Top 10 phần mềm quản lý sự kiện: Xu hướng & hướng dẫn lựa chọn cho doanh nghiệp

Ngành tổ chức sự kiện đang phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam và trên toàn cầu, đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động marketing, xây dựng thương hiệu và kết nối cộng đồng. Từ hội thảo chuyên ngành, triển lãm thương mại đến lễ ra mắt sản phẩm hay sự kiện nội bộ doanh nghiệp, các sự kiện ngày càng được tổ chức chuyên nghiệp, có quy mô lớn hơn và đòi hỏi quy trình điều phối chính xác, hiệu quả. 

Trong bối cảnh đó, công nghệ đang trở thành yếu tố không thể thiếu, giúp các đơn vị tổ chức giảm thiểu thủ công, tối ưu nhân lực và kiểm soát toàn bộ chuỗi hoạt động một cách linh hoạt và minh bạch. Việc ứng dụng các giải pháp số như phần mềm quản lý sự kiện không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành mà còn góp phần mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp hơn cho khách tham 

Top 10 phần mềm quản lý sự kiện

Trong vài năm trở lại đây, thị trường phần mềm quản lý sự kiện ngày càng trở nên sôi động, với sự tham gia của cả các giải pháp quốc tế và trong nước. Mỗi phần mềm quản lý sự kiện đều có những thế mạnh và tính năng riêng, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, từ tổ chức sự kiện nội bộ cho đến các hội nghị quốc tế quy mô lớn.

Dưới đây là tổng hợp khái quát về 10 phần mềm quản lý sự kiện phổ biến nhất tại thị trường Việt Nam và quốc tế, được lựa chọn dựa trên các tiêu chí: mức độ sử dụng thực tế, tính linh hoạt, khả năng tích hợp và mức độ thân thiện với người dùng.

Odoo Event

Odoo Event là một phần trong hệ sinh thái của Odoo – nền tảng ERP mã nguồn mở nổi tiếng toàn cầu. Được thiết kế như một module chuyên biệt trong hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện, phần mềm quản lý sự kiện Odoo Event giúp các tổ chức quản lý toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện từ khâu chuẩn bị, quảng bá, bán vé đến theo dõi kết quả sau sự kiện.

Khác với nhiều phần mềm quản lý sự kiện độc lập trên thị trường, Odoo Event có khả năng tích hợp mượt mà với các module khác như CRM, Email Marketing, Website, Kế toán và Kho vận – giúp tạo nên một quy trình tổ chức sự kiện khép kín và hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Tạo và quản lý sự kiện linh hoạt: Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo nhiều loại sự kiện khác nhau như hội thảo, triển lãm, webinar, sự kiện nội bộ… với giao diện quản lý trực quan, dễ theo dõi.
• Đăng ký và bán vé online: Phần mềm quản lý sự kiện này hỗ trợ tích hợp thanh toán trực tuyến, tự động hóa xuất vé điện tử và kiểm soát số lượng người tham gia theo thời gian thực.
• Tích hợp với website và CRM: Tự động hiển thị sự kiện trên website công ty, thu thập thông tin người đăng ký và chuyển về CRM để chăm sóc khách hàng sau sự kiện.
• Quản lý lịch trình và diễn giả: Cho phép phân bổ lịch trình chi tiết, thêm diễn giả, thông tin nội dung từng phiên, và cập nhật ngay trên giao diện người dùng.
• Báo cáo và thống kê: Phần mềm quản lý sự kiện Odoo Event cung cấp báo cáo về số lượng đăng ký, tỷ lệ tham dự, doanh thu từ bán vé, và hiệu quả các chiến dịch marketing.
• Tích hợp Email Marketing: Tự động gửi thư mời, thư xác nhận, nhắc lịch tham dự và khảo sát sau sự kiện.

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm:

• Tính linh hoạt cao: Phần mềm quản lý sự kiện Odoo Event có thể tùy biến theo nhu cầu của từng doanh nghiệp, từ giao diện website đến cấu trúc form đăng ký.
• Tích hợp hệ sinh thái toàn diện: Liên kết chặt chẽ với các module khác như CRM, Marketing, Helpdesk, giúp quản lý sự kiện không bị tách rời khỏi hoạt động vận hành tổng thể.
• Mã nguồn mở: Doanh nghiệp có thể tự triển khai, tùy chỉnh hoặc thuê đối tác triển khai theo yêu cầu riêng biệt.
• Chi phí tối ưu: So với nhiều phần mềm quản lý sự kiện quốc tế, chi phí sử dụng Odoo Event tương đối hợp lý, đặc biệt khi sử dụng cùng các module khác.

Nhược điểm:

• Cần có đội ngũ triển khai ban đầu: Việc cài đặt và cấu hình phần mềm quản lý sự kiện Odoo Event có thể phức tạp nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm về ERP.
• Không thân thiện bằng các nền tảng chuyên về sự kiện: So với một số phần mềm quản lý sự kiện tập trung hoàn toàn vào trải nghiệm khách mời (như Whova hay EventX), giao diện người dùng của Odoo đôi khi mang tính kỹ thuật cao.
• Tốn thời gian để đào tạo nhân viên: Nhân viên cần làm quen với toàn bộ hệ sinh thái Odoo để vận hành trơn tru.

Đối tượng phù hợp

• Doanh nghiệp vừa và lớn đã hoặc đang triển khai hệ thống ERP và muốn đồng bộ quy trình tổ chức sự kiện với các hoạt động khác như chăm sóc khách hàng, bán hàng, kế toán, quản trị nhân sự…
• Tổ chức có nhu cầu tổ chức sự kiện thường xuyên, cần quản lý lịch sử khách tham dự, theo dõi hiệu quả sự kiện và phân tích dữ liệu dài hạn.
• Agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mong muốn kiểm soát tốt nguồn lực, ngân sách và liên kết dữ liệu sự kiện với hệ thống khách hàng hiện có.
• Doanh nghiệp hoạt động B2B, cần sự chuyên nghiệp và đồng nhất trong trải nghiệm người tham dự xuyên suốt chuỗi hoạt động marketing – bán hàng – chăm sóc sau sự kiện.

Chi phí

• Gói Miễn phí: Doanh nghiệp được sử dụng một module duy nhất miễn phí và không giới hạn số lượng người dùng
• Gói Tiêu chuẩn: $7.25/tháng/tài khoản
• Gói Tùy chỉnh: $10.9/tháng/tài khoản

Zoho Backstage

Zoho Backstage là một trong những phần mềm quản lý sự kiện nổi bật thuộc hệ sinh thái Zoho – nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Zoho Backstage được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức và quản lý các sự kiện như hội thảo, hội nghị, seminar, khóa đào tạo, sự kiện nội bộ hoặc chương trình ra mắt sản phẩm.

Lợi thế lớn nhất của phần mềm quản lý sự kiện Zoho Backstage nằm ở khả năng tích hợp sâu với các công cụ khác trong bộ ứng dụng Zoho như CRM, Campaigns, Analytics, giúp các tổ chức kiểm soát toàn bộ chuỗi sự kiện từ giai đoạn chuẩn bị đến hậu kỳ, đồng thời duy trì sự liên kết mượt mà với các hoạt động marketing và chăm sóc khách hàng.

Tính năng nổi bật

• Tạo website sự kiện chuyên biệt: phần mềm quản lý sự kiện này cho phép tạo trang landing page cho từng sự kiện với giao diện kéo-thả dễ dùng, hỗ trợ đa ngôn ngữ, tối ưu hiển thị trên thiết bị di động.
• Quản lý đăng ký và vé mời: người tổ chức có thể tạo nhiều loại vé (miễn phí, trả phí, VIP), tích hợp cổng thanh toán và theo dõi số lượng đăng ký theo thời gian thực.
• Lên lịch sự kiện chi tiết: tổ chức sự kiện theo nhiều track (chủ đề), phiên (session), phân bổ diễn giả, thời gian và địa điểm rõ ràng. Tất cả được cập nhật ngay trên ứng dụng dành cho khách mời.
• Quản lý diễn giả và tài nguyên: hỗ trợ thông tin chi tiết cho từng diễn giả, tài liệu trình bày, video ghi hình, v.v.
  Ứng dụng di động riêng cho người tham dự: khách mời có thể xem lịch trình, gửi câu hỏi, tương tác live poll, chat nhóm ngay trên ứng dụng Zoho Backstage.
  Phân quyền và quản lý cộng tác viên: phần mềm quản lý sự kiện này cho phép tạo các vai trò riêng biệt cho người phụ trách nội dung, truyền thông, vận hành… để quản lý hiệu quả hơn.
• Phân tích hiệu quả sự kiện: tích hợp báo cáo số lượng đăng ký, tham gia thực tế, tỷ lệ chuyển đổi từ email, mức độ tương tác từng phiên, phản hồi khảo sát sau sự kiện.

Ưu điểm và nhược điểm

Ưu điểm:

• Tối ưu cho doanh nghiệp đang sử dụng hệ sinh thái Zoho: phần mềm quản lý sự kiện Zoho Backstage hoạt động mượt mà với các công cụ Zoho CRM, Zoho Campaigns, Zoho Bookings…, mang lại trải nghiệm tích hợp toàn diện.
• Giao diện hiện đại, dễ dùng: giao diện thiết kế thân thiện, dễ thiết lập cả cho người không có kiến thức kỹ thuật, hỗ trợ tiếng Việt.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện hybrid: quản lý đồng thời khách mời tham dự online và offline, phù hợp với xu hướng sự kiện hậu COVID.
• Tính năng tương tác mạnh mẽ: từ bảng câu hỏi, bình chọn trực tiếp, chat nhóm đến đánh giá phiên – giúp tăng trải nghiệm khách mời.

Nhược điểm:

• Chi phí theo mô hình SaaS: phần mềm quản lý sự kiện này tính phí theo từng sự kiện hoặc theo gói người dùng, có thể tăng chi phí nếu tổ chức nhiều sự kiện quy mô lớn.
• Chưa phổ biến rộng tại Việt Nam: mặc dù có hỗ trợ tiếng Việt, nhưng cộng đồng người dùng và tài liệu hỗ trợ trong nước chưa phong phú như các phần mềm quản lý sự kiện khác.
• Không có tùy biến sâu như Odoo Event: nếu doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp riêng biệt hoặc luồng công việc đặc thù, Zoho Backstage có thể cần nhiều cấu hình hơn.

Đối tượng phù hợp

• Doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng hệ sinh thái Zoho: những đơn vị đã dùng Zoho CRM, Zoho Mail, hoặc Zoho Projects sẽ dễ dàng tích hợp thêm Zoho Backstage để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hơn.
• Tổ chức thường xuyên tổ chức hội thảo, đào tạo hoặc sự kiện nội bộ: Zoho Backstage giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao tính chuyên nghiệp và cải thiện hiệu quả tương tác trong mỗi sự kiện.
  Các đơn vị đào tạo, trung tâm giáo dục, hiệp hội ngành nghề: có nhu cầu tổ chức nhiều sự kiện định kỳ, cần báo cáo tổng thể và chăm sóc người tham gia sau sự kiện.
• Marketing team hoặc agency tổ chức sự kiện: cần một công cụ đồng bộ để kiểm soát khách mời, vé, email marketing và đo lường hiệu suất truyền thông.

Chi phí

Zoho Backstage cung cấp nhiều gói giá khác nhau, phù hợp với cả doanh nghiệp nhỏ tổ chức sự kiện đơn lẻ và agency chuyên tổ chức chuỗi sự kiện. Mức giá thay đổi dựa trên số lượng người tham dự và tính năng đi kèm.

Trả theo tháng:

• Gói Free
• Gói Essentials có giá $119/tháng
• Gói Premium có giá $249/tháng
• Gói Ultimate có giá $499/tháng

Trả theo năm:

• Gói Free
• Gói Essentials có giá $99/tháng
• Gói Premium có giá $208/tháng
• Gói Ultimate có giá $416/tháng

Eventbrite

Eventbrite là một trong những phần mềm quản lý sự kiện phổ biến nhất trên thế giới, được sử dụng rộng rãi tại hơn 170 quốc gia với hàng triệu sự kiện được tạo mỗi năm. Là một nền tảng SaaS chuyên về tổ chức và bán vé sự kiện, phần mềm quản lý sự kiện Eventbrite hỗ trợ các nhà tổ chức ở mọi quy mô – từ sự kiện cá nhân nhỏ đến lễ hội lớn, hội thảo doanh nghiệp hay các lớp học cộng đồng.

