Tài chính là huyết mạch của mọi doanh nghiệp, để tiền sinh ra tiền, mang lại nhiều lợi nhuận thì kỹ năng quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả là một trong những kỹ năng quan trọng nhất với CEO. Bởi vì, khi nguồn tiền cạn kiệt cũng là lúc doanh nghiệp phá sản. Vậy quản lý tài chính doanh nghiệp là gì và làm cách nào để quản lý hiệu quả? Bài viết dưới đây của Magenest sẽ trả lời cho bạn những câu hỏi trên.
Mục lục
Quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?
Trong kinh tế học, quản lý tài chính doanh nghiệp (Financial Management) là việc lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát các hoạt động tài chính như: mua sắm, sử dụng quỹ tiền tệ của doanh nghiệp vào các hoạt động cần thiết.
Quản lý tài chính doanh nghiệp và tài chính kế toán là hai hoạt động gắn bó chặt chẽ với nhau, thể hiện trong việc quản lý các báo cáo tài chính. Việc quản lý tài chính cần phải áp dụng các nguyên tắc quản lý chung cho các nguồn lực tài chính trong doanh nghiệp.
Quản lý tài chính là một trong những công việc quan trọng hàng đầu của người đứng đầu bởi quản lý tài chính hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận mà còn hỗ trợ doanh nghiệp phát triển lớn mạnh.
Cách quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả
Nhiều doanh nghiệp đi đến tình trạng phá sản hoặc nợ nần chồng chất do không biết cách quản lý tài chính, bạn nên tham khảo các cách quản lý hiệu quả sau để giúp doanh nghiệp của mình tránh khỏi các tổn thất không đáng có.
Quản lý tài chính kế toán có hệ thống
Việc quản lý tài chính doanh nghiệp có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững nhất. Tất cả các khoản vay, khoản thu chi, chi phí đầu tư, tiền lương,… cần phải được theo dõi một cách chi tiết kỹ càng.
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính – kế toán là điều cần thiết nhất cho các doanh nghiệp quy mô lớn, hoặc những doanh nghiệp muốn quản lý vấn đề tài chính của mình một cách chi tiết.
Thu chi rõ ràng
Các khoản thu chi của doanh nghiệp cần phải được ghi chép lại cẩn thận. Ngoài ra, việc sở hữu kế hoạch thu chi rõ ràng sẽ giúp bạn quản lý dòng tiền chính xác hơn, tránh được tình trạng thâm hụt ngân sách.
Để không mắc phải các khoản nợ, nguyên tắc là bạn không nên chi tiêu nhiều hơn lợi nhuận mà doanh nghiệp có được.
Đầu tư sinh lời
Liên tục đầu tư những khoản tiền nhàn rỗi của doanh nghiệp vào những dự án sinh lời sẽ mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp hơn. Các khoản đầu tư hiệu quả với tỷ suất sinh lợi cao sẽ tạo ra dòng tiền thu về rất lớn.
Cân bằng giữa rủi ro và tỷ suất sinh lời
Một nhà quản lý tài chính kỳ cựu chắc chắn sẽ biết cách cân bằng giữa rủi ro và lợi suất. “High risk, high return”: mức rủi ro nhỏ sẽ tạo ra một khoản lợi nhuận nhỏ và mức rủi ro lớn sẽ tạo ra một khoản lợi nhuận lớn. Nếu bạn muốn mang về cho doanh nghiệp một khoản lợi nhuận lớn thì bạn cũng phải chấp nhận rủi ro lớn có thể sẽ xảy ra.
Chú ý đến thuế
Bất kỳ những khoản sinh lời nào cũng đều bị cơ quan nhà nước đánh thuế, vì thế việc xem xét và tính toán kỹ các khoản đầu tư chịu ảnh hưởng của thuế ngay từ đầu là điều vô cùng cần thiết.
Luôn có kế hoạch dự phòng
Mặc dù các phương án đã có của bạn có tốt đến đâu thì những trường hợp rủi ro không lường trước vẫn có thể xảy đến. Hãy trang bị cho mình nhiều phương án bằng các quỹ dự phòng, sử dụng các dịch vụ bảo hiểm, để có thể dễ dàng vượt qua khủng hoảng bất ngờ như: đại dịch Covid 19, làm ăn thua lỗ, lừa đảo, thiên tai, hỏa hoạn,…
Việc có thêm một phương án B, C hoặc thậm chí D là điều mà hầu hết các nhà quản lý tài chính cần phải làm.
