Triển khai Odoo: Quy trình triển khai và các yếu tố đánh giá sự thành công

Triển khai Odoo sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, đảm bảo tối ưu quy trình kinh doanh, khả năng liên kết công việc giữa các phòng ban – bộ phận, tích hợp tất cả module thương mại điện tử tiện ích trong một hệ thống quản lý duy nhất,… Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu được thời gian, công sức, chi phí hoạt động, góp phần nâng cao hiệu suất, mức doanh số và lợi nhuận kinh doanh hiệu quả.

Trong bài viết này, doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu chi tiết về các bước triển khai Odoo cùng những yếu tố đánh giá sự thành công khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý tuyệt vời này nhé!

Quy trình triển khai Odoo dành cho các doanh nghiệp

Sau khi đã hiểu về lợi ích mà doanh nghiệp có thể nhận được khi triển khai Odoo, trong phần tiếp theo, Magenest sẽ hướng dẫn doanh nghiệp chi tiết quy trình triển khai phần mềm Odoo đạt được hiệu quả tối ưu nhất nhé!

Bước 1: Phân tích nhu cầu và đặc trưng của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai Odoo dành cho doanh nghiệp chính là phân tích nhu cầu và đặc trưng của doanh nghiệp một cách chi tiết, cẩn thận và chính xác. Từ đó, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn và tiến hành triển khai Odoo hiệu quả, phù hợp.

Căn cứ vào nhu cầu và đặc trưng của mình, doanh nghiệp mới có thể xác định được mục tiêu và kết quả mà mình mong muốn đạt được khi ứng dụng phần mềm Odoo, xác định chính xác các tính năng chủ đạo sẽ tích hợp trong hệ thống khi chính thức vận hành phần mềm.

Ngoài ra, từ chính những nhu cầu và đặc trưng của mình, doanh nghiệp mới có thể xây dựng được chiến lược và lập ra bản kế hoạch triển khai chi tiết, có các tính toán đúng đắn để có thể phân bổ hợp lý các loại nguồn lực.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch triển khai

Sau khi đã xác định rõ được các nhu cầu cũng như đặc trưng của mình, bước tiếp theo trong quy trình triển khai Odoo cho doanh nghiệp chính là xây dựng kế hoạch triển khai thật phù hợp. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần phối hợp với phía agency cung cấp, hỗ trợ về phần mềm Odoo để có thể tạo nên một bản kế hoạch cho dự án triển khai, vận hành đầy đủ, chi tiết và hợp lý nhất.

Nội dung chủ yếu của bản kế hoạch này không thể thiếu các yếu tố sau đây:

• Thời gian cụ thể triển khai nền tảng Odoo

• Các mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được

• Dự kiến các khoản chi phí cần thiết và các khoản chi phí có thể phát sinh

• Chi tiết về kế hoạch đào tạo nhân sự ứng dụng,…

Bước 3: Phác thảo hệ thống và xác định bản mockup

Để triển khai Odoo thành công, doanh nghiệp không thể nào bỏ qua bước phác thảo hệ thống và xác định bản mockup. Trước khi bắt đầu triển khai Odoo, doanh nghiệp cần có một bản phác thảo về mô hình dành cho hệ thống để họ có thể hiểu chính xác được quy trình vận hành của hệ thống cũng như có cơ sở để thảo luận về phạm vi của những yếu tố tùy chỉnh cực kỳ cần thiết này.

Sau khi doanh nghiệp đã xác định được chính xác các tùy chỉnh nào sẽ được xây dựng, phát triển thêm vào cho hệ thống, đội ngũ chuyên gia đảm nhận dự án sẽ tiến hành chuẩn bị những tài liệu, các bản mockup cùng đầy đủ trình tự hoạt động cho các tính năng mới được thêm vào. Việc xác định bản mockup này là để doanh nghiệp có cơ sở xác định rõ ràng toàn bộ phạm vi hoạt động và đưa ra được phiên bản cuối cùng dành cho hệ thống Odoo của mình.

