Về 24h Visa

24h Visa là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về thị thực (Visa). Sau khi tiếp nhận thông tin của khách hàng, 24h Visa hỗ trợ làm các giấy tờ thủ tục tại các cơ quan cấp thị thực; đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng di chuyển giữa các quốc gia.

Đề cao những giá trị về chất lượng, giá cả, hệ thống lưu trữ bảo mật thông tin khách hàng và tri thức, 24h Visa luôn tìm tòi những hướng mới để đem lại kết quả nhanh chóng và hiệu quả. Đây là thời điểm vàng để ứng dụng công nghệ hỗ trợ hoạt động của 24h Visa.

Visa24h
Trang chủ 24h Visa

Bài toán công nghệ nan giải của 24h Visa

Nguyên nhân lớn nhất dẫn đến nhu cầu chuyển đổi công nghệ số của 24h Visa là mong muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng với 24h Visa. Nhờ sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp đã có thể chuyển đổi từ mô hình kinh doanh dịch vụ truyền thống sang mô hình kinh doanh chuỗi.

Tại mỗi tỉnh thành, 24h Visa đều có văn phòng đại diện để hỗ trợ quá trình thủ tục của khách hàng. Tuy nhiên, điều này đặt ra thách thức lớn trong việc duy trì chất lượng và tiêu chuẩn cao về dịch vụ giống như ở trụ sở chính.

Ngoài ra, những khó khăn trong việc quản lý từ xa cũng dẫn tới những thất thoát không đáng có.

Với lượng thông tin lớn từ mỗi khách hàng, 24h Visa xác định cần có ERP để quản lý các bộ phận theo hệ thống. ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Hệ thống này cho phép tiếp cận các dữ liệu nội bộ được chia sẻ nhằm quản lý được toàn bộ hoạt động của công ty.

Điều này đóng vai trò đặc biệt quan trọng khi mỗi đơn hàng được xử lý bởi các bộ phận có trụ sở ở những tỉnh thành khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã vấp phải một chướng ngại lớn khi 2 lần triển khai ERP đều không thành công.

24h Visa mong muốn có một hệ thống ERP hiệu quả để tổng hợp các hoạt động theo đúng tiêu chuẩn doanh nghiệp cũng như kiểm soát dữ liệu khách hàng an toàn hơn.

Chính vì vậy, 24h Visa đã tìm đến với Magenest để nâng cấp quy trình làm việc tự động hóa. 

Magenest là công ty chuyên cung cấp các giải pháp công nghệ hàng đầu trong khu vực. Là đối tác hạng Bạc (Silver Partner) của Odoo – hệ thống ERP mã nguồn mở số một thế giới, chúng tôi tự tin triển khai thành công hệ thông mới cho 24h Visa.

Cách tiếp cận của Magenest

“Triển khai ERP là một quá trình thay đổi đầy thử thách, đòi hỏi cao cả trình độ về công nghệ lẫn sự sự cầu thị của đội ngũ thực hiện. Là trợ lý của CEO và cũng là người phụ trách triển khai hệ thống ERP tại 24h Visa, tôi đánh giá cao các giải pháp mà Magenest đã tư vấn cũng như sự tận tâm của đội ngũ triển khai.

Sau 2 tháng sử dụng, 24h Visa đã cơ bản quản lý được các công việc hàng ngày của đội ngũ nhân viên, cũng như giám sát được chất lượng của sản phẩm dịch vụ. Thông qua việc phân luồng thông tin của khách hàng, 24h Visa cũng đã có thể lắng nghe khách hàng 1 cách chủ động và hiệu quả hơn.”    

Hoàng Anh (Mr.) – CEO Execute Assistant và Project Manager tại 24h Visa.

Magenest cùng với 24h Visa quyết định lựa chọn Odoo ERP là nền tảng để quản lý hệ thống mới của doanh nghiệp. Odoo là phần mềm open source ERP, có nghĩa khả năng tùy chỉnh và phát triển là vô hạn.

Ngoài các module mặc định như CRM, POS, hay Sales, doanh nghiệp có thể tự tạo ra nhiều ứng dụng mới để tích hợp trên nền tảng của Odoo. 

Với sự trợ giúp của Odoo, Magenest đã tối ưu hóa các hoạt động của 24h Visa thành các bộ phận riêng biệt.

Xử lý hồ sơ

Là một doanh nghiệp hỗ trợ xin thị thực, việc lưu trữ và xử lý hồ sơ của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của 24h Visa. Magenest đã xây dựng hệ thống xử lý hồ sơ thông minh cùng với Odoo ERP.

Visa 24h
Các danh mục trong Odoo được tùy chỉnh theo quy trình làm việc của 24h Visa.

