Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt Nam đang đẩy mạnh quá trình chuyển đổi số để nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong môi trường kinh doanh hiện đại.
Tối ưu hóa quy trình vận hành là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Khi quy mô mở rộng, các phương pháp quản lý thủ công không còn đáp ứng được nhu cầu do số lượng giao dịch tăng, sản phẩm và dịch vụ thay đổi liên tục, nhân sự phát triển và mô hình kinh doanh trở nên phức tạp hơn. Điều này dẫn đến khó khăn trong quản lý, gia tăng sai sót và ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Để giải quyết vấn đề này, nhiều doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản trị để tự động hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và tăng khả năng cạnh tranh. Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực mà còn hạn chế sai sót trong quá trình vận hành. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, một hệ thống ERP linh hoạt, dễ triển khai và có chi phí phù hợp là yếu tố quan trọng để duy trì tăng trưởng bền vững. Trong số các giải pháp ERP hiện nay, Odoo được đánh giá là một trong những lựa chọn hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp khả năng quản lý toàn diện với mức chi phí tối ưu.
Mục lục
Những thách thức trong quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam
Các doanh nghiệp tại Việt Nam đang đối mặt với nhiều thách thức trong quản trị, đặc biệt khi mở rộng quy mô hoạt động.
Một trong những khó khăn lớn nhất mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang phải đối mặt đó là sự phân mảnh trong hệ thống quản lý. Các doanh nghiệp thường có xu hướng sử dụng các phần mềm riêng lẻ để quản lý từng mảng hoạt động như kế toán, bán hàng, kho vận hay nhân sự. Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu bị rời rạc, gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích thông tin. Khi doanh nghiệp mở rộng, việc vận hành trên nhiều nền tảng không đồng bộ có thể gây ra sai sót trong quy trình, làm chậm tiến độ công việc và ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ khách hàng.
Bên cạnh đó, khả năng thích ứng linh hoạt luôn là một bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp. Sự thay đổi liên tục trong chính sách kinh tế, xu hướng tiêu dùng và công nghệ đòi hỏi doanh nghiệp phải linh hoạt trong cách quản lý và vận hành. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc áp dụng công nghệ vào quá trình quản trị do thiếu nguồn lực, chi phí đầu tư cao hoặc chưa có chiến lược chuyển đổi số phù hợp. Điều này khiến các quy trình làm việc vẫn còn phụ thuộc nhiều vào thủ công, dẫn đến sự chồng chéo trong quản lý, tốn nhiều thời gian xử lý dữ liệu, dễ gây ra sai sót và làm gia tăng chi phí vận hành.
Ngoài ra, vấn đề nhân sự cũng là một thách thức lớn. Việc xây dựng một đội ngũ có kỹ năng quản lý và sử dụng công nghệ hiện đại đòi hỏi thời gian và chi phí đào tạo. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nguồn lực tài chính và nhân sự còn hạn chế khiến quá trình chuyển đổi số gặp nhiều khó khăn hơn.
Có thể thấy, nếu không có một hệ thống quản lý hiệu quả, doanh nghiệp dễ gặp khó khăn trong việc kiểm soát dữ liệu, thiếu sự đồng bộ giữa các quy trình và tốn nhiều nguồn lực cho các tác vụ thủ công. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã lựa chọn triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện (ERP), giúp nâng cao hiệu suất quản lý và tối ưu chi phí vận hành.
Những rào cản khi doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai ERP
Chi phí đầu tư lớn
Hệ thống ERP yêu cầu chi phí triển khai ban đầu lớn, bao gồm phần mềm, phần cứng, nhân lực và chi phí đào tạo. Ngoài chi phí ban đầu, doanh nghiệp còn phải tính đến các khoản chi phát sinh trong quá trình vận hành như nâng cấp hệ thống, mở rộng dung lượng lưu trữ và hỗ trợ kỹ thuật. Điều này là một rào cản lớn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).
Khó khăn trong việc lựa chọn giải pháp phù hợp
Không phải hệ thống ERP nào cũng phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Một trong những thách thức lớn nhất là việc lựa chọn giữa ERP on-premise (cài đặt tại chỗ) và cloud-based (trên nền tảng đám mây). Mỗi loại đều có ưu điểm và hạn chế riêng, nhưng nếu lựa chọn không đúng, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều vấn đề về chi phí, khả năng mở rộng và tính linh hoạt trong vận hành.