Bước 4: Thử nghiệm thông qua Odoo Demo

Sau khi phác thảo hệ thống và xác định bản mockup, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thử nghiệm với Odoo Demo. Dựa trên bản Odoo Demo này, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn bao quát và thực tế nhất về hiệu quả của quá trình ứng dụng nền tảng Odoo trong các hoạt động quản lý. 

Việc thử nghiệm với Odoo Demo nên được tiến hành ở từng phòng ban – bộ phận nhỏ trước, sau đó, doanh nghiệp và phía agency cung cấp dịch vụ sẽ xem xét và đánh giá lại sự phù hợp của nền tảng với quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Việc thử nghiệm dựa trên phần mềm Odoo Demo này nhằm mục đích chỉnh sửa, phát triển hệ thống sao cho các tính năng đảm bảo sự phù hợp và hoạt động diễn ra linh hoạt, trơn tru, chính xác theo yêu cầu về công việc của doanh nghiệp. Sau khi thay đổi, chỉnh sửa, nâng cấp, một vòng thử nghiệm với Odoo Demo khác sẽ được diễn ra để doanh nghiệp có thể tiếp tục đánh giá hiệu quả của hệ thống Odoo này.

Bước 5: Chính thức triển khai Odoo

Sau khi hoàn tất đánh giá phiên bản thử nghiệm cuối cùng, doanh nghiệp sẽ chính thức triển khai Odoo để quản lý quy trình và các hoạt động của mình. Phiên bản chính thức là phiên bản đã được các chuyên gia kỹ thuật phát triển thông qua nhiều lần lần thử nghiệm khác nhau với mức độ chính xác gần như đạt sự tuyệt đối và hiệu suất của quá trình vận hành cũng được đảm bảo.

Bước 6: Tùy chỉnh và tích hợp thêm những tính năng cần thiết

Việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm trong các bước triển khai Odoo chính là tùy chỉnh và tích hợp thêm những tính năng cần thiết. Tập trung nghiên cứu và phát triển những tính năng mới cho hệ thống sẽ góp phần rất lớn đáp ứng được toàn bộ những yêu cầu mà doanh nghiệp đã đặt ra về quy trình kinh doanh của mình.

Để đảm bảo cho nhân viên trong các phòng ban – bộ phận có thể dễ dàng hiểu về cách vận hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu hướng dẫn phương pháp sử dụng và thường xuyên kiểm tra hệ thống cùng đội ngũ chuyên gia kỹ thuật.

Không những vậy, trong quá trình doanh nghiệp triển khai Odoo, các agency cung cấp dịch vụ cũng sẽ hỗ trợ tích hợp một số phần mềm, tiện ích cùng ứng dụng của các bên thứ ba vào hệ thống. Sở hữu lợi thế về khả năng kết nối, nền tảng Odoo sau khi tích hợp với các phần mềm, tiện ích, ứng dụng khác sẽ phục vụ cực kỳ hiệu quả cho nhu cầu quản lý và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp.

Bước 7: Kiểm tra và bảo trì hệ thống

Trong quá trình triển khai Odoo, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra hiệu suất hoạt động cũng như thường xuyên cập nhật, bảo trì hệ thống để đảm bảo Odoo có thể hoạt động xuyên suốt, không bị gián đoạn giữa chừng. Việc bảo trì có thể được tiến hành theo quý hoặc nửa năm một lần.

Bước 8: Đào tạo cho đội ngũ nhân viên sử dụng thành thạo Odoo

Bước cuối cùng trong quá trình triển khai Odoo chính là đào tạo cho các nhân viên hiểu và vận hành được phần mềm. Doanh nghiệp có thể thiết kế các buổi học, hội thảo đào tạo sử dụng hoặc cử một số nhân viên của các phòng ban – bộ phận tham gia những khóa đào tạo về Odoo của agency hoặc của nhà phát hành để có thể thành thục trong việc thực hiện các nghiệp vụ của họ thông qua nền tảng Odoo. 

Ngoài ra, nếu không có nhiều thời gian và để thuận tiện hơn trong quá trình đào tạo cho các nhân viên phần mềm, doanh nghiệp có thể liên hệ với agency cung cấp dịch vụ xây dựng thêm module đào tạo chuyên dụng về phương vận hành phần mềm. Thông thường, module này sẽ được tích hợp sẵn trên hệ thống Odoo, tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần có một số buổi đào tạo online để có thể hiểu hơn về cách tự học trên tính năng này.