Phần mềm quản lý sự kiện Eventbrite nổi bật nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng và khả năng tích hợp mạnh mẽ với các công cụ quảng bá như mạng xã hội, email marketing và ứng dụng di động. Nhờ đó, Eventbrite giúp người tổ chức không chỉ quản lý hiệu quả khâu hậu cần mà còn tiếp cận và mở rộng lượng người tham dự tiềm năng thông qua hệ sinh thái người dùng sẵn có trên nền tảng này.

Với sự phổ biến rộng rãi và tính linh hoạt, phần mềm quản lý sự kiện Eventbrite được xem là một lựa chọn lý tưởng cho cá nhân, tổ chức giáo dục, doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn số hóa hoạt động tổ chức sự kiện nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Tính năng nổi bật

• Tạo sự kiện nhanh chóng trên nền tảng cloud: người dùng có thể tạo trang sự kiện chỉ trong vài phút, tùy chỉnh nội dung, hình ảnh, thời gian, địa điểm và các loại vé phù hợp với mục tiêu tổ chức.
• Quản lý bán vé và đăng ký tham dự: phần mềm quản lý sự kiện này hỗ trợ nhiều loại vé (miễn phí, trả phí, theo thời gian…), tự động gửi vé qua email và theo dõi tình trạng đăng ký theo thời gian thực.
• Tích hợp thanh toán quốc tế và cổng nội địa: Eventbrite hỗ trợ thanh toán qua thẻ tín dụng, PayPal và một số nền tảng trung gian, giúp quá trình mua vé thuận tiện cho cả người tổ chức lẫn người tham dự.
• Quảng bá sự kiện dễ dàng: phần mềm quản lý sự kiện Eventbrite tích hợp với Facebook, Instagram, LinkedIn, giúp người dùng chạy chiến dịch quảng bá trực tiếp trên mạng xã hội và theo dõi hiệu quả chiến dịch.
• Ứng dụng di động Eventbrite Organizer: hỗ trợ check-in nhanh bằng mã QR, cập nhật số lượng khách tham dự, và gửi thông báo real-time tại sự kiện.
• Hệ thống báo cáo & phân tích chi tiết: người tổ chức có thể xem biểu đồ bán vé, tỷ lệ tham dự, lượt truy cập trang sự kiện và nguồn traffic từ các kênh quảng bá.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng, kể cả với người chưa từng sử dụng phần mềm quản lý sự kiện.
• Cung cấp nhiều mẫu sự kiện và công cụ quảng bá sẵn có, giúp tiết kiệm thời gian thiết kế landing page hoặc form đăng ký.
• Có lượng người dùng và truy cập sẵn trên nền tảng, giúp các sự kiện công khai dễ dàng tiếp cận đối tượng mới.
• Tích hợp mạnh với các công cụ marketing như Mailchimp, Meta Ads, Google Analytics…
• Phần mềm quản lý sự kiện Eventbrite miễn phí cho các sự kiện không thu phí, phù hợp với tổ chức phi lợi nhuận hoặc cộng đồng.

Nhược điểm:

• Phí dịch vụ cao đối với sự kiện có bán vé, đặc biệt là các sự kiện có số lượng lớn người tham gia.
• Giao diện và hệ thống hỗ trợ chưa được Việt hóa hoàn toàn, gây khó khăn cho một số người dùng trong nước.
• Không hỗ trợ mạnh các sự kiện nội bộ riêng tư cần tính bảo mật hoặc tích hợp với CRM doanh nghiệp.
• Ít tính năng tùy biến sâu về phân quyền, tổ chức đa phiên hoặc quản lý diễn giả so với các phần mềm quản lý sự kiện chuyên biệt.

Đối tượng phù hợp

• Các cá nhân tổ chức workshop, lớp học, sự kiện cộng đồng muốn có công cụ đăng ký và bán vé chuyên nghiệp mà không cần kiến thức kỹ thuật.
• Các tổ chức giáo dục, startup hoặc doanh nghiệp nhỏ muốn tổ chức hội thảo, đào tạo khách hàng, sự kiện giới thiệu sản phẩm với ngân sách hạn chế.
• Đơn vị tổ chức sự kiện công khai, muốn tận dụng cộng đồng người dùng sẵn có trên Eventbrite để mở rộng tệp khách tham dự.
• Các agency marketing hoặc truyền thông cần công cụ đơn giản để triển khai sự kiện nhanh, theo dõi hiệu quả quảng bá và đăng ký ngay trong một nền tảng duy nhất.

Chi phí

Doanh nghiệp vui lòng liên trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

Cvent

Cvent là một trong những phần mềm quản lý sự kiện hàng đầu thế giới, được thiết kế để phục vụ các doanh nghiệp và tổ chức có nhu cầu tổ chức sự kiện chuyên nghiệp ở quy mô lớn. Ra mắt từ năm 1999 tại Mỹ, Cvent hiện đã có mặt tại hơn 100 quốc gia và được sử dụng rộng rãi bởi các tập đoàn toàn cầu, công ty tổ chức sự kiện, tổ chức giáo dục và các hiệp hội nghề nghiệp.

Khác với nhiều phần mềm quản lý sự kiện phổ thông chỉ hỗ trợ những tính năng cơ bản như tạo sự kiện, đăng ký hoặc bán vé, phần mềm quản lý sự kiện Cvent cung cấp một giải pháp toàn diện từ quản lý địa điểm, điều phối nhà cung cấp, lập ngân sách, marketing, đăng ký, check-in, đến phân tích dữ liệu và đo lường ROI sau sự kiện.

Với nền tảng mạnh mẽ và tính năng đa chiều, phần mềm quản lý sự kiện Cvent không chỉ phù hợp với các sự kiện offline, mà còn hỗ trợ tổ chức các sự kiện online và hybrid chuyên sâu nhờ hệ thống hội nghị trực tuyến tích hợp. Cvent là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp cần sự chuyên nghiệp, bảo mật cao và khả năng mở rộng linh hoạt trong công tác tổ chức sự kiện.

Tính năng nổi bật

• Tạo sự kiện và quản lý nội dung dễ dàng: phần mềm quản lý sự kiện này cho phép tạo sự kiện tùy chỉnh với nhiều loại hình như hội nghị, hội thảo, hội chợ, triển lãm… với giao diện hiện đại, dễ điều chỉnh.
• Quản lý địa điểm sự kiện chuyên sâu: người dùng có thể tìm kiếm, so sánh và đặt địa điểm tổ chức sự kiện trong cơ sở dữ liệu toàn cầu của Cvent với hàng ngàn địa điểm đã được đánh giá và xác thực.
• Đăng ký và bán vé trực tuyến: phần mềm quản lý sự kiện Cvent hỗ trợ các form đăng ký động, phân loại vé, tích hợp cổng thanh toán và thiết lập quy trình duyệt đăng ký cho các sự kiện phức tạp.
• Marketing sự kiện tích hợp: tích hợp email marketing, automation, landing page, mạng xã hội để quảng bá sự kiện theo các chiến dịch cụ thể và đo lường hiệu quả marketing.
• Ứng dụng check-in và quản lý onsite: cho phép tạo mã QR, in thẻ tên, quản lý thiết bị hỗ trợ tại sự kiện, kiểm soát số lượng khách tham gia theo thời gian thực.
• Phân tích và báo cáo chuyên sâu: phần mềm quản lý sự kiện này hỗ trợ dashboard trực quan với dữ liệu real-time về hành vi người tham dự, hiệu quả tương tác, ngân sách và tỷ suất hoàn vốn ROI.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện online và hybrid: tích hợp nền tảng Cvent Attendee Hub giúp tổ chức hội thảo trực tuyến, trình chiếu, networking ảo và ghi hình sự kiện chuyên nghiệp.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giải pháp toàn diện: phần mềm quản lý sự kiện Cvent không chỉ giúp tổ chức sự kiện hiệu quả mà còn tích hợp đầy đủ công cụ quản trị hậu cần, nhà cung cấp, địa điểm, chi phí, truyền thông và phân tích dữ liệu.
• Phù hợp với sự kiện quy mô lớn: đặc biệt mạnh ở các sự kiện nhiều phiên (multi-session), nhiều diễn giả, nhiều đối tượng tham gia với yêu cầu xử lý phức tạp.
• Khả năng tùy chỉnh cao: người dùng có thể cấu hình sâu theo yêu cầu tổ chức cụ thể và tích hợp với các hệ thống CRM, ERP của doanh nghiệp.
• Bảo mật cao: phần mềm quản lý sự kiện Cvent tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật toàn cầu (ISO, GDPR), phù hợp với tổ chức hoạt động trong ngành tài chính, y tế, công nghệ cao.

Nhược điểm:

• Chi phí cao: là phần mềm quản lý sự kiện ở phân khúc cao cấp, Cvent có mức giá cao hơn đáng kể so với các phần mềm thông thường và không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
• Đòi hỏi đào tạo kỹ càng: giao diện phức tạp và nhiều tính năng khiến người mới cần thời gian làm quen hoặc cần chuyên gia triển khai.
• Không hỗ trợ tiếng Việt: hiện tại, phần mềm quản lý sự kiện Cvent chưa hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt, gây hạn chế cho các tổ chức nội địa không có khả năng vận hành bằng tiếng Anh.

Đối tượng phù hợp

Phần mềm quản lý sự kiện Cvent được thiết kế dành cho các tổ chức yêu cầu quản lý sự kiện ở cấp độ chuyên nghiệp và có ngân sách phù hợp:

• Tập đoàn đa quốc gia thường xuyên tổ chức hội nghị khách hàng, hội thảo chuyên đề, hoặc các chương trình đào tạo quy mô lớn.
• Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đặc biệt là những đơn vị triển khai sự kiện MICE, triển lãm quốc tế hoặc chương trình tại nhiều quốc gia.
• Tổ chức giáo dục, hiệp hội ngành nghề hoặc cơ quan chính phủ tổ chức sự kiện cho nhiều nhóm đối tượng, cần khả năng xử lý đăng ký phức tạp và báo cáo minh bạch.
• Doanh nghiệp có yêu cầu cao về bảo mật và dữ liệu, như công ty tài chính, công nghệ, y tế – những đơn vị cần một phần mềm quản lý sự kiện tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn toàn cầu.

Chi phí

Cvent là nền tảng phần mềm quản lý sự kiện cao cấp với đầy đủ tính năng tổ chức, marketing và báo cáo chuyên sâu, nên chi phí đầu tư khá cao. Doanh nghiệp vui lòng liên trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

Bizzabo

Bizzabo là một trong những phần mềm quản lý sự kiện nổi bật trên thị trường toàn cầu, được đánh giá cao bởi khả năng mang lại trải nghiệm sự kiện mang tính cá nhân hóa cao và tối ưu cho cả người tổ chức lẫn người tham dự. Được thành lập tại New York, Bizzabo nhanh chóng trở thành lựa chọn của nhiều công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và các doanh nghiệp lớn nhờ khả năng kết hợp linh hoạt giữa công nghệ hiện đại và quản lý dữ liệu chuyên sâu.

Khác với nhiều phần mềm quản lý sự kiện truyền thống vốn tập trung vào các tính năng cơ bản như đăng ký hay check-in, Bizzabo định vị mình là một nền tảng trải nghiệm sự kiện toàn diện (Event Experience OS). Phần mềm quản lý sự kiện Bizzabo hỗ trợ tổ chức cả sự kiện trực tiếp, trực tuyến và hybrid, đồng thời tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích hành vi người tham dự, đề xuất nội dung phù hợp và cá nhân hóa toàn bộ hành trình sự kiện.

