Quản lý dự án phần mềm là gì và cách thức triển khai ra sao để đạt được hiệu quả tối ưu trong các hoạt động của doanh nghiệp? Đây là công việc mà rất nhiều doanh nghiệp triển khai phần mềm cần phải có và quan tâm tới khi bắt đầu làm dự án. Để tìm hiểu cụ thể hơn, hãy cùng xem qua bài viết dưới đây nhé!
Mục lục
Quản lý dự án phần mềm là gì? Công việc quản lý dự án phần mềm là gì?
Quản lý dự án phần mềm là gì?
Quản lý dự án phần mềm là khái niệm dùng để chỉ các hoạt động bao gồm lập kế hoạch, lập lịch, phân bổ tài nguyên, thực hiện, theo dõi và phân phối các dự án liên quan đến phần mềm và Website.
Cùng với sự phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin, những xu hướng mới ra đời ảnh hưởng mạnh mẽ đến phong cách sinh hoạt và lối sống của con người, đặc biệt là thói quen mua hàng trực tuyến dẫn tới các phần mềm bán hàng ra đời. Sau khi đã ký hợp đồng kinh tế, việc tiếp theo của cả hai bên khách hàng và nhà cung cấp là quản lý dự án sao cho có hiệu quả nhất. Hoạt động quản lý dự án phần mềm bán hàng đang ngày càng phát triển và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp.
Công việc quản lý dự án phần mềm là gì?
Công việc quản lý dự án phần mềm đòi hỏi người đảm nhận phải có kiến thức chuyên môn về công nghệ thông tin, về các phần mềm công nghệ cao cũng như có những phương pháp tiếp cận phù hợp nhất. Ngoài ra, khi đảm nhận công việc quản lý dự án phần mềm, chúng ta cũng cần trang bị nhiều kỹ năng mềm và có một số kinh nghiệm nghiệp vụ nhất định.
Công việc quản lý dự án phần mềm bao gồm những vấn đề sau:
- Xây dựng các mục tiêu chung của dự án và chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm soát toàn bộ hoạt động xuyên suốt từ đầu đến cuối.
- Xây dựng và tiến hành đào tạo chuyên môn cho đội ngũ nhân sự với khả năng ứng biến linh hoạt với nhiều dự án khác nhau của doanh nghiệp.
- Thu thập thông tin, xử lý dữ liệu và phân tích những yêu cầu về giải pháp nhằm cải tiến, nâng cao hệ thống.
- Quản trị hiệu quả nguồn lực cho việc phân bổ một cách hợp lý các tài nguyên cho từng dự án.
- Kiểm soát chặt chẽ những thủ tục hành chính cùng hồ sơ bảo mật có liên quan.
- Thiết lập báo cáo về kết quả hoạt động sau khi kết thúc từng chu kỳ nhằm mục đích kiểm soát, đo lường và đánh giá hiệu quả công việc dễ dàng hơn. Đây cũng chính là nền tảng cho báo cáo kết quả khi kết thúc dự án, nghiệm thu – thanh toán và bàn giao lại cho khách hàng.
Các mô hình quản lý dự án phần mềm
Phần mềm là một ngành nghề đặc thù, đòi hỏi mô hình quản lý dự án phần mềm cũng vậy. Có rất nhiều loại mô hình quản lý dự án khác nhau, nhưng đối với quản lý dự án phần mềm, chỉ có một số mô hình nhất định như sau.
Mô hình Agile
Mô hình Agile là mô hình dựa theo những giai đoạn chung nhưng không cụ thể, chẳng hạn như giai đoạn Cần làm, Đang làm hay giai đoạn Kiểm tra, Hoàn thành,… Mô hình Agile được xây dựng với mục đích chính là quản lý tiến độ dự án cho doanh nghiệp và được khá nhiều người sử dụng. Ví dụ của mô hình Agile chính là Module quản lý dự án trên hệ thống Odoo. Doanh nghiệp hãy xem cụ thể hình ảnh minh hoạ bên dưới để hình dung mô hình này dễ dàng hơn nhé!
