Hiện nay chữ ký số đóng vai trò như con dấu điện tử của doanh nghiệp, không chỉ được dùng trong việc kê khai thuế mà còn được sử dụng trong nhiều giao dịch điện tử khác. Do đó, nhu cầu đăng ký chữ ký ngày càng tăng cao. Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thức đăng ký và những thủ tục cần thiết để tạo chữ ký số.
Mục lục
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số hay còn được gọi là chữ ký điện tử hoặc Token USB. Đây là một công cụ thay thế cho các chữ ký bằng tay, được dùng trên các văn bản và tài liệu điện tử. Những văn bản này thường để kê khai hoặc thực hiện giao dịch trực tuyến, ví dụ như khai hải quan điện tử, nộp thuế qua mạng, ký kết hợp đồng, giao dịch với ngân hàng,… Chữ ký số có đầy đủ tính pháp lý, vì thế, người sử dụng phải có trách nhiệm với những nội dung đã ký xác nhận. Chữ ký số được mã hóa dữ liệu hoàn toàn bởi 2 lớp khóa, đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối.
Vì sao doanh nghiệp nên đăng ký chữ ký?
Theo quy định của pháp luật, sau khi thành lập doanh nghiệp, người đại diện sẽ phải khai báo thuế ban đầu và nộp thuế môn bài. Chữ ký số là công cụ để doanh nghiệp kê khai thuế qua mạng, giảm thiểu gánh nặng về thủ tục hồ sơ cũng như thời gian chờ đợi. Ngoài ra, chữ ký số còn được sử dụng khi xuất hóa đơn điện tử hoặc đăng ký, kê khai và nộp Bảo hiểm xã hội. Hơn nữa, kể từ năm 2013, theo luật Quản lý thuế, những doanh nghiệp có trụ sở tại các tỉnh/thành phố có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin đều phải đăng ký chữ ký số.
Quy trình đăng ký chữ ký số
Đăng ký chữ ký số ở đâu? luôn là câu hỏi đầu tiên mà các doanh nghiệp thắc mắc. Bạn không thể tự tạo cho mình chữ ký số mà thay vào đó, bạn phải đăng ký chữ ký hay nói khác đi là mua chữ ký từ các đơn vị cung cấp dịch vụ này.
Doanh nghiệp hoặc cá nhân sẽ gửi những thông tin cần thiết cho đơn vị cung cấp. Việc đăng ký này phải đáp ứng đủ yêu cầu và được thông qua bởi cơ quan thuế theo quy định của pháp luật. Sau đây là những bước đơn giản để đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế. Hãy yên tâm là khi sử dụng dịch vụ đăng ký chữ ký, bạn sẽ được nhân viên tư vấn kỹ quy trình này.
Bước 1: Cắm USB Token vào máy tính.
Bước 2: Truy cập vào địa chỉ của cơ quan thuế http://thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản quản lý.
Bước 3: Tại trang chủ, bạn bấm Quản lý Tài khoản, sau đó chọn Thay đổi thông tin dịch vụ.
Bước 4: Tại phần Dịch vụ – Nộp thuế điện tử, bạn bấm Thay đổi thông tin dịch vụ. Tiếp theo, bạn chọn Thay đổi CKS để cập nhật thông tin và nhấn Tiếp tục.
Bước 5: Hệ thống sẽ hiện tất cả thông tin bạn đã đăng ký. Bạn cần kiểm tra lại, nếu không có gì cần thay đổi, bạn có thể bấm Ký và gửi.
Bước 6: Bạn nhập mã PIN và nhấn Chấp nhận.
Bước 7: Hệ thống sẽ hiện thông báo Ký điện tử thành công, bạn chỉ cần nhấn OK để hoàn thành quá trình đăng ký chữ ký số với cơ quan thuế.
Thủ tục đăng ký chữ ký số
Để đăng ký chữ ký, bạn cần chuẩn bị đầy đủ những giấy tờ sau đây:
- Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động.
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký thuế.
- Bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu của người đại diện pháp lý.
