Quản lý kho hàng được xem là một công việc phức tạp cho các chủ shop và thủ kho. Khi cửa hàng, doanh nghiệp ngày càng phát triển, đồng nghĩa với số lượng hàng hóa trong kho cũng ngày càng tăng cao.
Quản lý kho hàng một cách hiệu quả sao cho hàng hóa bán ra – nhập vào không bị nhầm lẫn, thất thoát là nỗi trăn trở của không ít doanh nghiệp. Bài viết này sẽ tìm hiểu khái niệm quản lý kho và những cách quản lý kho hiệu quả, hy vọng sẽ giúp bạn quản lý kho hàng hiệu quả và tiết kiệm thời gian hơn trong lĩnh vực kinh doanh của mình.
Quản lý kho là gì?
Định nghĩa quản lý kho
Trước khi đi vào chi tiết, hãy cùng chúng tôi tìm câu trả lời cho câu hỏi Quản lý kho hàng là gì? Quản lý kho hàng hay quản lý kho vật tư là những hoạt động liên quan một cách trực tiếp đến công tác tổ chức, quản lý số lượng hàng hóa, vật tư, nhằm mục đích đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất, cung cấp, phân phối hàng hóa kịp thời cũng như góp phần tối thiểu hóa chi phí lưu thông và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất của kho.
Người quản lý kho sẽ là người chịu trách nhiệm chính đối với toàn bộ kho hàng như quản lý số lượng hàng xuất đi, nhập về, tình trạng hư hỏng của hàng hóa hay vị trí sắp xếp hàng … Mỗi một doanh nghiệp sẽ có những loại hàng hóa đặc thù riêng, bảo vệ và quản lý kho chính bảo vệ hàng hóa, tài sản của công ty. Quy trình quản lý kho hiệu quả cũng sẽ có tác động rất lớn tới quy trình quản lý bán hàng sau này.
Công việc quản lý kho là gì?
Công việc quản lý kho là quá trình quản lý, tổ chức và kiểm soát hoạt động của một kho hàng hoá. Vai trò của người quản lý kho là đảm bảo sự hiệu quả và hiệu suất của hoạt động kho, đồng thời đảm bảo rằng hàng hoá được quản lý, lưu trữ và vận chuyển một cách chính xác.
Dưới đây là mô tả các nhiệm vụ quan trọng trong công việc quản lý kho:
Sắp xếp hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho
- Sắp xếp khoa học các loại hàng hóa, vật tư trong kho.
- Xây dựng và cập nhật sơ đồ kho.
Đảm bảo các quy định và tiêu chuẩn của hàng hóa trong kho
- Sắp xếp hàng hóa trong kho đúng theo hướng dẫn của nhà sản xuất.
- Đối với những hàng hóa có date ngắn cần quản lý theo nguyên tắc nhập trước xuất trước.
Thực hiện các thủ tục xuất – nhập
- Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ, hồ sơ, chứng từ yêu cầu nhập, xuất hàng, giao hàng hay lưu chuyển hàng hóa theo quy định.
- Thực hiện việc nhập – xuất hàng cho cá nhân và tổ chức liên quan.
- Ghi hóa đơn nhập – xuất kho.
- Theo dõi sát sao số lượng hàng hóa xuất nhập tồn kho hằng ngày từ đó đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu.
Theo dõi hàng tồn kho tối thiểu
- Theo dõi số lượng hàng tồn kho tối thiểu hàng ngày, đồng thời đảm bảo tất cả hàng hóa, vật tư trong kho phải có định mức tồn kho tối thiểu.
- Đề xuất cấp trên thay đổi định mức tồn kho tối thiểu sao cho phù hợp với biến động của số lượng hàng hóa xuất nhập kho.
Thực hiện các thủ tục đặt hàng
- Lập phiếu yêu cầu mua hàng đối với các vật tư phụ, dụng cụ cá nhân,…
Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn kho
- Đảm bảo các quy tắc PCCC trong kho.