Với giao diện hiện đại, khả năng tích hợp mở rộng và hệ thống báo cáo dữ liệu thời gian thực, phần mềm quản lý sự kiện Bizzabo đang là sự lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức đang muốn nâng tầm sự kiện từ hoạt động logistics thành trải nghiệm thương hiệu chuyên nghiệp.

Tính năng nổi bật

• Tạo website và landing page sự kiện: phần mềm quản lý sự kiện này cho phép tùy chỉnh giao diện web theo nhận diện thương hiệu, từ logo, màu sắc đến bố cục nội dung, mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp và đồng nhất.
• Quản lý đăng ký, vé và CRM: tích hợp các biểu mẫu đăng ký linh hoạt, phân loại vé, theo dõi người đăng ký theo hành vi và liên kết trực tiếp với hệ thống CRM để chăm sóc khách hàng trước – trong – sau sự kiện.
• Ứng dụng di động sự kiện: phần mềm quản lý sự kiện Bizzabo cung cấp ứng dụng riêng cho khách tham dự, cho phép cập nhật lịch trình, nhận thông báo, tương tác với diễn giả và tham gia hoạt động networking ảo.
• Tính năng cá nhân hóa nội dung: hệ thống AI tự động đề xuất các phiên sự kiện, tài liệu hoặc người kết nối phù hợp nhất với từng người tham dự dựa trên hồ sơ và hành vi tương tác.
• Tổ chức sự kiện trực tuyến và hybrid: tích hợp livestream chất lượng cao, bảng thảo luận (virtual booth), các khu vực networking ảo và công cụ tương tác như khảo sát, Q&A, bình chọn.
• Báo cáo hiệu quả real-time: phần mềm quản lý sự kiện này giúp theo dõi chỉ số tham gia, tỷ lệ chuyển đổi, mức độ tương tác theo từng phiên, ROI, mức độ hài lòng và dữ liệu phân tích theo từng nhóm người dùng.
• Phân quyền và quản lý nhóm tổ chức: cho phép tạo các vai trò chuyên biệt trong ban tổ chức, từ nội dung, kỹ thuật, truyền thông đến đối tác tài trợ.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giao diện hiện đại, trải nghiệm người dùng thân thiện, phù hợp với cả người tổ chức và người tham dự sự kiện.
• Phần mềm quản lý sự kiện Bizzabo có khả năng cá nhân hóa mạnh mẽ nhờ ứng dụng AI, giúp tăng mức độ hài lòng và thời gian tương tác của khách tham dự.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện online, offline và hybrid linh hoạt, có thể chuyển đổi định dạng sự kiện dễ dàng.
• Khả năng tích hợp cao với các công cụ như Salesforce, HubSpot, Slack, Zoom và nền tảng quảng cáo bên ngoài.
• Cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, hỗ trợ đánh giá hiệu quả từng phiên sự kiện và đưa ra chiến lược cải thiện cụ thể.

Nhược điểm:

• Chi phí sử dụng phần mềm quản lý sự kiện Bizzabo ở mức cao, phù hợp với doanh nghiệp có ngân sách đầu tư lớn cho hoạt động tổ chức sự kiện.
• Một số tính năng nâng cao như AI phân tích hành vi, cá nhân hóa nội dung chỉ có trong gói premium.
• Hiện tại chưa có giao diện tiếng Việt, gây trở ngại cho một số doanh nghiệp trong nước không quen làm việc bằng tiếng Anh.
• Việc thiết lập hệ thống và training người dùng có thể mất thời gian do phần mềm có nhiều tính năng chuyên sâu.

Đối tượng phù hợp

Phần mềm quản lý sự kiện Bizzabo phù hợp nhất với các tổ chức có nhu cầu tổ chức sự kiện ở quy mô trung bình đến lớn, đặc biệt trong các lĩnh vực yêu cầu cao về trải nghiệm và dữ liệu:

• Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, agency marketing hoặc đơn vị tổ chức hội nghị quốc tế.
• Doanh nghiệp tổ chức hội thảo, triển lãm, lễ ra mắt sản phẩm cần cá nhân hóa hành trình khách tham dự để tăng hiệu quả thương hiệu.
• Tập đoàn lớn, tổ chức giáo dục quốc tế, hoặc các hiệp hội chuyên ngành cần hệ thống quản lý đa ngôn ngữ, đa địa điểm, có khả năng xử lý dữ liệu phức tạp.
• Các công ty B2B muốn sử dụng sự kiện như một công cụ chiến lược trong chuỗi chăm sóc khách hàng, thúc đẩy bán hàng và duy trì mối quan hệ đối tác.

Chi phí

Bizzabo sử dụng mô hình định giá theo license hằng năm hoặc theo số lượng người dùng. Doanh nghiệp vui lòng liên trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

Whova

Whova là một phần mềm quản lý sự kiện nổi tiếng toàn cầu, từng đạt nhiều giải thưởng trong ngành như “Best Event App” và “People’s Choice Award” tại Event Technology Awards. Với sự đầu tư bài bản vào trải nghiệm người tham dự và khả năng tối ưu hóa toàn bộ vòng đời sự kiện, phần mềm quản lý sự kiện Whova hiện đang được sử dụng bởi hàng nghìn tổ chức trên thế giới, bao gồm các trường đại học, hiệp hội chuyên ngành, tổ chức phi lợi nhuận và cả tập đoàn đa quốc gia.

Phần mềm quản lý sự kiện Whova được thiết kế để hỗ trợ tổ chức các sự kiện offline, online và hybrid với giao diện thân thiện, chức năng toàn diện và tích hợp ứng dụng di động mạnh mẽ. Whova tập trung vào việc tăng cường kết nối giữa người tham dự và người tổ chức, tạo ra các tương tác có giá trị trong sự kiện, từ networking cho đến phản hồi, lịch trình cá nhân hóa và nội dung trình chiếu.

Không giống những phần mềm quản lý sự kiện chỉ tập trung vào khâu hậu cần, Whova đặc biệt nổi bật nhờ khả năng thúc đẩy tương tác giữa các bên tham gia và hỗ trợ truyền thông sự kiện hiệu quả, giúp sự kiện trở nên sinh động và mang lại kết quả rõ ràng.

Tính năng nổi bật

• Tạo website và app sự kiện đồng bộ: phần mềm quản lý sự kiện Whova cho phép thiết lập trang web sự kiện và ứng dụng di động riêng biệt, giúp người dùng cập nhật thông tin, lịch trình và tài liệu nhanh chóng.
• Quản lý đăng ký và vé: hệ thống hỗ trợ nhiều hình thức đăng ký, tự động gửi vé điện tử, quản lý danh sách khách mời và phân loại vé theo nhóm (VIP, thường, miễn phí…).
• Networking và tương tác thời gian thực: phần mềm quản lý sự kiện này hỗ trợ các tính năng như chat trực tiếp, đặt lịch hẹn 1-1, thảo luận nhóm, Q&A và khảo sát nhanh, giúp tăng sự gắn kết giữa người tham dự và diễn giả.
• Lịch trình thông minh và cá nhân hóa: người tham dự có thể chọn lọc phiên họp quan tâm, lưu lịch trình cá nhân, nhận nhắc lịch theo thời gian thực trên app sự kiện.
• Quản lý tài liệu sự kiện: cho phép tải lên tài liệu trình bày, slide, video và các tài nguyên khác để người tham dự dễ dàng truy cập và xem lại sau sự kiện.
• Quản lý gian hàng tài trợ và triển lãm: phần mềm quản lý sự kiện Whova hỗ trợ xây dựng gian hàng ảo cho nhà tài trợ, tích hợp video, tài liệu, form liên hệ và lịch hẹn.
• Phân tích và báo cáo: báo cáo chi tiết về mức độ tham gia, tỷ lệ tương tác, phiên nổi bật, lượt xem tài liệu, kết nối networking và phản hồi sau sự kiện.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng cho cả người tổ chức lẫn người tham dự, phù hợp với sự kiện có nhiều nhóm đối tượng.
• Phần mềm quản lý sự kiện Whova có app mobile mạnh mẽ, tăng tính cá nhân hóa và trải nghiệm tương tác thời gian thực.
• Tối ưu cho networking – điểm mạnh hiếm có so với nhiều phần mềm quản lý sự kiện khác.
• Hỗ trợ nhiều định dạng sự kiện: offline, online, hybrid và chuyển đổi linh hoạt nếu có thay đổi vào phút chót.
• Có các mẫu email, banner, thông báo tích hợp sẵn giúp truyền thông sự kiện nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ tiếng Việt, có thể gây khó khăn cho người dùng tại thị trường Việt Nam nếu chưa quen với các thuật ngữ chuyên ngành.
• Giao diện admin khá phức tạp với người mới dùng, đặc biệt khi tổ chức nhiều sự kiện song song.
• Phần mềm quản lý sự kiện Whova có chi phí cao hơn mức trung bình, đặc biệt nếu sử dụng thêm các tiện ích nâng cao như gian hàng ảo hoặc livestream chuyên nghiệp.
• Một số tính năng nâng cao (AI đề xuất kết nối, báo cáo nâng cao) chỉ khả dụng trong các gói premium

Đối tượng phù hợp

• Các trường đại học, học viện và tổ chức giáo dục tổ chức hội thảo học thuật, chương trình nghiên cứu hoặc tọa đàm quốc tế.
• Hiệp hội nghề nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, và cộng đồng chuyên môn muốn xây dựng mạng lưới thành viên thông qua sự kiện thường niên.
• Doanh nghiệp tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng hoặc các hoạt động team-building quy mô lớn.
• Agency tổ chức sự kiện cần phần mềm quản lý sự kiện hỗ trợ đầy đủ cả chức năng logistics lẫn truyền thông và tương tác.
• Các tổ chức tổ chức triển lãm, hội chợ có nhu cầu thiết lập gian hàng ảo, nhà tài trợ, kết nối B2B và báo cáo sâu về hành vi người tham dự.

Chi phí

Whova không công bố mức giá cụ thể trên website mà báo giá riêng tùy theo sự kiện. Doanh nghiệp vui lòng liên trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

EventX

EventX là một phần mềm quản lý sự kiện đến từ Hồng Kông, hiện đã có mặt tại hơn 100 quốc gia và được sử dụng bởi hàng nghìn tổ chức trên khắp châu Á. Với định hướng phát triển phù hợp cho thị trường châu Á – Thái Bình Dương, phần mềm quản lý sự kiện EventX được thiết kế tối ưu cho các sự kiện đa ngôn ngữ, trong đó có hỗ trợ tiếng Việt, giúp doanh nghiệp tại Việt Nam dễ dàng tiếp cận và triển khai.

Phần mềm quản lý sự kiện EventX hỗ trợ tổ chức linh hoạt các loại hình sự kiện bao gồm hội thảo trực tuyến, sự kiện offline và sự kiện hybrid. Không chỉ cung cấp các công cụ tổ chức cơ bản như đăng ký, quản lý khách mời, gửi email, mà phần mềm quản lý sự kiện EventX còn nổi bật với khả năng livestream, hội nghị ảo có khả năng tương tác cao và phân tích dữ liệu hành vi người tham dự.

EventX đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các tổ chức giáo dục, hiệp hội ngành nghề và các đơn vị tổ chức sự kiện cần một phần mềm quản lý sự kiện dễ dùng, chi phí hợp lý và có hỗ trợ kỹ thuật khu vực châu Á.

