Chi phí là yếu tố quan trọng nhất trong quá trình triển khai Odoo. Chi phí triển khai Odoo không phải là một khoản chi phí cố định, nó thay đổi dựa trên yếu tố như: phiên bản, quy mô dự án/công ty, thời gian, mức độ tùy chỉnh, cũng như số lượng người dùng và loại người dùng,… Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chi phí triển khai Odoo và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí này. Nếu bạn đang trong giai đoạn lập kế hoạch cài đặt, triển khai Odoo ERP, bài viết này có thể giúp bạn rất nhiều.
Mục lục
Các chi phí chính trong triển khai Odoo
Chi phí triển khai Odoo sẽ tùy thuộc vào quy mô triển khai dự án của doanh nghiệp cũng như mức độ phức tạp của các Module được tích hợp thêm vào. Thông thường, các chi phí chính mà doanh nghiệp cần phải chi trả để triển khai Odoo sẽ bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai hệ thống Odoo (phiên bản cộng đồng) và chi phí cài đặt phần mềm.
Chi phí phần mềm
Odoo Pricing (chi phí phiên bản cộng đồng Odoo) và Enterprise Pricing (chi phí phiên bản doanh nghiệp của Odoo) đều là những vấn đề cực kỳ quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét đang chuẩn bị xây dựng kế hoạch triển khai phần mềm Odoo với phiên bản cộng đồng hoặc phiên bản doanh nghiệp.
Quá trình vận hành, phát triển và các Module được tích hợp trong hệ thống ERP càng phức tạp bao nhiêu thì chi phí hệ thống ERP sẽ càng tăng cao bấy nhiêu. Dựa vào những điều này, Agency cung cấp giải pháp sẽ tính toán rõ ràng chi phí phân bổ nguồn lực, sau đó, họ sẽ gửi cho doanh nghiệp đầy đủ bảng báo giá hoặc đề xuất các hướng triển khai.
Ngoài ra, dù thực hiện dự án ở bất kỳ quy mô lớn hay nhỏ, doanh nghiệp cũng đều phải trả một số chi phí như: giá thành hệ thống, chi phí nhà cung cấp và tài nguyên, chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí hợp tác và nhiều loại chi phí khác,… Từ đó, nhà cung cấp sẽ xác định đầy đủ và chính xác chi phí phần mềm để thông báo rõ ràng cho doanh nghiệp.
Chi phí triển khai hệ thống Odoo
Chi phí triển khai hệ thống Odoo (phiên bản cộng đồng) bao gồm một số hạn mục như sau:
- Chi phí cho việc cài đặt phần mềm Odoo
- Chi phí quản lý máy chủ cũng như các Module
- Tùy chỉnh phù hợp nhất cho quy trình của từng công việc
- Xây dựng cơ sở cho hệ thống phân cấp
- Chi phí cho cấu hình phần mềm Odoo
- Các khoản chi phí cho hoạt động đào tạo triển khai và hỗ trợ sử dụng phần mềm
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý, chi phí triển khai hệ thống Odoo sẽ rất khác nhau phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh – sản xuất, lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động cũng như quy mô triển khai dự án của chúng ta.
Chi phí cài đặt Odoo
Trên thực tế, chi phí cài đặt phần mềm Odoo chính là một phần của chi phí triển khai Odoo và hoạt động này được tiến hành sau khi máy chủ phần mềm đã được thiết lập.
Chi phí cài đặt Odoo sẽ bao gồm một số hạn mục như sau:
- Cài đặt những gói Odoo
- Cài đặt PostgreSQL (tức hệ thống quản lý dữ liệu)
- Cài đặt Module của phần mềm Odoo trên máy chủ
Doanh nghiệp có thể lựa chọn tự mình cài đặt phần mềm Odoo hoặc liên hệ với các Agency chuyên nghiệp để được tư vấn và hỗ trợ.