Lưu ý là tất cả các bản sao này đều phải được công chứng. Sau đó bạn sẽ gửi những giấy tờ này cho đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số và lựa chọn gói dịch vụ theo nhu cầu sử dụng.
Chứng thực chữ ký số
Chứng thực là bước quan trọng nhất khi đăng ký chữ ký. Một chữ ký số chỉ có giá trị pháp lý khi được chứng thực. Sau đây là một số bên cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số:
- Cơ quan chứng thực quốc gia, trực thuộc Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
- Cơ quan chứng thực Chính Phủ.
- Cơ quan chứng thực công cộng, ví dụ như: Công Ty Cổ Phần BKAV (BKAV-CA), Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông (VNPT-CA), Công Ty Cổ Phần Chứng Số An Toàn (SAFE-CA),…
Hoặc những cơ quan tư nhân đáp ứng đầy đủ những điều kiện sau:
- Được cấp phép hoạt động chứng thực chữ ký số bởi Bộ Thông Tin và Truyền Thông.
- Có chứng thư số được cấp bởi Tổ chức Cung cấp Dịch vụ Chứng thực Chữ ký số Quốc gia.
Trong quá trình chứng thực kỹ thuật số, cơ quan chứng thực sẽ có nghĩa vụ sau đây:
- Hỗ trợ khóa công khai và khóa bí mật cho chữ ký số.
- Cấp mới, gia hạn, phục hồi, tạm dừng hoặc thu hồi chữ ký số theo yêu cầu.
- Bảo trì cơ sở dữ liệu trực tuyến.
- Cung cấp những thông tin cần thiết để chứng thực chữ ký số.
Các đơn vị đăng ký chữ ký sẽ đại diện cho bạn để thực hiện bước chứng thực này, đảm bảo chữ ký số có đầy đủ tính chất pháp lý cần thiết cho người sử dụng.
Kinh nghiệm mua chữ ký số
Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký là vô cùng quan trọng. Điều kiện đầu tiên là đơn vị này phải có giấy phép hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được cấp bởi Bộ Thông tin và Truyền thông cấp. Ngoài ra, theo kinh nghiệm mua chữ ký số thì đơn vị cần đáp ứng một số yêu cầu sau.
Về mặt kỹ thuật
Đơn vị phải có độ bảo mật thông tin cao và hệ thống thiết bị kỹ thuật đáp ứng được yêu cầu:
- Lưu trữ chính xác, đầy đủ thông tin của chủ sở hữu chữ ký số trong suốt thời gian chữ ký này có hiệu lực, đang tạm dừng và hết hiệu lực.
- Hướng dẫn người sử dụng truy cập 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.
- Đảm bảo 02 lớp khóa của chữ ký số được tạo ngẫu nhiên, bảo mật tuyệt đối và không trùng lặp.
- Hệ thống có tính năng ngăn chặn và cảnh báo những truy cập bất hợp pháp.
- Có phương án kỹ thuật đảm bảo tính bảo mật thông tin của toàn hệ thống.
- Có các phương án kiểm soát quyền ra vào trụ sở, nơi đặt thiết bị cung cấp chữ ký số.
- Có đầy đủ phương án dự phòng cho tất cả trường hợp sai sót hoặc lộ thông tin có thể xảy ra, đảm bảo duy trì hoạt động liền mạch.
- Hệ thống thiết bị và trụ sở giao dịch đều đặt tại Việt Nam, đảm bảo an toàn khi có cháy nổ, động đất, lũ lụt, nhiễu điện từ,… xảy ra.
- Có quy chế chứng thực theo mẫu của Tổ chức Cung cấp Dịch vụ Chứng thực Chữ ký số Quốc gia.
Về mặt nhân sự
Đội ngũ nhân viên tại các đơn vị đăng ký chữ ký cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có nhóm nhân sự chuyên chịu trách nhiệm quản trị và vận hành hệ thống, bảo đảm an toàn thông tin của hệ thống.
- Những nhân sự vận hành kỹ thuật phải có trình độ Đại học trở lên, chuyên ngành Công nghệ thông tin, Điện tử viễn thông hoặc An toàn thông tin.
