Top 10 phần mềm quản lý in ấn: Từ giấy trắng đến thành phẩm

Phần mềm quản lý in ấn là một hệ thống chuyên biệt được thiết kế riêng cho ngành in, với khả năng quản lý chi tiết từng công đoạn đặc thù như in offset, in kỹ thuật số, gia công sau in, đồng thời tích hợp các yếu tố như định lượng giấy, số màu in, khổ giấy, thời gian vận hành máy in, và năng suất lao động. Nhờ đó, phần mềm quản lý in ấn giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa chi phí sản xuất mà còn đảm bảo tiến độ giao hàng, tăng tính minh bạch trong hạch toán và kiểm soát lãng phí.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu toàn diện về phần mềm quản lý in ấn: từ khái niệm, tính năng, lợi ích, so sánh với các phần mềm ERP đa năng, cho đến những phần mềm phổ biến tại Việt Nam và hướng dẫn chọn lựa phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp in.

Top 10 phần mềm quản lý in ấn hiệu quả và tối ưu nhất dành cho doanh nghiệp

Hiện nay, trên thị trường Việt Nam, các doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng hoặc các phần mềm ERP đa năng có khả năng tùy chỉnh phù hợp với quy trình in ấn. Dưới đây là tổng hợp những phần mềm quản lý in ấn tối ưu nhất được nhiều doanh nghiệp trong ngành tin dùng.

Top 5 phần mềm quản lý dành riêng cho in ấn

Không giống các phần mềm ERP tổng quát, phần mềm quản lý in ấn được thiết kế chuyên biệt, phục vụ các nghiệp vụ đặc thù như báo giá in, quản lý nguyên vật liệu theo định mức in, lập lịch máy in, theo dõi gia công sau in (cán, bế, đóng gói…). Dưới đây là top 5 phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng đang được nhiều doanh nghiệp in tại Việt Nam và quốc tế tin dùng.

Papercut

Papercut là một trong những phần mềm quản lý in ấn được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu, đặc biệt tại các tổ chức giáo dục, văn phòng hành chính và doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát hoạt động in ấn chặt chẽ. Không giống những phần mềm ERP tổng quát, Papercut được thiết kế chuyên biệt để tối ưu hóa quá trình in – sao – scan – photocopy, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo bảo mật tài liệu.

Phần mềm quản lý in ấn Papercut mang lại giải pháp toàn diện cho việc theo dõi, giới hạn, định tuyến và phân tích thói quen in ấn trong tổ chức. Đây là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn chuyển đổi số lĩnh vực in văn phòng hay kiểm soát sử dụng thiết bị in một cách khoa học.

Tính năng nổi bật

• Giám sát hoạt động in ấn theo người dùng, phòng ban và thiết bị: Phần mềm quản lý in ấn Papercut tự động ghi lại mọi lệnh in từ từng người dùng, hỗ trợ phân quyền và hạn chế số trang in theo định mức.
• Tích hợp xác thực người dùng trước khi in: Cho phép in qua thẻ ID, mã PIN, tài khoản domain hoặc thiết bị di động để bảo mật tài liệu và tránh thất thoát giấy in.
• Tối ưu định tuyến thiết bị: Phần mềm quản lý in ấn Papercut giúp tự động điều hướng lệnh in tới thiết bị phù hợp nhất (ví dụ: chọn máy in màu hoặc trắng đen, gần nhất, ít sử dụng), từ đó giảm thời gian chờ và hao mòn thiết bị.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, minh bạch: Tạo báo cáo sử dụng giấy, mực, số trang, loại tài liệu theo ngày – tuần – tháng để quản lý cấp cao dễ dàng theo dõi và phân tích chi phí in ấn.
• Tích hợp đa nền tảng: Hỗ trợ hầu hết các hệ điều hành (Windows, Mac, Linux), hoạt động ổn định trên máy in từ nhiều thương hiệu như Canon, HP, Epson, Xerox…

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Giao diện dễ sử dụng, cấu hình nhanh
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt
• Cắt giảm chi phí in ấn lên đến 30–50% nhờ kiểm soát chặt
• Tăng bảo mật thông tin với xác thực người dùng trước in

Hạn chế:

• Không hỗ trợ các quy trình sản xuất in phức tạp như in offset, in bao bì công nghiệp
• Chủ yếu phù hợp cho quản lý in văn phòng, không thay thế được phần mềm quản lý in ấn trong nhà máy sản xuất lớn
• Phải triển khai kèm theo hệ thống máy chủ nội bộ nếu không sử dụng bản cloud

Doanh nghiệp phù hợp

Phần mềm quản lý in ấn Papercut đặc biệt phù hợp với:

• Trường học, đại học, cơ quan nhà nước, công ty tài chính – ngân hàng có số lượng lớn nhân viên sử dụng máy in
• Doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn tiết kiệm chi phí in ấn, kiểm soát hành vi sử dụng tài nguyên văn phòng
• Văn phòng sử dụng đa dạng hệ điều hành và máy in, cần hệ thống đồng bộ, đơn giản

Không phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất in (in bao bì, in thương mại) vì không có chức năng quản lý lệnh in, kế hoạch sản xuất hay nguyên vật liệu in như các phần mềm quản lý in ấn công nghiệp.

Chi phí

Phần mềm quản lý in ấn Papercut cung cấp nhiều gói giá linh hoạt, dựa trên số lượng người dùng và tính năng mong muốn. Với số lượng 25 tài khoản sẽ có giá từ $482. Ngoài ra, chi phí triển khai ban đầu, hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật phần mềm hàng năm có thể dao động tùy vào đối tác triển khai tại Việt Nam.

PrintVis

PrintVis là một phần mềm quản lý in ấn chuyên sâu được phát triển dựa trên nền tảng Microsoft Dynamics NAV (hiện nay là Microsoft Dynamics 365 Business Central). Phần mềm quản lý in ấn PrintVis được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp in, nhằm giải quyết toàn bộ chuỗi hoạt động – từ báo giá, lập lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ, quản lý vật tư, đến tính giá thành và phân tích hiệu quả.

Điểm nổi bật của phần mềm quản lý in ấn PrintVis là khả năng tích hợp chặt chẽ với hệ thống ERP tiêu chuẩn của Microsoft, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo tính đặc thù ngành in, vừa mở rộng dễ dàng sang các nghiệp vụ khác như kế toán, nhân sự, CRM.

Tính năng nổi bật

• Báo giá in linh hoạt theo thông số kỹ thuật: Phần mềm quản lý in ấn PrintVis cho phép tạo báo giá nhanh dựa trên các yếu tố: loại giấy, định lượng, khổ in, số màu, kiểu gia công, thời gian giao hàng, giúp doanh nghiệp phản hồi khách hàng tức thời và chính xác.
• Lập kế hoạch sản xuất tối ưu theo máy in và năng lực nhà xưởng: Phần mềm quản lý in ấn này có khả năng gán lệnh in tự động cho từng thiết bị dựa trên công suất, lịch bảo trì và tồn kho vật tư, giúp giảm thiểu thời gian chết và nâng cao hiệu suất máy móc.
• Theo dõi toàn bộ vòng đời đơn hàng in: Từ khi tạo đơn hàng đến khâu giao hàng cuối cùng, phần mềm quản lý in ấn PrintVis cho phép theo dõi tiến độ từng công đoạn như in, cán màng, bế, đóng gói và giao hàng.
• Quản lý vật tư chính xác theo lô – định mức: Hệ thống quản lý giấy, mực, keo, khuôn bế, và các vật tư phụ trợ theo định mức sản xuất, từ đó tính toán được chi phí dự kiến và thực tế cho từng đơn hàng.
• Báo cáo tài chính và năng suất tích hợp sẵn: In báo cáo theo yêu cầu doanh nghiệp: lợi nhuận từng đơn hàng, hiệu suất nhân công, khấu hao máy móc, giúp lãnh đạo ra quyết định chính xác.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Là phần mềm quản lý in ấn duy nhất tích hợp sâu trong hệ thống ERP Dynamics
• Tự động hóa nhiều quy trình lặp lại, giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công
• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng, hỗ trợ đa ngôn ngữ
• Dễ dàng mở rộng quy mô khi doanh nghiệp tăng trưởng

Hạn chế:

• Chi phí đầu tư ban đầu tương đối cao do cần triển khai đồng thời Dynamics Business Central
• Thời gian triển khai kéo dài hơn phần mềm quản lý in ấn đơn lẻ, đặc biệt với doanh nghiệp chưa từng dùng ERP
• Cần có đội ngũ IT nội bộ hoặc đối tác triển khai có chuyên môn cao

Doanh nghiệp phù hợp

Phần mềm quản lý in ấn PrintVis phù hợp với:

• Các công ty in thương mại, in bao bì, in sách báo có quy mô từ trung bình đến lớn
• Doanh nghiệp in đang vận hành nhiều máy móc, công đoạn phức tạp, cần quản lý kế hoạch sản xuất và vật tư chính xác
• Tổ chức có định hướng triển khai ERP tổng thể và muốn phần mềm quản lý in ấn tích hợp luôn trong một nền tảng

Không phù hợp với các xưởng in nhỏ hoặc văn phòng in đơn giản chỉ cần kiểm soát thiết bị in – scan – copy.

Chi phí

Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

PrintSmith Vision

PrintSmith Vision là phần mềm quản lý in ấn được phát triển bởi EFI (Electronics For Imaging), một trong những tập đoàn công nghệ hàng đầu trong lĩnh vực in ấn kỹ thuật số. Đây là phần mềm quản lý in ấn được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp in nhỏ và vừa, đặc biệt là các cửa hàng in nhanh, in thương mại, in kỹ thuật số và in văn phòng.

PrintSmith Vision mang đến một nền tảng quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi quy trình in – từ tiếp nhận đơn hàng, báo giá, sản xuất, giao hàng cho đến hóa đơn và báo cáo tài chính. Với giao diện thân thiện, khả năng triển khai nhanh và chi phí hợp lý, phần mềm quản lý in ấn này đang được nhiều doanh nghiệp in tại Mỹ, châu Âu và châu Á tin dùng.