Mô hình Agile thường được doanh nghiệp sử dụng để kiểm tra tiến độ các công việc thường xuyên phải làm chứ không phải tập trung vào thời hạn hoàn thành công việc hay dự án như những loại mô hình khác.
Mô hình Gantt
Đây là một mô hình khác cũng được coi là điển hình trong việc quản lý dự án liên quan đến phần mềm, web, công nghệ thông tin (CNTT),… Mô hình này tập trung vào đo lường thời gian và thời gian hoàn thành dựa theo tiến độ vạch ra sẵn. Mô hình này đặc biệt chú trọng vào thời gian hoàn thành dự án có đúng với kế hoạch đã đề ra hay không.
Lại một lần nữa, lấy module quản lý dự án của Odoo làm ví dụ, bạn có thể thấy rằng mô hình này khá giống với Microsoft Project quen thuộc. Tuy nhiên, điểm khác biệt là đây là hệ thống tự động, việc xem ai phụ trách công việc nào, cũng như tự cập thông tin trực tuyến và đo lường liên tục giúp nhà quản lý hay đối tác làm các dự án phần mềm hoàn toàn có thể nắm bắt được tiến độ và hoạch định kế hoạch tương lai dễ dàng và chi tiết hơn.
Nếu doanh nghiệp quan tâm về Module quản lý dự án của Odoo hoặc đang tìm kiếm một phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hiệu quả, hãy tham khảo ngay giải pháp Odoo ERP của Magenest bằng cách nhấp vào nút sau đây nhé!
Báo cáo quản lý dự án phần mềm
Báo cáo quản lý dự án phần mềm là một bản tóm tắt tổng quan về tình trạng hiện tại của dự án phần mềm. Đây là bản trình bày chính thức về tình hình của một dự án tại một thời điểm nhất định. Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, báo cáo quản lý dự án có thể được yêu cầu hàng tuần hoặc hàng tháng.
Một số thông tin bắt buộc cần có trong một bản báo cáo quản lý dự án:
- Tên dự án.
- Tên người quản lý dự án.
- Nhà tài trợ dự án.
- Ngày bắt đầu của dự án.
- Ngày kết thúc dự kiến.
- Tên khách hàng và thông tin.
- Ngày phát hành báo cáo.
- Các số liệu chính về dự án.
- Lập kế hoạch tiến độ so với kế hoạch. Dự án vượt trước hay chậm tiến độ?
- Chi phí hiện tại so với ngân sách.
- Phạm vi hiện tại so với kế hoạch. Phạm vi có thay đổi kể từ khi dự án bắt đầu không?
- Lập kế hoạch so với nguồn cung ứng thực tế. Có bất kỳ tài nguyên nào bị thiếu hoặc phân bổ tổng thể không?
- Tổng quan về rủi ro. Có rủi ro cao nào cần được quản lý không?
- Kết quả chất lượng hiện tại. Kiểm tra chất lượng đã được thực hiện? Có vấn đề gì không?
Trên đây là hình ảnh mô tả báo cáo quản lý dự án tự động của Odoo, trong đó thể hiện rõ các yếu tố: thời gian, người phụ trách dự án, người tham gia dự án, các chi phí,.. Doanh nghiệp có thể xem xét để hiểu rõ hơn về giao diện báo cáo quản lý dự án phần mềm của Odoo.
Quy trình quản lý dự án phần mềm
Quy trình quản lý dự án phần mềm là quy trình vận dụng những kiến thức, kỹ năng và kỹ thuật công nghệ vào hoạt động của dự án để đạt được mục tiêu của dự án đặt ra. Những ứng dụng này được đưa vào phần mềm theo một tiêu chuẩn hóa của quản lý dự án theo tiêu chuẩn PMI.
Để đảm bảo dự án thành công, đội ngũ phải đảm bảo:
- Lựa chọn quy trình phù hợp để đạt được mục tiêu của dự án.
- Tuân theo các yêu cầu để đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan.
