Odoo 15 Payroll: Tìm hiểu các tính năng nổi bật và cách sử dụng

Ngày nay, ngày càng nhiều doanh nghiệp triển khai Odoo 15 Payroll để quản trị tiền lương trong nội bộ. Odoo 15 Payroll chính là một ứng dụng cực kỳ tuyệt vời trong Odoo, cho phép doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hiệu quả quá trình thanh toán lương cũng như tạo phiếu lương của nhân viên. 

Để tìm hiểu thêm về các tính năng nổi bật cũng như chi tiết cách sử dụng Odoo 15 Payroll, doanh nghiệp hãy theo dõi bài viết sau đây của Magenest nhé!

Tổng quan về Odoo 15 Payroll

Odoo 15 Payroll là ứng dụng quản lý tiền lương trong phiên bản Odoo 15. Odoo 15 Payroll hỗ trợ doanh nghiệp xử lý mọi vấn đề trong việc quản lý tiền lương của nhân viên trong mọi phòng ban, bộ phận. Việc quản lý này bao gồm: chuyển tiền lương đúng hạn, quản lý các khoản phụ cấp, hỗ trợ của nhân viên, khấu trừ chính xác số tiền lương mà nhân viên có nhu cầu ứng trước,… 

Ngoài ra, Odoo 15 Payroll còn kiểm soát thông tin chi tiết của từng nhân viên, hỗ trợ nghiệp tính lương, xử lý các khoản thuế và trích nộp, thiết lập những bảng báo cáo lương cũng như tích hợp với nhiều Module khác trong hệ thống Odoo như quản lý tài chính – kế toán, quản trị nhân sự,…

Một số tính năng nổi bật của Odoo 15 Payroll

Kiểm soát thông tin cá nhân của nhân viên

Odoo 15 Payroll hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ và kiểm soát toàn bộ thông tin cá nhân chi tiết của nhân viên trong mọi phòng ban, bộ phận, bao gồm: hồ sơ cá nhân, các thông tin về hợp đồng lao động, quá trình công tác, làm việc, các thông tin về người thân, gia đình của nhân viên cùng nhiều tài liệu có liên quan khác,… Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin của nhân viên bất kỳ lúc nào có sự thay đổi.

Quản lý mức lương và hợp đồng lao động

Odoo 15 Payroll cho phép doanh nghiệp quản lý tất cả thông tin trong hợp đồng lao động của các nhân viên, chẳng hạn như: xác định lương cơ bản, tính hệ số lương, một số khoản trợ cấp hay phụ cấp, những khoản trích nộp,… Chúng ta có thể thiết lập và kiểm soát các quy tắc về việc tính toán tiền lương một cách linh hoạt, chính xác, đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.

Giải quyết vấn đề thuế và các khoản cần trích nộp

Odoo 15 Payroll còn tích hợp cả tính năng quản lý thuế, hỗ trợ doanh nghiệp tính toán chính xác và tự động trừ đi những khoản thuế thu nhập, các khoản tiền bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cũng như nhiều khoản trích nộp khác. Module này cũng sở hữu những công cụ có khả năng quản trị và xử lý chính xác các yêu cầu có liên quan đến thuế và các khoản trích nộp.

Tự động tính toán và hiển thị các kết quả

Odoo 15 Payroll có thể tự động tính toán tiền lương nhờ vào các thông tin cùng quy tắc đã được hệ thống cấu hình sẵn. Khi bắt đầu việc tính toán, Module sẽ áp dụng một cách tự động những quy tắc này và hiển thị các kết quả thật chi tiết, rõ ràng và minh bạch. Doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra và đưa ra xác nhận cuối cùng về kết quả tính toán này trước khi tiến hành truy xuất bảng lương.

Thiết lập và quản lý việc báo cáo lương

Odoo 15 Payroll giúp doanh nghiệp thiết lập và quản lý việc báo cáo lương nhờ vào các công cụ hữu ích trong hệ thống. Chúng ta có thể dễ dàng tùy chỉnh mẫu báo cáo, lựa chọn những trường dữ liệu muốn hiển thị, sau đó, lọc lại dữ liệu và hoàn chỉnh thành bảng báo cáo theo đúng nhu cầu của mình. Các bảng báo cáo này sẽ được truy xuất ở nhiều định dạng khác nhau như online, Excel hoặc PDF nhằm đơn giản hóa việc chia sẻ và in ấn thành bản giấy.

