành thực tế. Sau thời gian trên, doanh nghiệp sẽ phải trả phí bảo trì phát sinh thêm cho nhà cung cấp.

Ngoài ra, trong lúc sử dụng, doanh nghiệp doanh nghiệp cũng có thể cần các tính năng mới. Vì vậy doanh nghiệp sẽ làm việc với nhà cung cấp để nâng cấp hệ thống. Nâng cấp ở đây có thể là: mở rộng các tính năng mới; nâng cấp phiên doanh nghiệp hệ thống lên phiên doanh nghiệp mới nhất; sửa đổi các chức năng, quy trình sử dụng; liên kết với các phần mềm bên thứ 3;…

Ngoài ra, trong lúc sử dụng, doanh nghiệp doanh nghiệp cũng có thể cần các tính năng mới. Vì vậy doanh nghiệp sẽ làm việc với nhà cung cấp để nâng cấp hệ thống. Nâng cấp ở đây có thể là: mở rộng các tính năng mới; nâng cấp phiên doanh nghiệp hệ thống lên phiên doanh nghiệp mới nhất; sửa đổi các chức năng, quy trình sử dụng; liên kết với các phần mềm bên thứ 3,…

Các bên tham gia triển khai dự án ERP

Về phía doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần cử một người quản lý triển khai quy trình ERP (hay có thể gọi là nhân viên hệ thống ERP) để chịu trách nhiệm chính điều hành dự án từ phía doanh nghiệp, đồng thời, báo cáo trực tiếp tiến độ triển khai cho các cấp lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp. Nhân viên hệ thống ERP cần có sự hiểu biết chặt chẽ về quy trình hoạt động, kiến thức nghiệp vụ của mọi bộ phận, phòng doanh nghiệp và sở hữu năng lực giải quyết các vấn đề phát sinh bất ngờ. Họ sẽ thay mặt doanh nghiệp trao đổi với nhà cung cấp, phân bổ và điều động ngân sách, nguồn lực tham gia dự án cũng như theo dõi sát sao tiến độ triển khai.

Về phía nhà cung cấp

Phía nhà cung cấp cần thiết lập một nhóm nhân viên triển khai phần mềm ERP với các vai trò cụ thể như sau:

• Người tư vấn chính của dự án ERP: Đây là người xây dựng kế hoạch triển khai ERP, làm việc và đạt được sự thông qua của người quản lý dự án ở phía doanh nghiệp. Trong quá trình vận hành, người tư vấn chính này sẽ quản lý việc tư vấn về mặt hệ thống, kỹ thuật,… đảm bảo đáp ứng đúng các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đặt ra cho phía cung cấp.
• Người tư vấn việc quản lý ERP: Nhiệm vụ của người này là hỗ trợ tư vấn doanh nghiệp về quy trình kinh doanh cần thiết khi doanh nghiệp ứng dụng ERP.
• Người tư vấn về hệ thống hay còn gọi là các chuyên gia kỹ thuật ERP: Nhiệm vụ của người này là xây dựng hoàn chỉnh cấu hình hệ thống đúng với các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời, tiến hành đào tạo cho đội ngũ nhân viên trong các khóa học.

Chi phí triển khai ERP trong thực tế

Một vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu trong dự án ERP chính là mức chi phí triển khai ERP thực tế mà chúng ta phải bỏ ra. Trong nhiều trường hợp, chi phí thực tế của phần mềm ERP sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định của doanh nghiệp xem có nên triển khai dự án hay không.

Chi phí triển khai thực tế cho dự án ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như:

• Quy mô doanh nghiệp: số lượng phòng doanh nghiệp, nhân viên sử dụng hệ thống,…
• Loại hệ thống mà doanh nghiệp triển khai: giải pháp tùy thuộc đặc thù ngành hay giải pháp có thể dễ dàng tùy chỉnh,…
• Mức độ tùy biến của phần mềm ERP
• Các tài nguyên bổ sung: bên cung cấp có các khóa đào tạo nhân viên sử dụng, gói tư vấn nâng cao,…

Doanh nghiệp có thể dự tính ngân sách của mình dựa trên các đặc điểm riêng biệt về cơ sở hạ tầng, số lượng người dùng phần mềm, những yêu cầu tùy từng lĩnh vực kinh doanh,… để có thể lựa chọn phần mềm ERP phù hợp và tối ưu hiệu quả chi phí cho mình.