Odoo sẽ quản lý toàn bộ quá trình nhận và hoàn thiện hồ sơ với khách hàng. Thông tin về mỗi bộ hồ sơ được kết nối với các hệ thống kế toán và Sales để tạo một quy trình làm việc nhanh chóng và thống nhất.

Phân quyền người dùng

Admin có thể quyết định phân quyền người dùng tùy theo từng trường hợp: Nhiều người có thể xử lý chung một hồ sơ hoặc chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới có thể làm việc.

Điều này giúp tăng tính bảo mật cũng như chuyên môn hóa các hoạt động, khi các công việc được giao phù hợp với nghiệp vụ của đội xử lý hồ sơ.

Kết nối khách hàng tiềm năng

Magenest liên kết hệ thống marketing của 24h Visa với Voice Cloud – Giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp: Khi khách hàng gọi điện sẽ hiển thị thông tin trên màn hình của tư vấn viên. Magenest cũng tạo các form liên lạc và giúp 24h Visa nhập liệu khách hàng dễ dàng.

Giám sát các hoạt động kinh doanh

Về module Sales trong Odoo, Magenest thiết lập giá dịch vụ thay đổi theo từng khu vực cũng nhưng vẫn giữ các quy trình liền mạch ở hệ thống chung. Odoo cũng sẽ lưu lại công nợ (credit) của các cá nhân, đối tác và khách hàng B2B. Khi có công nợ, hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phép tạo yêu cầu xử lý hồ sơ.

Kế toán

Để hỗ trợ phòng kế toán hoạt động đơn giản hơn, Magenest đã nâng cấp giao diện để dễ dàng kết nối các giao dịch với nhau. Với Odoo, kế toán có thể:

  • Truy ngược được các khoản chi/nhận
  • Duyệt chi: Đồng ý cho việc thanh toán hóa đơn theo các bước và chức vụ từng người
  • Theo dõi và báo cáo cân đối được dòng tiền 
Visa 24h

Magenest cũng tạo ra một chức năng hoàn toàn riêng biệt trên thị trường ERP khi giúp kế toán có thể theo dõi tài khoản đối ứng.

Báo cáo

Các doanh nghiệp cũng cần báo cáo để nắm bắt các bước hoạt động của các bộ phận. Để hỗ trợ 24h Visa, Magenest đã thiết lập để tự động hóa các báo cáo về Sales, Opportunity và lợi nhuận. Cuối tháng hoặc cuối kỳ, các trưởng phòng có thể xuất ra các báo cáo hàng tháng của đội tổng đài/marketing, sale, hồ sơ và kế toán.

Chúng tôi cũng tích hợp World SMS – hệ thống gửi tin nhắn tự động để báo cáo kịp thời các bước xử lý hồ sơ tới khách hàng. 

Tất cả các công nghệ mới này của 24h Visa đều được lưu trữ và xử lý trên AWS – dịch vụ điện toán đám mây số một thế giới, đảm bảo xử lý khối lượng thông tin lớn của doanh nghiệp nhanh chóng, bảo mật và hiệu quả.

Các dịch vụ Magenest cung cấp

  • Odoo Community
  • World SMS
  • Voice Cloud – VoIP
  • Dịch vụ điện toán đám mây AWS

Sự thay đổi trong cách vận hành của 24h Visa

Visa 24h

Việc tích hợp công nghệ mới vào hệ thống đã làm thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của 24h Visa khi mỗi phòng trở thành một Project và mỗi bộ hồ sơ là một Task.

Tổng đài Marketing sẽ tiếp nhận thông tin của khách hàng chuyển về sales và các hoạt động thanh toán sẽ được tiếp nhận tại phòng kế toán. Việc phân quyền người dùng rõ ràng là bước bảo vệ an toàn cho thông tin riêng tư của khách hàng.

Quy trình làm việc rõ ràng giúp 24h Visa có thể đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi không còn gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu. Việc thống nhất thông tin giữa các bộ phận Sales, Kế toán và Xử lý hồ sơ trở nên trơn tru hơn, từ đó giảm thiểu các trở ngại trong công việc.

Việc áp dụng Odoo cũng giảm thiểu các việc làm thủ công, tiết kiệm thời gian và công sức của một lượng lớn nhân sự. Việc tự động hóa và đưa ra những báo cáo chính xác giúp 24h Visa lên kế hoạch cho những bước phát triển tiếp theo. 

Liên hệ với đội ngũ chuyên gia tư vấn của Magenest để nhận được giải pháp chuyển đổi số cho Doanh nghiệp tại sales@magenest.com.

Câu chuyện khác
Coalcracker Bushcraft20171119102903
Heineken Corporate Vietnam20191114091340