ERP là gì? Tìm hiểu mọi thứ về phần mềm ERP cho doanh nghiệp

ERP đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam đưa vào sử dụng nhưng vẫn chưa được phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên giá trị của nó đem lại đã được chứng minh là rất lớn cho các hoạt động thương mại cũng như sản xuất của doanh nghiệp nước ngoài. 

ERP là gì? Tìm hiểu mọi thứ về phần mềm ERP cho doanh nghiệp

ERP và CRM được đánh giá là những ứng dụng mạnh mẽ và hữu ích nhất cho doanh nghiệp, với 53% các công ty trên thế giới đặt sự ưu tiên đầu tư vào hệ thống này lên hàng đầu.

Một trong những nhiệm vụ thiết yếu của doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận trong khi vẫn giữ chi phí đầu tư, sản xuất ở mức tối thiểu. 

Để đạt được hiệu quả cao và tăng trưởng lợi nhuận tích cực, doanh nghiệp cần phải mở rộng chiến lược quản lý quy trình kinh doanh của mình để đảm bảo sự liên kết giữa các phòng ban, sự tư động hóa trong quy trình chuyển hóa dữ liệu cũng như đo lường năng suất làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp. 

Phần mềm ERP được xây dựng nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình hoạt động và sản xuất. 

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ giảm được 36% thời gian để đưa ra các quyết định nhờ vào phần mềm ERP (Theo thống kê của The Aberdeen Group).

1. Định nghĩa về ERP. Tổng quan về hệ thống ERP cho doanh nghiệp

Để cho độc giả có cái nhìn rõ hơn về ERP, cũng như ưu điểm và nhược điểm của hệ thống này chúng ta sẽ tìm hiểu đầu tiên về khái quát hệ thống ERP cũng như cách thức hoạt động của nó.

E, R, P là gì? 

ERP ( là tên viết tắt của Enterprise Resource Planning) hay còn được gọi là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của ty.

Ngay trong 3 từ viết tắt của ERP đã thể hiện được phần nhiều chức năng của hệ thống này.

R- Resource: Ứng dụng ERP vào trong doanh nghiệp chính là tận dụng được toàn bộ tài nguyên của công ty, đặc biệt là nguồn nhân lực. 

Khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai hệ thống ERP, cần có sự trao đổi chặt chẽ giữa người quản lý và nhà tư vấn, giai đoạn này sẽ quyết định hơn 50% sự thành công của một hệ thống ERP.

P- Planning: Hệ thống ERP hỗ trợ công ty lên trước các kế hoạch, nghiệp vụ trong sản xuất, kinh doanh. Phần hoạch định sẽ vạch ra hướng đi cho doanh nghiệp, việc tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong tương lai sẽ tác động tới các hoạt động sau đó. 

Ví dụ, phần mềm ERP tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi sản phẩm dựa theo năng suất, tiến độ, khả năng cung ứng nguyên vật liệu, tránh lượng tồn kho lớn gây đọng vốn.

E-Enterprise: Và điều cuối cùng chính là doanh nghiệp- thứ mà ERP muốn nhắm tới. Mục đích chính của hệ thống này là kết nối và đồng bộ công việc giữa các phòng ban, cập nhật mọi thông tin cần thiết theo thời gian thật, thêm tính tự động trong hoạt động công ty và giảm sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ. 

2. Tổng quan & đặc trưng của hệ thống ERP

2.1 Tổng quan về ERP

Phần mềm ERP là mô hình công nghệ all-in-one, gồm nhiều ứng dụng hay các module nhằm mục đích liên kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp cũng như tự động hóa hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp. Thêm vào đó, hệ thống này cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý theo chuẩn quốc tế, nâng cao khả năng điều hành doanh nghiệp của nhà quản lý cũng như tác nghiệp của nhân viên. 

2.2 Đặc điểm đặc trưng của ERP

Khả năng đồng bộ: Một phần mềm ERP phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP được xét qua ba khía cạnh chính: IT (đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định); Liên tổ chức (đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt); và Sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.

Sự linh hoạt: Là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban để có những thay đổi hợp lý và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.

3. Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ

Sự khác biệt cơ bản nhất giữa hệ thống ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là sự tích hợp. Thông thường mỗi phòng ban trong công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,…), việc chuyển thông tin giữa các bộ phận chủ yếu vẫn bằng cách thủ công (copy file, gửi folder qua email hay usb,…). Hình thức này khó kiểm soát, không đảm bảo tính bảo mật, và hiệu suất thấp.

Hệ thống ERP chỉ là một phần mềm duy nhất nhưng cung cấp các module đầy đủ các chức năng tương tự các phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn hết các module này có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp dữ liệu đều sử dụng “ngôn ngữ” chung, tránh tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này lại là một “người lạ” trong phần mềm của bộ phận khác.

