9 Kinh nghiệm triển khai ERP thành công cho mọi doanh nghiệp

Việc sử dụng hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc và tối ưu các hoạt động quản lý. Theo Netsuite, 95% doanh nghiệp thừa nhận việc áp dụng ERP cải thiện quy trình doanh nghiệp. Đối với những doanh nghiệp chưa từng có kinh nghiệm triển khai ERP, việc xây dựng một hệ thống tối ưu ngay từ đầu là một điều không hề dễ dàng. Từ những dự án triển khai thành công trong thực tế, Magenest đã đúc kết thành 9 kinh nghiệm triển khai ERP mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay để xây dựng hệ thống ERP hiệu quả.

9 Kinh nghiệm triển khai ERP thành công

Chuẩn bị ngân sách phù hợp để đầu tư ERP 

Ngân sách luôn là vấn đề đầu tiên và tối quan trọng cần cân nhắc mỗi khi doanh nghiệp lên kế hoạch bắt tay vào bất kỳ một dự án nào. Triển khai đầu tư dự án ERP vì thế cũng không phải là ngoại lệ.

Trước khi xây dựng hệ thống ERP, doanh nghiệp sẽ cần xác định và chuẩn bị sẵn ngân sách phù hợp để triển khai. Chi phí triển khai phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Phương thức triển khai: Sử dụng phần mềm ERP điện toán đám mây, lưu trữ tại chỗ hay kết hợp cả hai.
• Quy mô doanh nghiệp: Các hệ thống ERP thường tính phí dựa trên số lượng người dùng. Do đó quy mô doanh nghiệp khác nhau thì chi phí triển khai khác nhau.
• Tình trạng sử dụng công nghệ: Bạn đang dùng hệ thống công nghệ nào? Lượng dữ liệu có nhiều hay không? Dữ liệu đã được xử lý chưa? Bạn cần tích hợp hệ thống ERP với những phần mềm nào?
• Yêu cầu tùy chỉnh: Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tùy chỉnh phần mềm sao cho phù hợp với nhu cầu, đặc điểm của doanh nghiệp hoặc đặc thù ngành kinh doanh 

Tối ưu lại quy trình quản lý doanh nghiệp

Trước khi triển khai hệ thống ERP, doanh nghiệp cần hiểu rõ về quy trình hoạt động của toàn doanh nghiệp. Nhà quản lý nên giành thời gian xem xét lại các quy trình trong từng phòng ban và tìm cách cải thiện chúng. Hãy xây dựng các bản đồ quy trình, kiểm tra từng bước và đảm bảo các bước không chồng chéo lên nhau. Khi đã có một quy trình quản lý phù hợp, việc triển khai hệ thống ERP sẽ dễ dàng và hiệu quả hơn.

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và vừa thường xem nhẹ việc tối ưu lại các quy trình quản lý hiện tại của công ty mình. Trong khi đó, dữ liệu đầu vào sẽ có ảnh hưởng to lớn tới cả quá trình triển khai hệ thống ERP, kiểm tra lẫn đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống. Một quy trình đầu vào không được chuẩn hóa sẽ gây ra nhiều rủi ro và sai lầm không đáng có.

Xác định rõ ràng nhu cầu và kỳ vọng thực tế 

Do chưa có kinh nghiệm triển khai ERP, chưa hiểu về hệ thống và xác định rõ đâu là những nhu cầu thực sự cần thiết đối với mình, nhiều doanh nghiệp đưa ra những kỳ vọng không thực tế. Nhà quản lý cần hiểu rõ về vai trò, chức năng và các tính năng của ERP, cũng như xác định các khó khăn, thách thức mà hệ thống ERP có thể giải quyết được. Ngoài ra, nhà lãnh đạo cũng cần xác định phạm vi nghiệp vụ ERP cần triển khai để phù hợp với lộ trình phát triển từ 3- 5 năm nữa. 