Tính năng nổi bật

• Tổ chức sự kiện trực tuyến và hybrid: phần mềm quản lý sự kiện EventX cung cấp nền tảng hội nghị ảo tích hợp livestream, video call, phòng họp phụ (breakout rooms), trình chiếu trực tuyến và các khu vực triển lãm ảo.
• Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: đặc biệt thích hợp với các sự kiện quốc tế hoặc tổ chức đa khu vực tại châu Á, phần mềm quản lý sự kiện EventX hỗ trợ tiếng Việt, tiếng Trung, tiếng Anh và nhiều ngôn ngữ khác.
• Tạo landing page sự kiện: cho phép thiết kế giao diện trang đăng ký sự kiện chuyên nghiệp, tùy chỉnh nội dung theo bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.
• Quản lý đăng ký và khách mời: hỗ trợ nhiều hình thức đăng ký (miễn phí, trả phí, mời riêng), mã QR check-in, theo dõi trạng thái đăng ký và phản hồi từ người tham dự.
• Tích hợp email marketing: phần mềm quản lý sự kiện này giúp gửi thư mời, xác nhận, nhắc lịch, và khảo sát hậu sự kiện tự động theo từng phân khúc khách mời.
• Quản lý gian hàng và tài trợ: hỗ trợ tạo gian hàng ảo cho nhà tài trợ, tích hợp video, tài liệu và thông tin liên hệ để khách truy cập tương tác dễ dàng.
• Phân tích hành vi người tham dự: báo cáo về lượt tham dự, thời lượng xem livestream, số lần tương tác, lượt tải tài liệu, giúp đánh giá mức độ hiệu quả của từng phiên sự kiện.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp cả với người mới làm quen phần mềm quản lý sự kiện.
• Hỗ trợ tiếng Việt và đội ngũ chăm sóc khách hàng trong khu vực châu Á, giúp quá trình triển khai nhanh và hiệu quả.
• Phần mềm quản lý sự kiện EventX hỗ trợ đầy đủ cho sự kiện online, offline và hybrid.
• Tích hợp đầy đủ tính năng cần thiết: đăng ký, livestream, email marketing, gian hàng ảo và phân tích dữ liệu.
• Có các gói chi phí linh hoạt, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc tổ chức phi lợi nhuận.

Nhược điểm:

• Một số tính năng nâng cao như tích hợp CRM hoặc API tùy chỉnh chỉ có trong các gói cao cấp.
• Số lượng mẫu landing page chưa phong phú như các nền tảng phần mềm quản lý sự kiện lâu đời hơn.
• Chưa phổ biến rộng rãi tại thị trường Việt Nam so với các đối thủ quốc tế khác, nên cộng đồng hỗ trợ trong nước còn hạn chế.
• Chưa có quá nhiều khả năng tùy biến phức tạp phù hợp với sự kiện doanh nghiệp quy mô rất lớn.

Đối tượng phù hợp

Phần mềm quản lý sự kiện EventX là giải pháp phù hợp cho nhiều nhóm tổ chức khác nhau, đặc biệt trong khu vực châu Á:

• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm, hội thảo khách hàng hoặc đào tạo nội bộ, cần một phần mềm quản lý sự kiện dễ triển khai và có hỗ trợ tiếng Việt.
• Các trường đại học, viện nghiên cứu tổ chức hội nghị học thuật, tọa đàm chuyên đề với nhu cầu tích hợp livestream và quản lý khách mời dễ dàng.
• Hiệp hội nghề nghiệp và tổ chức cộng đồng tổ chức sự kiện networking, triển lãm và buổi họp thường niên.
• Các agency sự kiện cần một phần mềm quản lý sự kiện có khả năng xử lý nhanh các yêu cầu về email, vé mời, tương tác và báo cáo, nhưng không cần tích hợp quá sâu với hệ thống nội bộ.
• Doanh nghiệp hoạt động đa quốc gia muốn triển khai sự kiện tại nhiều thị trường châu Á, với giao diện đa ngôn ngữ và khả năng cá nhân hóa nội dung theo khu vực.

Chi phí

EventX cung cấp cả gói miễn phí và các gói trả phí với mức giá phù hợp cho tổ chức sự kiện online/hybrid. 

• Gói Free
• Gói Essentials có giá $99/tháng (trả phí theo năm)
• Gói Premium có giá $199/tháng (trả phí theo năm)
• Gói Enterprise, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết

Eventtia

Eventtia là một phần mềm quản lý sự kiện đến từ châu Âu, nổi bật nhờ thiết kế trực quan, khả năng tùy biến linh hoạt và tập trung vào trải nghiệm người tổ chức lẫn người tham dự. Với sứ mệnh đơn giản hóa toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện, phần mềm quản lý sự kiện Eventtia cung cấp giải pháp “all-in-one” để giúp doanh nghiệp, tổ chức giáo dục và các đơn vị sự kiện chuyên nghiệp kiểm soát chặt chẽ từ khâu chuẩn bị đến đo lường sau sự kiện.

Không giống nhiều phần mềm quản lý sự kiện tập trung chủ yếu vào khâu đăng ký hoặc bán vé, Eventtia hỗ trợ đa dạng nhu cầu tổ chức như hội nghị, hội thảo, triển lãm thương mại, sự kiện nội bộ, sự kiện hybrid và trực tuyến. Phần mềm quản lý sự kiện Eventtia đặc biệt được đánh giá cao nhờ khả năng hỗ trợ lập kế hoạch sự kiện đa kênh, quản lý nhà cung cấp, đồng bộ thông tin khách mời và tích hợp các công cụ marketing hiệu quả.

Với nền tảng hoạt động dựa trên điện toán đám mây, phần mềm quản lý sự kiện Eventtia phù hợp với cả những tổ chức chưa có kinh nghiệm kỹ thuật sâu nhưng vẫn muốn nâng cao hiệu quả tổ chức và chất lượng trải nghiệm sự kiện.

Tính năng nổi bật

• Tạo website và trang đăng ký sự kiện: phần mềm quản lý sự kiện Eventtia cho phép tùy chỉnh giao diện website, biểu mẫu đăng ký, hình ảnh và nội dung, giúp xây dựng nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp cho từng sự kiện.
• Quản lý vé và phân loại khách mời: dễ dàng tạo nhiều loại vé (trả phí, miễn phí, VIP…), đặt giới hạn số lượng, áp dụng mã giảm giá và phân nhóm khách mời để gửi thông tin tùy chỉnh.
• Tổ chức sự kiện trực tuyến và hybrid: phần mềm quản lý sự kiện này tích hợp với các công cụ livestream như Zoom, YouTube, Vimeo, cho phép xây dựng hội nghị online, breakout rooms và khu vực tương tác.
• Công cụ lập kế hoạch và phân công công việc: tạo checklist công việc, phân bổ nhiệm vụ cho từng thành viên ban tổ chức và theo dõi tiến độ thực hiện trong thời gian thực.
• Email marketing tích hợp: gửi thư mời, email xác nhận, nhắc lịch và khảo sát hậu sự kiện trực tiếp từ hệ thống phần mềm quản lý sự kiện Eventtia.
• Tính năng networking: hỗ trợ đặt lịch hẹn 1-1, tạo phòng gặp gỡ riêng, xây dựng hệ thống kết nối B2B và thu hút sự tương tác giữa khách mời.
• Báo cáo và thống kê chi tiết: thống kê số lượng đăng ký, tỷ lệ tham dự, mức độ tương tác, lượt truy cập website, hiệu quả email và ROI của toàn bộ sự kiện.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với người không chuyên về kỹ thuật.
• Phần mềm quản lý sự kiện Eventtia tích hợp nhiều tính năng trong cùng một nền tảng, giảm sự phụ thuộc vào nhiều công cụ rời rạc.
• Hỗ trợ tổ chức đa dạng loại hình sự kiện từ offline đến online và hybrid, thích hợp cho cả sự kiện doanh nghiệp và cộng đồng.
• Tích hợp linh hoạt với nhiều công cụ bên ngoài như Zoom, Google Calendar, Stripe, HubSpot…
• Hệ thống báo cáo trực quan, giúp ban tổ chức dễ dàng đánh giá hiệu quả tổ chức và rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

Nhược điểm:

• Chưa hỗ trợ tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng trong nước không quen thao tác bằng tiếng Anh.
• Phần mềm quản lý sự kiện Eventtia có mức chi phí cao hơn mặt bằng chung nếu sử dụng đầy đủ các module cao cấp.
• Số lượng mẫu landing page và thiết kế giao diện còn hạn chế so với các đối thủ như Cvent hoặc Whova.
• Cần thời gian thiết lập ban đầu khá kỹ lưỡng để đảm bảo các quy trình hoạt động đồng bộ.

Đối tượng phù hợp

• Doanh nghiệp vừa và lớn tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng, sự kiện truyền thông nội bộ hoặc đào tạo nhân viên.
• Tổ chức giáo dục, viện nghiên cứu, trường đại học thường xuyên tổ chức hội thảo học thuật, seminar hoặc sự kiện trực tuyến quy mô khu vực và quốc tế.
• Các tổ chức phi lợi nhuận, hiệp hội ngành nghề, cộng đồng chuyên môn cần công cụ quản lý khách mời, vé và truyền thông hiệu quả.
• Agency tổ chức sự kiện cần phần mềm quản lý sự kiện có khả năng mở rộng, tùy chỉnh và báo cáo rõ ràng để phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc.

Chi phí

Mô hình định giá theo số lượng người tham dự nên rất rõ ràng, dễ kiểm soát ngân sách. Với số lượng 500 người tham gia sự kiện, phần mềm có giá:

• Gói Essential có giá $2500
• Gói Premium có giá $2950
• Gói Networking có giá $5000

Ngoài 3 gói trên, Eventtia còn 1 gói Enterprise nữa nhưng không công bố chi tiết giá. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng gói Enterprise thì cần liên hệ trực tiếp với Eventtia.

Airmeet

Airmeet là một phần mềm quản lý sự kiện ra đời với mục tiêu chuyên biệt cho việc tổ chức sự kiện trực tuyến và hybrid. Khác với nhiều phần mềm quản lý sự kiện truyền thống vốn tập trung vào sự kiện offline, Airmeet tạo nên sự khác biệt nhờ vào nền tảng hội nghị ảo tương tác cao, giúp người tham dự không chỉ “xem” mà thực sự “tham gia” vào các hoạt động trong sự kiện.

Phần mềm quản lý sự kiện Airmeet được xây dựng với giao diện hiện đại, khả năng tổ chức các phiên họp song song, khu vực triển lãm ảo và tính năng networking thời gian thực. Đây là một lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện trực tuyến cần quy mô lớn, trải nghiệm phong phú và hiệu quả truyền thông mạnh mẽ.

Phần mềm quản lý sự kiện Airmeet hiện đang được sử dụng bởi nhiều công ty công nghệ, tổ chức giáo dục, hiệp hội chuyên ngành và startup toàn cầu để tổ chức các sự kiện như hội thảo, hội nghị, webinar, hội chợ triển lãm trực tuyến và các buổi đào tạo ảo.

Tính năng nổi bật

• Tổ chức hội nghị và webinar chuyên sâu: phần mềm quản lý sự kiện Airmeet cho phép tạo sự kiện nhiều phiên song song, hỗ trợ không giới hạn số lượng người tham dự và chất lượng truyền phát HD.
• Tạo không gian networking ảo: người tham dự có thể di chuyển giữa các “bàn tròn ảo”, kết nối 1-1, trò chuyện nhóm, hoặc đặt lịch hẹn với các khách mời khác như đang ở sự kiện thực tế.
• Gian hàng triển lãm và tài trợ ảo: hỗ trợ doanh nghiệp tạo gian hàng trực tuyến để giới thiệu sản phẩm, dịch vụ, tài liệu marketing, livestream và đặt lịch tư vấn với khách tham quan.
• Công cụ tương tác phong phú: phần mềm quản lý sự kiện Airmeet tích hợp các tính năng như bình chọn trực tiếp, Q&A, chat công khai và cá nhân, hiệu ứng sân khấu và trình chiếu trình bày chuyên nghiệp.
• Tùy chỉnh giao diện thương hiệu: cho phép doanh nghiệp cài đặt logo, màu sắc, video mở đầu và đồ họa riêng để đồng bộ hình ảnh thương hiệu trong toàn bộ sự kiện.
• Tích hợp API và công cụ marketing: hỗ trợ kết nối với CRM, email marketing, Google Analytics, HubSpot, Zapier và các nền tảng theo dõi hành vi khách hàng khác.
• Báo cáo chi tiết theo thời gian thực: phần mềm quản lý sự kiện này cung cấp dữ liệu về thời lượng tham gia, tương tác của từng người tham dự, phiên được quan tâm nhiều nhất, và mức độ chuyển đổi từ khách tiềm năng thành người liên hệ.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Tối ưu hóa cho sự kiện trực tuyến với trải nghiệm tương tác cao và thiết kế linh hoạt, sống động.
• Phần mềm quản lý sự kiện Airmeet cung cấp công cụ networking mạnh, phù hợp với các sự kiện cần tạo kết nối chuyên sâu giữa người tham dự.
• Có sẵn nhiều tính năng hỗ trợ nhà tài trợ và triển lãm ảo, giúp tăng giá trị thương mại cho sự kiện.
• Giao diện trực quan, dễ sử dụng cho cả người tổ chức và khách tham dự.
• Khả năng tùy chỉnh thương hiệu tốt, hỗ trợ các doanh nghiệp giữ tính nhất quán hình ảnh trong sự kiện.