Tính năng nổi bật

• Tạo báo giá nhanh, chính xác: Phần mềm quản lý in ấn PrintSmith Vision cho phép thiết lập bảng giá linh hoạt theo khổ giấy, định lượng, số lượng in, số mặt in, màu sắc và loại gia công. Người dùng có thể tạo báo giá chỉ trong vài phút, đáp ứng nhu cầu báo giá tức thì cho khách hàng.
• Quản lý đơn hàng và lịch sản xuất: Tự động phân công công việc, theo dõi trạng thái từng lệnh in, giúp tối ưu hoá tiến độ và giảm sai sót. Phần mềm quản lý in ấn này còn cho phép người dùng kiểm tra công suất máy in và lập lịch in phù hợp để giảm thiểu thời gian chết.
• Tích hợp POS – quản lý giao dịch tại quầy: Phù hợp với mô hình in bán lẻ, phần mềm quản lý in ấn PrintSmith Vision hỗ trợ xử lý đơn hàng trực tiếp, xuất hóa đơn nhanh chóng và theo dõi doanh thu tại quầy.
• Theo dõi vật tư tiêu hao và tồn kho: Ghi nhận lượng giấy, mực, keo sử dụng cho từng đơn hàng, kiểm soát tồn kho và đặt hàng lại khi vật tư sắp hết.
• Báo cáo hiệu suất kinh doanh và tài chính: Hệ thống báo cáo tích hợp cho phép quản lý theo dõi doanh thu, tỷ suất lợi nhuận, chi phí sản xuất, năng suất nhân viên và hiệu quả máy móc.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Giao diện hiện đại, dễ sử dụng, phù hợp với nhân viên không chuyên IT
• Tích hợp đa chức năng trong một nền tảng duy nhất: báo giá – sản xuất – POS – kế toán
• Tối ưu cho doanh nghiệp in nhỏ với quy trình đơn giản
• Có phiên bản cloud giúp quản lý từ xa

Hạn chế:

• Phần mềm quản lý in ấn PrintSmith Vision không phù hợp với doanh nghiệp in quy mô lớn có quy trình sản xuất phức tạp (VD: in bao bì công nghiệp, in theo lô lớn)
• Tùy biến còn hạn chế khi so sánh với các hệ thống ERP mở như Odoo hoặc Microsoft Dynamics
• Chưa có phiên bản chính thức bằng tiếng Việt, cần có đối tác hỗ trợ triển khai bản địa

Doanh nghiệp phù hợp

Phần mềm quản lý in ấn PrintSmith Vision đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp in nhanh, in kỹ thuật số, in offset quy mô nhỏ và vừa
• Cửa hàng photocopy, trung tâm in dịch vụ hoặc các công ty in tại trường học, bệnh viện
• Doanh nghiệp cần phần mềm quản lý in ấn đơn giản, dễ sử dụng, triển khai nhanh và có thể tích hợp POS

Không phù hợp với các công ty in công nghiệp lớn có nhiều phân xưởng, máy móc nặng, quy trình nhiều công đoạn hoặc yêu cầu tích hợp sâu với các hệ thống quản trị nội bộ khác.

Chi phí

Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

PrintIQ 

PrintIQ là một phần mềm quản lý in ấn tiên tiến được phát triển tại New Zealand và hiện đã có mặt tại hơn 20 quốc gia, phục vụ các doanh nghiệp in với mô hình hoạt động đa dạng như in offset, in nhanh, in nhãn, in bao bì và cả in ấn 3D. Khác với nhiều phần mềm quản lý in ấn truyền thống yêu cầu cài đặt nội bộ, PrintIQ được thiết kế hoàn toàn dựa trên nền tảng web, cho phép người dùng truy cập từ bất kỳ đâu thông qua trình duyệt.

Phần mềm quản lý in ấn PrintIQ không đơn thuần là một hệ thống MIS (Management Information System), mà là một giải pháp toàn diện bao gồm: báo giá, sản xuất, quản lý kho, giao hàng, CRM, và phân tích tài chính. Nhờ cấu trúc module linh hoạt, PrintIQ cho phép các doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp phạm vi tính năng theo từng giai đoạn phát triển.

Tính năng nổi bật

• Tạo báo giá chính xác và nhanh chóng: Phần mềm quản lý in ấn PrintIQ hỗ trợ tạo báo giá theo nhiều thông số: khổ in, loại giấy, mực, định lượng, loại thành phẩm (bế, cán, dập, đóng gói…), thời gian giao hàng và chi phí nhân công. Mọi dữ liệu được lưu trữ tập trung giúp giảm sai sót và đẩy nhanh quá trình phản hồi khách hàng.
• Lập kế hoạch sản xuất tự động và tối ưu công suất máy in: PrintIQ sử dụng engine tính toán để phân bổ lệnh in đến máy móc phù hợp nhất, giảm thời gian chết và tối đa hóa năng suất thiết bị. Phần mềm quản lý in ấn này còn giúp xác định mức tiêu hao vật tư chính xác trước khi sản xuất.
• Quản lý kho và nguyên vật liệu thông minh: Theo dõi tồn kho theo lô, hạn dùng, cảnh báo vật tư sắp hết. Hệ thống cho phép lên đơn mua tự động dựa trên ngưỡng tồn kho tối thiểu. Điều này giúp giảm thất thoát nguyên liệu và tối ưu dòng tiền cho doanh nghiệp in.
• Theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực: Từng công đoạn như in, cán, bế, đóng gói, giao hàng được cập nhật trạng thái liên tục, giúp bộ phận quản lý dễ dàng kiểm soát năng suất và phát hiện điểm nghẽn.
• Tích hợp CRM và portal khách hàng: Phần mềm quản lý in ấn PrintIQ cho phép khách hàng đăng nhập để theo dõi đơn hàng, phê duyệt báo giá, gửi file in và nhận thông tin giao hàng. Tính năng này đặc biệt hữu ích trong mô hình in thương mại hoặc in theo yêu cầu.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Phần mềm quản lý in ấn PrintIQ hoạt động hoàn toàn trên web, không cần cài đặt, dễ truy cập mọi lúc mọi nơi
• Cấu trúc module linh hoạt, dễ mở rộng và phù hợp với nhiều mô hình in ấn
• Tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ báo giá đến giao hàng trong một hệ thống duy nhất
• Tích hợp tốt với phần mềm kế toán, hệ thống vận chuyển và CRM bên ngoài

Hạn chế:

• Giao diện và tài liệu hiện tại chủ yếu bằng tiếng Anh, chưa có bản dịch chính thức cho thị trường Việt Nam
• Cần thời gian làm quen với hệ thống nếu nhân sự chưa có kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý in ấn hiện đại
• Chi phí có thể cao đối với doanh nghiệp in quy mô nhỏ

Doanh nghiệp phù hợp

Phần mềm quản lý in ấn PrintIQ phù hợp với:

• Các doanh nghiệp in thương mại, in bao bì, in kỹ thuật số quy mô từ vừa đến lớn
• Doanh nghiệp có nhiều máy in, quy trình sản xuất phức tạp, yêu cầu theo dõi chặt chẽ và báo cáo hiệu quả
• Công ty in hoạt động trên nhiều địa điểm hoặc có đội ngũ quản lý từ xa, cần phần mềm quản lý in ấn trên nền tảng web

Không phù hợp với các cửa hàng in nhỏ, in văn phòng hoặc doanh nghiệp không có nhu cầu lập kế hoạch sản xuất chi tiết.

Chi phí

PrintIQ có các gói Small Business Edition, Essentials, Core và Enterprise. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

OnPrintShop – phần mềm quản lý in ấn tích hợp thương mại điện tử

Giới thiệu

OnPrintShop là phần mềm quản lý in ấn kết hợp với nền tảng thương mại điện tử, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp in có mô hình hoạt động trực tuyến hoặc bán hàng theo yêu cầu. Phần mềm quản lý in ấn OnPrintShop giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát quy trình sản xuất in mà còn xây dựng website bán hàng, cho phép khách hàng đặt in trực tiếp, tạo thiết kế tùy chỉnh và thanh toán online.

Với hơn 15 năm phát triển và phục vụ hàng ngàn doanh nghiệp in tại hơn 60 quốc gia, OnPrintShop hiện được xem là giải pháp toàn diện dành cho các công ty in kỹ thuật số, in nhanh và in theo nhu cầu cá nhân hóa. Phần mềm quản lý in ấn này mang lại lợi thế cạnh tranh lớn cho các doanh nghiệp muốn chuyển đổi sang mô hình kinh doanh online và tự động hóa quy trình vận hành.

Tính năng nổi bật

• Tích hợp website bán hàng in ấn chuyên nghiệp: Phần mềm quản lý in ấn OnPrintShop cho phép tạo website in ấn chuyên biệt với giao diện tùy chỉnh, phân loại sản phẩm (card visit, catalogue, brochure, áo thun in logo, v.v.), tích hợp giỏ hàng và thanh toán.
• Tính năng Web-to-Print mạnh mẽ: Khách hàng có thể tự thiết kế sản phẩm trên nền tảng web thông qua công cụ kéo – thả (drag & drop), chọn mẫu in, chèn hình ảnh, văn bản theo nhu cầu cá nhân. Đây là điểm nổi bật giúp phần mềm quản lý in ấn OnPrintShop khác biệt trên thị trường.
• Quản lý đơn hàng và trạng thái sản xuất: Từ khi khách hàng đặt hàng đến khi giao hàng, phần mềm quản lý in ấn OnPrintShop hỗ trợ theo dõi trạng thái từng bước, giúp bộ phận vận hành dễ dàng kiểm soát tiến độ, lịch sản xuất và giao nhận.
• Tích hợp thanh toán và vận chuyển: OnPrintShop hỗ trợ thanh toán online qua nhiều cổng như PayPal, Stripe, Razorpay… và kết nối API với các đơn vị vận chuyển để theo dõi đơn hàng trực tiếp trong hệ thống.
• Quản lý báo giá, nguyên vật liệu và nhân sự: Cho phép tính toán chi phí in dựa trên loại giấy, kích thước, số lượng, công đoạn xử lý; kiểm soát kho vật tư và phân công công việc theo năng lực nhân sự và thời gian thực.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Là phần mềm quản lý in ấn hiếm hoi tích hợp toàn bộ quy trình Web-to-Print trong một hệ thống duy nhất
• Hỗ trợ doanh nghiệp in triển khai mô hình thương mại điện tử hiệu quả
• Tối ưu trải nghiệm người dùng đầu cuối nhờ giao diện website hiện đại, thân thiện
• Hệ thống linh hoạt, có thể tùy chỉnh theo ngành in ấn cụ thể (áo thun, photo book, nhãn mác…)

Hạn chế:

• Giao diện quản trị ban đầu cần thời gian làm quen, đặc biệt với doanh nghiệp mới số hóa
• Tập trung nhiều vào in ấn thương mại điện tử, không phù hợp cho mô hình in bao bì công nghiệp hoặc in theo dây chuyền lớn
• Không có bản chính thức tiếng Việt, cần đối tác hỗ trợ bản địa khi triển khai tại Việt Nam

Doanh nghiệp phù hợp

Phần mềm quản lý in ấn OnPrintShop đặc biệt phù hợp với:

• Doanh nghiệp in nhanh, in kỹ thuật số muốn mở rộng kênh bán hàng trực tuyến
• Công ty in theo yêu cầu cá nhân (mass customization), như in áo, in ảnh, in thiệp, in sách lẻ
• Các startup trong lĩnh vực in ấn online, cần hệ thống linh hoạt và hiện đại để vận hành từ A-Z

Không phù hợp với doanh nghiệp in bao bì, in công nghiệp cần kiểm soát dây chuyền sản xuất phức tạp hoặc tích hợp sâu với hệ thống ERP hiện có.

Chi phí

OnPrintShop có các gói Basic, Startup và Pro. Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được báo giá chi tiết.

Top Các phần mềm ERP đa năng có thể thay thế các phần mềm in ấn

Bên cạnh các phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng được thiết kế riêng cho ngành in, nhiều doanh nghiệp hiện nay cũng lựa chọn các phần mềm ERP đa năng để thay thế hoặc tích hợp thêm các chức năng của phần mềm quản lý in ấn. 

Lý do là vì các phần mềm ERP hiện đại không chỉ hỗ trợ quản lý tài chính, nhân sự, kho, bán hàng mà còn có khả năng tùy biến cao, cho phép mô phỏng và vận hành quy trình in ấn phức tạp trong cùng một hệ thống duy nhất. Việc này giúp doanh nghiệp in ấn kiểm soát đồng bộ toàn bộ hoạt động, tránh tình trạng dữ liệu bị phân mảnh giữa nhiều hệ thống khác nhau.

