12 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất dành cho doanh nghiệp – Update 2024

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc và phần lớn các doanh nghiệp đã bắt đầu triển khai nhằm quản trị tiến độ dự án cũng như quản lý hiệu suất công việc của đội ngũ nhân viên. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất, doanh nghiệp cần xem xét mục tiêu kinh doanh, nhu cầu ngành nghề và nắm rõ đặc điểm của những hệ thống này.

Ở bài viết này, Magenest sẽ đề cập chi tiết top 12 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất hiện nay để doanh nghiệp có thể tham khảo và có được quyết định sử dụng phần mềm phù hợp nhất cho mình nhé!

Top 12 phần mềm quản lý công việc tối ưu nhất 2024

Tổng hợp thông tin 12 phần mềm quản lý công việc

Asana

Asana là phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến, giúp các nhà quản lý và đội nhóm dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc, phân công nhiệm vụ, và đặt thời hạn hoàn thành. Từ đó, công việc được theo dõi và tổ chức hiệu quả hơn. Phần mềm này ban đầu được phát triển bởi Dustin Moskovitz, cựu giám đốc kỹ thuật của Facebook, nhằm hỗ trợ các nhóm trong việc nắm bắt tiến độ công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Vào đầu năm 2011, Asana được cải tiến để trở thành một công cụ quản lý dự án toàn diện và đến năm 2012, phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp chính thức ra mắt. Sau đó, ứng dụng Asana mở rộng với phiên bản dành cho thiết bị di động và nhanh chóng thu hút hàng triệu người dùng trên toàn cầu.

Tính năng nổi bật

• Nhiều chế độ xem dự án: Asana cung cấp nhiều chế độ xem dự án như List View để sắp xếp nhiệm vụ theo danh sách, Board View (Kanban) hiển thị nhiệm vụ dưới dạng thẻ theo từng giai đoạn, Timeline (Gantt Chart) theo dõi tiến độ và sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, và Calendar View hiển thị nhiệm vụ theo thời gian. Người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ này để phù hợp với nhu cầu công việc cụ thể, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và theo dõi dự án.
• Quản lý nhiệm vụ: Asana giúp người dùng dễ dàng tạo nhiệm vụ, giao cho thành viên phù hợp, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ. Mỗi nhiệm vụ có thể được bổ sung chi tiết với mô tả, tệp đính kèm và các bước công việc nhỏ, giúp đảm bảo mọi người nắm rõ nhiệm vụ của mình.
• Giao tiếp và hợp tác: Tính năng này cho phép đội nhóm trao đổi trực tiếp trong từng nhiệm vụ, gắn thẻ thành viên liên quan và nhận thông báo khi có cập nhật. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự phối hợp trong công việc mà không cần sử dụng nhiều email.
• Báo cáo tự động: Asana tự động cập nhật các báo cáo về tiến độ và hiệu suất công việc. Người quản lý có thể theo dõi các thông số quan trọng, giúp họ nhanh chóng phát hiện vấn đề và điều chỉnh chiến lược kịp thời để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Dễ dàng sử dụng: Asana được thiết kế với giao diện trực quan, dễ tiếp cận ngay cả với những người không có nhiều kinh nghiệm về công nghệ. Người dùng có thể nhanh chóng tạo nhiệm vụ, sắp xếp công việc theo danh sách, kéo-thả thẻ nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ dự án mà không cần trải qua nhiều bước phức tạp. 
• Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Asana có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng và nền tảng phổ biến như Google Drive, Slack, Microsoft Teams, Dropbox, và nhiều phần mềm quản lý khác. 
• Hỗ trợ kỹ thuật tận tâm: Asana không chỉ cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, với đội ngũ hỗ trợ sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật, mà còn có một cộng đồng người dùng và chuyên gia đông đảo. Cộng đồng này giúp người dùng chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi mẹo vặt, và nhanh chóng tìm ra giải pháp cho những tình huống cụ thể. Nhờ sự hỗ trợ từ cả đội ngũ và cộng đồng, Asana giúp người dùng dễ dàng xử lý những khó khăn trong quá trình sử dụng phần mềm.

Nhược điểm: 

• Thời gian đào tạo lâu: Mặc dù Asana có giao diện dễ sử dụng, nhưng để tận dụng hết các tính năng phức tạp của phần mềm, người dùng vẫn cần một khoảng thời gian đào tạo đáng kể. Điều này có thể tạo ra thách thức cho các doanh nghiệp mới áp dụng Asana, đặc biệt khi cần triển khai đồng loạt cho toàn bộ đội ngũ nhân viên.
• Không phù hợp với công việc tuần tự: Giao diện dạng danh sách nhiệm vụ (to-do list) của Asana không hỗ trợ sắp xếp nhiệm vụ theo trình tự cụ thể. Điều này gây khó khăn cho các dự án yêu cầu sự tuần tự, vì người dùng khó có thể theo dõi chính xác thứ tự các công việc cần hoàn thành, ảnh hưởng đến hiệu suất của những dự án cần tuân thủ quy trình.
• Không hỗ trợ tiếng Việt

Chi phí

Đối với các doanh nghiệp, Asana cung cấp 2 gói là Enterprise và Enterprise+. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để biết thêm thông tin chi tiết.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Asana là phần mềm quản lý quy trình công việc và dự án đa năng, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, nhờ vào tính linh hoạt và giao diện trực quan. Các tính năng như tạo, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án và nhiều chế độ xem (Kanban, Gantt, Calendar) giúp đội ngũ quản lý dễ dàng tổ chức và tối ưu hóa quy trình làm việc. 

Điểm mạnh của Asana nằm ở khả năng tích hợp với các ứng dụng phổ biến như Slack, Google Drive, và Microsoft Teams, cùng với sự hỗ trợ kỹ thuật từ đội ngũ chăm sóc khách hàng và cộng đồng người dùng. Tuy nhiên, thời gian đào tạo sử dụng phần mềm có thể kéo dài và việc không hỗ trợ tiếng Việt có thể gây khó khăn trong quá trình triển khai của các doanh nghiệp.

Lattice

Lattice là một trong những phần mềm quản lý OKR (Objectives and Key Results) hàng đầu tại Mỹ, nổi bật với hệ thống đánh giá hiệu suất thông minh và khả năng lập báo cáo tối ưu. Lattice là nền tảng All-in-one cho việc thiết lập mục tiêu, phản hồi và đánh giá hiệu suất, giúp các đội ngũ nhân sự tối ưu hóa quy trình quản lý, đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và phát triển nhân tài trong tổ chức. 

Lattice được thiết kế dựa trên trên nền tảng đám mây, phù hợp cho nhiều ngành nghề và quy mô doanh nghiệp khác nhau, đặc biệt là các tập đoàn lớn. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Lattice giúp doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể, từ quản lý mục tiêu đến thực hiện đánh giá hiệu suất nhân viên, nhằm thúc đẩy sự thành công của tổ chức.

Tính năng nổi bật

• Báo cáo đánh giá tổng quan: Đây là một trong những tính năng đáng chú ý nhất của Lattice. Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết, cho phép nhà quản lý so sánh và đánh giá các chỉ số hiệu suất trong toàn doanh nghiệp một cách khách quan. Đặc biệt, người dùng có thể xếp loại hiệu suất của từng nhân viên trên cùng một trang báo cáo, giúp theo dõi và quản lý hiệu suất dễ dàng.
• Khen ngợi công khai: Lattice tích hợp với Slack, cho phép nhà quản lý công khai biểu dương những nhân viên xuất sắc trước toàn bộ tổ chức. Tính năng này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên phấn đấu và phát triển.
• Giao tiếp và phản hồi trực tiếp: Lattice hỗ trợ nhà quản trị thực hiện các cuộc gọi trực tiếp với từng nhân viên, đồng thời đặt mục tiêu, ghi chú và đưa ra phản hồi trong các cuộc họp trực tuyến. Điều này giúp cải thiện quá trình giao tiếp và sự gắn kết giữa nhân viên và quản lý.
• Tích hợp với các công cụ bên thứ ba: Lattice dễ dàng tích hợp với các công cụ phổ biến như Outlook, Google và Slack, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và nâng cao hiệu quả làm việc.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Tính năng quản trị OKR và báo cáo toàn diện: Lattice cung cấp công cụ quản trị tối ưu để thiết lập, theo dõi mục tiêu (OKR) và đánh giá hiệu suất công việc thông qua các báo cáo chi tiết. Điều này giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn diện và khách quan về hiệu quả làm việc của nhân viên và tổ chức.
• Khả năng tích hợp linh hoạt: Phần mềm dễ dàng tích hợp với nhiều công cụ phổ biến như Slack, Google, Outlook,…, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và cải thiện hiệu quả làm việc giữa các nền tảng khác nhau.

Nhược điểm: 

Lattice chưa cung cấp giao diện tiếng Việt, gây khó khăn cho các doanh nghiệp và người dùng trong nước không thông thạo tiếng Anh. Điều này có thể làm giảm tính tiện dụng của phần mềm trong việc quản lý hiệu suất và mục tiêu tại thị trường Việt Nam.