Tích hợp với nhiều Module khác trong Odoo

Odoo 15 Payroll tích hợp với nhiều Module khác trong phần mềm Odoo một cách, tạo thành hệ thống quản trị quy trình kinh doanh đồng bộ và toàn diện. Một số Module nổi bật mà Odoo 15 Payroll tích hợp là: quản lý dự án kinh doanh, quản trị nhân sự, quản lý kho bãi, kế toán – tài chính,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ vận hành mọi hoạt động kinh doanh được linh hoạt, xuyên suốt và hiệu quả hơn rất nhiều.

Hướng dẫn sử dụng Odoo 15 Payroll

Cấu hình và quản lý phiếu lương trong Module Payroll của Odoo

Doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc định cấu hình và quản lý phiếu lương bằng Module Payroll của Odoo 15. Để định cấu hình phiếu lương, chúng ta sẽ chuyển đến bảng điều khiển của Module Payroll. Từ bảng điều khiển này, bên dưới tab Payslip, chúng ta có thể thấy tất cả các hoạt động của phiếu lương. Xem thêm hình minh họa sau:

Các tùy chọn trong tab Payslip bao gồm: To pay (thanh toán), All Payslip (tất cả các phiếu lương) và Batches (các đợt). 

Tạo và định cấu hình phiếu lương để thanh toán cho các nhân viên

Nhấp vào tùy chọn To Pay từ menu và tiến hành mở trang để thao tác. Trang To Pay này liệt kê tất cả các phiếu lương sẽ được thanh toán. Chúng ta có thể tạo phiếu lương bằng cách nhấn nút CREATE (tạo). Sau khi chọn tạo phiếu lương, một trang cấu hình mới sẽ mở ra.

Doanh nghiệp sẽ lựa chọn nhân viên từ trường Employee (nhân viên). Chúng ta sẽ thêm thông tin nhân viên và sau đó, hợp đồng lao động sẽ được cập nhật tự động trong trường Contract (hợp đồng). Trong trường Period (khoảng thời gian), chúng ta sẽ thêm khoảng thời gian trên phiếu lương. Ngoài ra, chúng ta có thể chọn năm trong trường Batches (các đợt) hay chọn cấu trúc đi lương trong trường Structure (cấu trúc). Xem thêm hình minh họa sau:

Doanh nghiệp có thể chọn cấu trúc trong danh sách sẵn có hoặc tùy chọn thêm mới cấu trúc. Chúng ta cũng có thể tạo ngay cấu trúc tiền lương từ trang cấu hình phiếu lương bằng cách nhập tên của cấu trúc mới. Cửa sổ Create & Edit (tạo và chỉnh sửa) sẽ mở ra. Sau khi nhấp chọn cửa sổ này, trang cấu hình để tạo cấu trúc mới sẽ được mở ra.

Tiếp theo, doanh nghiệp hãy nhập tên của cấu trúc lương mới và chọn loại cấu trúc từ trường Type (loại). Nếu muốn tạo một loại cấu trúc lương mới, chúng ta sẽ nhập tên của cấu trúc. Khi cửa sổ Create & Edit (tạo và chỉnh sửa) mở ra, hãy nhấp vào Structure Types (loại cấu trúc) để tạo loại cấu trúc mới.

Sau đó, chúng ta sẽ nhập tên loại cấu trúc mới và chọn loại tiền lương từ các trường tương ứng. Chúng ta cũng có thể định cấu hình tiền lương hàng tháng theo dạng mặc định và định số giờ làm việc cho trường thông tin về loại cấu trúc. Cuối cùng, hãy chọn SAVE (LƯU) sau khi định cấu hình. Sau khi đã cập nhật, cấu trúc lương trong tab Worked Days & Inputs (ngày làm việc và đầu vào) sẽ được cấu hình một cách tự động.

Thông tin trong tab Worked Days & Inputs sẽ được tự động điền vào tab Salary Computation (tính toán tiền lương) ngay sau khi chúng ta nhấp vào nút COMPUTE SHEET (TÍNH TOÁN BẢNG). Sau khi hệ thống tính toán xong, dữ liệu sẽ được xuất ra trong tab Salary Computation. Đến đây, chúng ta sẽ hoàn tất giai đoạn đầu tiên của trang cấu hình phiếu lương. Xem thêm hình minh họa sau:

Ngoài ra, trong tab Other Info (thông tin khác), chúng ta có thể thêm thấy nhiều tùy chọn hơn về cách định cấu hình phiếu lương.

Trong tab Other Info, tên phiếu lương và công ty sẽ tự động được điền vào. Doanh nghiệp cũng có thể thêm các tùy chọn bổ sung để có nhiều cấu hình hơn trên phiếu lương. Để thay đổi hoặc chọn mới công ty, chúng ta có thể chọn trong trường Company (công ty). Trong tab Other Info, chúng ta còn có các tùy chọn có hoặc không cho các trường như: Has negative Net To Report (Doanh nghiệp có báo cáo giá trị ròng âm không?), Made payment Order (Đơn đặt hàng đã thanh toán chưa?), Date Account (tài khoản ngày), Salary Journal (nhật ký tiền lương) và Accounting Entry (nhập kế toán).

