Chọn Cloud ERP hay On-premise để tối ưu cho doanh nghiệp?

Hệ thống ERP được chia ra làm hai loại phần mềm chính đó là Cloud-based software và On-premise software. Việc lựa chọn phần mềm để triển khai một hệ thống ERP rất quan trọng.

Tất nhiên, hệ thống ERP phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Vấn đề là loại phần mềm nào sẽ thích hợp với nhu cầu, chi phí, và kế hoạch mở rộng trong tương lai của các công ty. 

Magenest sẽ đánh giá và so sánh đặc điểm của hai loại phần mềm này, giúp doanh nghiệp của bạn có cái nhìn tổng quát để lựa chọn phần mềm ERP phù hợp cho doanh nghiệp.

Cloud ERP và On-premise ERP là gì? 

Định  nghĩa của hai loại hình này khá rõ ràng để phân biệt, nó cũng là đặc điểm phân biệt chính giữa hai loại mô hình này: 

• Cloud ERP: Hệ thống sẽ được host trên máy chủ của doanh nghiệp và được truy cập qua trình duyệt web.
• On-premise ERP: Hệ thống được triển khai trực tiếp trên chính phần cứng và server của doanh nghiệp.

Nhiều nguồn thông tin online cho rằng việc triển khai On-premise ERP là dành cho các tập đoán lớn, vì họ có đủ nguồn nhân lực và cơ sở vật chất để duy trì. 

Nhưng với việc các doanh nghiệp đang chuẩn bị hoặc đang chuyển đổi dữ liệu hóa (Digital transformation) thì việc lựa chọn On-premise có còn tốt hay triển khai Cloud ERP sẽ phù hợp hơn?

Để nhìn ra rõ sự khác biệt, chúng ta sẽ điểm qua những sự khác biệt chính hay những điểm cần biết để chọn một phần mềm ERP phù hợp.

Tổng chi phí 

Việc ưu tiên trong khi chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp là chi phí đầu tư, dưới đây là sự khác biệt về cách tính giá của Cloud và On-premise ERP:

Cloud ERP

• Chi phí trả theo hàng tháng (mô hình subscription).

• Đã bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm.

• Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ. 

On-premise ERP

• Trả luôn 1 khoản lớn cho phần mềm và thêm một số tiền không nhỏ để chuẩn bị cơ sở hạ tầng (máy chủ, team developer,…).

• Không bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm

• Chi phí phụ: Phí triển khai và phí hỗ trợ. 

Điểm khác nhau chính trong chi phí của hai giải pháp này chính là cách thức thanh toán:

Giải pháp Cloud ERP thường được trả theo một chu kỳ nhất định (thường là hàng tháng). Ngược lại, giải pháp On-premise thường sẽ thu phí một lần (nên chi phí sẽ khá cao đối với doanh nghiệp Việt). 

Do cách thanh toán khác nhau, giải pháp On-premise thường được quyết định là chi phí vốn đầy tư ban đầu (Capital expenditure, còn Cloud ERP được tính là chi phí sản xuất (Operating expenditure). 

So sánh giữa Cloud ERP và On-premise ERP

Vừa rồi là chi phí ban đầu để triển khai hai loại hình giải pháp của hệ thống ERP, sau đây:

Đây là một số đặc điểm nhất định của hai loại giải pháp ERP. Về mặt thời gian triển khai khá tương đối, sẽ có những phần mềm ERP đầu tiên tính thời gian triển khai cho Cloud-based system khoảng 6 tháng và đối với On-premise system sẽ là 12 tháng.

Tất nhiên mốc thời gian triển khai đã được rút gọn rất nhiều nhờ những phần mềm ERP mới nhất. 

Đánh giá hiệu quả và khả năng mở rộng trong tương lai

Vào thời kỳ trước khi Internet được phổ biến, các ông lớn trong mọi ngành công nghiệp sẽ cập nhật phần mềm 5 năm một lần, việc đánh giá hiệu quả theo chu kỳ cũng sẽ tương ứng theo thời gian cập nhật. 

Nhưng, với sự bùng nổ của thời đại kỹ thuật số, việc đánh giá hiệu quả của các phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp sẽ phải có chu kỳ ngắn hơn.

Công nghệ được cập nhật liên tục, việc ứng dụng một hệ thống ERP có khả năng thích ứng và có thể mở rộng theo đà phát triển của công ty là việc tối ưu.

