Trong thị trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý quy trình bán hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng để thành công. Odoo Sales là một phần mềm quản lý bán hàng toàn diện được phát triển bởi Odoo, mang đến cho các doanh nghiệp các công cụ và tính năng cần thiết để tối ưu hóa quá trình bán hàng và nâng cao hiệu suất kinh doanh.
Mục lục
Giới thiệu về Odoo Sales
Odoo là một hệ thống quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) mã nguồn mở và mạnh mẽ. Được phát triển bởi Odoo S.A., phần mềm này cung cấp một loạt các ứng dụng và module tích hợp như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý kho, bán hàng, tiếp thị và nhiều hơn nữa.
Odoo Sales là một trong số các ứng dụng hàng đầu của Odoo, tập trung vào quản lý quá trình bán hàng và quản lý đơn hàng. Với Odoo Sales, các doanh nghiệp có thể tổ chức và quản lý hoạt động bán hàng của mình một cách hiệu quả từ việc tạo hồ sơ khách hàng, tạo đơn hàng, quản lý sản phẩm, đến theo dõi trạng thái đơn hàng và báo cáo doanh số.
Với sự kết hợp của tính năng mạnh mẽ và tích hợp toàn diện, Odoo Sales đã trở thành một giải pháp quản lý bán hàng hàng đầu được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng cao hiệu quả bán hàng và tạo mối quan hệ khách hàng tốt nhất. Trong đó phải kể đến các điểm mạnh của Odoo Sales như:
- Tích hợp toàn diện: Odoo Sales tích hợp tốt với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái của Odoo như quản lý kho, tài chính và nhân sự. Điều này giúp đồng bộ thông tin và tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện và liền mạch cho doanh nghiệp.
- Quản lý khách hàng hiệu quả: Odoo Sales cho phép tạo hồ sơ khách hàng, theo dõi lịch sử mua hàng và tương tác với khách hàng một cách chi tiết. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.
- Quản lý đơn hàng linh hoạt: Odoo Sales cho phép tạo và quản lý đơn hàng một cách dễ dàng. Tất cả các thành viên đều có thể theo dõi trạng thái đơn hàng, quản lý sản phẩm và giá cả, tính toán tự động thuế và chi phí vận chuyển, đồng thời cung cấp thông báo và cập nhật đến khách hàng về tiến trình đơn hàng của họ.
- Báo cáo và phân tích thông tin: Odoo Sales cung cấp các công cụ báo cáo và phân tích để bạn có thể xem thông tin doanh số bán hàng, hiệu suất bán hàng và khách hàng, thông tin thống kê và xu hướng bán hàng. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược dựa trên dữ liệu và số liệu chính xác.
Tính năng nổi bật của Odoo Sales
Bán hàng hiệu quả hơn
Odoo Sales giúp tăng cường hiệu suất bán hàng của bạn. Với giao diện người dùng hiện đại, Odoo Sales cung cấp một trải nghiệm trực quan và nhanh chóng cho người bán hàng. Tất cả thông tin cần thiết được hiển thị đúng tại vị trí bạn cần. Khả năng sử dụng trên di động cũng là một điểm mạnh của Odoo Sales. Bạn có thể sử dụng giao diện di động để bán hàng khi đang di chuyển mà không bị cố định ở một chỗ.
Với Odoo Sales, bạn cũng có thể giảm thiểu thao tác nhập dữ liệu. Bạn có thể gửi báo giá chỉ trong vài cú nhấp chuột. Chức năng chuyển đổi báo giá thành đơn đặt hàng và hóa đơn từ cùng một màn hình giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc. Đồng thời, tích hợp với ứng dụng CRM giúp bạn quản lý quy trình bán hàng từ việc xác định tiềm năng đến việc hoàn tất, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khách hàng tiềm năng nào.
