Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được thừa nhận về mặt pháp lý. Chữ ký số có thể thay thế cho chữ ký cá nhân hay con dấu của doanh nghiệp và đang có nhu cầu sử dụng ngày càng cao. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách sử dụng chữ ký số. Vậy chữ ký số là gì và được dùng như thế nào? Cùng tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé.
Mục lục
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là ký hiệu đặc trưng trên nền tảng điện tử, có vai trò đại diện cho cá nhân hay doanh nghiệp. Tương tự như chữ ký truyền thống trên giấy, chữ ký số có giá trị pháp lý. Vì thế, tất cả cá nhân và tổ chức đều phải chịu trách nhiệm với những nội dung văn bản khi ký tên. Đây chính là lý do chữ ký số mang tính bảo mật rất cao và không được tích hợp trực tiếp trên máy tính. Thay vào đó, chữ ký số sẽ được lưu trữ trên USB Token. Và khi cần xác nhận văn bản điện tử, thiết bị này sẽ được cắm vào máy tính. Mỗi chữ ký số luôn được bảo mật bằng 2 lớp khóa.
- Khóa công khai: Hay còn được gọi là Public Key thể hiện một phần thông tin của người sử dụng. Khóa này có tác dụng xác thực chủ nhân của chữ ký điện tử.
- Khóa bí mật: Có tên khác là Private Key, ẩn chứa những thông tin bảo mật nhất của người sử dụng.
Cả hai lớp khóa này đều sẽ được mã hóa không đối xứng giúp đảm bảo an toàn dữ liệu cho cá nhân hoặc doanh nghiệp khi xác nhận văn bản điện tử. Khi ký bạn cần nhập đúng 2 mã PIN, cách sử dụng chữ ký số này giúp bảo mật thông tin của người dùng. Nhờ đó chữ ký số đã được pháp luật công nhận, là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký. Điều này sẽ đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan. Vì thế, mọi cá nhân và doanh nghiệp đều yên tâm trong các giao dịch điện tử.
Những đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín hiện nay có thể kể đến như:
- Chữ ký số điện tử MISA eSign của nhà cung cấp MISA.
- Chữ ký số Viettel – CA của nhà cung cấp Viettel.
- Chữ ký số VNPT – CA của nhà cung cấp VNPT.
- Chữ ký số BKAV – CA của nhà cung cấp BKAV.
Cách sử dụng chữ ký số như thế nào?
Cách dùng chữ ký số vô cùng đơn giản. Chữ ký điện tử được dùng phổ biến nhất khi kê khai thuế, kê khai hải quan, giao dịch ngân hàng, giao dịch hành chính,… trực tuyến. Điều này có nghĩa là cá nhân hoặc doanh nghiệp sẽ không cần phải in các văn bản kê khai, ký tên hoặc đóng mộc đỏ của công ty. Tất cả quá trình sẽ được thực hiện trực tuyến, bằng các văn bản điện tử và chữ ký số. Hiện nay chữ ký số còn được dùng trong kê khai bảo hiểm xã hội. Điều này góp phần giảm thiểu tối đa thủ tục phức tạp, tối ưu hoạt động của doanh nghiệp.
Đặc biệt đối với doanh nghiệp, còn một cách sử dụng chữ ký số nữa là dùng trong việc ký kết hợp đồng kinh doanh trực tuyến. Theo đó, hợp đồng sau khi thỏa thuận sẽ được gửi qua Email của 2 bên và tiến hành ký kết bằng chữ ký số. Đây là công cụ đáp ứng nhu cầu hợp tác xuyên quốc gia, xuyên biên giới của các doanh nghiệp.
Cách sử dụng chữ ký số cá nhân cũng tương tự như vậy. Đây là công cụ để xác thực danh tính, dùng trong các giao dịch trực tuyến, có giá trị tương đương với chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân. Chữ ký số cá nhân thường được dùng trong các trường hợp sau:
- Xác thực danh tính khi bạn đăng nhập vào một hệ thống khác.