Lựa chọn đối tác có chuyên môn và kinh nghiệm triển khai ERP

Sau khi xác định rõ các vấn đề gặp phải, doanh nghiệp sẽ tiến hành lựa chọn đối tác triển khai phù hợp. Công ty cần dựa vào các yếu tố sau để lựa chọn đối tác triển khai phù hợp:

• Năng lực: Đội ngũ tư vấn và triển khai có kiến thức và kỹ năng chuyên sâu về các giải pháp, cũng như am hiểu về các vấn đề của doanh nghiệp. 
• Kinh nghiệm: Đã từng thực hiện các dự án cho các doanh nghiệp có cùng lĩnh vực, quy mô với công ty bạn.
• Chi phí: Chi phí cho đội ngũ triển khai phải phù hợp với ngân sách mà doanh nghiệp đề ra.

Ngoài ra, bên triển khai cần hiểu rõ quy định, đặc điểm và văn hóa của công ty Việt Nam để đưa ra phương thức trao đổi, phối hợp và các phương án phù hợp cho doanh nghiệp. Hơn nữa, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu về các dịch vụ đi kèm do đối tác cung cấp như chăm sóc khách hàng, đào tạo sử dụng phần mềm, bảo trì,…

Hiện nay, tại thị trường Việt Nam có khá nhiều đối tác triển khai hệ thống ERP uy tín, trong đó có Magenest. Với nhiều năm kinh nghiệm triển khai ERP cho các công ty trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Heineken, Trung Nguyên, Elise, Mirae Assets,… Magenest cam kết sẽ giúp bạn xây dựng và vận hành hệ thống ERP thành công. Hãy tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ triển khai ERP của Magenest!

Suy tính kỹ càng về việc tùy chỉnh giải pháp ERP

Khi đã xác đinh rõ các nhu cầu và mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp cần biết đâu là những tính năng mình cần có, liệu có cần tùy chỉnh hệ thống ERP nhiều hay không. Khi điều chỉnh lại các tính năng trong ERP, doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian và chi phí. Do đó, nhà quản lý cần xác định liệu việc tùy chỉnh hệ thống có phục vụ các nhu cầu và mục tiêu doanh nghiệp hay không? Liệu có cách nào đạt được mục tiêu đó đơn giản và nhanh chóng hơn không?

Lựa chọn nhân sự phù hợp để tham gia triển khai ERP

Việc triển khai giải pháp ERP tiến hành ở tất cả phòng ban của doanh nghiệp, đồng thời tác động đến mọi cấp bậc từ quản lý cấp cao, cấp trung đến nhân viên tác nghiệp. Công ty cần huy động nhân sự tham gia xây dựng hệ thống ERP trong một khoảng thời gian ngắn, khoảng từ 4 đến 6 tháng. Trong một dự án ERP, các vai trò tham gia thường bao gồm các bộ phận như hình bên dưới.

Các bộ phận tham gia vào quá trình triển khai ERP của doanh nghiệp theo cấp bậc từ cao xuống thấp sẽ bao gồm: chủ doanh nghiệp & ban lãnh đạo, chuyên gia tư vấn, đội ngũ vận hành và bộ phận kỹ thuật doanh nghiệp. Trong đó, các công việc của các chuyên gia tư vấn sẽ chiếm tỷ trọng lớn nhất, do đó cũng là bộ phận đóng vai trò quan trọng nhất trong việc triển khai thành công hệ thống CRM.

Chủ doanh nghiệp & ban lãnh đạo

Đây là những người có thẩm quyền cao nhất để xác định các hoạt động, mục tiêu và phạm vi triển khai, như Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc… Họ hiểu đầy đủ các bộ phận và quy trình hoạt động của công ty. Chủ doanh nghiệp và ban lãnh đạo có vai trò: 

• Đưa ra định hướng, mong muốn tổng thể.
• Nhìn bức tranh toàn cảnh của hệ thống.
• Quyết định về quy trình của doanh nghiệp.