Chi phí

Lattice có chi phí từ $11/tài khoản/tháng. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ tới nhà cung cấp để được áo giá chi tiết.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Lattice là một phần mềm phù hợp cho các doanh nghiệp quy mô lớn nhờ vào tính năng quản lý OKR và hiệu suất toàn diện. Với khả năng cung cấp các công cụ tối ưu để thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc, Lattice giúp các doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan và chính xác về hiệu suất của nhân viên và đội nhóm.

Tính năng báo cáo chi tiết và khả năng tích hợp linh hoạt với nhiều công cụ bên thứ ba như Slack, Google và Outlook cũng giúp Lattice dễ dàng hòa nhập vào các hệ thống lớn, đồng bộ hóa dữ liệu và cải thiện hiệu quả làm việc giữa các bộ phận. Tuy nhiên, nhược điểm của Lattice là không hỗ trợ tiếng Việt, điều này có thể gây khó khăn cho các tổ chức lớn tại Việt Nam trong việc triển khai và sử dụng phần mềm.

Odoo

Odoo được xem là giải pháp quản lý công việc hàng đầu hiện nay, phù hợp cho mọi doanh nghiệp từ quy mô nhỏ đến lớn, đặc biệt là trong lĩnh vực thương mại điện tử. Với Odoo, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ dự án và công việc của nhân viên một cách dễ dàng, còn nhân viên có thể quản lý công việc cá nhân mọi lúc, mọi nơi.

Điểm nổi bật của Odoo là khả năng quản lý trên nhiều thiết bị, đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp. Chính nhờ tính linh hoạt và tiện dụng này, Odoo đã trở thành sự lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn, trên toàn cầu.

Tính năng nổi bật

• Theo dõi và kiểm soát công việc chi tiết: Các cấp quản lý có thể dễ dàng theo dõi lịch làm việc, đầu mục công việc và thời gian hoàn thành của từng cá nhân trong các bộ phận khác nhau, giúp kiểm soát tiến độ một cách hiệu quả.
• Tính năng kéo thả linh hoạt: Với chế độ drop-and-drag, người dùng có thể kéo – thả các task một cách đơn giản, dễ dàng thay đổi tên, trạng thái hoàn thành và theo dõi thời gian còn lại trước khi đến hạn, giúp việc quản lý công việc trở nên trực quan và nhanh chóng.
• Biểu đồ phân tích trực quan: Người dùng có thể quản lý dự án trên dòng thời gian tổng quát với chế độ xem biểu đồ Gantt, giúp các nhà quản lý dễ dàng nắm bắt toàn cảnh dự án, từ tiến độ đến thời gian hoàn thành.
• Thống kê và phân tích chuyên sâu: Odoo cung cấp khả năng phân tích, thống kê và truy xuất các báo cáo chi tiết về tiến độ và hiệu suất công việc, giúp doanh nghiệp nắm bắt và đánh giá hiệu quả của đội ngũ nhân viên một cách đầy đủ và chính xác.
• Lưu trữ và tìm kiếm nhiệm vụ: Odoo cho phép lưu trữ các nhiệm vụ đã hoàn thành, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và xem lại thông tin bất cứ khi nào cần thiết.
• Phân quyền quản lý minh bạch: Tính năng phân quyền quản lý rõ ràng, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập và quản lý các nhiệm vụ, đồng thời bảo mật an toàn thông tin và dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.
• Tích hợp hệ thống toàn diện: Odoo tích hợp chặt chẽ với các nền tảng quản lý khác như quản lý nhân sự, kế toán và quản trị dự án, mang lại sự đồng bộ và tiện ích trong công tác quản lý tổng thể của doanh nghiệp.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Khả năng tích hợp mạnh mẽ: Odoo được thiết kế để dễ dàng tích hợp với các hệ thống và nền tảng khác như quản lý nhân sự, kế toán, quản trị dự án, và nhiều ứng dụng khác. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý toàn diện tất cả các khía cạnh công việc từ một hệ thống duy nhất, giảm thiểu việc chuyển đổi giữa nhiều công cụ và tăng tính hiệu quả trong việc xử lý công việc.
• Khả năng mở rộng linh hoạt: Odoo cho phép doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô hệ thống theo nhu cầu phát triển. Dù doanh nghiệp đang ở giai đoạn khởi đầu hay đã phát triển mạnh, Odoo có thể bổ sung thêm các ứng dụng, tính năng mới mà không gây gián đoạn hoạt động. 
• Khả năng tùy chỉnh cao: Một trong những điểm mạnh nhất của Odoo là khả năng tùy chỉnh vượt trội. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh giao diện, quy trình và tính năng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Điều này cho phép Odoo đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của từng ngành nghề, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và mang lại trải nghiệm quản lý cá nhân hóa, chính xác theo chiến lược của từng doanh nghiệp.

Nhược điểm: 

• Quy trình triển khai phức tạp: Việc triển khai Odoo đòi hỏi một quá trình phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp lớn hoặc có yêu cầu tùy chỉnh nhiều. Các bước từ cài đặt, cấu hình cho đến đồng bộ dữ liệu đều cần sự tham gia của các chuyên gia có kinh nghiệm, dẫn đến việc mất nhiều thời gian và công sức trong giai đoạn đầu.
• Chi phí triển khai và duy trì khá cao: Mặc dù Odoo có phiên bản mã nguồn mở miễn phí, nhưng chi phí để triển khai các tính năng đầy đủ và duy trì hệ thống vẫn khá cao. Điều này bao gồm chi phí cho các gói dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật, và phí bản quyền cho các module bổ sung. 
• Chưa tối ưu hoàn toàn cho tiếng Việt: Dù Odoo đã có hỗ trợ cho nhiều ngôn ngữ, nhưng phiên bản tiếng Việt vẫn chưa hoàn toàn tối ưu. 

Chi phí

• Với gói Miễn phí, doanh nghiệp được sử dụng một module duy nhất miễn phí và không giới hạn số lượng người dùng
• Gói Tiêu chuẩn sẽ là $7.25/tháng/tài khoản
• Gói Tùy chỉnh, doanh nghiệp sẽ phải trả $10.9/tháng/tài khoản

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Odoo là một phần mềm quản lý công việc đa năng và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, từ quy mô nhỏ đến lớn, nhờ vào khả năng tích hợp sâu rộng, tính mở rộng linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao. Tuy nhiên, khi xem xét chi tiết các tính năng cũng như ưu, nhược điểm, Odoo có vẻ phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn. Đối với những doanh nghiệp này, việc quản lý toàn diện các phòng ban, từ nhân sự, kế toán, cho đến quản trị dự án, đòi hỏi một giải pháp phức tạp và đồng bộ, điều mà Odoo hoàn toàn đáp ứng. Khả năng tích hợp nhiều hệ thống khác nhau và dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển giúp Odoo trở thành công cụ lý tưởng cho các tổ chức có nhu cầu quản lý đa dạng và phức tạp.

Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nhỏ, mặc dù Odoo cung cấp nhiều tính năng hữu ích, nhưng chi phí triển khai ban đầu và duy trì hệ thống khá cao có thể là một rào cản. Thêm vào đó, quy trình triển khai phức tạp và yêu cầu sự can thiệp từ các chuyên gia kỹ thuật cũng có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ khi nguồn lực hạn chế. Odoo cũng chưa hoàn toàn tối ưu hóa cho tiếng Việt, điều này có thể tạo ra sự khó khăn trong việc sử dụng hàng ngày đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có đội ngũ IT mạnh.

Các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, nếu muốn nhận tư vấn chi tiết về các gói dùng thử Odoo, cùng với hỗ trợ miễn phí trong việc cài đặt và triển khai phần mềm quản lý công việc hàng đầu này, hãy liên hệ ngay với Magenest. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể truy cập trang thông tin chính thức của Magenest để tìm hiểu thêm về các tính năng nổi bật của Odoo và nhận tư vấn chi tiết, đảm bảo giải pháp tối ưu cho nhu cầu quản lý và phát triển kinh doanh của mình.

Jira Software

Jira là một phần mềm theo dõi và quản lý các lỗi và vấn đề trong dự án, được phát triển bởi Atlassian – một công ty phần mềm đến từ Australia. Jira tập trung vào kết quả công việc, mang lại sự linh hoạt và khả năng sử dụng ngay sau khi cài đặt. Đây là một công cụ quản lý dự án hiệu quả, đặc biệt được thiết kế dành cho các công ty công nghệ và đội ngũ IT, giúp quản lý tiến độ và xử lý các lỗi trong dự án một cách hiệu quả. 

