10 Tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt đối với doanh nghiệp

Để có thể lựa chọn được một giải pháp CRM phù hợp, doanh nghiệp cần xem xét đầy đủ mọi tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt từ giao diện, các tính năng hỗ trợ đến chi phí sao cho phù hợp nhất với mình.

Bài viết dưới đây sẽ đề cập đến 10+ tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt để doanh nghiệp có thể xem xét và có những lựa chọn giải pháp CRM phù hợp nhất cho mình. Từ đó, doanh nghiệp quản trị mối quan hệ khách hàng ngày càng đạt hiệu quả cao hơn, góp phần tăng trưởng doanh thu vượt bậc.

10 Tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt, hiệu quả

Giao diện trực quan, thân thiện, dễ dàng sử dụng

Đây là tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt đầu tiên dành cho các doanh nghiệp. Phần mềm CRM sở hữu giao diện có thiết kế quá mức rườm rà và các thao tác khó sử dụng sẽ khiến việc đào tạo và triển khai mất nhiều thời gian, đồng thời, làm người dùng cảm thấy khó chịu và nản chí. Hơn nữa, với những doanh nghiệp không có các bộ phận, phòng ban chuyên sâu trong lĩnh vực công nghệ thông tin thì một hệ thống CRM phức tạp sẽ gây khó khăn không chỉ ở khoảng thời gian cài đặt, làm quen ban đầu mà còn là cả quá trình sử dụng, nâng cấp, sửa lỗi hay chuyển đổi về sau. 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn một giải pháp CRM với giao diện trực quan, thân thiện, có những chú thích hay các hướng dẫn rõ ràng ở từng bước và dễ thao tác, sử dụng.

Được trang bị đầy đủ các tính năng phù hợp

Tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt vô cùng quan trọng tiếp theo chính là sự đầy đủ của các tính năng phù hợp. Doanh nghiệp cần cân nhắc về nhu cầu, định hướng, nguồn ngân sách và quy mô kinh doanh của mình để có thể lựa chọn một giải pháp CRM được tích hợp những tính năng phù hợp nhất. Thay vì ưu tiên các phần mềm được trang bị quá nhiều các tính năng dư thừa, doanh nghiệp nên cân nhắc một phần mềm CRM vừa đủ các tính năng cần thiết cho nhu cầu triển khai công việc thực tế của mình. 

Để xác định các tính năng được tích hợp trong hệ thống CRM có đầy đủ và phù hợp chưa, doanh nghiệp có thể xem xét liệu chúng sẽ hỗ trợ chúng ta hoàn thành được quá trình “Tìm kiếm – Chốt giao dịch – Giữ chân khách hàng” không. Lại nói, mỗi lĩnh vực, ngành nghề khác nhau đều có những tính đặc điểm riêng, đòi hỏi hệ thống CRM cần có những tính năng đầy đủ và phù hợp, có thể áp dụng vào quy trình thực tế hơn là dư thừa nhiều tính năng không sử dụng đến. Từ đó, người dùng mới cảm thấy thoải mái và đạt được hiệu suất công việc ngày càng cao hơn.

Khả năng tối ưu hóa quy trình

Một trong những lý do nhiều doanh nghiệp tin dùng các giải pháp CRM chính là nhờ khả năng tối ưu hóa quy trình quản lý một cách hiệu quả, cải thiện tình trạng không đồng bộ được thông tin – dữ liệu, không có sự liên kết hoặc thông tin – dữ liệu bị thất lạc,… Đây cũng chính là tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt tiếp theo mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.

Một phần mềm CRM tốt cần phải tối ưu hóa quy trình một cách tự động ở những khía cạnh công việc cụ thể sau:

– Thu thập, lưu trữ, phân loại và đánh giá toàn bộ khách hàng

– Vận hành quy trình nghiệp vụ bán hàng và chăm sóc – quản lý khách hàng,…

– Tự động hóa lực lượng kinh doanh – bán hàng

– Nhắc nhở doanh nghiệp về những việc cần làm

– Thống kê, phân tích, tổng hợp báo cáo cho doanh nghiệp

Khả năng mở rộng và tùy biến

Doanh nghiệp sẽ luôn phát triển, sẽ đến một thời điểm mở rộng quy mô kinh doanh và có thêm ngày càng nhiều quy trình, nghiệp vụ rắc rối, phức tạp, đòi hỏi hệ thống CRM cũng phải thay đổi theo. Không những vậy, việc hệ thống CRM được mở rộng và tùy biến sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh phần mềm CRM sao cho phù hợp với quy mô và hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy, tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt thứ tư chính là khả năng mở rộng và tùy biến phần mềm dựa vào nhu cầu triển khai thực tế của doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp nên lựa chọn một giải pháp CRM có tùy chỉnh và nâng cấp một cách đơn giản ở những thao tác như: thêm – bớt các trường thông tin lưu trữ, các danh mục cần thiết chỉ với việc kéo – thả, cài đặt thêm được những Module đơn giản đến logic cao và phức tạp, các giá trị Dropdown,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thêm nhiều tính năng hữu ích khi cần thiết mà không phải tốn quá nhiều thời gian, nguồn nhân lực và chi phí,…