Sử dụng phần mềm quản lý tài chính
Theo khảo sát của các chuyên gia tài chính thì có khoảng 95% các doanh nghiệp vừa và lớn sử dụng phần mềm quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình. Phần mềm quản lý tài chính mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp có thể kể đến:
- Quản lý nguồn vốn hiệu quả.
- Dễ dàng quản lý nguồn vốn và cơ cấu vốn.
- Quản lý thu chi minh bạch, rõ ràng.
- Thanh toán đúng hạn.
- Lập và phê duyệt kế hoạch ngân sách nhanh chóng.
- Phân bổ nguồn lực hợp lý cho các hoạt động bên trong và bên ngoài của doanh nghiệp.
- Xác lập báo cáo, KPI hỗ trợ việc kiểm soát chi tiết các hạng mục, tránh chi tiêu quá mức.
- Hệ thống bảo mật cao và an toàn.
- Nhập liệu dễ dàng nhanh chóng, tiết kiệm thời gian cho người sử dụng.
Kỹ năng quản lý tài chính doanh nghiệp
Quản lý tài chính một cách hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp giảm được chi phí đầu tư mà còn đảm bảo luôn có sẵn nguồn vốn khi cần thiết. Đây là hoạt động liên quan đến việc phân bổ các quỹ cần thiết để bộ máy vận hành của doanh nghiệp hoạt động trơn tru. Dưới đây là một số nguyên tắc cũng như phương pháp quản lý tài chính doanh nghiệp dành cho bạn:
Luôn có quỹ dự phòng
Rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp không chú ý đến việc xây dựng quỹ dự phòng, dẫn tới việc khi gặp khủng hoảng thì không có nguồn tài chính “cứu cánh”. Đại dịch Covid-19 là một ví dụ điển hình cho thấy chúng ta có thể gặp bất cứ khủng hoảng nào trong kinh doanh mà không thể lường trước được.
Quỹ phòng sẽ là một khoản tài chính vừa đủ để duy trì hoạt động doanh nghiệp trong thời kỳ khó khăn, hoặc để đầu tư vào các cơ hội tiềm năng, có một không hai.
Thông thường, các doanh nghiệp sẽ trích một phần lợi nhuận để xây dựng quỹ dự phòng. Quỹ này sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp duy trì hoạt động bình thường từ 3 đến 6 tháng. Để xác có thể định được số tiền cần thiết cho quỹ, hãy bắt đầu từ chi phí chia theo chi phí cố định và chi phí thay đổi.
Lập kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh rõ ràng và chi tiết sẽ cho biết doanh nghiệp đang ở đâu trong điều kiện thị trường hiện tại và mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được là gì. Về mặt tài chính, lập kế hoạch sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn tài chính và các hoạt động kinh doanh cần thiết nhằm thúc đẩy doanh thu. Đồng thời cho người quản lý doanh nghiệp biết làm thế nào để có được nguồn vốn cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh.
Việc phân bổ tài chính hợp lý là điều cần thiết để doanh nghiệp đạt được thành công. Để làm được điều này, quan trọng là phải biết doanh nghiệp của bạn đang đứng ở đâu trên thị trường, lợi tức đầu tư là bao nhiêu, lợi nhuận đạt được là bao nhiêu…. Trả lời được những câu hỏi này sẽ giúp CEO quản lý tài chính tốt hơn.
Giảm nợ
Một nguyên tắc không kém phần quan trọng giúp quản lý tài chính trong doanh nghiệp hiệu quả đó là ưu tiên giảm nợ. Nợ khó đòi có thể là áp lực và làm ảnh hưởng tới doanh thu, đến các kế hoạch kinh doanh ngắn hạn và dài hạn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, doanh nghiệp không nên mang theo những khoản nợ khó đòi này từ năm này qua năm khác. Thay vào đó, cần xóa sổ chúng để đảm bảo tình hình tài chính bền vững và ổn định.