Với nhiều tính năng tích hợp sẵn, Jira hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công việc, phân chia nhiệm vụ và quản lý dự án một cách chi tiết. Tuy nhiên, chi phí của Jira tương đối cao, nên phù hợp hơn cho các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Tính năng nổi bật

• Quản lý và theo dõi tiến độ dự án: Jira cho phép quản lý tiến độ chi tiết của dự án theo phương pháp Agile, cho phép quản lý dự án linh hoạt và thích nghi với thay đổi nhanh chóng, từ các nhiệm vụ xử lý bugs, cải tiến đến tính năng mới, giúp đảm bảo mọi vấn đề được giải quyết kịp thời..
• Tạo và lưu các bộ lọc cấu hình cao: Jira cho phép tạo các bộ lọc (dynamic queries) xuyên suốt mọi vấn đề trong hệ thống, chia sẻ với người dùng khác hoặc nhận kết quả qua email định kỳ.
• Cung cấp đa dạng báo cáo và biểu đồ: Jira hỗ trợ nhiều loại báo cáo và biểu đồ trực quan, phù hợp với nhiều loại hình dự án và đối tượng người dùng khác nhau.
• Phân quyền quản lý linh hoạt: Jira cho phép dễ dàng thiết lập các quyền quản lý và quy trình làm việc, phù hợp cho từng dự án và nhiệm vụ cụ thể.
• Tích hợp tiện lợi với email và Excel: Phần mềm tích hợp dễ dàng với hệ thống email và Excel, giúp quản lý và trao đổi dữ liệu một cách hiệu quả.
• Truy xuất báo cáo trực quan: Jira hỗ trợ thiết lập và truy xuất báo cáo tiến độ công việc thông qua nhiều loại biểu đồ và bảng biểu trực quan, giúp theo dõi tiến độ công việc một cách rõ ràng và hiệu quả.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Phù hợp cho các dự án phát triển phần mềm: Jira đặc biệt được thiết kế phù hợp cho các dự án phát triển phần mềm, giúp quản lý quy trình phát triển, theo dõi lỗi và cải tiến liên tục.
• Tính năng linh hoạt: Jira cung cấp nhiều tính năng linh hoạt, cho phép quản lý các dự án phức tạp với nhiều loại công việc khác nhau, đảm bảo mọi nhiệm vụ được theo dõi và hoàn thành hiệu quả.
• Tích hợp tốt với nhiều ứng dụng và dịch vụ: Jira tích hợp tốt với nhiều công cụ và dịch vụ khác như Slack, GitHub, Microsoft Teams, và Google Drive, giúp doanh nghiệp dễ dàng kết nối và tương tác trong quá trình làm việc.
• Khả năng mở rộng và tùy chỉnh cao: Phần mềm có khả năng mở rộng quy mô dễ dàng, cùng với tùy chỉnh linh hoạt, giúp các doanh nghiệp điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu cụ thể của từng dự án hoặc phòng ban.
• Chạy trên hầu hết các nền tảng phần cứng và hệ điều hành: Jira có thể hoạt động trên nhiều nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu khác nhau, mang lại sự linh hoạt trong việc triển khai và sử dụng trên hầu hết các môi trường công nghệ.

Nhược điểm: 

• Giao diện phức tạp: Jira có giao diện được thiết kế khá phức tạp, đòi hỏi người dùng cần thời gian để làm quen và thành thạo trong việc sử dụng các công cụ và tính năng.
• Chi phí sử dụng cao: Các gói dịch vụ của Jira, đặc biệt là dành cho doanh nghiệp lớn, có mức chi phí khá cao. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các tổ chức có ngân sách hạn chế.
• Phù hợp với người am hiểu công nghệ: Jira được đánh giá là phù hợp hơn cho những người có nền tảng công nghệ, đặc biệt là trong việc quản lý các dự án phần mềm. Người dùng không có kiến thức công nghệ sẽ gặp khó khăn trong việc sử dụng hiệu quả.
• Không hỗ trợ tiếng Việt: Jira không hỗ trợ giao diện tiếng Việt và sử dụng nhiều thuật ngữ chuyên ngành IT, gây trở ngại cho những người dùng không thông thạo tiếng Anh và không có kiến thức sâu về công nghệ thông tin.

Chi phí

• Gói Free có giá miễn phí với những tính năng cơ bản dành cho doanh nghiệp.
• Gói Standard có giá $7.16/tài khoản/tháng
• Gói Premium có giá $12.48/tài khoản/tháng
• Đối với gói Enterprise, doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để nhận báo giá chính thức cho phiên bản này

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Jira là phần mềm quản lý công việc lý tưởng cho các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, đặc biệt trong lĩnh vực công nghệ, nhờ các tính năng nâng cao như quản lý tiến độ, theo dõi công việc theo phương pháp Agile và khả năng tích hợp sâu rộng với các công cụ như Slack, GitHub và Microsoft Teams. Jira cung cấp khả năng mở rộng và tích hợp cao, phù hợp với các công ty IT cần sự linh hoạt và tùy biến. Đồng thời, Jira có thể chạy trên nhiều nền tảng phần cứng và hệ điều hành, tối ưu hóa hạ tầng sẵn có.

Tuy nhiên, giao diện phức tạp và chi phí sử dụng cao có thể là rào cản đối với các doanh nghiệp. Ngoài ra, Jira chưa hỗ trợ tiếng Việt và yêu cầu kinh nghiệm chuyên môn công nghệ cao, điều này gây khó khăn cho người dùng không thạo tiếng Anh và am hiểu công nghệ.

Perdoo

Perdoo, cũng giống như Lattice, là phần mềm quản lý tiến độ công việc và dự án, dựa trên mô hình OKR (Objectives and Key Results) – phương pháp thiết lập mục tiêu và đo lường kết quả chính, giúp các đội nhóm và cá nhân đặt ra những mục tiêu và có thể đo lường được. Thông qua OKR, doanh nghiệp có thể thiết lập Objectives (mục tiêu) rõ ràng và đo lường tiến độ bằng các Key Results (kết quả chính), từ đó theo dõi hiệu quả công việc một cách minh bạch và nhất quán. 

Perdoo chủ yếu phù hợp với các doanh nghiệp lớn và trong nhiều lĩnh vực khác nhau, hỗ trợ việc quản lý mục tiêu chiến lược, đảm bảo tiến độ và giúp doanh nghiệp đạt được kết quả như mong muốn. Với tính linh hoạt và khả năng ứng dụng cao, Perdoo đã trở thành lựa chọn tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và dự án một cách hiệu quả.

Tính năng nổi bật

• Ứng dụng mô hình OKR và KPI: Perdoo tích hợp mô hình OKR và KPI, cung cấp cho người dùng cái nhìn chi tiết và đầy đủ về mục tiêu cũng như các hành động cần thực hiện để đạt được những mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào những kết quả quan trọng nhất và đo lường hiệu quả công việc một cách chính xác.
• Tính năng giao tiếp tích hợp: Perdoo cho phép người dùng dễ dàng trao đổi và giao tiếp trực tiếp ngay trên hệ thống, đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời và hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm.
• Theo dõi và đánh dấu công việc linh hoạt: Người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh dấu các công việc đã hoàn thành theo tuần, đồng thời tùy chỉnh và cập nhật các mục tiêu ưu tiên theo thời gian thực, giúp điều chỉnh công việc theo tiến độ và tình hình thực tế.
• Báo cáo chi tiết và chính xác: Hệ thống báo cáo của Perdoo hiển thị rõ ràng và đầy đủ các chỉ số quan trọng về tiến độ và kết quả công việc, giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, đảm bảo đạt được mục tiêu chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Tối ưu quản lý tiến độ công việc: Perdoo cung cấp tính năng theo dõi tiến độ công việc chặt chẽ, giúp người dùng dễ dàng theo dõi, đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn, từ đó tăng cường hiệu suất và sự nhất quán trong quá trình quản lý dự án.
• Công cụ trực quan: Người dùng đánh giá cao Perdoo vì tính trực quan, dễ sử dụng trong việc triển khai OKR và thực hiện chiến lược. Giao diện đơn giản và trực quan của phần mềm giúp người dùng dễ dàng điều hướng.

Nhược điểm: 

• Thiếu một số tính năng cần thiết: Một số người dùng phản ánh rằng Perdoo chưa tích hợp được các tính năng quan trọng như kết nối với Azure DevOps, chia sẻ OKR hay chưa có các quy trình đánh giá hiệu suất tổng thể dự án. Sự thiếu hụt này làm hạn chế khả năng sử dụng hiệu quả của phần mềm đối với những người dùng có nhu cầu cao.
• Không hỗ trợ tiếng Việt: Perdoo chưa cung cấp giao diện tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng trong nước, đặc biệt là những doanh nghiệp hoặc cá nhân không thông thạo tiếng Anh.