Bộ phận kỹ thuật doanh nghiệp

Thông thường là giám đốc công nghệ thông tin, quản trị dự án… Đây là những người đã nắm rõ công việc, hoạt động kinh doanh của công ty và có khả năng kết nối, phối hợp với những bộ phận khác để triển khai dự án. Bộ phận kỹ thuật doanh nghiệp sẽ có vai trò: 

• Hỗ trợ người dùng và xử lý các vấn đề hệ thống.
• Phối hợp với đơn vị triển khai ERP để được tư vấn về kỹ thuật.
• Đưa ra tư vấn ban đầu cho ban lãnh đạo.

Chuyên gia tư vấn

Họ là những nhân sự của đối tác triển khai ERP, chuyên tư vấn và đưa ra các giải pháp công nghệ phù hợp cho các doanh nghiệp. Các chuyên gia này đều là những người có kiến thức và chuyên môn sâu về hệ thống ERP và cách thức để triển khai được một hệ thống ERP thành công. Chuyên gia tư vấn đóng vai trò cực kỳ lớn đối với dự án ERP. Thông thường, họ sẽ thực hiện các hoạt động bao gồm:

• Tư vấn nghiệp vụ và kỹ thuật.
• Hỗ trợ người điều hành doanh nghiệp trong việc đưa ra định hướng và quy trình.
• Tư vấn rủi ro và hướng dẫn người dùng.

Đội ngũ vận hành

Đội ngũ vận hành thuộc doanh nghiệp, có vai trò triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp. Họ sẽ là người sử dụng hệ thống ERP đầu tiên trong công ty. Trong một dự án, đội ngũ vận hành thường đảm nhiệm các công việc gồm:

• Thao tác trực tiếp, đưa ra những ý kiến và đóng góp thực tế.
• Báo lỗi và đề xuất cải thiện tính năng.

Bám sát quy trình triển khai ERP

Để đảm bảo triển khai hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình triển khai ERP do chính nhà cung cấp giải pháp ERP đã đề ra. Quy trình này được xây dựng dựa trên các nghiên cứu và kinh nghiệm đã được tích lũy trong một thời gian dài. Đây đều là những quy trình chuẩn nhất mà công ty cần thực hiện theo để thống nhất các chỉ tiêu quản trị và điều hành của toàn doanh nghiệp.

Việc ứng dụng quy trình chuẩn lúc triển khai ERP sẽ đem đến những lợi ích sau: 

• Đảm bảo việc triển khai và vận hành hệ thống ERP hiệu quả hơn.
• Cắt giảm các khoản chi phí và nguồn lực cho việc nghiên cứu và xây dựng quy trình triển khai hệ thống.
• Hạn chế các rủi ro phát sinh từ hệ thống.

Quản lý thời gian chặt chẽ

Trong quá trình triển khai, để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ, doanh nghiệp cần theo sát quá trình thực hiện và quản lý thời gian chặt chẽ. Nhà quản lý hãy yêu cầu đơn vị xây dựng hệ thống báo cáo tình trạng dự án định kỳ từng tuần. Việc có một phương pháp phối hợp, làm việc với đối tác triển khai hệ thống sẽ đảm bảo dự án được hoàn thiện trong khoảng thời gian theo kế hoạch đã đề ra. 

Đào tạo và triển khai hệ thống

Đối tác triển khai sẽ đào tạo cho đội ngũ vận hành của doanh nghiệp để sử dụng hệ thống thành thạo. Sau đó, những nhân sự này sẽ tiến hành kiểm tra và xác nhận tình trạng hệ thống. Cuối cùng, khi hệ thống được đảm bảo sẽ được đưa vào sử dụng, dự án sẽ đưa vào giai đoạn chuyển đổi để vận hành chính thức. Đội ngũ vận hành sẽ lên kế hoạch và đào tạo người dùng cuối – những nhân viên của doanh nghiệp. 

