Về công ty TNHH Nam Ninh
Nam Ninh là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn tại Việt Nam, hiện Nam Ninh đang sở hữu khách sạn 5 sao The Reed Hotel Ninh Bình, một trong những khách sạn cao cấp nhất tại đây. Một trong những dự án có quy mô lớn nhất mà công ty đang tập trung phát triển đó là Trạm dịch vụ V52 Hải Dương, dự kiến sẽ đi vào hoạt động từ 2022, cung cấp dịch vụ dừng nghỉ miễn phí và các dịch vụ nhà hàng, siêu thị cho hành khách lưu thông trên tuyến đường cao tốc Hà Nội - Hải Phòng - Quảng Ninh.
Thách thức và kỳ vọng
Chia sẻ với Magenest, anh Vũ Tuấn Phong, Phó Giám đốc điều hành tại Nam Ninh, nhận thấy thực trạng quản lý cũng như chất lượng dịch vụ của các trạm dừng nghỉ trên đường cao tốc ở Việt Nam còn rất nhiều hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của các khách hàng. Được trực tiếp trải nghiệm mô hình trạm dịch vụ chuyên nghiệp tại các nước Âu Mỹ, anh mong muốn xây dựng và phát triển hệ thống các trạm dừng nghỉ mang đẳng cấp quốc tế như vậy tại Việt Nam. Với mục tiêu đó, doanh nghiệp cần một hệ thống quản trị toàn diện cùng quy trình vận hành rõ ràng.
Quản trị hiệu quả với NỀN TẢNG Odoo ERP hàng đầu
Với mong muốn xây dựng hệ thống quản trị toàn diện, thống nhất chặt chẽ giữa các bộ phận, Ban giám đốc V52 quyết định lựa chọn Odoo. Đây là phần mềm ERP mã nguồn mở hàng đầu, tích hợp mọi tính năng quản trị phổ biến trên một hệ thống duy nhất. Đội ngũ lãnh đạo có thể chủ động giám sát tiến độ dự án và các công việc của nhân viên mà không cần phải dựa vào báo cáo công việc hay phải tổ chức nhiều cuộc họp không cần thiết. Hiệu suất làm việc của các bộ phận cũng được tối ưu hóa hoàn toàn, từ bộ phận mua hàng, sản xuất đến quản lý kho, bảo trì kỹ thuật nhờ có sự giúp sức của hệ thống mới.
Nâng cấp hệ thống điểm bán hàng (POS)
Trước đó, trạm dịch vụ V52 sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet cho tất các các kiot bán hàng và hai siêu thị lớn. Tuy nhiên, với lượng khách hàng ngày dừng nghỉ tại trạm càng gia tăng, hệ thống quản lý hiện tại không còn đủ khả năng đáp ứng. Do đó, Magenest đã đưa hệ thống Odoo POS vào ứng dụng cho V52 với hiệu suất và tính năng vượt trội hơn so với KiotViet, đồng thời mang lại cho người dùng trải nghiệm thân thiện hơn rất nhiều.
Bản thân hệ thống POS của Odoo đã đáp ứng rất tốt các nhu cầu của các nhà bán lẻ như quản lý bán hàng, hỗ trợ đổi/trả hàng, giảm giá, tích điểm, hỗ trợ đa dạng hình thức thanh toán, tạo khung giờ giảm giá. Chúng tôi đã phát triển thêm các tính năng nâng cao hơn cho hệ thống để đáp ứng mô hình vận hành của V52:
- Đồng bộ hóa với hệ thống nhà hàng: Khi có các đơn hàng đồ ăn, bộ phận bếp nhận được thông tin để chuẩn bị. Sau đó, hệ thống sẽ thông báo đến quầy phục vụ khi đồ ăn đã sẵn sàng để giao cho khách.
- Tính năng xây dựng các chương trình khuyến mãi đa dạng, mạnh mẽ, đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp.