Chi phí

Thanh toán theo năm:

• Gói Free miễn phí
• Gói Premium có giá $7.20/tài khoản/tháng
• Gói Supreme có giá $8.80/tài khoản/tháng

Thanh toán theo quý:

• Gói Free miễn phí
• Gói Premium có giá $7.92/tài khoản/tháng
• Gói Supreme có giá $9.68/tài khoản/tháng

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Perdoo là phần mềm quản lý dự án và công việc theo mô hình OKR và KPI, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn. Phần mềm hỗ trợ đo lường hiệu quả công việc, tập trung vào mục tiêu chiến lược và giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ một cách chi tiết. Các tính năng giao tiếp tích hợp và theo dõi công việc linh hoạt giúp quản lý dự án dễ dàng hơn, đồng thời cung cấp các báo cáo trực quan và đầy đủ. 

Giao diện của Perdoo được đánh giá cao nhờ tính trực quan và dễ sử dụng, giúp người dùng nhanh chóng làm quen và sử dụng phần mềm. Phần mềm cho phép theo dõi, đánh dấu công việc đã hoàn thành và cập nhật các mục tiêu ưu tiên theo thời gian thực. Tuy nhiên, Perdoo còn thiếu một số tính năng quan trọng và chưa hỗ trợ tiếng Việt, điều này có thể gây khó khăn cho một số doanh nghiệp và người dùng trong nước.

Bitrix24

Bitrix24 là phần mềm quản lý công việc All-in-One dành cho doanh nghiệp, đã có hơn 20 năm phát triển và hiện nay được hơn 8 triệu tổ chức trên toàn thế giới tin dùng. Được phát triển bởi Tổng công ty Bitrix, có trụ sở tại Nga, Bitrix24 cung cấp giải pháp quản lý công việc toàn diện và khoa học, giúp doanh nghiệp sắp xếp và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. 

Với nền tảng công nghệ Bitrix Site Manager, phần mềm kế thừa những ưu điểm vượt trội như độ ổn định cao, bảo mật tối ưu và khả năng mở rộng linh hoạt, hỗ trợ tối ưu cho các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc và phát triển kinh doanh trong thời đại số.

Tính năng nổi bật

• Thiết kế trình quản lý công việc linh hoạt: Bitrix24 cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình làm việc sao cho phù hợp với nhu cầu và phong cách làm việc đặc thù của từng công ty, từ đó đảm bảo công việc được sắp xếp một cách khoa học và hiệu quả.
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ nhân viên: Phần mềm hỗ trợ việc phân chia công việc cụ thể cho từng nhân viên và cung cấp các công cụ giám sát chặt chẽ tiến độ. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng hạn và đạt hiệu suất cao.
• Tích hợp công cụ liên lạc đa dạng: Bitrix24 tích hợp các phương tiện liên lạc như tin nhắn, email, và cuộc gọi điện thoại, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi và hợp tác với đồng nghiệp cũng như tương tác với khách hàng một cách hiệu quả, nhanh chóng.
• Báo cáo tổng quan chi tiết: Phần mềm cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ dự án và hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Nhờ vậy, các nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình thực tế, phát hiện những vấn đề tiềm ẩn và điều chỉnh chiến lược kịp thời để đảm bảo sự thành công của dự án.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Đa dạng các tính năng CRM: Bitrix24 tích hợp sẵn hệ thống CRM tối ưu, cho phép doanh nghiệp quản lý khách hàng, theo dõi toàn bộ hành trình của khách từ tiếp cận đến giao dịch. Hệ thống CRM còn hỗ trợ lưu trữ thông tin khách hàng, quản lý cơ hội bán hàng, và tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng, giúp tối ưu hóa việc quản lý quan hệ khách hàng một cách toàn diện.
• Số lượng email gửi đi lớn mà không cần mua thêm SMTP: Với Bitrix24, doanh nghiệp có thể gửi số lượng lớn email mà không cần phải chi trả thêm chi phí cho máy chủ SMTP. Điều này rất thuận lợi cho các chiến dịch marketing, giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng hơn mà không cần lo lắng về giới hạn gửi email, đồng thời tiết kiệm chi phí.
• Phân quyền chi tiết cho các người dùng: Bitrix24 cung cấp khả năng phân quyền người dùng rất chi tiết, cho phép doanh nghiệp kiểm soát ai có quyền truy cập, chỉnh sửa hay quản lý từng phần công việc hoặc thông tin nhất định. Điều này giúp đảm bảo tính bảo mật thông tin và sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên trong tổ chức, phù hợp cho các doanh nghiệp có cấu trúc phức tạp và nhiều cấp quản lý.

Nhược điểm: 

• Tốc độ load có lúc chậm: Bitrix24 đôi khi gặp phải vấn đề về tốc độ tải trang, đặc biệt khi xử lý nhiều dữ liệu hoặc khi có nhiều người dùng truy cập cùng lúc, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng, làm gián đoạn quá trình quản lý công việc và dự án.
• Không có sẵn API dễ sử dụng: Mặc dù Bitrix24 hỗ trợ tích hợp với nhiều hệ thống, nhưng API của phần mềm không thân thiện với người dùng. Việc lập trình và tùy chỉnh hệ thống đòi hỏi kiến thức chuyên sâu, và tài liệu hướng dẫn liên quan đến PHP khá phức tạp, gây khó khăn cho các doanh nghiệp muốn tùy chỉnh hoặc phát triển thêm tính năng cho hệ thống.

Chi phí

Bitrix24 yêu cầu doanh nghiệp trả phí theo năm cho các gói sau đây:

• Gói Basic có giá $49/5 tài khoản/tháng
• Gói Standard có giá $99/50 tài khoản/tháng
• Gói Professional có giá $199/100 tài khoản/tháng
• Gói Enterprise có giá $399/250 tài khoản/tháng

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Bitrix24 là một phần mềm quản lý công việc và dự án tối ưu, phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn nhờ vào các tính năng toàn diện và khả năng tích hợp linh hoạt. Với hệ thống CRM nâng cao, tính năng quản lý công việc, giao tiếp nội bộ và phân quyền người dùng chi tiết, Bitrix24 cung cấp giải pháp quản lý tối ưu cho doanh nghiệp có nhiều phòng ban và cần quản lý phức tạp. 

Tuy nhiên, tốc độ load có lúc chậm và API không thân thiện với người dùng là những nhược điểm cần lưu ý, đặc biệt đối với doanh nghiệp yêu cầu tích hợp cao. Việc tùy chỉnh phức tạp và tài liệu hướng dẫn không trực quan có thể gây khó khăn cho các công ty không có đội ngũ IT mạnh. Nhưng với những doanh nghiệp vừa và lớn có đủ nguồn lực kỹ thuật và cần một giải pháp toàn diện để quản lý công việc, Bitrix24 vẫn là một lựa chọn hàng đầu. Khả năng gửi số lượng lớn email và phân quyền người dùng chi tiết giúp nó phù hợp hơn cho các tổ chức lớn, nơi có nhiều cấp quản lý và yêu cầu bảo mật cao.

Base Wework

Base Wework là công cụ quản lý công việc theo dự án, nằm trong hệ sinh thái phần mềm Base, được phát triển bởi Base Group – một trong những công ty công nghệ hàng đầu tại Việt Nam. Với bộ tính năng linh hoạt, Base Wework giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả trong cả hai môi trường: làm việc theo dự án và theo phòng ban.

Phần mềm hỗ trợ cộng tác và quản lý dự án một cách dễ dàng, bất kể ở đâu, thậm chí làm việc từ xa. Được đánh giá là giải pháp quản lý công việc toàn diện, Base Wework đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất.

Tính năng nổi bật

• Lập kế hoạch và quản lý công việc: Base Wework cho phép người dùng dễ dàng tạo danh sách công việc, lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Tiến độ công việc được trực quan hóa qua nhiều góc nhìn khác nhau như bảng Kanban, biểu đồ Gantt, giúp nhà quản lý nắm bắt tiến độ rõ ràng và điều chỉnh kịp thời khi cần.
• Cộng tác dễ dàng giữa các phòng ban: Base Wework hỗ trợ sự cộng tác linh hoạt giữa các phòng ban trong cùng một nền tảng. Nhân viên từ nhiều bộ phận khác nhau có thể trao đổi, chia sẻ thông tin và phối hợp công việc một cách liền mạch, giúp tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý dự án.
• Báo cáo tự động: Công cụ này cung cấp tính năng báo cáo tự động, giúp nhà quản lý nhanh chóng tổng hợp dữ liệu và theo dõi hiệu suất công việc mà không cần tốn nhiều thời gian. Báo cáo được trình bày một cách trực quan, dễ hiểu, hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác dựa trên thông tin cập nhật.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Giao diện trực quan, đơn giản, dễ dùng: Base Wework được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà không mất nhiều thời gian làm quen. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, nơi đội ngũ nhân viên có thể nhanh chóng làm việc mà không cần đào tạo phức tạp.
• Đội ngũ hỗ trợ 24/7: Base Wework cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề kịp thời và duy trì hiệu quả công việc. Sự hỗ trợ nhanh chóng từ đội ngũ chuyên nghiệp giúp tăng cường trải nghiệm người dùng và đảm bảo hệ thống hoạt động suôn sẻ.