Nhược điểm:

• Không hỗ trợ tốt cho các sự kiện hoàn toàn offline như hội nghị trực tiếp hoặc lễ trao giải truyền thống.
• Phần mềm quản lý sự kiện Airmeet hiện chưa hỗ trợ tiếng Việt, có thể gây khó khăn cho người dùng tại thị trường Việt Nam.
• Một số tính năng nâng cao như gamification, phòng trò chuyện riêng cho nhà tài trợ hoặc hỗ trợ nhiều ngôn ngữ chỉ khả dụng trong gói cao cấp.
• Giá thành cao hơn so với các phần mềm quản lý sự kiện đơn giản, không phù hợp với sự kiện nhỏ hoặc ngân sách hạn chế.

Đối tượng phù hợp

Phần mềm quản lý sự kiện Airmeet phù hợp với các tổ chức và doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện trực tuyến hoặc hybrid với quy mô từ vừa đến lớn:

• Các công ty công nghệ, startup, tổ chức giáo dục tổ chức hội thảo chuyên đề, sự kiện giới thiệu sản phẩm, workshop hoặc tọa đàm quốc tế.
• Các tổ chức cần xây dựng không gian networking mạnh như hiệp hội nghề nghiệp, cộng đồng chuyên môn, hoặc nhà đầu tư.
• Đơn vị tổ chức triển lãm ảo, gian hàng trực tuyến, hội chợ tuyển dụng cần phần mềm quản lý sự kiện có khả năng xử lý nhiều gian hàng và khách tham quan cùng lúc.
• Các doanh nghiệp hoạt động toàn cầu muốn tổ chức sự kiện online/hybrid mang tính tương tác cao, tích hợp sâu với hệ thống CRM và marketing automation.
• Các agency sự kiện chuyên tổ chức webinar và chương trình đào tạo cho khách hàng doanh nghiệp trong và ngoài nước.

Chi phí

Doanh nghiệp vui lòng liên trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

Bitrix24 Event

Bitrix24 là một nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp với hàng loạt công cụ phục vụ cho quản lý công việc, CRM, truyền thông nội bộ và quản lý dự án. Trong hệ sinh thái đó, Bitrix24 Event là một tính năng hữu ích dành cho các doanh nghiệp cần tổ chức sự kiện nội bộ hoặc sự kiện khách hàng với chi phí thấp, tích hợp chặt chẽ với các quy trình đang có. Dù không phải là một phần mềm quản lý sự kiện chuyên biệt như Eventbrite hay Cvent, Bitrix24 vẫn được xem là một lựa chọn đáng cân nhắc nhờ vào tính linh hoạt, dễ triển khai và khả năng mở rộng.

Phần mềm quản lý sự kiện Bitrix24 phù hợp với các tổ chức muốn tổ chức sự kiện gắn liền với các hoạt động thường nhật như đào tạo nhân sự, hội thảo khách hàng, workshop nội bộ hoặc lễ ra mắt sản phẩm. Với lợi thế về chi phí và sự tích hợp sâu trong hệ thống quản lý doanh nghiệp, phần mềm quản lý sự kiện Bitrix24 giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa dễ dàng tổ chức các sự kiện hiệu quả mà không cần đầu tư thêm vào phần mềm rời rạc.

Tính năng nổi bật

• Tạo sự kiện và mời người tham dự: người dùng có thể lên lịch sự kiện, mời các thành viên trong tổ chức hoặc khách hàng từ hệ thống CRM chỉ bằng vài thao tác đơn giản. Toàn bộ quy trình mời, xác nhận và nhắc lịch đều tự động thông qua email hoặc thông báo nội bộ.
• Đồng bộ lịch làm việc và nhóm: phần mềm quản lý sự kiện Bitrix24 cho phép tích hợp sự kiện vào lịch nhóm, giúp ban tổ chức và các bộ phận liên quan dễ dàng nắm rõ thời gian và phối hợp.
• Giao việc và phân công chuẩn bị: người tổ chức có thể phân công đầu việc cho các thành viên, theo dõi tiến độ qua các bảng Kanban hoặc Gantt trong hệ thống, giúp chuẩn bị sự kiện đúng hạn.
• Quản lý tài liệu và nội dung: tất cả tài liệu, kế hoạch, agenda, bản trình bày có thể được đính kèm trực tiếp vào sự kiện để người tham dự dễ dàng truy cập.
• Tích hợp livestream và gọi video: tổ chức sự kiện online hoặc hybrid thông qua tích hợp Zoom, Google Meet hoặc hệ thống gọi video nội bộ trên Bitrix24.
• Theo dõi phản hồi và báo cáo: sau sự kiện, phần mềm quản lý sự kiện Bitrix24 cho phép thu thập ý kiến người tham dự bằng form khảo sát và ghi nhận vào CRM để đánh giá mức độ hài lòng hoặc tiềm năng chuyển đổi.

Ưu nhược điểm

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện, dễ làm quen với người dùng không chuyên về kỹ thuật.
• Phần mềm quản lý sự kiện Bitrix24 tích hợp chặt với các công cụ quản lý công việc, CRM, email, tài liệu và nhân sự trong cùng một hệ thống.
• Phù hợp với tổ chức sự kiện nội bộ, đào tạo, hội thảo khách hàng hoặc chương trình loyalty gắn với dữ liệu CRM.
• Có bản miễn phí với tính năng tổ chức sự kiện cơ bản, giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện online thông qua gọi video và livestream nội bộ.

Nhược điểm:

• Không phải là phần mềm quản lý sự kiện chuyên dụng nên thiếu nhiều tính năng nâng cao như quản lý vé, check-in bằng mã QR, gian hàng ảo hay các công cụ tương tác sự kiện chuyên sâu.
• Thiết kế giao diện sự kiện và email mời còn hạn chế về tính thẩm mỹ nếu so với các nền tảng chuyên biệt.
• Không có ứng dụng mobile chuyên biệt cho sự kiện, trải nghiệm khách tham dự còn đơn giản.
• Các tính năng mạnh như automation, phân quyền sâu hoặc báo cáo nâng cao chỉ có ở các gói trả phí.

Đối tượng phù hợp

Phần mềm quản lý sự kiện Bitrix24 phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa hoặc tổ chức có nhu cầu tổ chức sự kiện gắn với hệ thống nội bộ:

• Doanh nghiệp sử dụng Bitrix24 làm hệ thống quản trị chính, muốn tổ chức sự kiện mà không cần tích hợp thêm phần mềm ngoài.
• Bộ phận HR tổ chức đào tạo nhân viên, onboarding hoặc các hoạt động nội bộ theo lịch định kỳ.
• Bộ phận sales hoặc marketing muốn mời khách hàng tham gia hội thảo, webinar hoặc workshop nhỏ và theo dõi hành vi thông qua CRM.
• Doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức sự kiện đơn giản, chi phí thấp, và ưu tiên tính tiện lợi trong vận hành hơn là yếu tố trình diễn và tương tác chuyên sâu.
• Các startup và agency nhỏ muốn thử nghiệm tổ chức sự kiện khách hàng mà chưa cần đến phần mềm quản lý sự kiện phức tạp.

Chi phí

Trả phí theo tháng:

• Gói Basic có giá $61/tháng/5 tài khoản
• Gói Standard có giá $124/tháng/50 tài khoản
• Gói Professional có giá $249/tháng/100 tài khoản
• Gói Enterprise có giá $499/tháng/250 tài khoản

Trả phí theo tháng:

• Gói Basic có giá $49/tháng/5 tài khoản
• Gói Standard có giá $99/tháng/50 tài khoản
• Gói Professional có giá $199/tháng/100 tài khoản
• Gói Enterprise có giá $399/tháng/250 tài khoản

Các tính năng cần có của phần mềm quản lý sự kiện

Một phần mềm quản lý sự kiện hiệu quả không chỉ đơn thuần là công cụ hỗ trợ đăng ký và theo dõi người tham dự, mà còn phải bao phủ toàn bộ chu trình tổ chức sự kiện — từ lên kế hoạch, truyền thông, vận hành cho đến phân tích và đo lường kết quả. Dưới đây là các tính năng cốt lõi mà bất kỳ phần mềm quản lý sự kiện nào cũng nên có để đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả và khả năng mở rộng cho mọi loại hình sự kiện.

Quản lý lịch và kế hoạch sự kiện

Trong bất kỳ sự kiện nào – dù là hội thảo nội bộ, buổi đào tạo trực tuyến hay hội nghị khách hàng quy mô lớn – việc lên kế hoạch cụ thể và giám sát tiến độ là yếu tố quyết định đến thành công. Do đó, một phần mềm quản lý sự kiện cần tích hợp khả năng quản lý lịch và kế hoạch một cách toàn diện, giúp người tổ chức theo dõi và điều phối các đầu việc hiệu quả theo thời gian thực.

Tạo timeline chi tiết cho sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện phải cho phép tạo timeline chi tiết bao gồm các mốc thời gian quan trọng trước – trong – và sau sự kiện. Timeline này giúp người tổ chức nắm được toàn bộ quá trình tổ chức từ việc gửi thư mời, xác nhận diễn giả, chuẩn bị tài liệu, bố trí địa điểm cho đến các hoạt động truyền thông và khảo sát sau sự kiện.

• Timeline nên có khả năng kéo thả trực quan để dễ điều chỉnh thời gian và sắp xếp thứ tự công việc.
• Phần mềm quản lý sự kiện nên hỗ trợ phân loại theo nhóm nhiệm vụ (logistics, truyền thông, kỹ thuật, nội dung…) giúp tối ưu hóa quản lý.
• Timeline phải được liên kết chặt chẽ với các tài nguyên trong hệ thống như nhân sự phụ trách, ngân sách và deadline cụ thể.

Thiết lập lịch nhắc, phân công nhiệm vụ cho các nhóm

Một phần mềm quản lý sự kiện chuyên nghiệp cần có tính năng phân công công việc và nhắc nhở tự động để đảm bảo không có bước nào bị bỏ sót trong quá trình triển khai. Tính năng này đặc biệt quan trọng khi có nhiều bên liên quan cùng tham gia tổ chức sự kiện.

• Người tổ chức có thể giao nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, gắn deadline và theo dõi tiến độ thông qua bảng Kanban hoặc sơ đồ Gantt.
• Phần mềm quản lý sự kiện cần tích hợp tính năng thông báo tự động qua email, tin nhắn nội bộ hoặc hệ thống nhắc lịch để đảm bảo các bên liên quan luôn nắm được việc cần làm.
• Một số phần mềm quản lý sự kiện nâng cao còn cho phép tạo báo cáo tiến độ, đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo từng nhóm để phục vụ điều chỉnh kế hoạch nhanh chóng.

Việc tích hợp quản lý lịch và kế hoạch trong phần mềm quản lý sự kiện không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ tổ chức. Thay vì theo dõi công việc qua các bảng tính thủ công hoặc email rời rạc, phần mềm quản lý sự kiện cung cấp một hệ thống tập trung, nơi mọi hoạt động được theo dõi minh bạch và điều phối linh hoạt.