Trung bình, một dự án triển khai ERP sẽ cần khoảng 6 tháng để cài đặt và tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cộng thêm khoảng 3 tháng để xác nhập với các phần mềm khác (nếu có).

Nếu dành một khoảng thời gian như thế để triển khai hoàn thiện hệ thống ERP thì bạn đã bị bỏ lại với các đối thủ khác rồi cùng với khả năng cạnh tranh thị trường sẽ bị giảm đi đáng kể. 

Vậy việc ưu tiên khi triển khai một hệ thống ERP là có kế hoạch triển khai rõ ràng, bạn có thể nhờ vào sự tư vấn của các công ty phần mềm thứ ba.

Phần mềm Cloud-based ERP sẽ phù hợp hơn trong trường hợp này. Nó được thiết kế đơn giản hơn, cùng với sự linh hoạt khi các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng. Tất nhiên việc nâng cấp hệ thống này sẽ không tốn thời gian chờ đợi hay chi phí trả cho developer cập nhật hệ thống ERP của bạn.

Sự khác biệt trong chính sách sau bán hàng

Việc hỗ trợ sau bán hàng giữa hai loại phần mềm sẽ có đôi chút khác biệt. Đối với hệ thống On-premise, doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hệ thống, đồng nghĩa với việc sửa lỗi, bảo trì và cập nhật hệ thống là việc của doanh nghiệp.

Ngược lại, đối với Cloud ERP, do bạn đã trả phí subscription hàng tháng, nên việc bảo trì, cập nhật và fix bug đã được tính trong khoản tiền đó.

Sự khác biệt trong chính sách sau bán hàng giữa Cloud ERP và On-premise ERP có thể bao gồm các yếu tố sau:

1. Cấu trúc giá cả: Cloud ERP (ERP áp dụng mô hình trả tiền theo dịch vụ (pay-as-you-go) hoặc theo tháng), trong khi On-premise ERP thường có mô hình giấy phép cố định hoặc trả tiền một lần (one-time payment). Điều này có nghĩa là người dùng phải trả tiền cho sử dụng dịch vụ Cloud ERP theo chu kỳ (tháng, quý, năm), trong khi On-premise ERP thường yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu lớn hơn.
   
2. Quản lý và bảo trì: Với phần mềm Cloud ERP, nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì cơ sở hạ tầng phần mềm. Người dùng không cần lo lắng về việc cài đặt, cập nhật phần mềm hay sao lưu dữ liệu. Trong khi đó, với On-premise ERP, người dùng phải tự quản lý và bảo trì phần mềm, bao gồm cài đặt, cập nhật, và sao lưu dữ liệu.
   
3. Truy cập từ xa và khả năng di động: Phần mềm Cloud ERP cho phép người dùng truy cập từ xa và sử dụng từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này mang lại sự linh hoạt cao và cho phép làm việc từ xa. Ngược lại, On-premise ERP thường yêu cầu người dùng sử dụng máy tính hoặc thiết bị cụ thể mà phần mềm đã được cài đặt trên đó, giới hạn khả năng di động và truy cập từ xa.
   
4. Cập nhật phần mềm: Phần mềm Cloud ERP thường tự động cập nhật và nâng cấp phiên bản mới nhất. Người dùng luôn được sử dụng các tính năng mới nhất và không cần quan tâm đến việc cài đặt bản cập nhật. Trong khi đó, On-premise ERP yêu cầu người dùng tự cập nhật và nâng cấp phần mềm theo từng phiên bản mới.
   
5. Tính linh hoạt và mở rộng: Phần mềm Cloud ERP thường có khả năng linh hoạt và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu của người dùng. Người dùng có thể tăng hoặc giảm quy mô sử dụng dịch vụ một cách linh hoạt, tránh việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng không cần thiết. On-premise ERP thường yêu cầu đầu tư ban đầu lớn hơn và có thể gây khó khăn khi muốn mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô sử dụng.

Tóm lại, sự khác biệt chính trong chính sách sau bán hàng giữa phần mềm Cloud ERP và On-premise ERP liên quan đến cấu trúc giá cả, quản lý và bảo trì, truy cập từ xa và khả năng di động, cập nhật phần mềm, cũng như tính linh hoạt và mở rộng. Các yếu tố này có thể ảnh hưởng đến lựa chọn và chi phí sử dụng phần mềm cho các doanh nghiệp và tổ chức.

