Có nên tự triển khai phần mềm CRM hay không?

Có nên tự triển khai phần mềm CRM không chính là một câu hỏi mà không ít doanh nghiệp quan tâm đến hệ thống cực kỳ hữu ích này đặt ra. Qua bài viết này, Magenest sẽ đề cập đến chi tiết ưu nhược điểm của việc tự triển khai và việc thuê nguồn lực bên ngoài để triển khai phần mềm CRM. Qua đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc và đưa ra câu trả lời chính xác nhất cho câu hỏi có nên tự triển khai phần mềm CRM hay không nhé.

Tự triển khai phần mềm CRM

Ưu điểm

Đảm bảo tính an toàn và bảo mật thông tin, dữ liệu

Ưu điểm đầu tiên của việc tự triển khai phần mềm CRM chính là đảm bảo sự an toàn và bảo mật thông tin, nhất là đối với những lĩnh vực mang tính đặc thủ như ngân hàng, các công ty tài chính hay những sàn thương mại điện tử,… Ngày nay, với xu hướng “có được đầy đủ dữ liệu thì sẽ có tất cả”, doanh nghiệp luôn muốn bảo mật hoàn toàn những thông tin, dữ liệu mà mình thu thập được để đàm bảo lợi thế trong nghiên cứu và kinh doanh. Lúc này, việc doanh nghiệp tự lập trình và triển khai phần mềm CRM sẽ tốt hơn rất nhiều so với khi thuê nguồn lực bên ngoài để hỗ trợ thực hiện.

Tương thích hoàn toàn với quy trình kinh doanh phức tạp

Trên thực tế, hầu hết những giải pháp CRM sẵn có sẽ được xây dựng dựa trên một quy trình chung cơ bản nhất. Do đó, khi doanh nghiệp sở hữu quy trình kinh doanh phức tạp hơn thì việc tự lập trình và triển khai phần mềm CRM là vô cùng cần thiết nhằm cải thiện và nâng cao những điểm thiếu sót của phần mềm sẵn có. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có khoản ngân sách đầu tư cho CRM lớn thì cũng có thể lựa chọn hướng thuê các Agency có chuyên môn cao để cải tạo lại những nền tảng CRM sẵn có này.

Phù hợp với đặc điểm thị trường và các nền tảng chỉ có tại Việt Nam

Ưu điểm tiếp theo của việc tự triển khai phần mềm CRM chính là đảm bảo sự phù hợp với đặc điểm thị trường và các nền tảng chỉ có tại Việt Nam. Những giải pháp CRM lớn thông thường sẽ được xây dựng và thiết kế dựa vào những nhu cầu của các thị trường trên thế giới và sẽ được giữ nguyên mà không có nhiều sự tùy chỉnh cho phù hợp khi mang về ứng dụng tại Việt Nam. Đây cũng là một hạn chế to lớn bởi các hệ thống này không phù hợp với đặc điểm thị trường cũng như thiếu tính tương thích với một số nền tảng chỉ có tại Việt Nam, chẳng hạn như Zalo. Lúc này, việc doanh nghiệp tự triển khai phần mềm CRM sẽ đảm bảo hiệu quả trong quá trình kinh doanh hơn rất nhiều.

Nhược điểm

Chi phí cao cho việc tích hợp những nền tảng và hệ thống mới

Khi thay đổi một hệ thống mới, doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải tích hợp thêm những nền tảng mới tương ứng, chẳng hạn như các phần mềm Chat mới hay công cụ hữu ích Email Marketing. Việc tích hợp thêm này đôi khi sẽ dẫn đến rất nhiều sự xáo trộn, thay đổi trong các thiết lập cũ và nếu doanh nghiệp không có đội ngũ IT nội bộ với tay nghề chuyên môn cao thì sẽ phải tốn rất nhiều chi phí thuê các Agency hoặc những chuyên gia bên ngoài để kịp thời tìm hiểu và sửa lỗi.

Chi phí cao trong việc nâng cấp và bảo trì phần mềm 

Nhược điểm tiếp theo của việc tự triển khai phần mềm CRM chính là tiêu tốn nhiều chi phí cho việc nâng cấp và bảo trì hệ thống. Ngày nay, những thuật toán lập trình của các nền tảng như Google hay Facebook luôn thay đổi liên tục để quá trình vận hành ngày càng tối ưu hơn dẫn đến những hệ thống CRM cũng phải không ngừng điều chỉnh để tương thích. Để liên tục nâng cấp, chỉnh sửa, doanh nghiệp cần phải đầu tư rất nhiều cho đội ngũ chuyên gia kỹ thuật cũng như đầu tư vào chi phí bản quyền nâng cấp của những nền tảng tích hợp. 