Xây dựng hệ thống quản lý tồn kho
Với hệ thống mới, đội ngũ của V52 dễ dàng phân loại, quản lý các loại thực phẩm có hạn sử dụng ngắn hay dài, từ đó lên kế hoạch phân phối hàng hóa một cách hợp lý, đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt nhất đến tay khách hàng. Đồng thời, bộ phận xử lý kho của V52 có thể theo dõi dữ liệu thông suốt của các sản phẩm từ lúc mua hàng, nhập kho, quản lý để tính toán khấu hao hay lên kế hoạch bảo trì phù hợp. Thêm vào đó, đội ngũ vận hành kho có thể xử lý hàng hóa và nắm bắt thông tin hiệu quả thông qua ứng dụng mobile của Odoo với tính năng quét mã QR để lấy thông tin và lịch sử của sản phẩm.
Chuẩn hóa quy trình vận hành
Trước dự án, đội ngũ lãnh đạo công ty gặp nhiều khó khăn trong vấn đề quản trị và ra quyết định do phải sử dụng nhiều nền tảng công nghệ khác nhau để quản lý và trao đổi công việc như email, Trello hay Google Drive, dẫn đến khó nắm bắt thông tin và thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Việc sử dụng các phần mềm riêng lẻ cho hoạt động bán hàng và kế toán dẫn đến các dữ liệu rời rạc, không đồng nhất. Hơn nữa, các tác vụ nhập liệu đều được thực hiện thủ công, do đó dữ liệu thường không được cập nhật kịp thời và dễ xảy ra sai sót.
Odoo đã giúp công ty giải quyết vấn đề thiếu nhất quán trong quy trình vận hành và phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận. Các công việc của từng bộ phận được chuẩn hóa và xử lý trên từng phân hệ riêng của hệ thống ERP, được liên thông dữ liệu với nhau để đảm bảo sự xuyên suốt trong các công tác phối hợp.
Odoo cũng cho phép tùy chỉnh linh hoạt và phân quyền phù hợp với các phòng ban và các cấp nhân viên, nhờ vào đó, việc bảo mật dữ liệu cũng được cải thiện hơn rất nhiều.
Hệ thống quản trị tài chính kế toán
Đội ngũ của Magenest cũng đã phát triển cho Nam Ninh gói kế toán chuẩn Việt Nam (VAS) trong hệ thống Odoo:
- Hỗ trợ tài khoản đối ứng trên từng bút toán;
- Xây dựng hệ thống báo cáo tài chính theo chuẩn Thông tư 200;
- Xây dựng các báo cáo quản trị dành riêng cho hệ thống của V52: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo kiểm kê công cụ dụng cụ và các báo cáo doanh thu của hệ thống POS theo lợi nhuận, số lượng bán ra, nhóm hàng;
- Phát triển thêm tính năng cho phép tính giá kho theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
Bộ phận kế toán thay vì phải sử dụng phần mềm MISA tách biệt với hệ thống trước đây thì giờ có thể vận hành trên một hệ thống tự động hóa, tất cả dữ liệu bán hàng và kế toán được cập nhật hoàn toàn tự động theo thời gian thực, hạn chế sai sót số liệu và giảm tải các thao tác nhập liệu thủ công. Với hệ thống toàn diện, dễ dàng tùy chỉnh, đội ngũ quản lý của V52 có thể giám sát tình hình hoạt động và nắm bắt các thông tin một cách tổng quan nhất, từ đó đánh giá hiệu quả và đưa ra các quyết định, chiến lược phát triển phù hợp.
Thành công từ chuyển đổi số
Với hệ thống Odoo ERP ưu việt, Ban giám đốc V52 có thể dễ dàng quản trị, giám sát mọi hoạt động, đồng thời xây dựng quy trình vận hành thống nhất, rõ ràng. Thêm vào đó, khả năng mở rộng không giới hạn của Odoo có thể đáp ứng mục tiêu phát triển và mở rộng quy mô trong tương lai. Từ đó, hiệu suất làm việc của đội ngũ được nâng cao, là tiền đề để V52 có thể mang đến những dịch vụ chất lượng cao và trải nghiệm tối ưu nhất cho các khách hàng.
Tổng quan dự án
- Business Analysis (Phân tích nghiệp vụ)
- Tư vấn và triển khai hệ thống ERP
- Tư vấn giao diện POS
- Tư vấn tích hợp gói kế toán
- Workshop & Training
