Tính đến ngày 30/3, số ca nhiễm Covid-19 trên thế giới đã đạt hơn 720.000, với số người bị nhiễm tử vong vượt 33.000 người. Chính phủ các nước đang dần yêu cầu các doanh nghiệp áp dụng chính sách social-distancing (cách ly cộng đồng) để đảm bảo sức khoẻ cho người lao động.
Cho đến ngày 27/3, Chính phủ Việt Nam đã yêu cầu toàn bộ doanh nghiệp cho nhân viên làm việc tại nhà, hạn chế tụ tập trên 20 người tại văn phòng nếu không cần thiết. Việc làm việc remote đã được thống kê là chỉ đạt 70-80% năng suất của nhân viên. Vì vậy, việc đảm bảo nhân viên làm việc theo đúng thời gian lao động và hoàn thành các chỉ tiêu trong ngày là việc vô cùng cấp thiết, khiến các nhà quản lý phải đau đầu.
Sau một tuần yêu cầu toàn bộ nhân viên làm việc remote, đội ngũ quản lý của Magenest có thể tự tin nói chúng tôi đã hoàn toàn đạt được mục tiêu ban đầu để ứng phó với dịch: đảm bảo các bạn nhân viên hoàn thành các đầu việc được giao trong giờ làm. Và hôm nay, chúng tôi sẽ chia sẻ bí quyết “chiến đấu” thành công với khủng hoảng.
Magenest đã làm như thế nào?
Trước hết, phần lớn thành công của chúng tôi đến từ công cụ quản lý dự án và đầu việc sẵn có, Odoo ERP. Với việc sớm đưa ERP vào sử dụng, Magenest đã thiết lập được hệ thống quản lý công việc hoàn chỉnh. Nhờ vậy, các nhân viên vẫn có thể theo dõi dự án và đầu việc dù ở văn phòng hay nhà riêng hoàn toàn dễ dàng và nhanh chóng.
Ngoài việc giao KPI cho nhân viên theo tháng, các quản lý cũng tham gia nhiều hơn vào quá trình lên kế hoạch công việc hàng ngày của các bạn nhân viên. Cụ thể, để đảm bảo năng suất của nhân viên ở mức tối ưu, các quản lý sẽ giao KPI nhiều hơn so với giai đoạn trước và sát sao hơn với quỹ thời gian của các bạn.
Đồng thời, để theo dõi và đánh giá hiệu quả của hoạt động làm việc remote, chúng tôi sử dụng hệ thống Timesheets, được đội ngũ kỹ thuật tự phát triển dành cho Odoo, để quản lý khung thời gian làm việc của nhân viên. Các bạn nhân viên được yêu cầu log timesheet (số giờ làm việc) đầy đủ, đúng format khi bắt đầu và hoàn thiện mỗi đầu việc. Tất cả các bảng timesheet này đều có thể được export bất cứ lúc nào. Bằng cách này, chúng tôi có thể đưa ra những phân tích số liệu chính xác, kịp thời về mức ảnh hưởng của hoạt động làm việc tại nhà.
Chúng tôi cũng tạo các cuộc họp hàng ngày đầu giờ làm việc và cuối ngày để review hoạt động trong ngày của các bạn nhân viên và cũng là thay cho hoạt động check-in chấm công tại văn phòng.
Với cách làm này, Magenest đã đảm bảo được năng suất hàng ngày của toàn thể nhân viên trong công ty đạt 90 – 100% các cuộc họp đều diễn ra đầy đủ theo kế hoạch.
Chuẩn bị cho bước tiếp theo
Với sự chuẩn bị kịp thời và việc ứng dụng công nghệ vào quản lý, đội ngũ của chúng tôi đã bước đầu ứng phó được với diễn biến xấu của dịch bệnh và sẵn sàng cho những kịch bản kinh tế không mong muốn mà dịch bệnh có thể mang lại.
Là công ty triển khai giải pháp công nghệ, chúng tôi mong muốn chia sẻ thành công với các doanh nghiệp Việt, hỗ trợ các doanh nghiệp cùng cùng vượt qua những khó khăn mà khủng hoảng dịch bệnh và kinh tế mang lại.
Liên hệ với đội ngũ tư vấn của chúng tôi tại địa chỉ sales@magenest.com để được tư vấn về các gói giải pháp ERP dựa trên Odoo.
