Odoo Project Management: Tính năng, lợi ích và hướng dẫn sử dụng

Odoo Project Management không chỉ là một công cụ quản lý dự án thông thường, mà còn là một hệ sinh thái đầy đủ với các tính năng và công cụ linh hoạt. Từ việc sắp xếp công việc, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ, đến việc cải thiện giao tiếp và phối hợp làm việc, Odoo Project Management mang đến những lợi ích đáng kể cho việc quản lý dự án.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các tính năng, lợi ích, cũng như cách sử dụng Odoo Project Management hiệu quả cho doanh nghiệp. Với Odoo Project Management, bạn sẽ trang bị cho mình một công cụ mạnh mẽ để quản lý dự án một cách hiệu quả và đạt được thành công.

Các tính năng chính của Odoo Project Management

Giao diện Hiện đại

Odoo Project Management (Quản lý dự án) có giao diện người dùng hiện đại và thân thiện, giúp bạn dễ dàng sử dụng và tương tác với các tính năng của ứng dụng. 

• Chế độ màn hình rộng: Chế độ xem tổng quan các dự án rõ ràng và hiệu quả, tối ưu hóa cho các màn hình lớn hơn, với hộp thoại trò chuyện có thể cuộn lại được ở bên phải.
• Bộ lọc và các nhóm: Với Odoo Project Management, người dùng dễ dàng tìm kiếm các nhiệm vụ dễ dàng với các bộ lọc thông minh. Ngoài ra, bạn có thể phân tích dữ liệu với tính năng phân nhóm đa tầng.
• Hoàn toàn tùy biến: Người dung có thể tùy chỉnh quy trình dự án, tự động hóa email, đổi tên giai đoạn và cảnh báo theo các hoạt động của mình,…

Tính hữu dụng

Chế độ xem Kanban

Chế độ xem Kanban là tính năng hữu dụng trong Odoo Project Management, cung cấp khả năng tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bạn. Người dùng có thể thêm, tùy chỉnh giao diện thẻ Kanban để hiển thị thông tin quan trọng về công việc, đáp ứng các yêu cầu cụ thể của dự án.

Ngoài ra, Odoo Quản lý dự án cho phép bạn sử dụng màu sắc và nhãn để phân loại và đánh dấu công việc trong chế độ xem Kanban. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc và nhãn tùy thuộc vào các yếu tố quan trọng của dự án, ví dụ như ưu tiên, trạng thái, loại công việc, hoặc bất kỳ tiêu chí nào khác mà bạn muốn áp dụng.

Odoo còn cung cấp các công cụ lọc và nhóm linh hoạt để bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem Kanban theo các tiêu chí khác nhau. Bạn có thể lọc công việc dựa trên người thực hiện, ngày hết hạn, trạng thái, hoặc bất kỳ trường dữ liệu nào khác. Bạn cũng có thể nhóm các thẻ theo một hoặc nhiều trường dữ liệu để tổ chức công việc một cách logic và thuận tiện.

Đa dự án

Odoo Project Management có tính năng hỗ trợ đa dự án tức cho phép bạn làm việc trên một hoặc nhiều dự án cùng một lúc. Dưới đây là một số tính năng liên quan đến đa dự án và phân tích/tìm kiếm đa dự án trong Odoo:

• Quản lý đa dự án: Tạo và quản lý nhiều dự án trong cùng một hệ thống. Bạn có thể tạo dự án mới, chỉnh sửa thông tin dự án, quản lý thành viên và tài nguyên cho từng dự án một cách riêng biệt.
• Phân tích đa dự án: Người dùng có thể xem báo cáo tổng quan về tiến độ, tiêu thụ tài nguyên, kế hoạch và các chỉ số quan trọng khác cho từng dự án.
• Tìm kiếm đa dự án: Odoo cung cấp tính năng tìm kiếm đa dự án để bạn có thể tìm kiếm và truy cập thông tin từ nhiều dự án trong cùng một nơi. Bạn có thể tìm kiếm công việc, tài liệu, thành viên dự án hoặc bất kỳ thông tin nào khác trong nhiều dự án một cách thuận tiện.
• Xem tổng quan đa dự án: Odoo cho phép bạn xem tổng quan về các dự án của bạn thông qua trang tổng quan hoặc trang bảng điều khiển. Bạn có thể xem các chỉ số quan trọng, biểu đồ tiến độ, danh sách công việc, lịch trình và các thông báo quan trọng từ nhiều dự án trong cùng một giao diện.