Dưới đây là những phần mềm ERP đa năng được đánh giá cao tại Việt Nam và có thể được tùy chỉnh để thay thế vai trò của phần mềm quản lý in ấn trong doanh nghiệp

Odoo 

Odoo là một nền tảng ERP mã nguồn mở nổi tiếng toàn cầu, được biết đến với khả năng tùy biến mạnh mẽ và tích hợp nhiều phân hệ (modules) phục vụ toàn bộ hoạt động vận hành doanh nghiệp. Mặc dù không phải là phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt, Odoo có khả năng tùy chỉnh để mô phỏng đầy đủ các quy trình của doanh nghiệp in, từ khâu tiếp nhận đơn hàng, báo giá, quản lý kho giấy – mực đến lập kế hoạch sản xuất và phân tích chi phí.

Với cộng đồng phát triển rộng lớn và hàng nghìn module có sẵn, Odoo trở thành lựa chọn thay thế phần mềm quản lý in ấn lý tưởng cho các doanh nghiệp in mong muốn tích hợp tất cả quy trình trên một nền tảng duy nhất, đồng thời linh hoạt mở rộng theo từng giai đoạn tăng trưởng.

Tính năng nổi bật

• Quản lý đơn hàng và báo giá theo đặc thù ngành in: Phần mềm Odoo cho phép xây dựng quy trình báo giá in theo các biến số như khổ giấy, định lượng, số màu, số trang, loại cán – bế – đóng gáy. Đây là tính năng quan trọng giúp Odoo trở thành lựa chọn thay thế phần mềm quản lý in ấn chuyên nghiệp.
• Tùy chỉnh module sản xuất theo dây chuyền in: Odoo có thể lập kế hoạch sản xuất dựa trên công suất máy in, thời gian bảo trì, và mức tiêu hao vật tư. Phần mềm quản lý in ấn khi triển khai bằng Odoo có thể thêm công đoạn đặc thù như in, cán, bế, gấp, đóng gói, giao hàng với đầy đủ logic xử lý.
• Quản lý kho thông minh theo lô – hạn dùng – batch giấy mực: Hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu như giấy, mực, keo được tích hợp sẵn trong module kho, giúp doanh nghiệp theo dõi tồn kho chính xác theo từng đơn hàng in.
• Tích hợp CRM, kế toán, nhân sự, bảo trì máy móc: Không giống phần mềm quản lý in ấn đơn thuần, Odoo còn cung cấp các module mở rộng như CRM để chăm sóc khách hàng in thường xuyên, kế toán nội bộ, nhân sự, chấm công, và bảo trì máy móc định kỳ.
• Báo cáo theo thời gian thực: Odoo cho phép tạo dashboard theo dõi năng suất in, hiệu quả chi phí, tình trạng tồn kho, mức tiêu hao mực – giấy, giúp doanh nghiệp in ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Khả năng tùy biến cao, phù hợp với mọi mô hình in ấn: in thương mại, in nhanh, in nhãn, in bao bì
• Hợp nhất toàn bộ quy trình doanh nghiệp trên một hệ thống duy nhất, thay vì chạy song song nhiều phần mềm quản lý in ấn rời rạc
• Giao diện hiện đại, có phiên bản tiếng Việt, dễ đào tạo cho nhân viên
• Có thể triển khai cả dạng cloud và on-premise tùy vào năng lực IT nội bộ

Hạn chế:

• Cần đơn vị triển khai có kinh nghiệm hiểu quy trình ngành in để thiết lập chính xác
• Thời gian triển khai có thể kéo dài hơn so với cài đặt phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt
• Một số doanh nghiệp nhỏ có thể thấy Odoo “dư tính năng” nếu chỉ cần quản lý đơn hàng và in ấn đơn giản

Doanh nghiệp phù hợp

Odoo là giải pháp phù hợp với:

• Doanh nghiệp in từ quy mô vừa đến lớn, cần phần mềm quản lý in ấn kết hợp quản trị toàn diện tài chính – kho – nhân sự
• Các công ty in muốn số hóa toàn bộ hệ thống vận hành thay vì chỉ riêng khâu sản xuất
• Doanh nghiệp có đội IT nội bộ hoặc hợp tác với đơn vị triển khai ERP chuyên về ngành in ấn

Không phù hợp với cửa hàng in nhỏ hoặc văn phòng in đơn giản chỉ cần kiểm soát máy in, số trang in và xuất hóa đơn.

Chi phí

• Gói Miễn phí, người dùng được sử dụng một module duy nhất miễn phí và không giới hạn số lượng người dùng
• Gói Tiêu chuẩn có giá $7.25/tháng/tài khoản
• Gói Tùy chỉnh có giá $10.9/tháng/tài khoản

SAP Business One

SAP Business One là phần mềm ERP dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được phát triển bởi tập đoàn SAP – một trong những ông lớn hàng đầu thế giới trong lĩnh vực giải pháp quản trị doanh nghiệp. Mặc dù không được thiết kế riêng cho ngành in, SAP Business One có khả năng tùy chỉnh linh hoạt và cấu trúc hệ thống mạnh mẽ, cho phép tích hợp quy trình sản xuất in ấn vào trong một nền tảng ERP duy nhất.

Với nền tảng ổn định, khả năng mở rộng và hệ sinh thái đa ngành, SAP Business One trở thành giải pháp thay thế phần mềm quản lý in ấn hiệu quả đối với các doanh nghiệp in quy mô vừa, mong muốn kiểm soát toàn diện cả vận hành sản xuất lẫn tài chính – kế toán, mua hàng, kho, và chăm sóc khách hàng.

Tính năng nổi bật

• Quản lý sản xuất theo lệnh – phù hợp với mô hình in theo đơn hàng: SAP Business One cho phép lập kế hoạch sản xuất theo từng lệnh cụ thể, từ khâu in, cán, bế, đến đóng gói. Các bước này có thể được thiết lập thành quy trình chuẩn, thay thế trực tiếp các chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý in ấn truyền thống.
• Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM) cho từng loại sản phẩm in: Phần mềm cho phép xây dựng định mức giấy, mực, keo theo từng loại sản phẩm in cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp dự toán chính xác chi phí vật tư và hạn chế thất thoát như khi dùng phần mềm quản lý in ấn rời rạc.
• Quản lý kho và vật tư theo batch – hỗ trợ giấy in, mực in, khuôn bế: SAP Business One giúp theo dõi lượng tồn kho theo lô, hạn sử dụng và cảnh báo khi vật tư xuống dưới ngưỡng an toàn. Đây là yếu tố quan trọng giúp phần mềm ERP này thay thế tốt chức năng kiểm soát kho của phần mềm quản lý in ấn.
• Tích hợp đầy đủ phân hệ tài chính, mua hàng, bán hàng và CRM: Thay vì phải vận hành song song nhiều hệ thống như một số phần mềm quản lý in ấn truyền thống, SAP Business One tích hợp toàn bộ dữ liệu và quy trình vào một nền tảng duy nhất – từ đặt hàng đến hóa đơn, giao hàng, công nợ và chăm sóc khách hàng.
• Báo cáo thông minh theo thời gian thực: Phần mềm cho phép thiết lập báo cáo theo nhu cầu doanh nghiệp in: tỷ suất lợi nhuận từng đơn hàng in, mức tiêu hao vật tư, năng suất máy móc, doanh thu theo khách hàng hoặc nhóm sản phẩm.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Khả năng thay thế toàn diện phần mềm quản lý in ấn thông qua việc tích hợp sản xuất, kho, tài chính và bán hàng
• Hệ thống ổn định, bảo mật cao, có thể triển khai lâu dài mà không lo ngại về giới hạn chức năng
• Tích hợp báo cáo nâng cao, hỗ trợ ra quyết định nhanh
• Có đối tác triển khai chính thức tại Việt Nam, hỗ trợ ngôn ngữ tiếng Việt

Hạn chế:

• Yêu cầu thời gian triển khai dài hơn và ngân sách cao hơn so với phần mềm quản lý in ấn dạng đơn lẻ
• Khả năng tuỳ biến quy trình sản xuất in ấn cần sự phối hợp chặt chẽ với đối tác triển khai
• Giao diện chuyên sâu nên cần đào tạo kỹ lưỡng cho nhân sự không quen ERP

Doanh nghiệp phù hợp

SAP Business One phù hợp với:

• Doanh nghiệp in thương mại hoặc in bao bì có quy mô từ vừa đến lớn, có nhiều quy trình và bộ phận liên thông
• Các công ty in đang có định hướng phát triển lên hệ thống ERP tổng thể và muốn tích hợp thay vì sử dụng phần mềm quản lý in ấn rời rạc
• Doanh nghiệp cần kiểm soát đồng bộ từ vật tư đến sản xuất, kế toán, nhân sự và báo cáo tài chính

Không phù hợp với cửa hàng in nhỏ hoặc các đơn vị in đơn giản chỉ cần phần mềm quản lý in ấn với báo giá và theo dõi đơn hàng cơ bản.

Chi phí

SAP cung cấp nhiều mức giá khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết.

MISA AMIS 

MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện do công ty MISA phát triển – một trong những nhà cung cấp phần mềm kế toán và ERP lớn nhất tại Việt Nam. Ban đầu nổi bật với các giải pháp kế toán, MISA AMIS đã mở rộng thành một hệ sinh thái ERP với đầy đủ các phân hệ: kế toán, bán hàng, nhân sự, điều hành sản xuất và quản trị công việc.

Mặc dù không phải là phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt, MISA AMIS có khả năng cấu hình linh hoạt để phù hợp với các doanh nghiệp in quy mô vừa và nhỏ. Với lợi thế là phần mềm thuần Việt, dễ sử dụng và có đội ngũ hỗ trợ trong nước, MISA AMIS là một lựa chọn thay thế phần mềm quản lý in ấn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp muốn đồng bộ hệ thống quản trị trong nước.

Tính năng nổi bật

• Quản lý đơn hàng và quy trình xử lý sản xuất: MISA AMIS cho phép xây dựng quy trình sản xuất theo từng công đoạn như in, cán màng, bế, đóng gói… tương tự như các chức năng cơ bản trong phần mềm quản lý in ấn. Từng đơn hàng được theo dõi trạng thái và tiến độ cụ thể trên hệ thống.
• Kiểm soát nguyên vật liệu, định mức sản xuất: Hệ thống giúp doanh nghiệp in theo dõi lượng giấy, mực, keo, vật tư in còn tồn, cảnh báo vật tư sắp hết và lập kế hoạch mua hàng. Tính năng này giúp thay thế tốt phần mềm quản lý in ấn trong việc kiểm soát vật tư đầu vào.
• Tích hợp kế toán, bán hàng và nhân sự trong cùng một nền tảng: Đây là ưu điểm lớn so với nhiều phần mềm quản lý in ấn đơn lẻ. Toàn bộ dữ liệu đơn hàng, chi phí vật tư, công nợ khách hàng, tiền lương nhân sự đều được đồng bộ hóa giúp kế toán và lãnh đạo dễ dàng kiểm soát tài chính.
• Báo cáo theo thời gian thực, minh bạch và tùy chỉnh theo nhu cầu: Doanh nghiệp có thể dễ dàng thiết lập báo cáo về doanh thu, chi phí sản xuất, hiệu suất nhân sự, tỷ lệ hao hụt, tình hình kho nguyên vật liệu – tương đương với các dashboard quản lý trong phần mềm quản lý in ấn.
• Làm việc mọi lúc mọi nơi trên nền tảng cloud: MISA AMIS hoạt động hoàn toàn trên nền tảng điện toán đám mây, phù hợp với các doanh nghiệp in có nhiều chi nhánh hoặc cần giám sát từ xa.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Giao diện hoàn toàn bằng tiếng Việt, dễ sử dụng cho doanh nghiệp trong nước
• Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, triển khai và tư vấn tại Việt Nam
• Có thể tùy chỉnh quy trình sản xuất in ở mức cơ bản
• Tích hợp đồng bộ từ sản xuất đến kế toán và nhân sự – điều mà nhiều phần mềm quản lý in ấn đơn lẻ không hỗ trợ

Hạn chế:

• Không tích hợp sẵn các thuật toán báo giá đặc thù ngành in như tính chi phí theo khổ giấy, số màu, kiểu cán – bế…
• Không phù hợp với doanh nghiệp in công nghiệp lớn cần tự động hóa dây chuyền in phức tạp
• Tùy biến sâu cho ngành in cần thời gian triển khai và kỹ thuật viên hiểu rõ nghiệp vụ in ấn

Doanh nghiệp phù hợp

MISA AMIS phù hợp với:

• Doanh nghiệp in vừa và nhỏ tại Việt Nam, đặc biệt là các xưởng in thương mại, in nhanh, in quảng cáo
• Doanh nghiệp mong muốn sử dụng phần mềm quản lý in ấn có giao diện thân thiện, dễ vận hành, không cần đội ngũ IT nội bộ
• Đơn vị cần một giải pháp quản trị tổng thể thay vì chỉ tập trung vào sản xuất in

Không phù hợp với doanh nghiệp in công nghiệp quy mô lớn có dây chuyền tự động, yêu cầu phần mềm quản lý in ấn chuyên sâu về kỹ thuật và tích hợp máy móc trực tiếp.