- Kiểm tra định kỳ cơ sở hạ tầng của kho, tránh ẩm ướt, gãy đổ, mối mọt,…
Quy trình quản lý kho hàng hóa
Các bước cần thiết cho một quy trình quản lý hiệu quả
Quy trình quản lý kho được hiểu là trình tự của việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa trong kho đã được cửa hàng quy định và các nhân viên phải tuân thủ theo những quy định đó.
Quy trình này sẽ giúp người thực hiện công việc quản lý kho bãi nắm các bước cần tiến hành và phải làm ra sao. Quy trình quản lý kho sẽ bao gồm 7 bước dưới đây:
Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và được xem là bước quan trọng nhất hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả và quản lý tồn kho chính xác.
Để đảm bảo thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không thực hiện nghiêm túc, khả năng dẫn đến việc nhập kho sai là rất cao, dẫn đến ảnh hưởng tới các bước tiếp theo.
Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn dễ dàng lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, hư hại, tránh được thiệt hại cho cửa hàng sau này.
Để tối ưu bước nhập kho, khi trao đổi với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như:
- Kích thước, khối lượng tối đa của 1 kiện hàng.
- Số lượng sản phẩm có trong 1 kiện hàng.
- Vị trí dán nhãn và các thông tin quan trọng, cần có trên nhãn.
Trong trường hợp nhà cung cấp không thể đáp ứng theo yêu cầu, họ sẽ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên kèm theo thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó, bạn cũng có thể nhanh chóng bao quát và sắp xếp nhân lực để nhận hàng.
Bước 2: Lưu kho
Sau khi nhập kho hàng từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng, bạn chắc chắn sẽ cần sắp xếp hàng hóa vào kho sao cho khoa học và hợp lý nhất.
Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho hàng nhanh và hiệu quả hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và bốc dỡ hàng khi bán hàng.
Lưu kho là bước thường bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả và giảm rủi ro trong quản lý kho.
Khi xếp dỡ hàng hóa vào kho, bạn nên xếp cùng 1 loại sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.
Bước 3: Nhặt hàng
Nhặt hàng là bước thu thập hàng trong kho để thực hiện theo đơn đặt hàng của khách hàng. Đây được xem là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, theo một vài báo cáo ước tính, bước này chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho.
Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn cũng sẽ tối thiểu hóa chi phí một cách đáng kể đồng thời tăng hiệu quả quản lý, hạn chế nhầm lẫn không đáng có, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng.
Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng đó là:
- Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và chuyển xuống cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này phù hợp với các shop kinh doanh vừa và nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
- Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ tập hợp nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm theo số lượng. Nhân viên kho sẽ căn cứ và nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành công việc nhặt mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này phù hợp với các cửa hàng có nhiều đơn hàng trong ngày hỗ trợ việc hoàn thành nhiều đơn hàng cùng lúc.
Bước 4: Đóng gói và xuất kho
Đóng gói là bước tiếp theo giúp bạn gom các sản phẩm lại theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Đây là bước cần được xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế tối đa các sai sót, nhầm lẫn.
Quy định đóng gói của mỗi shop có thể khác nhau nhưng vẫn cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:
- Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
- Tối ưu khối lượng của hàng hóa để giảm thiểu chi phí giao hàng.
Sau khi hoàn thành việc đóng gói hàng hóa bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hóa sẽ được hệ thống quản lý kho ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.
Bước 5: Hoàn hàng
Đương nhiên không cửa hàng nào lại mong muốn có bước này trong quy trình, tuy nhiên trên thực tế không thể tránh khỏi các sai sót dẫn đến hàng bị trả lại.
Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng mà bạn cần tuân thủ:
- Khách trả hàng cần thực hiện đúng theo chính sách trả hàng của cửa hàng và nêu rõ nguyên nhân. Những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại một cách cẩn thận để từ đó làm cơ sở đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ trả hàng.
- Thiết lập các quy định với hàng hoá bị trả lại như: nhập lại vào kho, tái chế, sửa chữa, tiêu huỷ hoặc trả lại cho nhà sản xuất,…
- Doanh thu, lợi nhuận của đơn hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.
Bước 6: Kiểm hàng
Kiểm hàng là hoạt động cần phải được thực hiện thường xuyên chứ không phải lâu lâu mới làm một lần hoặc chỉ khi nào phát sinh vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiểm kho.
Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, quét trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho.
Bước 7: Thống kê báo cáo
Các thống kê, báo cáo kho sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho.
Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có giúp bạn đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như xây dựng các kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời và phù hợp.
- Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho.
- Báo cáo kho: Theo dõi giá trị hàng tồn kho.
- Báo cáo vượt/dưới định mức: Nắm được các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp hơn dưới định mức để đưa ra kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
- Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc không chạy.
- Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa, vật tư bị thiếu hụt, hỏng hóc và lý do gây thất thoát.
Các điều cần lưu ý
Tuân thủ quy tắc Nhập trước – Xuất trước khi quản lý kho
Đây là một nguyên tắc đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý hàng tồn kho. Nhập trước – Xuất trước đơn giản là những mặt hàng bạn nhập vào trước thì cũng cần được xuất ra trước và ngược lại.
Phương pháp này không chỉ áp dụng cho các sản phẩm dễ hỏng hóc hay có hạn sử dụng ngắn mà ngay cả những mặt hàng khác như đồ công nghệ hay mặt hàng thời trang cũng nên đảm bảo nguyên tắc trên. Các sản phẩm này mặc dù không bị hao mòn, hết hạn nhưng chúng cũng rất dễ bị lỗi mốt.
Thiết lập mức tồn kho tối ưu
Định mức tồn kho là số lượng hàng hóa luôn được duy trì trong kho để đảm bảo cung ứng kịp thời ngay khi có nhu cầu sử dụng phát sinh, đồng thời giúp duy trì hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, liền mạch.
Quản lý hàng tồn kho sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nếu bạn thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho mỗi sản phẩm, nghĩa là số lượng một mặt hàng, vật tư nào đó không bao giờ được ít hơn quá định mức tối thiểu hay vượt quá định mức tối đa.
Để xác định tồn kho một cách tối ưu, bạn cần phải căn cứ vào các tiêu chí dưới đây:
- Lượng hàng hóa tồn thực tế trong kho.
- Dựa vào số lượng đơn hàng của khách hàng.
- Căn cứ vào tình hình cung cấp hàng hóa của các nhà cung cấp.
- Căn cứ và tình hình tiêu thụ của mặt hàng.
Quản lý kho bằng mã vạch
Hãy đảm bảo tất cả các sản phẩm trong kho của bạn đều đã được dán và lưu mã vạch. Bởi quản lý kho bằng mã vạch sẽ giúp bạn dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn trong việc tìm kiếm đúng sản phẩm.
Khi hàng hóa có dán mã vạch, bạn chỉ cần dùng máy quét và quét mã trên sản phẩm, ngay lập tức bạn có thể bổ sung biến động hàng dư, hàng tồn một cách nhanh chóng trên phần mềm quản lý, từ đó tránh khỏi sai sót do nhập sai số liệu hàng hoá.
Kiểm kho định kỳ
Kiểm kê kho định kỳ được khuyến khích thực hiện 6 tháng một lần với mục đích: đảm bảo số lượng (phù hợp với hồ sơ hàng hóa), chất lượng (hư hại, suy giảm chất lượng, bao gói).
Để việc kiểm kê diễn ra nhanh chóng, bạn phải có cách sắp xếp kho hàng một cách khoa học. Bạn có thể kiểm kho theo nhóm hàng hóa, nhóm sản phẩm…
Mô hình Lean Manufacturing
Mô hình quản trị Lean Manufacturing sẽ giúp quản lý nguồn hàng hóa, vật tư trong kho để đáp ứng đủ với nhu cầu trên thị trường. Đồng thời, giảm thiểu việc tồn kho quá nhiều gây lãng phí. Những ưu điểm nổi bật khi sử dụng mô hình Lean Manufacturing:
- Giảm thời gian bốc xếp, luân chuyển hàng hóa.
- Rút ngắn tối đa thời gian tìm kiếm và kiểm hàng tồn.
- Rút ngắn thời gian sản xuất và cung cấp dịch vụ.