Nhiệm vụ phụ

Với nhiệm vụ phụ, bạn có thể chia công việc lớn thành các công việc nhỏ hơn và chi tiết hơn. Điều này giúp bạn cụ thể hóa và phân loại công việc thành các bước nhỏ hơn, từ đó tăng khả năng quản lý và theo dõi tiến trình.

Odoo Project Management cho phép bạn tạo nhiều nhiệm vụ phụ trong một nhiệm vụ chính. Điều này cho phép bạn làm việc song song trên các công việc con khác nhau và theo dõi tiến trình của chúng một cách riêng biệt. Bạn có thể gán thành viên, đặt thời hạn, và theo dõi tiến trình của từng công việc phụ.

Quản lý tài liệu

Odoo Project Management cung cấp tính năng quản lý tài liệu tích hợp để giúp bạn tổ chức và quản lý tài liệu liên quan đến dự án của mình. Bạn có thể tải lên và lưu trữ tài liệu dễ dàng trong Odoo. Bất kỳ loại tài liệu nào, chẳng hạn như tài liệu văn bản, hình ảnh, bảng tính, tệp tin PDF, và nhiều hơn nữa, đều có thể được lưu trữ và quản lý trong hệ thống.

Biểu đồ Gantt

Odoo Project Management cung cấp tính năng biểu đồ Gantt để hiển thị và quản lý tiến độ dự án của bạn một cách trực quan. Biểu đồ Gantt cho phép bạn xem tổng quan về tiến độ dự án của bạn. Bạn có thể xem các công việc, thời gian bắt đầu và kết thúc, các phụ thuộc công việc, và các hoạt động khác trên biểu đồ. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và hiểu rõ hơn về sự liên kết giữa các công việc và tiến độ tổng thể của dự án.

Chăm sóc khách hàng

Ticket hỗ trợ khách hàng

Odoo project cung cấp tính năng quản lý ticket hỗ trợ khách hàng để giúp bạn theo dõi và giải quyết các vấn đề và yêu cầu hỗ trợ từ khách hàng. Người dùng có thể sử dụng các vấn đề để theo dõi hợp đồng hỗ trợ, ticket cũng như báo cáo lỗi.

Tích hợp Email

Odoo Project Management cung cấp tính năng tích hợp với email để cho phép giao tiếp với khách hàng qua email và tự động gắn kết các thông tin email vào vấn đề liên quan. Bạn có thể gửi và nhận email trực tiếp từ giao diện Odoo Project Management. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo sự thuận tiện trong việc quản lý giao tiếp với khách hàng từ một nền tảng duy nhất.

Tự động hóa các tác vụ

Odoo Project Management cung cấp tính năng tự động hóa các tác vụ, bao gồm việc gửi email dựa trên các trạng thái khác nhau của dự án hoặc vấn đề. Bạn có thể tạo các quy tắc tự động để gửi email và thực hiện các tác vụ liên quan như xác nhận ticket, khảo sát sự hài lòng của khách hàng. 

Liên lạc

Tùy chỉnh cảnh báo

Odoo Project Management cung cấp tính năng tùy chỉnh cảnh báo để giúp bạn theo dõi công việc và nhận thông báo dựa trên các hoạt động liên quan. Bạn có thể theo dõi các công việc quan trọng trong dự án của mình chỉ với một cú click. Khi bạn theo dõi một công việc, bạn sẽ nhận được thông báo về bất kỳ thay đổi nào liên quan đến công việc đó, bao gồm cập nhật trạng thái, bình luận mới và thay đổi liên quan khác.

Ngoài ra, Odoo cho phép bạn tùy chỉnh cách bạn nhận được thông báo. Bạn có thể cấu hình cảnh báo để nhận thông báo qua email, thông báo trên giao diện Odoo hoặc cả hai. Điều này giúp bạn nhận được thông báo ngay lập tức và theo cách thuận tiện nhất cho bạn.

Nhật ký hoạt động

Odoo Project cung cấp tính năng Nhật ký hoạt động để ghi lại và hiển thị lịch sử chi tiết của các hoạt động liên quan đến tài liệu. Khi bạn làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể hoặc tài liệu trong dự án, Odoo sẽ tự động ghi lại mọi hoạt động và lưu trữ chúng trong Nhật ký hoạt động. 