Tạo báo giá chuyên nghiệp
Để tạo ra những báo giá chuyên nghiệp, Odoo Sales cung cấp các công cụ và tính năng hữu ích. Hai công cụ mà Odoo tạo riêng cho việc báo giá bao gồm Xây dựng báo giá (Quotation Builder) và Mẫu báo giá (Quotation Template). Với công cụ Xây dựng báo giá, bạn có thể tạo ra những báo giá chất lượng chỉ trong vài giây. Bạn có thể sử dụng các sản phẩm đã được xác định trước, danh sách giá và mẫu để giúp nhân viên bán hàng làm việc hiệu quả hơn. Việc tạo báo giá trở nên đơn giản và nhanh chóng. Còn công cụ mẫu báo giá cho phép bạn thiết kế những mẫu báo giá tùy chỉnh chỉ trong vài cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo và lưu trữ các mẫu báo giá theo ý muốn, từ đó tiết kiệm thời gian và nâng cao đồng nhất trong việc tạo báo giá.
Về tính năng, Odoo Sales có 3 tính năng giúp việc báo giá trở nên thuận tiện và chuyên nghiệp.
- Đầu tiên, Odoo cho phép bạn gửi hóa đơn Pro-forma cho khách hàng. Hóa đơn Pro-forma giúp khách hàng có cái nhìn rõ ràng về chi phí và dịch vụ mà bạn cung cấp.
- Thứ hai, tính năng Upselling của Odoo Sales được tối ưu hóa để giúp công ty của bạn bán được nhiều hơn. Bạn có thể đề xuất tùy chọn bổ sung, sản phẩm phụ, áp dụng các khuyến mãi và giảm giá để kích thích khách hàng mua sắm nhiều hơn. Điều này giúp tăng doanh thu và tăng cường mối quan hệ với khách hàng.
- Cuối cùng, với chữ ký điện tử (Electronic Signature), bạn có thể bán hàng nhanh chóng hơn bằng cách cho phép khách hàng xem xét và ký báo giá của bạn trực tuyến. Không cần phải mất nhiều thời gian và công sức để gặp gỡ và trao đổi giấy tờ, việc ký báo giá trở nên đơn giản và tiện lợi hơn bao giờ hết.
Dễ dàng quản lý đơn hàng và hợp đồng
Với việc quản lý đơn hàng và hợp đồng, Odoo Sales cung cấp những tính năng hữu ích giúp bạn tổ chức và theo dõi các hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Trong đó, 5 tính năng nổi trội nhất phải kể đến tính năng Sale Orders, Manage Invoicing from Sales Orders, Customer Portal, Order-Specific Routes, và Contracts.
Đơn đặt hàng bán hàng (Sales Orders) cho phép bạn chuyển đổi báo giá thành đơn đặt hàng bán hàng chỉ trong một cú nhấp chuột. Bạn cũng có thể cho phép khách hàng tự thực hiện việc này thông qua báo giá trực tuyến và Odoo eSign. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính linh hoạt trong quy trình bán hàng. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa đơn đặt hàng, bán các bộ sản phẩm và gửi đơn hàng một phần nếu cần thiết.
Quản lý thanh toán từ đơn đặt hàng bán hàng (Manage Invoicing from Sales Orders) cho phép bạn lập hóa đơn dựa trên số lượng đã đặt hàng hoặc đã giao hàng, dựa trên thời gian và nguyên vật liệu. Bạn có thể quản lý điều khoản thanh toán theo từng khách hàng hoặc từng hóa đơn. Đồng thời, Odoo Sales cung cấp khả năng theo dõi và theo dõi tình trạng của hóa đơn một cách dễ dàng.
Cổng thông tin khách hàng (Customer Portal) cho phép khách hàng truy cập vào một cổng thông tin trực tuyến để xem báo giá, đơn đặt hàng bán hàng và theo dõi tình trạng của đơn hàng giao hàng theo thời gian thực. Điều này giúp tăng tính minh bạch và tương tác với khách hàng.
