Odoo Document – Tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu cho các doanh nghiệp

Trong thời đại kỹ thuật số phát triển nhanh chóng như ngày nay, các doanh nghiệp không ngừng tìm kiếm các giải pháp đột phá để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất. Odoo, nền tảng ERP mã nguồn mở mạnh mẽ với khả năng tùy biến và tối ưu vô hạn theo nhu cầu của doanh nghiệp. Trong Odoo, module Document nổi bật như một công cụ mạnh mẽ giúp quản lý tài liệu hiệu quả, thúc đẩy khả năng hợp tác và tăng năng suất giữa các phòng ban. Trong bài viết này, hãy cùng Magenest đi sâu vào các khía cạnh khác nhau của Odoo Document, tìm hiểu về chức năng, lợi ích và các cách bạn có thể tận dụng tối đa khả năng của module này nhằm tối ưu hóa quy trình kinh doanh của công ty.

Odoo document là gì?

Odoo Document là một module (hay một phân hệ) trong nhiều module chức năng khác nhau của nền tảng ERP Odoo, được thiết kế với mục tiêu chính nhằm cải tiến cách doanh nghiệp xử lý tài liệu kỹ thuật số.

Odoo Document giống như một kho lưu trữ tập trung với khả năng lưu trữ và tổ chức các tệp và tài liệu, cho phép truy cập, chia sẻ và hợp tác thuận tiện giữa các người dùng. Cho dù các tài liệu đó là hợp đồng, các đề xuất, kế hoạch dự án hoặc bất kỳ tài liệu quan trọng nào khác, module này đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể quản lý các tệp của mình một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất công việc.

Những lợi ích của Odoo Document

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc quản lý tài liệu trở thành một phần quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp. Với khả năng của mình, Document Odoo đã trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý và chia sẻ tài liệu một cách hiệu quả. Odoo Document mang đến nhiều lợi ích quan trọng, từ việc tăng cường hiệu quả làm việc cho đến khả năng tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong tổ chức.

• Tổ chức tài liệu dễ dàng: Odoo Document cho phép doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tổ chức tài liệu có cấu trúc và khoa học. Tài liệu có thể được phân loại theo các danh mục, thẻ, và thư mục riêng, giúp việc tìm kiếm và truy cập trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Việc có một hệ thống tổ chức tài liệu rõ ràng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán và đồng nhất của tài liệu.
• Chia sẻ tài liệu linh hoạt: Với Document Odoo, việc chia sẻ tài liệu trở nên linh hoạt và dễ dàng hơn bao giờ hết. Người dùng có thể chia sẻ tài liệu với các thành viên trong tổ chức một cách nhanh chóng và an toàn. Bên cạnh đó, Odoo Document cũng hỗ trợ việc chia sẻ tài liệu với bên ngoài tổ chức thông qua việc tạo các liên kết và cung cấp quyền truy cập cho người dùng bên ngoài.
• Khả năng tích hợp với các ứng dụng khác: Odoo Document có khả năng tích hợp với các ứng dụng khác trong hệ thống Odoo, như Quản lý dự án, Quản lý khách hàng (CRM) và Quản lý nhân sự. Việc tích hợp giúp tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả của các quy trình làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.
• Quản lý phiên bản tài liệu: Odoo Document cung cấp chức năng quản lý phiên bản tài liệu, giúp theo dõi và lưu trữ các phiên bản khác nhau của một tài liệu. Điều này rất hữu ích khi cần xem lại và so sánh các phiên bản trước đó của một tài liệu, đồng thời giúp người dùng theo dõi quá trình chỉnh sửa của tài liệu.
• Bảo mật và quyền truy cập: Bảo mật tài liệu là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý tài liệu. Odoo Document cung cấp các cài đặt bảo mật và quyền truy cập chi tiết, cho phép người quản trị xác định quyền truy cập của từng người dùng. Điều này đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập và sửa đổi tài liệu, đồng thời bảo vệ thông tin quan trọng của doanh nghiệp.
• Tăng cường sự hợp tác: Odoo Document tạo điều kiện cho sự hợp tác và giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức. Nhờ tính năng chỉnh sửa đồng thời, nhiều người có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Các thành viên có thể gửi tin nhắn, bình luận và chia sẻ ý kiến trực tiếp trên tài liệu, tạo điều kiện cho sự giao tiếp liền mạch và hiệu quả.