- Cân bằng được các yêu cầu (nhân tố) cạnh tranh trong dự án như: phạm vi công việc, ngân sách, tiến độ, chất lượng, rủi ro, thay đổi. Tùy theo quy mô của từng dự án mà các mỗi giai đoạn lại có thể gồm những quy trình nhỏ hơn.
Ngoài các lợi ích chiến lược nêu trên phần mềm còn cung cấp đầy đủ các tính năng hệ thống. Việc bảo mật được tiến hành một cách tuyệt đối nghiêm ngặt. Việc phân quyền được cụ thể đến từng vai trò của người sử dụng.
Bắt đầu dự án
Đây chính là giai đoạn mà doanh nghiệp cần xác định rõ ràng, chính xác toàn bộ thông tin của dự án mới, bao gồm:
- Xác định mục đích của dự án.
- Mức độ cần thiết của dự án.
- Phân tích các yêu cầu cần đạt được trong dự án.
- Phân công trách nhiệm cho các nhân viên và bộ phận triển khai dự án.
Lên kế hoạch cho dự án
Giai đoạn này yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập phạm vi công việc của dự án cũng như xem xét, điều chỉnh lại mục tiêu hiệu quả nhất cho từng thời điểm khác nhau trong quá trình triển khai dự án. Ngoài ra, các cấp quản lý lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần xây dựng các phương án phù hợp nhất nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra này.
Triển khai dự án
Đây chính là giai đoạn những nhân viên được phân công nhiệm vụ trong dự án cần thực hiện và hoàn thành các công việc theo kế hoạch phía trên. Chúng ta cần đảm bảo các phòng ban, bộ phận có liên quan cần phối hợp chặt chẽ, linh hoạt và nhuần nhuyễn nhằm triển khai dự án đúng như những mục tiêu đã được hoạch định trước đó.
Giám sát và kiểm soát chất lượng dự án
Giai đoạn này yêu cầu người quản lý dự án cần theo dõi, rà soát và điều chỉnh lại tiến độ và khả năng thực hiện của dự án. Ngoài ra nhà quản lý cũng cần theo dõi các rủi ro, thay đổi, phát sinh trong quá trình triển khai. Từ đó, nhà quản lý dự án có thể kịp thời đưa ra được những đề xuất điều chỉnh.
Kết thúc và nghiệm thu dự án
Đây chính là giai đoạn cuối trong quy trình quản lý dự án phần mềm. Việc nhà quản lý cần phải làm là kiểm tra lại toàn bộ thông tin và đặc biệt là kết quả của dự án có đạt yêu cầu như mục tiêu ban đầu đặt ra hay không.
Sau đó, chúng ta sẽ tiến hành đánh giá dự án phần mềm có thành công hay không và chuyển đến bộ phận liên hệ, chăm sóc khách hàng để bàn giao và thanh toán dự án.
Làm thế nào để doanh nghiệp quản lý dự án phần mềm thành công
Để có thể quản lý dự án phần mềm đạt hiệu quả và thành công, doanh nghiệp cần lưu ý đến những vấn đề sau đây:
- Tập trung mạnh vào sản phẩm và loại bỏ những công việc không liên quan đến việc phát triển để tiết kiệm thời gian và công sứ cho đội ngũ nhân sự.
- Sau khi đã giao nhiệm vụ và triển khai, tránh tối đa việc thay đổi không hợp lý giữa chừng.
- Bám sát kế hoạch ban đầu, trừ trường hợp cần thay đổi để phù hợp với tình hình thực tế đang diễn ra.
- Ủy quyền hợp lý nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng công việc.
- Phân chia rõ ràng và cụ thể công việc cụ thể mỗi ngày cho đội ngũ nhân sự.
- Tạo sự kết nối giữa các thành viên tham gia trong nhóm quản lý dự án phần mềm.
Kết luận
Qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã nằm rõ được quản lý dự án phần mềm là gì, cũng như những mô hình, thông tin cần có của một dự án. Nếu doanh nghiệp muốn cập nhật những tin tức mới nhất về các bản cập nhật phần mềm cũng như các chiến lược triển khai phần mềm quản lý nhanh và hiệu quả, hãy đăng ký theo dõi Magenest ngay nhé!