Các chi phí khác trong việc triển khai Odoo
Giá thành hệ thống
Phiên bản Odoo mà doanh nghiệp lựa chọn sẽ quyết định mức giá thành hệ thống mà chúng ta phải trả. Trong trường hợp doanh nghiệp lựa chọn một hệ thống mã nguồn mở, mức chi phí cơ bản sẽ dễ dàng thay đổi bởi những dịch vụ, tích hợp liên quan. Một điểm đặc biệt, giải pháp Odoo mã nguồn mở lại có chi phí cho giấy phép hoàn toàn miễn phí và chúng ta sẽ chi phải chi trả cho những tùy chỉnh trong quá trình sử dụng.
Chi phí các gói Odoo
Odoo ERP bao gồm 3 gói khác nhau: Một ứng dụng miễn phí, Tiêu chuẩn và Tùy chỉnh, được tính giá dựa trên số lượng người sử dụng. Với gói miễn phí, người dùng được phép sử dụng một module duy nhất miễn phí hoàn toàn, không giới hạn số lượng người dùng. Gói tiêu chuẩn sẽ cho phép sử dụng toàn bộ các tính năng của Odoo, và tính chi phí dựa trên người dùng. Chi phí sẽ là $9.1/tháng/người dùng nếu trả theo tháng và $7.25/tháng/người dùng nếu trả phí theo năm. Còn với gói tùy chỉnh, doanh nghiệp sẽ được tùy chỉnh tính năng sao cho phù hợp. Doanh nghiệp sẽ phải trả $13.6/tháng/người dùng và $10.9/tháng/người dùng.
Các tùy chỉnh
Tùy chỉnh Odoo là một yếu tố quan trọng khác khiến chi phí dự án có thể tăng lên, nếu ứng dụng trả phí bên ngoài phiên bản cộng đồng Odoo không có sẵn để đáp ứng các quy trình hoặc nhu cầu kinh doanh, thì ta cần phải tùy chỉnh phần mềm Odoo ERP ở mức độ phù hợp với doanh nghiệp các quy trình. Chi phí tùy chỉnh Odoo dựa trên sự phức tạp và nguồn lực liên quan. Dữ liệu càng lớn; giá càng tăng và ngược lại. Do đó, để giảm thiểu chi phí sử dụng Odoo, người ta có thể giảm thiểu các tùy chỉnh và thực hiện các quy trình Odoo tiêu chuẩn.
Nhà cung cấp & Tài nguyên
Chi phí triển khai Odoo cũng có thể khác nhau dựa trên nhà cung cấp và tài nguyên của nó, nếu tài nguyên đó có trải nghiệm thấp hơn thì chắc chắn giá do nhà cung cấp báo giá sẽ thấp hơn. Do đó, điều quan trọng là bạn phải chọn được một đội ngũ với Odoo Experience thay vì giao dự án cho các freelancer hoặc nhà cung cấp có ít kinh nghiệm hơn.
Trong trường hợp doanh nghiệp quyết định triển khai hệ thống Odoo ngay trong công ty của mình thì chúng ta phải tính toán đến chi phí tuyển dụng nhân sự trong suốt quá trình, bao gồm: các chuyên gia về Odoo tư vấn, đội ngũ chuyên nghiệp hỗ trợ về kỹ thuật cũng như giải đáp những thắc mắc về các chức năng,… Mức phí nhà cung cấp sẽ có sự thay đổi tùy theo tính chất triển khai và tùy vào các dịch vụ mà chúng ta yêu cầu trong quá trình này. Ngoài ra, chi phí nhà cung cấp cũng sẽ thay đổi theo phí tư vấn, phát triển, chi phí tùy chỉnh hay phí thuê ngoài,… có liên quan đến quá trình triển khai hệ thống.
Phát triển module mới
Có một số trường hợp module mới cần được phát triển từ đầu vì không có module hiện có sẵn để bạn có thể thực hiện tùy chỉnh. Hãy nhớ rằng, chi phí sử dụng Odoo có thể khác so với loại module mới mà bạn muốn phát triển cho doanh nghiệp của mình.
Hỗ trợ & Bảo trì
Sau khi triển khai phần mềm, loại chi phí tiếp theo cực kỳ quan trọng, không thể thiếu chính là chi phí hỗ trợ và bảo trì.