Tổng quan về các chức năng chính của Odoo Document

Dưới đây là các chức năng chính của Odoo Document được chia theo 5 danh mục cũng như chức năng mà chúng có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài liệu.

Tài liệu

Xem trước

Tính năng Xem Trước Tài liệu là một trong những tính năng quan trọng của Document Odoo, giúp người dùng dễ dàng xem nhanh các tài liệu mà không cần phải tải xuống hoặc mở bằng các ứng dụng bên ngoài. Khi nhấp vào tài liệu, một giao diện xem trước sẽ hiển thị, cho phép người dùng xem trước trang, hình ảnh và nội dung của tài liệu một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Với tính năng này, người dùng có thể tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc, đặc biệt khi xem các tài liệu lớn hoặc đang phải làm việc từ xa. Người dùng có thể nhanh chóng xem trước tài liệu và quyết định liệu tài liệu đó có phù hợp với nhu cầu của họ hay không mà không phải mất thời gian tải xuống hoặc mở bằng các ứng dụng khác.

Tính năng Xem Trước Tài liệu trong Odoo Document hỗ trợ đa dạng các định dạng tài liệu, bao gồm văn bản, bảng tính, trình chiếu, hình ảnh, video và nhiều định dạng tài liệu khác. 

Chat

Odoo Document cho phép người dùng giao tiếp và trao đổi ý kiến ngay trong tài liệu. Người dùng có thể tạo ra các cuộc trò chuyện liên quan đến tài liệu cụ thể và thảo luận với các thành viên khác trong tổ chức. Việc giao tiếp trong tài liệu giúp người dùng giải quyết các vấn đề và thắc mắc liên quan đến tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Các cuộc trò chuyện trong tài liệu cũng giúp cải thiện quá trình làm việc nhóm, cho phép các thành viên giao tiếp, trao đổi thông tin và hỗ trợ nhau trong quá trình làm việc với tài liệu. Điều này giúp tăng cường sự hợp tác và hiệu suất làm việc của đội ngũ.

Đường link

Người dùng tạo ra các đường link cho tài liệu và chia sẻ chúng với các thành viên khác trong tổ chức hoặc bên ngoài tổ chức (giống như Google Docs). Điều này giúp tạo ra một phương thức chia sẻ tài liệu linh hoạt và thuận tiện, mà không cần phải gửi tài liệu qua email hoặc lưu trữ trên các dịch vụ lưu trữ bên ngoài hay tải về máy.

Odoo Document cho phép người dùng tải các tệp thông thường lên hoặc tạo tài liệu dưới dạng liên kết, điều chỉnh quyền truy cập của đường link đó. Điều này giúp bảo vệ tài liệu khỏi việc truy cập trái phép và đảm bảo tính bảo mật của thông tin quan trọng.

Người sở hữu & Danh bạ

Với chức năng này, người dùng có thể gán quyền sở hữu tài liệu cho các thành viên khác, khách hàng, nhà cung cấp hay các đối tác,… Việc xác định người sở hữu của mỗi tài liệu cũng khá dễ dàng. Bằng cách chỉ định người sở hữu, người dùng có thể biết rõ người đang chịu trách nhiệm quản lý và chia sẻ tài liệu đó. Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng và đồng nhất trong việc quản lý tài liệu và trách nhiệm của từng người sở hữu.

Sắp xếp

Thư mục

Người dùng có thể sắp xếp các thư mục phân cấp nhằm xác định bộ thẻ và tác vụ riêng cho từng nhóm việc khác nhau. Odoo Document cho phép tạo ra các thư mục gốc và thư mục con, tạo thành một hệ thống thư mục có cấu trúc sắp xếp. Việc có một cấu trúc thư mục rõ ràng giúp người dùng tìm kiếm và truy cập nhanh chóng vào các tài liệu cần thiết.

Ngoài ra, người dùng có thể kéo và thả các thư mục để di chuyển chúng hoặc sắp xếp lại vị trí của chúng trong cấu trúc thư mục. Điều này giúp người dùng tổ chức và xếp chồng các thư mục theo cách mà họ mong muốn, tạo ra một trật tự hợp lý và thuận tiện cho việc quản lý tài liệu.

Thẻ

Tính năng Thẻ trong Odoo Document cho phép người dùng gắn thẻ cho các tài liệu. Người dùng có thể tạo các thẻ đại diện cho các danh mục hoặc từ khóa quan trọng và gắn chúng vào tài liệu tương ứng. Việc phân loại tài liệu bằng cách sử dụng thẻ giúp tạo ra một hệ thống phân loại linh hoạt và đa dạng, giúp người dùng tìm kiếm và truy cập nhanh chóng vào các tài liệu liên quan.