Quản lý đăng ký và vé

Một trong những chức năng quan trọng nhất của bất kỳ phần mềm quản lý sự kiện nào chính là khả năng xử lý đăng ký và quản lý vé. Đây là bước đầu tiên trong quá trình tương tác với người tham dự, đồng thời cũng ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng và hiệu quả vận hành của ban tổ chức. Vì vậy, phần mềm quản lý sự kiện cần đảm bảo quy trình đăng ký linh hoạt, nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Hệ thống đặt chỗ, xuất vé điện tử

Phần mềm quản lý sự kiện nên cung cấp một hệ thống đặt chỗ tự động, cho phép người tham dự dễ dàng đăng ký tham gia chỉ với vài thao tác cơ bản. Hệ thống này cần đáp ứng:

• Giao diện đăng ký thân thiện, có thể nhúng trực tiếp lên website hoặc gửi qua email, mạng xã hội.
• Hỗ trợ nhiều loại vé khác nhau như vé miễn phí, vé trả phí, vé theo nhóm, vé VIP, hoặc vé giới hạn số lượng.
• Sau khi đăng ký thành công, phần mềm quản lý sự kiện sẽ tự động gửi vé điện tử (e-ticket) đến người tham dự qua email hoặc SMS, có đính kèm mã QR hoặc barcode để tiện cho việc check-in tại sự kiện.

Không chỉ đơn thuần là công cụ ghi nhận thông tin, hệ thống đăng ký còn giúp ban tổ chức phân loại khách mời, kiểm soát số lượng vé bán ra theo từng loại và tối ưu hóa quy trình vận hành.

Cổng thanh toán tích hợp

Đối với các sự kiện bán vé, phần mềm quản lý sự kiện cần được tích hợp sẵn các cổng thanh toán để xử lý giao dịch nhanh chóng và an toàn. Việc tích hợp cổng thanh toán trực tiếp vào hệ thống giúp giảm thiểu lỗi thủ công, tránh thất thoát dữ liệu và nâng cao tính chuyên nghiệp.

• Phần mềm quản lý sự kiện nên hỗ trợ các cổng thanh toán phổ biến như Stripe, PayPal, Momo, VNPAY, OnePay hoặc chuyển khoản ngân hàng.
• Hệ thống cần tự động ghi nhận trạng thái thanh toán và gửi thông báo xác nhận ngay sau khi giao dịch hoàn tất.
• Ban tổ chức có thể theo dõi báo cáo doanh thu theo thời gian thực, thống kê theo từng loại vé hoặc kênh bán hàng.

Sự kết hợp giữa hệ thống đăng ký thông minh và cổng thanh toán tích hợp giúp phần mềm quản lý sự kiện trở thành một công cụ toàn diện, hỗ trợ tối đa cho các sự kiện chuyên nghiệp – từ hội thảo nhỏ đến sự kiện quy mô lớn thu hút hàng nghìn người tham dự.

Quản lý khách mời

Một trong những yếu tố then chốt quyết định thành công của bất kỳ sự kiện nào chính là khả năng quản lý khách mời hiệu quả. Phần mềm quản lý sự kiện hiện đại không chỉ giúp lưu trữ danh sách khách mời, mà còn hỗ trợ toàn diện từ khâu phân loại, gửi thư mời, theo dõi phản hồi đến chăm sóc cá nhân hóa từng nhóm đối tượng. Đây là tính năng đặc biệt quan trọng đối với các sự kiện B2B, hội nghị cấp cao, hoặc sự kiện đòi hỏi tương tác chuyên sâu với khách tham dự.

Import, phân loại và chăm sóc danh sách khách mời

Phần mềm quản lý sự kiện cần cho phép người dùng dễ dàng import danh sách khách mời từ các nguồn khác nhau như file Excel, CRM, email marketing platform, hay các form đăng ký trực tuyến.

• Người tổ chức có thể gắn thẻ (tag), phân nhóm theo vai trò (diễn giả, khách mời VIP, khách hàng tiềm năng, báo chí…), lĩnh vực quan tâm hoặc trạng thái đăng ký. Việc phân loại này giúp cá nhân hóa nội dung truyền thông, tối ưu hiệu quả tương tác và nâng cao trải nghiệm sự kiện.
• Phần mềm quản lý sự kiện cần đồng bộ với hệ thống CRM hoặc email để cá nhân hóa thư mời, lời nhắc và hậu sự kiện, đảm bảo từng khách mời cảm thấy được quan tâm đúng mức.
• Ngoài ra, phần mềm quản lý sự kiện hiện đại còn có khả năng ghi chú lịch sử giao tiếp với từng khách, đánh giá mức độ tương tác và hỗ trợ xây dựng chiến lược nuôi dưỡng sau sự kiện.

Theo dõi tình trạng RSVP

Việc theo dõi tình trạng phản hồi (RSVP – répondez s’il vous plaît) là yếu tố cốt lõi để ban tổ chức lên kế hoạch chi tiết cho logistics, in ấn, sắp xếp chỗ ngồi, và dự báo tỷ lệ hiện diện thực tế. Phần mềm quản lý sự kiện cần hỗ trợ:

• Gửi thư mời tự động kèm liên kết xác nhận tham dự qua email, SMS hoặc thông báo trên ứng dụng.
• Theo dõi trạng thái RSVP theo thời gian thực: đã mở thư mời, đã xác nhận, từ chối hoặc chưa phản hồi.
• Thiết lập lịch nhắc RSVP tự động cho những người chưa phản hồi sau một khoảng thời gian nhất định.
• Xuất danh sách RSVP phục vụ phân tích, phân bổ chỗ ngồi và tối ưu khâu tiếp đón.

Một phần mềm quản lý sự kiện tốt sẽ giúp giảm thiểu rủi ro trong việc tổ chức do không nắm rõ số lượng người tham dự, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và tăng tính chuyên nghiệp cho trải nghiệm của khách mời.

Gửi email, SMS & thông báo

Trong quá trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp, giao tiếp hiệu quả với khách mời đóng vai trò vô cùng quan trọng. Việc gửi email, tin nhắn SMS và thông báo không chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở thời gian diễn ra sự kiện, mà còn là công cụ marketing mạnh mẽ để duy trì sự quan tâm, thúc đẩy đăng ký và cá nhân hóa trải nghiệm người tham dự. Một phần mềm quản lý sự kiện hiện đại cần tích hợp hệ thống gửi email, SMS và thông báo tự động để hỗ trợ toàn bộ quy trình truyền thông sự kiện từ đầu đến cuối.

Cá nhân hóa nội dung và lên lịch gửi hàng loạt

Một phần mềm quản lý sự kiện tốt không thể thiếu khả năng cá nhân hóa nội dung gửi đi dựa trên thông tin khách mời. Thay vì gửi những email hay tin nhắn đại trà, phần mềm quản lý sự kiện nên cho phép chèn tên người nhận, chức danh, loại vé, chương trình họ đã đăng ký và các nội dung liên quan nhằm tạo cảm giác cá nhân hóa và tăng tỉ lệ tương tác.

• Phần mềm quản lý sự kiện cần tích hợp sẵn các mẫu email thiết kế chuyên nghiệp, dễ chỉnh sửa theo từng loại hình sự kiện như hội thảo, ra mắt sản phẩm, workshop, hoặc networking.
• Hệ thống phải hỗ trợ lên lịch gửi hàng loạt, phân bổ theo từng mốc thời gian như: thông báo mở đăng ký, xác nhận vé, nhắc lịch, gửi agenda, cảm ơn sau sự kiện…
• Ngoài email, phần mềm quản lý sự kiện cũng nên hỗ trợ gửi tin nhắn SMS hàng loạt, đặc biệt hữu ích với các sự kiện có thời gian ngắn, khách mời cần được cập nhật nhanh (ví dụ: thay đổi địa điểm, điều chỉnh lịch trình…).

Tự động hóa theo luồng hành vi khách mời

Tự động hóa là một trong những yếu tố giúp phần mềm quản lý sự kiện vượt trội so với các công cụ thủ công. Việc gửi email hay SMS không còn là hành động thủ công lặp lại, mà được kích hoạt dựa trên hành vi cụ thể của từng khách mời.

• Phần mềm quản lý sự kiện nên tích hợp hệ thống automation giúp tạo các “luồng truyền thông” – ví dụ: nếu khách mở email nhưng chưa RSVP thì gửi nhắc nhở sau 2 ngày; nếu RSVP thành công thì gửi email xác nhận và thông tin chi tiết về sự kiện.
• Người dùng có thể thiết lập điều kiện, thời điểm và nội dung tương ứng với từng hành động của khách mời như: đăng ký, không phản hồi, xác nhận, tham dự hoặc không đến.
• Hệ thống gửi thông báo trong ứng dụng (nếu có app hoặc web app sự kiện) cũng là một hình thức giao tiếp hiệu quả – giúp cập nhật agenda, diễn giả, hoặc mời tham gia khảo sát sau sự kiện.

Việc tích hợp tính năng gửi email, SMS và thông báo tự động vào phần mềm quản lý sự kiện không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả giao tiếp, giảm thiểu rủi ro bỏ sót thông tin, đồng thời đảm bảo rằng mỗi khách mời đều được tiếp cận đúng thông điệp, đúng thời điểm và đúng kênh.

Quản lý địa điểm và tài nguyên

Bên cạnh các yếu tố như đăng ký, khách mời và truyền thông, việc quản lý địa điểm và tài nguyên là một phần thiết yếu để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ. Một phần mềm quản lý sự kiện toàn diện không thể thiếu tính năng hỗ trợ điều phối hiệu quả các hạng mục như booking địa điểm, thiết bị kỹ thuật, nhân sự vận hành và chi phí hậu cần. Nhờ đó, các doanh nghiệp và tổ chức có thể tối ưu chi phí, giảm thiểu sai sót và tăng tính chủ động trong quy trình tổ chức.

Theo dõi tình trạng booking, thiết bị, nhân sự sự kiện

Phần mềm quản lý sự kiện cần có module chuyên biệt để theo dõi tình trạng đặt chỗ địa điểm – từ phòng họp, hội trường, đến không gian ngoài trời hoặc khách sạn. Việc quản lý booking ngay trong hệ thống giúp ban tổ chức nắm rõ tình trạng còn trống, đã chốt hay đang chờ xác nhận, tránh trùng lịch hoặc thiếu thông tin khi vận hành.

• Phần mềm quản lý sự kiện cho phép người dùng nhập dữ liệu về các hạng mục đã đặt như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng, thiết bị trình chiếu, bàn ghế, booth triển lãm…
• Hệ thống cũng cần theo dõi danh sách nhân sự sự kiện: MC, điều phối viên, lễ tân, kỹ thuật viên… theo từng ca làm việc hoặc khu vực phụ trách.
• Mỗi hạng mục tài nguyên cần có trạng thái rõ ràng (đã đặt, đang thuê, đang vận chuyển, sẵn sàng), từ đó hỗ trợ điều phối vận hành và xử lý sự cố kịp thời.

Việc tích hợp tất cả dữ liệu tài nguyên trong phần mềm quản lý sự kiện giúp giảm lệ thuộc vào bảng tính thủ công, đồng thời cải thiện khả năng cộng tác giữa các nhóm phụ trách sự kiện.

Quản lý chi phí logistics, hợp đồng thuê ngoài

Chi phí tổ chức sự kiện thường đến từ nhiều nguồn khác nhau: thuê địa điểm, trang thiết bị, nhân sự thời vụ, vận chuyển, ăn uống, trang trí… Một phần mềm quản lý sự kiện hiệu quả cần giúp người dùng theo dõi tất cả các khoản chi này trong một giao diện tập trung và rõ ràng.

• Hệ thống cho phép tạo và cập nhật ngân sách chi tiết theo từng hạng mục logistics.
• Phần mềm quản lý sự kiện cần có khả năng đính kèm hợp đồng, hóa đơn, báo giá từ nhà cung cấp bên ngoài và cập nhật tình trạng thanh toán cho từng đơn vị thuê ngoài.
• Có thể cài đặt cảnh báo khi chi phí vượt ngân sách dự kiến, hoặc khi có thay đổi lớn trong các hạng mục hợp đồng.
• Dữ liệu chi phí và hợp đồng có thể được tổng hợp vào báo cáo sau sự kiện, giúp doanh nghiệp phân tích hiệu quả đầu tư và tối ưu ngân sách cho các lần tổ chức tiếp theo.