Chi phí

Misa cung cấp nhiều mức giá khác nhau phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết.

Base.vn 

Base.vn là một nền tảng quản trị doanh nghiệp nội địa được phát triển bởi startup công nghệ cùng tên tại Việt Nam. Với triết lý “modular” – mỗi bài toán quản trị được giải quyết bởi một ứng dụng nhỏ (app), Base.vn mang lại sự linh hoạt trong triển khai và cấu hình theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp. Mặc dù không phải là phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt, Base.vn có thể được cấu trúc lại thành giải pháp thay thế phần mềm quản lý in ấn trong những doanh nghiệp có quy trình đơn giản, ưu tiên số hóa công việc và luồng xử lý nội bộ.

Với hơn 50 ứng dụng riêng biệt tích hợp trên một hệ thống duy nhất, Base.vn giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý đơn hàng, sản xuất, nhân sự, giao việc và lưu trữ tài liệu đồng bộ – những yếu tố quan trọng có thể thay thế phần mềm quản lý in ấn ở mức cơ bản và trung bình.

Tính năng nổi bật

• Quản lý quy trình công việc và sản xuất in theo luồng xử lý (workflow): Base Workflow là ứng dụng giúp doanh nghiệp mô phỏng toàn bộ luồng sản xuất in theo từng bước: tiếp nhận đơn hàng → lên báo giá → chuẩn bị vật tư → in → cán → bế → giao hàng. Đây là giải pháp thay thế hữu hiệu cho phần mềm quản lý in ấn nếu quy trình sản xuất không quá phức tạp.
• Giao việc theo lệnh sản xuất, phân quyền theo tổ – bộ phận: Thông qua Base Wework, doanh nghiệp có thể giao việc cho từng nhân viên theo lệnh sản xuất, theo dõi tiến độ theo thời gian thực và đo lường hiệu suất từng bộ phận in ấn.
• Quản lý tài liệu và file thiết kế in một cách tập trung: Base Drive và Base Sign hỗ trợ lưu trữ, chia sẻ file thiết kế in (AI, PSD, PDF, Corel…), giúp nhân viên thiết kế và sản xuất phối hợp mượt mà. Điều này giúp Base.vn có thể thay thế phần mềm quản lý in ấn trong giai đoạn xử lý file và phê duyệt.
• Tích hợp quản lý nhân sự, đơn từ, chấm công – tính lương: Các ứng dụng như Base HRM, Base Timesheet cho phép kiểm soát nhân sự nhà in theo ca làm, tính lương theo năng suất – phù hợp với đặc thù ngành in có tính luân phiên cao.
• Dashboard trực quan và báo cáo tuỳ chỉnh: Lãnh đạo có thể theo dõi tiến độ in, trạng thái đơn hàng, KPI bộ phận và thời gian hoàn thành sản phẩm trên hệ thống báo cáo trực quan. Đây là điểm mạnh giúp Base.vn thay thế một phần chức năng giám sát trong các phần mềm quản lý in ấn truyền thống.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Giao diện tiếng Việt 100%, dễ sử dụng và không yêu cầu kiến thức chuyên sâu về ERP
• Tích hợp nhiều ứng dụng quản trị doanh nghiệp trong một hệ sinh thái duy nhất
• Có thể tùy chỉnh quy trình linh hoạt theo đặc thù từng xưởng in
• Chi phí hợp lý, dễ triển khai và mở rộng quy mô
• Hệ thống hoạt động trên nền tảng cloud, không cần đầu tư máy chủ riêng

Hạn chế:

• Không có sẵn các thuật toán tính báo giá in phức tạp như theo khổ giấy, số màu, kỹ thuật gia công – điểm mà phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng làm tốt hơn
• Không phù hợp với doanh nghiệp in công nghiệp quy mô lớn, cần tích hợp máy móc hoặc dây chuyền tự động
• Cần có nhân sự setup ban đầu thành thạo để thiết kế quy trình mô phỏng ngành in

Doanh nghiệp phù hợp

Base.vn phù hợp với:

• Các công ty in nhỏ đến vừa, đang muốn số hóa toàn bộ hoạt động nội bộ nhưng chưa có đủ ngân sách cho phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt
• Doanh nghiệp in kỹ thuật số, in nhanh, in quảng cáo có nhu cầu phối hợp linh hoạt giữa bộ phận thiết kế – sản xuất – giao hàng
• Các công ty in đang sử dụng nhiều công cụ rời rạc (Excel, Zalo, email…) và muốn hợp nhất toàn bộ dữ liệu vận hành

Không phù hợp với các nhà máy in lớn cần tự động hóa quy trình sản xuất, tính toán tiêu hao vật tư hoặc kiểm soát máy móc theo thời gian thực.

Chi phí

Chi phí sử dụng Base.vn phụ thuộc vào số lượng module và nhu cầu sử dụng của từng doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được tư vấn chi tiết.

Bravo ERP

Bravo là một trong những nhà cung cấp phần mềm ERP lâu đời và uy tín tại Việt Nam, chuyên cung cấp giải pháp quản trị tổng thể cho các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ. Mặc dù Bravo không phát triển một phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt, nhưng hệ thống của Bravo có khả năng tùy biến sâu theo từng ngành nghề, bao gồm cả ngành in – vốn có đặc thù riêng về quy trình sản xuất, định mức vật tư và quản lý lệnh in.

Nhờ được thiết kế theo hướng “may đo” (customized ERP), Bravo có thể cấu hình để thay thế phần mềm quản lý in ấn một cách toàn diện, giúp doanh nghiệp kiểm soát từ khâu nhận đơn hàng, lập báo giá in, lên kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ đến tính giá thành và phân tích lợi nhuận theo từng đơn in cụ thể.

Tính năng nổi bật

• Quản lý quy trình sản xuất theo lệnh in: Phần mềm ERP Bravo cho phép lập kế hoạch và triển khai sản xuất theo từng lệnh in cụ thể, bao gồm các công đoạn như in, cán màng, bế, đóng gói, giao hàng. Tính năng này tương đương với chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng.
• Quản lý định mức vật tư (BOM) theo từng sản phẩm in: Bravo hỗ trợ xây dựng định mức nguyên vật liệu riêng biệt cho từng sản phẩm in, như định lượng giấy, số lượng màu, loại mực, khuôn bế, keo dán… Hệ thống còn hỗ trợ tính toán tiêu hao và hao hụt thực tế, giúp thay thế tốt phần mềm quản lý in ấn trong khâu vật tư.
• Quản lý kho – mua hàng – kế toán – công nợ – nhân sự – tài sản cố định: Điểm mạnh lớn nhất của Bravo so với phần mềm quản lý in ấn thông thường là khả năng tích hợp toàn bộ quy trình hoạt động doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.
• Tính giá thành và phân tích lãi lỗ theo đơn hàng in: Phần mềm giúp doanh nghiệp tính toán chính xác chi phí sản xuất từng đơn hàng: nguyên vật liệu, khấu hao máy in, chi phí nhân công theo thời gian thực, từ đó xác định lợi nhuận ròng của từng đơn hàng.
• Báo cáo quản trị tùy chỉnh, hỗ trợ ra quyết định nhanh: Lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi dashboard tổng thể về tình hình sản xuất, tồn kho, công nợ, năng suất máy móc, hiệu quả tài chính trên từng phân xưởng hoặc nhóm khách hàng in riêng biệt.

Ưu điểm và hạn chế

Ưu điểm:

• Là phần mềm ERP nội địa nên hiểu rõ quy trình đặc thù của doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm cả ngành in
• Có thể tùy chỉnh sâu, theo đúng logic sản xuất in ấn mà doanh nghiệp đang vận hành
• Tích hợp đầy đủ các nghiệp vụ quản trị, thay thế phần mềm quản lý in ấn và cả các phần mềm kế toán, nhân sự riêng lẻ
• Giao diện tiếng Việt, dễ đào tạo, hỗ trợ tại chỗ bởi đội ngũ kỹ thuật trong nước

Hạn chế:

• Không có sẵn module báo giá in tự động theo thông số như khổ giấy, màu in, cán màng… như một số phần mềm quản lý in ấn quốc tế
• Thời gian triển khai dài và chi phí đầu tư ban đầu cao hơn so với phần mềm quản lý in ấn độc lập
• Cần phối hợp chặt chẽ với Bravo trong giai đoạn phân tích nghiệp vụ để đảm bảo hệ thống phù hợp thực tế sản xuất in

Doanh nghiệp phù hợp

Bravo ERP phù hợp với:

• Doanh nghiệp in có quy mô từ vừa đến lớn tại Việt Nam, cần quản lý chặt chẽ và minh bạch toàn bộ hệ thống vận hành
• Công ty in bao bì, in thương mại, in offset có nhiều bộ phận (thiết kế – sản xuất – kế toán – kho – nhân sự)
• Doanh nghiệp muốn hợp nhất phần mềm quản lý in ấn và hệ thống tài chính kế toán vào một nền tảng duy nhất

Không phù hợp với các cửa hàng in nhỏ hoặc doanh nghiệp in đơn giản chỉ cần phần mềm quản lý in ấn để báo giá, theo dõi đơn hàng cơ bản.

Chi phí

Doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp tới nhà cung cấp để được tư vấn cụ thể về giá của phần mềm.

So sánh phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng và phần mềm ERP đa năng

Dưới đây là phân tích chi tiết và đối chiếu giữa phần mềm quản lý in ấn chuyên dụng và phần mềm ERP đa năng trên nhiều khía cạnh.

Mục tiêu phát triển: In ấn chuyên sâu vs Quản trị tổng thể

Tính năng chuyên biệt cho ngành in

Tính mở rộng và tích hợp hệ thống

Chi phí triển khai và bảo trì

Khả năng tùy biến theo quy trình đặc thù ngành in

Gợi ý khi nào nên chọn Print MIS hoặc ERP

Các tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý in ấn

Phần mềm quản lý in ấn không đơn thuần chỉ là một công cụ hỗ trợ theo dõi đơn hàng hay tính toán chi phí, mà là một hệ thống quản trị tổng thể toàn bộ quy trình sản xuất in, từ khâu báo giá đến giao hàng. Được phát triển riêng biệt cho ngành in với các quy trình đặc thù, phần mềm quản lý in ấn sở hữu nhiều tính năng cốt lõi giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn năng suất, chi phí và chất lượng, đồng thời số hóa toàn bộ vận hành.

