Trong nhiều hội thảo, nghiên cứu về công nghệ, vai trò của lãnh đạo trong chuyển đổi số luôn được đặt lên hàng đầu. Do chuyển đổi số được coi là hoạt động chiến lược của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp có thể quản trị và vận hành hiệu quả hơn. Tuy nhiên, không phải bất kỳ người lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng có đủ kiến thức nền tảng về công nghệ để đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi số diễn ra thành công.
Vậy người lãnh đạo cần có những năng lực gì? Và vai trò của họ trong chuyển đổi số như thế nào?
Năng lực cần có của lãnh đạo trong chuyển đổi số
Lãnh đạo cần có nhận thức đúng về chuyển đổi số
Việc cố gắng thực thi, chạy theo phong trào mà không có kiến thức nền tảng về chuyển đổi số thì đa phần đều dẫn đến thất bại. Mà thất bại của doanh nghiệp sẽ để lại nhiều hậu quả như hao phí tài nguyên và nguồn lực doanh nghiệp, đánh mất cơ hội và thời gian, quan trọng nhất là niềm tin của cả ban lãnh đạo và nhân viên trong công ty đều sụp đổ.
Để có thể nhận thức đầy đủ và đúng đắn về chuyển đổi số, người lãnh đạo không cần phải là chuyên gia công nghệ thông tin hay một lập trình viên tài giỏi. Nhận thức đúng xuất phát từ việc thấu hiểu khách hàng của công ty và cách ứng dụng công nghệ để đem lại một trải nghiệm tốt hơn cho họ.
Nhận thức đúng cũng có thể xuất phát từ các vấn đề trong quản trị nội bộ gặp phải. Ứng dụng công nghệ có thể làm được gì để cải thiện quy trình làm việc? Liệu công nghệ có thể tối ưu hoá được thời gian sản xuất, phục vụ được nhiều khách hàng hơn hay không? Và quan trọng nhất là việc chuyển đổi số có giúp ích trong việc quản trị dữ liệu hiện có của doanh nghiệp không? Ngoài ra, nhận thức về mối quan hệ của con người và công nghệ cũng quan trọng không kém. Công nghệ có giúp cải thiện chất lượng công việc, tăng năng suất lao động mà không ảnh hưởng đến đời sống vật chất và tinh thần của nhân viên không?
Tất nhiên, mỗi doanh nghiệp sẽ gặp các vấn đề khác nhau. Do đó, nhận thức về chuyển đổi số sẽ không dừng lại ở các điểm nêu trên. Nhà lãnh đạo cần bám sát vào thực trạng và mục tiêu của doanh nghiệp để xác định phương hướng và xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp nhất.
Tư duy hệ thống
Tư duy hệ thống là sự thấu hiểu của lãnh đạo đối với quy trình làm việc và kỹ năng sắp xếp công việc nhằm tạo nên sự gắn kết giữa các cá nhân, phòng ban trong toàn bộ quá trình vận hành doanh nghiệp.
Ví dụ như mỗi phòng ban, cá nhân đều có nghiệp vụ đặc thù không giống nhau, dẫn đến xu hướng làm việc ưu tiên lợi ích của bản thân lên đầu mà không quan tâm đến công việc của người khác thường xuyên diễn ra. Điều này khiến sự liên kết giữa các đồng nghiệp không chặt chẽ, gây ra tình trạng phát sinh công việc hoặc không nắm rõ thông tin ở các mảng khác nhau. Tư duy hệ thống giúp lãnh đạo nắm bắt được vấn đề và sự kết nối giữa các giao điểm chung, tạo ra quy trình vận hành hiệu quả nhất.
Ngoài ra, với tư duy hệ thống, quy trình vận hành được tinh gọn, khoa học còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các xung đột, tối ưu nguồn lực, thời gian, kinh phí và nhân lực. Do đó, khi ứng dụng chuyển đổi số và tự động hóa hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có tư duy hệ thống. Từ đó, doanh nghiệp có thể chuyển đổi số thành công cũng như sở hữu hệ thống quy trình hiệu quả cao, phù hợp nhất.
Tầm nhìn chiến lược dài hạn
Chuyển đổi số không phải là bài toán ngắn hạn, chuyển đổi số chính là chiến lược lâu dài nhằm thay đổi mô hình kinh doanh, cập nhật, đón đầu và tạo ra cách hoạt động mới cho doanh nghiệp.
Điều này đòi hỏi người lãnh đạo cần có tầm nhìn chiến lược, năng lực thấu hiểu, nắm rõ nhu cầu và khao khát chinh phục thị trường. Từ đó, động lực đầu tư và thực thi chuyển đổi số mới trở nên quyết liệt hơn.