Dự báo dòng tiền
Hãy duy trì dự báo dòng tiền chi tiết hàng ngày, theo từng mặt hàng, sản phẩm trên cơ sở luân phiên trong 6 tháng tới. Đồng thời xác định xem có khoản thâm hụt nào hay không và lập kế hoạch chi trả tất cả các khoản thâm hụt từ các quỹ khác hoặc bằng cách thu xếp vốn lưu động.
Cập nhật báo cáo thường xuyên
Bên cạnh dự báo dòng tiền, nhà quản lý doanh nghiệp cũng cần thường xuyên cập nhật báo cáo để có thể nắm được các số liệu kinh doanh quan trọng. Mỗi tháng một lần, bạn nên đối chiếu các khoản thu, chi, vay, tiền gửi, tiền lãi… nếu có phát sinh sẽ được xử lý nhanh chóng.
Xem xét giá trị của tiền tệ
Trước khi quyết định đầu tư một số tiền lớn thì bên cạnh việc tìm hiểu về lợi nhuận có thể mang lại, doanh nghiệp cần phải tìm hiểu thêm về giá trị thời gian của tiền tệ (tăng giảm)… để phân bổ dòng tiền cho phù hợp.
Thuê dịch vụ bên ngoài để cắt giảm chi phí
Để tối thiểu hóa chi phí hoạt động, bạn cũng có thể cân nhắc đến việc thuê dịch vụ bên ngoài để xử lý các khoản báo cáo, thuế… thay vì cần tới một bộ phận kế toán độc lập (tuy nhiên điều này chỉ áp dụng với các doanh nghiệp nhỏ với ít nhân sự).
Đầu tư vào công nghệ
Để giảm thiểu tối đa các rủi ro từ các thao tác nhập tay thủ công và hạn chế về phân quyền, truy cập sử dụng, việc đầu tư vào một giải pháp quản lý tài chính tổng thể là cần thiết với các doanh nghiệp hơn bao giờ hết.
Cơ chế quản lý tài chính doanh nghiệp
Quản lý tài sản cố định (TSCĐ): bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình. Trong đó, bao gồm quản lý hiện vật, quản lý chất lượng, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ, sửa chữa, nâng cấp và thanh lý TSCĐ. Đây là một công việc khá khó khăn vì nó bao gồm cả các giải pháp về phân định trách nhiệm quản lý, sử dụng, hạch toán khấu hao và cả quản lý về mặt kỹ thuật, công nghệ.
Quản lý tài sản lưu động (TSLĐ) và vốn lưu động: bao gồm việc nghiên cứu chuyển đổi của TSLĐ, cơ cấu và phân loại TSLĐ, quản lý hàng tồn kho, trích lập và sử dụng quỹ dự phòng, thiết lập các chính sách giảm giá sản phẩm tồn kho, mô hình chu chuyển vốn lưu động, kỹ năng phân tích vòng quay vốn và hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Quản lý vốn bằng tiền: bao gồm việc lập kế hoạch sử dụng tiền mặt (VNĐ và ngoại tệ), lập bản kế hoạch vay, trả nợ, tổ chức, quản lý và kiểm soát các quỹ tiền mặt tại hội sở chính và các chi nhánh, tổ chức việc giao dịch với các ngân hàng trong và ngoài nước, thiết lập các chính sách an toàn tiền khi giao dịch thanh toán, đặc biệt là giao dịch thanh toán điện tử.
Quản lý tín dụng thương mại dịch vụ và quá trình tham gia vào thị trường tài chính: bao gồm việc quản lý các phương thức kinh doanh, thu tiền, sử dụng phần mềm tín dụng thương mại dịch vụ, quản lý chế độ vay nợ và thu nợ, vấn đề chi trả và mua bán dịch vụ thương mại, sử dụng và quản lý các tiện ích liên quan đến tài chính.
Quản trị nguồn vốn của doanh nghiệp: bao gồm việc quản lý các nguồn vốn tự có, nguồn tín dụng ngân hàng và tín dụng thương mại, ngoài ra còn quản trị nguồn cổ phiếu và trái phiếu công ty, nguồn từ lợi nhuận so với vốn dùng để tái đầu tư.