Trò chuyện với người dùng

Module Odoo Project Management cung cấp tính năng Trò chuyện với người dùng, cho phép bạn trò chuyện trực tuyến với những người dùng khác để nhận câu trả lời theo thời gian thực cho những câu hỏi của bạn. Việc ghi lại lịch sử trò chuyện cũng giúp bạn theo dõi thông tin đã được chia sẻ trong quá trình làm việc trên dự án.

Hợp tác thời gian thực

Odoo Project Management cung cấp tính năng hợp tác thời gian thực bằng cách tích hợp với Etherpad, cho phép bạn cộng tác thực hiện các nhiệm vụ với nhiều người dùng trên cùng một nội dung và cùng thời điểm.

Dịch vụ

Bảng chấm công

Bảng chấm công trong Odoo Project Management cho phép bạn ghi lại thời gian làm việc của các thành viên trong dự án. Bạn có thể ghi lại thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, theo dõi thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ cụ thể.

Mức độ hài lòng của khách

Odoo Project Management cho phép bạn sử dụng khảo sát để đánh giá sự hài lòng của khách hàng và nhận phản hồi từ họ. Người dùng có thể tạo và thực hiện khảo sát để đánh giá sự hài lòng của khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể cấu hình email tự động để gửi khảo sát cho khách hàng sau mỗi mốc mục tiêu hoặc giai đoạn quan trọng trong dự án. Điều này giúp thu thập phản hồi từ khách hàng một cách tự động và hiệu quả.

Bán hàng

Bạn dễ dàng quản lý các loại hợp đồng, bao gồm cả giá cố định (trên mốc mục tiêu) và hợp đồng dựa trên thời gian và vật liệu trong Odoo Project. Odoo hỗ trợ quản lý hợp đồng với giá cố định, nghĩa là giá trị của hợp đồng không thay đổi dựa trên thời gian hoặc tài nguyên. Ngoài ra, bạn cũng có thể quản lý hợp đồng dựa trên thời gian và vật liệu, trong đó giá trị của hợp đồng phụ thuộc vào thời gian và tài nguyên đã sử dụng.

Khi sử dụng hợp đồng dựa trên thời gian và vật liệu, Odoo tự động tính toán thời gian đã dùng để thực hiện nhiệm vụ và tạo hóa đơn tương ứng. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình xuất hóa đơn.

Báo cáo

Odoo Project Management cung cấp các tính năng báo cáo để giúp bạn theo dõi, phân tích và hiểu rõ hơn về tiến độ và hiệu suất của dự án. Dưới đây là một số tính năng báo cáo chính trong Odoo Project Management:

• Báo cáo tiến độ: Bạn có thể tạo báo cáo về tiến độ dự án, bao gồm các thông tin về các công việc, giai đoạn, mốc mục tiêu, ngày hoàn thành, v.v. Báo cáo tiến độ giúp bạn biết được trạng thái hiện tại của dự án và xác định liệu nó đang tiến triển theo kế hoạch hay không.
• Báo cáo tài nguyên: Odoo project cho phép bạn tạo báo cáo về việc phân bổ tài nguyên cho các dự án. Bạn có thể xem và phân tích sử dụng tài nguyên, đảm bảo rằng các tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả và không bị quá tải.
• Báo cáo công việc: Odoo Project Management cung cấp các báo cáo liên quan đến công việc, bao gồm thời gian đã dùng, thời gian còn lại, phần trăm hoàn thành, v.v. Điều này giúp bạn theo dõi và đánh giá hiệu suất của các công việc trong dự án.
• Báo cáo nguồn lực: Bạn có thể tạo báo cáo về nguồn lực trong dự án, bao gồm thông tin về nhân viên, nhóm làm việc, tài liệu, v.v. Báo cáo nguồn lực giúp bạn quản lý và phân chia nguồn lực một cách hiệu quả trong dự án.