Tính năng Thẻ trong Odoo Document cũng cung cấp cho người dùng các công cụ tìm kiếm tài liệu dựa trên các thẻ. Điều này giúp tìm kiếm tài liệu trở nên nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc của người dùng.

Tài nguyên

Người dùng có thể liên kết các tài nguyên với các tài liệu tương ứng được tích hợp trong hệ thống quản lý tài liệu. Các tài nguyên có thể bao gồm tài liệu tham khảo, bài viết, hướng dẫn, video, hình ảnh và các tài liệu khác. Bằng cách liên kết tài nguyên với tài liệu, người dùng có thể tạo ra một nguồn thông tin phong phú và đa dạng để hỗ trợ quá trình làm việc và tìm kiếm thông tin liên quan.

Bộ lọc dễ dàng

Người dùng lọc tài liệu theo các tiêu chí hoặc trạng thái tài liệu cụ thể. Ví dụ như một người muốn áp dụng các bộ lọc để hiển thị chỉ những tài liệu mà họ quan tâm, chẳng hạn như loại tài liệu, ngày tạo, người tạo, người sở hữu, và nhiều tiêu chí khác. Điều này giúp người dùng tìm kiếm và xem các tài liệu phù hợp với nhu cầu của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng.

Ngoài ra, tính năng Bộ Lọc Dễ Dàng trong Odoo Document cho phép người dùng tạo các bộ lọc tùy chỉnh để tìm kiếm nhanh chóng các tài liệu theo yêu cầu của mình. Người dùng có thể tạo các bộ lọc kết hợp nhiều tiêu chí và lưu chúng để sử dụng lại trong tương lai. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất tìm kiếm tài liệu của người dùng.

Chia nhỏ tệp PDF

Tính năng Chia Nhỏ Tệp PDF trong Odoo Document cho phép người dùng chia nhỏ tệp PDF lớn thành các phần nhỏ hơn. Điều này rất hữu ích khi bạn cần gửi hoặc chia sẻ một phần của tệp PDF mà không cần phải gửi toàn bộ tệp. Bằng cách chia nhỏ tệp PDF, bạn có thể giữ được sự tổ chức và đồng thời giảm kích thước tệp, làm cho việc chia sẻ và lưu trữ dễ dàng hơn.

Tính năng Chia Nhỏ Tệp PDF trong Odoo Document giúp người dùng quản lý các phần của tệp PDF một cách thuận tiện. Bạn có thể tạo, xóa hoặc chỉnh sửa các phần của tệp PDF một cách linh hoạt. Điều này cho phép bạn tùy chỉnh và điều chỉnh nội dung của tệp PDF theo nhu cầu cụ thể của bạn, mà không cần phải tạo ra nhiều bản sao của tệp.

Xử lý theo lô

Tính năng Xử Lý Theo Lô trong Odoo Document cho phép người dùng xử lý hàng loạt tệp tài liệu cùng một lúc. Thay vì xử lý từng tệp một, bạn có thể áp dụng các thao tác, như đổi tên, sao chép, di chuyển, xóa, hoặc chia sẻ cho một nhóm tệp cùng một lúc.

Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc của cả đội nhóm, không mất công phải xử lý từng tài liệu một.

Lưu trữ

Các tài liệu sẽ được lưu trữ trong một hệ thống lưu trữ tập trung. Bạn có thể tạo ra cấu trúc thư mục, tải lên và lưu trữ tài liệu của bạn dựa trên các yêu cầu và tổ chức của doanh nghiệp. Điều này giúp tổ chức tài liệu một cách có hệ thống và dễ dàng truy cập vào tài liệu cần thiết.

Ngoài ra, bạn cũng có thể xóa tài liệu của mình. Tuy nhiên, để bảo vệ dữ liệu, bạn cần lưu tài liệu trước khi được phép xóa.

Quyền truy cập

Odoo Document cho phép xác định và quản lý quyền truy cập cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng. Bạn có thể dễ dàng xác định quyền xem, chỉnh sửa, xóa, và chia sẻ tài liệu dựa trên vai trò và trách nhiệm của từng người dùng. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người được ủy quyền có thể truy cập và tương tác với các tài liệu quan trọng.