Quản lý việc ra quyết định đầu tư: phân tích chi phí đầu tư là mô hình tính toán tiềm lực vốn, khả năng đầu tư, nhất là đầu tư sản xuất kinh doanh quy mô lớn. Trong đó, phải đặc biệt chú ý đến việc phân tích doanh lợi và phân tích sự rủi ro trong các hoạt động đầu tư.
Quản lý rủi ro tài chính bán hàng: nhận diện và xử lý các rủi ro tiềm tàng trong sản xuất, kinh doanh, nhằm giảm thiểu thiệt hại.
Ngoài ra, phân tích tài chính cũng là công cụ hữu hiệu trong giải pháp quản trị tài chính doanh nghiệp. Việc phân tích giúp người chủ doanh nghiệp nhìn nhận đúng đắn thực trạng tài chính, những yếu tố tích cực và tiêu cực, thông qua tính toán và phân tích khoa học. Từ đó có thể nhận biết được nguyên nhân và tìm ra các giải pháp phát huy điểm mạnh, hạn chế các điểm yếu, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.
Những lưu ý khi quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ
Việc quản lý tài chính doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bị xem nhẹ. Một lý do được đưa ra là chủ doanh nghiệp nhỏ thường bị quá tải với nhiều công việc, do đó họ có rất ít thời gian để quản lý tài chính hoặc nếu có thì cũng làm không được tốt.
Theo thực tế cho thấy, có tới 80% doanh nghiệp ở mọi quy mô, nếu không quản lý tốt dòng tiền thì đều kinh doanh không thành công hay thậm chí phá sản.
Dưới đây là những cách cơ bản giúp chủ các doanh nghiệp nhỏ quản lý hiệu quả nguồn tài chính của mình:
- Đăng ký tham gia một lớp kế toán cơ bản trước khi bước chân vào con đường kinh doanh. Kiến thức học được từ khóa học đó sẽ giúp bạn quản lý sổ sách của công ty, tránh trường hợp bị nhân viên kế toán qua mặt.
- Trước khi bắt đầu kinh doanh, nên tìm một kế toán thành thạo về loại hình kinh doanh mà bạn định tham gia và thường xuyên trao đổi, tham khảo ý kiến của người này. Điều đó sẽ giúp bạn biết đâu là những chi tiết cần quan tâm và đâu là những điều cần tránh khi quản lý tài chính.
- Đầu tư vào công nghệ không bao giờ là lãng phí vì vậy hãy chọn phần mềm quản lý tài chính tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.
- Khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động, công việc quản lý tài chính chưa nhiều và khó khăn thì nhà quản lý nên theo dõi sổ sách và thực hành những lý thuyết kế toán đã được học.
- Ngay từ đầu, nhà quản lý nên thiết lập các biện pháp chống gian lận, thiếu trung thực. Các biện pháp này bao gồm việc thiết lập các chính sách kiểm tra và kiểm soát nội bộ.
- Một lưu ý quan trọng là đừng bỏ qua các báo cáo hàng tháng từ ngân hàng. Đều đặn hàng tháng, nhà quản lý nên đối chiếu số dư tiền vay, tiền gửi và tiền lãi với báo cáo đó.
- Việc báo cáo dòng tiền hàng tháng cần được cập nhật và theo dõi thường xuyên, đúng hạn.
- Để tinh giản bộ máy nhân sự cho doanh nghiệp, nhà quản lý có thể thuê dịch vụ bên ngoài.
- Nhà quản lý nên xây dựng báo cáo tài chính hàng tháng để thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ phát triển của công việc kinh doanh từ đó có thể kịp thời đưa ra các kế hoạch cần thiết.
- Tài khoản dùng để kinh doanh không nên gộp chung tài khoản cá nhân để minh bạch dòng tiền.
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp là gì?
Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp là tập hợp các quy trình làm việc, điều khiển dòng tiền trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Thông thường, một phần mềm quản lý tài chính sẽ có các đặc điểm sau:
- Hỗ trợ việc lập và phê duyệt kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp.
- Phân bổ các nguồn lực tài chính tới các hoạt động tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Cung cấp báo cáo kèm theo KPI, từ đó giúp nhận diện và kiểm soát từng hạng mục chi phí, giảm thiểu việc chi tiêu vượt định mức.
- Kiểm soát chi phí thực tế của từng hạng mục cho từng bộ phận và phòng ban, giúp chấm dứt việc chi tiêu trùng lặp và không cần thiết.