Odoo Sales cũng cung cấp tính năng Lộ trình cụ thể cho đơn đặt hàng (Order-Specific Routes). Bạn có thể áp dụng các lộ trình đặc biệt từ các dòng đơn hàng như giao hàng trực tiếp, cung cấp lại khi có đơn đặt hàng và nhiều hơn nữa. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giao nhận hàng hóa.
Tính năng hợp đồng (Contracts) cho phép bạn theo dõi từng giai đoạn của hợp đồng như lập hóa đơn, gia hạn và upselling. Odoo Sales tích hợp hoàn toàn với Odoo Subscriptions để quản lý các hóa đơn định kỳ như thành viên hoặc hợp đồng dịch vụ. Bạn cũng có thể tạo các mô hình hợp đồng tùy chỉnh để đáp ứng các yêu cầu riêng của bạn.
Tối ưu hóa giao tiếp
Giao tiếp giữa các phòng ban, giữa công ty với khách hàng và đối tác là yếu tố quan trọng trong quá trình bán hàng và quản lý doanh nghiệp. Odoo Sales cung cấp nhiều tính năng để giúp tối ưu hóa giao tiếp và cải thiện hiệu quả làm việc, từ việc lên lịch hoạt động và tự động hóa các đơn hàng, đến theo dõi các trao đổi về đơn hàng qua email.
Đầu tiên, Odoo giúp theo dõi các báo giá và đơn hàng quan trọng chỉ trong một cú nhấp chuột bằng tính năng lên lịch hoạt động (Schedule Activities). Bạn có thể lên lịch hoạt động như cuộc gọi điện, gửi email, gặp gỡ khách hàng và nhận thông báo dựa trên các hoạt động liên quan. Điều này giúp bạn tổ chức công việc và không bỏ sót bất kỳ hoạt động quan trọng nào. Bên cạnh đó, Quy tắc Liên doanh (Inter-Companies Rules) lại cho phép bạn tự động sao chép đơn đặt hàng và đơn mua trong môi trường đa công ty. Bạn có thể thiết lập quy tắc để chia sẻ thông tin và dữ liệu giữa các công ty trong mạng lưới liên doanh của bạn. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo thông tin được truyền tải một cách chính xác và nhanh chóng.
Odoo cũng giúp việc quản lý các email trao đổi về đơn hàng được dễ dàng, tránh trường hợp các thông tin quan trọng bị bỏ qua. Cổng gửi email (Email Gateways) cho phép bạn xem tất cả các email của bạn tự động được đính kèm với đơn đặt hàng khách hàng tương ứng. Điều này giúp bạn dễ dàng truy vết và theo dõi các cuộc trò chuyện và thương lượng với khách hàng. Bạn có thể dễ dàng truy cập vào lịch sử email và có cái nhìn tổng quan về tất cả các tương tác với khách hàng. Ngoài ra, Email On-Boarding cho phép bạn tạo mẫu email cho các sản phẩm cụ thể để cung cấp thông tin liên quan đến người mua như hướng dẫn sử dụng sản phẩm, nhắc nhở dịch vụ hoặc thông báo về các cập nhật mới. Điều này giúp bạn tương tác với khách hàng một cách hiệu quả và đảm bảo họ nhận được thông tin cần thiết.
Duy trì sản phẩm, giá cả và vận chuyển
Để duy trì sản phẩm và giá cả một cách hiệu quả, Odoo Sales cung cấp những tính năng phù hợp với các mục đích, từ Quản lý sản phẩm, đến Quản lý giá cả, và Quản lý vận chuyển.