Dễ dàng tích hợp với những hệ thống khác 

Để tối ưu các nguồn lực cũng như ngày càng nâng cao hiệu quả của việc quản lý – kinh doanh, hầu hết các doanh nghiệp sẽ sử dụng nhiều phần mềm khác nhau cùng lúc, đảm bảo đáp ứng đầy đủ cho những nhu cầu hoạt động thực tế. Chính vì lẽ đó, hệ thống CRM dễ dàng tích hợp với những nền tảng khác chính là một trong những tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt hay không mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Khi phần mềm CRM tích hợp với những hệ thống khác của doanh nghiệp, các dữ liệu sẽ được cập nhật trên cả CRM lẫn những hệ thống đó. Doanh nghiệp có thể  đồng bộ hóa dữ liệu nhanh chóng, tối ưu về mặt quy trình, giảm thiểu tối đa thời gian giải quyết những vấn đề liên quan và đặc biệt là cắt giảm được nhiều khoản chi phí cho việc vận hành, triển khai các phần mềm khác.

Hiện nay, ngoài hai phần mềm thông dụng là Website và Hotline, các nền tảng CRM còn tích hợp với những phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, ERP, quản lý nhân sự, nội dung, Automation Marketing,… cực kỳ hữu ích. Với khả năng tích hợp của nền tảng CRM, các phần mềm hoạt động trong hệ thống sẽ kết nối với nhau và sử dụng chung một cơ sở dữ liệu, qua đó, đảm bảo một luồng quy trình hoạt động khép kín toàn bộ công việc kinh doanh – bán hàng, quản lý – chăm sóc khách hàng, kế toán – tài chính, truyền thông – Marketing, kiểm soát nhân sự nội bộ,… 

Khả năng kết nối đa kênh

Song song với khả năng tích hợp với những hệ thống khác thì khả năng kết nối được đa kênh cũng là tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt không kém phần quan trọng. Trong những năm gần đây, ngày càng nhiều doanh nghiệp có nhu cầu kết nối nền tảng CRM với các kênh Social Media như Facebook, Zalo, TikTok, LinkedIn,… hay với Email Marketing, SMS Brandname, tổng đài IP,… Với những kênh này, doanh nghiệp có thể triển khai các chiến lược tìm kiếm, tương tác và chăm sóc khách hàng tiềm năng cũng như giữ vững mối quan hệ gắn bó với khách hàng đã mua sản phẩm – dịch vụ của mình một cách hiệu quả. 

Có tính bảo mật và phân quyền

Tính bảo mật và phân quyền là tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt tiếp theo mà doanh nghiệp cần quan tâm khi lựa chọn cài đặt và triển khai phần mềm CRM. Một hệ thống CRM có tính bảo mật cực kỳ cao sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn cho những dữ liệu quan trọng về chiến lược kinh doanh, tài chính hay thông tin chi tiết về khách hàng của mình,… tránh bị đối thủ hay một số nhân viên có ý đồ xấu trong nội bộ đánh cắp.

Bên cạnh sự bảo mật chặt chẽ là tính phân quyền cao theo từng chức vụ, phòng ban – bộ phận và nhân viên. Điều này sẽ cho phép chỉ những người liên quan mới được truy cập thông tin – dữ liệu đúng với quyền hạn đã được phân chia, giúp cho việc kiểm soát được tối ưu hơn rất nhiều. 

Truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi, trên nhiều thiết bị

Các cấp quản lý, lãnh đạo của doanh nghiệp không thể lúc nào cũng phải ngồi ở văn phòng để theo dõi và kiểm soát toàn bộ công việc của nhân viên các phòng ban, bộ phận hay xem xét các thông tin – dữ liệu được cập nhật liên tục của khách hàng. Do đó, một phần mềm CRM có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi và đồng bộ trên nhiều thiết bị sẽ khiến công việc quản lý này trở nên linh hoạt, thuận tiện hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể lựa chọn những hệ thống CRM sử dụng được trên đa nền tảng như Laptop, điện thoại thông minh, máy tính, máy tính bảng,… Đây cũng chính là tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt không kém phần quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý.