Quản lý báo giá và đơn hàng

Trong ngành in, báo giá và xử lý đơn hàng không chỉ là bước khởi đầu của quy trình sản xuất mà còn là yếu tố quyết định đến tốc độ chốt đơn, độ tin cậy của khách hàng và hiệu quả vận hành tổng thể. Do đặc thù sản phẩm in mang tính tùy chỉnh cao, nhiều công đoạn kỹ thuật và vật tư đi kèm, doanh nghiệp in không thể sử dụng các phần mềm thương mại thông thường để tính giá hay quản lý đơn hàng. Đây chính là lý do tính năng quản lý báo giá và đơn hàng đóng vai trò trung tâm trong mọi phần mềm quản lý in ấn hiện đại.

Tạo báo giá in nhanh chóng – chính xác – theo thông số kỹ thuật thực tế

Phần mềm quản lý in ấn cho phép tạo báo giá tự động dựa trên hàng loạt thông số kỹ thuật chi tiết, bao gồm:

• Loại giấy: giấy couche, giấy kraft, giấy duplex, định lượng từ 60gsm đến 300gsm, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành.
• Khổ in: A4, A3, khổ gốc của máy in offset (25×35, 32×43, 43×65, 65×86…), phần mềm sẽ tự động tính toán số tờ cần thiết, khả năng ghép bài in để tối ưu hao phí.
• Số màu in: in 1 màu, 2 màu, 4 màu, hoặc các kỹ thuật đặc biệt như in metal, in UV… sẽ được đưa vào công thức tính chi phí máy in.
• Gia công sau in: cán màng, bế, gấp, đóng ghim, ép kim, ép nhũ, dán hộp… tất cả được quy đổi thành chi phí sản xuất riêng.

Phần mềm quản lý in ấn không chỉ giúp người dùng chọn các thông số dễ dàng mà còn tự động tính toán chi phí nguyên vật liệu, công suất máy in, khấu hao, nhân công và lãi gộp, từ đó đưa ra bảng báo giá chính xác, minh bạch và nhất quán giữa các đơn hàng.

Ngoài ra, một số phần mềm quản lý in ấn còn hỗ trợ tính năng lưu mẫu báo giá theo từng khách hàng hoặc dòng sản phẩm, giúp tăng tốc độ phản hồi báo giá khi khách hàng đặt hàng lặp lại.

Theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực

Sau khi báo giá được duyệt và đơn hàng được xác nhận, phần mềm quản lý in ấn cho phép theo dõi tình trạng đơn hàng theo thời gian thực, đảm bảo các bộ phận liên quan luôn nắm được tiến độ và chủ động điều phối sản xuất.

Các tính năng theo dõi điển hình bao gồm:

• Lập lệnh sản xuất: phần mềm chuyển đổi đơn hàng thành lệnh sản xuất có đầy đủ thông tin kỹ thuật, vật tư, ngày in, máy in, thời gian giao hàng.
• Trạng thái đơn hàng: từ “đã nhận đơn” → “đang sản xuất” → “gia công” → “kiểm tra chất lượng” → “đóng gói” → “giao hàng”.
• Cảnh báo tiến độ chậm: phần mềm quản lý in ấn có thể gửi thông báo khi một công đoạn bị chậm, máy in gặp sự cố hoặc thiếu vật tư.
• Tra cứu lịch sử đơn hàng: quản lý, chăm sóc khách hàng, kế toán hoặc nhân viên sản xuất đều có thể truy xuất lại lịch sử đơn hàng, thông tin kỹ thuật và trạng thái hiện tại trên phần mềm.

Tất cả các chức năng này góp phần giảm thiểu sai sót giữa các bộ phận, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và đảm bảo chất lượng giao hàng đúng hạn – đúng cam kết.

Tóm lại, trong bất kỳ phần mềm quản lý in ấn nào, tính năng quản lý báo giá và đơn hàng là cốt lõi giúp doanh nghiệp chuyển từ quy trình truyền thống sang vận hành số hóa, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp, giảm thời gian xử lý và gia tăng sự hài lòng từ phía khách hàng. Đây chính là yếu tố đầu tiên và không thể thiếu khi doanh nghiệp cân nhắc triển khai phần mềm quản lý in ấn.

Lập kế hoạch sản xuất và tối ưu hóa máy in 

Trong ngành in ấn, việc vận hành hiệu quả hệ thống máy in và lên lịch sản xuất khoa học là yếu tố then chốt để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng và tối ưu hóa chi phí. Sự chồng chéo trong điều phối máy, các lỗi lặp lại lịch trình, hoặc việc sử dụng máy không phù hợp với khối lượng công việc có thể gây ra lãng phí rất lớn – từ nguyên vật liệu đến nhân công và thời gian. Đó là lý do tính năng lập kế hoạch sản xuất và tối ưu hóa máy in trong các phần mềm quản lý in ấn trở thành công cụ không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp in chuyên nghiệp.

Giao việc chính xác cho từng máy in – Phân bổ phù hợp theo công suất và khổ giấy

Phần mềm quản lý in ấn hiện đại có thể tự động phân tích các yếu tố kỹ thuật từ đơn hàng để gợi ý hoặc tự động gán công việc in cho máy phù hợp nhất. Việc giao việc cho từng máy in không chỉ dựa vào lịch trống, mà còn theo:

• Khổ in tương thích: ví dụ máy offset 43×65 sẽ ưu tiên xử lý các đơn có khổ giấy lớn hơn A3 nhưng nhỏ hơn khổ máy gốc để tránh hao phí.
• Số màu yêu cầu: phần mềm nhận biết máy nào đang được cấu hình in 1 màu, 2 màu hay 4 màu để phân công đúng kỹ thuật.
• Tải công việc hiện tại: máy nào đang trống, sắp xong việc hay đang bị treo lỗi sẽ được đánh giá để cân bằng khối lượng.
• Ưu tiên đơn hàng: các đơn hàng gấp hoặc của khách hàng quan trọng có thể được ưu tiên đưa lên lịch trước.

Phần mềm quản lý in ấn sẽ hiển thị rõ lịch phân bổ từng máy in, giúp quản lý sản xuất chỉ cần một cái nhìn tổng thể để điều chỉnh kịp thời.

Quản lý lịch trình máy móc – Tránh trùng lặp, giảm lãng phí công suất

Tính năng lập lịch máy in trong phần mềm quản lý in ấn cho phép doanh nghiệp:

• Tạo lịch sản xuất trực quan: dạng Gantt chart hoặc calendar, cho phép kéo – thả lệnh in vào từng khung thời gian cụ thể.
• Kiểm tra xung đột lịch trình: nếu một máy bị phân công 2 lệnh in trùng nhau, hệ thống sẽ cảnh báo ngay để người lập lịch xử lý.
• Tối ưu hóa khoảng nghỉ giữa các ca in: hệ thống tự động phân phối công việc đều đặn để tránh thời gian chết của máy in hoặc nhân sự.
• Tích hợp bảo trì định kỳ: nếu máy được lên lịch bảo trì hoặc vệ sinh trục in, phần mềm sẽ tự động khóa lịch và không cho phép phân công công việc trong thời gian đó.

Nhờ đó, phần mềm quản lý in ấn giúp loại bỏ hoàn toàn việc lập lịch thủ công trên Excel, tránh nhầm lẫn, rút ngắn thời gian điều phối, đồng thời nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị.

Tính năng lập kế hoạch sản xuất và tối ưu hóa máy in là một trong những ưu điểm vượt trội của phần mềm quản lý in ấn hiện đại so với cách quản lý truyền thống hoặc các phần mềm ERP không chuyên ngành. Không chỉ giúp bộ phận sản xuất dễ dàng điều phối công việc, phần mềm còn mang lại lợi ích lớn về chi phí vận hành, thời gian giao hàng và hiệu quả sử dụng thiết bị. Doanh nghiệp in nào muốn gia tăng lợi thế cạnh tranh trong bối cảnh thị trường đòi hỏi tốc độ và sự chính xác cao – chắc chắn không thể bỏ qua tính năng này khi lựa chọn phần mềm quản lý in ấn.

Quản lý kho vật tư

Ngành in là một trong những ngành có mức tiêu hao vật tư lớn và biến động theo từng đơn hàng, từ loại giấy sử dụng, lượng mực in tiêu tốn, đến các vật liệu phụ trợ như keo, nhựa, tem, màng cán… Nếu không quản lý tốt kho vật tư, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng thiếu nguyên liệu khi đang sản xuất hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí. Đây là lý do tại sao tính năng quản lý kho vật tư luôn được xem là một phần không thể thiếu trong mọi phần mềm quản lý in ấn chuyên nghiệp.

Quản lý tồn kho theo lô, theo batch – Phân biệt chính xác từng dòng vật tư

Phần mềm quản lý in ấn hiện đại không chỉ đơn thuần ghi nhận số lượng vật tư còn trong kho, mà còn quản lý chi tiết từng lô hàng, theo batch, ngày nhập, hạn sử dụng, nhà cung cấp, và định mức sử dụng theo từng dòng sản phẩm in.

Các chức năng quan trọng gồm:

• Tồn kho theo lô và khổ giấy: ví dụ một tờ giấy couche 70×100, định lượng 300gsm sẽ được tách biệt với loại 250gsm hoặc khổ 65×86. Điều này giúp bộ phận sản xuất chọn đúng vật tư cần thiết, tránh cắt nhầm hoặc làm hỏng giấy.
• Theo dõi vòng đời vật tư: một số vật liệu như mực in, keo hoặc lớp màng có hạn sử dụng, phần mềm quản lý in ấn cho phép theo dõi ngày hết hạn để ưu tiên sử dụng đúng thứ tự (FIFO/LIFO).
• Gắn mã lô & mã nhà cung cấp: giúp truy xuất nguồn gốc nếu có sự cố về chất lượng thành phẩm.

Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo sử dụng đúng, đủ và giảm thiểu thất thoát.

Tự động cảnh báo khi sắp thiếu vật tư – Đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn

Một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý in ấn là khả năng tự động cảnh báo khi tồn kho xuống thấp hơn định mức. Tính năng này giúp:

• Tránh gián đoạn sản xuất do thiếu giấy, mực hoặc keo giữa chừng – đặc biệt quan trọng khi đang chạy đơn hàng gấp.
• Cảnh báo sớm bằng email hoặc thông báo nội bộ khi một vật tư sắp chạm ngưỡng tối thiểu, từ đó tạo yêu cầu mua hàng (Purchase Request) hoặc đơn đặt hàng (PO) kịp thời.
• Đồng bộ dữ liệu với bộ phận mua hàng và tài chính, giúp lập kế hoạch mua nguyên liệu chính xác, tránh mua dư thừa.
• Ưu tiên vật tư tồn kho cũ để tránh hao hụt do hết hạn sử dụng hoặc giảm chất lượng.

Ngoài ra, phần mềm quản lý in ấn có thể tích hợp chức năng tính toán lượng vật tư cần thiết cho từng đơn hàng dựa trên định mức kỹ thuật, tự động trừ vào tồn kho khi đơn hàng được chạy, từ đó cho ra số liệu tồn kho thực tế và tồn kho khả dụng một cách chính xác theo thời gian thực.