Tích hợp với các Ứng dụng Odoo khác

Odoo Project Management được tích hợp hoàn toàn với các ứng dụng Odoo khác trong hệ sinh thái Odoo. Điều này mang lại nhiều lợi ích và tạo ra sự liên kết mạnh mẽ giữa các phần mềm Odoo. Dưới đây là một số ứng dụng Odoo khác mà Odoo Project Management tích hợp với:

• Odoo CRM: Odoo Project Management tích hợp với Odoo CRM để quản lý quá trình chăm sóc khách hàng và chuyển đổi cơ hội bán hàng thành dự án. Bạn có thể tạo dự án từ các cơ hội trong CRM và theo dõi tiến độ của chúng.
• Odoo Sales: Odoo Project Management liên kết với Odoo Sales để tạo ra dự án từ các đơn đặt hàng hoặc báo giá. Điều này giúp bạn dễ dàng chuyển đổi đơn hàng thành dự án và theo dõi quá trình thực hiện.
• Odoo Purchase: Odoo Project Management kết nối với Odoo Purchase để quản lý quá trình mua hàng và cung cấp cho dự án. Bạn có thể tạo và quản lý đơn đặt hàng từ dự án và theo dõi quá trình giao nhận và thanh toán.
• Odoo Finance: Odoo Project Management tích hợp với Odoo Finance để theo dõi tài chính và kế toán của dự án. Bạn có thể tạo và quản lý các hóa đơn, thanh toán và phân tích tài chính liên quan đến dự án.

Hướng dẫn sử dụng Odoo Project Management

Kích hoạt và cấu hình Odoo Project Management

Để kích hoạt Odoo Project, bạn thực hiện các bước sau đây:

• Đăng nhập vào Odoo: Truy cập vào trang quản lý Odoo bằng URL và thông tin đăng nhập của bạn.
• Truy cập vào Ứng dụng: Ở thanh điều hướng chính, bạn sẽ thấy biểu tượng Ứng dụng (Apps). Nhấp vào biểu tượng này để mở trang Ứng dụng.
• Tìm và cài đặt Odoo Project Management: Sử dụng thanh tìm kiếm hoặc khám phá các danh mục ứng dụng để tìm Odoo Project Management. Khi bạn tìm thấy nó, nhấp vào nút Cài đặt (Install) để bắt đầu quá trình cài đặt.
• Chờ quá trình cài đặt: Bạn đợi quá trình cài đặt Odoo Project Management hoàn thành.
• Truy cập vào Odoo Project Management: Sau khi cài đặt thành công, bạn có thể tìm thấy Odoo Project Management trong danh sách ứng dụng của bạn.

Để cấu hình, bạn mở app Project và nhấn vào Create (Tạo) để bắt đầu dự án mới. Nhập tên dự án và nhấn chọn Create Project (Tạo dự án). Bạn có thể tùy chỉnh các dự án hiện có của mình từ dashboard bằng cách nhấp vào nút Tùy Chỉnh thả xuống (⋮) trên thẻ dự án của bạn.

Menu mới hiện ra gồm 4 phần:

• View: Xem tổng quan về dự án, như Nhiệm vụ, Cột mốc và Cập nhật dự án. Tùy thuộc vào ứng dụng bạn đã kích hoạt, có thể có nhiều tùy chọn hơn, chẳng hạn như Tài liệu. Tất cả các tệp đã tải lên có thể được tìm thấy trong menu này, cũng như trong ứng dụng Tài liệu, bên dưới Dự án
• Reporting (Báo cáo): Phân tích tiến độ và lợi nhuận của dự án thông qua đồ họa và số liệu thống kê;
• Color (Màu sắc): Tạo một dòng màu xuất hiện ở bên trái của thẻ để dự án của bạn dễ nhận biết hơn
• Setting (Cài đặt): Người dùng có thể thay đổi các phần như:

• Tên dự án
• Tên nhiệm vụ
• Khách hàng dự án
• Các Thẻ được sử dụng để lọc;
• Công ty chịu trách nhiệm về dự án;
• Nhân viên Quản lý dự án;
• Ngày bắt đầu dự án;
• Tổng số giờ được phân bổ cho dự án đó.

Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu dự án là Mục ưa thích, cho phép bạn tìm thấy dự án đó bằng cách sử dụng bộ lọc Mục ưa thích của tôi trên dạng xem Kanban.

Lên lịch hoạt động

Bạn có thể lên lịch các hoạt động (ví dụ: Cuộc gọi, Cuộc họp, v.v.) cho mỗi dự án bằng cách nhấp vào biểu tượng đồng hồ trên dự án. Làm như vậy sẽ mở ra một danh sách với các hoạt động đã được lên lịch và cho phép lập kế hoạch cho các hoạt động mới bằng cách nhấp vào + Lên lịch cho một hoạt động. Trên cửa sổ bật lên, chọn Loại hoạt động, nhập Tóm tắt cho hoạt động đó, Ngày đến hạn và chỉ định hoạt động đó cho nhân viên.