- Linh hoạt trong việc xử lý các tình huống đồng thời giảm áp lực đến các nguồn lực đầu vào như nhân sự, máy móc, thiết bị…
Sử dụng phần mềm để quản lý kho hàng
Quản lý kho là công việc vô cùng quan trọng của mỗi cửa hàng, để có thể bán hàng hiệu quả và thống kê chi tiết thu chi thì cần phải theo dõi sát sao số lượng hàng hóa trong kho. Với việc triển khai ứng dụng các phần mềm quản lý để thay thế cho hoạt động ghi chép số liệu bằng tay thủ công sẽ giúp doanh nghiệp giảm bớt nhiều sai sót và mất mát không đáng có.
Lựa chọn một phần mềm quản lý kho vận với chi phí đầu tư thấp đồng thời dễ sử dụng sẽ hỗ trợ một cách tối đa cho doanh nghiệp trong việc giảm thiểu sự lãng phí các nguồn lực.
Quản lý kho hiệu quả với Inventory Odoo ERP
Quản lý kho online đang là xu hướng hiện nay, trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu với bạn module quản lý kho Inventory của Odoo ERP, một phần mềm được nhiều doanh nghiệp tin tưởng sử dụng hiện nay nhờ những tính năng nổi bật cũng như chi phí triển khai hợp lý.
Dưới đây là một số đặc điểm quan trọng của Inventory Odoo ERP để quản lý kho hiệu quả:
Nâng cao hiệu suất làm việc
Sử dụng ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và công sức trong quá trình vận hành bằng cách tự động hóa các công việc hàng ngày vốn trước kia phải làm thủ công.
Việc sử dụng hệ thống quản lý tự động không chỉ hỗ trợ việc tăng hiệu suất hiệu quả mà còn tăng mức độ chính xác của của các sản phẩm đầu ra.
Tiết kiệm chi phí
Tăng hiệu suất làm việc và chất lượng sản phẩm đồng nghĩa với việc sẽ tiết kiệm được chi phí sản xuất, vận hành. Thay vì phải thuê và bỏ ra khoản tiền lớn trả lương cho nhân công để làm các công việc một cách thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho để tự động hóa các hoạt động thường nhật, từ đó giảm thiểu chi phí vận hành.
Ngoài ra, việc tăng độ chính xác của sản phẩm, giảm thiểu số lượng các sản phẩm hỏng hóc, thất lạc hoặc hết hạn cũng giúp tiết kiệm khá nhiều chi phí cho doanh nghiệp.
Cung cấp số liệu và báo cáo chính xác
Khi các dữ liệu về nguyên liệu sản xuất, vật tư, hàng tồn kho, đơn đặt hàng và thông tin khách hàng được cập nhật và lưu trữ, Odoo ERP Inventory sẽ cho phép ghi nhận các dữ liệu với độ chính xác cao, ít sai lệch.
Hơn nữa, phần mềm Odoo ERP cũng sẽ cho phép người dùng tạo, phân loại và lưu trữ báo cáo doanh thu cũng như hàng tồn kho để dễ dàng theo dõi hiệu suất kinh doanh từ đó hỗ trợ việc lên kế hoạch phát triển.
Quản lý hàng tồn kho
Với số liệu cập nhật thường xuyên và chính xác, các nhà quản lý có thể dễ dàng biết được các mặt hàng tồn kho từ đó nhanh chóng triển khai các kế hoạch thanh lý. Nếu để hàng tồn kho quá lâu sẽ dẫn đến tình trạng hết hạn, cũ, hỏng hóc, lỗi mốt trước khi được kiểm kê và không thể thanh lý được, dẫn đến doanh nghiệp sẽ không thu hồi được vốn cho sản phẩm đó, đồng nghĩa với chi phí bị đội lên thay vì doanh thu.
Dự trù vật tư và đặt hàng bổ sung
Quản lý hàng tồn kho cho phép doanh nghiệp có thể dự trù và lập kế hoạch một cách chính xác cho đơn đặt hàng bổ sung để sản xuất. Số lượng hàng tồn kho phải chính xác để xác định được khi nào cần mua thêm.