Đâu tiên, Odoo Sales cung cấp các tính năng quản lý sản phẩm để giúp bạn duy trì và hiển thị đầy đủ thông tin về sản phẩm của mình. Bạn có thể tạo và cấu hình các biến thể sản phẩm, cho phép bạn đáp ứng đa dạng yêu cầu của khách hàng với các thuộc tính như kích thước, màu sắc, hoàn thiện và nhiều hơn nữa. Ngoài ra, bạn cũng có thể tùy chỉnh sản phẩm theo yêu cầu cụ thể của khách hàng thông qua cấu hình sản phẩm. Điều này giúp bạn linh hoạt trong việc quản lý danh mục sản phẩm và tăng cường tương tác với khách hàng.
Bên cạnh đó, với Odoo Sales, bạn có thể quản lý giá cả một cách dễ dàng và linh hoạt. Danh sách giá cho phép bạn tính toán giá chính xác dựa trên điều kiện của khách hàng. Bạn có thể thêm danh sách giá vào từng sản phẩm tùy thuộc vào đối tượng khách hàng và tự động áp dụng danh sách giá dựa trên các điều kiện đặt hàng như số lượng và thời gian. Ngoài ra, Odoo Sales cũng cung cấp các tính năng chiết khấu, cho phép bạn áp dụng các chính sách giá cả và chiết khấu đặc biệt cho khách hàng. Bạn có thể quyết định xem liệu chiết khấu có nên hiển thị hay không, đảm bảo tính linh hoạt và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, phiếu giảm giá cho phép bạn tạo mã giảm giá tùy chỉnh cho danh sách giá và cho phép khách hàng kích hoạt giảm giá khi mua hàng. Điều này giúp bạn thực hiện các chương trình khuyến mãi và tăng cường tương tác với khách hàng.
Cuối cùng, trong việc quản lý vận chuyển, Odoo Sales cung cấp các tính năng giúp bạn thực hiện các hoạt động vận chuyển một cách thuận tiện. Bạn có thể tính toán chi phí vận chuyển dựa trên các biến số như trọng lượng, khối lượng, số lượng, biên lợi nhuận và địa chỉ giao hàng. Điều này giúp bạn xác định và áp dụng chi phí vận chuyển phù hợp cho từng đơn hàng. Odoo Sales cũng tích hợp với các dịch vụ vận chuyển bên thứ ba như UPS, DHL, FedEx, USPS, Bpost, Easypost, giúp bạn dễ dàng tính toán chi phí, in nhãn vận chuyển và theo dõi đơn hàng của bạn.
Báo cáo trực quan
Odoo Sales cung cấp nhiều báo cáo trực quan và chi tiết, cho phép bạn theo dõi hiệu suất kinh doanh, quản lý hoạt động bán hàng, phân tích đơn hàng và hóa đơn, theo dõi quá trình báo giá và xem các báo cáo chung về doanh số, sản phẩm và khách hàng. Điều này giúp bạn có cái nhìn toàn diện về quá trình bán hàng và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin phân tích chi tiết. Các loại báo cáo quan trọng nhất trong Odoo bao gồm 5 loại.
- KPIs có thể theo dõi (Trackable KPIs): Odoo Sales cho phép bạn dễ dàng theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPIs) quan trọng. Bạn có thể theo dõi thông tin như tổng số tiền đã lập hóa đơn, doanh số theo quốc gia, nhân viên bán hàng hoặc nhóm bán hàng, tỷ lệ churn, MRR (Monthly Recurring Revenue), giá trị suốt đời, tỷ lệ CAC (Customer Acquisition Cost), nâng cấp/giảm cấp và nhiều hơn nữa. Điều này giúp bạn đánh giá và theo dõi hiệu suất kinh doanh của mình một cách đáng tin cậy.
- Hoạt động tiếp theo (Next Activities): Odoo Sales cung cấp tổng quan đầy đủ về tất cả các hoạt động bán hàng và hành động tiếp theo cần thực hiện. Bạn có thể xem thông tin về các cuộc gọi, cuộc họp, nhiệm vụ bán hàng và dữ liệu hiệu suất để giúp bạn quản lý và theo dõi tình hình công việc của nhóm bán hàng.