Thời gian triển khai đảm bảo nhanh chóng

Một  tiêu chí đánh giá liệu một giải pháp CRM có tốt hay không chính là thời gian triển khai phải đảm bảo nhanh chóng. Các doanh nghiệp ngần ngại trong việc thay đổi cách thức hoạt động, quản lý mối quan hệ khách hàng theo hướng ứng dụng công nghệ là do sợ mất nhiều thời gian triển khai, dù cho phương pháp quản lý truyền thống đã gặp phải nhiều vấn đề khó khăn, bộc lộ nhiều sai sót không thể chỉnh sửa.

Một phần mềm CRM khó triển khai sẽ làm nhân viên không theo kịp tiến độ học tập, đào tạo, làm quen, tốn nhiều thời gian và công sức, nhất là khi doanh nghiệp không có đủ đội ngũ nhân lực sở hữu chuyên môn cao về lĩnh vực công nghệ thông tin. Vì vậy, một phần mềm CRM với thời gian triển khai đảm bảo nhanh chóng sẽ giúp việc vận hành của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn.

Có thể xử lý được dữ liệu lớn

Khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn là một trong những tiêu chí đánh giá giải pháp CRM mà mọi doanh nghiệp cần quan tâm. Giải pháp CRM không chỉ quản lý duy nhất thông tin của khách hàng mà còn chứa rất nhiều dữ liệu khác của doanh nghiệp như: các chiến lược kinh doanh – bán hàng, thông tin về tài chính – kế toán – hóa đơn – báo cáo, dữ liệu chi tiết của các nhân viên, SMS hay cuộc gọi với khách hàng được lưu trữ chi tiết, lịch hẹn hay lịch chăm sóc khách hàng,…

hông những vậy, khi doanh nghiệp ngày càng phát triển mạnh, khối lượng thông tin – dữ liệu được lưu trữ sẽ ngày càng tăng lên đến một con số vô cùng lớn. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải đầu tư sử dụng một hệ thống CRM đảm bảo khả năng xử lý lượng dữ liệu cực kỳ lớn mà không cần tiêu tốn thêm chi phí cho các công cụ hỗ trợ khác. 

Tiêu chí về chi phí

Chi phí là tiêu chí đánh đánh giá hệ thống CRM mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Một phần mềm dù sở hữu nhiều tính năng hữu ích, khả năng tối ưu quy trình một cách tự động với hiệu quả tuyệt vời nhưng lại có chi phí quá cao thì cũng không nhiều doanh nghiệp đồng ý đầu tư. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, chi phí đầu tư ban đầu cho một nền tảng CRM sẽ bao gồm chi phí cài đặt, vận hành, bảo hành, sửa chữa và nâng cấp,…, sẽ rất khó khăn nếu chi phí ở mức quá cao.

Hơn thế, doanh nghiệp không sử dụng phần mềm trong tức thời mà là duy trì cả một thời gian dài, nếu chi phí quá lớn thì doanh nghiệp sẽ không thể tiếp tục đáp ứng. Vì vậy, tiêu chí về chi phí phù hợp là vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm CRM cho mình.

Trong số các giải pháp CRM phổ biến hiện nay, phần mềm HubSpot CRM được rất nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn và sử dụng. HubSpot CRM có giao diện trực quan, dễ sử dụng với đầy đủ các tính năng hữu ích, khả năng tối ưu hóa quy trình, khả năng kết nối đa kênh cũng như mở rộng và tùy biến. Phần mềm không những có thể xử lý lượng dữ liệu lớn, đảm bảo triển khai nhanh chóng mà còn có tính bảo mật, phân quyền cao và đặc biệt, mức chi phí hết sức hợp lý, phù hợp với mọi doanh nghiệp, nhất là những công ty có quy mô vừa và nhỏ.

Để muốn tìm hiểu sâu hơn về HubSpot CRM cũng như được tư vấn miễn phí, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Magenest!

Kết luận

Doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận 10 tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt trên để có thể lựa chọn cho mình một phần mềm CRM hỗ trợ phù hợp, từ đó, thu hút thêm ngày càng nhiều lượng khách hàng tiềm năng, giữ vững mối quan hệ với khách hàng đã mua sản phẩm – dịch vụ của mình và tăng trưởng doanh thu vượt bậc.

Để được tư vấn miễn phí về các tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt cũng như hỗ trợ cài đặt, triển khai HubSpot CRM – phần mềm CRM tuyệt vời nhất hiện nay để quản trị mối quan hệ khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp hãy liên hệ ngay với Magenest nhé!