Triển khai Odoo: Quy trình triển khai và các yếu tố đánh giá sự thành công

Triển khai Odoo sẽ mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích, đảm bảo tối ưu quy trình kinh doanh, khả năng liên kết công việc giữa các phòng ban – bộ phận, tích hợp tất cả module thương mại điện tử tiện ích trong một hệ thống quản lý duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ tối ưu được thời gian, công sức, chi phí hoạt động, góp phần nâng cao hiệu suất, mức doanh số và lợi nhuận kinh doanh hiệu quả.

Trong bài viết này, doanh nghiệp hãy cùng Magenest tìm hiểu chi tiết về các bước triển khai Odoo cùng những yếu tố đánh giá sự thành công khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý tuyệt vời này nhé!

Tổng quan về quy trình triển khai Odoo

Odoo là một trong những phần mềm ERP linh hoạt và toàn diện nhất hiện nay, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động như bán hàng, kế toán, kho hàng, nhân sự, sản xuất và thương mại điện tử. Tuy nhiên, để triển khai Odoo thành công, doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể và thực hiện đúng quy trình nhằm tối ưu hiệu suất hệ thống.

Một quy trình triển khai Odoo bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh, mà còn đảm bảo phần mềm được tùy chỉnh phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Dưới đây là các bước triển khai Odoo giúp doanh nghiệp ứng dụng phần mềm hiệu quả nhất.

Quy trình triển khai Odoo dành cho các doanh nghiệp

Bước 1: Phân tích nhu cầu và đặc trưng của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai Odoo dành cho doanh nghiệp chính là phân tích nhu cầu và đặc trưng của doanh nghiệp một cách chi tiết, cẩn thận và chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp chọn được các module phù hợp thay vì triển khai toàn bộ hệ thống một cách không cần thiết.

Ngoài ra, từ chính những nhu cầu và đặc trưng của mình, doanh nghiệp mới có thể xây dựng được chiến lược và lập ra bản kế hoạch triển khai chi tiết, có các tính toán đúng đắn để có thể phân bổ hợp lý các loại nguồn lực.

Bước 2: Xây dựng kế hoạch triển khai

Sau khi phân tích nhu cầu, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết để triển khai Odoo hiệu quả. Ngoài ra, việc xác định môi trường triển khai (On-premise hay Cloud) và đối tác hỗ trợ (triển khai nội bộ hay thuê đơn vị chuyên nghiệp) cũng cần được tính toán kỹ lưỡng. Một kế hoạch triển khai rõ ràng giúp tránh rủi ro trong quá trình thực hiện và đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru ngay từ đầu.

Doanh nghiệp cần phối hợp với phía agency cung cấp, hỗ trợ về phần mềm Odoo để có thể tạo nên một bản kế hoạch cho dự án triển khai, vận hành đầy đủ, chi tiết và hợp lý nhất.

Nội dung chủ yếu của bản kế hoạch này không thể thiếu các yếu tố sau đây:

• Thời gian cụ thể triển khai nền tảng Odoo
• Các mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được
• Dự kiến các khoản chi phí cần thiết và các khoản chi phí có thể phát sinh
• Chi tiết về kế hoạch đào tạo nhân sự ứng dụng,…

Bước 3: Phác thảo hệ thống và xác định bản mockup

Trước khi bắt đầu triển khai Odoo, doanh nghiệp cần có một bản phác thảo về mô hình dành cho hệ thống để có thể hiểu chính xác được quy trình vận hành của hệ thống cũng như có cơ sở để thảo luận về phạm vi của những yếu tố tùy chỉnh.

Sau khi doanh nghiệp đã xác định được chính xác các tùy chỉnh nào sẽ được phát triển thêm vào cho hệ thống, đội ngũ chuyên gia đảm nhận dự án sẽ tiến hành chuẩn bị những tài liệu, các bản mockup cùng đầy đủ trình tự hoạt động cho các tính năng mới được thêm vào. Việc xác định bản mockup này là để doanh nghiệp có cơ sở xác định rõ ràng toàn bộ phạm vi hoạt động và đưa ra được phiên bản cuối cùng dành cho hệ thống Odoo của mình.

Bước 4: Thử nghiệm thông qua Odoo Demo

Sau khi phác thảo hệ thống và xác định bản mockup, doanh nghiệp sẽ bắt đầu thử nghiệm với Odoo Demo. Dựa trên bản Odoo Demo này, doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn bao quát và thực tế nhất về hiệu quả của quá trình ứng dụng nền tảng Odoo trong các hoạt động quản lý. 