Tính năng Quyền Truy Cập trong Odoo Document cũng cho phép bạn phân quyền truy cập theo mức độ chi tiết. Bạn có thể xác định quyền truy cập cho từng thư mục và tài liệu cụ thể, cho phép bạn kiểm soát chính xác quyền truy cập vào các phần quan trọng của hệ thống lưu trữ tài liệu. Điều này giúp bảo vệ thông tin và đảm bảo tuân thủ các chính sách bảo mật của tổ chức.

Cùng hợp tác

Chia sẻ thư mục

Tính năng Chia Sẻ Thư Mục trong Odoo Document cho phép người dùng chia sẻ thư mục một cách dễ dàng. Bạn có thể chia sẻ toàn bộ thư mục hoặc chỉ những thư mục cụ thể với các thành viên trong tổ chức, cho phép họ đăng tải tài liệu lên các thư mục. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc cộng tác, cho phép các thành viên truy cập và làm việc chung trên cùng một tập hợp tài liệu, đồng thời tăng cường sự linh hoạt và hiệu suất làm việc.

Chia sẻ tài liệu

Người dùng có thể chia sẻ tài liệu dễ dàng với người khác. Bạn có thể chia sẻ tài liệu trực tiếp từ giao diện Odoo Document, chọn người nhận và quyền truy cập tương ứng. Điều này giúp bạn chia sẻ tài liệu một cách nhanh chóng và tiện lợi, không cần phải sử dụng email hoặc các phương pháp truyền thống khác.

Không những thế, bạn cũng có thể đặt lịch hết hạn của các tài liệu được chia sẻ, tức người dùng được chia sẻ tài liệu chỉ có thể truy cập trong một khoảng thời gian nhất định, hạn chế việc các thông tin bị tiết lộ.

Cổng Email

Tính năng Tạo Tài Liệu qua Email trong Odoo Document cho phép mọi người tạo tài liệu bằng cách gửi email. Bất kỳ ai trong tổ chức có thể gửi email với tệp đính kèm, và hệ thống tự động tạo một tài liệu dựa trên nội dung email và tệp đính kèm. Điều này mang đến sự tiện lợi và linh hoạt trong việc tạo tài liệu mới, đồng thời giúp tổ chức thông tin một cách hiệu quả.

Tính năng Xác Định Quy Tắc Tự Động trong Odoo Document cho phép người dùng xác định quy tắc để tự động tạo thẻ và thư mục dựa trên nội dung email. Bạn có thể định nghĩa các quy tắc dựa trên từ khóa, người gửi, hoặc các thuộc tính khác của email. Khi email được nhận, hệ thống sẽ tự động áp dụng quy tắc và tổ chức tài liệu vào các thẻ và thư mục tương ứng. Điều này giúp tự động hóa và giảm công việc thủ công trong việc tổ chức tài liệu.

Quy trình làm việc

Các tác vụ tùy chỉnh

Người dùng có thể xác định và tạo các quy trình tự động thực hiện các tác vụ cho mỗi thư mục cụ thể. Ví dụ, bạn có thể định cấu hình để một tài liệu được tạo tự động trong thư mục mới, hoặc để một tài liệu được chuyển đến thư mục khác sau một khoảng thời gian nhất định. Điều này giúp tự động hóa quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian của người dùng.

Ngoài ra, các tác vụ như xử lý hóa đơn, ký, tổ chức tệp,… cũng có thể được tùy chỉnh để hoạt động một cách tự động.

Khóa/Mở khóa

Tính năng Khóa/Mở Khóa trong Odoo Document giúp người dùng bảo vệ tài liệu quan trọng của mình. Bằng cách khóa tài liệu, bạn có thể ngăn chặn người khác truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa tài liệu mà không có quyền. Điều này giúp bảo vệ thông tin quan trọng và đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu. Ví dụ như khi một người đang chỉnh sửa tài liệu, họ có thể khóa tài liệu để tránh việc người khác truy cập vào và chỉnh sửa.

Yêu cầu tài liệu

Bạn có thể gửi yêu cầu tài liệu thông qua hệ thống Odoo và chỉ định người nhận. Điều này giúp bạn dễ dàng thu thập các tài liệu cần thiết cho công việc hoặc dự án của bạn mà không cần phải mất thời gian và công sức để giao tiếp và tìm kiếm tài liệu.