Hàng năm, hệ thống Odoo của doanh nghiệp cần phải được nhà cung cấp bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ trong việc sao lưu cho mọi hoạt động đã diễn ra trên hệ thống. Hầu hết chi phí hỗ trợ và bảo trì phần mềm Odoo cho doanh nghiệp sẽ chiếm khoảng 10 – 20% trên tổng chi phí của dự án. Trong một số trường hợp phát sinh, doanh nghiệp cần trực tiếp trao đổi với nhà cung cấp để có giải pháp thích hợp cũng như thống nhất về mức chi phí này một cách minh bạch, rõ ràng.
Phát triển
Doanh nghiệp có thể sẽ cần đến Odoo Development thông qua mô hình ở nước ngoài hoặc tại chỗ, chi phí tại chỗ có thể làm tăng chi phí sử dụng Odoo của bạn trong khi phát triển offshore có thể giảm chi phí. Bạn nên bắt đầu với việc phát triển offshore đối với các quy trình ít phức tạp hơn và đối với module phức tạp, bạn có thể liên hệ với đội ngũ nhà cung cấp Odoo gần vị trí của bạn để thực hiện giải pháp. Người ta cũng có thể giảm chi phí sử dụng Odoo bằng cách thực hiện phân tích yêu cầu kinh doanh thích hợp hoặc phân tích GAP tại chỗ trong giai đoạn đầu thay vì chi tiêu nhiều hơn về lâu dài cho tài nguyên tại chỗ.
Chi phí máy chủ Odoo
Chi phí máy chủ là một chi phí khác liên quan đến việc triển khai Odoo, do đó, người ta cần lưu ý loại máy chủ mà tổ chức đang chọn bao gồm cơ sở hạ tầng… máy chủ có thể thay đổi dựa trên các module hoặc người dùng sẽ sử dụng phần mềm như các tổ chức lớn đang triển khai phần mềm Odoo, chi phí có thể cao hơn và đối với các doanh nghiệp nhỏ, nơi việc sử dụng phần mềm Odoo ít hơn, chi phí có thể thấp hơn.
Chi phí cho giấy phép sử dụng
Lý do đặt phần này xuống cuối cùng là để cho bạn thấy rằng tất cả chi phí ở trên sẽ không đổi nếu bạn đang sử dụng phiên bản cộng đồng hoặc phiên bản Enterprise. Mặc dù trên hết nếu bạn đang sử dụng Odoo Enterprise Edition thì chi phí bổ sung liên quan là chi phí cấp phép và chi phí Ứng dụng mà bạn mua từ Odoo. Có nhiều phiên bản khác nhau của phiên bản Odoo Enterprise như Odoo tại cơ sở, trực tuyến và Odoo.sh (Một nền tảng hosting của Odoo) dựa trên phiên bản bạn chọn, giá cấp phép có thể khác nhau. Ngoài ra, tùy vào các quốc gia, vùng lãnh thổ khác nhau, giá của phiên bản Odoo Enterprise cũng có thể khác nhau.
Các yếu tổ ảnh hưởng đến chi phí triển khai Odoo
Chi phí triển khai Odoo theo lĩnh vực kinh doanh
Điều đầu tiên chúng ta cần đề cập đến của chi phí triển khai Odoo là lĩnh vực kinh doanh. Mỗi công ty sẽ có những ngành nghề kinh doanh khác nhau và quy trình xử lý công việc nhau như: Dịch vụ, Hàng hóa, y tế,… Chính vì thế, tùy thuộc vào từng lĩnh vực mà chi phí sẽ khác nhau.
Lĩnh vực dịch vụ
Dịch vụ được xem là ngành kinh tế có nhiều đặc thù khác biệt so với các ngành sản xuất khác bởi sản phẩm của ngành dịch vụ không có hình thái vật chất, không có quá trình nhập, xuất kho, chất lượng sản phẩm nhiều khi không ổn định. Những yếu tố đặc thù của ngành dịch vụ có ảnh hưởng mạnh mẽ đến công tác kế toán nói chung và công tác kế toán chi phí, doanh thu và kết quả kinh doanh dịch vụ nói riêng. Do đó chi phí triển khai Odoo cũng có sự khác biệt rõ ràng.