Tính năng quản lý kho vật tư trong phần mềm quản lý in ấn không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát số lượng giấy, mực và vật liệu tiêu hao, mà còn hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng hiệu quả, giảm tồn kho không cần thiết, đồng thời đảm bảo không để bất kỳ đơn hàng nào bị trì hoãn vì thiếu nguyên liệu. Đây là nền tảng để doanh nghiệp in vận hành ổn định, tối ưu chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành.

Theo dõi quy trình sản xuất 

Trong ngành in, một đơn hàng thường trải qua nhiều công đoạn liên tiếp: từ in ấn, cán màng, bế, gấp, đóng gói đến kiểm tra chất lượng và bàn giao. Nếu không có hệ thống theo dõi rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng chậm tiến độ, sai lỗi kỹ thuật hoặc thất thoát vật tư. Đây chính là lý do tính năng theo dõi quy trình sản xuất được coi là một trong những chức năng cốt lõi và không thể thiếu của bất kỳ phần mềm quản lý in ấn nào.

Ghi nhận tiến độ từng công đoạn sản xuất – Từ in đến đóng gói

Phần mềm quản lý in ấn cho phép doanh nghiệp:

• Phân chia chi tiết quy trình sản xuất theo từng công đoạn như: in, cán màng, bế khuôn, ép kim, dán hộp, gấp gáy, đóng gói…
• Cập nhật tiến độ theo thời gian thực: từng công đoạn khi hoàn thành sẽ được nhân viên xác nhận trên hệ thống, giúp quản lý và các bộ phận liên quan (bán hàng, kho, giao nhận) nắm được tình trạng đơn hàng ngay lập tức.
• Hiển thị trạng thái trực quan: bằng màu sắc hoặc biểu tượng (ví dụ: đang in – màu xanh, chờ cán – màu vàng, đã đóng gói – màu xám) giúp dễ theo dõi.
• Báo cáo tồn đọng theo công đoạn: phần mềm quản lý in ấn sẽ thống kê được các lệnh sản xuất đang bị treo ở công đoạn nào, hỗ trợ khắc phục tắc nghẽn sản xuất nhanh chóng.

Tính năng này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có nhiều đơn hàng chạy song song hoặc sử dụng nhiều xưởng gia công phụ trợ.

Kiểm tra chất lượng đầu ra – Ghi nhận lỗi, truy xuất nguồn gốc

Không chỉ theo dõi tiến độ, phần mềm quản lý in ấn còn tích hợp tính năng kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra. Một số tính năng điển hình bao gồm:

• Ghi nhận lỗi sản phẩm theo công đoạn: ví dụ, sản phẩm bị lệch màu ở khâu in, tróc màng ở khâu cán, bế lệch khuôn, hoặc hộp bị dán lệch.
• Gắn lỗi với nhân sự/thiết bị tương ứng: giúp phân tích nguyên nhân – do người vận hành, máy móc hay vật tư.
• Tích hợp biên bản nghiệm thu nội bộ và biên bản giao hàng: tất cả dữ liệu đều lưu trữ trên phần mềm, có thể tra cứu nhanh chóng khi cần đối chiếu hoặc làm việc với khách hàng.
• Quản lý số lượng đạt – không đạt: phần mềm quản lý in ấn tự động ghi nhận số lượng thành phẩm đạt chuẩn và số lượng phải tái chế hoặc làm lại, hỗ trợ bộ phận kho cập nhật tồn kho chính xác.

Tính năng này không chỉ giúp doanh nghiệp bảo đảm chất lượng mà còn hỗ trợ truy xuất nguồn gốc lỗi khi có khiếu nại, đồng thời là cơ sở để cải tiến kỹ thuật và đào tạo nhân sự.

Tính năng theo dõi quy trình sản xuất trong phần mềm quản lý in ấn không chỉ là công cụ hỗ trợ ghi nhận tiến độ, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng suất, kiểm soát chất lượng và phục vụ khách hàng tốt hơn. Đối với các doanh nghiệp in mong muốn chuyển đổi số toàn diện, đây chính là một mắt xích quan trọng giúp số hóa toàn bộ vận hành – từ mặt sàn nhà xưởng cho đến phòng kế toán hay bán hàng.

Quản lý nhân sự sản xuất

Trong các doanh nghiệp in, đặc biệt là xưởng in vừa và lớn, nhân sự sản xuất thường chia thành nhiều tổ nhóm vận hành từng công đoạn: từ in, cán, bế, dán, đến đóng gói. Nếu không có một công cụ quản lý hiệu quả, việc phân công công việc và tính lương sẽ gặp khó khăn, dễ gây chồng chéo, thiếu minh bạch hoặc không phản ánh đúng hiệu suất từng người. Đây là lý do các tính năng quản lý nhân sự được tích hợp chặt chẽ trong phần mềm quản lý in ấn, không chỉ để điều phối lao động mà còn phục vụ tính lương – thưởng chính xác theo năng suất thực tế.

Phân công công việc trực tiếp từ phần mềm – Giao đúng người, đúng ca, đúng máy

Phần mềm quản lý in ấn cho phép bộ phận sản xuất hoặc quản đốc:

• Phân chia công việc theo ca hoặc theo ngày: mỗi công đoạn như in, cán, bế… sẽ được gán cho tổ tương ứng.
• Chỉ định cụ thể từng người vận hành máy hoặc phụ trách kiểm tra chất lượng: giúp ghi nhận trách nhiệm rõ ràng, đồng thời kiểm soát hiệu quả lao động từng cá nhân.
• Tự động đề xuất nhân sự phù hợp: dựa trên khối lượng công việc, lịch làm việc, trình độ kỹ thuật, hoặc năng suất làm việc trước đó.
• Tích hợp với hệ thống máy chấm công: xác định chính xác người thực hiện từng công đoạn trong quy trình sản xuất.

Tất cả dữ liệu phân công được hiển thị dạng bảng, lịch hoặc dashboard trực quan, giúp điều phối nhân sự nhanh chóng, hạn chế sai sót và phản ứng linh hoạt với thay đổi đột xuất như nhân viên nghỉ ca, lỗi máy, hoặc tăng ca khẩn cấp.

Tính lương theo năng suất – Minh bạch, công bằng, thúc đẩy hiệu quả

Tính năng tính lương theo năng suất là điểm khác biệt nổi bật của phần mềm quản lý in ấn so với các phần mềm nhân sự truyền thống. Thay vì tính lương cố định hoặc chấm công thủ công, phần mềm sẽ:

• Tự động ghi nhận sản lượng mỗi nhân sự thực hiện: ví dụ, công nhân bế được 3.000 hộp/ngày, cán được 2.000 tờ, hoặc hoàn thành 5 đơn hàng gấp trong ca làm.
• Áp dụng định mức năng suất và đơn giá linh hoạt: cho phép doanh nghiệp thiết lập đơn giá sản phẩm hoặc mức khoán công đoạn khác nhau theo từng khách hàng, loại in, khung thời gian…
• Tự động cộng dồn lương theo sản lượng + lương cứng (nếu có): từ đó giảm gánh nặng tính lương thủ công, đồng thời nâng cao tính minh bạch, rõ ràng và có cơ sở đối chiếu khi có thắc mắc.
• Tạo báo cáo so sánh hiệu suất lao động theo ngày, tuần, tháng – giúp quản lý dễ dàng đánh giá, khen thưởng hoặc đào tạo lại nhân sự có năng suất thấp.

Tính năng này đặc biệt hiệu quả trong các doanh nghiệp in áp dụng cơ chế trả lương theo sản phẩm, hoặc muốn chuyển sang cơ chế thưởng năng suất để tăng hiệu quả vận hành.

Tính năng quản lý nhân sự sản xuất trong phần mềm quản lý in ấn không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực lao động mà còn đảm bảo tính minh bạch, công bằng và chính xác trong phân công – tính lương. Với khả năng liên kết chặt chẽ giữa sản xuất – nhân sự – tài chính, phần mềm quản lý in ấn là trợ lý đắc lực giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả hơn mỗi ngày.

Tính giá thành sản phẩm

Trong ngành in, lợi nhuận thường nằm ở khả năng kiểm soát chi phí và tính đúng giá thành. Tuy nhiên, điều này lại vô cùng phức tạp vì mỗi đơn hàng in có thể khác nhau về loại giấy, mực, công đoạn, định mức tiêu hao và nhân công. Nếu không có công cụ hạch toán chính xác, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng lãi giả – lỗ thật, khi báo giá không phản ánh đúng chi phí thực tế. Đó là lý do tại sao tính năng tính giá thành sản phẩm luôn được xem là một phần cốt lõi không thể thiếu trong bất kỳ phần mềm quản lý in ấn chuyên nghiệp nào.

Hạch toán chi phí chi tiết: từ nguyên liệu đến công nhân và hao hụt sản xuất

Phần mềm quản lý in ấn cho phép doanh nghiệp tự động hạch toán toàn bộ chi phí cấu thành nên sản phẩm, bao gồm:

• Chi phí nguyên vật liệu: hệ thống sẽ tự động lấy số lượng giấy, mực, keo, màng… đã tiêu thụ từ kho theo định mức kỹ thuật của từng đơn hàng và giá nhập gần nhất. Nếu có hao hụt trong quá trình sản xuất (ví dụ: giấy bị lỗi, in hỏng), phần mềm cũng cho phép khai báo để đưa vào tính giá thành.
• Chi phí nhân công trực tiếp: phần mềm quản lý in ấn ghi nhận số giờ công lao động theo từng công đoạn (in, cán, bế, dán…), từ đó tính ra phần chi phí nhân sự tương ứng với đơn hàng. Đối với doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm, phần mềm sẽ căn cứ vào sản lượng để phân bổ.
• Chi phí sản xuất chung: như điện năng, khấu hao máy in, vật tư phụ trợ, chi phí bảo trì thiết bị. Những khoản chi này có thể được phân bổ theo tỷ lệ cố định hoặc theo tổng sản lượng in trong kỳ.
• Chi phí gián tiếp khác: phần mềm cũng cho phép nhập các chi phí bổ sung như chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, chi phí kiểm tra chất lượng, hoặc chi phí gia công ngoài (nếu sử dụng dịch vụ in phụ trợ).

Tất cả chi phí sẽ được tổng hợp và tự động tính ra giá thành đơn vị cho từng sản phẩm hoặc từng đơn hàng in.

So sánh giữa giá thành dự kiến và giá thành thực tế 

Một tính năng nâng cao của phần mềm quản lý in ấn là khả năng so sánh giữa giá thành dự kiến và giá thành thực tế sau khi hoàn tất đơn hàng. Cụ thể:

• Giá thành dự kiến: được hệ thống tính toán dựa trên định mức vật tư, công đoạn, năng suất máy, và giá nhân công tiêu chuẩn.
• Giá thành thực tế: dựa trên số lượng vật tư thực tế đã xuất kho, công giờ thực tế của nhân sự, và các khoản chi phát sinh trong suốt quá trình sản xuất.

Thông qua sự chênh lệch giữa hai chỉ số này, doanh nghiệp có thể:

• Phát hiện điểm bất thường: ví dụ chi phí mực in tăng bất thường, nhân công sử dụng vượt định mức, hoặc khâu bế gây hao hụt nhiều hơn dự kiến.
• Đánh giá hiệu quả từng đơn hàng: xác định đơn hàng có lời hay lỗ, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh báo giá ở các đơn tiếp theo.
• Tối ưu định mức kỹ thuật: nếu liên tục phát hiện hao hụt nhiều, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh lại định mức vật tư hoặc quy trình sản xuất.