Chi phí cao cho quá trình chuyển đổi hệ thống mới

Chi phí chuyển đổi ban đầu của hệ thống mới cũng là một vấn đề đáng quan tâm của doanh nghiệp. Một phần mềm CRM muốn được hoàn thiện về chức năng thì đòi hỏi việc đầu tư ban đầu đầy đủ, thậm chí, nếu phần mềm được lập trình ra không đáp ứng được nhu cầu và kỳ vọng của doanh nghiệp thì chúng ta cũng phải chỉnh sửa, xây dựng, thiết lập lại từ đầu hoặc phải thay đổi thành một giải pháp hoàn toàn mới.

Những khó khăn về mặt nhân sự

Một nhược điểm nữa của việc tự triển khai phần mềm CRM chính là vấn đề nhân sự. Doanh nghiệp cần một đội ngũ ổn định lâu dài để đồng hành cùng quá trình vận hành và phát triển hệ thống chứ không phải là những nhân viên ngắn hạn, liên tục chuyển giao công việc cho người mới chưa đủ hiểu biết và kinh nghiệm triển khai. Do đó, để tự triển khai phần mềm CRM thì doanh nghiệp cần phải quan tâm nhiều đến vấn để tuyển dụng đội ngũ nhân sự vận hành và phát triển dài lâu.

Thuê nguồn lực bên ngoài để triển khai phần mềm CRM

Ưu điểm

Khả năng liên kết linh hoạt giữa các phần mềm CRM

Ưu điểm đầu tiên của việc thuê nguồn lực bên ngoài để triển khai phần mềm CRM chính là khả năng liên kết linh hoạt giữa những nền tảng CRM này. Thông thưởng, những hệ thống CRM sẽ được xây dựng với những đặc điểm nổi bật riêng nhằm tối ưu từng hoạt động như Marketing, Sales hay quản trị khách hàng,… Chính vì vậy, để có thể bổ trợ cho những điểm thiếu sót của mình, những giải pháp này cần được lập trình với mức tương thích cao khi liên kết với những hệ thống khác. Nhờ vậy, khi vận hành kết hợp nhiều phần mềm CRM với nhau, doanh nghiệp sẽ đảm bảo được tính linh hoạt, nhanh chóng và nhất là không bị sai lệch, thất thoát cơ sở dữ liệu của mình.

Thường xuyên cập nhật đa dạng những tính năng mới

Những phần mềm CRM luôn được cập nhật những tính năng hữu ích mới một cách liên tục nhằm tối ưu hoạt động như: Website Template, Marketing Automation, Lead Scoring,… Doanh nghiệp chỉ cần triển khai những tính năng này theo hướng dẫn mà không cần phải am hiểu quá nhiều về lập trình, viết Code,…

Hạn chế tối đa những sai lệch trong quy trình tự động

Những nhà cung cấp các phần mềm CRM luôn liên tục chỉnh sửa, nâng cấp, phát triển các hệ thống này theo xu hướng thị trường nhằm đảm bảo đầy đủ nhu cầu của người sử dụng. Việc phát triển này đều được các chuyên gia trong ngành thực hiện, do đó, khi triển khai, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tối đa các sai lệch trong quy trình tự động cũng như các thao tác xử lý thông tin – dữ liệu.

Khả năng tùy chỉnh dành cho doanh nghiệp có nhu cầu

Một ưu điểm tuyệt vời khác của việc thuê các nguồn lực bên ngoài để triển khai phần mềm CRM chính là doanh nghiệp vẫn có thể tùy chỉnh những thuật toán, chức năng, quy trình hoạt động theo nhu cầu và tình hình kinh doanh thực tế của mình. Đương nhiên, việc yêu cầu chỉnh sửa này sẽ được các bên cung cấp hỗ trợ thực hiện và phải tốn một mức phí, nhưng nó là không quá nhiều và chúng ta sẽ an tâm hơn khi việc thay đổi này được thực hiện bởi các chuyên gia, giảm thiểu các sai sót và đáp ứng tốt nhất có thể những mong muốn và yêu cầu của chúng ta.