- Phân tích đơn hàng và hóa đơn (Sales and Invoicing Analysis): Odoo Sales cung cấp khả năng xem tổng quan về doanh thu, lợi nhuận và chi tiết về đơn hàng và hóa đơn. Bạn có thể phân tích và so sánh doanh thu từ các nguồn khác nhau, theo dõi lợi nhuận và xem chi tiết về các đơn hàng và hóa đơn đã được tạo ra. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh và quản lý tài chính một cách hiệu quả.
- Phân tích báo giá (Quotation Analysis): Odoo Sales cho phép bạn theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá thành đơn đặt hàng. Bạn có thể xem báo cáo chi tiết về các báo giá đã gửi và đã được chấp nhận. Điều này giúp bạn đánh giá hiệu quả của quy trình báo giá và cải thiện quá trình chuyển đổi đơn hàng.
- Báo cáo chung (General Reports): Odoo Sales cung cấp các báo cáo thông tin chi tiết về doanh số, sản phẩm, khách hàng và nhiều khía cạnh khác của quá trình bán hàng. Bạn có thể xem thông tin chi tiết về doanh số theo thời gian, danh sách sản phẩm bán chạy nhất, thông tin khách hàng và nhiều hơn nữa. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định dựa trên thông tin phân tích chính xác.
Khả năng tích hợp với nhiều hệ thống và công cụ
Odoo Sales có thể tích hợp với nhiều hệ thống và công cụ quan trọng để tăng cường hiệu suất và linh hoạt trong quá trình bán hàng. Nổi bật phải kể đến việc Odoo Sales tích hợp dữ liệu bán hàng với hệ thống Quản trị quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management – CRM) để theo dõi tiềm năng, tạo hoạt động và nắm bắt thông tin khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì quan hệ khách hàng một cách hiệu quả và tăng cường khả năng chăm sóc khách hàng. Không kém phần quan trọng là khả năng tích hợp với các công cụ gửi email (Email Marketing) cho phép doanh nghiệp tự động chuyển đổi khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại từ Odoo CRM sang các công cụ gửi email để gửi các chiến dịch tiếp thị email. Điều này giúp cho việc tương tác và tiếp cận khách hàng trở nên hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, Odoo còn tích hợp với Các cổng thanh toán (Payment Gateway) cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến khi đặt hàng. Điều này tạo ra một trải nghiệm mua hàng thuận tiện và tăng cường tính bảo mật và tin cậy của quá trình thanh toán. Ngoài ra, Odoo Sales tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử (eCommerce Platform) phổ biến như Shopify, WooCommerce, Magento để đồng bộ thông tin sản phẩm và đơn hàng. Điều này giúp bạn quản lý bán hàng trực tuyến một cách hiệu quả và tạo ra trải nghiệm mua hàng nhất quán cho khách hàng.
Cuối cùng, việc tích hợp với Các ứng dụng cộng tác (Collaboration Apps) như Microsoft Teams, Slack để cung cấp thông tin về đơn hàng và giao tiếp nội bộ đã giúp Odoo có thể tăng cường sự liên kết và tương tác giữa các thành viên trong nhóm làm việc, giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả công việc.
Kết luận
Odoo Sales là một giải pháp mạnh mẽ và toàn diện cho quản lý bán hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Với các tính năng và tích hợp đa dạng, Odoo Sales giúp bạn nâng cao hiệu suất bán hàng, tối ưu hóa quy trình và quản lý thông tin một cách hiệu quả. Bằng cách sử dụng Odoo Sales, doanh nghiệp của bạn có thể đạt được sự tăng trưởng và thành công trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh.
Doanh nghiệp muốn triển khai Odoo để tăng doanh thu, tối ưu chi phí và nguồn lực, hãy liên hệ với Magenest nhé! Là đối tác Bạc của Odoo tại Việt Nam, các chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn và triển khai phần mềm thành công cho doanh nghiệp bạn.