Ngoài việc lựa chọn giữa ERP on-premise và cloud-based, SME thường gặp khó khăn trong việc đánh giá tính năng của từng phần mềm. Một số hệ thống ERP có quá nhiều chức năng nhưng không thực sự cần thiết cho doanh nghiệp nhỏ, gây lãng phí tài nguyên. Ngược lại, một số giải pháp có thể quá đơn giản, thiếu các tính năng quan trọng như tích hợp với phần mềm kế toán, quản lý chuỗi cung ứng hoặc báo cáo tài chính nâng cao, khiến doanh nghiệp phải bổ sung nhiều công cụ hỗ trợ khác.
Một yếu tố khác mà các doanh nghiệp SME thường bỏ qua là khả năng mở rộng của hệ thống ERP trong tương lai. Một số phần mềm có thể phù hợp với giai đoạn đầu nhưng khó tích hợp thêm khi doanh nghiệp phát triển. Nếu doanh nghiệp không tính toán trước về khả năng mở rộng, họ có thể phải thay đổi hệ thống ERP sau một vài năm, gây gián đoạn vận hành và tốn kém chi phí.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đánh giá khả năng tích hợp ERP với hệ thống hiện tại. Nhiều SMEs đã sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho kế toán, quản lý kho, nhân sự trước khi triển khai ERP, dẫn đến dữ liệu phân tán và khó đồng bộ. Nếu các phần mềm cũ không hỗ trợ tích hợp linh hoạt, doanh nghiệp có thể gặp trở ngại trong việc kết nối thông tin, gây gián đoạn quy trình, tăng khối lượng công việc nhập liệu thủ công và làm giảm hiệu quả vận hành.
Quá trình triển khai phức tạp
Việc triển khai hệ thống ERP đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ thường kéo dài do hạn chế về nguồn nhân lực. Nhiều doanh nghiệp không có đội ngũ IT chuyên trách để đảm nhiệm việc thiết lập, kiểm thử và tối ưu hóa hệ thống. Thêm vào đó, dữ liệu từ các phần mềm cũ thường không đồng bộ, gây khó khăn trong quá trình nhập liệu và tích hợp, làm chậm tiến độ triển khai.
Bên cạnh đó, SME thường có nhân sự giới hạn, mỗi cá nhân phải đảm nhiệm nhiều công việc, khiến họ không có nhiều thời gian để học cách sử dụng hệ thống mới. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch đào tạo bài bản, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng, dẫn đến sai sót trong vận hành và giảm hiệu suất làm việc.
Để hạn chế rủi ro từ việc triển khai kéo dài, doanh nghiệp cần có kế hoạch chi tiết cho việc triển khai ERP với từng giai đoạn cụ thể và có ngân sách rõ ràng và phân công trách nhiệm cho từng bộ phận. Việc chọn một hệ thống ERP dễ sử dụng, linh hoạt cùng với sự hỗ trợ tốt từ nhà cung cấp sẽ giúp SMEs triển khai thành công mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.
Tại sao Odoo là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?
Hệ thống quản trị toàn diện
Odoo mang đến một hệ thống quản lý toàn diện, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa mọi quy trình vận hành trên một nền tảng duy nhất. Hệ thống tích hợp đầy đủ các module quan trọng như Quản lý kho, CRM, Bán hàng, POS, Nhân sự, Tiền lương,… đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng dữ liệu bị phân tán, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc. Đặc biệt, Odoo có tính linh hoạt cao, dó đó doanh nghiệp có thể từng bước triển khai các module theo nhu cầu thực tế, thay vì phải đầu tư trọn gói ngay từ đầu, giúp tối ưu chi phí và đảm bảo quá trình chuyển đổi số diễn ra thuận lợi.
Giao diện trực quan, thân thiện với người dùng
Một trong những lợi thế lớn của Odoo so với các hệ thống ERP truyền thống là giao diện trực quan, thân thiện với người dùng.
Nhờ đó, doanh nghiệp không cần mất quá nhiều thời gian và chi phí cho đào tạo, rút ngắn quá trình triển khai và đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả ngay từ những giai đoạn đầu. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nơi nhân sự thường kiêm nhiệm nhiều vai trò và cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt, dễ tiếp cận.
