Một doanh nghiệp không thể hoạt động hiệu quả nếu không có một hệ thống quản lý bán hàng vận hành một cách trơn tru, logic, khoa học và đơn giản. Ở bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ tầm quan trọng của một hệ thống quản lý tốt và giới thiệu với các bạn một số phần mềm hỗ trợ miễn phí và hiệu quả.
Mục lục
Quản lý bán hàng là gì?
Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc một nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và môi trường kinh doanh có liên quan.
Hơn nữa, việc quản lý này cũng có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty về ngắn hạn cũng như dài hạn.
Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng
Trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0 như hiện nay, một hệ thống giúp quản lý việc bán hàng là không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống này chính là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng đặc biệt là các doanh nghiệp kiểm soát được hàng hóa một cách chặt chẽ hơn. Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng,…
Có một hệ thống giúp quản lý sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu được hoạt động kinh doanh của mình. Dưới đây là một số chức năng cơ bản của hệ thống.
Chức năng quản lý đơn hàng
Đương nhiên không thể không kể tới chức năng quản lý đơn hàng của các phần mềm này, đây là chức năng tối quan trọng giúp việc bán hàng và quản lý bán hàng hiệu quả hơn.
Chức năng quản lý kho hàng hóa
Bất kể người kinh doanh nào cũng biết việc quản lý tốt số lượng hàng hóa trong kho góp phần tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh. Do đó chức năng quản lý hàng hóa của phần mềm quản lý là chức năng vô cùng quan trọng, không thể thiếu.
Chức năng báo cáo
Trong kinh doanh, để quản lý tốt việc bán hàng thì không thể không quan tâm đến việc báo cáo. Vì thế phần mềm quản lý bán hàng được thiết kế với chức năng hỗ trợ xuất báo cáo tự động một cách chính xác nhất. Có thể chia các dạng báo cáo thành bốn mảng lớn: báo cáo bán hàng; báo cáo tồn kho; báo cáo doanh thu theo ngày, tuần hay tháng.
Quản lý tài chính
Phần mềm còn hỗ trợ hữu ích người kinh doanh về vấn đề quản lý tài chính kế toán, quản lý tiền mặt, tiền công nợ khách hàng, tiền hàng, tiền đơn vị giao hàng thu hộ, tiền thuế, tiền thuê mặt bằng,… và các khoản thu chi khác trong kinh doanh.
Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng được phần mềm lưu trữ lại để người bán hàng dễ dàng nhận biết khách hàng là khách mới hay khách cũ, khách quen để có chương trình bán hàng và tri ân hợp lý.
Hệ thống quản lý bán hàng tại các mô hình kinh doanh phổ biến
Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị
Với nhu cầu mua sắm ngày càng tăng từ người tiêu dùng, siêu thị ngày một trở nên phổ biến, đặc biệt trong thời gian dịch bệnh. Như vậy, nhu cầu mở rộng các siêu thị cũng tăng nhanh đòi hỏi công tác quản lý hiệu quả hơn.
Hệ thống quản lý bán hàng chính là hệ thống thông tin sử dụng trong quá trình quản lý tiếp thị và quản lý quan hệ khách hàng (CRM). Hệ thống này giúp tự động hóa một số chức năng quản lý bán hàng.
Các hệ thống quản lý ra đời đáp ứng các nhu cầu sau:
- Thống kê theo yêu cầu.
- Quản lý kho hàng, kiểm kê hàng hóa.
- Lập hóa đơn, kiểm kê hóa đơn.
- Nhập thông tin khách hàng thân thiết, và các hình thức khuyến mãi đi kèm.
- Xuất báo cáo doanh thu hàng ngày.
Các phần mềm hệ thống quản lý bán hàng trong siêu thị giúp họ tiết kiệm thời gian vận hành, giúp quản lý số liệu chính xác đồng thời cung cấp các báo cáo nhanh chóng kịp thời.