Việc thử nghiệm với Odoo Demo nên được tiến hành ở từng phòng ban – bộ phận nhỏ trước, sau đó, doanh nghiệp và phía agency cung cấp dịch vụ sẽ xem xét và đánh giá lại sự phù hợp của nền tảng với quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc thử nghiệm dựa trên phần mềm Odoo Demo này nhằm mục đích chỉnh sửa, phát triển hệ thống sao cho các tính năng đảm bảo sự phù hợp và hoạt động diễn ra linh hoạt, trơn tru, chính xác theo yêu cầu về công việc của doanh nghiệp. Sau khi thay đổi, chỉnh sửa, nâng cấp, một vòng thử nghiệm với Odoo Demo khác sẽ được diễn ra để doanh nghiệp có thể tiếp tục đánh giá hiệu quả của hệ thống Odoo này.

Bước 5: Chính thức triển khai Odoo

Sau khi hoàn tất đánh giá phiên bản thử nghiệm cuối cùng, doanh nghiệp sẽ chính thức triển khai Odoo để quản lý quy trình và các hoạt động của mình. Phiên bản chính thức là phiên bản đã được các chuyên gia kỹ thuật phát triển thông qua nhiều lần lần thử nghiệm khác nhau với mức độ chính xác gần như đạt sự tuyệt đối và hiệu suất của quá trình vận hành cũng được đảm bảo.

Quá trình triển khai bao gồm cài đặt phần mềm, thiết lập module, phân quyền người dùng và nhập dữ liệu ban đầu. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần đảm bảo hệ thống vận hành đúng như kế hoạch, không gây gián đoạn hoạt động kinh doanh. 

Bước 6: Tùy chỉnh và tích hợp thêm những tính năng cần thiết

Việc tiếp theo mà doanh nghiệp cần làm trong các bước triển khai Odoo chính là tùy chỉnh và tích hợp thêm những tính năng cần thiết. Mỗi doanh nghiệp có những đặc thù riêng, vì vậy sau khi triển khai Odoo, doanh nghiệp có thể cần tùy chỉnh hoặc tích hợp thêm các tính năng đặc biệt để phù hợp với quy trình kinh doanh.

Để đảm bảo cho nhân viên trong các phòng ban có thể dễ dàng hiểu về cách vận hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu hướng dẫn phương pháp sử dụng và thường xuyên kiểm tra hệ thống cùng đội ngũ chuyên gia kỹ thuật. Trong quá trình doanh nghiệp triển khai Odoo, các agency cung cấp dịch vụ cũng sẽ hỗ trợ tích hợp một số phần mềm, tiện ích cùng ứng dụng của các bên thứ ba vào hệ thống. Nền tảng Odoo sau khi tích hợp sẽ phục vụ hiệu quả cho nhu cầu quản lý và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp.

Bước 7: Kiểm tra và bảo trì hệ thống

Việc kiểm tra định kỳ và bảo trì hệ thống là rất quan trọng để đảm bảo Odoo luôn hoạt động ổn định. Doanh nghiệp cần theo dõi hiệu suất, xử lý lỗi phát sinh, cập nhật phiên bản mới và tối ưu cơ sở dữ liệu để tránh tình trạng chậm hệ thống khi dữ liệu lớn. Ngoài ra, việc kiểm tra bảo mật và sao lưu dữ liệu thường xuyên cũng giúp giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu hoặc bị tấn công mạng. Việc bảo trì có thể được tiến hành theo quý hoặc nửa năm một lần.

Bước 8: Đào tạo cho đội ngũ nhân viên sử dụng thành thạo Odoo

Bước cuối cùng trong quá trình triển khai Odoo chính là đào tạo cho các nhân viên hiểu và vận hành được phần mềm. Doanh nghiệp có thể thiết kế các buổi học, hội thảo đào tạo hoặc cử một số nhân viên đại diện của các phòng ban tham gia những khóa đào tạo về Odoo để có thể thành thục trong việc thực hiện các nghiệp vụ của họ.

Ngoài ra, nếu không có nhiều thời gian và để thuận tiện hơn trong quá trình đào tạo cho các nhân viên phần mềm, doanh nghiệp có thể liên hệ với agency cung cấp dịch vụ xây dựng thêm module đào tạo chuyên dụng về phương vận hành phần mềm. Thông thường, module này sẽ được tích hợp sẵn trên hệ thống Odoo, tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần có một số buổi đào tạo online để có thể hiểu hơn về cách tự học trên tính năng này.