Nhược điểm: 

• Hạn chế tùy chỉnh và mở rộng: Mặc dù Base Wework cung cấp các tính năng quản lý công việc cơ bản, nhưng phần mềm còn hạn chế về khả năng tùy chỉnh và mở rộng, chưa đáp ứng được nhu cầu phức tạp của các doanh nghiệp lớn hoặc có quy trình quản lý đặc thù.
• Một số tính năng chưa tối ưu: Ví dụ, tính năng giao việc cho nhiều người chưa được tinh chỉnh tốt. Khi phân công cùng một công việc cho nhiều người (ví dụ 6 người), Base Wework sẽ tạo ra 6 đầu mục công việc giống nhau cho mỗi người. Điều này không chỉ làm giao diện trở nên lộn xộn mà còn gây khó khăn trong việc quản lý khi cần thêm hoặc bỏ bớt người tham gia công việc, làm mất nhiều thời gian hơn trong thao tác quản lý.

Chi phí

Base Wework yêu cầu doanh nghiệp thanh toán các gói theo năm:

• Gói Starter có giá 1.000.000VND/tháng/30 tài khoản
• Gói Growth có giá 2.000.000VND/tháng/60 tài khoản
• Gói Business có giá 2.000.000VND/tháng/60 tài khoản. Từ tài khoản thứ 61: +30.000VND/tài khoản. Được cung cấp dịch vụ Đào tạo trực tiếp.
• Đối với gói Enterprise, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để biết thêm thông tin chi tiết về giá cả

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Base Wework là một giải pháp quản lý công việc và dự án phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nhờ vào các tính năng dễ sử dụng và giao diện thân thiện. Phần mềm giúp các doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả thông qua việc lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo tự động. Tính năng cộng tác giữa các phòng ban cũng giúp nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, rất hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu làm việc linh hoạt.

Ngoài ra, với giao diện trực quan, đơn giản và đội ngũ hỗ trợ 24/7, Base Wework giúp các doanh nghiệp dễ dàng làm quen và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng. Tuy nhiên, phần mềm có một số hạn chế về khả năng tùy chỉnh và tính năng giao việc cho nhiều người, điều này có thể gây bất tiện khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn hoặc cần các tính năng phức tạp hơn.

monday.com

monday.com là một phần mềm quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ vào khả năng quản lý dự án, quản lý nhiệm vụ từ xa và đặc biệt phù hợp với lĩnh vực marketing. monday.com cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và tạo ra các công cụ, ứng dụng quản lý công việc theo nhu cầu riêng. Ra mắt năm 2014 với vai trò là một công cụ quản lý cộng tác công việc, monday.com đã phát triển và trở thành một phần mềm quản lý toàn diện, hỗ trợ nhiều quy trình như quản lý dự án, CRM, phát triển phần mềm, nhân sự và marketing. Người dùng có thể lựa chọn từ những mẫu có sẵn hoặc tự thiết kế quy trình quản lý riêng từ đầu, đáp ứng tối đa nhu cầu làm việc.

Đặc biệt, monday.com rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ vào giao diện trực quan, dễ hiểu và thân thiện với người dùng. Các thành phần trong phần mềm được đặt tên rõ ràng, dễ tiếp cận, giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai và sử dụng. Với tính linh hoạt và khả năng tùy chỉnh cao, monday.com trở thành giải pháp All-in-one lý tưởng cho những ai muốn tối ưu hóa quy trình làm việc. 

Tính năng nổi bật

• Hiển thị linh hoạt kế hoạch công việc: Phần mềm cho phép người dùng hiển thị kế hoạch và tiến độ công việc dưới nhiều hình thức khác nhau như biểu đồ, lịch biểu, timeline, hay Kanban, giúp dễ dàng theo dõi công việc theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của từng nhóm.
• Hỗ trợ giao tiếp và cập nhật tiến độ: monday.com tích hợp tính năng trò chuyện và cập nhật tiến độ ngay trên cùng một nền tảng, giúp các thành viên từ nhiều phòng ban và bộ phận khác nhau dễ dàng trao đổi, hợp tác và nắm bắt tiến độ công việc nhanh chóng, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
• Tính năng phân quyền quản lý: Phần mềm cho phép phân quyền chi tiết cho từng tài khoản theo các cấp bậc quản lý, đảm bảo tính minh bạch, an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu trong doanh nghiệp.
• Báo cáo trực quan và rõ ràng: monday.com cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan dưới nhiều dạng như bảng biểu, biểu đồ và sơ đồ, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá tiến độ công việc, đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Tính năng theo dõi và quản lý tiến độ tối ưu: monday.com cung cấp công cụ theo dõi và quản lý công việc hiệu quả, giúp doanh nghiệp dễ dàng giám sát tiến độ, quản lý dự án và phân bổ nhiệm vụ. Nhờ tính năng này, các nhà quản lý có thể nắm bắt tình hình và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo mọi công việc được hoàn thành đúng hạn.
• Khả năng tích hợp cao: Phần mềm hỗ trợ tích hợp liền mạch với nhiều công cụ phổ biến như Slack, Jira, Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams,… Điều này giúp đồng bộ dữ liệu và tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, nâng cao hiệu quả hợp tác giữa các bộ phận và nền tảng khác nhau.
• Khả năng tùy chỉnh cao: monday.com cho phép người dùng tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu riêng của doanh nghiệp. Người dùng có thể dễ dàng thiết kế các bảng công việc, quy trình và tích hợp các ứng dụng khác, giúp linh hoạt trong việc quản lý và đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của từng tổ chức.

Nhược điểm: 

• Hạn chế tính năng ở gói Free và Basic: Phần mềm giới hạn nhiều tính năng cơ bản ở các gói Free và Basic, khiến người dùng cần phải nâng cấp lên các gói cao hơn để sử dụng đầy đủ các công cụ cần thiết cho quản lý công việc và dự án.
• Ứng dụng di động còn hạn chế: Một số người dùng phản ánh rằng ứng dụng di động, đặc biệt là ứng dụng trên iPhone, chưa được cập nhật tốt. Điều này ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng khi làm việc trên thiết bị di động.
• Chi phí sử dụng tương đối cao: So với mặt bằng chung các doanh nghiệp tại Việt Nam, chi phí sử dụng monday.com được đánh giá là khá cao. Các doanh nghiệp có thể tìm kiếm những phần mềm thay thế với mức giá tối ưu hơn nhưng vẫn cung cấp chất lượng tương đương.
• Không hỗ trợ tiếng Việt: Hiện tại, monday.com chưa cung cấp giao diện tiếng Việt, điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp hoặc người dùng không thông thạo tiếng Anh trong quá trình sử dụng phần mềm.

Chi phí

monday.com yêu cầu doanh nghiệp thanh toán theo năm cho các mức gói:

• Gói Free có giá miễn phí cho 2 tài khoản
• Gói Basic có giá $9/tài khoản/tháng
• Gói Standard có giá $12/tài khoản/tháng
• Gói Pro có giá $19/tài khoản/tháng
• Đối với gói Enterprise, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để nhận báo giá.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

monday.com là phần mềm quản lý công việc phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, đặc biệt phù hợp với các phòng ban Marketing, nhờ vào các tính năng tối ưu và linh hoạt. Với khả năng hiển thị linh hoạt kế hoạch công việc, phần mềm giúp người dùng dễ dàng theo dõi và quản lý công việc qua nhiều hình thức, đáp ứng nhu cầu đa dạng của từng nhóm và bộ phận. monday.com cung cấp cho doanh nghiệp những báo cáo trực quan và rõ ràng, giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Ưu điểm của phần mềm bao gồm khả năng theo dõi và quản lý tiến độ tối ưu, tích hợp cao với các công cụ phổ biến và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, cho phép doanh nghiệp thiết kế quy trình quản lý phù hợp với nhu cầu riêng.

Tuy nhiên, monday.com có một số nhược điểm như hạn chế tính năng ở các gói Free và Basic, yêu cầu người dùng nâng cấp để sử dụng đầy đủ tính năng. Ứng dụng di động còn một số hạn chế và chưa cập nhật tốt, đặc biệt trên iPhone. Đồng thời, chi phí sử dụng cũng được đánh giá là tương đối cao so với mặt bằng chung tại Việt Nam, và phần mềm chưa hỗ trợ tiếng Việt, gây khó khăn cho người dùng không thành thạo tiếng Anh.

Weekdone

Weekdone là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án dành cho các đội nhóm, được thành lập vào năm 2012 tại Tartu, Estonia. Cũng như 2 phần mềm Lattice và Perdoo đã đề cập ở trên, Weekdone là phần mềm tích hợp phương pháp OKR (Objectives and Key Results), cho phép người dùng thiết lập mục tiêu và theo dõi các kết quả then chốt ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp. 