Hệ thống quản lý bán hàng online
Hệ thống quản lý bán hàng online là những phần mềm quản lý công việc bán hàng, giúp cho người dùng, đặc biệt là các doanh nghiệp kinh doanh quản lý hàng hóa một cách có hệ thống, chặt chẽ hơn. Tất cả các khâu như: nhập hàng, kiểm soát đơn hàng, kho hàng, nhân viên, chăm sóc khách hàng, xuất kho vận chuyển… sẽ đều được quản lý bởi hệ thống này.
- Nhập hàng: Hệ thống sẽ cho bạn thống kê chi tiết về việc nhập hàng giúp bạn quản lý trình trạng kho hàng tốt hơn.
- Kiểm soát đơn hàng: Hệ thống sẽ giúp bạn kiểm soát các hóa đơn, từ đó tiết kiệm thời gian trong việc thống kê chi phí hay lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Quản lý nhân viên và khách hàng: Mọi thông tin về nhân viên cũng như khách hàng sẽ được quản lý chặt chẽ bởi hệ thống. Bạn có thể dễ dàng truy xuất các thông tin khi cần sử dụng hệ thống quản lý.
Các phần mềm quản lý bán hàng online hiện không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp, hay thậm chí đối với các cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ. Đây là ứng dụng cần thiết cho mọi doanh nghiệp và quy mô kinh doanh, giúp mang lại cho chủ doanh nghiệp một bức tranh tổng quát về: đội ngũ nhân sự, sản phẩm cũng như khách hàng của mình.
Cách quản lý bán hàng online hiệu quả
Quản lý với Google Suite
Có nhiều phần mềm quản lý bán hàng hữu hiệu nhưng khi nhắc đến sự tiện dụng, tính miễn phí và tính quen thuộc thì không thể không kể đến cách quản lý bằng google sheet của google drive. Đầu tiên kể sơ qua về cách dùng Google Drive (gọi tắt là Drive), bạn chỉ cần có 1 tài khoản Google thì có thể đăng nhập và sử dụng tất cả các ứng dụng như Gmail, Drive, Calendar, GooglePlus, Youtube,…
Giao diện của Trang tính này hoàn toàn giống với giao diện Excel mà các bạn hay dùng trên Window. Tuy nhiên lợi thế của Google Sheet nằm ở đặc điểm:
- Cập nhật dữ liệu online một cách nhanh chóng, được lưu bởi điện toán đám mây, không bao giờ sợ mất dữ liệu.
- Xem mọi lúc mọi nơi, trực tiếp trên di động hoặc máy tính.
- Chức năng auto-saved (tự động lưu) mà không cần phải bấm, không lo mất điện mà bị bay mất dữ liệu nữa.
- Chia sẻ trực tiếp cho nhiều thành viên khác bằng cách bấm vào nút chia sẻ ở góc phải màn hình và thêm một địa chỉ email của người mà bạn muốn chia sẻ.
- Chia sẻ dưới dạng chỉ được xem trong trường hợp không muốn người khác thay đổi dữ liệu của mình.
Tương tự bạn cũng có thể quản lý việc bán hàng của mình bằng Excel nhưng khi sử dụng phần mềm này bạn cần lưu ý luôn save lại dữ liệu để tránh mất dữ liệu một cách đáng tiếc.
Quản lý bằng mã vạch
Việc quản lý hàng hóa và quản lý kho theo phương thức truyền thống đã gặp rất nhiều khó khăn, bên cạnh đó, việc nhầm lẫn lại thường xuyên xảy ra khiến chủ cửa hàng gặp nhiều rắc rối. Nắm bắt được tâm lý đó, phần mềm quản lý bán hàng đã cho phép tích hợp mã vạch vào để quản lý, giúp giải quyết vấn đề này.
Nhờ đó giúp người sử dụng và chủ doanh nghiệp quản lý được nguồn hàng và chất lượng sản phẩm. Việc ứng dụng mã vạch vào quản lý hàng hóa là một bước tiến lớn trong ngành kinh doanh.