Khả năng mở rộng và tuỳ chỉnh
Với lợi thế mã nguồn mở (open-source), Odoo hỗ trợ doanh nghiệp tùy chỉnh và mở rộng theo từng giai đoạn phát triển mà không bị giới hạn bởi một khuôn mẫu cố định. Doanh nghiệp có thể điều chỉnh các tính năng theo nhu cầu riêng như thay đổi giao diện, bổ sung chức năng cho từng bộ phận. Chính vì vậy, Odoo trở thành một lựa chọn tối ưu cho nhiều mô hình kinh doanh khác nhau, từ các doanh nghiệp nhỏ và vừa đến những công ty đang trong quá trình mở rộng quy mô và các tập đoàn lớn.
Liên tục cập nhật và tích hợp công nghệ hiện đại
Odoo liên tục được cải tiến qua từng phiên bản để bắt kịp xu hướng công nghệ và nhu cầu doanh nghiệp. Mỗi năm, Odoo ra mắt một phiên bản mới với giao diện trực quan hơn, hiệu suất cải thiện và bổ sung nhiều tính năng hữu ích. Đặc biệt, Odoo có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ và công nghệ tiên tiến như AI, Machine Learning, IoT,.. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả vận hành.
Chi phí hợp lý, mô hình giá linh hoạt
Khi doanh nghiệp triển khai phần mềm quản lý ERP Odoo, chi phí sẽ được xác định dựa trên quy mô dự án, số lượng người dùng và độ phức tạp của các module chức năng mà doanh nghiệp cần. Bên cạnh đó, các yếu tố như tùy chỉnh hệ thống, tích hợp với phần mềm hiện có, lựa chọn hạ tầng lưu trữ (on-premise hay cloud) và chi phí đào tạo nhân sự cũng ảnh hưởng đến tổng mức đầu tư.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, Odoo là một giải pháp phù hợp và tiết kiệm vì doanh nghiệp chỉ cần trả phí cho những tính năng thực sự cần thiết, thay vì phải đầu tư ngay một hệ thống hoàn chỉnh. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai từng bước, mở rộng dần theo nhu cầu mà vẫn đảm bảo tối ưu chi phí và hiệu quả vận hành.
Cộng đồng hỗ trợ từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm
Odoo là cộng đồng người dùng rộng lớn với hơn 300.000 thành viên, bao gồm doanh nhân, chuyên gia công nghệ, nhà quản lý và đội ngũ IT trên toàn thế giới. Đây là nơi các doanh nghiệp có thể trao đổi kinh nghiệm, học hỏi cách triển khai, tùy chỉnh và tối ưu hóa Odoo từ những chuyên gia và đối tác có kinh nghiệm.
Nhờ vào hệ sinh thái mở và mạng lưới hỗ trợ mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quá trình sử dụng Odoo, nâng cao hiệu quả vận hành, đồng thời tạo ra nhiều cơ hội hợp tác và phát triển bền vững.
Hướng dẫn lựa chọn đơn vị tư vấn và triển khai Odoo ERP
Để triển khai Odoo ERP hiệu quả, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu thực tế. Nếu lựa chọn không chính xác, quá trình triển khai có thể gặp nhiều trở ngại, gây gián đoạn hoạt động và ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. Vì vậy, trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng các yếu tố quan trọng để đảm bảo hệ thống ERP đáp ứng đúng yêu cầu. Dưới đây là những bước giúp doanh nghiệp đánh giá và lựa chọn đối tác triển khai phù hợp, đảm bảo ERP hoạt động hiệu quả và hỗ trợ tối ưu quá trình quản lý.
Xác định nhu cầu và yêu cầu cụ thể
Trước khi tìm kiếm đơn vị cung cấp ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô hoạt động, mô hình kinh doanh và mục tiêu cụ thể khi triển khai hệ thống. Việc hiểu rõ nhu cầu giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp thay vì đầu tư vào một hệ thống không đáp ứng đúng mong đợi. Những yếu tố cần xem xét bao gồm các chức năng cốt lõi mà doanh nghiệp cần như quản lý tài chính, nhân sự, sản xuất, kho vận hay CRM.