Thực tế cho thấy nhu cầu của khách hàng về sản phẩm và dịch vụ trong những năm gần đây ngày một tăng cao. Do đó, tốc độ, chất lượng, sự tận tâm và minh bạch trong sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp trở thành yếu tố quan trọng giúp giữ vững mối quan hệ giữa doanh nghiệp với khách hàng. Còn từ phía nội bộ doanh nghiệp, các mong đợi về hiệu quả trong quá trình quản trị, đổi mới sáng tạo, hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị trường của các cổ đông và ban lãnh đạo cũng quan trọng không kém. Vậy nên, ứng dụng công nghệ trong kinh doanh, quản lý chính là phương án khả thi nhất để có thể thỏa mãn được cả hai nhu cầu này.
Tất cả điều này đều cần tầm nhìn chiến lược của lãnh đạo để dẫn dắt và định hướng đội ngũ của mình. Không có tầm nhìn chiến lược, chuyển đổi số sẽ chỉ dừng ở bước số hoá một vài khâu, quy trình nhất định hoặc chỉ ứng dụng công nghệ để giải quyết được các bài toán trước mắt mà thôi.
Quản trị dự án chuyển đổi số
Nếu coi chuyển đổi số là một dự án tổng thể thì dự án này bao gồm nhiều khâu, công đoạn và các dự án nhỏ trong đó. Để dự án tổng thể có thể thành công, các dự án nhỏ cần phải triển khai đồng bộ, nhịp nhàng và có sự liên kết chặt chẽ với nhau. Điều này cũng đòi hỏi người lãnh đạo phải có các kỹ năng quản lý, khả năng giám sát chi tiết và kiểm thử liên tục.
Mặc dù là dự án nội bộ nhưng nếu người lãnh đạo không có các kỹ năng trên, dự án mang tính chiến lược này hoàn toàn có thể thất bại, gây ảnh hưởng đến uy tín của người lãnh đạo doanh nghiệp cũng như niềm tin đối với các dự án công nghệ khác.
Vậy nên, việc xây dựng một quy trình, phân bổ nhân lực, nguồn lực, công việc, tiến độ, quản lý chất lượng dự án chuyển đổi số là điều cực kỳ cần thiết. Ví dụ như khi doanh nghiệp triển khai ERP, người lãnh đạo cần phải xây dựng quy trình triển khai ERP hiệu quả để có thể phối hợp được các phòng ban và nhân lực chính tham gia dự án. Từ đó, có thể giảm thiểu việc thất bại gây tiêu tốn nguồn vốn, thời gian và công sức nội bộ. Để làm được điều này đồng nghĩa với việc áp lực đè nặng lên nhà lãnh đạo cũng tăng gấp nhiều lần.
Vai trò của lãnh đạo trong chuyển đổi số
Trước khi chuyển đổi số, đa phần các lãnh đạo đều cho rằng việc chuyển đổi số chỉ đơn thuần là đầu tư vào công nghệ để tối ưu hoá các hoạt động vận hành nhưng thực tế lại hoàn toàn không phải. Chuyển đổi số thực chất xuất phát từ tầm nhìn và định hướng của lãnh đạo trong việc phát triển doanh nghiệp dài hạn. Vai trò của lãnh đạo trong chuyển đổi số rất quan trọng bởi vì chuyển đổi số, như nhắc đến ở trên, không chỉ cải tiến chất lượng, tốc độ quy trình vận hành, hiệu quả trong việc phối hợp nguồn nhân lực hay đem lại trải nghiệm tốt hơn đối với khách hàng mà còn là một mô hình kinh doanh hoàn toàn mới, bắt kịp thời đại, đáp ứng được nhu cầu trong tương lai.
Vậy, người lãnh đạo cần phải làm gì để có thể triển khai dự án chuyển đổi số hiệu quả?
Đặt câu hỏi đúng thay vì chỉ cung cấp câu trả lời đúng
Thông thường, với các doanh nghiệp đã hình thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh và hoạt động trong thời gian đủ dài, vai trò của người lãnh đạo chỉ chủ yếu tập trung giải quyết các vấn đề và thắc mắc cho đội ngũ quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, vai trò của người lãnh đạo trong chuyển đổi số lại hoàn toàn khác, ngoài việc cung cấp các câu trả lời đúng, đặt ra đúng câu hỏi mới thật sự quan trọng.
Lí do là bởi các doanh nghiệp ngày nay cần phải đủ nhanh nhạy và sáng tạo, có thể bắt kịp những thay đổi và thị trường, thậm chí là khả năng tạo ra nhu cầu mới cho thị trường. Điển hình như sự ra đời máy nghe nhạc IPod của Apple, Steve Job đã nói “Tôi muốn khách hàng có thể lưu 1000 bài hát của họ vào chiếc Ipod”. Đề nghị đó vừa có thể được xem như mục tiêu của sản phẩm cũng vừa là vấn đề của khách hàng trong thời gian đó, thời điểm mà máy nghe nhạc chỉ cho phép người nghe thưởng thức một số lượng bài hát hạn chế được ghi sẵn trong đĩa compact hoặc băng cát sét.