Đối với phần mềm mã vạch, người dùng được tự do chọn phương thức quét mã có sẵn, sử dụng mã tự sinh và mã tự tạo. Để khởi tạo và quản lý mã vạch sẽ được nhân viện tư vấn chi tiết cho đến khi bạn thành thạo. Các thiết bị phần cứng có liên quan như máy quét mã vạch cũng được giới thiệu và lắp đặt ngay khi khách hàng sử dụng phần mềm này.
Việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch mang lại rất nhiều lợi ích cho chủ cửa hàng, giúp chủ cửa hàng dễ dàng kiểm soát số lượng xuất nhập tồn, kiểm soát đơn hàng đã bán, kiểm tra chất lượng hàng hóa và tìm kiếm thông tin sản phẩm một cách nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng
Hệ thống quản lý bán hàng bao gồm bốn yếu tố chính: quản lý sản phẩm, kho hàng, nhân viên và quản lý khách hàng. Khi xây dựng hệ thống quản lý, bạn cần chú ý đến việc kết hợp chặt chẽ bốn yếu tố này.
- Quản lý sản phẩm: Các sản phẩm sẽ được quản lý bởi các mã vạch. Mỗi mã vạch này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về từng sản phẩm.
- Kiểm tra và quản lý kho hàng: Mọi thông tin và danh mục hàng hóa cần được cập nhật lên hệ thống thường xuyên để bạn có thể kiểm soát tình trạng hàng hóa, tránh tình trạng thất thoát chi phí.
- Quản lý nhân viên: Đây là bộ phận nhân sự làm việc trực tiếp với khách hàng, quản lý bộ phận này bao gồm việc theo dõi và đánh giá chất lượng làm việc.
- Quản lý khách hàng: Khách hàng là đối tượng mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp, vì vậy quản lý khách hàng sẽ giúp bạn tương tác tốt hơn với khách hàng, đồng thời đưa ra những chương trình ưu đãi phù hợp đối với các khách hàng thân thiết.
Xây dựng mô hình phân cấp là một bước quan trọng, bạn cần định hình phạm vi của hệ thống cần quản lý. Đây cũng là công cụ giúp bạn nhân rộng và phát triển hệ thống khi có nhu cầu.
Đào tạo đội ngũ nhân viên là điều cần thiết. Nhân viên cần phải am hiểu về cách vận hành hệ thống quản lý để có thể áp dụng tốt trong thực tế.
Bản thân lãnh đạo cũng cần phải sử dụng thành thạo hệ thống quản lý, như vậy phần mềm mới có thể trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực trong vấn đề kinh doanh.
Odoo – hệ thống ERP toàn diện với tính năng quản lý bán hàng
Nền tảng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Odoo sở hữu giao diện tối ưu, linh hoạt và dễ sử dụng. Cùng các module và tính năng quản lý bán hàng, Odoo giúp các doanh nghiệp vận hành một cách dễ dàng và hiệu quả.
Cụ thể, Odoo cung cấp các tính năng:
- Tạo báo giá chuyên nghiệp.
- Quản lý giao dịch và hợp đồng.
- Công cụ giao tiếp.
- Quản lý hàng tồn kho.
- Tạo báo cáo.
Ngoài ra, là một nền tảng mã nguồn mở, vì vậy Odoo có khả năng tích hợp các nền tảng quản trị của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tích hợp phần mềm kế toán sẵn có với Odoo hoặc tích hợp các chức năng chăm sóc khách hàng với nền tảng này. Odoo có mạng lưới đối tác toàn cầu, giúp việc triển khai tích hợp được thực hiện nhanh chóng. Tại Việt Nam, Magenest là một trong những đối tác hàng đầu của Odoo với đội ngũ lập trình viên đông đảo, chuyên môn cao. Tìm hiểu ngay về Odoo và các tính năng quản lý bán hàng toàn diện.
Kết luận
Trên đây là 2 cách quản lý bán hàng cơ bản phù hợp với các doanh nghiệp với mô hình đơn giản.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu thế nào là một hệ thống bán hàng và tìm ra cho mình được cách quản lý việc bán hàng phù hợp với mô hình kinh doanh của mình.