Một tính năng đặc biệt khác của Odoo Document là cho phép tạo các tài liệu còn thiếu và sắp xếp chúng như những tài liệu thông thường, nhắc nhở người sử dụng tải lên các tài liệu này.

Quy trình xác nhận

Tính năng Áp Dụng Quy Trình Xác Nhận Tùy Chỉnh trong Odoo Document cho phép người dùng dễ dàng áp dụng quy trình xác nhận tài liệu tùy chỉnh. Bạn có thể thiết lập các bước xác nhận và người tham gia trong quy trình theo yêu cầu của tổ chức. Điều này giúp tạo ra một quy trình xác nhận linh hoạt và phù hợp với quy trình công việc cụ thể.

Bạn cũng có thể tận dụng thẻ trong quy trình xác nhận. Bạn có thể gắn thẻ tài liệu với các từ khóa, thẻ định nghĩa hoặc thẻ tùy chỉnh. Điều này giúp tổ chức tài liệu và tạo sự rõ ràng trong quy trình xác nhận, đồng thời tăng cường khả năng tìm kiếm và sắp xếp tài liệu.

Tích hợp

Quản lý dự án

Người dùng có thể tạo nhiệm vụ một cách dễ dàng từ các tài liệu có sẵn. Bạn chỉ cần chọn tài liệu và sử dụng chức năng tạo nhiệm vụ để tạo nhanh chóng một nhiệm vụ mới dựa trên nội dung của tài liệu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tạo nhiệm vụ và tạo liên kết trực tiếp với tài liệu liên quan.

Chữ ký điện tử

Tính năng Tích Hợp Odoo Tài Liệu và Chữ ký điện tử cho phép người dùng ký tài liệu một cách dễ dàng. Bạn có thể chọn tài liệu cần ký và sử dụng tính năng ký tài liệu có sẵn trong Odoo Tài Liệu để thực hiện việc ký. Quá trình ký được thực hiện chỉ trong vài cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

Không những thế, tính năng này cho phép người dùng yêu cầu chữ ký từ người khác. Bạn có thể chọn tài liệu và gửi yêu cầu chữ ký cho các bên liên quan thông qua hệ thống Odoo. Người nhận sẽ nhận được thông báo và có thể thực hiện việc ký tài liệu. Điều này tạo sự thuận tiện và linh hoạt trong việc thu thập chữ ký từ các bên liên quan.

Hóa đơn nhà cung cấp

Tính năng Tạo Hóa Đơn Nhà Cung Cấp Tự Động từ Tài Liệu PDF hoặc Hình Ảnh trong Odoo cho phép người dùng tạo hóa đơn nhà cung cấp một cách dễ dàng. Bạn chỉ cần tải lên tài liệu PDF hoặc hình ảnh của hóa đơn nhà cung cấp, sau đó sử dụng tính năng tự động xử lý của trí tuệ nhân tạo AI để tạo hóa đơn. Quá trình này chỉ mất một cú nhấp chuột, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.

AI sẽ nhận dạng và trích xuất thông tin quan trọng từ tài liệu, chẳng hạn như thông tin nhà cung cấp, số hóa đơn, ngày hóa đơn, và các mục hàng hóa và số tiền tương ứng. Điều này giúp loại bỏ sự cần thiết của việc nhập liệu thủ công và giảm thiểu sai sót.

PLM

Tính năng Tích Hợp Tài Liệu với PLM trong Odoo cho phép người dùng liên kết tài liệu như bản kế hoạch, bảng tính, mẫu sản phẩm hoặc đơn đặt hàng thay đổi kỹ thuật với quản lý sản phẩm. Bằng cách liên kết tài liệu này với PLM, bạn có thể tạo sự kết nối rõ ràng giữa tài liệu và sản phẩm tương ứng. Điều này giúp theo dõi các phiên bản và thay đổi liên quan đến sản phẩm một cách hiệu quả.

Kết luận

Trong bài viết này, chúng ta đã khám phá về Odoo Document, các tính năng quan trọng của module cũng như các khả năng mà module này đem lại cho các doanh nghiệp. Các tính năng này mang đến nhiều lợi ích cho việc quản lý và tổ chức tài liệu trong tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và làm việc, đảm bảo hiệu suất luôn đạt ở mức tối đa. 

Nếu như bạn muốn biết thêm về các cách thức để tận dụng tối đa khả năng của module này, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay tới các chuyên gia Odoo tại Magenest. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai, tối ưu và sử dụng nền tảng Odoo một cách hiệu quả nhất!