Phương pháp này sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát tốt và làm chủ hệ thống. Họ sẽ trực tiếp đào tạo và hướng dẫn cho người mới về hệ thống khi có sự thay đổi về nhân sự. 

Kinh nghiệm chọn đối tác triển khai ERP thành công

Năng lực chuyên môn và số lượng dự án

Tiêu chí quan trọng nhất khi lựa chọn một đối tác uy tín, phù hợp để triển khai hệ thống ERP thành công. Bạn cần hiểu và nắm bắt được kỹ năng, năng lực chuyên môn của đối tác đó. Thông thường ta sẽ nhìn vào số lượng chứng chỉ mà công ty đó sở hữu hay xếp hạng đối tác của công ty đó. Có một cách khác, dễ dàng và thực tế hơn, để nhìn nhận và đánh giá một công ty phần mềm và thông qua những dự án ERP mà họ đã triển khai trước đó. Một đối tác triển khai chuyên nghiệp thường phải có ít nhất từ 3 cho tới 4 năm kinh nghiệm. Bên cạnh đó, tỷ lệ thành công của những dự án này cũng là một tiêu chí cần xem xét để biết rõ thực lực của đối tác tới đâu cũng như nó sẽ nói lên nhiều thức về năng lực chuyên môn của đội ngũ nhân viên.

Quy trình làm việc rõ ràng

Một đơn vị cung cấp các giải pháp ERP uy tín trên thị trường cần phải là một đơn vị có quy trình làm việc minh bạch, rõ ràng và tất nhiên, được chuẩn hóa bởi các phương pháp khoa học và chuyên nghiệp. Thông thường, một quy trình cơ bản sẽ bắt đầu từ khâu tiếp nhận yêu cầu và tư vấn, sau đó sẽ là lên ý tưởng, nghiên cứu hoạt động kinh doanh và các khía cạnh đặc thù của doanh nghiệp, bắt đầu triển khai, vận hành ứng dụng thực tế, bàn giao, đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống và cuối cùng là hỗ trợ sau vận hành. Một một bước cần được thực hiện một cách chuẩn chỉ đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru, dẫn đến thành công hệ thống ERP cho doanh nghiệp.

Cung cấp giải pháp ERP theo ngành

Không kể đến các tính năng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần đến như kế toán tài chính, quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý và chăm sóc khách hàng, quản lý mua bán hàng hóa… thì các doanh nghiệp sẽ có các hoạt động đặc thù mà phân biệt bản thân họ với doanh nghiệp khác. Lúc này, yêu cầu cho một hệ thống ERP được tối ưu và cá nhân hóa theo yêu cầu riêng là cực kỳ quan trọng. Với một đối tác triển khai ERP uy tín thì việc sở hữu khả năng tối ưu theo các phân hệ ứng dụng theo các yêu cầu phong phú, đặc thù của khách hàng là một điểm cộng to lớn và rất nhiều trường hợp, đây là yếu tố quyết định để hai bên có thể hợp tác.

Kết luận 

Để phát triển một hệ thống ERP thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ và đặt ra những nhu cầu, kỳ vọng thực tế, đặt ra một ngân sách phù hợp và tìm cho mình một đối tác công nghệ có nhiều năm kinh nghiệm triển khai ERP. Là doanh nghiệp đã được tín nhiệm từ các đối tác, công ty trong và ngoài nước, Magenest sẽ đưa ra giải pháp phù hợp cho từng doanh nghiệp, cũng như đảm bảo triển khai hệ thống thành công. 

Bên cạnh đó, Magenest đã phát triển và đưa ra giải pháp ERP cho SMB, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chỉ từ 3 ngày triển khai, bạn sẽ có ngay một hệ thống ERP toàn diện phù hợp với công ty mình. Hãy tìm hiểu thêm ngay tại đây!