về 24H VISA
24h Visa là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về thị thực (Visa). Sau khi tiếp nhận thông tin của khách hàng, 24h Visa hỗ trợ làm các giấy tờ thủ tục tại các cơ quan cấp thị thực, đảm bảo khách hàng có thể dễ dàng di chuyển giữa các quốc gia.
Đề cao những giá trị về chất lượng, giá cả, hệ thống lưu trữ bảo mật thông tin khách hàng và tri thức, 24h Visa luôn tìm tòi những hướng mới để đem lại kết quả nhanh chóng và hiệu quả. Đây là thời điểm vàng để ứng dụng công nghệ hỗ trợ hoạt động của 24h Visa.
thách thức
Với mong muốn nâng cao trải nghiệm khách hàng, 24h Visa quyết định chuyển đổi số. Nhờ sự phát triển của công nghệ, 24h Visa đã có thể chuyển đổi từ mô hình kinh doanh dịch vụ truyền thống sang mô hình kinh doanh chuỗi. Tại mỗi tỉnh thành, 24h Visa đều có văn phòng đại diện để hỗ trợ quá trình làm thủ tục của khách hàng. Tuy nhiên, điều này đặt ra thách thức lớn trong việc duy trì chất lượng và tiêu chuẩn cao về dịch vụ giống như ở trụ sở chính. Ngoài ra, những khó khăn trong việc quản lý từ xa cũng dẫn tới những thất thoát không đáng có.
quản trị hiệu quả với ODOO
Xây dựng hệ thống ERP với Odoo Community
Magenest cùng với 24h Visa quyết định lựa chọn Odoo ERP là nền tảng để xây dựng hệ thống quản lý mới. Odoo là phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source) với khả năng tùy chỉnh và phát triển vô hạn. Ngoài các module mặc định như CRM, POS, hay Sales, doanh nghiệp có thể tự tạo ra nhiều ứng dụng mới để tích hợp trên nền tảng của Odoo.
Xử lý & quản lý hồ sơ
Là một doanh nghiệp hỗ trợ xin thị thực, việc lưu trữ và xử lý hồ sơ của khách hàng là ưu tiên hàng đầu của 24h Visa. Magenest đã xây dựng hệ thống xử lý hồ sơ thông minh cùng với Odoo ERP. Odoo sẽ quản lý toàn bộ quá trình nhận và hoàn thiện hồ sơ với khách hàng. Thông tin về mỗi bộ hồ sơ được đồng bộ với dữ liệu của phòng kế toán và sales, tạo ra một quy trình làm việc nhanh chóng và thống nhất.
Ngoài ra, admin có thể phân quyền người dùng tùy theo từng trường hợp: Nhiều người có thể xử lý chung một hồ sơ hoặc chỉ những cá nhân có thẩm quyền mới có quyền truy cập. Điều này giúp tăng tính bảo mật cũng như chuyên môn hóa các hoạt động, khi các công việc được giao phù hợp với nghiệp vụ của đội xử lý hồ sơ.
Kết nối khách hàng tiềm năng
Magenest liên kết hệ thống marketing của 24h Visa với Voice Cloud – Giải pháp tổng đài cho doanh nghiệp: Khi khách hàng gọi điện sẽ hiển thị thông tin trên màn hình của tư vấn viên. Magenest cũng tạo các form liên hệ giúp 24h Visa dễ dàng nhập liệu thông tin khách hàng.
Giám sát các hoạt động kinh doanh
Về module Sales trong Odoo, Magenest thiết lập giá dịch vụ thay đổi theo từng khu vực nhưng vẫn đảm bảo quy trình liền mạch ở hệ thống chung. Odoo cũng sẽ lưu lại công nợ (credit) của các cá nhân, đối tác và khách hàng B2B. Khi có công nợ, hệ thống sẽ cảnh báo và không cho phép tạo yêu cầu xử lý hồ sơ.
Kế toán
Nhằm đơn giản hóa quy trình kế toán, Magenest đã nâng cấp giao diện để dễ dàng kết nối các giao dịch với nhau. Với Odoo, kế toán có thể:
- Truy ngược các khoản chi/nhận.
- Duyệt chi: Chấp nhận yêu cầu thanh toán hóa đơn theo các bước và chức vụ từng người.
- Theo dõi và báo cáo cân đối dòng tiền.
Magenest cũng tạo ra tính năng giúp kế toán có thể theo dõi tài khoản đối ứng – một tính năng hoàn toàn mới với hệ thống ERP.
Hệ thống báo cáo
Magenest thiết lập tự động hóa các báo cáo về Sales, Opportunity và lợi nhuận. Cuối tháng hoặc cuối kỳ, các trưởng phòng có thể xuất ra các báo cáo hàng tháng của đội tổng đài/marketing, sales, hồ sơ và kế toán. Chúng tôi cũng tích hợp World SMS – hệ thống gửi tin nhắn tự động để thông báo kịp thời các bước xử lý hồ sơ tới khách hàng.
Điện toán đám mây Amazon Web Services
Tất cả các công nghệ mới tích hợp vào hệ thống của 24h Visa đều được lưu trữ và xử lý trên AWS – dịch vụ điện toán đám mây số 1 thế giới, đảm bảo xử lý khối lượng thông tin lớn của doanh nghiệp nhanh chóng, bảo mật và hiệu quả. Hơn nữa, khả năng mở rộng không giới hạn của AWS cũng giúp 24h Visa yên tâm phát triển quy mô trong tương lai.
những kết quả ấn tượng
Việc tích hợp công nghệ mới vào hệ thống đã làm thay đổi cấu trúc doanh nghiệp của 24h Visa khi mỗi phòng trở thành một Project và mỗi bộ hồ sơ là một Task. Tổng đài marketing sẽ tiếp nhận thông tin của khách hàng chuyển về sales và các hoạt động thanh toán sẽ được tiếp nhận tại phòng kế toán. Việc phân quyền truy cập dữ liệu trong hệ thống đảm bảo vấn đề bảo mật đối với thông tin khách hàng.
Với quy trình làm việc rõ ràng, 24h Visa có thể đem lại những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng khi không còn gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu. Việc thống nhất thông tin giữa các bộ phận sales, kế toán và xử lý hồ sơ giúp giảm thiểu các trở ngại trong công việc.
Nhờ có Odoo, hệ thống quản lý có thể vận hành tự động, tiết kiệm thời gian và công sức của một lượng lớn nhân sự. Việc tự động hóa và đưa ra báo cáo chính xác giúp 24h Visa lên kế hoạch cho những bước phát triển tiếp theo.
tổng quan dự án
- Tư vấn & Triển khai Odoo
- Tùy chỉnh hệ thống Odoo
- Dịch vụ điện toán đám mây AWS
tổng quan dự án
- Tư vấn & Triển khai Odoo
- Tùy chỉnh hệ thống Odoo
- Dịch vụ điện toán đám mây AWS