Với Weekdone, người dùng có thể dễ dàng phân bổ mục tiêu hàng tuần cho từng thành viên và theo dõi tiến độ công việc một cách chặt chẽ, đồng thời sử dụng phương pháp báo cáo tiến độ hàng tuần thông qua các tiêu chí Progress, Plans, Problems (PPP). Đồng thời, Weekdon tương thích trên cả desktop và mobile app, giúp quản lý công việc linh hoạt và hiệu quả ở mọi nơi. 

Tính năng nổi bật

• Thiết lập và theo dõi OKR linh hoạt: Weekdone cho phép người dùng thiết lập, kiểm soát và theo dõi OKR theo các khoảng thời gian khác nhau như quý hoặc năm. Hệ thống phân cấp dạng cây giúp liên kết các mục tiêu của tổ chức, phòng ban và từng cá nhân, tạo sự thống nhất trong việc đạt được các mục tiêu chung.
• Cập nhật kế hoạch cá nhân hàng tuần (check-in): Phần mềm hỗ trợ các thành viên cập nhật kế hoạch, nhiệm vụ đã hoàn thành và các vấn đề phát sinh hàng tuần. Điều này giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến độ của từng phòng ban và nhân viên mà không cần tổ chức các cuộc họp riêng lẻ, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
• Báo cáo trực quan và chi tiết: Weekdone cung cấp các báo cáo rõ ràng, chi tiết về những mục tiêu đã đạt được hoặc chưa đạt được, cũng như sự thay đổi về hiệu suất của các đội nhóm qua từng chu kỳ. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
• Tích hợp với nhiều phần mềm khác: Weekdone tích hợp với các công cụ như Zapier, Slack, Asana, Jira, Microsoft Teams,… giúp đồng bộ dữ liệu và quản lý công việc một cách liền mạch trên nhiều nền tảng khác nhau.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Khả năng tích hợp với ứng dụng bên thứ 3: Weekdone dễ dàng tích hợp với các công cụ phổ biến như Zapier, Slack, Asana, Jira, và Microsoft Teams, giúp đồng bộ hóa dữ liệu và quản lý công việc một cách liền mạch.
• Giao diện trực quan: Giao diện của Weekdone được thiết kế thân thiện, đơn giản, giúp người dùng dễ dàng theo dõi mục tiêu, tiến độ công việc, và báo cáo mà không mất nhiều thời gian để làm quen.
• Tối ưu mobile app: Weekdone tối ưu hóa trải nghiệm trên thiết bị di động, cho phép người dùng dễ dàng cập nhật và theo dõi công việc mọi lúc, mọi nơi, giúp tăng tính linh hoạt và hiệu suất công việc.

Nhược điểm: 

• Chức năng chủ yếu chỉ là theo dõi tiến độ công việc, không cung cấp các module doanh nghiệp khác: Weekdone chủ yếu tập trung vào việc theo dõi tiến độ công việc và quản lý mục tiêu (OKR), không cung cấp các module doanh nghiệp khác như quản lý tài chính, nhân sự, marketing hay chăm sóc khách hàng, khiến phần mềm không đủ toàn diện cho một số doanh nghiệp.
• Không hỗ trợ tiếng Việt: Hiện tại, Weekdone chưa hỗ trợ giao diện tiếng Việt, điều này gây khó khăn cho các doanh nghiệp hoặc cá nhân không thông thạo tiếng Anh khi sử dụng phần mềm.

Chi phí

• Miễn phí: Weekdone cho phép các doanh nghiệp sử dụng miễn phí cho tối đa 3 thành viên, mà không bị giới hạn tính năng.
• Trả phí: Chi phí sử dụng Weekdone phụ thuộc vào số lượng thành viên trong doanh nghiệp. Ví dụ, gói cho 10 người dùng có giá $108, tương đương $10.8/tài khoản/tháng. Số lượng nhân viên càng nhiều, chi phí trung bình trên mỗi nhân viên càng giảm.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Weekdone là phần mềm lý tưởng cho các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nhờ vào tính linh hoạt và dễ sử dụng. Phần mềm tập trung vào quản lý mục tiêu theo mô hình OKR và theo dõi tiến độ công việc, giúp doanh nghiệp dễ dàng đặt và theo dõi các mục tiêu hàng tuần, hàng quý hoặc năm. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp với các công cụ phổ biến như Slack, Asana, và Jira, Weekdone giúp các nhóm làm việc hiệu quả mà không cần mất nhiều thời gian để đào tạo phần mềm.

Tuy nhiên, Weekdone tập trung chủ yếu vào việc theo dõi tiến độ và không cung cấp các module quản lý doanh nghiệp toàn diện khác như tài chính, nhân sự hay quản lý khách hàng, nên phù hợp hơn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ có nhu cầu tập trung vào quản lý mục tiêu và hiệu suất công việc.

Zoho Projects

Zoho Projects là một phần mềm quản lý dự án online, phù hợp với những dự án phức tạp, mang đến cho doanh nghiệp một giải pháp toàn diện giúp điều hành và quản lý công việc một cách hiệu quả. Phần mềm cho phép doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ công việc và nhanh chóng hoàn thành các mục tiêu kinh doanh. 

Zoho Projects giải quyết hầu hết các vấn đề quản lý dự án hàng ngày, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc. Với giao diện thân thiện, việc cài đặt và tùy chỉnh ban đầu rất đơn giản, giúp người dùng có thể bắt đầu ngay với chỉ vài bước cơ bản. Đồng thời, Zoho Projects cung cấp nhiều gói dịch vụ linh hoạt, phù hợp cho các tổ chức từ quy mô nhỏ đến lớn, đáp ứng nhu cầu đa dạng. 

Tính năng nổi bật

• Lập kế hoạch chi tiết: Với các công cụ như Phases, Task lists, Tasks và Subtasks, Zoho Projects giúp doanh nghiệp dễ dàng lập kế hoạch công việc từ cấp độ lớn đến chi tiết, đảm bảo mọi nhiệm vụ được phân chia và theo dõi một cách rõ ràng và có tổ chức.
• Quản lý nhân sự: Zoho Projects cung cấp nhiều công cụ cộng tác như Feeds, Notifications, Activity Stream, Wiki, Forum và Chat, giúp các thành viên trong nhóm luôn cập nhật và phối hợp làm việc một cách đồng bộ, đảm bảo thông tin không bị bỏ lỡ.
• Theo dõi dự án chặt chẽ: Các báo cáo và biểu đồ trực quan trong Zoho Projects giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc dễ dàng, từ cấp độ dự án nhỏ lẻ cho đến các dự án lớn hơn. Điều này cho phép người quản lý kiểm soát tiến độ công việc và đảm bảo mọi nhiệm vụ được hoàn thành đúng hạn.
• Đo lường năng suất: Tính năng Timesheets, Workload Reports và Timers giúp đo lường năng suất làm việc của từng thành viên, từ đó đánh giá hiệu quả công việc và quản lý tài nguyên một cách hợp lý.
• Quản lý tài liệu: Với WorkDrive, Zoho Projects giúp lưu trữ, quản lý và chia sẻ tài liệu dễ dàng trong toàn bộ nhóm, giúp tăng cường sự hợp tác và thông tin luôn được cập nhật nhanh chóng.
• Quản lý vấn đề: Phần mềm cung cấp tính năng cho phép gửi, theo dõi và đóng các lỗi phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ của dự án.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Hiếm khi gặp sự cố gián đoạn: Một trong những ưu điểm lớn của Zoho Projects là thời gian gián đoạn (downtime) rất hiếm khi xảy ra. Với các đội nhóm sử dụng phần mềm quản lý dự án trực tuyến, sự tự động hóa và sự ổn định của hệ thống là yếu tố quan trọng. Zoho Projects đảm bảo rằng người dùng có thể hoàn thành công việc nhanh chóng mà không lo về các sự cố gián đoạn. 
• Theo dõi nhiệm vụ và dự án hiệu quả: Người dùng có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của các nhiệm vụ và dự án thông qua Zoho Projects. Thêm vào đó, họ có thể nhanh chóng liên lạc với thành viên trong nhóm về các thay đổi hay cập nhật thông qua các công cụ giao tiếp của phần mềm. Tính năng forum cũng được đánh giá cao trong việc chia sẻ thông tin nội bộ giữa các thành viên.

Nhược điểm: 

• Dashboard chưa tối ưu: Một số người dùng phản ánh rằng việc sắp xếp tên nhân sự và tên khách hàng trên Zoho Projects không theo bảng chữ cái mà theo thời gian được nhập vào. Người dùng sẽ phải di chuyển bảng tên một cách thủ công để theo bảng chữ cái. Ngoài ra, khi xuất thông tin khách hàng, phần mềm chỉ cung cấp các trường cơ bản như mã số nội bộ, tên người dùng, email, vai trò và hóa đơn, gây hạn chế trong việc quản lý thông tin khách hàng chi tiết.
• Thời gian đào tạo lâu: Dù phần mềm cung cấp các tài liệu hướng dẫn và mẫu để hỗ trợ người dùng, nhưng việc làm quen và thiết lập ban đầu có thể mất khá nhiều thời gian. Điều này có thể gây ra khó khăn cho những doanh nghiệp cần sự triển khai nhanh chóng hoặc không có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ.
• Chưa tối ưu hoàn toàn tiếng Việt.