Lĩnh vực hàng hóa
Lĩnh vực hàng hóa bao gồm bán lẻ, bán buôn hay sản xuất,… Đây là lĩnh vực bao gồm nhiều quy trình chuẩn như: xuất kho, nhập kho, bán hàng, mua hàng,…
Thời gian triển khai
Thời gian triển khai Odoo cũng là một yếu tố quan trọng liên quan đến chi phí triển khai Odoo.
Triển khai Odoo là một quá trình chi tiết và tốn rất nhiều thời gian, có thể mất khoảng từ 6 tháng đến vài năm, tùy thuộc quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu chúng ta muốn rút ngắn thời gian thì chắc chắn, chúng ta sẽ phải tốn thêm chi phí để thuê thêm số lượng nhân viên lớn kỹ thuật hoặc chi phí khi đội ngũ này tăng ca, làm thêm ngoài giờ nhằm đáp ứng đúng tiến độ dự án mà vẫn đảm bảo tính hiệu quả cao.
Việc triển khai Odoo phiên bản cộng đồng có thể không yêu cầu quá nhiều tài nguyên, điều này sẽ làm giảm thời gian triển khai từ 1 năm xuống còn 7 tháng, không có nhiều tài nguyên do đó chi phí có thể giảm theo các mốc thời gian của dự án.
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp mà giá cả và chi phí của Odoo có thể khác nhau vì doanh nghiệp nhỏ có thể không bao gồm nhiều công ty hoặc quy trình phức tạp, một lần nữa phải mất thời gian từ 1 đến 3 tháng để triển khai phần mềm Odoo ERP.
Phiên bản Odoo sử dụng
Chi phí triển khai Odoo còn phụ thuộc rất lớn vào phiên bản Odoo sử dụng.
Odoo One App Free
Gói One App Free còn gọi là phiên bản Odoo 1 ứng dụng miễn phí, một lựa chọn khá phổ biến cho người dùng muốn trải nghiệm thử phần mềm. Phiên bản này cho phép chúng ta truy cập 1 ứng dụng miễn phí trên cơ sở dữ liệu được lưu trữ ở đám mây của Odoo Online. Phiên bản này miễn phí và cho phép số lượng người dùng không bị giới hạn.
Odoo Standard
Gói Standard hay phiên bản tiêu của của Odoo chính là một lựa chọn hợp lý dành cho phần lớn doanh nghiệp không có nhu cầu phát triển tùy chỉnh thêm. Phiên bản này cung cấp cho người dùng một cơ sở dữ liệu tiêu chuẩn được lưu trữ ở đám mây của Odoo Online. Chúng ta có thể dễ dàng cài đặt toàn bộ ứng dụng mà mình muốn. Mức giá của gói Odoo Standard là $7.25/người dùng/tháng.
Odoo Custom
Gói Custom hay phiên bản Odoo tùy chỉnh cực kỳ phù hợp với những doanh nghiệp đang phải quản lý nhiều chi nhánh, cửa hàng trên cùng một cơ sở dữ liệu duy nhất hoặc đang cần tùy chỉnh cơ sở dữ liệu Odoo với Odoo Studio cũng như phát triển việc tùy chỉnh (chỉ dành cho cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp được lưu trữ ở Odoo.sh hay Odoo On-Premise) và qua API.
Mức giá của gói Odoo Custom là $10.90/người dùng/tháng.
Chi phí thay đổi yêu cầu, phát triển và tích hợp
Chi phí thay đổi yêu cầu
Đây là chi phí phát sinh sau khi hai bên đã thống nhất nội dung tính năng phần mềm nhưng lại có những thay đổi sau đó. Chi phí này rất phức tạp và có thể rất tốn kém nếu doanh nghiệp không trình bày rõ yêu cầu và mong muốn của mình trước đó với nhà cung cấp.
Chi phí phát triển
Chức năng của hệ thống ERP tuy vượt trội nhưng vẫn sẽ không đủ để vận hành doanh nghiệp hiệu quả . Bạn sẽ cần phải bỏ ra một số chi phí trong khi phát triển báo cáo và chức năng tùy chỉnh để nhân viên thực hiện công việc hàng ngày và hàng tháng một cách dễ dàng, linh hoạt. Do đó, bạn có thể cần phải có nhân viên công nghệ thông tin tận tâm và có kỹ năng tùy chỉnh ERP cho các bộ phận khác nhau để đảm bảo rằng các quy trình và phân tích kinh doanh được thực hiện đúng thời gian.