Hệ thống quản lý kho Odoo ERP cho phép doanh nghiệp phân loại các mặt hàng, từ đó giúp dễ dàng đặt hàng đúng số lượng. Một số cần được đặt hàng khi có một nhu cầu cụ thể với số lượng chính xác nhằm đáp ứng nhu cầu. Một số khác được đặt hàng khi giá thị trường đang thấp hơn và có thể dễ dàng mua.
Khả năng quản lý hàng tồn kho
- Odoo quản lý hàng tồn kho kép, cho phép người dùng có thể truy xuất nguồn gốc đầy đủ từ nhà cung cấp đến khách hàng. Tất cả mọi dữ liệu đều được ghi lại và cập nhất theo cài đặt của người dùng.
- Odoo cho phép đóng gói và giao những đơn hàng có hoặc không có mã vạch (QR code, barcode). Odoo chuẩn bị đơn đặt hàng dựa trên tính khả dụng của mặt hàng.
- Quản lý tất cả các kho với cùng một hệ thống và cài đặt các quy tắc cung ứng giữa các kho.
- Sử dụng máy quét mã vạch cho mọi hoạt động kiểm kê: hàng tồn kho, lô hàng đến, đơn đặt hàng đóng gói, v.v.
- Odoo ERP giúp kiểm soát thời gian xử lý bằng cách tự động hóa các giao dịch hàng tồn kho, cải thiện tính minh bạch trong tất cả các hoạt động kinh doanh.
- Các tính năng ghi chép và lưu trữ dữ liệu của Odoo ERP như Kiểm soát theo Lots, Nhật ký hoạt động, Số seri, Định giá giúp cho việc quản lý dễ dàng hơn.
- Odoo hỗ trợ các loại sản phẩm có đặc tính khác nhau: Sản phẩm vật lý, hàng tiêu dùng, dịch vụ và sản phẩm kỹ thuật số. Người dùng có thể thêm nhiều trường tùy chỉnh cần thiết trên các sản phẩm để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.
- Theo sát hàng tồn kho ít hơn hoặc không có hàng tồn kho với thông báo bổ sung nguồn hàng hoàn toàn tự động. Sử dụng điểm đặt hàng và RFQ tự động hỗ trợ chuỗi cung ứng hoạt động hiệu quả hơn.
- Hệ thống quản lý kho Odoo hỗ trợ FIFO (Hàng nhập trước bán trước), giá trung bình và giá tiêu chuẩn cho các phương pháp tính giá thành sản phẩm.
Các tính năng và lợi ích kể trên đều có được nhiều nâng cấp trong phiên bản mới Odoo 15. Odoo 15 Inventory là phiên bản mới nhất của hệ thống quản lý kho hàng Odoo ERP. Được ra mắt vào năm 2022, Odoo 15 Inventory mang đến nhiều cải tiến và tính năng mới giúp người dùng quản lý kho hàng một cách hiệu quả và linh hoạt hơn.
Kết luận
Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã tìm được cách quản lý kho hàng hiệu quả và phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Chỉ khi quản lý kho hiệu quả, cửa hàng của bạn mới có thể sắp xếp hàng hóa một cách khoa học đồng thời quản lý tồn kho chặt chẽ. Từ đó giảm thất thoát, sai sót không đáng có, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí, góp phần tăng doanh thu cho cửa hàng, doanh nghiệp.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần lựa chọn chính xác phần mềm quản lý kho hàng để tối ưu chiến lược phát triển. Với những tính năng vượt trội mà phần mềm quản lý kho hàng Odoo ERP Inventory đem lại, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý nguồn lực cũng như hàng tồn kho, nguyên liệu sản xuất và tối ưu hóa quy trình xử lý nội bộ.
Là Silver Partner của Odoo tại khu vực châu Á, Magenest luôn sẵn sàng để lắng nghe và tư vấn cho doanh nghiệp để triển khai và sử dụng tối ưu phần mềm quản lý Odoo ERP. Chúng tôi cung cấp các giải pháp Odoo được thiết kế riêng cho doanh nghiệp, đảm bảo quy trình vận hành của doanh nghiệp được tối ưu hiệu quả. Hãy liên hệ ngay với Magenest để nhận tư vấn chi tiết và báo giá miễn phí cho giải pháp quản lý kho hàng với Odoo ERP!