Phần mềm quản lý sự kiện hiện đại không chỉ dừng lại ở việc hỗ trợ đặt địa điểm hay thuê thiết bị, mà còn giúp tổ chức kiểm soát toàn bộ vòng đời tài nguyên – từ lập kế hoạch, triển khai đến nghiệm thu và báo cáo tài chính. Đây là một yếu tố đặc biệt quan trọng với những doanh nghiệp tổ chức chuỗi sự kiện liên tục hoặc các agency chuyên về tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Check-in và đánh giá

Check-in và đánh giá là hai công đoạn quan trọng giúp hoàn thiện quy trình tổ chức và đo lường mức độ thành công của sự kiện. Một phần mềm quản lý sự kiện hiện đại cần tích hợp đầy đủ các tính năng hỗ trợ quá trình check-in mượt mà, đồng thời cung cấp các công cụ đánh giá chuyên sâu để tổ chức có thể liên tục cải tiến chất lượng sự kiện trong tương lai.

Mã QR check-in, nhận diện khuôn mặt

Trong những năm gần đây, việc ứng dụng công nghệ mã QR và nhận diện khuôn mặt đã trở thành tiêu chuẩn trong hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Phần mềm quản lý sự kiện cần hỗ trợ quy trình check-in thông minh, tự động hóa để giảm thiểu ùn tắc tại quầy lễ tân và nâng cao trải nghiệm người tham dự.

• Người tham dự nhận được mã QR cá nhân ngay sau khi đăng ký thành công qua phần mềm quản lý sự kiện. Mã này có thể được sử dụng để check-in bằng cách quét qua điện thoại hoặc thiết bị cầm tay tại sự kiện.
• Một số phần mềm quản lý sự kiện tiên tiến tích hợp công nghệ nhận diện khuôn mặt, cho phép check-in chỉ trong vài giây mà không cần chạm tay, phù hợp với các sự kiện có yêu cầu an ninh cao hoặc quy mô lớn.
• Toàn bộ dữ liệu check-in sẽ được ghi nhận theo thời gian thực trong hệ thống phần mềm quản lý sự kiện, giúp ban tổ chức theo dõi tỷ lệ tham dự, giờ đến của từng khách mời và đưa ra các điều chỉnh vận hành kịp thời nếu cần thiết.

Việc số hóa quy trình check-in không chỉ tăng tốc độ xử lý mà còn giúp nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức trong mắt khách tham dự.

Gửi khảo sát sau sự kiện, tổng hợp feedback

Sau khi sự kiện kết thúc, đánh giá từ người tham dự là nguồn dữ liệu quý báu để đo lường hiệu quả tổ chức và rút kinh nghiệm cho các chương trình sau. Một phần mềm quản lý sự kiện cần hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình khảo sát và phân tích phản hồi.

• Hệ thống sẽ tự động gửi email hoặc thông báo trong ứng dụng đến tất cả khách đã check-in, kèm theo đường link khảo sát có thể tùy chỉnh nội dung theo loại hình sự kiện.
• Phần mềm quản lý sự kiện cần cho phép xây dựng form khảo sát với nhiều loại câu hỏi: đánh giá mức độ hài lòng, nội dung chương trình, chất lượng dịch vụ, ấn tượng với diễn giả, đề xuất cải tiến…
• Tất cả phản hồi sẽ được tổng hợp trong dashboard trực quan, giúp ban tổ chức nắm bắt nhanh xu hướng chung, điểm mạnh – điểm yếu, và các vấn đề phát sinh.
• Một số phần mềm quản lý sự kiện cao cấp còn tích hợp AI để phân tích cảm xúc hoặc trích xuất từ khóa từ câu trả lời tự luận, hỗ trợ phân tích định tính nhanh chóng.

Nhờ tích hợp tính năng đánh giá sau sự kiện, phần mềm quản lý sự kiện không chỉ dừng lại ở hỗ trợ vận hành, mà còn trở thành công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược tổ chức bền vững, tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng qua từng lần tổ chức.

Phân tích & báo cáo

Trong bất kỳ sự kiện nào, việc đo lường hiệu quả và đánh giá kết quả sau tổ chức đóng vai trò thiết yếu để tối ưu hóa các chiến dịch tương lai. Một phần mềm quản lý sự kiện không thể thiếu tính năng phân tích và báo cáo, giúp nhà tổ chức nắm bắt toàn cảnh hiệu suất sự kiện thông qua dữ liệu định lượng và định tính. Từ số lượt tham gia, tỷ lệ bỏ show cho đến ROI của từng hạng mục, mọi thứ đều cần được theo dõi, tổng hợp và trình bày một cách trực quan.

Số lượt tham gia, tỷ lệ bỏ show, tương tác tại sự kiện

Một phần mềm quản lý sự kiện hiệu quả cần cung cấp dữ liệu đầy đủ về hành vi người tham dự trước, trong và sau sự kiện. Đây là cơ sở để đánh giá xem chiến dịch marketing có hiệu quả không, trải nghiệm khách hàng có tốt không, và khâu vận hành có điểm nghẽn nào không.

• Số lượt tham gia được ghi nhận qua hệ thống check-in, mã QR hoặc nhận diện khuôn mặt giúp phản ánh mức độ chuyển đổi từ đăng ký đến hiện diện thực tế.
• Tỷ lệ bỏ show (no-show rate) là chỉ số quan trọng phản ánh chất lượng khách mời và độ hấp dẫn của chương trình. Phần mềm quản lý sự kiện cần tự động tính toán chỉ số này, giúp ban tổ chức rút kinh nghiệm trong lần tổ chức kế tiếp.
• Một số phần mềm quản lý sự kiện tích hợp khả năng đo lường tương tác ngay tại sự kiện, như số lượt giơ tay, câu hỏi gửi về, phản hồi thời gian thực, lượt tham gia mini game hoặc check-in tại các gian hàng.

Việc phân tích các chỉ số này không chỉ mang tính báo cáo mà còn là nền tảng để cải tiến chiến lược truyền thông, nội dung chương trình và định vị thương hiệu tổ chức sự kiện.

ROI cho từng hạng mục tổ chức

Một trong những tính năng giá trị nhất mà phần mềm quản lý sự kiện mang lại chính là khả năng đo lường lợi tức đầu tư (ROI) của từng hạng mục. Thay vì đánh giá sự kiện bằng cảm tính, phần mềm sẽ cung cấp dữ liệu cụ thể để biết chính xác khoản đầu tư nào mang lại kết quả tốt nhất.

• Phần mềm quản lý sự kiện cần cho phép đối chiếu chi phí thực tế và kết quả đạt được từ từng hạng mục như: truyền thông, quảng cáo, nhân sự, thuê thiết bị, hậu cần, thiết kế, quà tặng…
• Hệ thống nên hỗ trợ phân tích tỷ lệ chi phí trên mỗi lượt khách tham dự, mỗi khách hàng tiềm năng thu được hoặc mỗi lần tương tác.
• Đối với sự kiện có mục tiêu thương mại, phần mềm quản lý sự kiện có thể tích hợp dữ liệu bán hàng (nếu có kết nối CRM hoặc hệ thống POS), từ đó tính toán ROI trực tiếp từ doanh thu mang lại.
• Các bảng tổng hợp ROI có thể được xuất file hoặc chia sẻ qua link nội bộ, phục vụ các cuộc họp báo cáo sau sự kiện hoặc gửi cho khách hàng nếu tổ chức theo mô hình agency.

Tóm lại, tính năng phân tích và báo cáo giúp phần mềm quản lý sự kiện không chỉ là công cụ điều phối mà còn là công cụ chiến lược. Nó cung cấp cho nhà tổ chức cái nhìn toàn diện, hỗ trợ ra quyết định sáng suốt hơn, và tối ưu hóa từng đồng ngân sách trong các sự kiện tiếp theo.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện phù hợp

Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý sự kiện là yếu tố tiên quyết quyết định hiệu quả vận hành và mức độ thành công của sự kiện. Trong bối cảnh có hàng chục phần mềm quản lý sự kiện trên thị trường với tính năng và mức giá đa dạng, doanh nghiệp và tổ chức cần dựa trên một số tiêu chí rõ ràng để chọn được giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần xem xét trước khi đầu tư vào một phần mềm quản lý sự kiện.

Về tính năng chuyên môn

Một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu khi lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện chính là mức độ đầy đủ và chuyên sâu về tính năng. Phần mềm quản lý sự kiện không chỉ cần phục vụ các công việc cơ bản như tạo form đăng ký, gửi email, mà còn phải bao phủ toàn bộ chuỗi hoạt động của một sự kiện — từ giai đoạn lên kế hoạch, triển khai đến hậu kỳ. Ngoài ra, phần mềm cũng cần đáp ứng linh hoạt cho nhiều hình thức sự kiện khác nhau, bao gồm cả sự kiện trực tiếp (offline), trực tuyến (online) và kết hợp (hybrid).

Có đủ công cụ tổ chức và giám sát sự kiện từ đầu đến cuối

Một phần mềm quản lý sự kiện chuyên nghiệp phải đóng vai trò như một “trung tâm điều hành” duy nhất cho toàn bộ quá trình tổ chức:

• Cho phép tạo và quản lý sự kiện với cấu trúc rõ ràng: chủ đề, phiên họp, diễn giả, nội dung chi tiết, timeline.
• Tích hợp các tính năng quản lý khách mời như import danh sách, phân loại nhóm, theo dõi trạng thái RSVP, gửi nhắc lịch.Hỗ trợ các hoạt động truyền thông như gửi email, SMS, thông báo tự động, cá nhân hóa nội dung, và lên lịch hàng loạt.
• Cung cấp hệ thống đăng ký trực tuyến, xuất vé điện tử, tích hợp thanh toán.
• Có module kiểm soát vận hành tại sự kiện như: check-in bằng QR code, nhận diện khuôn mặt, quản lý nhân sự và tài nguyên thực tế.
• Sau sự kiện, phần mềm quản lý sự kiện cần hỗ trợ khảo sát, tổng hợp phản hồi, và đặc biệt là phân tích dữ liệu về lượt tham dự, tương tác và ROI.

Nếu phần mềm quản lý sự kiện không thể đáp ứng trọn vẹn chuỗi công việc trên, doanh nghiệp sẽ phải kết hợp nhiều công cụ rời rạc, gây khó khăn trong vận hành và thiếu nhất quán về dữ liệu.

Hỗ trợ cả online, offline và hybrid event

Trong thời đại số hóa và hậu đại dịch, các hình thức tổ chức sự kiện ngày càng đa dạng. Một phần mềm quản lý sự kiện lý tưởng cần có khả năng hỗ trợ linh hoạt cho tất cả các định dạng:

• Với sự kiện offline: phần mềm cần hỗ trợ công cụ check-in nhanh, quản lý thiết bị, điều phối nhân sự, tạo báo cáo real-time tại địa điểm.
• Với sự kiện online: phần mềm cần tích hợp với các nền tảng phát trực tiếp (Zoom, Webex, MS Teams…), quản lý quyền truy cập, đo lường mức độ tương tác như lượt xem, bình luận, câu hỏi.
• Với sự kiện hybrid: phần mềm quản lý sự kiện cần đồng bộ hóa giữa hai nhóm người tham dự (trực tuyến và trực tiếp), giúp họ có trải nghiệm tương đương. Đồng thời, phần mềm cũng cần cung cấp công cụ quản lý vé phân loại, báo cáo riêng cho từng kênh và tính năng networking đa nền tảng.

Hỗ trợ nhiều hình thức tổ chức giúp phần mềm quản lý sự kiện trở nên linh hoạt, phù hợp với xu hướng hiện đại, và đặc biệt có lợi cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện xuyên quốc gia hoặc cần tiết kiệm chi phí đi lại mà vẫn duy trì chất lượng tương tác.