Quản trị sự thay đổi
Trước khi kỷ nguyên số bùng nổ, câu chuyện mà lãnh đạo thường xuyên phải tham gia vào mọi vấn đề, sự việc trong tổ chức vốn là điều hiển nhiên. Tuy nhiên, giờ đây, năng lực quản trị sự thay đổi của lãnh đạo doanh nghiệp mới chính là yếu tố cần thiết nhất. Bởi, tác động của ngành công nghiệp 4.0 khiến các doanh nghiệp cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ, đòi hỏi sự thích ứng với những thay đổi từ công nghệ số đem lại, từ đó mới có thể duy trì và phát triển doanh nghiệp.
Ví dụ như sự thay đổi trong thói quen của khách hàng. Điển hình là xu hướng sử dụng và tiếp cận thông tin mới khiến các bộ phận marketing của doanh nghiệp phải bám sát và lắng nghe khách hàng trên mọi nền tảng số (Facebook, Instagram), hay trên mọi thiết bị (smartphone, desktop, tablet).
Ngoài ra, các nền tảng như Facebook hay Google cũng thường xuyên thay đổi thuật toán, vì vậy, nếu chiến lược marketing của doanh nghiệp không theo kịp những thay đổi này thì sẽ không tránh nổi những tổn thất về ngân sách quảng cáo cũng như hiệu quả đem lại không cao như kỳ vọng. Hay cụ thể hơn, khách hàng thường xuyên duyệt web trên điện thoại nhiều hơn máy tính, do vậy, cách tổ chức các đội ngũ phát triển sản phẩm, marketing cũng phải thay đổi để có thể đáp ứng được khách hàng trên từng thiết bị riêng biệt.
Hỗ trợ nhân viên thích nghi với chuyển đổi số
Một thống kê của McKinsey cho biết: Tốc độ chuyển đổi số doanh nghiệp sẽ tăng 1.4 lần nếu như nhân viên cảm thấy rằng mình được trao quyền đóng góp vào quá trình chuyển đổi số. Yếu tố quan trọng trong việc trao quyền này là cung cấp các nguồn lực và công cụ đầy đủ để tạo ra các kỹ năng thích ứng cần thiết cho nhân viên.
Các cách để có hỗ trợ nhân viên thích nghi với chuyển đổi số hiệu quả:
- Tổ chức các hội thảo nội bộ để đào tạo nhân viên về kế hoạch chuyển đổi số.
- Xây dựng các module tự học trực tuyến để đào tạo nhân viên về các hệ thống, công cụ, quy trình mới.
- Các chương trình đào tạo kỹ năng vận hành hệ thống cho nhân viên và hỗ trợ xây dựng quy trình vận hành chuẩn hóa.
- Cần có các kế hoạch dự phòng trong trường hợp có nhân viên luân chuyển, nghỉ việc hoặc không tham gia dự án chuyển đổi số nữa.
Đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu
Dữ liệu chính là chìa khoá chính trong việc đưa ra quyết định bởi “con số không biết nói dối”. Lãnh đạo có thể dựa vào các thông tin mà hệ thống hiển thị để quyết định một cách công bằng và sáng suốt nhất.
Ví dụ như khi sử dụng hệ thống quản lý nhân viên, người lãnh đạo có thể hiểu được quyết định nào có thể tự động hoá hoặc uỷ thác cho các cấp dưới. Từ đó, quy trình làm việc sẽ được tinh gọn, tối giản cho cả cấp nhân viên lẫn cấp quản lý. Điều này cũng góp phần tăng năng suất làm việc của từng cá nhân, đảm bảo an toàn cho người lao động cũng như quản lý rủi ro cho công ty.
Và quan trọng nhất, công cụ quản lý giúp ban lãnh đạo có thể xem xét kỹ lưỡng hơn về các chiến lược nào đang hoạt động hiệu quả, lĩnh vực nào cần phải cải thiện và làm sao để thành công trong việc tối ưu hoá các khả năng trên.
Kết luận
Tất nhiên, sẽ vẫn còn nhiều năng lực và vai trò lãnh đạo khác chưa kể tên trong quá trình chuyển đổi số. Như đầu bài viết đã nêu, đa phần các lãnh đạo doanh nghiệp đều không có nhiều kiến thức về công nghệ thông tin, nhưng với thời thế hiện nay, việc chuyển đổi số là điều chắc chắn phải triển khai và các lãnh đạo doanh nghiệp hầu như không có lý do gì để đứng ngoài xu hướng này. Vậy nên, hi vọng qua bài viết này, các nhà lãnh đạo có thể đánh thức được các năng lực tiềm ẩn trong bản thân và nhìn nhận đúng vấn đề để có thể triển khai thành công dự án chuyển đổi số.