Riêng trường Salary Journal, sau khi nhấp vào lựa chọn Salary, 1 trang nhật ký tiền lương sẽ xuất hiện. Trong trang này, hãy nhấn vào nút EDIT (CHỈNH SỬA) để chỉnh sửa nhật ký và chọn SAVE (LƯU) để lưu. Sau đó, chúng ta sẽ nhấn nút SAVE từ trang cấu hình phiếu lương để lưu phiếu lương mới được tạo. Tiếp theo đó, trang Create Draft Entry (tạo bảng nháp) sẽ được mở ra.

Từ bảng nháp này, doanh nghiệp sẽ tiến hành hoàn thiện cấu hình phiếu lương. Sau khi đã xác nhận không có lỗi, chúng ta sẽ nhấp vào nút CREATE PAYMENT REPORT (TẠO BÁO CÁO THANH TOÁN) để tạo báo cáo thanh toán lương cho nhân viên. Sau đó, tab Bank Journal (nhật ký ngân hàng) xuất hiện. Xem thêm hình minh họa sau:

Lưu ý: nếu Odoo không cho phép doanh nghiệp chọn tài khoản nhật ký, chúng ta sẽ chuyển đến hồ sơ nhân viên để định cấu hình chi tiết tài khoản ngân hàng. Để chuyển đến phần hồ sơ nhân viên, hãy nhấp vào nên của nhân viên từ trang cấu hình phiếu lương. Trong tab Personal Information (thông tin cá nhân) của hồ sơ nhân viên, bạn có thể tìm thấy trường Account (tài khoản). Lúc này, hãy nhập số tài khoản để cửa sổ Create & Edit (tạo và chỉnh sửa) mở ra. Nhấp vào cửa sổ này để xuất hiện 1 tab tạo tài khoản ngân hàng.

Trong tab tạo tài khoản ngân hàng, chúng ta sẽ nhập số tài khoản, chọn ngân hàng cùng loại tiền tệ, nhập tên chủ tài khoản các trường tương ứng. Nhấp vào nút SAVE để lưu cấu hình và tài khoản ngân hàng. Sau đó, quay lại trang cấu hình phiếu lương và tiếp tục thao tác với tài khoản ngân hàng. Các phiếu lương đã được xử lý sẽ được liệt kê trong tab All Payslips (tất cả phiếu lương). Chúng ta có thể mở và xem xét phiếu lương từ đây. Xem thêm hình minh họa sau:

Đây chính là cách doanh nghiệp tạo và định cấu hình phiếu lương để thanh toán cho nhân viên trong Odoo 15 Payroll.

Tạo và định cấu hình phiếu lương thanh toán theo đợt

Trong Odoo 15 Payroll, doanh nghiệp cũng có thể tạo phiếu lương thanh toán theo đợt. Lúc này, chúng ta sẽ chuyển đến tab Payslips (phiếu lương) từ bảng điều khiển trong hệ thống. Sau đó, chúng ta sẽ nhấp vào Batches (các đợt) để mở trang. Nhấp vào nút CREATE (TẠO) và tab định cấu hình phiếu lương theo các mới sẽ được mở ra.

Nhấp vào nút Generate Payslips (tạo phiếu lương) để mở trang định cấu hình thanh toán theo đợt. Tiếp theo, hãy chọn Salary Structure (cấu trúc lương), Department (bộ phận) và điền thông tin nhân viên. Nhấp vào CREATE (TẠO) để tạo phiếu lương. Phiếu lương thanh toán theo đợt mới được tạo ra. Xem thêm hình minh họa sau:

Đây chính là cách doanh nghiệp tạo và định cấu hình phiếu lương thanh toán theo đợt trong Odoo 15 Payroll.

Kết luận

Odoo 15 Payroll hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hiệu quả quá trình thanh toán lương cũng như tạo phiếu lương của nhân viên một cách chính xác nhất. Ngoài ra, Odoo 15 Payroll cũng tích hợp được với nhiều Module khác trong hệ thống, giúp cho việc quản trị doanh nghiệp thêm hiệu quả hơn rất nhiều.

Để tìm hiểu thêm về những Module tuyệt vời của Odoo nói chung và phiên bản Odoo 15 nói riêng, doanh nghiệp hãy theo dõi những bài viết tiếp theo của Magenest nhé. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể truy cập trang thông tin về Odoo để tìm hiểu thêm chi tiết về việc cài đặt và triển khai phần mềm nhé!