Những lưu ý quan trọng khi triển khai Odoo

Tránh tùy chỉnh quá mức để không gây khó khăn khi nâng cấp

Odoo cho phép tùy chỉnh linh hoạt, nhưng nếu doanh nghiệp tùy chỉnh quá mức, hệ thống có thể trở nên phức tạp và khó nâng cấp trong tương lai. Khi Odoo phát hành phiên bản mới, các tùy chỉnh sâu có thể gây lỗi không tương thích hoặc mất dữ liệu, buộc doanh nghiệp phải lập trình lại từ đầu, làm tăng chi phí và thời gian triển khai.

Đảm bảo hệ thống bảo mật và phân quyền chặt chẽ

Bảo mật là yếu tố quan trọng trong mọi hệ thống ERP, đặc biệt với Odoo – nơi tập trung nhiều dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phân quyền người dùng rõ ràng, đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập hoặc chỉnh sửa các dữ liệu quan trọng.

Ngoài ra, việc kích hoạt xác thực hai yếu tố, kiểm soát quyền truy cập theo IP và theo dõi log hoạt động của người dùng sẽ giúp nâng cao mức độ an toàn, ngăn chặn rủi ro rò rỉ hoặc thất thoát dữ liệu.

Lên kế hoạch bảo trì và cập nhật định kỳ

Sau khi triển khai Odoo, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và tối ưu hiệu suất. Điều này bao gồm kiểm tra lỗi, dọn dẹp dữ liệu không cần thiết, tối ưu cơ sở dữ liệu và cập nhật phiên bản mới khi có bản phát hành từ Odoo. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần theo dõi hiệu suất hệ thống, xử lý nhanh các vấn đề phát sinh để tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Hợp tác với đối tác triển khai Odoo chuyên nghiệp nếu doanh nghiệp không có đội ngũ kỹ thuật mạnh.

Triển khai Odoo đòi hỏi chuyên môn kỹ thuật cao, đặc biệt khi doanh nghiệp cần tùy chỉnh, tích hợp với phần mềm khác hoặc mở rộng hệ thống. Nếu không có đội ngũ IT nội bộ đủ mạnh, việc hợp tác với đối tác triển khai Odoo chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ. Các đối tác có kinh nghiệm sẽ hỗ trợ cấu hình hệ thống, tùy chỉnh theo nhu cầu, đào tạo nhân viên và bảo trì sau triển khai, giúp doanh nghiệp vận hành Odoo hiệu quả mà không gặp trở ngại kỹ thuật.

Các yếu tố đánh giá sự thành công khi triển khai Odoo

Đáp ứng mục tiêu doanh nghiệp

Yếu tố đầu tiên đánh giá sự thành công khi triển khai Odoo mà doanh nghiệp cần lưu ý chính là đáp ứng được các mục tiêu đề ra từ ban đầu của doanh nghiệp, bao gồm: đơn giản hóa quy trình nội bộ, nâng cao khả năng làm việc liên phòng ban, giảm thiểu chi phí vận hàng nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp

Nâng cao khả năng làm việc liên phòng ban

Nền tảng Odoo mang đến cho doanh nghiệp những giải pháp vô cùng hiệu quả trong hoạt động liên kết giữa các phòng ban. Các cấp quản lý có thể cấp quyền cho nhân viên trong phòng ban của mình xem các thông tin, dữ liệu và người không được cấp quyền sẽ không thể truy cập vào các tệp này. Đội ngũ nhân sự cũng có thể dễ dàng trao đổi trực tiếp cùng nhau thông qua nhiều tính năng tiện ích như nhắn tin, chat nhằm cập nhật về tình hình công việc một cách nhanh chóng, kịp thời.

Có thể nói, triển khai Odoo không chỉ cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp thuận lợi theo hướng chuyển đổi số hiện đại mà còn là một trong những yếu tố hàng đầu giúp gắn kết các phòng ban trong doanh nghiệp với nhau.

Đơn giản hóa quy trình nội bộ của doanh nghiệp

Bộ công cụ của phần mềm Odoo cung cấp cho doanh nghiệp nhiều chức năng cực kỳ đa dạng, giúp giải quyết được nhiều vấn đề vô cùng hiệu quả. Odoo hỗ trợ doanh nghiệp có thể tạo, lưu trữ cũng như trích xuất các dữ liệu tùy vào những mục đích sử dụng khác nhau.