Các yếu tố đánh giá sự thành công khi triển khai Odoo

Sau khi đã hiểu rõ về các bước triển khai Odoo, trong phần tiếp theo, doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu chi tiết các yếu tố đánh giá sự thành công khi chúng ta triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp tuyệt vời này nhé!

Đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp

Yếu tố đầu tiên đánh giá sự thành công khi triển khai Odoo mà doanh nghiệp cần lưu ý chính là đáp ứng được các mục tiêu đề ra từ ban đầu của doanh nghiệp, bao gồm: đơn giản hóa quy trình nội bộ, nâng cao khả năng làm việc liên phòng ban, giảm thiểu chi phí vận hàng nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Nâng cao khả năng làm việc liên phòng ban

Nền tảng Odoo mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp vô cùng hiệu quả trong hoạt động liên kết giữa các phòng ban – bộ phận. Các cấp quản lý có thể cấp quyền cho nhân viên trong phòng ban của mình xem các thông tin, dữ liệu và người không được cấp quyền sẽ không thể truy cập vào các tệp này. Đội ngũ nhân sự cũng có thể dễ dàng trao đổi trực tiếp cùng nhau thông qua nhiều tính năng tiện ích như nhắn tin, chat,… nhằm cập nhật về tình hình công việc một cách nhanh chóng, kịp thời. 

Có thể nói, triển khai Odoo không chỉ cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp thuận lợi theo hướng chuyển đổi số hiện đại mà còn là một trong những yếu tố hàng đầu giúp gắn kết các phòng ban – bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. 

Đơn giản hóa quy trình nội bộ của doanh nghiệp 

Bộ công cụ của phần mềm Odoo cung cấp cho doanh nghiệp nhiều chức năng cực kỳ đa dạng, giúp giải quyết được nhiều vấn đề vô cùng hiệu quả. Odoo hỗ trợ doanh nghiệp có thể tạo, lưu trữ cũng như trích xuất các dữ liệu tùy vào những mục đích sử dụng khác nhau.

Phần mềm Odoo cũng giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng loại bỏ các quy trình thủ công mất nhiều thời gian và công sức, chẳng hạn như: quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự, quản lý các dữ liệu của khách hàng, quản lý chất lượng hàng hóa và sản phẩm,…

Giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Hệ thống Odoo có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành khi tích hợp toàn bộ các ứng dụng, tiện ích như quản lý nhân sự, quản lý quy trình làm việc, quản lý bán hàng, tài chính – kế toán, marketing,… trong một hệ thống duy nhất.

Sau khi hoàn tất cài đặt và triển khai Odoo, doanh nghiệp sẽ không phải tốn thêm chi phí cho các phần mềm riêng lẻ khác. Nhờ đó, quá trình làm việc sẽ thuận lợi, đạt nhiều hiệu quả hơn, nhất là nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Khả năng lưu trữ thông tin tập trung

Tiếp theo, yếu tố đánh giá doanh nghiệp đã triển khai Odoo thành công chính là khả năng tích hợp toàn bộ thông tin trên một nền tảng duy nhất. Với Odoo, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả những khía cạnh khác nhau, bao gồm: xây dựng mục tiêu và chiến lược, sản xuất, kinh doanh, marketing, tài chính – kế toán, nhân sự,…

Nhờ đó, các cấp quản lý – lãnh đạo của doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Không những vậy, hệ thống Odoo còn có khả năng tích hợp một cách dễ dàng với các ứng dụng khác, chẳng hạn như Magento, Shopify, MES, WooCommerce,… mang đến hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp tuyệt vời.

Tối ưu trải nghiệm của khách hàng

Một yếu tố đánh giá sự thành công của doanh nghiệp khi triển khai Odoo chính là cải thiện và gia tăng trải nghiệm của khách hàng. Đây là yếu tố được nhà phát triển Odoo đặc biệt quan tâm trong các phiên bản phần mềm mới nhất.