Tính năng tính giá thành sản phẩm trong phần mềm quản lý in ấn giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát được mọi chi phí phát sinh mà còn đảm bảo mỗi đơn hàng được theo dõi sát sao về hiệu quả tài chính. Với sự hỗ trợ từ phần mềm, doanh nghiệp có thể xây dựng chiến lược báo giá linh hoạt, tối ưu hóa lợi nhuận và cạnh tranh hiệu quả hơn trong thị trường in ngày càng biến động.

Báo cáo và phân tích hiệu suất 

Một trong những giá trị lớn nhất mà phần mềm quản lý in ấn mang lại cho doanh nghiệp không chỉ nằm ở việc số hóa quy trình vận hành mà còn là khả năng thu thập, tổng hợp và phân tích dữ liệu một cách hệ thống và trực quan. Thay vì dựa vào báo cáo Excel thủ công, sai số và thiếu nhất quán, doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý in ấn có thể theo dõi hiệu suất sản xuất, lợi nhuận, mức tiêu hao, hiệu quả nhân sự – tất cả chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Theo dõi KPI theo đơn hàng, máy móc và nhân sự 

Phần mềm quản lý in ấn cho phép thiết lập và theo dõi các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI) cho nhiều đối tượng khác nhau trong quá trình sản xuất:

• KPI đơn hàng: theo dõi tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, thời gian xử lý trung bình, tỷ lệ sai lỗi, chi phí thực tế so với dự kiến. Từ đó giúp bộ phận kinh doanh đánh giá được chất lượng sản xuất và cam kết với khách hàng.
• KPI máy móc: phần mềm quản lý in ấn ghi nhận số giờ vận hành, số sản phẩm in ra, thời gian dừng máy, tần suất lỗi kỹ thuật… Nhờ đó, bộ phận kỹ thuật có thể lên kế hoạch bảo trì hợp lý và tối ưu hiệu suất sử dụng máy.
• KPI nhân sự sản xuất: phần mềm tự động thống kê sản lượng theo từng công đoạn của từng nhân sự, từ đó giúp quản lý đánh giá năng suất, tỷ lệ lỗi, và khả năng hoàn thành đúng tiến độ. Đây là cơ sở để chấm điểm thi đua, tính thưởng và tái phân công hợp lý.

Dữ liệu KPI được thể hiện bằng biểu đồ, bảng so sánh hoặc dashboard thời gian thực, dễ dàng theo dõi trên máy tính hoặc thiết bị di động.

Phân tích lợi nhuận theo khách hàng và sản phẩm

Một tính năng nâng cao khác của phần mềm quản lý in ấn là khả năng phân tích lợi nhuận theo từng khách hàng hoặc nhóm sản phẩm. Cụ thể:

• Phân tích theo khách hàng: phần mềm tổng hợp toàn bộ đơn hàng theo từng khách hàng, tính toán lợi nhuận gộp, tỷ lệ lỗi, số lần trễ hẹn và mức chiết khấu trung bình. Từ đó giúp doanh nghiệp nhận diện nhóm khách hàng tiềm năng mang lại lợi nhuận cao và loại bỏ các khách hàng gây hao tổn nguồn lực.
• Phân tích theo sản phẩm: phần mềm quản lý in ấn cho phép so sánh tỷ suất lợi nhuận theo từng loại sản phẩm như catalogue, bao bì, brochure, hộp giấy, decal… để xem loại nào lời nhiều, loại nào có rủi ro sản xuất cao. Từ đó doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách giá, tập trung vào sản phẩm chiến lược.
• So sánh định kỳ theo quý, năm: phần mềm có thể tạo báo cáo tăng trưởng hoặc giảm sút lợi nhuận theo thời gian, giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các xu hướng bất lợi và lên kế hoạch điều chỉnh phù hợp.

Tính năng báo cáo và phân tích hiệu suất của phần mềm quản lý in ấn là công cụ chiến lược, giúp doanh nghiệp không chỉ vận hành hiệu quả mà còn đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế. Khi mọi thông tin về chi phí, năng suất, lợi nhuận được minh bạch và cập nhật liên tục, ban lãnh đạo sẽ có cái nhìn toàn diện để điều chỉnh kịp thời – giúp nhà máy in phát triển bền vững và có lợi nhuận thực sự.

Hướng dẫn lựa chọn phần mềm quản lý in ấn phù hợp

Lựa chọn phần mềm quản lý in ấn phù hợp là bước đi mang tính chiến lược đối với bất kỳ doanh nghiệp in nào – từ xưởng in gia công nhỏ đến các nhà máy in bao bì, xuất bản quy mô lớn. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều giải pháp, từ phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt (Print MIS) đến phần mềm ERP đa năng được tùy biến theo ngành in. Tuy nhiên, không có phần mềm nào là “tốt nhất tuyệt đối” – mà chỉ có phần mềm phù hợp nhất với mô hình kinh doanh, ngân sách và mức độ trưởng thành công nghệ của doanh nghiệp bạn.

Các tiêu chí cần cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý in ấn

Việc lựa chọn phần mềm quản lý in ấn không thể dựa trên cảm tính hay xu hướng nhất thời. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhiều yếu tố để đảm bảo phần mềm đáp ứng tốt đặc thù ngành in, phù hợp với hiện trạng vận hành và có khả năng mở rộng trong tương lai. Dưới đây là những tiêu chí then chốt mà bất kỳ doanh nghiệp in nào cũng nên cân nhắc kỹ lưỡng.

Mô hình kinh doanh: in nhanh, in bao bì, in khổ lớn hay in số lượng lớn

Mỗi loại hình in ấn sẽ có quy trình, định mức vật tư và cách báo giá khác nhau. Do đó, phần mềm quản lý in ấn cần tương thích với đặc thù kỹ thuật và dòng công việc cụ thể:

• In nhanh, in offset: yêu cầu hệ thống báo giá tự động, xử lý đơn hàng gấp, tích hợp tốt với máy in kỹ thuật số hoặc máy in văn phòng công suất cao. Phần mềm cần tối ưu thời gian và giao diện thao tác nhanh gọn.
• In bao bì – tem nhãn – hộp giấy: yêu cầu phần mềm quản lý in ấn hỗ trợ đa công đoạn phức tạp như bế, dán, cán màng, ép kim… Đồng thời có khả năng quản lý định mức vật tư chính xác và kiểm soát chặt lượng giấy hao hụt.
• In khổ lớn – in công nghiệp: cần phần mềm có khả năng lập kế hoạch máy móc, tính toán tối ưu khổ in, quản lý máy in theo vùng, theo cuộn và xử lý file in dung lượng lớn.

Phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý quy trình dễ dàng, thay vì phải tùy chỉnh quá nhiều dẫn đến phát sinh chi phí và rủi ro vận hành.

Quy mô doanh nghiệp: nhỏ, vừa hay nhiều chi nhánh

Phần mềm quản lý in ấn nên tương thích với quy mô vận hành thực tế, cụ thể:

• Doanh nghiệp in quy mô nhỏ – hộ kinh doanh: nên chọn phần mềm đơn giản, dễ dùng, chi phí hợp lý, có thể chạy trên nền tảng cloud. Tập trung vào quản lý đơn hàng, báo giá và thống kê cơ bản.
• Doanh nghiệp in vừa – tổ đội 10–50 nhân sự: nên chọn phần mềm quản lý in ấn có đầy đủ chức năng quản lý sản xuất, kho vật tư, tính giá thành, phân công nhân sự và báo cáo lợi nhuận. Có thể ưu tiên Print MIS chuyên dụng.
• Doanh nghiệp in lớn – đa chi nhánh hoặc có phân xưởng riêng biệt: cần phần mềm ERP có thể tích hợp nhiều bộ phận (bán hàng, kế toán, kho, nhân sự), có khả năng tùy biến sâu và kết nối dữ liệu giữa các phòng ban. Khả năng mở rộng là bắt buộc.

Khả năng tùy biến và cấu hình theo quy trình đặc thù

Không có phần mềm quản lý in ấn nào có thể “vừa vặn hoàn toàn” với tất cả doanh nghiệp. Do đó, khả năng tùy biến là một trong những yếu tố sống còn:

• Tùy biến công đoạn sản xuất: có thể thêm – bớt công đoạn như cán màng, ép kim, bế, khoan lỗ… phù hợp với từng loại sản phẩm.
• Tùy biến biểu mẫu báo giá, phiếu sản xuất, hóa đơn: phù hợp với cách vận hành nội bộ và đặc điểm của từng thị trường khách hàng.
• Tùy biến quyền truy cập: phân quyền theo vị trí (quản lý, điều hành máy, nhân viên kho…), giới hạn truy cập dữ liệu hoặc chức năng cụ thể.
• Khả năng tích hợp API hoặc chỉnh sửa mã nguồn (với phần mềm mã nguồn mở): giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng tính năng khi cần.

Lưu ý: càng có khả năng tùy biến sâu thì chi phí triển khai và bảo trì có thể cao hơn – nhưng đổi lại là tính linh hoạt và tính đồng bộ lâu dài.

Khả năng tích hợp với hệ thống kế toán, CRM, eCommerce

Trong thời đại số hóa, phần mềm quản lý in ấn không nên hoạt động đơn lẻ mà cần liên thông dữ liệu với các hệ thống khác để tạo nên chuỗi vận hành mượt mà:

• Tích hợp với kế toán: đồng bộ đơn hàng, phiếu xuất – nhập – tồn kho, giá thành sản phẩm và hóa đơn để kế toán dễ theo dõi sổ sách, lên báo cáo tài chính và thuế nhanh chóng.
• Tích hợp với CRM: giúp bộ phận bán hàng theo dõi trạng thái đơn hàng, lịch sử khách hàng, tự động nhắc lịch chăm sóc khách hàng in định kỳ hoặc báo giá lại.
• Tích hợp với hệ thống thương mại điện tử hoặc website đặt in online: cho phép khách hàng gửi file, lựa chọn sản phẩm in, nhận báo giá và theo dõi tiến độ ngay trên nền tảng trực tuyến. Tăng trải nghiệm người dùng và mở rộng kênh bán hàng không giới hạn.

Một phần mềm quản lý in ấn có khả năng tích hợp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, hạn chế lỗi thủ công và hỗ trợ ra quyết định nhanh dựa trên dữ liệu đồng bộ.

Lựa chọn phần mềm quản lý in ấn không đơn thuần là tìm một công cụ để nhập liệu hay theo dõi tiến độ, mà là một quyết định ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành, năng lực cạnh tranh và khả năng tăng trưởng của doanh nghiệp trong dài hạn. Việc đánh giá đúng mô hình kinh doanh, quy mô, khả năng tùy biến và tích hợp hệ thống là chìa khóa để chọn được giải pháp phù hợp và phát huy tối đa hiệu quả đầu tư.

Checklist trước khi quyết định lựa chọn phần mềm quản lý in ấn

Khi doanh nghiệp đã xác định được nhu cầu nội tại, đặc thù quy trình và các tiêu chí cơ bản, bước tiếp theo cực kỳ quan trọng là thực hiện một checklist đánh giá cụ thể trước khi ra quyết định cuối cùng. Dưới đây là 3 yếu tố thường bị bỏ qua nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả triển khai phần mềm quản lý in ấn trong thực tế vận hành.

Phần mềm quản lý in ấn nên chạy trên nền tảng cloud hay on-premise?