Thêm vào đó, phần mềm ERP cung cấp các module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, cũng như xử lý các quy trình sản xuất theo quy trình chuyên nghiệp. Một điểm đáng chú ý nữa của ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, giúp tăng hiệu quả quản lý rất cao cho doanh nghiệp.

Tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình một cách chuyên nghiệp.

4. Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp

4.1 Đáp ứng nhu cầu chung cho các nhân viên

Cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quy trình thu công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo,…). Thêm vào đó là việc phân quyền truy cập dữ liệu công ty theo cấp bậc của nhân viên, giúp kiểm soát những tài liệu quan trọng hay theo dõi được công việc của nhân viên.

4.2 Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình kinh doanh

Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm. 

Nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP”-Tập đoàn PwC

Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP đồng thời sẽ đưa các kế hoạch sản xuất theo đúng quy trình. Ví dụ nếu không có quy trình này rất dễ tính toán sai và thắt cổ chai kế hoạch sản xuất, rồi không tận dụng hết công suất của máy móc và nhân công. Tóm gọn lại, hệ thống ERP giúp xác định rõ ràng quy trình kinh doanh, tăng hiệu quả xuất nhân lực và giảm chi phí hoạt động sản xuất.

4.3 Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh

Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.

4.4 Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu

Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng. Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động cũng như danh tiếng của công ty. Nhờ ERP mọi công việc đều đã được đưa lên hệ thống ngoài ra tài liệu sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có. 

4.5 Nghiệp vụ kế toán tin cậy

Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam như Magenest.

5. ERP còn có hạn chế gì? 

Hệ thống ERP đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, xong mọi người cũng cần chú ý đến nhược điểm và rủi ro của hệ thống này. Những nhược điểm sau đây người mua có thể gặp phải khi đang triển khai một hệ thống ERP mới: 

5.1 Chi phí của một phần mềm ERP

Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của công ty một khoản lớn nếu không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Chỉ riêng chi phí trả trước cho một hệ thống ERP đã khá cao và sẽ là điều đáng lo ngại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng. 

5.2 Cần nhiều thời gian và nhân lực để triển khai 

Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời gian.

Trong khi tiền đầu tư hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, thì quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc triển khai này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác. 

6. Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Doanh nghiệp thường quan tâm đến kết quả đầu tư hay chỉ số hồi vốn ROI (Return on Investment), và sẽ đặt câu khi nào sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu? Vậy nên việc lựa chọn một mô hình ERP phù hợp là điều cần thiết.

Lựa chọn mô hình ERP phù hợp là điều cần thiết
Việc lựa chọn mô hình ERP cho doanh nghiệp là một bước đi quan trọng.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều công ty tư vấn cung cấp phần mềm ERP giá rẻ cho các doanh nghiệp nhưng việc lựa chọn phần mềm không phải chỉ dựa vào giá cả mà phải theo một số tiêu chí chính như sau:

  • Đặt ra nhu cầu và mục tiêu: doanh nghiệp liệt kê những điều cần thiết và mong muốn được trước khi triển khai hệ thống ERP, đồng thời ghi ra những tính năng “phải có” để hoạt động sản xuất.
  • Lấy lời khuyên từ nhiều nguồn: Có thể lấy lời khuyên từ bên công ty tư vấn giải pháp ERP, blog công nghệ,… Nhưng nếu có thể, doanh nghiệp nên nói chuyện với những người đang trực tiếp sử dụng hệ thống ERP, họ có những đánh giá chân thực nhất từ khâu dịch vụ cho đến quá trình cài đặt, những lưu ý cần thiết khi sử dụng hay các kết quả sau khi sử dụng hệ thống ERP. 
  • Lập nguồn quỹ đầu tư riêng và phát triển kế hoạch triển khai thực tế: Một quỹ vốn riêng để đầu tư vào ERP là điều tối ưu, khi đó doanh nghiệp cần dự trù ra các khoản chi phí ẩn như chi phí hoạt  động, chi phí nâng cấp, chi phí nhân lực,… 

Việc triển khai ERP sẽ chú trọng vào việc cải tiến cũng như phát triển hệ thống nội bộ của công ty, việc áp dụng nó để thu được hiệu quả cao sẽ dành cho những người kiên trì với nó. Để có thể đạt được giá trị theo tầm quốc tế nhưng vẫn giữ được hình thái hay khuôn mẫu của doanh nghiệp Việt Nam, việc lựa chọn hệ thống ERP cần được tỉ mỉ. Tuy thời gian triển khai có thể mất từ vài tháng cho đến vài năm, nhưng giá trị nó đem lại doanh nghiệp trong tương lai sẽ cực kỳ to lớn.