Nhược điểm

Nhà cung cấp dịch vụ không đủ am hiểu nội bộ doanh nghiệp

Các bên cung cấp được thuê ngoài đương nhiên không thể hoàn toàn am hiểu hết mọi hoạt động, quy trình kinh doanh cũng như những lưu ý riêng trong nội bộ doanh nghiệp. Điều này sẽ khiến việc triển khai CRM của chúng ta gặp nhiều khó khăn trong những bước đầu tiên, nhưng sẽ dần dần được cải thiện khi bên cung cấp đã quen thuộc hơn.

Hiệu quả triển khai không như các bản Demo mà nhà cung cấp giới thiệu

Những bản Demo của các bên cung cấp phần mềm CRM thường rất tốt, tuy nhiên, đôi khi, họ cũng sẽ thất bại khi triển khai trong doanh nghiệp chúng ta hoặc việc vận hành kém hơn kỳ vọng của chúng ta rất nhiều. Để hạn chế được điều này, doanh nghiệp cần lựa chọn các Agency uy tín, chuyên nghiệp để đảm bảo hiệu quả triển khai tốt nhất như những bản Demo mà họ đã giới thiệu.

Phương án triển khai phần mềm CRM tốt nhất cho doanh nghiệp

Từ những phân tích về ưu nhược điểm trên, doanh nghiệp có thể thấy rõ, nhược điểm của việc tự triển khai phần mềm CRM chính là sự tốn kém, khó khăn khi phải liên tục đầu tư về chi phí, thời gian, nguồn lực, nhân sự cho hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi đã đi vào hoạt động và thậm chí là lâu dài về sau. Chính vì vậy, những doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ, các công ty mới thành lập, các Startup với xuất phát điểm không chuyên về công nghệ, kỹ thuật cao thì phải cân nhắc thật cẩn trọng khi muốn tự triển khai phần mềm CRM.

Để xác định chính xác liệu có nên tự triển khai phần mềm CRM hay không, doanh nghiệp cần xem xét cẩn trọng và đưa ra được câu trả lời cho những câu hỏi sau:

• Đội ngũ nhân sự tham gia vận hành dự án CRM của doanh nghiệp có đủ am hiểu về quy trình kinh doanh, hoạt động quản trị cũng như chuyên môn cao về công nghệ, kỹ thuật hiện đại hay không?
• Đội ngũ nhân sự tham gia triển khai dự án CRM có đảm bảo thời gian làm việc lâu dài cùng nhau tại doanh nghiệp cũng như khả năng liên tục hỗ trợ, đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống về sau hay không?
• Khả năng đáp ứng các tùy chỉnh phức tạp trong hệ thống của đội ngũ nhân sự tại doanh nghiệp có được đảm bảo hay không?
• Doanh nghiệp có đảm bảo được nguồn chi phí đổi mới ban đầu, duy trì hệ thống, nâng cấp và chỉnh sửa lâu dài hay không?
• Doanh nghiệp có đảm bảo được nguồn chi phí cho việc tích hợp thêm đa dạng tính năng, nền tảng, mua bản quyền các phần mềm liên kết nhằm hỗ trợ việc vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn hay không?

Nếu doanh nghiệp đáp ứng được tất cả các yêu cầu trên thì chúng ta đã đủ khả năng để tự triển khai phần mềm CRM cho mình.

Ngoài ra, để đạt được hiệu quả tối ưu nhất, doanh nghiệp có thể kết hợp giữa việc tự triển khai phần mềm CRM và thuê ngoài bằng cách lựa chọn những Agency, đơn vị cung cấp các dịch vụ hỗ trợ hoặc tư vấn triển khai các vấn đề nâng cao trong hệ thống. Nhờ đó, chúng ta vẫn có thể đảm bảo sử dụng hiệu quả ngân sách, nguồn nhân lực, tính an toàn, bảo mật dữ liệu nội bộ mà vẫn ứng dụng được những xu hướng, cập nhật mới và chuyên nghiệp, sâu rộng nhất mà phần mềm CRM mang lại.

Kết luận

Để trả lời cho câu hỏi có nên tự triển khai phần mềm CRM hay không, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận quy mô hoạt động, quá trình kinh doanh, chi phí bỏ ra cũng như nguồn nhân lực hiện tại của mình.

Doanh nghiệp muốn tìm hiểu thêm kiến thức về vận hành các hệ thống CRM cũng như được tư vấn có nên tự triển khai phần mềm CRM hay không, hãy liên hệ ngay với Magenest nhé!