Về khả năng tích hợp

Một phần mềm quản lý sự kiện hiện đại không thể tồn tại độc lập mà cần được thiết kế để kết nối linh hoạt với các hệ thống công nghệ khác trong doanh nghiệp. Khả năng tích hợp quyết định việc phần mềm quản lý sự kiện có thể vận hành trơn tru với các bộ phận như marketing, sales, chăm sóc khách hàng hay bộ phận tài chính hay không. Đây là yếu tố quan trọng để tránh tình trạng đứt gãy dữ liệu, giảm thiểu thao tác thủ công và tối ưu hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Có API hoặc tích hợp với CRM, Email, POS, Zoom…

Một phần mềm quản lý sự kiện mạnh mẽ cần được trang bị API mở hoặc sẵn sàng tích hợp với các hệ thống phổ biến mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc tích hợp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian thao tác mà còn đảm bảo luồng dữ liệu được đồng bộ tức thời giữa các nền tảng khác nhau:

• Tích hợp với CRM như Salesforce, HubSpot, Zoho CRM giúp quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng — từ khi họ đăng ký tham dự sự kiện đến khi trở thành khách hàng thực tế. Phần mềm quản lý sự kiện đồng bộ dữ liệu khách mời, tình trạng tham dự, phản hồi sau sự kiện về hệ thống CRM để sales có thể tiếp cận đúng thời điểm và nội dung.
• Tích hợp với hệ thống email như Mailchimp, Sendgrid hay Outlook giúp cá nhân hóa nội dung gửi đi, thiết lập kịch bản email tự động, theo dõi lượt mở và tương tác của khách mời trong từng chiến dịch.
• Tích hợp với phần mềm họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet cho phép người dùng truy cập sự kiện online ngay trên nền tảng quen thuộc. Phần mềm quản lý sự kiện cần tự động tạo link tham gia, cấp quyền và gửi nhắc lịch cho người tham dự.
• Tích hợp với hệ thống POS tại địa điểm tổ chức giúp theo dõi doanh thu tại chỗ nếu có hoạt động bán hàng, quầy đồ lưu niệm, đồ ăn thức uống… qua đó đánh giá hiệu quả thương mại của sự kiện.

Khả năng tích hợp sâu và rộng là điểm cộng lớn đối với bất kỳ phần mềm quản lý sự kiện nào, đặc biệt là trong mô hình tổ chức chuyên nghiệp, đa hệ thống.

Đồng bộ dữ liệu với hệ thống nội bộ

Không chỉ kết nối với phần mềm bên ngoài, một phần mềm quản lý sự kiện chất lượng còn phải có khả năng đồng bộ dữ liệu với các hệ thống nội bộ hiện hữu trong doanh nghiệp:

• Kết nối với phần mềm kế toán, ERP giúp theo dõi và đối soát chi phí sự kiện, xử lý thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo tài chính.
• Kết nối với hệ thống nhân sự để tự động phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận liên quan đến sự kiện như marketing, vận hành, lễ tân, kỹ thuật…
• Kết nối với hệ thống chấm công và lịch làm việc giúp quản lý nhân sự tham gia tổ chức sự kiện, ca trực tại địa điểm và công tác phí nếu có.
• Hệ thống báo cáo nội bộ có thể thu thập dữ liệu từ phần mềm quản lý sự kiện để phục vụ phân tích hiệu quả truyền thông, đánh giá ROI và lập kế hoạch cho các sự kiện tiếp theo.

Một phần mềm quản lý sự kiện chỉ thực sự phát huy tối đa giá trị khi trở thành một mắt xích liền mạch trong toàn bộ hệ sinh thái công nghệ của doanh nghiệp. Khả năng đồng bộ dữ liệu không chỉ giúp giảm thiểu lỗi nhập liệu mà còn nâng cao khả năng phân tích, dự đoán và ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu thật.

Về trải nghiệm người dùng

Khi lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện, trải nghiệm người dùng không nên bị xem nhẹ. Một phần mềm quản lý sự kiện dù sở hữu nhiều tính năng mạnh mẽ nhưng nếu giao diện rối rắm, khó sử dụng thì hiệu quả triển khai sẽ bị suy giảm rõ rệt. Việc đảm bảo giao diện thân thiện, dễ thao tác, thích ứng tốt với thiết bị di động và hỗ trợ đa ngôn ngữ sẽ giúp cả ban tổ chức và khách tham dự sự kiện có trải nghiệm mượt mà, liền mạch từ đầu đến cuối.

Giao diện dễ sử dụng, mobile-friendly

Một phần mềm quản lý sự kiện hiệu quả cần được thiết kế với triết lý “người dùng làm trung tâm”. Giao diện phần mềm nên trực quan, dễ thao tác ngay cả với người không có kỹ năng công nghệ cao:

• Giao diện kéo-thả (drag & drop) trong phần tạo nội dung, timeline hoặc phân công nhiệm vụ giúp tiết kiệm thời gian triển khai.
• Dashboard tổng quan cần hiển thị rõ các chỉ số quan trọng như số lượt đăng ký, tỷ lệ check-in, chi phí và phản hồi sau sự kiện.
• Phần mềm quản lý sự kiện cần tối ưu hiển thị và thao tác trên thiết bị di động. Điều này đặc biệt quan trọng với ban tổ chức khi phải điều phối tại địa điểm sự kiện và không thể mang laptop liên tục.
• Với người tham dự, ứng dụng hoặc phiên bản web mobile của phần mềm quản lý sự kiện cần cho phép đăng ký, xem lịch trình, nhận thông báo và check-in chỉ với vài cú chạm.

Việc phần mềm quản lý sự kiện thân thiện với người dùng không chỉ giúp giảm thời gian đào tạo mà còn tăng tỷ lệ ứng dụng thực tế trong đội ngũ tổ chức.

Hỗ trợ đa ngôn ngữ, tối ưu check-in thực tế

Trong bối cảnh các sự kiện ngày càng mang tính quốc tế hoặc phục vụ đa dạng nhóm khách hàng, khả năng hỗ trợ đa ngôn ngữ là một tính năng không thể thiếu:

• Phần mềm quản lý sự kiện nên cho phép hiển thị giao diện cho người dùng theo nhiều ngôn ngữ, hoặc tự động nhận diện ngôn ngữ thiết bị.
• Nội dung email mời, vé điện tử, form đăng ký và khảo sát cũng cần được tùy chỉnh theo ngôn ngữ khách mời sử dụng để đảm bảo thông tin được truyền tải chính xác.
• Tại khu vực check-in, phần mềm quản lý sự kiện cần tối ưu thao tác cho nhân sự vận hành: tìm kiếm nhanh theo tên, email hoặc mã QR; hỗ trợ quét offline nếu mất kết nối mạng; phân loại khách theo loại vé hoặc khu vực.

Trải nghiệm người dùng mượt mà là yếu tố quyết định việc phần mềm quản lý sự kiện có được áp dụng rộng rãi trong tổ chức hay không. Một giao diện phức tạp, thao tác rườm rà sẽ làm chậm tiến độ vận hành, giảm tính chuyên nghiệp của sự kiện và ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu trong mắt khách tham dự.

Về chi phí và quy mô đầu tư

Chi phí luôn là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện. Mỗi doanh nghiệp, tổ chức sẽ có ngân sách và nhu cầu khác nhau, do đó việc đánh giá tổng chi phí đầu tư dựa trên quy mô tổ chức và tần suất sử dụng là vô cùng cần thiết. Một phần mềm quản lý sự kiện phù hợp không chỉ cần có đầy đủ tính năng, mà còn phải linh hoạt về mô hình thanh toán, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành sự kiện.

Gói free, theo từng event hay license hằng năm

Hiện nay, phần mềm quản lý sự kiện trên thị trường thường được cung cấp theo 3 mô hình định giá chính:

• Gói miễn phí (free): Thường phù hợp với sự kiện nhỏ, đơn giản hoặc dùng thử trước khi đầu tư dài hạn. Tuy nhiên, phần mềm quản lý sự kiện dạng free thường bị giới hạn về tính năng như số lượng người tham dự, không có báo cáo nâng cao, hoặc không tích hợp thanh toán.
• Thanh toán theo từng sự kiện (per-event pricing): Đây là hình thức phổ biến đối với các doanh nghiệp tổ chức sự kiện không thường xuyên. Phần mềm quản lý sự kiện sẽ tính phí dựa trên số lượng người tham dự, số lượng vé bán ra hoặc tính năng sử dụng. Hình thức này giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí rõ ràng cho từng dự án cụ thể.
• License hằng năm (annual license): Thường được các doanh nghiệp tổ chức nhiều sự kiện trong năm hoặc agency sử dụng. Phần mềm quản lý sự kiện cung cấp toàn bộ tính năng với chi phí cố định hàng năm. Hình thức này phù hợp cho việc chuẩn hóa quy trình, tối ưu vận hành và tiết kiệm chi phí dài hạn.

Việc so sánh các gói cước của phần mềm quản lý sự kiện cần được tiến hành kỹ lưỡng, xét trên cả mặt chi phí trực tiếp lẫn lợi ích vận hành lâu dài.

Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, vừa hay tập đoàn lớn

Mỗi phần mềm quản lý sự kiện đều có phân khúc khách hàng mục tiêu riêng, từ startup nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn. Việc lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với quy mô tổ chức sẽ giúp tối ưu hiệu quả đầu tư:

• Doanh nghiệp nhỏ và startup: Nên chọn phần mềm quản lý sự kiện có gói chi phí thấp hoặc miễn phí, giao diện đơn giản, dễ sử dụng, và có thể triển khai nhanh chóng. Tập trung vào các tính năng thiết yếu như quản lý đăng ký, gửi email mời và theo dõi RSVP.
• Doanh nghiệp vừa: Có thể lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện với khả năng tùy chỉnh theo từng sự kiện, tích hợp thanh toán, báo cáo và check-in nâng cao. Ưu tiên các giải pháp cho phép mở rộng tính năng khi nhu cầu tăng cao.
• Tập đoàn lớn hoặc công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp: Cần phần mềm quản lý sự kiện mạnh mẽ, có khả năng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, phân quyền chặt chẽ, tích hợp CRM, ERP và các hệ thống khác. Ngoài ra, khả năng tùy chỉnh giao diện theo brand guideline và hỗ trợ kỹ thuật 24/7 là tiêu chí bắt buộc.

Lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện không nên chỉ dựa trên giá thấp nhất, mà phải dựa trên khả năng đáp ứng nhu cầu hiện tại và tiềm năng mở rộng trong tương lai. Một phần mềm có thể đắt hơn ban đầu nhưng lại tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc mỗi năm – điều này mới là yếu tố tạo nên giá trị thực sự.

Kết luận

Trong bối cảnh ngành tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp và cạnh tranh khốc liệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý sự kiện đã trở thành một nhu cầu thiết yếu, không còn là tùy chọn. Phần mềm quản lý sự kiện không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí nhân sự mà còn nâng cao tính chính xác trong vận hành, từ khâu lên kế hoạch, mời khách, check-in đến phân tích hiệu quả sau sự kiện. Nhờ khả năng tích hợp, tự động hóa và đo lường toàn diện, phần mềm quản lý sự kiện góp phần mang đến trải nghiệm trọn vẹn cho cả ban tổ chức lẫn người tham dự.

Tuy nhiên, để khai thác tối đa lợi ích, doanh nghiệp và agency cần đặc biệt chú ý đến việc lựa chọn phần mềm quản lý sự kiện phù hợp với quy mô, ngân sách và quy trình nội bộ. Một giải pháp quá phức tạp hoặc không tích hợp được với hệ thống hiện có sẽ gây lãng phí nguồn lực và cản trở hiệu quả triển khai. Ngược lại, một phần mềm quản lý sự kiện được chọn đúng sẽ trở thành trợ lý đắc lực, đồng hành lâu dài trong mọi chiến dịch.

Vì vậy, đừng chần chừ trong việc thử nghiệm các nền tảng phần mềm quản lý sự kiện, từ bản dùng thử đến triển khai chính thức. Đầu tư vào một phần mềm quản lý sự kiện phù hợp không chỉ là tối ưu hóa quy trình, mà còn là đầu tư vào sự chuyên nghiệp, tính cạnh tranh và thành công bền vững cho mỗi sự kiện mà doanh nghiệp tổ chức trong tương lai.