Ngoài ra, tính năng quan trọng như khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có, khả năng tự động hóa quy trình và mức độ linh hoạt của phần mềm cũng cần được ưu tiên. Khi doanh nghiệp xác định rõ yêu cầu của minh, quá trình lựa chọn nhà cung cấp sẽ trở nên chính xác và hiệu quả hơn.
Đánh giá kinh nghiệm và năng lực của nhà cung cấp
Một đơn vị triển khai ERP đáng tin cậy cần có kinh nghiệm thực tế và danh mục dự án thành công. Doanh nghiệp nên xem xét các dự án trước đây của nhà cung cấp để đánh giá mức độ chuyên môn và hiểu biết của họ đối với ngành nghề cụ thể. Một nhà cung cấp đã có kinh nghiệm triển khai ERP cho các doanh nghiệp có quy mô hoặc ngành nghề tương tự sẽ có lợi thế hơn vì họ hiểu rõ quy trình và những thách thức đặc thù.
Ngoài ra, phản hồi từ khách hàng cũ cũng là một yếu tố quan trọng, giúp doanh nghiệp đánh giá độ uy tín và chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp. Việc lựa chọn một đối tác có kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực ERP sẽ giúp quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ, hạn chế rủi ro và đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.
Đánh giá trình độ kỹ thuật của nhà cung cấp
Việc triển khai ERP yêu cầu trình độ kỹ thuật cao, do đó doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng năng lực của nhà cung cấp trước khi quyết định hợp tác. Doanh nghiệp cần đánh giá mức độ hiểu biết của nhà cung cấp về các nền tảng ERP, khả năng làm việc với cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình và tích hợp hệ thống với các phần mềm khác. Một cách hiệu quả để kiểm chứng năng lực nhà cung cấp chính là xem xét các chứng chỉ của họ từ những tổ chức phần mềm ERP uy tín. Những chứng chỉ này không chỉ xác nhận trình độ chuyên môn mà còn đảm bảo hệ thống ERP được triển khai đúng tiêu chuẩn, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và ổn định.
Xem xét chi phí triển khai ERP
Chi phí triển khai ERP không chỉ bao gồm giá phần mềm mà còn có các khoản chi phí khác như tùy chỉnh hệ thống, tích hợp với các nền tảng hiện có, đào tạo nhân sự và bảo trì lâu dài. Doanh nghiệp cần yêu cầu báo giá chi tiết từ các nhà cung cấp để tránh những khoản phí phát sinh ngoài dự kiến. Việc so sánh mô hình giá giữa các nhà cung cấp cũng rất quan trọng, vì một số đơn vị tính phí theo số lượng người dùng, trong khi những đơn vị khác yêu cầu trả trọn gói. Ngoài ra, doanh nghiệp cần xác định chi phí ẩn, chẳng hạn như chi phí bảo trì định kỳ hoặc phí nâng cấp hệ thống sau này. Một đơn vị triển khai ERP chuyên nghiệp sẽ có cấu trúc giá minh bạch, giúp doanh nghiệp dễ dàng lập ngân sách và tối ưu chi phí đầu tư một cách hiệu quả.
Dịch vụ hỗ trợ sau triển khai
Doanh nghiệp nên chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ sau triển khai để kịp thời khắc phục sự cố, sửa lỗi và tối ưu hệ thống khi cần. Bên cạnh đó, việc cập nhật phiên bản mới giúp hệ thống luôn hoạt động ổn định và phù hợp với nhu cầu phát triển.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần được đào tạo để sử dụng ERP hiệu quả mà không quá phụ thuộc vào nhà cung cấp. Một đơn vị cung cấp ERP có dịch vụ hỗ trợ lâu dài sẽ giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống hiệu quả, tránh gián đoạn trong công việc.
Kết luận
Magenest hy vọng rằng bài viết này đã giúp quý doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về Odoo ERP – giải pháp tối ưu hóa hoạt động cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm đơn vị triển khai Odoo, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Là một trong các đối tác lâu năm nhất của Odoo tại Việt Nam, đội ngũ chuyên gia của Magenest sẽ tư vấn và đề xuất giải pháp phù hợp, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa hệ thống hiện có và phát triển bền vững.