Nên chọn giải pháp nào? 

On-premise ERP

Doanh nghiệp nên chọn On-premise ERP khi:

1. Có nhu cầu tùy chỉnh cao: On-premise ERP cho phép doanh nghiệp có sự linh hoạt cao trong việc tùy chỉnh và điều chỉnh phần mềm theo yêu cầu cụ thể của họ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành nghề đặc thù hoặc có quy trình kinh doanh phức tạp mà không thể phù hợp hoàn toàn với các giải pháp tiêu chuẩn.
   
2. Kiểm soát dữ liệu và bảo mật: On-premise ERP giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình. Việc lưu trữ dữ liệu trên máy chủ riêng của doanh nghiệp giúp giảm rủi ro về bảo mật và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu. Điều này quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành công nghiệp nhạy cảm về dữ liệu hoặc có yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt.
   
3. Khả năng tùy biến hạ tầng: Doanh nghiệp có khả năng đầu tư vào hạ tầng máy chủ, mạng lưới và nhân lực IT. Họ có nguồn lực và kiến thức để triển khai và quản lý hệ thống ERP trong môi trường nội bộ. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn và có sự kiểm soát về cơ sở hạ tầng IT.

Cloud ERP

Doanh nghiệp nên chọn Cloud ERP khi:

1. Chi phí đầu tư ban đầu hạn chế: Cloud ERP không yêu cầu đầu tư lớn ban đầu cho hạ tầng máy chủ và phần mềm. Thay vào đó, doanh nghiệp trả phí dựa trên mô hình trả tiền theo dịch vụ hoặc thuê bao hàng tháng. Điều này phù hợp với các doanh nghiệp với nguồn lực tài chính hạn chế hoặc muốn phân phối chi phí IT theo chu kỳ.
   
2. Linh hoạt và mở rộng: Cloud ERP cung cấp sự linh hoạt trong việc mở rộng hoặc thu nhỏ quy mô sử dụng dịch vụ theo nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm số lượng người dùng hoặc tính năng sử dụng một cách dễ dàng.
   
3. Truy cập từ xa và khả năng di động: Cloud ERP cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp các nhân viên làm việc từ xa hoặc khi di chuyển, đồng thời tăng tính linh hoạt và hiệu quả làm việc.
   
4. Quản lý và bảo trì dễ dàng: Cloud ERP giải phóng doanh nghiệp khỏi việc quản lý và bảo trì cơ sở hạ tầng phần mềm. Các nhà cung cấp Cloud ERP chịu trách nhiệm cung cấp các bản cập nhật và bảo mật dữ liệu. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh chính mà không cần lo lắng về các tác vụ quản lý phần mềm.

Tuy nhiên, việc lựa chọn giữa On-premise ERP và Cloud ERP còn phụ thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, bao gồm ngành nghề, quy mô, nguồn lực và chiến lược kinh doanh. Việc tham khảo các chuyên gia và nghiên cứu kỹ trước khi đưa ra quyết định là quan trọng để đảm bảo sự phù hợp và thành công của việc triển khai hệ thống ERP.

Kết luận

Như vậy, qua bài viết này, Magenest mong rằng độc giả đã có được cho mình những hiểu biết và cái nhìn tổng quát về hai loại phần mềm ERP là Cloud-based software và On-premise software, từ đó lựa chọn cho doanh nghiệp dạng phần mềm phù hợp nhất, đáp ứng các nhu cầu quản lý cụ thể.

Doanh nghiệp đồng thời có thể tham vấn các tư vấn tới từ các chuyên gia đầu ngành của Magenest cũng như nắm bắt được thời gian triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp để ước tính kế hoạch ứng dụng hệ thống ERP vào quy trình quản lý. Là một trong những đối tác Bạc hàng đầu của Odoo tại Việt Nam, Magenest không chỉ cung cấp giải pháp Odoo giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn lực và tiết kiệm chi phí, mà còn mang đến hiệu suất vận hành tốt hơn và tiết kiệm thời gian. Với sự hỗ trợ từ đội ngũ chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi sẽ tư vấn và cung cấp giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tìm hiểu dịch vụ của Magenest ngay!