Đơn vị đăng ký chữ ký uy tín
Dưới đây là một số nhà cung cấp chữ ký số uy tín, thỏa mãn các yêu cầu nêu trên. Bạn có thể tìm hiểu về chi phí dịch vụ và chính sách chăm sóc khách hàng để lựa chọn đơn vị phù hợp nhất.
- Chữ ký số VNPT – CA của nhà cung cấp VNPT.
- Chữ ký số Viettel – CA của nhà cung cấp Viettel.
- Chữ ký số điện tử MISA eSign của nhà cung cấp MISA.
- Chữ ký số BKAV – CA của nhà cung cấp BKAV.
- Chữ ký số EFY – CA của nhà cung cấp EFY Việt Nam.
- Chữ ký số FPT – CA của nhà cung cấp FPT.
- Chữ ký số Smartsign của nhà cung cấp Chữ ký số ViNa.
- Chữ ký số NEWTEL – CA của nhà cung cấp New-Telecom.
Trường hợp sử dụng chữ ký số dành cho cá nhân
Cách sử dụng chữ ký số cũng vô cùng đơn giản. Chữ ký số cho cá nhân có giá trị tương đương như chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân. Bạn có thể dùng nó để xác nhận những văn bản trực tuyến trong quá trình:
- Giao dịch ngân hàng.
- Kê khai thuế thu nhập cá nhân.
- Xác nhận các văn bản điện tử.
Ngoài ra, chữ ký số cá nhân còn được dùng khi ký kết hợp đồng, giúp mọi quá trình giao dịch trở nên đơn giản, thời gian và thủ tục được rút ngắn tối đa mà vẫn đảm bảo đầy đủ tính pháp lý.
Quản lý chữ ký số như thế nào?
Khi mới bắt đầu sử dụng, bạn cần đăng nhập 02 lớp khóa bảo mật được lưu trữ trong thiết bị USB Token. Những yêu cầu liên quan đến thay đổi mã khóa, tạm dừng hoặc gia hạn sử dụng đều cần liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký. Bạn có thể dễ dàng quản lý chữ ký số thông qua phần mềm của nhà cung cấp. Khi gần hết hạn đăng ký, bạn sẽ nhận được thông báo qua phần mềm này. Hoặc khi phát hiện những đăng nhập bất thường, phần mềm sẽ thông báo đến bạn, giúp hỗ trợ tối đa quá trình sử dụng của người đăng ký. Trong trường hợp muốn xóa chữ ký số hết hạn, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập vào phần mềm hoặc ứng dụng của nhà cung cấp chữ ký số và chọn mục Quản lý tài khoản chữ ký số.
Bước 2: Nhấn chọn Thông tin tài khoản, sau đó tiếp tục nhấn vào mục Chỉnh sửa và chọn mục Chứng thư số mới để xóa chữ ký số hết hạn.
Bước 3: Cuối cùng doanh nghiệp cập nhật thông tin mới trên USB token và cũng đừng quên cập nhật thông tin trên trang thuế trực tuyến và những kênh cần giao dịch khác để tránh bị gián đoạn.
Doanh nghiệp cần lưu ý là nếu chữ ký số hết hạn nhưng không được gia hạn hoặc cập nhật chữ ký số mới thì hệ thống sẽ tự động xóa vĩnh viễn và doanh nghiệp sẽ không thực hiện được các giao dịch trực tuyến.
Kết luận
Đăng ký chữ ký là một trong những việc đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm sau khi đăng ký kinh doanh thành công. Ngày nay, nhờ có sự hỗ trợ tối đa của các đơn vị cung cấp dịch vụ đăng ký chữ ký số mà quá trình này đã đơn giản hơn rất nhiều. Điều bạn cần làm chỉ là lựa chọn một đơn vị uy tín và cung cấp đầy đủ giấy tờ như yêu cầu.
Để cập nhật những thông tin mới nhất về thị trường cũng như những tip đăng ký chữ ký số, hãy đăng ký Magenest ngay nhé!