Phần mềm Odoo cũng giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng loại bỏ các quy trình thủ công mất nhiều thời gian và công sức, chẳng hạn như: quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự, quản lý các dữ liệu của khách hàng, quản lý chất lượng hàng hóa và sản phẩm,…

Giảm thiểu chi phí vận hành cho doanh nghiệp

Hệ thống Odoo có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí vận hành khi tích hợp toàn bộ các ứng dụng, tiện ích như quản lý nhân sự, quản lý quy trình làm việc, quản lý bán hàng, tài chính kế toán, marketing trong một hệ thống duy nhất.

Sau khi hoàn tất cài đặt và triển khai Odoo, doanh nghiệp sẽ không phải tốn thêm chi phí cho các phần mềm riêng lẻ khác. Nhờ đó, quá trình làm việc sẽ thuận lợi, đạt nhiều hiệu quả hơn, nhất là nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Khả năng lưu trữ thông tin tập trung

Tiếp theo, yếu tố đánh giá doanh nghiệp đã triển khai Odoo thành công chính là khả năng tích hợp toàn bộ thông tin trên một nền tảng duy nhất. Với Odoo, doanh nghiệp có thể quản lý tất cả những khía cạnh khác nhau, bao gồm: xây dựng mục tiêu và chiến lược, sản xuất, kinh doanh, marketing, tài chính kế toán, nhân sự.

Nhờ đó, các cấp quản lý của doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Không những vậy, hệ thống Odoo còn có khả năng tích hợp một cách dễ dàng với các ứng dụng khác.

Tối ưu trải nghiệm của khách hàng

Một yếu tố đánh giá sự thành công của doanh nghiệp khi triển khai Odoo chính là cải thiện và gia tăng trải nghiệm của khách hàng. Đây là yếu tố được nhà phát triển Odoo đặc biệt quan tâm trong các phiên bản phần mềm mới nhất. Những tính năng hỗ trợ hoạt động thương mại điện tử của nền tảng Odoo ngày càng được xây dựng giúp khách hàng có thể dễ dàng thực hiện các thao tác tìm kiếm, xem xét, so sánh thông tin của sản phẩm, nhanh chóng đặt hàng, tiến hành thanh toán và theo dõi chính xác hành trình của đơn hàng.

Ngoài ra, khách hàng còn có thể trực tiếp trao đổi với doanh nghiệp về những vấn đề khó khăn, khúc mắc trong quá trình trải nghiệm, mua sắm. Phần mềm Odoo cũng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc thu thập các thông tin, dữ liệu cá nhân của khách hàng một cách chi tiết, đầy đủ và chính xác nhất. Từ chính những thông tin đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh, xây dựng nên các chiến lược marketing, bán hàng phù hợp hơn. Việc này không những cải thiện và nâng cao trải nghiệm của khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp có thể tăng trưởng doanh số, lợi nhuận bán hàng cho mình.

Tối thiểu hóa sai sót

Cuối cùng, yếu tố đánh giá việc triển khai Odoo thành công chính là tối thiểu hóa các sai sót. Nhờ vào khả năng dễ dàng tùy chỉnh, doanh nghiệp có thể cấu hình các module, tính năng sao cho phù hợp nhất với nghiệp vụ của từng phòng ban và xóa bỏ các tiện ích, ứng dụng không cần thiết. Nhờ đó, nhân viên các phòng ban có thể tập trung hơn vào những đầu việc chính trong công việc, dễ dàng hơn quan sát, xem xét và hạn chế tối đa các sai sót trong từng thao tác của mình.

Kết luận

Triển khai Odoo hiệu quả, doanh nghiệp sẽ tối ưu quy trình kinh doanh, khả năng liên kết công việc giữa các phòng ban, tích hợp tất cả module thương mại điện tử tiện ích trong một hệ thống quản lý duy nhất. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí hoạt động, góp phần nâng cao về hiệu suất, mức doanh số và lợi nhuận kinh doanh hiệu quả.

Với đội ngũ chuyên gia kỹ thuật giàu kinh nghiệm thực chiến, đã triển khai thành công nhiều dự án Odoo trong và ngoài nước, Magenest cam kết sẽ giúp doanh nghiệp thành công trong hành trình chuyển đổi số trong các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với Magenest nhé