Những tính năng hỗ trợ hoạt động thương mại điện tử của nền tảng Odoo ngày càng được xây dựng giúp khách hàng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tìm kiếm, xem xét, so sánh thông tin của sản phẩm – dịch vụ, nhanh chóng đặt hàng, tiến hành thanh toán và theo dõi chính xác hành trình của đơn hàng.

Ngoài ra, khách hàng còn có thể trực tiếp trao đổi với doanh nghiệp về những vấn đề khó khăn, khúc mắc trong quá trình trải nghiệm, mua sắm. Phần mềm Odoo cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập các thông tin – dữ liệu cá nhân của khách hàng một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác nhất.

Từ chính những thông tin đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, xây dựng nên các chiến lược marketing, bán hàng phù hợp hơn. Việc này không những cải thiện và nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp có thể tăng trưởng doanh số, lợi nhuận bán hàng cho mình.

Tối thiểu hóa sai sót

Cuối cùng, yếu tố đánh giá việc triển khai Odoo thành công chính là tối thiểu hóa các sai sót. Nhờ vào khả năng dễ dàng tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể cấu hình các module, tính năng sao cho phù hợp nhất với nghiệp vụ của từng phòng ban – bộ phận và xóa bỏ các tiện ích, ứng dụng không cần thiết.

Nhờ đó, nhân viên các phòng ban – bộ phận có thể tập trung hơn vào những đầu việc chính trong công việc, dễ dàng hơn quan sát, xem xét và hạn chế tối đa các sai sót trong từng thao tác của mình.

Lợi ích mà doanh nghiệp có được khi triển khai Odoo

Đầu tiên, doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu về lợi ích khi triển khai Odoo là gì nhé!

• Odoo có giao diện thân thiện, trực quan, mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho người dùng.
• Đây là một giải pháp tích hợp cực kì linh động, có khả năng cải tiến liên tục để kịp thời đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp.
• Bản chất của Odoo là một phần mềm mã nguồn mở vô cùng hiện đại và được phát triển nhanh chóng để đảm bảo bắt kịp xu hướng trên thị trường cũng như nhu cầu của người dùng. Nhờ đó, người dùng có thể sử dụng nền tảng dễ dàng, không phải lo lắng bị phụ thuộc vào bất cứ đối tác triển khai nào về sau.
• Khả năng liên kết các thông tin – dữ liệu và có thể phân quyền một cách chi tiết đối với từng cấp độ người dùng, giúp các cấp quản lý, lãnh đạo có thể tiết kiệm thời gian và kiểm soát chặt chẽ các vấn đề bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả.​

Một số doanh nghiệp đã triển khai Odoo thành công

Để hiểu rõ hơn về hiệu quả của việc triển khai Odoo, doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu về một số thương hiệu đã triển khai Odoo thành công nhé!

Thời trang BOO

Thời trang BOO là thương hiệu mang phong cách năng động, đường phố, phù hợp với đối tượng khách hàng trẻ tuổi. Kể từ khi ra mắt thị trường vào năm 2009, BOO luôn được giới trẻ ưa chuộng nhờ vào chất lượng sản phẩm tốt, thiết kế thu hút cùng các thông điệp và giá trị bền vững.

Trước đó, BOO đã từng ứng dụng rất nhiều phần mềm công nghệ khác nhau nhằm hỗ trợ quá trình vận hành và quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, mỗi module lại được quản lý trên một hệ thống khác nhau với mức chi phí bảo trì khá lớn, dễ dàng gây ra nhiều sai sót về số liệu và thiếu tính minh bạch trong báo cáo tài chính – kế toán tại cửa hàng.

Cuối cùng, Thời trang BOO đã hợp tác với Magenest – đối tác bạc của Odoo tại Việt Nam để triển khai một giải pháp nền tảng quản lý mang tính thống nhất với toàn bộ các thông tin – dữ liệu đều được lưu trữ trên một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp đã tối ưu hiệu quả chi phí và đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch trong các dữ liệu về doanh thu và vận hành.