Lưu ý để xây dựng hệ thống ERP thành công

Xây dựng và triển khai một hệ thống ERP thành công không phải là một công việc dễ dàng. Dưới đây là một số lưu ý quan trọng để giúp quá trình này diễn ra suôn sẻ:

Xác định rõ mục tiêu, kỳ vọng và phạm vi nghiệp vụ triển khai trong tổ chức

Đầu tiên và quan trọng nhất là phải xác định rõ mục tiêu của dự án ERP. Mục tiêu này có thể liên quan đến cải tiến hiệu suất, giảm chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, hoặc bất kỳ điều gì khác mà doanh nghiệp muốn đạt được từ việc triển khai ERP. Từ đó, doanh nghiệp sẽ các định rõ các nghiệp vụ cần có trong hệ thống ERP được triển khai sao cho phù hợp với quy trình kinh doanh và quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Thiết kế một kế hoạch triển khai chi tiết và tuân thủ nghiêm ngặt

Kế hoạch triển khai ERP cần phải rõ ràng, chi tiết và thực tế. Nó cần phải bao gồm mọi yếu tố của dự án, từ ngân sách, tiến độ, nguồn lực, đến các phương pháp kiểm tra và đánh giá. Thực hiện điều này không chỉ tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, mà còn giúp giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình triển khai ERP. Việc xây dựng một kế hoạch triển khai ERP một cách cẩn trọng và chi tiết giúp doanh nghiệp luôn nắm bắt được những hoạt động cần thực hiện, đồng thời xác định rõ trách nhiệm cho từng cá nhân trong nhóm dự án. Đây là những nguyên tắc cơ bản mà không chỉ dự án ERP, mà bất kỳ dự án nào cũng cần tuân thủ.

Sự tham gia đầy đủ của người dùng cuối

Người dùng cuối là những người sẽ sử dụng hệ thống ERP hàng ngày, vì vậy việc tham gia của họ trong quá trình triển khai là rất quan trọng. Họ cần phải được đào tạo về cách sử dụng hệ thống, và cần được khuyến khích đưa ra phản hồi về hệ thống. Quá trình đào tạo phải được tiến hành với tinh thần nghiêm túc, nơi lý thuyết và thực hành được kết hợp chặt chẽ ngay từ buổi học đầu tiên trên máy. Để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả, cần chắc chắn rằng mọi nhân viên làm việc trên phần mềm đều đã được trang bị kiến thức và kỹ năng một cách toàn diện.

Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp

Có rất nhiều nhà cung cấp ERP trên thị trường, và mỗi nhà cung cấp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Do đó, rất quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp ERP, cần xem xét kỹ lưỡng về năng lực, kinh nghiệm, sản phẩm và dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng của họ. Yếu tố quyết định khi chọn đối tác là họ cần phải am hiểu sâu sắc về ngành nghề, các quy định cũng như văn hóa doanh nghiệp của tổ chức để có thể đề xuất các giải pháp chính xác và phù hợp. Đặc biệt, khi có sự tham gia chủ động từ lãnh đạo cấp cao và giám đốc các phòng ban trong doanh nghiệp, việc triển khai ERP sẽ trở nên thuận lợi hơn và khả năng thành công cũng tăng lên đáng kể.

Kết luận

Thông qua bài viết này, các doanh nghiệp đã nắm rõ được chi tiết các bước trong quy trình triển khai ERP hiệu quả. cũng như những vấn đề cơ doanh nghiệp nhất của chi phí triển khai ERP trong thực tế. Hi vọng với các thông tin trên có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn khi triển khai ERP. Nếu doanh nghiệp quan tâm ERP và muốn triển khai ERP thật hiệu quả, đừng ngần ngại liên hệ với Magenest nhé!