Lợi ích của Odoo Project Management

Tăng hiệu suất làm việc

Odoo Project Management mang lại nhiều lợi ích đáng kể trong việc tăng hiệu suất làm việc và sắp xếp công việc:

• Tăng khả năng sắp xếp công việc: Odoo Project Management cung cấp các công cụ và chức năng giúp bạn sắp xếp và quản lý công việc một cách hiệu quả. Bạn có thể tạo dự án, phân công nhiệm vụ, thiết lập mốc thời gian và theo dõi tiến độ. Điều này giúp bạn tổ chức công việc một cách rõ ràng, đảm bảo rằng mọi người trong đội làm việc đều biết mục tiêu và trách nhiệm của mình.
• Tăng khả năng quản lý tài nguyên: Odoo Project Management cho phép bạn quản lý và phân bổ tài nguyên cho các dự án. Bạn có thể xem tài nguyên sẵn có, như nguồn nhân lực, thiết bị và vật liệu, và phân công chúng cho các nhiệm vụ cụ thể. Điều này giúp bạn tối ưu hóa sử dụng tài nguyên và đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng thời hạn và chất lượng.
• Giảm thời gian và công sức thủ công: Odoo Project Management tự động hóa nhiều tác vụ quản lý dự án. Bạn có thể sử dụng các tính năng tự động như gửi email, lên lịch tự động, tạo báo cáo và phân tích dữ liệu để tiết kiệm thời gian và công sức. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng hơn và giảm thiểu các tác vụ thủ công không hiệu quả.

Tối ưu hóa quản lý dự án và tiết kiệm thời gian

Odoo Project Management cung cấp các tính năng giúp tối ưu hóa quản lý dự án và tiết kiệm thời gian. Odoo Project Management cho phép bạn tạo dự án, phân chia nhiệm vụ và thiết lập mốc thời gian. Bạn có thể xác định các công việc, phân công cho thành viên trong đội làm việc và thiết lập thời gian hoàn thành. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tổ chức công việc một cách cụ thể, giúp đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều biết nhiệm vụ của mình và thời gian hoàn thành.

Cải thiện giao tiếp và phối hợp làm việc

Odoo Project Management cải thiện giao tiếp và phối hợp làm việc trong các dự án bằng cách cung cấp các tính năng sau:

• Thảo luận nội bộ: Odoo Project Management cho phép bạn tạo nhóm thảo luận nội bộ trong dự án. Bạn có thể trò chuyện trực tiếp với các thành viên trong nhóm, trao đổi ý kiến, chia sẻ thông tin và giải quyết vấn đề. Điều này giúp cải thiện giao tiếp nội bộ và giữ mọi người đồng bộ với các thông tin mới nhất.
• Chia sẻ tài liệu: Odoo Project Management cho phép bạn tạo và chia sẻ tài liệu dự án. Bạn có thể tải lên tài liệu liên quan đến dự án, như hợp đồng, báo cáo, biểu đồ, v.v. và chia sẻ chúng với thành viên trong nhóm. Điều này giúp mọi người truy cập và cập nhật tài liệu cần thiết một cách dễ dàng, giúp cải thiện phối hợp làm việc và tránh mất thông tin.
• Gửi thông báo tự động: Odoo Project Management cho phép bạn cấu hình và gửi thông báo tự động đến thành viên trong nhóm. Bạn có thể cài đặt thông báo cho các sự kiện như phân công nhiệm vụ mới, thay đổi tiến độ, hoàn thành công việc, v.v. Điều này giúp mọi người được thông báo một cách nhanh chóng về các thay đổi và cập nhật trong dự án.

Kết luận

Odoo Project Management là một giải pháp mạnh mẽ và linh hoạt cho quản lý dự án. Với các tính năng và công cụ mạnh mẽ, module này mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho việc tăng hiệu suất làm việc, sắp xếp công việc, cải thiện giao tiếp và phối hợp làm việc, cũng như tăng khả năng theo dõi tiến độ và đáp ứng nhanh chóng.

Nếu doanh nghiệp bạn đang có nhu cầu triển khai Odoo để tối ưu hóa thời gian-nguồn lực, hãy liên hệ Magenest! Là đối tác của Odoo tại thị trường Việt Nam cùng nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ triển khai thành công Odoo cho doanh nghiệp với chi phí và thời gian tối ưu nhất.