Cloud (điện toán đám mây) và On-premise (cài đặt trên máy chủ tại chỗ) là hai hình thức triển khai phổ biến nhất hiện nay. Mỗi hình thức đều có ưu – nhược điểm riêng và phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp:

• Cloud – Ưu tiên cho doanh nghiệp nhỏ đến vừa
  • Không cần đầu tư máy chủ vật lý.
  • Truy cập mọi lúc mọi nơi qua internet, phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa.
  • Cập nhật phần mềm và dữ liệu tự động từ nhà cung cấp.
  • Chi phí trả theo năm hoặc tháng, dễ dự trù ngân sách.
• On-premise – Phù hợp với doanh nghiệp lớn, yêu cầu bảo mật cao
  • Dữ liệu được lưu trữ hoàn toàn nội bộ, doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát.
  • Ít phụ thuộc vào kết nối internet.
  • Cần đầu tư cơ sở hạ tầng và đội ngũ IT quản trị hệ thống.

Vì vậy, trước khi lựa chọn phần mềm quản lý in ấn, doanh nghiệp cần xem xét yếu tố hạ tầng công nghệ hiện tại, chính sách bảo mật và khả năng quản lý vận hành để quyết định mô hình triển khai phù hợp nhất.

Phần mềm quản lý in ấn có hỗ trợ giao diện tiếng Việt không?

Đây là tiêu chí thường bị bỏ sót nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến khả năng sử dụng thực tế của đội ngũ nhân sự – đặc biệt là bộ phận vận hành, sản xuất hoặc nhân viên văn phòng không rành tiếng Anh chuyên ngành.

• Nếu phần mềm quản lý in ấn có giao diện tiếng Việt đầy đủ, dễ hiểu, doanh nghiệp sẽ:
  • Rút ngắn thời gian đào tạo và chuyển giao.
  • Hạn chế lỗi thao tác do hiểu sai thuật ngữ kỹ thuật.
  • Tăng tỷ lệ chấp nhận sử dụng phần mềm trong toàn công ty.
• Nếu phần mềm không hỗ trợ tiếng Việt:
  • Doanh nghiệp nên kiểm tra xem có thể tùy chỉnh ngôn ngữ hay không.
  • Cân nhắc phương án dịch thuật riêng hoặc chọn nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tiếng Việt.

Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, lựa chọn phần mềm quản lý in ấn có hỗ trợ tiếng Việt sẵn sẽ giúp quá trình triển khai và sử dụng diễn ra thuận lợi hơn rất nhiều.

Nhà cung cấp phần mềm có hỗ trợ triển khai và đào tạo không?

Một phần mềm quản lý in ấn dù có nhiều tính năng đến đâu nhưng nếu không được hướng dẫn triển khai đúng cách, đào tạo bài bản cho đội ngũ, thì vẫn rất dễ dẫn đến thất bại. Do đó, hãy kiểm tra kỹ các yếu tố sau từ nhà cung cấp:

• Quy trình triển khai có bài bản không: Bao gồm khảo sát hiện trạng, thiết kế hệ thống, cấu hình, chạy thử, bàn giao và hỗ trợ sau triển khai.
• Có tài liệu hướng dẫn và đào tạo người dùng không: Ưu tiên chọn nhà cung cấp có tài liệu tiếng Việt, video hướng dẫn thao tác thực tế, và sẵn sàng đào tạo online/offline.
• Chính sách hỗ trợ kỹ thuật sau khi triển khai: Có cam kết SLA (thời gian phản hồi), kênh liên hệ nhanh (hotline, Zalo, email), hỗ trợ cập nhật phiên bản định kỳ…
• Kinh nghiệm triển khai thực tế cho doanh nghiệp ngành in tại Việt Nam: Một nhà cung cấp có kinh nghiệm thực tế sẽ hiểu rõ quy trình đặc thù ngành in và có thể tư vấn giải pháp phù hợp thay vì chỉ bán phần mềm.

Trước khi ký kết triển khai bất kỳ phần mềm quản lý in ấn nào, doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá đầy đủ theo checklist trên. Những yếu tố tưởng chừng như “phụ” như nền tảng cloud hay on-premise, giao diện ngôn ngữ, và khả năng hỗ trợ từ nhà cung cấp lại là chìa khóa quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Hãy đảm bảo rằng phần mềm được chọn không chỉ phù hợp về mặt kỹ thuật mà còn có khả năng đồng hành lâu dài cùng sự phát triển của doanh nghiệp in của bạn.

Chi phí và thời gian triển khai phần mềm quản lý in ấn

Chi phí và thời gian triển khai luôn là những yếu tố then chốt ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định đầu tư phần mềm quản lý in ấn của doanh nghiệp. Việc lựa chọn phần mềm cần không chỉ phù hợp về tính năng, mà còn phải khả thi về mặt ngân sách và tiến độ. Dưới đây là những yếu tố cần được phân tích kỹ trước khi đưa ra quyết định đầu tư.

Chi phí mua bản quyền và chi phí thuê theo tháng

Trên thị trường hiện nay, các phần mềm quản lý in ấn được cung cấp dưới hai hình thức phổ biến:

• Mua bản quyền trọn đời (on-premise hoặc perpetual license)
  • Ưu điểm: Không phải trả phí định kỳ; dữ liệu được lưu trữ nội bộ; kiểm soát toàn diện.
  • Nhược điểm: Chi phí đầu tư ban đầu cao (thường từ vài chục đến vài trăm triệu VNĐ); cần đội ngũ IT nội bộ để quản lý, sao lưu và bảo trì.
• Thuê phần mềm theo tháng/năm (subscription – SaaS)
  • Ưu điểm: Chi phí ban đầu thấp, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ và vừa; được cập nhật và bảo trì liên tục bởi nhà cung cấp; có thể ngừng thuê nếu không còn nhu cầu.
  • Nhược điểm: Chi phí cộng dồn lâu dài có thể cao hơn; phụ thuộc vào đường truyền internet; dữ liệu lưu trữ trên cloud có thể gây lo ngại bảo mật nếu không kiểm soát kỹ.

Doanh nghiệp nên cân nhắc giữa nhu cầu vận hành lâu dài và ngân sách hiện tại để chọn mô hình chi trả phù hợp khi triển khai phần mềm quản lý in ấn.

Chi phí triển khai ban đầu và bảo trì

Ngoài chi phí mua/thuê phần mềm, doanh nghiệp cần tính đến các khoản sau:

• Chi phí tư vấn – khảo sát hiện trạng: Nhà cung cấp phần mềm quản lý in ấn uy tín sẽ thường tiến hành khảo sát quy trình thực tế trước khi cấu hình hệ thống. Mức phí này có thể từ vài triệu đến vài chục triệu tùy độ phức tạp.
• Chi phí cấu hình – tùy biến phần mềm: Với các phần mềm ERP hoặc Print MIS chuyên sâu, chi phí cấu hình theo quy trình riêng biệt có thể khá lớn. Những yêu cầu như: báo giá theo khổ in, tính hao hụt vật tư, chia ca máy in… sẽ cần lập trình riêng.
• Chi phí đào tạo và chuyển giao: Bao gồm các buổi hướng dẫn sử dụng phần mềm, tài liệu thao tác, video demo, và hỗ trợ đội ngũ nội bộ làm quen hệ thống.
• Chi phí bảo trì, nâng cấp, hỗ trợ kỹ thuật: Thường tính theo năm hoặc tích hợp trong gói thuê phần mềm. Các doanh nghiệp cần kiểm tra chính sách SLA (thời gian phản hồi), chi phí bảo trì định kỳ và chi phí cho việc nâng cấp phiên bản mới.

Thời gian triển khai phần mềm quản lý in ấn: từ 2 tuần đến 3 tháng

Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của quy trình in ấn và độ lớn của doanh nghiệp, thời gian triển khai phần mềm quản lý in ấn sẽ khác nhau:

Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài nguyên nội bộ, người phụ trách dự án và cam kết thời gian hợp tác trong suốt quá trình triển khai để rút ngắn thời gian.

Tính toán ROI: Sau bao lâu phần mềm bắt đầu mang lại hiệu quả?

Một trong những câu hỏi phổ biến trước khi đầu tư phần mềm quản lý in ấn là: Bao lâu thì hoàn vốn?

Theo khảo sát thực tế từ các doanh nghiệp in tại Việt Nam đã ứng dụng thành công:

• 1–3 tháng: Với phần mềm báo giá in nhanh hoặc phần mềm quản lý đơn hàng đơn giản, hiệu quả thể hiện ngay trong việc giảm sai sót, rút ngắn thời gian báo giá, tăng tỷ lệ chốt đơn.
• 3–6 tháng: Khi triển khai phần mềm quản lý in ấn toàn diện có cả quản lý sản xuất – kho – nhân sự – báo cáo, thời gian hoàn vốn sẽ dài hơn nhưng đổi lại là khả năng kiểm soát chặt chẽ chi phí, giảm thất thoát vật tư, tăng hiệu suất vận hành.
• 6–12 tháng: Với phần mềm ERP tùy chỉnh sâu hoặc hệ thống đa chi nhánh, thời gian ROI kéo dài nhưng mang lại giá trị lớn như tích hợp dữ liệu toàn hệ thống, giảm phụ thuộc vào con người, tăng tính minh bạch tài chính.

Việc tính ROI cụ thể cần kết hợp dữ liệu thực tế (sản lượng, chi phí, lỗi, thời gian sản xuất) trước và sau triển khai phần mềm quản lý in ấn. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu nhà cung cấp hỗ trợ tạo bảng tính ROI trước đầu tư.

Chi phí và thời gian triển khai là hai yếu tố doanh nghiệp không thể bỏ qua khi lựa chọn phần mềm quản lý in ấn. Một phần mềm rẻ nhưng không phù hợp có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều hơn cả chi phí đầu tư ban đầu. Do đó, việc đánh giá toàn diện giữa chi phí – thời gian – khả năng hoàn vốn là bước quan trọng để đảm bảo rằng giải pháp phần mềm quản lý in ấn mang lại hiệu quả thực tế, bền vững và lâu dài cho doanh nghiệp.

Kết luận

Trong bối cảnh ngành in đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, việc đầu tư vào phần mềm quản lý in ấn không còn là lựa chọn, mà là một yếu tố thiết yếu nếu doanh nghiệp muốn duy trì năng lực cạnh tranh, tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất. 

Lời khuyên cuối cùng dành cho doanh nghiệp in:

• Hãy xuất phát từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để xác định rõ bài toán cần giải, từ đó lựa chọn phần mềm quản lý in ấn phù hợp thay vì chạy theo xu hướng công nghệ.
• Đối với doanh nghiệp in vừa và nhỏ, phần mềm quản lý in ấn chuyên biệt dạng thuê bao theo tháng là lựa chọn dễ triển khai, ít rủi ro và tối ưu chi phí.
• Nếu doanh nghiệp đang hoạt động đa ngành, có quy mô lớn và cần tích hợp nhiều phòng ban như kế toán, bán hàng, kho, nhân sự, hãy cân nhắc sử dụng phần mềm ERP có tùy biến cho ngành in để đạt hiệu quả dài hạn.
• Đừng quên đánh giá kỹ năng lực của nhà cung cấp, khả năng hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phần mềm và đặc biệt là kinh nghiệm triển khai thực tế trong ngành in ấn.

Phần mềm quản lý in ấn không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà còn là “trợ lý chiến lược” giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm chi phí, kiểm soát chất lượng và phát triển bền vững trong thời đại số. Việc lựa chọn đúng phần mềm ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những tổn thất không đáng có và mở rộng quy mô dễ dàng hơn trong tương lai.