Chi phí

Chi phí theo từng gói Zoho Projects sẽ được thanh toán theo năm:

• Gói Free có giá hoàn toàn miễn phí
• Gói Premium có giá $4/tài khoản/tháng
• Gói Enterprise có giá $9/tài khoản/tháng

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Zoho Projects là một giải pháp quản lý dự án toàn diện, lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ tính linh hoạt và dễ sử dụng. Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và cộng tác nhóm hiệu quả với các công cụ giao tiếp trực quan. Người dùng có thể dễ dàng quản lý tài liệu, theo dõi năng suất làm việc và giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án. Bên cạnh đó, thời gian gián đoạn rất hiếm khi xảy ra giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc mà không lo ngại về sự cố kỹ thuật. Khả năng theo dõi nhiệm vụ và dự án hiệu quả với các công cụ giao tiếp tối ưu cũng là một điểm cộng lớn, cho phép các thành viên dễ dàng trao đổi thông tin và cập nhật tiến độ công việc

Tuy nhiên, phần mềm vẫn tồn tại một số nhược điểm như dashboard chưa tối ưu, gây khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin, đặc biệt với các doanh nghiệp làm việc với nhiều dữ liệu. Thêm vào đó, Zoho Projects đòi hỏi thời gian đào tạo và thiết lập ban đầu khá dài, đòi hỏi sự kiên nhẫn từ người dùng, và hiện tại chưa hỗ trợ giao diện tiếng Việt, gây trở ngại cho các doanh nghiệp Việt Nam.

Wrike

Wrike là một phần mềm quản lý công việc phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhờ vào giao diện trực quan và dễ sử dụng, Wrike giúp các công ty dễ dàng phân chia công việc, theo dõi tiến độ và quản lý dự án một cách hiệu quả. 

Phần mềm cung cấp các tính năng như biểu đồ phân tích, danh sách công việc và bảng điều khiển, giúp các doanh nghiệp nhỏ quản lý nguồn lực hạn chế mà vẫn đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn. Khả năng linh hoạt của Wrike giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng thời tiết kiệm chi phí và thời gian cho các doanh nghiệp trong việc theo dõi và điều phối công việc.

Tính năng nổi bật

• Hệ thống quản lý công việc tích hợp: Wrike cho phép doanh nghiệp khởi tạo dự án, phân chia nhiệm vụ và quy định thời gian hoàn thành một cách chi tiết. Mỗi nhiệm vụ có thể được liên kết trực tiếp với các dự án lớn hơn có liên quan, giúp người dùng dễ dàng quản lý các công việc phức tạp trong bối cảnh toàn bộ dự án.
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ cho từng phòng ban: Wrike hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch cho từng phòng ban, bộ phận khác nhau, đồng thời theo dõi sát sao tiến độ của từng dự án. Tính năng này giúp các nhà quản lý nắm bắt được tình hình công việc của từng nhóm, đảm bảo dự án được triển khai đúng tiến độ.
• Truy xuất báo cáo trực quan theo thời gian thực: Wrike cung cấp nhiều dạng báo cáo tiến độ công việc trực quan, như sơ đồ và biểu đồ, cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ dự án theo thời gian thực. Nhờ vào tính năng này, các nhà quản lý có thể nhanh chóng phân tích dữ liệu và đưa ra những quyết định kịp thời nhằm tối ưu hóa quá trình làm việc.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

• Giao diện trực quan, dễ dàng sử dụng: Wrike có giao diện thân thiện và trực quan, giúp người dùng dễ dàng nắm bắt và thao tác mà không cần nhiều thời gian học hỏi. Các công cụ như biểu đồ, danh sách, và bảng điều khiển được sắp xếp khoa học, hỗ trợ việc quản lý và theo dõi tiến độ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Đầy đủ các tính năng cơ bản ở gói Miễn phí: Mặc dù Wrike cung cấp nhiều gói dịch vụ khác nhau, nhưng gói miễn phí vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản như khởi tạo dự án, phân chia nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc những đội nhóm có nguồn lực hạn chế, cho phép họ trải nghiệm và tận dụng công cụ quản lý tối ưu mà không cần đầu tư thêm chi phí ban đầu.

Nhược điểm: 

• Hạn chế tính năng nâng cao: Mặc dù Wrike cung cấp các tính năng cơ bản hữu ích trong gói miễn phí, nhưng những tính năng nâng cao như tự động hóa công việc, quản lý tài nguyên chi tiết hoặc báo cáo nâng cao chỉ có sẵn trong các gói trả phí. 
• Chưa tối ưu mobile app: Mặc dù Wrike có ứng dụng trên di động, nhưng phiên bản này vẫn chưa tối ưu hoàn toàn về hiệu suất và giao diện, đôi khi gây khó khăn trong việc quản lý công việc khi di chuyển. Điều này có thể làm giảm trải nghiệm người dùng trên thiết bị di động.
• Không hỗ trợ tiếng Việt.

Chi phí

• Gói Free có giá hoàn toàn miễn phí
• Gói Team có giá $9.80/tài khoản/tháng 
• Gói Business có giá $24.8/tài khoản/tháng
• Đối với gói Enterprise và Pinnacle, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để nhận báo giá chi tiết.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Wrike là một phần mềm quản lý công việc phù hợp với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ nhờ vào các tính năng linh hoạt, giao diện dễ sử dụng và các công cụ quản lý dự án cơ bản. Với giao diện trực quan, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt và triển khai quy trình công việc mà không cần mất nhiều thời gian đào tạo. Hơn nữa, gói miễn phí của Wrike cung cấp đủ các tính năng cần thiết cho việc khởi tạo dự án, phân chia nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ, điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ hoặc những đội nhóm có nguồn lực hạn chế dễ dàng quản lý công việc mà không phải chi thêm chi phí.

Tuy nhiên, Wrike có một số hạn chế, đặc biệt là trong việc cung cấp các tính năng nâng cao, chỉ có sẵn trong các gói trả phí. Điều này có thể giới hạn khả năng mở rộng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tìm kiếm các tính năng tự động hóa hoặc quản lý tài nguyên chi tiết. Ngoài ra, ứng dụng di động của Wrike vẫn chưa được tối ưu hoàn toàn, điều này có thể gây trở ngại cho những doanh nghiệp thường xuyên quản lý công việc từ xa. Thêm vào đó, việc không hỗ trợ tiếng Việt cũng là một điểm trừ đối với các doanh nghiệp Việt Nam.

Trello

Trello là một trong các phần mềm hỗ trợ quản lý công việc phổ biến, được nhiều doanh nghiệp start-up lựa chọn để quản lý quy trình giao việc và theo dõi tiến độ trong nội bộ nhân viên. Với hai phiên bản miễn phí và trả phí, Trello mang đến sự linh hoạt cho doanh nghiệp, cho phép dùng thử trước khi quyết định đầu tư vào hệ thống quản lý toàn diện. 

Đáng chú ý, ngay cả phiên bản miễn phí của Trello cũng tích hợp nhiều tính năng hữu ích, giúp đáp ứng nhu cầu quản lý công việc hiệu quả. Điều này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp tối ưu hóa quy trình mà không tốn kém chi phí ban đầu.

Tính năng nổi bật

• Tạo danh sách công việc và theo dõi tiến độ: Trello cho phép người dùng tạo danh sách các nhiệm vụ và theo dõi trạng thái hoàn thành của chúng một cách trực quan.
• Giao việc và phân công cho các thành viên trong nhóm: Dễ dàng phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên, đảm bảo mọi người đều nắm rõ công việc mình phụ trách.
• Đặt thời hạn cho các công việc: Người dùng có thể đặt ngày hoàn thành và nhận thông báo nhắc nhở khi công việc sắp đến hạn, giúp đảm bảo tiến độ.
• Ghi chú và đánh dấu công việc quan trọng: Cho phép thêm ghi chú và đánh dấu các nhiệm vụ quan trọng để dễ dàng quản lý và sắp xếp ưu tiên.
• Giao diện đơn giản như bảng Kanban, dễ dàng sử dụng: Giao diện kéo-thả trực quan, giúp người dùng dễ dàng di chuyển công việc giữa các danh sách và quản lý công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả.

Ưu – nhược điểm

Ưu điểm: 

Ưu điểm nổi bật nhất của Trello chính là tính dễ sử dụng, đặc biệt trong việc quản lý và cập nhật tiến độ công việc. Với giao diện Kanban trực quan, người dùng không cần phải thực hiện thao tác phức tạp hay ngồi gõ từng dòng để thay đổi trạng thái của nhiệm vụ. Khi một công việc được hoàn thành, bạn chỉ cần kéo-thả thẻ công việc (card) từ cột này sang cột khác để thể hiện trạng thái mới. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đồng thời tạo ra quy trình làm việc liền mạch, đơn giản nhưng vẫn hiệu quả trong việc quản lý công việc hằng ngày.