Tích hợp
Chi phí tích hợp bao gồm việc cài đặt phần mềm và điều chỉnh nó theo quy trình và đặc thù của doanh nghiệp. Tuy nhiên, điều này sẽ liên quan đến mức độ phức tạp. Cụ thể, nếu doanh nghiệp đã có một hệ thống phần mềm cũ và muốn phát triển, chuyển sang hệ thống odoo ERP mới thì chi phí có thể sẽ thấp hơn so với việc công ty bạn chưa từng áp dụng một phần mềm nào vào quy trình của mình.
Theo truyền thống, bước tích hợp này được chia thành nhiều giai đoạn bao gồm phát triển, thử nghiệm và bắt đầu sử dụng.
Đừng đánh giá thấp sự hỗ trợ mà đối tác sẽ phải cung cấp cho bạn và thời gian để dành cho dự án của bạn: các cuộc họp chỉ đạo, giám sát và tương tác,… chắc chắn sẽ giúp bạn triển khai phần mềm Odoo thành công hơn.
Chi phí nâng cấp, bảo trì
Chi phí nâng cấp
Cũng giống như tất cả các chương trình phần mềm khác, hệ thống Odoo ERP cũng yêu cầu nâng cấp định kỳ, để không trở nên lỗi thời. Bạn nên xem xét tần suất bạn muốn nâng cấp hệ thống Odoo ERP của mình, từ đó có thể dự đoán chi phí trong tương lai mà bạn cần để hệ thống của bạn chạy trơn tru.
Chi phí bảo trì
Đây là chi phí sẽ được chi trả hàng năm để phục vụ việc bảo trì phần mềm hoặc hỗ trợ cho trợ giúp và sao lưu cho hoạt động của ERP từ phía nhà cung cấp sau quá trình triển khai. Do đó, đây có thể được xem là chi phí cuối cùng liên quan đến việc triển khai ERP. Hầu hết chi phí bảo trì hoặc chi phí hỗ trợ sẽ bằng 10 – 20% tổng chi phí dự án. Các trường hợp hỗ trợ phát sinh khi có một số vấn đề với ERP mà bạn sẽ phải liên hệ với nhà cung cấp để có giải pháp.
Chi phí đào tạo
Như đã đề cập bên trên, hệ thống ERP là một ứng dụng phần mềm phức tạp, vì vậy nhân viên của bạn sẽ cần được đào tạo để có thể sử dụng dễ dàng và hiệu quả. Nhà cung cấp ERP của bạn, hoặc đối tác triển khai ERP, cũng có thể cung cấp cho bạn các khóa đào tạo bổ sung theo yêu cầu sau này, trong trường hợp nội dung chuyên ngành hoặc khi bạn cần giải quyết các vấn đề cụ thể. Trong mọi trường hợp, bạn sẽ cần phải tính các chi phí bổ sung này vào bản kế hoạch của mình.
Kết luận
Chi phí triển khai Odoo có thể dao động từ vài đô la đến hàng nghìn đô la nhưng các yếu tố chính xác định giá và chi phí của Odoo là thời gian, nguồn lực được phân bổ, phương pháp luận của nhà cung cấp và triển khai. So với các phần mềm độc quyền khác, chi phí triển khai của Odoo thấp hơn rất nhiều vì Odoo sở hữu cộng đồng mạnh mẽ và các module có sẵn có thể đáp ứng đủ mục đích, yêu cầu của doanh nghiệp.
Là đối tác Bạc hàng đầu của Odoo tại Việt Nam, Magenest cung cấp các giải pháp Odoo giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí đầu tư, vận hành và tiết kiệm thời gian. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẽ phân tích, tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất với thực trạng của Doanh nghiệp. Từ đó, Magenest sẽ đưa ra báo giá đầy đủ và chi tiết. Truy cập ngay trang web dưới đây để tìm hiểu dịch vụ Odoo và liên hệ nhận báo giá miễn phí từ Magenest!