- Giao dịch ngân hàng trực tuyến, thương mại điện tử.
- Kê khai thuế thu nhập cá nhân.
- Ký các văn bản điện tử với định dạng PDF, Word, Excel, Outlook,…
- Ký kết các hợp đồng, giao dịch trực tuyến.
Nhờ có chữ ký số mà việc trao đổi dữ liệu, xác thực, ký kết có thể diễn ra nhanh chóng ở bất cứ đâu, giảm bớt quy trình, không tốn thời gian đi lại, chờ đợi, in ấn hồ sơ.
Cách sử dụng chữ ký điện tử để kê khai và nộp thuế
Sau đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ dàng hình dung cách sử dụng chữ ký số.
Điều kiện sử dụng
Trước tiên, nếu muốn dùng chữ ký số để kê khai và nộp thuế trực tuyến thì cá nhân, doanh nghiệp phải có mã số thuế, có Email cố định và kết nối Internet. Ngoài ra, chữ ký số phải hợp lệ và còn hiệu lực.
Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số để kê khai thuế
Bước 1:
Doanh nghiệp cắm USB Token vào máy tính và đăng nhập vào Trang chính của Tổng cục Thuế tại địa chỉ: http://thuedientu.gdt.gov.vn và chọn mục Doanh nghiệp. Sau đó, bạn sẽ đăng nhập bằng tài khoản đã có hoặc đăng ký tài khoản nếu là lần đầu sử dụng.
Bạn cần lưu ý là có 03 dạng tài khoản khác nhau:
- MST: Chỉ dùng để nộp các tờ khai (Không nộp được Tiền thuế).
- MST-NT: Chỉ dùng để nộp tiền thuế (Không nộp được Tờ khai).
- MST-QL: Là tài khoản quản lý, có thể vừa nộp tờ khai, vừa nộp được tiền thuế và có thể cấp quyền cho 02 tài khoản trên.
Trường hợp bạn đã có mật khẩu trên hệ thống nộp thuế điện tử nopthue.gdt.gov.vn, bạn có thể sử dụng mật khẩu này để đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST-QL. Với tài khoản này, bạn được sử dụng đầy đủ các chức năng như: Khai thuế, Nộp thuế, Hoàn thuế, Quản lý, Tra cứu và phân quyền cho các tài khoản khác.
Trường hợp bạn đã có mật khẩu trên hệ thống Khai thuế điện tử nhantokhai.gdt.gov.vn, bạn có thể sử dụng mật khẩu này để đăng nhập vào eTax bằng tài khoản: MST. Với tài khoản này, bạn sẽ được Khai thuế, Hoàn thuế, Hỏi đáp, Tra cứu.
Còn nếu đây là lần đầu bạn kê khai thuế trực tuyến, bạn cần đăng ký tài khoản mới.
Bước 2:
Tại mục “Khai Thuế”, bạn chọn phần “Nộp tờ khai XML” và cuối cùng chọn “Chọn tệp tờ khai”. Bạn chọn tờ khai cần nộp trên máy tính và nhấn “Open”.
Bước 3:
Bạn đợi hệ thống xác nhận đã nhận tờ khai, sau đó nhấn “Ký điện tử”. Tiếp theo bạn nhập mã PIN của USB Token và mã PIN Chữ ký số. Sau đó nhấn “Login”.
Bước 4:
Hệ thống sẽ xác nhận bạn đã ký thành công, bạn nhấn OK để hoàn thành.
Bước 5:
Bạn nhấn vào Nộp tờ khai. Đối với tờ khai yêu cầu phụ lục, bạn chọn Tra cứu để tìm kiếm tờ khai đính kèm, tải file về máy tính và lại tiến hành ký chữ ký số.
Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số để nộp thuế điện tử
Bước 1:
Đăng nhập vào trang chính của Tổng cục Thuế tại địa chỉ http://thuedientu.gdt.gov.vn
Bước 2:
Sau khi đăng nhập, tại phần “Nộp thuế”, bạn chọn “Lập giấy nộp tiền”. Tiếp theo, bạn chọn “Ngân hàng nộp thuế” và nhấn “Tiếp tục”.
Bước 3:
Bạn điền đầy đủ các thông tin trên tờ khai thuế:
- Loại tiền: Nếu bạn nộp bằng đồng Việt Nam, hãy chọn “VND”. Nếu bạn sử dụng ngoại tệ để nộp thuế, hãy chọn đúng tên của đồng tiền đó.
- Thông tin ngân hàng và tài khoản để xuất tiền.
- Cơ quan quản lý thu: Là thông tin cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp.
- Nơi phát sinh khoản thu: Điền theo quy định của từng Cục Thuế hoặc Chi cục thuế địa phương.
- Thông tin kho bạc nhận tiền.
- Loại thuế: Chọn theo mục đích nộp thuế của doanh nghiệp.
- Chữ ký số nộp thuế điện tử.
Tiếp theo tại mục “Nội dung các khoản nộp danh sách”, bạn nhập mã NDKT. Sau đó, hệ thống sẽ hiển thị các quy định của pháp luật. Bạn nhấn “Hoàn thành” để kết thúc bước tạo lập tờ khai.
Bước 4:
Bạn cần kiểm tra lại tất cả thông tin trong Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước một lần nữa. Nếu không có gì cần thay đổi, bạn cắm USB Token vào máy, sau đó nhấn “Ký và nộp”. Tiếp theo bạn nhập mã PIN của USB Token và mã PIN Chữ ký số. Sau đó nhấn OK để hoàn thành.
Nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục nộp thuế ở những mục khác, bạn sẽ lập lại thao tác như hướng dẫn từ bước thứ 2: Lập giấy nộp tiền.
Cách kiểm tra chữ ký số hết hạn
Khi đăng ký thành công chữ ký số, thời hạn sử dụng sẽ từ 1 năm đế 3 năm, tùy thuộc vào gói sử dụng mà bạn chọn. Chữ ký chỉ có hiệu lực khi còn hạn sử dụng. Bạn có thể kiểm tra thời hạn của chữ ký số bằng cách sau đây.
Cách kiểm tra chữ ký số hết hạn khi không giữ USB Token
Bước 1: Bạn đăng nhập vào tài khoản thuế của doanh nghiệp tại địa chỉ: http://nhantokhai.gdt.gov.vn/
Bước 2: Tải một tờ khai bất kỳ đã nộp với cơ quan thuế.
Bước 3: Kiểm tra thời hạn chứng thư số.
Cách kiểm tra chữ ký số hết hạn khi có USB Token
Bước 1:
Cắm thiết bị USB Token vào máy tính. Nếu máy tính lần đầu sử dụng chữ ký số thì bạn cần cài đặt phần mềm tương ứng được tích hợp cùng với chữ ký số.
Bước 2: Dùng mã PIN của thiết bị để đăng nhập vào thiết bị USB Token.
Bước 3: Xem thời hạn chứng thư số.
Trên đây là 02 cách giúp bạn dễ dàng kiểm tra thời hạn của chữ ký số. Nếu chữ số hết hạn và bạn muốn tiếp tục sử dụng thì có thể liên hệ với đơn vị cung cấp để được tư vấn gia hạn.
Lời kết
Cách sử dụng chữ ký số không hề phức tạp, hơn nữa đây lại còn là công cụ giúp tối ưu quy trình hành chính, tiết kiệm tối đa thời gian và công sức khi tiến hành giao dịch. Vì vậy, nhu cầu sử dụng chữ ký đang ngày càng tăng nhanh, trở thành một phần không thể thiếu trong vận hành doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn còn những thắc mắc về chữ ký số, hãy để lại bình luận để được giải đáp nhé.