Nhược điểm: 

• Hạn chế cho các dự án lớn: Trello không phù hợp khi quản lý các dự án có quy mô lớn, đòi hỏi theo dõi và xử lý nhiều nhiệm vụ phức tạp cùng lúc. Sự đơn giản của Trello có thể khiến việc quản lý trở nên khó khăn khi dự án vượt quá quy mô nhỏ hoặc trung bình.
• Không phân cấp thành viên quản trị: Trello không hỗ trợ phân cấp người dùng chi tiết, tất cả thành viên tham gia vào bảng đều có quyền chỉnh sửa, gán và xóa công việc đã đánh dấu trước. Điều này gây ra sự khó khăn khi quản lý ở cấp độ doanh nghiệp, nơi cần có sự phân quyền rõ ràng giữa các vai trò như CEO, trưởng bộ phận và các nhân viên khác.
• Thiếu tính năng nâng cao: So với các phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, Trello thiếu nhiều tính năng nâng cao như báo cáo tiến độ chi tiết, quản lý tài nguyên và lập kế hoạch dự án phức tạp, làm giảm hiệu quả đối với những doanh nghiệp cần công cụ có khả năng phân tích sâu và quản lý dự án ở mức độ cao.

Chi phí

Trả phí theo năm:

• Gói Free hoàn toàn miễn phí, phù hợp cho cá nhân và đội nhóm
• Gói Standard có giá $5/tháng/tài khoản, trả theo tháng có giá $6/tháng/tài khoản
• Gói Premium có giá $10/tháng/tài khoản, trả theo tháng có giá $12.5/tháng/tài khoản.
• Gói Enterprise có giá $17.5/tháng/tài khoản khi mua 50 tài khoản, chi phí cho mỗi tài khoản sẽ giảm dần khi số lượng tài khoản đăng ký tăng lên.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp như thế nào?

Trello là một công cụ quản lý dự án lý tưởng cho các công ty start-up, đặc biệt dành cho các đội nhóm hay các công việc mang tính thời vụ. Hệ thống thẻ (cards) và bảng (boards) của Trello giúp người dùng dễ dàng sắp xếp, theo dõi tiến độ công việc mà không cần phải học quá nhiều kỹ năng phức tạp. Điều này rất thuận tiện cho các dự án ngắn hạn hoặc các hoạt động cần sự hợp tác nhanh chóng giữa các thành viên. Ngoài ra, Trello cho phép tùy chỉnh các bảng và danh sách công việc theo nhu cầu cụ thể của từng nhóm, giúp tăng hiệu quả quản lý. 

Tuy nhiên, với các dự án lớn hơn đòi hỏi sự quản lý phức tạp hoặc các tính năng chuyên sâu, Trello có thể chưa đáp ứng đầy đủ, điều này khiến phần mềm chỉ phù hợp với những nhóm nhỏ và các dự án đơn giản hoặc mang tính tạm thời.

6 tính năng quan trọng cần có trong một phần mềm quản lý công việc

Quản lý nhiệm vụ và dự án (Task and Project Management)

• Phân chia nhiệm vụ: Phần mềm cho phép nhà quản lý hoặc trưởng nhóm dễ dàng phân chia công việc và nhiệm vụ đến từng cá nhân hoặc nhóm dựa trên năng lực, khối lượng công việc, và thời hạn hoàn thành. Mỗi nhiệm vụ đều có thể được mô tả chi tiết, gắn kèm tài liệu, và đặt mức ưu tiên.
• Theo dõi tiến độ: Tính năng này cho phép người dùng theo dõi tình trạng của từng nhiệm vụ theo thời gian thực, giúp đảm bảo không có nhiệm vụ nào bị bỏ sót hoặc trì hoãn. Nó cũng cung cấp các chỉ số để xem xét ai đang chịu trách nhiệm, trạng thái nhiệm vụ (chưa bắt đầu, đang thực hiện, đã hoàn thành), và ngày hoàn thành dự kiến.
• Quản lý dự án: Phần mềm không chỉ quản lý các nhiệm vụ riêng lẻ mà còn tổ chức và quản lý toàn bộ dự án, từ khâu lập kế hoạch, phân bổ tài nguyên đến theo dõi chi tiết các giai đoạn và mốc thời gian quan trọng. Điều này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan và dễ dàng điều chỉnh nguồn lực khi cần thiết để dự án hoàn thành đúng hạn.

Lịch và nhắc nhở (Calendar and Reminders)

• Tích hợp lịch làm việc: Phần mềm tích hợp lịch giúp người dùng dễ dàng theo dõi lịch trình công việc, dự án, và cuộc họp trong một giao diện duy nhất. Từ đó, người dùng có thể quản lý thời gian hiệu quả, tránh trùng lịch và đảm bảo không bỏ lỡ các sự kiện quan trọng.
• Nhắc nhở tự động: Tính năng nhắc nhở giúp cảnh báo người dùng về các công việc cần hoàn thành hoặc các cuộc họp sắp diễn ra. Các nhắc nhở này có thể được tùy chỉnh dựa trên thời gian và mức độ ưu tiên của công việc, giúp người dùng luôn chuẩn bị sẵn sàng và không bị quá tải bởi công việc.

Quản lý thời gian (Time Tracking)

• Ghi lại thời gian làm việc: Phần mềm giúp người dùng ghi lại chính xác thời gian làm việc cho từng nhiệm vụ hoặc dự án. Điều này rất quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất, xác định những công việc tốn nhiều thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Tự động hóa báo cáo thời gian: Với tính năng này, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi lượng thời gian mỗi nhân viên dành cho các nhiệm vụ cụ thể. Báo cáo thời gian này cung cấp cơ sở dữ liệu để tính toán năng suất và kiểm soát chi phí lao động, đặc biệt quan trọng đối với những dự án tính theo giờ hoặc cần quản lý khắt khe về tài chính.

Hợp tác và giao tiếp (Collaboration and Communication)

• Trao đổi và thảo luận: Phần mềm tích hợp các công cụ giao tiếp nội bộ giúp các thành viên trong nhóm dễ dàng trao đổi thông tin và cập nhật tiến độ công việc. Điều này có thể bao gồm các cuộc hội thoại dưới dạng chat, bình luận trực tiếp trên nhiệm vụ, hoặc thảo luận nhóm giúp loại bỏ nhu cầu phải sử dụng các công cụ giao tiếp bên ngoài.
• Chia sẻ tài liệu và thông tin: Tính năng này cho phép người dùng dễ dàng chia sẻ tài liệu và thông tin liên quan đến công việc hoặc dự án. Điều này tạo điều kiện cho sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận hoặc các thành viên trong nhóm, từ đó giảm thiểu sự chồng chéo và sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Quản lý tài liệu (Document Management)

• Lưu trữ và sắp xếp tài liệu: Phần mềm quản lý công việc cung cấp một không gian lưu trữ tập trung cho tất cả các tài liệu liên quan đến dự án. Người dùng có thể dễ dàng tải lên, lưu trữ và sắp xếp tài liệu theo từng thư mục, dự án hoặc nhiệm vụ cụ thể, giúp việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
• Cập nhật tài liệu (Version Control): Tính năng này giúp theo dõi các thay đổi và cập nhật trong tài liệu, đảm bảo rằng mọi thành viên luôn làm việc trên phiên bản mới nhất của tài liệu. Điều này rất quan trọng để tránh những nhầm lẫn không đáng có khi nhiều người cùng chỉnh sửa một tài liệu.

Báo cáo và phân tích (Reporting and Analytics)

• Báo cáo tiến độ và hiệu suất: Phần mềm quản lý công việc cung cấp các báo cáo tự động về tiến độ công việc và hiệu suất của từng cá nhân, nhóm, hoặc toàn bộ dự án. Báo cáo này thường được trình bày dưới dạng biểu đồ hoặc số liệu thống kê, giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng công việc và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Phân tích dữ liệu: Tính năng phân tích dữ liệu giúp nhà quản lý có cái nhìn sâu hơn về hiệu quả hoạt động của từng dự án, đội nhóm hoặc nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định những điểm mạnh cần phát huy và những vấn đề cần cải thiện để tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc.

Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm quản lý công việc phù hợp là một trong những quyết định quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, quản lý dự án hiệu quả và nâng cao năng suất. Mỗi phần mềm quản lý công việc đều có những ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với các loại hình và quy mô doanh nghiệp khác nhau. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu, mục tiêu phát triển, và quy mô để có thể đưa ra lựa chọn sáng suốt nhất.

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có được cái nhìn tổng quan về 12 phần mềm quản lý công việc hàng đầu hiện nay. Doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm về các phần mềm quản lý công việc, nhất là được miễn phí tư vấn về Odoo – phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay, hãy liên hệ ngay với Magenest nhé! Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ và tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu quản lý và phát triển doanh nghiệp của bạn.