Giải pháp Odoo mà Magenest đã triển khai cho BOO bao gồm:

• Xây dựng, thiết kế hệ thống thương mại điện tử trên nền tảng Magento 2.
• Quản lý hiệu quả các thông tin – dữ liệu với phần mềm Odoo Enterprise Edition (EE).
• Tích hợp Odoo POS tại các cửa hàng vật lý truyền thống để đảm bảo tính chính xác về thông tin khách hàng, doanh số, doanh thu,…
• Tích hợp hệ thống Odoo với ví tích điểm Vani giúp BOO có thể tạo các chương trình ưu đãi hấp dẫn.
• Kết nối phần mềm Odo với datawarehouse Postgresql giúp cho tính năng quản lý kho hiệu quả hơn.
• Kết nối nền tảng Odoo với giải pháp Bravo để tiến hành quản lý kế toán.
• Thiết kế đảm bảo đạt chuẩn UI/UX giúp Thời trang BOO đơn giản hóa và tối ưu các trải nghiệm của người dùng.

3Sach Food

Thấu hiểu tầm quan trọng của bữa ăn trong gia đình, thương hiệu 3Sach Food luôn đặt ra mục tiêu mang đến những nguyên liệu, thực phẩm hữu cơ tốt nhất cho khách hàng. 

Tất cả các sản phẩm của 3Sach Food đều được nuôi trồng theo các phương pháp tự nhiên và đảm bảo chất lượng cao. Bên cạnh chuỗi cửa hàng, thương hiệu 3Sach Food còn vận hành một nhà bếp khối lượng lớn nhằm cung cấp rất nhiều suất ăn có chất lượng cao cho các gia đình và doanh nghiệp.

Để vận hành được quy trình kinh doanh phức tạp gồm cơ sở nuôi trồng và bếp ăn quy mô lớn một cách hiệu quả, kế từ năm 2018, 3Sach Food đã triển khai hệ thống Odoo bao gồm các module như: Odoo Purchasing, Odoo Warehouse, Odoo Manufacturing, Odoo Sales, Odoo POS, Odoo Marketing, Odoo Human Resources và Odoo Accounting.

IQT Vietnam

IQT Vietnam (International Quality Technology Vietnam) được thành lập vào năm 2012. Đây là một nhà cung cấp, sản xuất và thiết kế trong lĩnh vực giày dép nổi tiếng tại Việt Nam. 

IQT Vietnam ưu tiên mang đến cho khách hàng yếu tố chất lượng sản phẩm trong nhờ vào việc ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong dây chuyền sản xuất – thiết kế. Doanh nghiệp đặt ra mục tiêu tăng 100% sản lượng, tối ưu 50% nhu cầu về không gian với mức tiêu thụ chỉ còn 50% năng lượng và cam kết 100% tiêu chí thân thiện với môi trường.

Để tối ưu hóa hoạt động sản xuất của mình, IQT Vietnam đã triển khai các module cho quy trình chuỗi cung ứng, bao gồm Odoo Inventory, Odoo Invoicing, Odoo Sales, Odoo Purchase và Odoo CRM. Nhờ đó, doanh nghiệp không những đạt được những mục tiêu đã đặt ra mà còn cải thiện đáng kể quy trình quản lý dữ liệu và chăm sóc khách hàng.

Kết luận

Triển khai Odoo hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tối ưu quy trình kinh doanh, khả năng liên kết công việc giữa các phòng ban – bộ phận, tích hợp tất cả module thương mại điện tử tiện ích trong một hệ thống quản lý duy nhất,… Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí hoạt động, góp phần nâng cao về hiệu suất, mức doanh số và lợi nhuận kinh doanh hiệu quả.

Doanh nghiệp muốn được miễn phí tư vấn và hỗ trợ cài đặt, triển khai giải pháp quản trị doanh nghiệp Odoo, hãy liên hệ ngay với Magenest nhé! Với đội ngũ chuyên gia kỹ thuật giàu kinh nghiệm thực chiến, đã triển khai thành công nhiều dự án Odoo trong và ngoài nước, Magenest cam kết sẽ giúp doanh nghiệp thành công trong hành trình chuyển đổi số trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với Magenest nhé!