Phần mềm quản lý tài chính mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Đối với các doanh nghiệp quy mô lớn, khối lượng công việc tài chính vô cùng đồ sộ và phức tạp, nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm. Dưới đây là 3 lợi ích mà một phần mềm quản lý tài chính mang lại cho doanh nghiệp:
Nắm rõ tình hình tài chính doanh nghiệp
Phần mềm quản lý tài chính là công cụ giúp tổng hợp, lưu trữ và cập nhật nhanh chóng nhất tình hình tài chính toàn bộ doanh nghiệp. Nhà quản lý sẽ dựa vào số liệu trên phần mềm để nắm bắt tình hình kinh doanh, dòng tiền ra-vào của doanh nghiệp từ đó có biện pháp điều chỉnh hợp lý và kịp thời.
Quản lý nguồn vốn và cơ cấu sử dụng vốn
Từ những số liệu cập nhật trên phần mềm, nhà quản trị sẽ biết được các nguồn vốn hiện nay từ đâu mà có, chiếm tỷ trọng bao nhiêu nhằm đảm bảo an toàn tài chính cho doanh nghiệp.
Không những thế, các phần mềm quản lý tài chính hiện nay có tính năng thông báo, lập báo cáo quá trình sử dụng vốn, hiển thị hàng ngày trên trang chủ giúp người sử dụng dễ dàng theo dõi và phân bổ hợp lý.
Nâng cao năng lực của bộ máy quản lý tài chính
Nhờ phần mềm quản lý tài chính, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân tích, thống kê tài chính nhanh chóng, hạn chế tối đa sai sót.
Hơn thế nữa, hầu hết các phần mềm quản lý tài chính hiện nay đều có khả năng làm việc online nên dù ở bất cứ đâu hay bất cứ lúc nào, người quản lý cũng có thể nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
3 Phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp bạn nên sử dụng
Odoo
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp Odoo tích hợp hơn 30 phân hệ cốt lõi với hơn 1000 ứng dụng tùy chỉnh, mang đến khả năng hỗ trợ hiệu quả trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tùy vào mô hình, quy mô và nhu cầu sử dụng mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình những phân hệ phù hợp.
Phân hệ Kế toán tài chính – Accounting là một trong những phân hệ cốt lõi của Odoo, giúp doanh nghiệp tích hợp việc ghi chép sổ sách với toàn bộ hoạt động kế toán, quản lý tài chính.
Các tính năng của Odoo Accounting:
- Sổ nhật ký kế toán.
- Thiết lập hệ thống kế toán ban đầu.
- Định khoản.
- Kế toán mua và bán hàng.
- Chuyển quỹ.
- Quản lý chi phí nhân sự.
- Dễ dàng lập báo cáo kế toán: Bảng cân đối kế toán, lồng tiền, số cái, tuổi nợ…
Sage Live
Sage Live là một giải pháp kinh doanh và kế toán tài chính hoàn chỉnh, cho phép người dùng kết nối dữ liệu CRM, kế toán và tài chính trên một ứng dụng duy nhất. Với dữ liệu thống nhất, người dùng sẽ tiết kiệm thời gian hơn trong việc xây dựng các báo cáo và có thể dành thời gian hơn đó cho những vấn đề quan trọng khác.
Accounting Seed
Accounting Seed là một ứng dụng kế toán, hạch toán đầy đủ và tích hợp với phần mềm ERP. Phần mềm này giúp theo dõi dữ liệu tài chính thông qua toàn bộ vòng đời kinh doanh: từ tiếp thị, thực hiện dự án, đến bán sản phẩm và kế toán văn phòng, để tạo ra các báo cáo tài chính theo yêu cầu của người dùng.
Lời kết
Tài chính được xem là nguồn sống của doanh nghiệp, nếu quản lý tài chính kém hiệu quả thì doanh nghiệp rất có nguy cơ đứng trên bờ vực phá sản.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm được khái niệm và biết cách quản lý tài chính cho công ty bạn một cách hiệu quả. Ngoài ra, nếu bạn đang cần tư vần lựa chọn một phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu mong muốn thì hãy liên hệ với Magenest để được tư vấn bởi các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực ERP nhé!
