Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay, chuyển đổi số đang dần trở thành chiến lược quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế, không phải công ty nào cũng phân biệt và hiểu rõ về số hóa và chuyển đổi số. Nhiều doanh nghiệp còn loay hoay trên con đường chuyển đổi số toàn diện, chưa áp dụng thành công các công cụ công nghệ.
Vậy số hóa và chuyển đổi số là gì?
Mục lục
Số hóa và chuyển đổi số là gì?
Trước khi tìm hiểu định nghĩa cụ thể của từng khái niệm, chúng ta cần hiểu rằng số hóa là một bước đệm quan trọng trong quá trình doanh nghiệp chuyển đổi số. Trong đó, số hóa liên quan đến số hóa dữ liệu (digitization) và ứng dụng công nghệ số (Digitalization).
Định nghĩa về số hóa dữ liệu (Digitization)
Số hóa là quá trình chuyển đổi các thông tin trên giấy tờ và các quy trình thủ công thành định dạng kỹ thuật số. Ví dụ, người dùng lưu trữ và xuất các loại văn bản, hình ảnh, hóa đơn thành các dạng khác nhau như PDF, BMP, JPG,… Dữ liệu không hề thay đổi mà chỉ chuyển từ định dạng analog hay vật lý sang kỹ thuật số. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa các hoạt động quản lý thông tin, giảm thời gian để lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu khi cần. Đồng thời, luồng thông tin được vận chuyển trơn tru giữa các phòng ban.
Định nghĩa về ứng dụng công nghệ số (Digitalization)
Ứng dụng công nghệ số là việc áp dụng các giải pháp công nghệ cho phép khả năng truy cập và lưu chuyển thông tin tốt hơn, từ đó tối ưu hóa việc sử dụng dữ liệu. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ số không tối ưu hay làm thay đổi mô hình kinh doanh. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn dưới dạng hóa đơn điện tử (E-invoice), khách hàng có thể dùng máy điện thoại quét mã QR và kiểm tra thông tin trên đó. Hiện nay tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp đang trong giai đoạn ứng dụng công nghệ số.
Định nghĩa về chuyển đổi số (Digital Transformation)
Chuyển đổi số là việc áp dụng công nghệ vào tất cả các hoạt động, quy trình, cách thức vận hành của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh và các thay đổi của thị trường, từ đó cung cấp các giá trị và trải nghiệm mới cho khách hàng. Vì vậy, chuyển đổi số không chỉ là việc sử dụng các công cụ công nghệ mà còn phải gắn liền với mục tiêu kinh doanh; đồng thời tác động đến văn hóa doanh nghiệp, đòi hỏi các công ty phải sẵn sàng đổi mới. Các giải pháp công nghệ được tích hợp với nhau, kết hợp nhuần nhuyễn trong cùng một hệ thống thay vì sử dụng một cách đơn lẻ, riêng biệt.
Tại Việt Nam, chuyển đổi số thường được hiểu là quá trình thay đổi mô hình doanh nghiệp truyền thống sang mô hình mới, áp dụng nhiều công nghệ như Big data, IoT, ERP,… nhằm tối ưu các hoạt động, quy trình vận hành của doanh nghiệp.
So sánh số hóa và chuyển đổi số
Số hóa, ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số là ba giai đoạn khác nhau để doanh nghiệp chuyển đổi số hoàn toàn. Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ số hóa toàn bộ dữ liệu và lưu trữ chúng trong hệ thống. Giai đoạn tiếp theo, công ty áp dụng thêm công cụ công nghệ nhằm sử dụng các dữ liệu số hiệu quả. Cuối cùng, doanh nghiệp tự động hóa hoạt động, quy trình, cách thức vận hành bằng công nghệ, làm thay đổi mô hình kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp.
Có thể nói, số hóa chính là bước đệm quan trọng trong chuyển đổi số. Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn hai định nghĩa này với nhau, dẫn đến việc thực hiện chuyển đổi số chưa toàn diện, sâu sắc. Sự khác biệt lớn nhất giữa số hóa và chuyển đổi số nằm ở yếu tố con người, thời gian thực hiện và giá trị bền vững.
Về yếu tố con người, số hóa yêu cầu nhân sự phải có tay nghề và kỹ thuật cao. Từ đó phát triển và sử dụng thành thạo những công cụ công nghệ trong các hoạt động kinh doanh. Còn chuyển đổi số yêu cầu sự tham gia của toàn bộ doanh nghiệp, từ cấp quản lý cho đến nhân viên. Họ bắt buộc phải có nhận thức đúng đắn, trang bị đầy đủ kiến thức, kết hợp các công cụ công nghệ với nhau. Từ đó, tối ưu và thay đổi mô hình kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp.
Đối với thời gian thực hiện, số hóa cần thời gian triển khai ngắn hơn, khoảng vài tháng, phụ thuộc vào yêu cầu và nguồn lực của doanh nghiệp. Ngược lại, chuyển đổi số cần thời gian dài, từ 3-5 năm bởi doanh nghiệp không chỉ áp dụng các công cụ công nghệ mà còn phải thay đổi mô hình quản lý, kinh doanh và tư duy của nhà quản lý và nhân sự. Hơn nữa, chuyển đổi số cần mất nhiều thời gian nghiên cứu kỹ lưỡng, có kế hoạch đầy đủ khi thực hiện.
Số hóa là giai đoạn đầu trước khi doanh nghiệp chuyển đổi số, chỉ mang tính tạm thời. Công ty đơn thuần ứng dụng công nghệ nhằm hỗ trợ thay đổi các thao tác, quy trình công việc. Có thể nói số hóa chỉ đơn thuần là việc sử dụng các công cụ kỹ thuật, chưa thực sự liên kết sâu với yếu tố con người. Nó chỉ làm thay đổi cách thức lưu trữ, thao tác làm việc nhưng không tối ưu được toàn bộ hệ thống doanh nghiệp.
Khác với số hóa, chuyển đổi số mang giá trị bền vững, yêu cầu doanh nghiệp phải có chiến lược lâu dài, tác động đến toàn bộ công ty từ tổ chức, con người đến mô hình kinh doanh. Doanh nghiệp sẽ phải đưa ra những chiến lược, thay đổi trong bộ máy hoạt động cũng như kinh doanh dựa trên các dữ liệu đã được số hóa.
Cùng Magenest chuyển đổi số toàn diện
Chuyển đổi số là chìa khóa thành công đối với mọi doanh nghiệp, giúp tối ưu quy trình, mô hình kinh doanh và thích ứng nhanh chóng trước sự thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, các doanh nghiệp khó có thể một mình đi trên hành trình chuyển đổi số. Họ cần những đối tác uy tín, hỗ trợ trong việc lựa chọn và đưa ra giải pháp công nghệ phù hợp.
Với nhiều năm kinh nghiệm thực hiện các dự án trong nước và quốc tế, đồng thời sở hữu một đội ngũ chuyên gia am hiểu công nghệ, có kiến thức sâu rộng, Magenest chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp thành công trên con đường chuyển đổi số. Chúng tôi có một hệ sinh thái công nghệ số bao gồm nền tảng thương mại điện tử, hệ thống ERP, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và cơ sở hạ tầng điện toán đám mây. Tất cả sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp và các hoạt động kinh doanh, đem lại nhiều lợi ích nhất cho công ty.
